TITULO

PROCESO DE VENTA A TERCEROS

PNO-AD-03
CDIGO

PGINA SUSTITUYE A
NUEVO

DE

ELABORADO POR

REVISADO POR

AUTORIZADO POR

FECHAS
EMISIN
NOV 12 ENE 13

IIS. lvaro Armando Valdez Rodrguez

Lic. Luis Armando Carrillo Algandar

Coordinador de Operaciones

Q. Liliana Tenorio Machuca

Responsable Sanitario

REVISIN

1. OBJETIVO
Procedimiento para especificar el proceso de venta a clientes Intercontinental de Medicamentos, S.A de C.V. Incrementar la eficiencia y la eficacia mediante la estandarizacin de los mtodos y procedimientos de las tareas, ya sean operativas o administrativas que se llevan acabo para realizar una venta a terceros, esto con el propsito de disminuir los errores y los re trabajos, que pueden ser ocasionados por una falta de proceso y de coordinacin.

2. ALCANCE
Aplica a la mayora de las ventas que realiza el Almacn Central de Distribucin (CEDIS) de Intercontinental de Medicamentos, S.A de C.V.

3. INFORMACIN GENERAL
a) PRESENTACION Intercontinental de Medicamentos S.A de C.V en su bsqueda por ser el principal proveedor de medicamentos a nivel nacional, comienza con un nuevo programa de aperturas en diferentes estados de la repblica, por ende surge la necesidad de nuevos procesos estandarizados que nos permitan mejorar y optimizar cada uno de nuestros recursos, esto como encomienda en sus metas la Direccin General. b) JUSTIFICACIN. Es de carcter urgente saber y contar con un proceso de venta a terceros ya sea de medicamento o material de curacin para los estados aperturados o en proceso de apertura esto con la finalidad de garantizar un trabajo de calidad y procesos confiables que permitan y den la tranquilidad de saber que el trabajo se est efectuando de una manera lgica y ordenada, es por esto que se lleva acabo este proceso de venta a terceros.

TITULO PROCESO
CDIGO

PNO-AD-03

PGINA

DE

c) TIPOS DE VENTA: Venta a Empresas Filiales: Es la venta que se realiza a empresas que son del mismo grupo de accionistas, como lo son: otras sucursales de Intercontinental en cualquier otro estado o la empresa Phoenix Farmacutica, a la cual se le aplica una utilidad del 2%. Ventas Estatales: Es la venta que se realiza a dependencias publicas de gobierno, delegacionales, municipales y estatales y/o federales, el precio se acuerda con cada dependencia y en cada transaccin. Venta de productos prximos a caducar: Es la venta que se realiza de insumos prximos a caducar, correspondientes de 1 a 6 meses de vigencia, al cual se le puede plasmar una utilidad desde 0 al 10% sobre el valor de compra. Venta a Clientes Externos: Es la venta que se realiza a cualquier cliente que no entra en ninguno de los tres parmetros anteriores y el porcentaje de utilidad que se aplica es del 15 al 30% en medicamento y del 20 al 50% en material de curacin.

4. RESPONSABILIDADES
Es responsabilidad de todas las reas tanto administrativas como operativas: Compras centrales, Compras regionales, Auxiliar de compras regionales, Coordinacin operativa, Gerencia Administrativa, Facturacin, Sistemas, Jefe de Almacn, Encargado de pedidos ordinarios, Encargado de surtido, Surtidores, Verificadores, Encargado de embarques y operadores. Es responsabilidad del Jefe del CEDIS y Administrador, Vigilar el cumplimiento de lo establecido en este procedimiento. Es responsabilidad del Responsable Sanitario verificar que el procedimiento se cumpla cabalmente.

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PGINA

DE

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
REA QUE INTERVIENE
Empresa o Estado requisitor

NM. DE ACTIVIDAD
1

DESCRIPCIN
Realiza solicitud de insumos faltantes va e-mail a Compras Central (Solicitud de pedido) PNO-AD03.1 Enva orden de compra de los insumos solicitados al Coordinador Operativo (Orden de Compra) PNO-AD-03.2 Analiza y autoriza la (Orden de Compra) PNOAD-03.2, y enva correo a Compras Regional, Sistemas, CEDIS o Nadro. De no existir el cliente, lo da de alta en el Sistema.

TIEMPO ESTIMADO
15 min.

Compras Central

15 min.

Coordinador Operativo Altas Sistemas

20 min.

Compras Regional

1 hora Asigna claves y precios a la empresa solicitante y enva correo a Sistemas para actualizacin del 10 minutos catlogo. por clave* Actualiza el catlogo. Analiza O.C, registra pedido en el (Concentrado Meza de control) PNO-AD-03.3, lo pasa al (Formato de pedido) PNO-AD-03.4, le asigna un nmero de folio y lo canaliza con el encargado de surtido de la nave correspondiente Analiza el pedido, y registra en su bitcora el nombre del surtidor, fecha y hora de entrega (Formato seguimiento a pedidos) PNO-AD-03.5 Separa las claves y cantidades solicitadas ya sea en cajas o bolsas segn la necesidad de la misma y registra el cdigo EAN, lote, caducidad y cantidad en la requisicin, y posteriormente reporta el pedido surtido al encargado de surtido 1 hora

Altas Sistemas

CEDIS y/o NADRO

15 min.

Encargado de Surtido

10 min.

Equipo de surtidores

10 mins. por clave

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PGINA

DE

Validacin

10

Valida que el pedido est surtido correctamente, comparando que concuerde lo escrito con lo fsico, revisa y evala el empaque del producto y de ser necesario re empaqueta los productos, emplaya las tarimas y les coloca un marbete de identificacin a cada una, pasa el pedido a Embarques tanto fsico como la requisicin y le pasa una copia de la requisicin a Compras Regional, consigue firma de ambos. (Marbete de identificacin) PNO-AD-03.6 Realiza la captura del pedido ya surtido, anota el nmero de folio que le da el sistema, pasa una copia de la venta al Encargado de Embarques y otra al Jefe de Facturacin, consigue firma de ambos. (Folio de venta) PNO-AD-03.7 Captura a detalle todas las claves, descripciones, lotes, caducidades y cantidades en mi Factura Light. (Factura electrnica) PNO-AD-03.8 y hace entrega de la factura realizada a Compras Regional. Firma de recibida la documentacin y el producto en el CEDIS, se le entrega a detalle a la persona responsable de recibir el producto, revisando producto fsico contra documento, una vez que la persona a firmado el Folio de venta, se le entrega a Compras regional Revisa que la factura se haya realizado correctamente comparndola contra el Folio de Venta, una vez realizada la revisin, le entrega la factura a la persona responsable de la recoleccin, solicitndole: Nombre completo, Firma, Cargo, Fecha y leyenda de recibido de conformidad. Revisa la Factura contra el Folio de venta previamente firmado por el mismo, y recibe la factura y el producto solicitado.

5 mins. por clave

Compras Regional

11

1 hr.

Facturacin

12

8 mins. por clave

Embarques

13

1 hra.

Compras Regional

14

15 min.

Empresa o Estado requisitor

15

15 min.

TITULO PROCESO
CDIGO

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PGINA

DE

Fin de Proceso

*Este tiempo se puede acortar si las claves estuvieran precargadas en Sistema por cada Cliente o Subcliente y asignacin de precio.

5. FORMATOS

PNO-AD-03.1 Solicitud de pedido PNO-AD-03.2 Orden de Compra PNO-AD-03.3 Concentrado Meza de control PNO-AD-03.4 Formato de Pedido PNO-AD-03.5 Formato seguimiento a pedidos PNO-AD-03.6 Marbete de identificacin PNO-AD-03.7 Folio de venta PNO-AD-03.8 Factura electrnica

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NUEVO

DE

ELABORADO POR

REVISADO POR

AUTORIZADO POR

FECHAS
EMISIN
NOV 12 ENE 13

IIS. lvaro Armando Valdez Rodrguez

Lic. Luis Armando Carrillo Algandar

Coordinador de Operaciones

Q. Liliana Tenorio Machuca

Responsable Sanitario

REVISIN

PNO-AD-03.3 Concentrado Meza de control

Responsable Pedidos Ordinarios

Fecha de Pedido
Folio Pedido

Destino

Jurisdiccin

Estatus (Responsable de Pedido)

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PGINA

DE

PNO-AD-03.4 Formato para pedidos

FORMATO DE PEDIDO
PEDIDOS VENTAS A TERCEROS

FOLIO
Surtido por: Verificado por:

#N/A
____________________________________ ____________________________________ 21/01/2013
CADUCIDA D CANTIDAD SURTIDA UNIDAD DE MEDIDA

REQUISITOR

#N/A
#N/A
0

LUGAR DE ENTREGA

Fecha:

CODIGO EAN

CLAVE

DESCRIPCION

UNIDAD DE MEDIDA

CANTIDAD

LOTE

LOCACION

PNO-AD-03.5 Formato seguimiento a pedidos

FORMATO PARA EL SEGUIMIENTO DE PEDIDOS

FECHA:
CONS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

STATUS

FECHA RECEPCION

FOLIO DE PEDIDO

ID FARM.

UNIDAD HOSPITALARIA o PROGRAMA

-

JURIS
-

NOMBRE DEL SURTIDOR

FECHA SURTIDO

NOMBRE DEL VERIFICADOR

% % FECHA CLAVES CLAVES PZAS PZAS SURTIMIENTO SURTIMIENTO TERMINADO SOLICITADAS SURTIDAS SOLICITADAS SURTIDAS EN CLAVES EN PZAS
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OBSERVACIONES

TITULO PROCESO
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DE

PNO-AD-03.6 Marbete de identificacin

PNO-AD-03.7 (Folio de venta)

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PGINA

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