Sunteți pe pagina 1din 35

Calcul tabelar - MICROSOFT EXCEL Microsoft Excel

Prezentarea programului Excel. Numele de foaie de calcul provine de la procedurile manuale din contabilitate care folosesc formulare de hrtie de mari dimensiuni liniate orizontal i vertical sub form tabelar. Utilizarea calculatorului a permis adugarea la csuele din tabelele manuale, pe lng valorile nscrise, a mecanismului de calcul pentru aceste valori, a specificaiilor de afiare a valorilor, etc. Altfel spus, foile de calcul electronice reprezint o modalitate de organizare i de gestionare a datelor, sub forma unor tabele ("tableur" n francez, "spreadsheet" sau mai scurt "sheet" n englez). De-a lungul timpului au aprut mai multe aplicaii care implementau aceast modalitate de lucru. Dintre cele cu cea mai mare rspndire sunt produsele software: LOTUS123 ale crui prime variante rulau sub sistemul de operare MS-DOS i EXCEL, care se execut sub controlul mediului Windows. Ulterior EXCEL a fost integrat de firma Microsoft n pachetul de programe OFFICE, care mai cuprinde i alte aplicaii: Word, Power Point, Access etc.. Concepte de baz. ntr-un tabel descris printr-o foaie de calcul este posibil efectuarea urmtoarelor operaii:

memorarea datelor, actualizarea datelor memorate, organizarea datelor, prin operaii de ordonare, selecie, grupare realizarea de calcule pornind de la aceste date, vizualizarea rezultatelor, inclusiv prin reprezentri grafice definite pentru datele din tabele. Aplicaia EXCEL organizeaz datele n urmtoarele structuri de date:

Foaia de lucru (workseet), care reprezint un singur tabel cu mai multe linii i coloane. Unitatea elementar adresabil din tabel este celula, aflat la intersecia unei linii cu o coloan. O celul poate conine date sau expresii de calcul. Implicit, o foaie de calcul conine 28=256 coloane (de la A la IV) i 214=16384 linii (de la 1 la valoarea maxim)

Calcul tabelar - MICROSOFT EXCEL

Agenda de lucru (workbook), care este o colecie de foi de lucru care conine implicit 6 foi de calcul dar poate avea pn la maximum 256 foi de calcul. O sesiune EXCEL poate gestiona simultan mai multe agende de lucru; lista tuturor agendelor de lucru deschise la un moment dat este afiat n meniul Window; un fiier cu extensia .XLS memoreaz o agend de lucru i reprezint unitatea adresabil la nivelul sistemului de operare. Fereastra de aplicaie Excel are butoanele standard ale unei ferestre Windows:

butoanele de control ale ferestrei: pentru minimizare, maximizare/ restaurare, terminare

barele unei ferestre Excel: bara de titlu, n care este afiat numele aplicaiei i poate s fie afiat i numele agendei de lucru

bara cu meniul orizontal,

Calcul tabelar - MICROSOFT EXCEL

bara de referin (Formula bar), mprit n trei zone:

zona de adres, unde se afieaz coordonatele sau numele domeniului selectat (la stnga barei) o zona de definire a coninutului celulei selectate (n dreapta barei) o zona cu butoane de comand pentru editarea coninutului celulei (n centrul barei)
o

bara de stare (Status bar),

palete cu instrumente de lucru, care se pot activa sau dezactiva cu opiunile dedicate din meniul View:
o

bara cu instrumente de lucru standard (Standard)

bara cu instrumente de lucru de formatare (Formatting)

alte palete care pot fi selectate din meniul vertical al comenzii Toolbars din meniul View al meniului orizontal:

Fereastra de aplicaie gestioneaz ferestrele document prin meniul Window din meniul orizontal, cu funciile:

Calcul tabelar - MICROSOFT EXCEL

New Window (deschide o nou fereastr document pentru agenda de lucru activ), Arrange... (conine opiuni pentru aranjarea n ecran a ferestrelor de date):

Tiled, Horizontal, Vertical, Cascade, pentru alegerea modului de vizualizare a tuturor ferestrelor de date deschise Windows of Active Workbook = pentru aranjarea numai a ferestrelor agendei de lucru active), Hide , pentru a face invizibil o fereastr document Unhide... cu lista ferestrelor ascunse, pentru a readuce pe ecran o fereastr document ascuns; lista tuturor ferestrelor document deschise la un moment dat, din care poate fi selectat urmtoarea fereastr activ. 4

Calcul tabelar - MICROSOFT EXCEL Gestionarea agendelor de lucru se realizeaz cu opiunile meniului File. Principale opiuni sunt:

New - deschide o nou agend de lucru; Open... - deschide o agend de lucru existent pe disc; Close - nchide agenda de lucru curent; Save - salveaz agenda de lucru curent; Save As... - salveaz agenda de lucru curent, cu definirea identificatorului de fiier; Save as HTML - salveaz agenda de lucru curent n format HTML, specific mediului Web, format recunoscut de programele Browser;

Save Workspace - salveaz ntreg contextul de lucru ntr-un fiier .XLW; Exit - pentru incheierea execuiei aplicaiei Excel; n meniul vertical al opiunii File este afiat o list de identificatori de fiier care reprezint ultimele agende de lucru consultate; prin selectarea direct a unui identificator este deschis agenda de lucru corespunztoare.

Fereastra document este ataat unei agende de lucru. La un moment dat, ntr-o fereastr document este vizualizat o foaie de calcul din agenda de lucru respectiv. n fereastra de aplicaie pot fi deschise, n acelai timp, mai multe ferestre document ataate 5

Calcul tabelar - MICROSOFT EXCEL aceleiai agende de lucru sau la agende de lucru diferite. Dou ferestre document deschise simultan pot vizualiza aceeai foaie de calcul. Fereastra document este o fereastr Windows avnd:

butoanele Windows obinuite, i n plus, butoanele de comutare ntre foile de calcul ale agendei de lucru, etichetate cu numele foilor de calcul, n ultimul rnd al ferestrei document, n partea stng , dou bare de deplasare: pe orizontala si pe verticala, linia de adresare a coloanelor afind etichetele literale ale coloanelor , coloana de adresare a liniilor, afind etichetele numerice ale liniilor, zona de lucru a ferestrei reprezentat prin grila foii de calcul

active. Excel:

Obiectele Excel sunt elementele cu care se poate opera ntr-un document

celula : este unitatea elementar adresabil ntr-o foaie de calcul; este localizat la intersecia unei linii cu o coloan din tabel i se identific prin numele ei sau prin adresa format din numele coloanei urmat de numele liniei; linia - se identific prin nume sau adres, care este dat de numrul liniei; coloana - se identific prin nume sau adres, reprezentat de una sau mai multe litere; domeniul selectat - este un ansamblu de celule adiacente de form dreptunghiular care se identific prin nume sau prin adresa definit de adresa celulei din stnga sus

i adresa celulei din dreapta jos, separate prin semnul ":" Domeniul este marcat de un chenar negru iar n dreapta jos are butonul pentru autoumplere, figurat ca un ptrat negru.

Calcul tabelar - MICROSOFT EXCEL

Cnd indicatorul mouse-ului este poziionat pe butonul de autoumplere se transform ntr-un plus mare. Prin punctarea butonului i deplasarea peste celulele nvecinate, coninutul lor se umple cu coninutul celulelor din domeniul selectat

foaia de calcul - se identific prin nume; agenda de lucru - se identific prin numele fiierului n care se memoreaz n disc.

Operatii de baza cu obiectele Excel

Prezentarea operatiilor Operaiile cu obiecte Excel se pot efectua asupra unui obiect Excel selectat. Aceste operaii sunt:

inserarea nseamn deplasarea obiectelor existente, fr a se schimba coninutul acestora. Cu opiunea Insert din meniul orizontal pot fi inserate
o o o o o o

o o o

celule (Cells...) alegnd sensul dorit de deplasare a obiectelor existente, linii (Rows) prin deplasarea n jos a liniilor existente, coloane (Columns) prin deplasarea la dreapta a coloanelor existente, foi de calcul (Worksheet) prin poziionare naintea foii curente, grafice (Chart) n foaia curent sau n alt foaie de calcul, marcaje de pagin nou (Page Break) ce mpart fiecare tabel, n patru pri, n pagina din foaia de calcul curent, n punctul n care se insereaz marcajul, funcii (Function...) prin activarea generatorului de funcii, nume (Name) care pot fi ataate unui obiect Excel, adnotri (care pot fi i sonore) pe marginea coninutului unei celule (Comment),

Calcul tabelar - MICROSOFT EXCEL


o o

imagini (Picture...), alte obiecte create cu aplicaii Windows (Object...);

tergerea este operaia invers inserrii, n cazul obiectelor Excel, adic produce deplasarea obiectelor rmase n locul celor terse, conform acelorai reguli ca la inserare. tergerea se realizeaz cu opiunea Delete... sau cu optiunea Delete Sheet a comenzii Edit din meniul orizontal;

golirea coninutului unui domeniu se face cu opiunea Clear, fr a modifica poziia relativ a obiectelor Excel; copierea nseamn preluarea coninutului unui obiect Excel n alt obiect Excel, far tergerea coninutului obiectului surs. Ea se realizeaz cu funcia Copy, urmat de funcia Paste a opiunii Edit din meniul orizontal. Funcia Paste trebuie s fie precedat de poziionarea n locul unde se dorete s se realizeze copierea; mutarea este operaia de preluare a coninutului unui obiect Excel n alt obiect Excel, cu tergerea coninutului obiectului iniial; se realizeaz ca i copierea, folosind, n locul funciei Copy, funcia Cut. Pentru foi de calcul se folosete funcia Move or Copy Sheet... a opiunii Edit; cutarea i nlocuirea poate fi fcut la nivelul celulelor, cutndu-se dup un enun specificat. Cutarea vizeaz valoarea, expresia sau adnotarea ataate fiecrei celule. Cutarea se poate face pe linii sau pe coloane, condiiile de cutare precizndu-se cu funcia Find a opiunii Edit care afieaz fereastra de dialog.

Calcul tabelar - MICROSOFT EXCEL Cu funcia Replace... se poate realiza nlocuirea unui enun cu altul ntr-o operaie similar cu cea de cutare:

deplasarea ntr-o foaie de calcul se efectueaz cu funcia Go To... a opiunii Edit urmat de dialogul ce solicit destinaia, identificat prin numele sau prin adresa sa, sau se poate realiza prin poziionarea cu mouse-ul pe obiectul destinaie; anularea ultimei operaii efectuate se realizeaz cu funcia Undo (care se anuleaz cu funcia Redo) a opiunii Edit; repetarea ultimei operaii efectuate se face cu funcia Repeat a opiunii Edit.

Operarea propriu-zisa cu obiecte Excel n aceast sectiune sunt prezentate principalele operatiuni suportate de obiectele Excel, n special cele care privesc crearea unor elemente, eliminarea lor, navigarea ntre obiecte. Registrele (workbooks) Dup cum s-a mai precizat, registrul este fisierul tratat de mediul Excel drept document principal. n foile registrului se nscriu datele si rezultatele prelucrrilor Excel, acestea sunt salvate si regsite ca un singur fisier. Atributele specifice unui registru sunt: numele, fiecare registru are un nume propriu, unic n folderul unde este salvat, deschiderea, un registru poate fi deschis sau nu ntr-o sesiune Excel; doar registruele deschise pot fi prelucrate, activarea, dintre toate registruele deschise n sesiunea Excel, doar unul poate fi activ la un moment dat; registruul activ primeste direct comenzile efectuate de la tastatur. Crearea unui registru nou

Calcul tabelar - MICROSOFT EXCEL Un nou registru se obtine prin comanda New din meniul File. Comanda deschide un dialog, care permite selectarea unui model pentru noul registru creat. n general, un registru complet gol se obtine prin selectarea intrrii Workbook, precum n imaginea alturat. Acelasi efect se obtine prin actionarea uneltei New de pe bara de unelte Standard, avnd iconita . n fisa Spreadsheet Solutions se gsesc registrue predefinite dedicate anumitor prelucrri specifice. Numrul acestora poate fi diferit dup instalrile efectuate. Numele unui registru Denumirea unui registru, respectnd conventiile din mediul Windows, poate fi fixat n mediul Excel prin comanda Save As din meniul File. Dialogul afisat permite fixarea numelui sub care se salveaz registruul precum si formatul fisierului salvat. n zona File Name se trece numele sub care se salveaz registrul, iar n zona Save as type se selecteaz tipul fisierului. Doar tipul Microsoft Excel Workbook (*.xls) permite pstrarea tuturor caracteristicilor (de format si de continut) registruului. Din motive de compatibilitate cu alte versiuni Excel sau alte aplicatii, un registru poate fi salvat si sub alte formate. Dac se salveaz cu o nou denumire un registru care a mai fost salvat, vechea copie nu este afectat de salvare. Observatii. 1. Contrar exemplului din figur, pentru salvarea unui registru se vor alege denumiri sugestive si nu se vor accepta denumirile propuse n mod implicit (n cazul de fat Book3). 2. Numele unui registru salvat poate fi modificat (fr a crea o copie cu noua denumire) doar n meniul Windows, de exemplu n Windows Explorer. Deschiderea unui registru Un registru existent se deschide prin comanda Open din meniul File. Dialogul afisat este similar celui de deschidere a unui document n alt aplicatie Office 97 (sau aplicatie Windows, n general). Comanda poate fi dat si prin unealta figurat prin . Elementul principal este zona container, de tip Explorer, n care sunt listate documentele din folderul curent selectat. Dublu click pe numele registruului, sau click simplu si comanda Open (sau Enter, din tastatur), produce deschiderea registruului. Pentru a deschide un fisier despre care stim doar informatii partiale (tip, fragment de denumire etc.) se pot utiliza controalele din zona de cutare. De exemplu, n figura alturat se initiaz o cutare dup denumire si tip. Cutarea este executat prin butonul Find Now si poate fi rafinat prin dialogul afisat la actionarea butonului de comand Advanced. 10

Calcul tabelar - MICROSOFT EXCEL Observatii. 1. Din Windows Explorer, sau de pe Desktop, dublu click pe un fisier de tip Excel porneste aplicatia Excel si deschide fisierul respectiv. 2. Un registru se poate deschide si prin intermediul unui spatiu de lucru. La deschiderea unui spatiu de lucru salvat n prealabil (fisier .xlw) sunt deschise toate registruele care erau deschise n momentul salvrii. Activarea unui registru O list a tuturor registruelor deschise n sesiunea Excel curent se gseste la baza meniului Windows. Click simplu pe numele registruului dorit, sau tastarea numrului din fata numelui, realizeaz activarea acelui registru. Prin combinatia de taste CTRL+F6 (sau CTRL+SHIFT+F6) se trece de la un registru deschis la altul n sensul cresctor al numerelor (sau invers), lista fiind parcurs circular. nchiderea unui registru Un registru n care nu se mai lucreaz se va nchide pentru a salva resurse ale sistemului. nchiderea se realizeaz prin comanda Close din meniul File. Dac de la ultima salvare a registruului s-au mai fcut modificri n registru, este afisat un dialog prin care utilizatorul poate decide asupra salvrii acestor modificri. Terminarea aplicatiei Excel (prin comanda Exit din meniul File) determin nchiderea tuturor registruelor deschise, cu eventuala salvare decis de utilizator. Salvarea unui registru Memorarea registruului pe disc are loc la comanda Save din meniul File, comand dublat de unealta Save figurat prin iconita . n cazul n care registruul este la prima salvare se afiseaz dialogul de la Save As, pentru atribuirea unui nume. Foi de calcul (worksheets) Asupra foilor dintr-un registru se pot efectua operatiuni cum ar fi inserarea unei noi foi, eliminarea unei foi, modificarea ordinii din registru, stabilirea imaginii de fundal etc. Este important de retinut c fiecare foaie a unui registru poate avea un nume distinctiv (implicit se acord denumirile Sheet1, Sheet2 etc.), poate fi vizibil sau ascuns si c doar o foaie este activ la un moment dat. n cazul existentei mai multor registrue deschise, pentru a activa o anumit foaie se va activa mai nti registruul care o contine. Activarea unei foi Toate foile vizibile ale registruului sunt reprezentate prin cotoarele (fisele) nsiruite n partea stng a barei de defilare orizontal. Foaia activ este prezentat n list cu o culoare deschis (n imagine este foaia cu numele Balanta). Click pe un cotor realizeaz activarea foii selectate. Butoanele de navigare situate n stnga permit defilarea listei cotoarelor n locul rezervat. Din tastatur, combinatia CTRL+PgDn activeaz foaia urmtoare din list, CTRL+PgUp activeaz foaia precedent. 11

Calcul tabelar - MICROSOFT EXCEL Inserarea unei foi de calcul O foaie de calcul nou se poate insera prin comanda Worksheet din meniul Insert. Noua foaie este inserat naintea foii active n momentul comenzii si devine foaia activ. Eliminarea unei foi de calcul Pentru eliminarea unei foi, aceasta trebuie s fie foaia activ si se d comanda Delete Sheet din meniul Edit. Operatiunea se va efectua cu atentie (exist de altfel si un mesaj de confirmare) deoarece o foaie eliminat nu mai poate fi refcut automat (nu exist Undo pentru aceast operatiune). Vizibilitatea unei foi de calcul Pentru simplificarea mediului de lucru, unele foi de calcul pot fi ascunse. Operatiunea poate fi utilizat si atunci cnd datele de pe o foaie sunt date fixe si nu este necesar modificarea lor frecvent. Pentru a modifica atributul de vizibilitate, se d comanda Sheet din meniul Format. Se afiseaz submeniul din imaginea alturat. Comanda Hide produce ascunderea foii active. Comanda invers, Unhide, deschide un dialog de unde se selecteaz foaia ascuns care devine vizibil. Comanda este activ doar dac exist foi ascunse. Numele unei foi de calcul O organizare corect a registruului presupune denumirea sugestiv a foilor. Initial, fiecare foaie are un nume acordat n mod automat. Acest nume poate fi schimbat prin comanda Rename din submeniul afisat la Sheet din meniul Format (vezi figura anterioar) sau prin dublu click pe cotorul foii, caz n care numele afisat devine editabil si se poate trece o nou denumire. Ordinea foilor n registru Dac se doreste modificarea ordinii n care sunt aranjate foile unui registru, se poate proceda prin agtarea cotorului foii care se mut si tragerea n lista foilor pn la locul dorit; n timpul operatiunii de drag-and-drop, o linie vertical arat locul unde se aseaz foaia dac se elibereaz butonul mouse-ului, comanda Move or Copy Sheet din meniul Edit afiseaz un dialog care permite mutarea/copierea foii active n registruul activ sau n alt registru. Formatarea unei foi Aspectul unei foi de calcul poate fi modificat prin stabilirea fundalului foii, a prezentei/absentei grilei. n afara acestor formatri cu caracter global, liniile, coloanele, celulele dintr-o foaie se pot formata separat. Fundalul comanda Background, din submeniul afisat la Sheet din meniul Format (vezi figura de la vizibilitate), permite pavarea fundalului foii de calcul cu o 12

Calcul tabelar - MICROSOFT EXCEL imagine stabilit de utilizator. Comanda afiseaz dialogul pentru stabilirea fisierului cu

imaginea. Grila celulele foii de calcul pot fi delimitate printr-o gril colorat. Cu rol evident n organizarea informatiilor, grila poate deranja n prezentarea final a rezultatelor, mai ales dac exist o imagine sugestiv pe fundalul foii de calcul. Atributele grilei sunt comandate prin Options din meniul Tools. n dialogul complex care apare, fisa View contine un grup de optiuni ale ferestrei afisate, grup artat n imaginea alturat. Caseta de control Gridlines indic afisarea, sau nu, a grilei. n lista derulant Colors se poate stabili culoarea liniaturii. Celelalte optiuni prezente n acest grup se explic singure, fiecare artnd prezenta, sau nu, a unui element al ferestrei afisate. Alte operatii asupra foilor de calcul Selectarea atunci cnd una dintre operatiunile care se pot efectua cu foile de calcul trebuie aplicat la mai multe foi, acestea trebuie s fie selectate. Selectarea se efectueaz pe lista de cotoare ale foilor: selectarea unui domeniu continuu de foi prin pozitionare pe cotorul primei foi care se selecteaz, SHIFT si click pe cotorul ultimei foi; selectarea pe srite a unor foi prin pozitionare pe prima foaie care se selecteaz, CTRL si click-uri succesive pe cotoarele foilor care se selecteaz. Dac dup o selectie multipl de foi se realizeaz o inserare de foaie, se vor insera attea foi cte sunt selectate. Este evident c eliminarea, mutarea si formatarea are loc pe toate foile selectate. Afisarea simultan a mai multor foi desi nu este o operatiune specific pentru foi se realizeaz prin comanda New Window din meniul Window prin care se deschide o nou fereastr pentru registruul curent; n noua fereastr se activeaz foaia dorit; comanda Arrange din meniul Window urmat de alegerea optiunii dorite de vizualizare. Linii (rows), coloane (columns) Desi sunt considerate uzual ca multimi de celule (si formatate ca atare), liniile si coloanele unei foi de calcul pot suporta actiuni specifice privind vizibilitatea si dimensiunea ajustabil (nltimea pentru o linie, ltimea pentru o coloan). Actiunile sunt initiate, n general, din meniul Format, intrrile Row si Column. Anteturile sunt vizibile dac este marcat caseta de control Row & column headers din fisa View a dialogului Options, meniul Tools. 13

Calcul tabelar - MICROSOFT EXCEL Formatarea liniilor/coloanelor Comanda Row din meniul Format afiseaz un submeniu, reprezentat n figura alturat, prin care se poate controla vizibilitatea si dimensiunea liniei curente, sau a liniilor selectate. Hide liniile selectate sunt ascunse. Unhide liniile ascunse din domeniul de linii selectate sunt fcute vizibile. Pentru ca operatiunea s fie cea dorit se va selecta un domeniu de linii care s includ la propriu liniile ascunse care se reafiseaz. O linie ascuns nu-si pierde informatia si formatarea. Height deschide dialogul pentru fixarea nltimii liniilor selectate. nltimea se d n puncte tipografice. n mod implicit, nltimea este ajustat automat dup dimensiunea fontului utilizat la scrierea datelor. AutoFit realizeaz o ajustare automat a nltimii liniei astfel nct s fie afisat n ntregime informatie din orice celul de pe liniile selectate. Comanda Column din meniul Format afiseaz un submeniu, reprezentat n figura alturat, prin care se poate controla vizibilitatea si dimensiunea coloanei curente, sau a coloanelor selectate. Hide coloanele selectate sunt ascunse. Unhide coloanele ascunse din domeniul de coloane selectate sunt fcute vizibile. Width deschide dialogul pentru stabilirea ltimii coloanelor selectate. Se poate considera, n general, c ltimea se indic n caractere afisate (desi, teoretic, calculul este diferit: media ltimii cifrelor de la 0 la 9 din fontul standard care ncape n celul). AutoFit Selection realizeaz o ajustare automat a ltimii coloanelor astfel s poat fi afisate integral informatiile selectate. Standard Width permite stabilirea ltimii implicite a coloanelor foii de calcul. Dimensiunea liniilor/coloanelor O procedur de modificare a acestor dimensiuni este prezentat anterior (meniul Format Row/Column Height/Width). Modificarea dimensiunilor se poate efectua si prin tragerea limitelor din dreapta (pentru o coloan) sau de jos (pentru o linie) cu mouse-ul, ntr-o operatiune drag-anddrop. O linie desprtitoare este agtat doar ntr-o zon antet si agtarea este indicat de transformarea cursorului mouse-ului ntr-un cursor cruce. Dac sunt selectate mai multe linii sau coloane, tragerea ultimei linii desprtitoare are efect pe toate elementele selectate. Selectarea liniilor si coloanelor O linie se consider selectat pentru o operatiune pe linii atunci cnd celula activ este n linia respectiv. Pentru a selecta linii multiple, se utilizeaz selectie uzual pe anteturile de linii: tragerea cu mouse-ul n timp ce este actionat simultan tasta SHIFT (selectie contigu) sau CTRL (selectie pe srite). 14

Calcul tabelar - MICROSOFT EXCEL O coloan se consider selectat pentru o operatiune pe coloane atunci cnd celula activ este n coloana respectiv. Pentru a selecta coloane multiple, se utilizeaz selectie uzual pe anteturile de coloane: tragerea cu mouse-ul n timp ce este actionat simultan tasta SHIFT (selectie continu) sau CTRL (selectie pe srite). Celule (cells) Elementele de baz ale unei foi de calcul sunt celulele. O celul, caracterizat de coloana si linia pe care se afl, este locul n care se poate nscrie (deci memora) o informatie (dat primar sau rezultat al unei prelucrri). Imaginea intuitiv corect este aceea a unui container care poate primi o ncrctur. Analogia merge mai departe prin aceea c, similar containerului, o celul poate avea o formatare proprie, independent n general de continut. Sunt ns situatii n care un atribut al celulei se aplic automat datelor nscrise n celul. Datorit complexittii subiectului, n aceast sectiune nu se discut dect unele aspecte, legate n special de formatarea celulei ca recipient. Restul aspectelor se vor prezenta n sectiunile dedicate informatiilor din foaia de calcul. Selectarea celulelor Prin tragerea mouse-ului se realizeaz selectarea unui domeniu dreptunghiular de celule. Acelasi efect se obtine prin actionarea tastelor de directie n timp ce tasta SHIFT este apsat. Pentru selectarea unui domeniu multiplu (format din mai multe domenii dreptunghiulare disjuncte) se selecteaz cu mouse-ul primul domeniu, urmtoarele selectii efectundu-se cu tasta CTRL apsat. Celula activ se consider ntotdeauna selectat, cele mai multe operatiuni care presupun o selectie efectundu-se n mod uzual doar pentru celula activ. La selectarea unei linii (coloane), toate celulele acelei linii (coloane) se consider selectate pentru operatiunile pe celule. Inserarea unor noi celule Atunci cnd este necesar, datorit unei omisiuni n structurarea datelor, s se introduc noi celule n foaia de calcul activ, se va da comanda Cells din meniul Insert, afisndu-se dialogul alturat. Prin natura foii de calcul, noile celule trebuie s-si fac loc prin deplasarea celulelor deja existente. Directia deplasrii celulelor existente, cu tot cu continutul lor, este stabilit prin selectarea optiunii dorite din dialogul afisat. Shift cells right celulele existente sunt deplasate spre dreapta, Shift cells down celulele existente sunt deplasate n jos, Entire row se introduce o linie n ntregime (deasupra liniei cu celula activ), Entire column se introduce o coloan nou (la stnga coloanei cu celula activ). n cazul selectrii mai multor celule, la comanda Insert Cells se vor aduga attea celule cte sunt selectate. Dup adugarea noilor celule are loc o renumerotare automat a liniilor si coloanelor foii de calcul, doar deplasarea informatiilor artnd realizarea operatiunii. 15

Calcul tabelar - MICROSOFT EXCEL Eliminarea unor celule Operatiunea invers adugrii de celule este realizat prin comanda Delete din meniul Edit. Se afiseaz un dialog prin care se stabileste cum se umple locul gol lsat. Dialogul este prezentat n figura alturat. Shift cells left locul este ocupat prin deplasarea celulelor spre stnga. Shift cells up locul este ocupat prin deplasarea celulelor n sus. Entire row se elimin ntreaga linie. Entire column se elimin ntreaga coloan. Dup eliminarea celulelor selectate si recompactarea foii se renumeroteaz n mod automat coloanele si liniile. Curtarea (eliberarea) unor celule Deoarece formatul unei celule, considerat container, este diferit de continutul celulei, eliminarea informatiilor din celul (stergerea) este diferit de eliminarea formatului. Exist astfel mai multe operatiuni de "stergere", toate fiind accesibile prin intermediul comenzii Clear din meniul Edit. n figura alturat se observ submeniul afisat de comand, cu urmtoarele intrri: All se elimin formatele, continutul si comentariile atasate celulelor selectate. Formats se elimin doar formatele celulelor selectate. Contents se elimin doar continutul celulelor selectate. Pentru aceast stergere se poate utiliza tasta DEL. Comments se elimin comentariile atasate celulelor selectate. Formatarea informatiilor din celule Informatia nscris ntr-o celul, constant sau obtinut printr-o formul, poate fi formatat att pentru a avea o imagine corect (numr de zecimale, dat calendaristic si nu numeric etc.), ct si pentru a fi receptat mai usor de utilizatorul foii de calcul. Dup cum s-a mai spus, formatarea nu schimb valoarea informatiei si orice alt formatare este posibil ulterior. n ntelegerea formatrii si comportrii foii de calcul, trebuie s se retin c desi formatul se aplic informatiei, el este atasat celulei care contine informatia. Prin urmare dac se sterge doar continutul celulei, orice nou continut va primi formatul existent n momentul stergerii. Doar eliminarea formatului atasat celulei (comanda Clear din meniul Edit, optiunea All sau Formats) conduce la refacerea formatrii implicite. Comanda principal este Cells din meniul Format. Cele trei fise de interes pentru aceast sectiune (alte dou au fost prezentate la descrierea si formatarea celulelor) sunt Number, Alignment si Font, descrise n continuare. Formatarea efectuat se aplic tuturor celulelor selectate n momentul comenzii (deci cel putin celulei active).

16

Calcul tabelar - MICROSOFT EXCEL Formatul numerelor Aspectul informatiilor numerice sau calendaristice este stabilit de fisa Number a dialogului Format Cells (afisat prin comanda Cells din meniul Format). Organizarea general este aceea a unei liste de clase de formate (Category), fiecare selectie afisnd optiuni specifice clasei respective. Imaginea alturat arat optiunea Number si atributele asociate. Optiunile utilizate mai frecvent sunt prezentate pe scurt n continuare. General informatia este afisat potrivit formatului implicit, Excel stabilind tipul cel mai probabil de dat. Number se fixeaz numrul de zecimale n Decimal places, prezenta separatorilor grupelor de trei cifre n Use 1000 Separator si se alege forma numerelor negative. Percentage acest format nmulteste continutul celulei cu 100 si adaug simbolul de procent. De exemplu, 0.1 arat cu acest format 10%. Este de retinut c numrul initial este sub form zecimal. Fraction permite operarea cu numere scrise sub form de fractii ordinale (2/5, 12 3/4 etc.). Formatul dorit se alege dintr-o list disponibil. O constant se poate introduce direct sub aceast form dac se tasteaz partea ntreag, un spatiu si partea fractionar, 2 1/2. Pentru a nu fi identificat implicit o dat calendaristic, partea ntreag se trece chiar dac este nul, deci 0 3/4. Scientific permite scrierea numerelor cu utilizarea notatiei stiintifice: 1e+3 este 1000 etc. Currency este un format specific datelor financiare. Pe lng stabilirea numrului de zecimale si a formei numerelor negative, se poate stabili simbolul monetar care este atasat valorii numerice. n lista derulant Symbol se poate selecta practic orice simbol monetar. Accounting - este un format similar celui precedent, dar se realizeaz o aliniere vertical la punctul zecimal a sumelor nscrise Date permite alegerea unui format pentru o dat calendaristic. Lista Type din

17

Calcul tabelar - MICROSOFT EXCEL dreapta figurii alturate ofer o imagine a optiunilor disponibile. Se observ existenta tipurilor mixte (date + timp). Time permite stabilirea unor formate pentru date orare. Text stabileste formatul de text pentru informatia din celul. Alinierea informatiilor Aspectul general al foii de calcul este dependent de alinierile stabilite pentru informatiile din celule (astfel un titlu trebuie s fie centrat, unele date numerice se vor centra pe vertical dac linia este prea nalt etc.). Tot n acest set de probleme se nscrie si scrierea informatiei pe mai multe rnduri n aceeasi celul, ca si orientarea textului. Comanda principal este Cells din meniul Format. Fisa Alignment a dialogului Format Cells contine toate controalele necesare pentru aliniere, orientare si defilare. n grupul Text control se pot fixa defilarea textului n celul (nltimea liniei se mreste corespunztor pn se afiseaz tot continutul) Wrap text , ajustarea automat a dimensiunii fontului pentru ca toat informatia s fie vizibil Shrink to fit , fuzionarea celulelor selectate ntr-o sigur celul Merge cells. Ultima optiune este util atunci cnd se intentioneaz scrierea unor titluri. n zona Orientation se poate stabili orientarea textului prin tragerea caroului rosu la o alt nclinare sau prin indicarea direct a numrului de grade. n Text alignment se poate alege un mod de aliniere pe orizontal, n lista Horizontal, si un mod de aliniere pe vertical n lista Vertical. Exist mai multe tipuri de alinieri pe orizontal, vezi figura alturat. Dintre acestea, cea mai special este Center Across Selection, care produce centrarea textului din prima celul pe ntreaga zon selectat. Informatia rmne continut n prima celul. Pe vertical, informatia poate fi centrat sau aliniat sus/jos. Stabilirea fontului Comanda Cells din meniul Format deschide dialogul Format Cells. Fisa Font din acest dialog permite selectarea fontului utilizat n celulele selectate. Dialogul este similar celor de fixare a fontului n alte aplicatii Office.

Chenare Grila care poate fi vizualizat pe o foaie de calcul nu constituie o liniatur adecvat pentru date structurate n tabele. Caracterul uniform al grilei nu este de ajutor n acest 18

Calcul tabelar - MICROSOFT EXCEL caz, ca si n toate cazurile similare (zone distincte de informatii, titluri etc.). Se va vedea la prezentarea operatiunii c grila poate fi omis la tiprire. Pentru a stabili un chenar propriu pentru un domeniu de celule (posibil o singur celul) acesta se va selecta n prealabil. n dialogul Format Cells afisat la comanda Cells din meniul Format se alege fisa Borders. Imaginea urmtoare arat aspectul casetei de dialog n acest caz. n grupul Presets se poate alege o form predefinit de liniatur: None fr linii, Outline chenar exterior, Inside liniatur interioar. n grupul Border se poate construi o liniatur personalizata prin actionarea butoanelor marginale sau prin click pe linia interioar vizat n zona de vizualizare a

rezultatului. n grupul Line se poate alege modelul de linie (n Style) si culoarea liniei (n Color). Optiunile alese aici se aplic la actiunile urmtoare efectuate n grupul Presets sau Border. Se pot defini astfel chenare care s aib atribute diferite ale liniilor componente Texturi de umplere Fundalul celulelor selectate poate fi umplut cu un model (culoare simpl sau hasurat) n mod independent de fundalul foii de calcul. n acest mod se pot evidentia anumite zone de informatii. Comanda este Cells din meniul Format urmat de activarea fisei Patterns. 19

Calcul tabelar - MICROSOFT EXCEL n Color se selecteaz o culoare pentru fundal, n Pattern se selecteaz tipul si culoarea de hasurare din fereastra deschis la actionarea butonului. O culoare simpl se obtine prin fixarea n Color si alegerea Solid (prima optiune) la Pattern (sau, de obicei, Automatic). Zona Sample prezint rezultatul alegerilor efectuate. O culoare simpl de fundal poate fi obtinut si prin actionarea uneltei Fill Color de pe bara de unelte Formatting. Unealta are iconita , deschiderea listei derulante afiseaz o fereastr identic optiunii Color din imaginea anterioar. Tipuri de date

datele de tip constant text se caracterizeaz prin urmtoarele proprieti:


o o o

nu pot constitui operanzi n expresii; sunt aliniate la stnga n celul; valorile numerice trebuiesc precedate de semnul pentru a deveni date de tip text;

datele de tip constant valoare sunt: date de natur numeric; pot participa ca operanzi n expresii; sunt aliniate la dreapta n celul; pot include i caracterele speciale: virgula, punctul, $, % i parantezele rotunde; o includ datele calendaristice (cu caracterele speciale de formatare sau / ) i datele care msoar timpul (cu caracterele speciale PM, AM sau : );
o o o o

datele de tip expresie (formul de calcul) :


o o o

o o

descriu calcule asupra unor date de tip valoare din celule; descrierea ncepe totdeauna cu semnul egal; sunt folosii operatorii matematici de adunare (+), scdere (-), nmulire (*), mprire (/), ridicare la o putere (^) i parantezele, pentru definirea ordinii operaiilor; celulele sunt referite ntr-o expresie prin adres sau prin nume; operanzii unei expresii pot fi i apeluri de funcii.

ntr-o agend de lucru Excel, n cadrul unei expresii, pot fi folosite mai multe moduri de adresare:

adresare relativ , cnd adresa referit n expresie se modific prin copierea celulei n alt poziie iar modificarea adresei se face conform noului context al celulei gazd. Adresa relativ a unei celule este exprimat prin numele coloanei i numrul liniei; 20

Calcul tabelar - MICROSOFT EXCEL

adresare absolut , cnd adresele nu se modific atunci cnd formula este copiat ntr-o nou poziie; adresa absolut se reprezint folosind caracterul $ n faa numelui coloanei i a numrului liniei din adres adresare mixt , cnd n exprimarea adresei unei celule se folosete caracterul $ n faa coordonatei care nu trebuie s se modifice i cealalt coordonat se exprim fr semnul $.

Calcule n Excel Pentru a efectua calcule (transformri) ale datelor nscrise n foile de calcul se plaseaz cursorul (celula activ) n locul unde se va nscrie rezultatul, se va tasta formula care efectueaz calculul si se termin operatiunea prin Enter. Sistemul Excel recunoaste drept formul orice expresie care ncepe cu semnul =, construit dup regulile uzuale din prelucrarea datelor din operanzi-constante, operanzi-referinte la alte celule, referinte de functii, operatori uzuali. De exemplu: =A2+3, =sin(B4)+cos(C3) etc. n figura alturat se observ c adunarea numerelor situate n celulele C2 si D1 si trecerea rezultatului n celula E4 se efectueaz prin: plasarea n E4; scrierea formulei, care ncepe ntotdeauna cu caracterul =; terminarea prin apsarea tastei Enter. n celula E4 se afiseaz rezultatul calculului indicat. Este de remarcat c n bara Formula se afiseaz expresia formulei scrise n celula activ (dac este cazul). n figur, celula activ este E4 si se afiseaz, prin urmare, expresia calculat. Generatorul de functii Generatorul de funcii este o aplicaie subordonat aplicaiei Excel care permite generarea unui apel la o funcie. O funcie este o expresie complex, existent n biblioteca aplicaiei Excel, i care se utilizeaz apelnd-o prin numele funciei, urmat, ntre paranteze, de valorile folosite ca argumente, numite parametrii funciei.

Parametrii folosii sunt valori sau referine, prin nume sau adres, la domenii ale agendei de lucru.

21

Calcul tabelar - MICROSOFT EXCEL Generatorul de funcii realizeaz generarea unui apel de functie n doi pai: la primul pas se selecteaz funcia dorit

din lista de funcii afiat; la pasul al doilea se definesc argumentele funciei, n a doua fereastr a generatorului de funcii. Apelul generatorului de funcii se realizeaz cu comanda Function a opiunii Insert din meniul orizontal. Generatorul de grafice

22

Calcul tabelar - MICROSOFT EXCEL Generatorul de grafice este un instrument, n patru pai, pentru generarea de reprezentri grafice, pornind de la valorile memorate n celulele unui anumit domeniu. Generatorul de grafice se activeaz apelnd funcia Chart a opiunii Insert din meniul orizontal. La primul pas se selecteaz tipul de reprezentare grafic, din lista afiat alturi de imaginea obinut, pentru fiecare tip de reprezentare n parte. La pasul al doilea se definete domeniul de date i seriile de date care vor fi reprezentate n grafic; tot acum se alege i modul de selecie a unei serii de date: pe linii sau pe coloane.

23

Calcul tabelar - MICROSOFT EXCEL La pasul al treilea se definesc informaiile de control care sunt afiate n grafic: coninutul legendei, etichetele de pe axele de coordonate, titlul graficului, caroiajul graficului, etc.

La pasul al patrulea se definete foaia din agenda de lucru n care se va afia graficul realizat.

24

Calcul tabelar - MICROSOFT EXCEL LISTE EXCEL (BAZE DE DATE) Pe lng funcia de calcul tabelar i representri grafice, procesorul de tabele Excel ofer utilizatorilor si multiple faciliti de exploatare, interogare i validare a bazelor de date. O baz de date poate fi definit ca o colecie de date elementare sau structurate ce rspunde unui ansamblu coerent de subiecte, datele fiind organizate ntr-o modalitate util, care ofer o baz sau un fundament pentru procedurile de regsire a informaiilor, de apreciere i de luare a deciziilor. Un tabel este un ansamblu de date organizate n linii numite nregistrri i coloane numite rubrici sau cmpuri, deci, se poate afirma c structura foii de calcul se preteaz foarte bine la crearea i stocarea bazelor de date. Din punct de vedere structural, un tabel este definit ca un cmp drepunghiular, fiind compus din coloane care conin rubricile bazei de date. Prima linie conine titlurile rubricilor, iar celelalte linii care compun tabelul cuprind nregistrrile bazei de date. Este de preferat ca tabelul s nu conin linii sau coloane goale care pot ngreuna la un moment dat manipularea datelor din tabel. Cele mai importante elemente de terminologie pentru o baz de date sunt: O linie antet; n partea superioar foia de calcul conine numele cmpurilor din tabel; aceast cerin nu este obligatorie, ns multe caracteristici ale tabelelor nu vor funciona corect dac nu este configurat n acest fel; Numele de cmp descrie fiecare categorie de date. De regul, acestea sunt plasate ca anteturi de coloan, dar pot lua forma anteturilor de linie n tabelele n care datele sunt stocate pe orizontal, i nu pe vertical; Fiecare celul ce conine date este denumit valoare de cmp; Valorile cmpurilor ce compun o singur linie de date poart numele de nregistrare; Ansamblul valorilor ce compun o singur coloan de date part numele de domeniu; Ansamblul nregistrrilor dintr-o baz de date formeaz corpul tabelului. n alt ordine de idei, formatarea corpului tabelului (datele reale) reprezint cea mai important parte a procesului de standardizare. Datele trebuie s aib o formatare consecvent i tipuri de font identice, ceea ce mbuntete posibilitile de gestionare a acestora. Funcionalitile de baz de date ale procesorului de tabele Excel folosesc tabelele, nu numai pentru stocarea de informaii (cmpuri de date), dar i pentru a putea prezenta rezultatele interogrilor (cmpuri de rezultate) sau pentru a putea formula condiii de cutare sau selecie prin introducerea unor restricii asupra bazei (cmpuri de criterii). Capacitile de gestionare a bazelor de date permit o exploatare aprofundat a informaiilor coninute n tabelele bazelor de date. Astfel, un tabel interpretat ca fiind o baz de date are toate proprietile care decurg din aceast ipostaz: permite operaiuni de actualizare a bazei (adugare, modificare, tergere de informaii); ordonarea cresctoare sau descresctoare a datelor dup unul sau mai multe cmpuri, cutari i extrageri de informaii din baz pornind de la anumite criterii de selecie, imprimri de date structurate. Pentru a realiza o baz de date este necesar, ca pentru nceput, s se defineasc structura bazei de date, ceea ce presupune selectarea informaiilor care vor figura n 25

Calcul tabelar - MICROSOFT EXCEL cadrul ei. Acest demers este foarte important deoarece el reprezint procesul de creare a bazei de date, astfel nct s se permit regsirea rapid a tuturor informaiilor de care utilizatorul are nevoie. MS Excel are mai multe faciliti automate care uureaz gestiunea i analiza datelor dintr-o list. Pentru a beneficia din plin de aceste faciliti trebuie avute n vedere cteva recomandri: - ntr-o foaie de calcul s existe o singur baz de date; - baza de date s fie izolat de celelalte date din foaie prin cel puin o coloan; - sub baza de date s nu se plaseze alte informaii pentru a nu mpiedica o eventual extindere a bazei de date prin adugarea de noi nregistrri; - primul rnd al listei s conin denumirile de cmpuri. Excel utilizeaz aceste denumiri pentru a crea rapoarte, a regsi i organiza date; - formatarea primului rnd al listei (titlurile coloanelor) s difere de formatarea celorlalte rnduri (nregistrrile). Introducerea datelor se poate face direct pe foaia de calcul sau prin utilizarea unui formular. Indiferent de modalitate, trebuie evitat inserarea de spaii suplimentare la nceputul unei celule, deoarece acest lucru ar putea avea un efect negativ asupra operaiilor de sortare i cutare a informaiilor. Formatarea datelor. Pentru datele din cadrul nregistrrilor se recomand: - utilizarea unui format diferit de cel al numelor cmpurilor (titlurile coloanelor); - utilizarea aceluiai format pentru toate celulele dintr-o coloan. Odat ce datele au fost introduse n baza de date, aceasta poate fi supus unor operaiuni de actualizare, adic adugare, modificare sau tergere de nregistrri. Acest lucru se poate realiza n doua moduri: direct n tabel sau prin intermediul unui formular. n prima variant utilizatorul are ca posibiliti: adugarea unei nregistrri presupune tastarea coninutului acesteia dupa ultima linie a tabelei; modificarea unei nregistrri presupune n primul rnd regsirea informaiei respective n baza de date. Acest lucru se poate realiza prin comanda Find (meniul Edit), caz n care apare o fereastr de dialog n care utilizatorul trebuie s precizeze informaia care s permit pozitionarea pe nregistrarea dorit.

Dup ce informaia respectiv a fost localizat, operaia de modificare se realizeaz prin comanda Replace (meniul Edit).

26

Calcul tabelar - MICROSOFT EXCEL

tergerea unei nregistrri se face prin selectarea liniei n care este editat nregistrarea i selectarea comenzii Delete din meniul Edit.

n ceea ce priveste cosultarea bazelor de date, procesorul de tabele Excel prezint urmatoarele faciliti generale n exploatarea bazelor de date: multiple posibiliti de interogare a bazelor de date prin localizri i extrageri de informaii utile procesului de luare a deciziilor; aceste operaiuni se pot realiza prin trei metode: - metoda formularului (Form); - metoda filtrului automat (Filter AutoFilter); - metoda filtrului avansat sau elaborat (Filter Advanced Filter). posibiliti de construire a cmpurilor de criterii n care sunt fixate restriciile impuse modelului de analiz la care baza de date trebuie s reactioneze (criterii simple, criterii multiple, criterii calculate); posibilitatea sortarii bazelor de date pe mai multe rubrici de grupare (se pot utiliza maxim 3 cmpuri de regrupare), ceea ce asigur interpretarea mai facil a datelor care au fost introduse n baz sau a datelor care au fost extrase n urma unei interogari; posibilitatea validrii datelor coninute de baza de date n scopul verificrii i parametrrii informaiilor ce sunt introduse de utilizator n modelele sale de analiz. n general operaiile asupra datelor dintr-o baz de date se realizeaz folosind comenzile din meniul Data:

27

Calcul tabelar - MICROSOFT EXCEL

Sortarea bazelor de date Realizarea sortrii unei baze de date se face cu ajutorul comenzii Sort din meniul Data. Aceasta comand permite ordonarea cresctoare (Ascending) sau descresctoare (Descending) a nregistrrilor din baza de date dupa maxim trei cmpuri (simultan). Activarea comenzii Data Sort determin apariia pe ecran a casetei de dialog Sort. Folosind butoanele de extensie din dreptul fiecrei casete de text utilizatorul va putea preciza cmpurile dup care s se fac sortarea, ct i ordinea sortrii pentru fiecare cmp. Din punct de vedere conceptual, sortarea dupa mai multe cmpuri implic precizarea mai multor niveluri de regrupare a datelor. Astfel cheile de sortare se precizeaz n ordinea nivelului de consisten a datelor: primul nivel de sortare trebuie s conin elementele celui de-al doilea nivel, iar al doilea nivel trebuie s conin elementele celui de-al treilea nivel, s.a.m.d.. Astfel spus ordinea sortrii trebuie s fie de la domeniul cel mai cuprinztor, la domeniul cel mai puin cuprinztor. Dac se dorete ordonarea doar dup un cmp, va fi completat doar prima caset de text, restul rmnnd vide. Sortarea se poate aplica asupra intregii baze de date (inclusiv capul de tabel), optiunea No header row sau numai asupra nregistrrilor, opiunea Header row. Mai mult, n ferastra de opiuni Options putem stabili sensul sortrii sau ordinea cheilor de sortare.

28

Calcul tabelar - MICROSOFT EXCEL

Operaiunea de sortare ncepe prin selectarea bazei de date sau prin poziionarea cursorului ntr-o celul din baza de date, coninut prin activarea comenzii Data Sort i definirea cheilor de sortare concomitent cu precizarea ordinii n care se va face sortarea i se ncheie prin validarea operaiei cu butonul OK

Interogarea bazelor de date Lucrul cu formulare de date Cea mai simpl metod pentru introducerea datelor n celule o reprezint formularul de date. Acesta funcioneaz ca o caset de dialog, el conine o serie de butoane i controale care permit utilizatorului introducerea n tabel a unei singure nregistrri. Totodat, formularul de selecie reprezint, aa cum am specificat n paragraful anterior, a doua variant pentru introducerea datelor n baza de date, precum i pentru actualizarea acesteia. Pentru a utiliza formularul de date n vederea localizrii i modificrii de informaii, se execut click n orice locaie a tabelului, dup care se alege comanda Form din meniul Data. Excel va afia pe ecran o caset de dialog coninnd formularul de date, particularizat cu titlurile din foaia de calcul. n formularul astfel afiat, utilizatorul poate interveni asupra tuturor cmpurilor din baza de date, cu excepia celor care rezult n urma unei formule de calcul sau a unei funcii Excel i care sunt afiate numai cu titlu informativ. Formularul afieaz numrul de nregistrri din baz, acestea putnd fi vizualizate n mod succesiv prin utilizarea barei de deplasare pe vertical. Caseta de dialog are urmtoarea structur:

29

Calcul tabelar - MICROSOFT EXCEL

Semnificaia butoanelor de command coninute de aceast caset de dialog: - New permite introducerea unei noi nregistrri n baza de date; - Delete permite tergera nregistrrii curente (poziia curent a cursorului); - Restore anuleaz nregistrarea curent; - Find Preview i Find Next permit parcurgerea i localizarea nregistrrilor din baza de date; - Criteria permite localizarea unei informaii dintr-un tabel prin specificarea unui criteriu de selecie; - Close permite nchiderea casetei de dialog. De exemplu, pornind de la baza de date Factur se dorete vizualizarea tuturor informa]iilor referitoare la Produs2:

30

Calcul tabelar - MICROSOFT EXCEL

Pentru a localiza o anumit nregistrare ntr-o baz de date, se parcurg urmtorii pai: se poziioneaz cursorul n oricare celul a bazei de date; din caseta de dialog Form se acioneaz butonul Criteria (se observ c indicatorul de nregistrare din colul din dreapta sus al casetei de dialog se schimb, afind cuvntul Criteria); n caseta text Cod produs se tasteaz criteriul de selecie (104); se declaneaz funcia de cutare prin acionarea butonului Find Next sau se acioneaz tasta Enter. Localizarea informaiei se poate realiza i prin tastarea primelor caractere ale intrrii respective, acest lucru fiind valabil doar n cazul datelor non-numerice; procesorul Excel caut n baza de date i afieaz prima nregistrare care ndeplinete criteriul specificat (aceast cutare nu ine cont de tipul fontului); pentru a continua cutarea, se acioneaz din nou butonul de command Find Next sau Find Prev dac se dorete a se cuta n direcie invers; pentru a introduce un alt criteriu, se execut click pe butonul Clear i se tasteaz noile condiii. Pentru a reveni la machete pentru introducerea datelor, se acioneaz butonul Form. n editarea restriciilor, se pot utiliza i operatori de comparaie. De exempu, se cere afiarea listei tuturor produselor ale cror majorri depesc cuantumul de 100000. n acest caz, la rubrica Majorri se tasteaz restricia >100000.

31

Calcul tabelar - MICROSOFT EXCEL

Prin intermediul formularului se pot opera i modificri asupra unor cmpuri, cu excepia celor calculate, precum i a cmpurilor protejate. Pentru nceput, se localizeaz nregistrarea ce se dorete a fi actualizat, dup care se opereaz modificarea dorit. Se observ faptul c, n timp ce utilizatorul opereaz modificri asupra unui cmp, butonul Restore devine activ. n final se verific vizual corectitudinea modificrilor efectuate. n cazul n care se dorete validarea modificrilor, se tasteaz Enter pentru ca modificrile s fie preluate n baza de date, sau se acioneaz butonul Restore dac se dorete anularea modificrilor operate anterior. Principalele inconveniente ale acestei metode sunt urmtoarele: vizualizarea se face nregistrare cu nregistrare, deci baza de date nu poate fi afiat n totalitatea ei; afiarea tuturor informaiilor legate de o anumit nregistrare, chiar dac pe utilizator l intereseaz la un moment dat numai anumite cmpuri din baza de date; imposibilitatea de redactare a criteriilor complexe. Interogarea bazelor de date prin filtru automat Filtrarea automat este acea metod de interogare care permite afiarea anumitor nregistrri n raport de o restricie sau un sistem de restricii aplicate bazei de date. Practic, prin filtrare baza de date va fi nlocuit temporar cu o tabel care va conine numai nregistrrile care satisfac condiiile de selecie. Filtrul poate fi schimbat n orice moment pentru a afia un alt set de nregistrri. nregistrrile filtrate pot fi formatate, editate i chiar reprezentate grafic. Filtrul activ este salvat odat cu registrul de calcul. Este de reinut faptul ca procesorul de tabele Excel permite ca doar o singur tabel s fie filtrat la un moment dat. Pentru a aplica un filtru automat la o baz de date, se selecteaz o celula din tabel i se alege comanda Filter-AutoFilter din meniul Data.

32

Calcul tabelar - MICROSOFT EXCEL

Aceasta comand funcioneaz ca un comutator, prin redarea comenzii se dezactiveaz filtrul automat. Comanda AutoFilter determin afiarea unor butoane de selecie pentru fiecare intrare din linia de titluri. Aceste butoane activeaz meniuri derulante ce conin o serie de opiuni care asist utilizatorul n formularea criteriilor de extragere . Lista derulant conine: - toate valorile coloanei respective - opiunea All permite afiarea tuturor nregistrrilor din baza de date - Top 10 este o variant operaional numai pentru cmpurile numerice i cele care conin date calendaristice. Aceast opiune are ca scop afiarea unui numr stabilit de nregistrri.

n casetele de dialog Top 10 AutoFilter utilizatorul precizeaz dac dorete s vizualizeze primele (optiunea Top) sau ultimele (optiunea Bottom)n nregistrri din baza de date (numrul minim este 1, iar numrul maxim este 500 nregistrri). Dac se dorete s se afieze primele sau ultimele n% din numrul de nregistrri, se procedeaz la modificarea parametrului din ultima caset combo din Items(Elemente) n Percent (Procent).

33

Calcul tabelar - MICROSOFT EXCEL Filtrul automat Top 10 nu sorteaz nregistrrile afiate, ns operaia de ordonare a acestora poate fi realizat ulterior prin comanda Sort (meniul Data). - Opiunea Blanks afieaz nregistrrile ce conin celule vide ntr-un anumit cmp din structura bazei de date; - Opiunea NonBlanks afieaz toate nregistrrile care conin date n cmpul respectiv; - Opiunea Custom permite crearea unui filtru automat personalizat. Caseta de dialog Custom Autofilter are n structura sa: operatorii de comparaie, valoarea cu care se compar i operatorii logici And/Or pentru definirea condiiilor compuse.

Pentru definirea criteriilor de selecie exist urmatoarele posibiliti: A. Definirea unui criteriu simplu pentru un singur cmp din baza de date. n acest caz se acioneaz butonul de selecie, iar din lista derulant se va selecta varianta dorit. Exemplu: s se afieze lista produselor livrate ntr-o cantitate egale cu 5 um. Pentru rezolvarea acestei interogri se va aciona butonul de selecie ataat cmpului Cantitatea livrat i se va alege meniul derulant 5. B. Editarea de criterii simple pe mai multe cmpuri, criterii care trebuie ndeplinite cumulativ. Exemplu: s se afieze lista produselor al cror cod este egal cu 105 i ale cror majorri sunt egale cu 100000. Pentru aceasta filtrare ,se selecteaz din lista cmpului Cod opiunea 105, iar din cmpul Majorri, alegem rspunsul 100000. C. Definirea unui criteriu complex pe un singur cmp. Exemplu: s se afieze lista produselor a caror valoare este cuprins ntre 200000 i 500000. Fiind vorba despre un criteriu cumulat, se alege opiunea Custom unde se vor edita restriciile la care baza de date trebuie s reacioneze:

34

Calcul tabelar - MICROSOFT EXCEL Rezultatul interogrii este prezentat n figura de mai jos:

35