Utilizarea indicatorilor i Tabloului de bord ca instrumente de pilotare a performanei

Prof. dr. Virgil Popa Departamentul ECR Universitatea Valahia Trgovite

Indicatorii sunt singurul mijloc de a ti dac performana unui proces se amelioreaz sau se degradeaz i dac este necesar aciunea

Prof. dr. Virgil Popa, Director Departament ECR-UVT

Pilotajul proceselor i competenelor

PERFORMAN

1. Performana unei ntreprinderi este tot ceea ce, i numai ceea ce, contribuie la atingerea obiectivelor strategice. 2. Performana unei ntreprinderi este tot ceea ce, i numai ceea ce, contribuie la ameliorarea cuplului valoare-cost. Aceasta nseamn ameliorarea crerii de valoare net (n mod contrar, nu este neaprat performan ceea ce contribuie la diminuarea costului sau la creterea valorii, indubitabil, dac aceasta nu amelioreaz soldul valoare-cost sau indicatorul valoare/cost)

Prof. dr. Virgil Popa, Director Departament ECR-UVT

Durata de via a lanului dvs. de distribuie depinde de factori interni i externi care pot determina necesitatea unei reconfigurri. Este vorba de urmtorii factori: - o nou tehnologie care transform dinamica industriei dvs. - o schimbare n perimetrul dvs. de activitate - o schimbare de ax strategic - necesitatea integrrii unei noi achiziii
Prof. dr. Virgil Popa, Director Departament ECR-UVT 4

Gestionarea performanei cu ajutorul indicatorilor

- indicatorii lanului de distribuie sunt legai de strategia ntreprinderii - indicatorii lanului de distribuie sunt simultan echilibrai i exhaustivi - performana int este determinat prin analize comparative (benchmark-uri) interne i externe - performana int este ambiioas dar realizabil - indicatorii sunt vizibili i urmrii la toate nivelurile ntreprinderii - indicatorii sunt utilizai pentru a suscita o ameliorare continu - indicatorii sunt implementai n cadrul unui proiect formalizat

Prof. dr. Virgil Popa, Director Departament ECR-UVT

Componentele costului total de gestionare a lanului de distribuie

Costul total de gestionare a lanului de distribuie
Gestiunea comenzilor -Lansarea de noi produse i mentenana -Crearea comenzilor clienilor -Colectarea i gestionarea comenzilor -Gestionarea contractelor/programelor i canalelor de vnzare -Planificarea instalrii -Pregtirea comenzilor -Distribuia -Transportul i taxele vamale asociate -Instalare -Facturare/conturi clieni -Planificarea i gestionarea materialelor/componentelor -Gestionarea caliti furnizorilor -Transporturi n amonte i taxe vamale asociate -Recepionarea i stocarea materialelor -Controlul intrrii -Costuri de specificare i industrializare -Utilare

Aprovizionarea cu materii prime

Prof. dr. Virgil Popa, Director Departament ECR-UVT

Componentele costului total de gestionare a lanului de distribuie

Costul total de gestionare a lanului de distribuie
Costul de stocare -Costul finanrii stocurilor -Furturi i pierderi -Asigurri i taxe -nvechirea total a stocurilor materii prime, producie neterminat i produse finite -nvechirea n reeaua de distribuie -nvechirea pieselor de schimb n reeaua post-vnzare -Costuri de suport al funciunii finane n lanul de distribuie -Costuri de planificare a cererii i aprovizionrilor -Planificarea -gestionarea datelor privind produsele -planificarea cererii i aprovizionrilor cu produse finite -Aprovizionarea -Aprovizionarea i cumprrile de materii prime/componente -Fabricaia -Gestionarea comenzilor -Logistic i distribuie -Gestionarea canalelor de vnzare -Servicii pentru clieni/suport
7

Finane i planificare Sisteme informaionale

Prof. dr. Virgil Popa, Director Departament ECR-UVT

Componentele costului total de gestionare a lanului de distribuie

Caracteristicile lanului de distribuie
Axate pe funciuni Erorile n procesele funcionale i n gestionarea operaiilor conduc la o disponibilitate a produselor i niveluri ale calitii fluctuante Axate pe proces n ciuda prezenei proceselor, sistemelor i demersurilor pentru optimizarea calitii, costurilor i duratelor ciclurilor unui domeniu funcional, performana inter-diviziuni este sub-optimizat Axate pe ntreprindere Procesele lanului de distribuie sunt integrate, aliniate pentru toate sub-procesele i nivelurile de management; acestea permit o performan de neegalat i o mbuntire continu Axate pe ntreprindere i parteneri Integrarea proceselor interne i externe permite partenerilor ntreprinderii s se concentreze asupra clienilor lor, partenerilor lor din lanul de distribuie, competenelor lor cheie i crerii de valoare

Indicatori
-Performana funciunilor/ departamentelor specifice

-Performana proceselor specifice, n interiorul sau n afara unui domeniu funcional -Performana proceselor transversale

-Performana proceselor interntreprinderi i a anumitor procese externe

Prof. dr. Virgil Popa, Director Departament ECR-UVT

Atribute de performan i indicatori de nivel 1 asociai ( modelul SCOR )

Atributul de performan
Fiabilitatea livrrilor

Definiia atributului de performan

Performana lanului de distribuie pentru livrarea: -Produsului potrivit -La locul potrivit i clientului potrivit -La momentul potrivit -n perfect stare -n cantitile potrivite -Cu documentaia adaptat Viteza cu care lanul de distribuie livreaz produsele i/sau serviciile clienilor -Viteza cu care lanul de distribuie reacioneaz la evoluiile pieei; agilitatea cu care genereaz i menine un avantaj concurenial Costurile asociate funcionrii lanului de distribuie

Indicator de nivel 1 al modelului SCOR

-Performana livrrii -Rata satisfacerii consumatorilor -Executarea perfect a comenzilor

Reactivitate Flexibilitate

-Termene de livrare -Reactivitatea lanului de distribuie -Flexibilitatea produciei -Costurile produselor vndute -Costul total de gestionare a lanului de distribuie -Productivitatea activitilor cu valoare adugat -Costul prelucrrii garaniei/returnrilor -Ciclul rotaiei lichiditilor -Zile de stoc -Rotaia activelor
9

Costuri

Gestionarea activelor

Eficacitatea gestionrii activelor (imobilizri i fond de rulment)

Prof. dr. Virgil Popa, Director Departament ECR-UVT

Gestionarea performanei generaiei viitoare (instrumente moderne de conducere a performanei)

Prof. dr. Virgil Popa, Director Departament ECR-UVT

10

Gestionarea performanei la XYZ

Tablou de bord al operaiunilor globale ale XYZ (strategie, eluri i obiective globale)

Vnzri Model, strategie, eluri i obiective

Marketing Model, strategie, eluri i obiective

C&D Model, strategie, eluri i obiective

Lan de distribuie Model, strategie, eluri i obiective

Gestionarea produselor Model, strategie, eluri i obiective

Prof. dr. Virgil Popa, Director Departament ECR-UVT

11

Elaborarea unui tablou de bord la XYZ

1. Modelul i strategia ntreprinderii ncepei cu strategia: ambiioas i orientat spre viitor
Compararea progresului cu obiectivele pentru confirmarea strategiei
Utilizarea strategiei pentru definirea obiectivelor

2. Obiectivele ntreprinderii Definirea principalelor obiective care permit aplicarea strategiei

Utilizarea obiectivelor pentru identificarea indicatorilor care vor fi utilizai

Utilizarea indicatorilor pentru evaluarea progresului fa de obiective

3. Indicatori Definirea indicatorilor specifici pentru a urmri progresul

Utilizarea indicatorilor pentru elaborarea tabloului de bord

Utilizarea tabloului de bord pentru verificarea posibilitii atingerii intelor i bunei alegeri a indicatorilor

4. Implementare Colectarea indicatorilor, crearea tabloului de bord i utilizarea lor pentru adoptarea deciziilor. Integrarea n proces a unei filozofii de mbuntire continu
12

Prof. dr. Virgil Popa, Director Departament ECR-UVT

Tabloul de bord al lanului de distribuie al XYZ

Client
Respectarea datelor de livrare anunate

Finane
Costurile lanului de distribuie (% din cifra de afaceri) Costurile lanului de distribuie

Operaii
Zile de stoc

Personal
Plecri voluntare (anuale)

Stocul reelei de distribuie

Rotaia materialelor

Plecri voluntare (anuale)

% de rupturi de stoc

Costurile de gestionare a comenzilor

Rotaii operaionale ale materialelor

% al evalurilor performanei realizate n intervalul respectiv

Durata ciclului de prelucrare a comenzilor

Respectarea datelor de livrare anunate pentru piesele de schimb Calitate (rata defectelor)

Reducerea costurilor trimestriale cu materialele

Garanie/service Rotaia stocurilor

Comunicaii

Evaluare/dezvoltarea competenelor

Superior sau egal planului 5% inferior sau superior planului peste 5% inferior planului

Prof. dr. Virgil Popa, Director Departament ECR-UVT

13

Sub-indicatori ai tabloului de bord al lanului de distribuie la XYZ

Costurile lanului de distribuie Costuri totale la sfritul perioadei
Excedente i obsolen
Eliminarea returnrilor

Variaii ale costurilor cu materialele

Costuri totale la sfritul perioadei Variaii ale cheltuielilor generale

Costul garaniei

Costul transportului n amonte Costul transportului n aval Superior sau egal planului 5% inferior sau superior planului peste 5% inferior planului
Prof. dr. Virgil Popa, Director Departament ECR-UVT 14

Taxe

Distribuie

Tabloul de bord al grupelor regionale i produselor la XYZ

Client
Respectarea datelor de livrare anunate

Finane
Costurile lanului de distribuie (% din cifra de afaceri) Costurile lanului de distribuie

Operaii
Zile de stoc

Personal
Plecri voluntare (anuale)

Stocul reelei de distribuie

Rotaia materialelor

Plecri voluntare (anuale)

% de rupturi de stoc

Costurile de gestionare a comenzilor

Rotaii operaionale ale materialelor

% al evalurilor performanei realizate n intervalul respectiv

Durata ciclului de prelucrare a comenzilor

Respectarea datelor de livrare anunate pentru piesele de schimb Calitate (rata defectelor)

Reducerea costurilor trimestriale cu materialele

Garanie/service Rotaia stocurilor

Comunicaii

Evaluare/dezvoltarea competenelor

Superior sau egal planului 5% inferior sau superior planului peste 5% inferior planului

Prof. dr. Virgil Popa, Director Departament ECR-UVT

15

Tabloul de bord al grupelor regionale i produselor la XYZ

Durata ciclului de prelucrare a comenzilor pe zone

Zona A

Durata ciclului de prelucrare a comenzilor pe grupe de produse

Grupa 1 de produse

Zona B

Grupa 2 de produse

Zona C

Grupa 3 de produse

Zona D

Grupa 4 de produse

Prof. dr. Virgil Popa, Director Departament ECR-UVT

16