CAPITOLUL 7 SISTEMUL INFORMAIONAL N MANAGEMENTUL INTERNAIONAL 7.1. Conceptul de sistem informaional al managementului 7.2.

Rolul i importana sistemului informaional managerial n afacerile internaionale 7.3. Componentele sistemului informaional managerial 7.4. Cerine de performan i deficiene de funcionalitate ale sistemului informaional managerial 7.5. Informaii necesare managementului firmelor de afaceri internaionale

132

7.1. Conceptul de sistem informaional al managementului Prima cerin a unui manager inteligent este informarea corect, complet i oportun. Informaia a ajuns s fie marfa cea mai important i mai bine pltit n economia modern. Managerii firmei nu pot adopta decizii de conducere fr cunoaterea temeinic a modului n care se desfoar ntregul proces al economiei firmei i fr cunoaterea mediului ambiant n care firma acioneaz. Putem spune c ntre capacitatea conducerii firmei de a valorifica informaiile i nivelul productivitii este o legtur direct. De aceea conducerea firmei trebuie s dispun de un raional i eficient sistem de informare economic, tehnic si social. Se afirm adesea c materia prim a managementului o reprezint informaia. Informaia genereaz decizia de management care se transmite la executani sub form de sarcini, dispoziii, planuri care servesc drept impuls al aciunilor coordonate i orientate spre scopuri precise.

Informaie Sarcini Rezultat Decizie Dispoziii Planuri Aciune Putem spune c avem de-a face cu un ciclu permanent informaional, decizional i

133

acional. n acest ciclu toi managerii i executanii sunt conectai ntre ei prin informaiile care formeaz o reea de comunicaii (informaii) unic. n aceast reea, o ieire informaional de la un post sau compartiment reprezint o intrare informaional pentru alte posturi sau compartimente. Fiecare manager reprezint un nod, punct al reelei comunicaionale n care se ntreptrund o multitudine de informaii. Sistemul informaional este o parte component a sistemului managerial. El cuprinde ansamblul datelor, informaiilor, circuitelor i fluxurilor internaionale, procedurilor i mijloacelor de tratare a informaiilor existente n cadrul firmei avnd drept scop s asigure suportul informaional necesar lurii deciziilor n vederea ndeplinirii obiectivelor fixate. Este necesar s deosebim conceptul de sistem informaional de sistemul informatic. Legtura dintre cele dou este ca de la ntreg (sistem informaional) la parte (sistem informatic). Ambele sisteme urmresc acelai scop, ntre ele exist deosebiri de principii. Deosebirea ntre ele const n msura n care sunt utilizate mijloacele de prelucrare automat a datelor. Sistemul informatic cuprinde pe lng tehnica de calcul electronic i datele, informaiile, fluxurile i procedurile informaionale utilizate n cadrul firmei care beneficiaz de intervenia sistemelor automate de calcul. Dei inferior sistemului informaional din punct de vedere cantitativ, sistemul informatic este superior din punct de vedere calitativ (stocare, procesare, acurateea informaiei). 7.2. Rolul i importana sistemului informaional managerial n

134

afacerile internaionale Sistemul informaional reprezint n afacerile economice internaionale o component esenial a unei conduceri eficiente. A) Rolul sistemului informaional const n realizarea ctorva sarcini: a1) s asigure n permanen cunoaterea pieei prin supravegherea ei continu i sesizarea modificrilor care apar n: evoluia cererii i ofertei dinamica preurilor modificarea cursurilor valutare evoluia importurilor i a exporturilor

a2) s permit managementului firmei s cunoasc n orice moment resursele, posibilitile nevalorificate, avantajele competitive a3) s ajute fundamentarea unor aciuni ale firmei (planul de penetrare pe pieele de export, perfecionri ale organizrii, modernizarea gestiunii, pregtirea personalului etc.) a4) s permit selectarea celor mai eficiente mijloace de aciune pe pia (forme i metode de comercializare i cooperare, mbuntirea negocierilor, a contractelor i a activitilor post-vnzare) a5) organizarea de campanii promoionale a6) fundamentarea preurilor de export-import a7) mai buna realizare a activitii de control i a organizrii muncii n cadrul firmei B) Importana deosebit a sistemului informaional managerial const n asigurarea desfurrii n condiii eficiente a activitii de conducere, control i reglare a activitii. n domeniul afacerilor economice internaionale, mai mult dect n alte domenii,

135

informaiile sunt mai importante dect resursele materiale, de aceea e nevoie ca sistemul informaional s se transforme dintr-un sistem pasiv (de constatare i de raportare a unor evenimente trecute) ntr-un sistem activ al managementului care s faciliteze n primul rnd previziunea i formularea strategiei de dezvoltare a firmei, ct i urmrirea i controlul punerii n practic a deciziilor adoptate.

7.3. Componentele sistemului informaonal managerial Componentele de baz ale sistemului informaional managerial sunt: a) data b) informaia c) fluxul informaional d) circuitul informaional e) procedura informaional f) mijloace de tratare a informaiei a) Data constituie o descriere letric sau cifric a unor fenomene, procese, evenimente, aciuni din cadrul firmei sau din afara ei. Data este alctuit dintr-un grup de simboluri (litere, cifre, cuvinte) structurate i nregistrate pe un suport material (hrtie, disc, band magnetic) i care pot fi prelucrate manual, electronic sau combinate. Data este componenta primar, cea mai simpl a sistemului informaional. b) Informaia. Semnificaia transmis personalului n urma prelucrrii datelor constituie informaia. Informaia este o dat nzestrat cu relevan i scop. Informaia este deci un element

136

de ntiinare care provoac primitorului reacii ce conduc la luarea unei decizii i declanarea unei aciuni. Informaia reprezint elemente de cunoatere caracterizate prin: - semnificaie - utilitate (s fie folositoare, s serveasc la ceva) - rolul - finalitatea (s urmreasc un scop) - oportunitate - veridicitate - cantitate (s conin un anumit volum de date) - timp de racie (s ofere primitorului un anumit timp pentru a aciona la informaia primit) - frecven (zilnic, sptmnal, lunar) -suport informaional (hrtie, band magnetic, disc) Cele mai importante informaii utilizate n cadrul firmei se ncadreaz n urmtoarele categorii (tipuri): - informaia de comand (de dirijare, de coordonare). Acestea sunt folosite pentru analizarea activitii curente i pentru luarea unor decizii cu privire la coordonarea activitii curente din cadrul firmei. - informaii de reglare (corectibil). Ele sunt ndreptate spre corectarea mersului activitii prin adoptarea unor decizii care urmresc unele modificri cantitative sau calitative ale activitii. informaia de cunoatere i raportare. Sunt de regul informaii statistice i

137

contabile exprimate printr-o serie de indicatori: cifra de afaceri, profitabilitatea, costuri, preuri, calitate, grad de utilizare a capacitii etc. Aceste informaii ajut la cunoaterea performanelor firmei i la fundamentarea unor decizii de management. - informaii de planificare i prognoz. Se bazeaz pe evidena contabil i operativ a firmei i servesc pentru luarea unor decizii privind planificarea i dezvoltarea firmei ntr-un orizont de timp. c) Fluxul informaional reprezint categoria de informaii necesare desfurrii unei anumite aciuni sau activiti care se transmite ntre emitent i destinatar cu precizarea punctelor intermediare de trecere. Fluxurile informaionale sunt caracterizate prin: coninut; frecven; calitate; direcie; suport informaional; form (scris sau oral). Fluxurile informaionale se clasific dup dou criterii: c1) Dup frecvena transmiterii informaiilor ntlnim: - fluxuri permanente care se transmit zilnic sau de mai multe ori pe zi - fluxuri periodice ce se transmit cu o anumit periodicitate (sptmnal, lunar etc.) - fluxuri ocazionale care au o frecven relativ i se datoreaz de regul unor situaii neprevzute. Ele circul ntre posturi i compartimente n cadrul firmei. c2) Dup direcia vehiculrii informiei ntlnim trei categorii de fluxuri: - fluxuri ascendente care circul de la execuntani ctre efi i cuprinde informaii privitoare la modalitile de executare a sarcinilor i a deciziilor de management. Ele mbrac de regul forma unor rapoarte. - fluxuri descendente ce pornesc de la ef ctre subordonai i mbrac forma unor dispoziii, sarcini sau ordine

138

- fluxuri orizontale care cuprind informaii transmise ntre posturi i/sau compartimente situate pe aceleai niveluri ierarhice d) Circuitul informaional reprezint drumul, traiectoria pe care circul o informaie sau o categorie de informaii de la emitent la destinatar (receptor). Circuitul informaional se clasific dup dou criterii: d1) Dup poziionarea (amplasarea) celor doi subieci ai comunicrii avem: - circuite interne n care ambii subieci ai comunicrii (emitentul i receptorul) sunt situai n cadrul firmei - circuite externe n care fie emitentul, fie destinatarul se gsesc n afara firmei (bnci, finanatori, furnizori, beneficiari, organe ale statului) d2) Dup traiectoria fluxului internaional ntlnim: - circuite verticale - circuite orizontale - circuite oblice (n diagonal) care se formeaz ntre posturi i compartimente situate pe niveluri ierarhice diferite ntre care nu exist relaii de subordonare nemijlocite (ntre serviciile comerciale i compartimentele contabile). e) Procedura informaional. Aceasta reprezint ansamblul de elemente prin care se stabilesc modalitile de culegere, nregistrare, transmitere i prelucrare a informaiilor. Procedurile informaionale stabilesc trei elemente: - suporii de informaie (materialele folosite pentru consemnarea lor) - mijloacele utilizate pentru a culege, nregistra, transmite i prelucra informaiile - succesiunea tratrii informaiilor i operaiilor pe care aceasta le suport f) Mijloacele de tratare a informaiilor. Acestea reprezint componenta tehnico-

139

material a sistemului informaional i cuprind toate instrumentele i echipamentele utilizate n tratarea, culegerea, nregistrarea, prelucrarea, transmiterea i stocarea informaiilor ncepnd cu cele mai simple instrumente (creion, hrtie etc.) i ncheind cu cele mai complexe sisteme i instrumente de calcul. Mijloacele de tratare a informaiilor se clasific n: - mijloace manuale (creion, stilou, main de scris) - mijloace mecanizate (maini de facturat, de contabilizat) - mijloace automatizate (calculatoare electronice de diferite tipuri) Tratarea i prelucrarea informaiilor presupune derularea ctorva aciuni: - stabilirea scopurilor procurrii informaiilor - sistematizarea datelor colectate pe module i destinaii - nelegerea coninutului datelor obinute i a datelor care genereaz deficiene - fundamentarea concluziilor i analiza i aprecierea informaiilor care vor servi la adoptarea deciziilor 7.4. Cerine de performan i deficiene de funcionalitate ale sistemului informaional managerial A) Sistemul informaional al managementului trebuie s ndeplineasc o serie de cerine de performan. La aprecierea caracteristicilor unui sistem informaional se are n vedere msura n care informaiile furnizate de acestea sunt rapide, reale, oportune i eficiente. nsi eficiena firmei este direct legat de modul n care conducerea ei tie s trateze informaia. Principalele cerine de performan ale sistemului informaional sunt:

140

a) Obiectivitatea datelor. Datele culese trebuie s fie obiective pentru a permite cunoaterea real a strii efective a firmei sau a mediului ambiant pentru ca ele s poat asigura informaiile necesare fundamentale unor decizii corecte. b) Integralitatea informaiilor. Informaiile trebuie s reflecte integral (complet) cantitatea i structura proceselor care au loc pentru a asigura debitul informaional necesar pentru adoptarea unor decizii bune. c) Exactitatea informaiilor. Informaiile, indiferent de numrul verigilor prin care circul trebuie s pstreze exact coninutul iniial i s ajung la destinatar nealterate, nedeformate. d) Operativitatea. Informaiile trebuie s ajung la destinatar ct mai rapid posibil pentru a fi receptate la momentul oportun i folosite operativ pentru adoptarea deciziei. Este nevoie, deci, de scurtarea la maximum a timpului de la momentul emiterii informaiei pn la momentul receptrii ei. Aceast cerin este necesar deoarece uzura moral a informaiilor e mai rapid dect uzura bunurilor materiale. e) Etapizarea i ierarhizarea informaiilor. Aceasta presupune ca informaiile s ajung la destinatari la anumite date, la anumite periode (adic etapizate). De asemenea, informaiile trebuie s ajung difereniat la anumite nivele ierarhice (ierarhizat) n funcie de necesiti. f) Unicitatea datelor i evitarea dublelor nregistrri i raportri. Aceasta este necesar pentru a limita munca inutil, lipsa de operativitate i inexactitatea (de exemplu: sunt situaii cnd compartimentele financiare i cel planificare furnizeaz informaii cu privire la cifra de afaceri nregistrat de managerul general al firmei). g) Adaptabilitatea informaiilor la prelucrarea automat a datelor. Ea

141

presupune asigurarea codificrii i pregtirii datelor corespunztor specificului procedurilor de prelucrare automat. Acest lucru are ca rezultat realizarea sistemului informaional. h) Economicitatea i eficiena sistemului informaional Economicitatea presupune realizarea circulaiei informaionale cu costuri minime. Eficiena sistemului operaional se apreciaz ca raport ntre valoarea cognitiv a informaiilor i cheltuielile ocazionate pentru obinerea lor. B) Deficiene de funionalitate ale sistemului informaional: n funionarea sa sistemul informaional managerial poate manifesta o serie de deficiene: a) distorsiunea b) filtrajul c) redundana a) Distorsiunea reprezint modificarea parial, ntmpltoare (neintenionat a coninutului unei informaii pe parcursul culegerii i transmiterii ei de la emitent la destinatar. Cauzele care genereaz distorsiunea sunt: - deficiene de pregtire (profesional, intelectual) ale persoanelor implicate n vehicularea informaiilor - utilizarea de mijloace necorespunztoare pentru nregistrarea i transmiterea informaiilor - manipularea neglijent a suporilor de informaii n procesul transmiterii mesajului de la emitent la destinatar. b) Filtrajul reprezint modificarea intenionat a coninutului mesajului unei

142

informaii prin intervenia pe parcursul nregistrrii i transmiterii acesteia, a unor persoane interesate ca destinatarul s primeasc un mesaj modificat. Filtrajul este neles ca un obstacol al comunicrii ce capt forma unei trieri intenionate a informaiilor cu scopul de a-l face pe primitorul mesajului s priveasc informaiile favorabile sau nefavorabil (dup cum este intenia emitentului). Filtrajul poate mbrca dou forme: - manipularea. Ea reprezint comunicarea trunchiat a unor informaii. - camuflarea. Aceasta semnific comunicarea n mod intenionat ambigu a mesajului pentru a determina interpretarea eronat a acestuia. c) Redundana este determinat de: - existena unui numr mai mare de informaii dect sunt strict necesare pentru realizarea unui anumit scop - nregistrarea, transmiterea i prelucrarea repetat a unor informaii Redundana este determinat de regul de o proast coordonare a activitii, a unor segmente din activitatea firmei. 7.5. Informaii necesare managementului firmelor de afaceri internaionale Dintre toate informaiile care circul n cadrul firmelor de afaceri internaionale conducerea trebuie s selecteze i s utilizeze doar acele informaii care sunt reale i necesare. Informaiile obinute trebuie sistematizate i prezentate n aa fel nct s permit informarea rapid i concludent a managerilor asupra situaiei actuale i a abaterilor de

143

la scopurile propuse. Pentru a asigura un bun nivel de informare a conducerii datele recepionate trebuie: - s redea situaia actual a performanelor - s fie prezentate n comparaie cu cifra de plan stabilit - s fie comparate cu performanele anului precedent Informaiile interesante pentru managementul firmei cuprind mai multe domenii: A) Informaii despre evoluia pieei. Piaa trebuie cercetat cu atenie pentru a oferi informaii eseniale pentru satisfacerea tuturor categoriilor de consumatori. Aceasta se realizeaz printr-o activitate judicioas de marketing. Marketingul, spunea Peter Drucker, reprezint ntrega viziune a afacerilor privit din punct de vedere al clientului. n afacerile internaionale marketingul trebuie s sprijine managementul firmei n ndeplinirea ctorva cerine: - cunoaterea riguroas a nevoilor pieei (prin urmrirea i anticiparea acestora) i al mediului ambiant al firmei - o receptivitate ridicat fa de preferinele consumarorilor neleas ca o garanie a desfurrii unei activiti utile ajutnd la orientarea firmei ctre pia i clieni - o capacitate bun de adaptare a activitii firmei la evoluia cerinelor de consum i la dinamica pieei - o permanent preocupare pentru nnoire, modernizare i schimbare a produselor i serviciilor, a formelor de distribuie i a metodelor de promovare a produselor i serviciilor - o eficien ridicat prin alocarea judicios a resurselor spre activiti care ofer

144

produsele cerute pe pia n afacerile economiei internarnaionale marketingul trebuie s asigure un sistem informaional despre pia privind: a1) capacitatea de absorie a pieei a2) oferta concureei a3) nivelul preurilor a4) evoluia monedelor rilor de import sau export a5) regimul valutar a6) reetele de distribuie folosite a7) motivaiile i comportamentul de cumprare a consumatorilor B) Informaii privind relaiile cu clienii. Acestea sunt cele mai importante pentru managerii firmei deoarece de ele depind satisfacerea cerinelor clienilor i prin aceasta asigurarea continuitii activitii i mrirea profitului. Studiile de marketing au artat c ceea ce se folosete pentru ctigarea unui client nou este de cinci ori mai mult dect ceea ce este necesar pentru a menine un client cunoscut. De aceea, studierea reaciilor clienilor i satisfacerea dorinelor lor constituie metoda cea mai eficace de a pstra i dezvolta relaiile de afaceri existente. Informaiile privind relaiile cu clienii urmresc cteva aspecte: - comenzile primite zilnic de la clieni - volumul zilnic al livrrilor ctre clieni - punctualitatea livrrilor ctre clieni (respectarea termenului de livrare) - reclamaiile fcute de clieni privind calitatea produselor livrate C) Informaii despre performanele firmei reflectate n:

145

- rapoarte lunare asupra indicatorilor financiari cum sunt: bilanul, contul de profit i pierderi, operaiuni cash-flow - raport asupra performanelor produciei cuprinznd: volumul produciei, investiii, amortizri, costuri totale, profit brut, profit net, dividende, capital propriu etc. - situaia vnzrilor cuprinznd informaii despre: expedieri, costuri de stocare, depozitare i expediie, valoarea mrfurilor expediate cu ntrziere, pierderi i perisabiliti - situaia utilizrii resurselor umane: numr de persoane, posturi vacante, productivitatea muncii, ctig mediu, absene, concedii de boal, accidente de munc, abateri disciplinare etc.

146