La documentacin comercial de la empresa, que tiene origen tanto externo como interno, forman la documentacin fuente que proporciona

los datos de entrada al sistema de contabilidad. Esta informacin es ingresada a los Libros de Contabilidad y procesada para obtener los informes contables.
Toda la documentacin de respaldo tiene que mantenerse durante el tiempo que establecen las disposiciones legales. El Cdigo Tributario seala que los libros de contabilidad y la documentacin correspondiente, deben conservarse mientras est pendiente el plazo que tiene el SII para la revisin de las declaraciones.

Para registrar todos los sucesos que se relacionen con la marcha de la empresa, y que sean susceptibles de medirse en trminos monetarios, es necesario contar con un libro especial llamado Libro Diario.
El esquema ms tradicional y generalizado del Libro Diario es el siguiente:

En la columna Detalle se anotan las glosas de los asientos contables ordenados cronolgicamente, lo que se seala con un nmero en la parte superior de las cuentas. Las cuentas deudoras y acreedoras se registran con sus correspondientes cargos y abonos en las columnas Debe y Haber, respectivamente. En la columna del Folio se anota la pgina de referencia en que la respectiva cuenta se encuentra registrada en el Libro Mayor. Al finalizar el registro en una pgina del Libro Diario se totalizan los cargos y los abonos para luego traspasarlos a la pgina siguiente.

Una vez finalizado un ejercicio, se inicia un nuevo ejercicio solamente con las cuentas de Activo y Pasivo. El asiento de apertura no considera las cuentas de resultado por cuento se cierran las del periodo anterior.

A partir de los saldos de Activos y Pasivos se elabora el asiento de apertura en el Libro Diario, trasladando los saldos deudores de las cuentas de activo a la columna del Debe y los saldos acreedores de las cuentas de pasivo y patrimonio a la columna del Haber.

Una vez que se han registrado los asientos en el Libro Diario, stos se centralizan en el Libro Mayor, asignado para cada cuenta un folio determinado. El objetivo de este libro es clasificar y agrupar los movimientos de cargos y abonos de cada una de las cuentas utilizadas en los diversos asientos del Libro Diario. El Traspaso del Libro Diario al Libro Mayor implica lo siguiente: En el Libro Mayor se destina un folio nico para cada Cuenta.

Las cuentas cargadas y abonadas que se han anotado en el Libro Diario al Debe y al Haber, tambin se anotan en el Libro Mayor en las columnas Debe y Haber.
La fecha del Libro Diario se registra en el Libro Mayor la referencia del libro mayor, indica la pgina del asiento en el Libro Diario

Una vez finalizado el ejercicio, la empresa debe realizar un balance para conocer el resultado que ha obtenido en dicho periodo. Este resultado indicar si la empresa ha obtenido Utilidades o ha generado Prdidas. El Balance de 8 columnas es un cuadro numrico que se realiza a partir del Libro Mayor con los saldos deudores y acreedores de las cuentas. Este balance de 8 columnas, es bsicamente un compendio de tres secciones ordenadas en la siguiente secuencia:

 Balance de Comprobacin y Saldos: Es el resumen del Libro Mayor que permite comprobar la igualdad de las sumas Dbitos y Crditos, para posteriormente determinar los Saldos Deudores o Acreedores. A partir de este Balance se determina el Inventario y el Resultado.
Inventario: El Activo y el Pasivo se determinan trasladando los respectivos saldos Deudores y Acreedores del Balance de Comprobacin y Saldos. Resultado: Las Prdidas se determinan trasladando los saldos Deudores de las cuentas de Prdidas. Las Ganancias se determinan trasladando los saldos Acreedores de las cuentas de Ganancias.

Para determinar si la empresa ha obtenido Utilidad o Prdida al final del ejercicio, se recurre a la seccin Resultado del Balance, que resume los saldos de las cuentas de Prdidas y Ganancias. En caso que el resultado del ejercicio sea prdida, ste se suma a la columna de Activos para lograr la igualdad del Inventario y evitar los nmeros negativos en el balance.