Sunteți pe pagina 1din 27

MANAGEMENTUL PROIECTELOR

NOTE DE CURS de MIHAI MANOLIU

CURSUL 1

GENERALITI DESPRE PROIECTE

Managementul proiectelor implic


planificarea, organizarea, conducerea, coordonarea i controlul

activitilor i resurselor necesare pentru ndeplinirea unui obiectiv definit, de obicei n limitele unui anumit timp i buget.

Aceste lucruri se efectueaz cu ajutorul unor tehnici de management i al unei echipe de management, conduse de un manager de proiect (Project Manager, PM) al organizaiei/organismului care pune n aplicare proiectul. PM este persoana care i asum responsabilitatea global pentru coordonarea unui proiect, indiferent de mrimea acestuia, astfel nct s se obin rezultatele ateptate n limitele unui anumit buget i timp.

Proiectele exist n cum ar fi: sistemele de informaii, construcii, marketing, cercetri industriale, protecia mediului.

tot felul de activiti tipice ale afacerilor,

Sarcinile principale proiectelor includ:

ale

managementului

stabilirea obiectivelor, mprirea lucrrilor pe subproiecte i activiti bine definite, urmrirea secvenial a acestora prin intermediul unor scheme/ diagrame, stabilirea unui grafic de timp, a unui buget, coordonarea echipei, raportarea i comunicarea permanent.

exemplu, n domeniul proteciei mediului Groapa ecologic OvidiuConstana, Staia de tratare a apei Glina).

Elementul comun majoritii proiectelor este c ele doresc s ating un anumit obiectiv, cu totul nou, ceea ce n mod normal este indicat prin numele proiectului (de

Acest obiectiv deosebete un proiect de o activitate/munc de rutin cu caracter repetitiv (de exemplu: sparea unei gropi, aprovizionarea cu materiale, angajarea de personal, ntocmirea devizelor etc.), care este doar o parte a proiectului. Majoritatea activitilor se pot executa de mai multe ori, n timp ce proiectele se desfoar numai o singur dat (dac sunt bine executate).

Astfel, un proiect const ntr-o niruire de activiti cu un nceput i sfrit stabilite, activiti ce sunt limitate de timp, resurse i buget, n scopul obinerii unui obiectiv definit. Aceasta nseamn c un proiect are un rezultat specific, dorit;
un termen de predare sau o dat limit la care proiectul trebuie s fie gata; un buget care limiteaz numrul de oameni, materiale i bani care pot fi folosii pentru terminarea proiectului.

Se numete program un proiect recurent (care se repet mereu). Ca exemple ar putea fi:
publicarea unui raport anual, msurarea valorilor poluanilor/ parametrilor hidrologici/meteorologici ntr-o anumit zon etc.

Proiectele cu caracter repetitiv se desfoar n mod predictibil, dar fiecare ciclu implic un nou plan i un rezultat unic. Planul, resursele i rezultatele sunt ceea ce fac ca programele s difere de alte activiti repetitive (cum ar fi de exemplu sparea unui an).

Natura unui proiect, spre deosebire de o activitate, este caracterizat de urmtoarele elemente (vor fi abordate, pe rnd, n cele ce urmeaz): caracteristicile unui proiect:
fazele/procesele principale ale unui proiect (ciclul de via al unui proiect) ; rolul PM; beneficiul abordrii planificate/organizate a proiectului.

CARACTERISTICILE UNUI PROIECT


Pentru nelegerea sa este util ca proiectul s fie conceput ca un instrument de schimbare, ntruct dup finalizarea cu succes proiectul

va avea un impact asupra oamenilor, prin schimbarea modului de via al acestora sau prin schimbarea mediului.
Se pot distinge cteva caracteristici importante ce deosebesc proiectele de activitile de rutin:

Proiectul este un instrument al schimbrii, fiind Un proiect are un nceput i un sfrit clar definite. Pentru a ajunge de la nceputul la
n acelai timp unic.

sfritul proiectului, trebuie ndeplinii o serie de pai sau faze.

caliti, specializri/calificri i abiliti personale.

Proiectele folosesc resurse alocate special derulrii lor (resurse umane, materiale, de timp i bani). Resursele umane au la baz o serie de Rezultatele finale implic obiective identificabile, de calitate i performane specificate n proiect.

Proiectul are un scop precis. Scopul depinde


de dimensiunea proiectului; el determin cte resurse, ct timp i ct de mare este produsul final al proiectului. Pentru atingerea obiectivelor propuse

proiectele urmeaz o abordare planificat, organizat. Pentru desfurarea unui proiect este nevoie de un conductor Managerul de Proiect

(conduce o echip de oameni echipa manage-rului de proiect).

Succesul tuturor proiectelor este rezultatul unui echilibru ntre trei elemente:
timp, resurse i rezultate.

Din punct de vedere al clientului/beneficiarului, la sfritul proiectului apare un al patrulea factor:

satisfacia clientului din punct de vedere al calitii.

GENERALITI PRIVIND FAZELE (PROCESELE DE BAZ) UNUI PROIECT Pentru a putea analiza un proiect este util s se considere c orice proiect are aceeai structur de baz i va trece prin aceleai faze/procese distincte (are un ciclu de via propriu). Pentru a putea fi ndeplinite cu succes, fiecare din acestea necesit diferite calificri, caliti i activiti.

Cele cinci faze/procese de baz ale unui proiect sunt urmtoarele:

iniierea; planificarea/proiectarea/organizarea; execuia/construcia; controlul/revizuirea; terminarea/punerea n funciune.

ROLUL I CALITILE MANAGERULUI DE PROIECT


n decursul activitii lor de succes, PM nva s cum s devin manageri al situaiilor de excepie, ntruct totdeauna exist o mulime de surprize/riscuri, chiar n proiectele mici.

Un bun PM economisete bani prin

controlul

(oameni, bani, echipamente). Principalele atribuii ale unui manager sunt urmtoarele:

resurselor

costisitoare

s s s s s

planifice; organizeze; coordoneze; controleze; conduc.

n ceea ce privete rolurile interpersonale ale PM, acesta trebuie s fie capabil:
s rezolve disputele din echip; s trateze eficient cu oameni cu diferite nivele de pregtire i s creeze unitatea echipei; s focalizeze i s motiveze membrii echipei pentru atingerea obiectivelor intermediare propuse pe parcursul desfurrii proiectului; s construiasc relaii pozitive interpersonale i totodat cu deintorii de interese.

PM trebuie s-i asume i roluri informaionale n scopul meninerii informate a participanilor la proiect. n acest scop, PM trebuie s ndeplineasc urmtoarele cerine:

s programeze i s conduc edinele echipei; s elaboreze i s actualizeze graficele de lucru pentru membrii echipei; s comunice conducerii superioare sau deintorilor de interese viziunea asupra proiectului; s rspund prin aciuni/indicaii/actualizri ale planului la informaiile primite privind rezultatele, calitatea i furniturile proiectului.

Pe parcursul desfurrii lor, proiectele implic luarea a nenumrate decizii. Cnd este nevoie de un rol decizional, PM trebuie s ia urmtoarele msuri, i aceasta innd cont de oamenii afectai de alegerile fcute:
s fac o distincie ntre caracteristici i beneficii; s aloce n mod adecvat resurse dac proiectul este n ntrziere; s menin un echilibru ntre costuri, timp i rezultate; s previn alunecri ale scopului (cnd proiectele devin din ce n ce mai mari i mai complexe) i depiri ale bugetului (cnd banii devin insuficieni).

Calitile unui bun PM care fac munca mai uoar i satisfctoare sunt urmtoarele:
are cunotine tehnice; are entuziasm pentru proiect; este un om de aciune; este un bun constructor i conductor de echip; este capabil s nvee de la alii; este un bun negociator; are aptitudini pentru comunicare; este competent n planificare i organizarea bugetului; este orientat ctre beneficiar.

BENEFICIUL ABORDRII PLANIFICATE


ntruct toate proiectele au caracteristici similare i necesit acest echilibru ntre timp, resurse i rezultate, pentru ndeplinirea lor trebuie utilizate tehnici de management similare. Managementul proiectelor reprezint o combinaie de pai i tehnici pentru ncadrarea n timp i buget a lucrrii respective. Prin definirea clar a responsabilitilor fiecrei activiti, prin concetrarea resurselor pe obiective clare i prin furnizarea unei structuri de comunicare n cadrul i n afara limitelor organizaiei, procesul de management al proiectului poate ajuta PM s-i ating mai bine scopurile i cu mai puine frustrri.

Pentru majoritatea tipurilor de proiecte, inclusiv cele de mediu, succesul se definete prin atingerea scopurilor care au fost stabilite de ctre echipa proiectului i de ctre deintorii de interese (staheholders). Astfel se pot enumera patru motive pentru care un proiect poate suferi un eec:

proiectului ntr-un anumit timp i buget

Insuficiena resurselor disponibile pentru terminarea proiectului. Insuficiena timpului aprobat pentru terminarea proiectului. Neclaritatea ateptrilor/anticiprilor proiectului, care duce la obinerea de rezultate incomplete sau nepotrivite. Nenelegeri ntre deintorii de interese (stakeholders) privind ateptrile/anticiprile proiectului, care conduc la insatisfacii referitor rezultatele proiectului.