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INTRODUCCIN Microsoft Office Access 2010 es un manejador de base de datos que se ha diseado pensando en la facilidad de uso y la comodidad; las acciones y opciones se encuentran mucho mejor dispuestas y estn todas organizadas en nicamente 4 pestaas.

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Para ingresar al programa existen dos formas: Primera Forma:

1. Clic en el icono de INICIO. 2. Clic en la carpeta Programas. 3. Clic en la carpeta Microsoft Office. 4. Clic en el icono de programa Microsoft Access 2007.

2da Forma: 1. En el escritorio ubicar el icono del programa. 2. Doble clic sobre el icono para ejecutar el programa de Access.

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LA PANTALLA INICIAL

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LAS BARRAS Barra de Ttulo: La barra de ttulo contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar. La barra de Acceso rpido: La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Access como Guardar, Imprimir o Deshacer. Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y aparecern los comandos ms frecuentes para elegir. Pulsando en Ms comandos se abrir un cuadro de dilogo desde donde podrs aadir otras acciones que iremos viendo a lo largo del curso:

La Banda de Opciones:

La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creacin de los diferentes elementos que se pueden crear en Access. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales podramos aadirlas a la barra de acceso rpido como hemos visto en el punto anterior.
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CREAR, ABRIR Y CERRAR UNA BASE DE DATOS

Tablas de datos: Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene informacin sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como hemos visto antes, clientes o pedidos. Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el cdigo del cliente, nombre del cliente, direccin,... Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, as todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro,... Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de CLIENTES podra ser:

Consultas: Una consulta es un objeto que proporciona una visin personal de los
datos almacenados en las tablas ya creadas. Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos,..., pero en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones. Por ejemplo, podramos crear una consulta para obtener todos los datos de los clientes cuyo cdigo postal sea 46625.

Formularios: Un formulario es el objeto de Access 2007 diseado para la

introduccin, visualizacin y modificacin de los datos de las tablas. Existen diferentes tipos de formularios pero los que ms se utilizan tienen la forma de pestaas de datos para la introduccin por ejemplo de los diferentes clientes de la tabla CLIENTES.

Informes: Un informe es el objeto de Access 2007 diseado para dar formato,

calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla. Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa. Pginas: Una pgina de acceso a datos es un tipo especial de pgina Web diseada para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet. Este tema lo trataremos en otro curso ms avanzado. Macros: Una macro es el objeto de Access 2007 que define de forma estructurada las acciones que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.

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Por ejemplo, podramos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la eleccin de un elemento de un formulario. Mdulos: Un mdulo es el objeto de Access 2007 que contiene procedimientos personales que se codifican utilizando Visual Basic.

Para crear una nueva base de datos debemos:

Hacer clic en el Men Archivo Clic en la opcin Documento en blanco Clic en el botn CREAR

Aparecer la ventana de Introduccin a Microsoft Office Access.

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1. En la ventana que aparece seleccione Base de datos de Access en blanco para crear un archivo Access y clic en aceptar. 2. Aparecer una ventana en la cual debe escribir el nombre para el archivo de base de datos. 3. Coloque como nombre base de datos Instituto. 4. Clic en el botn crear.

5. Se mostrara la ventana principal de Access en blanco donde podremos crear nuestra tabla. 6. Lo siguiente que se hace es crear una tabla: Clic derecho en el campo. Clic en la opcin Texto ,esto permitir crear un nuevo campo. Nuevamente se cliquear anti clic sobre el campo creado. Elegir la opcin Cambiar Nombre de Campo

Si se desea ingresar otro campo: Clic derecho sobre el campo y elegir la opcin Insertar Campo

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7. Se le dar un nuevo nombre a la tabla Especialidad de Contabilidad, clic en aceptar.

8. De esta forma la tabla tendr asignado un nombre dentro de la Base de Datos. Obs: Una tabla en Access es un objeto(deposito) que contiene los datos propiamente dichos Organizados en columnas(Campos de datos) y filas(registros de datos). 9. Ahora se har clic con el botn derecho sobre el encabezado Campo 1 y luego clic en la opcin Cambiar nombre de columna. Luego escriba el Nombre El campo 2 se llamar Apellidos El campo 3 se llamar Edad El campo 4 se llamar DNI El campo 5 se llamar Fecha de Nacimiento. 10. Luego del cambio de nombres en las columnas proceda a escribir los datos exactamente como se muestra en cada celda.

11. De esta forma se visualizar la nueva tabla con los datos ingresados.

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Para crear una tabla Clic en la opcin VER Clic en Vista Diseo

Se mostrar un cuadro donde se dar el nombre a la nueva tabla. (Alumnos).

En ello se crearan los datos que tendr la tabla como: Nombre del campo Tipo de datos Descripcin

Para las Propiedades del Campo tener en cuenta lo siguiente: Ficha General Tamao del Campo Entero largo 20 40 Entero largo 60 Entero largo 60

Nombre del Tipo de Datos Campo Cdigo Nombres Apellidos Edad Direccin N de DNI Centro Ed. Auto numeracin Texto Texto Nmero Texto Nmero Texto

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Finalizado con el ingreso de los campos se pulsa clic en VER y la opcin:

Finalmente guardaremos los datos creados

La tabla creada quedar lista con los campos creados y para insertar los datos.

Ingresar los datos siguientes en la tabla creada:

Cdigo

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Nombres Jos Carmen Katherine Vctor Madeleine Marcos Eduardo Anabel Tibursia Nelson Pedro Berta Juliana

Apellidos Castro Lpez Montero Vera Quillatupa Dido Lavado Rivera Taza Villanueva Golan Virte Bolao Baca Cahuana Ccanto Bueno Chante Hugarte Papo Gastn Mucha Llanto Casto Chanca Piedra

Edad 12 10 12 11 09 11 06 12 11 10 11 08 12

Direccin Libre Libre Libre Libre Libre Libre Libre Libre Libre Libre Libre Libre Libre

Centro Educ. Libre Libre Libre Libre Libre Libre Libre Libre Libre Libre Libre Libre Libre

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PRACTICA N1
1. Crear la siguiente tabla empleando la vista diseo.
CAMPO 1 2 3 4 5 6 7 NOMBRE Nombre Apellidos Direccin Fnac Sexo Edad Observacin TIPO DE DATOS Texto Texto Texto Fecha/hora Texto Numrico Texto DESCRIPCION Nombre del alumno Apellido del alumno Direccin del alumno Fecha de Nacimiento Sexo del Alumno F= Femenino, M=Masculino Edad del alumno Observacin del Alumno FICHA GENERAL Tamao campo 20 Tamao campo 40 Tamao campo 40 -------------Tamao campo 1 del

del del del

Tamao Entero Tamao del campo 40

Seguir los siguientes pasos: 1. Clic en el botn NUEVO. 2. Seleccione la opcin VISTA DISEO. Se mostrar un cuadro donde se dar el nombre a la nueva tabla. (Estudiantes).

Clic en el botn ACEPTAR. Observe como se ingresan los campos de la tabla.

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Coloque ahora en cada columna: En Nombre del Campo Nombre Tipo de Datos Texto (aparece como tipo de datos por defecto) Descripcin Nombre del alumno

3. En seguida en la ficha general borre el valor que aparece en Tamao del Campo escriba 20 para el mximo nmero de caracteres. 4. Ahora que ya conoce como debe ingresarse cada campo proceda a terminar la tabla, teniendo cuidado de ingresar los datos asignados en la tabla. Al finalizar el diseo de los campos quedar de esta forma:

5. Al finalizar el ingreso de estos campos cliquear sobre el botn VISTA HOJA DE DATOS, donde nos mostrara un cuadro de tal manera que cliquearemos en el botn si para guardar los cambios realizados en la tabla.

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6. Los campos creados para la tabla sern de esta forma:

Ingrese 20 registros a su Tabla

PRACTICA N 2
Crear una Tabla (PROFESORES) en Vista Diseo para ello haga clic en el botn Diseo. CAMPO NOMBRE TIPO DE DATOS DESCRIPCION FICHA GENERAL
Tamao del campo Entero Largo Identificador del Nuevos Valores Profesor Incrementalmente Ttulo Id. Del Profesor Tamao del campo 25 Ttulo Apellido Paterno Apellido Paterno Permitir Longitud Cero SI Tamao del campo 25 Ttulo Apellido Materno Apellido Materno Permitir Longitud Cero SI Tamao del campo 25 Ttulo Nombres << vaco>> Permitir Longitud Cero SI Tamao del Campo 1 Ttulo << vaco>> Regla de Validacin Sexo Escriba F=Femenino o M=Masculino Permitir Longitud Cero SI Formato Fecha de Fecha Mediana Ttulo Nacimiento Fecha de Nacimiento

Idprofesor

Auto numrico

ApePaterno

Texto

ApeMaterno

Texto

Nombres

Texto

Sexo

Texto

FechaNac

Fecha/Hora

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MICROSOFT ACCESS Tamao del Campo 10 Ttulo Estado Civil Bsqueda Mostrar Control Cuadro combinado Tipo de Origen de la Fila Lista de Valores Origen de la Fila Casado; Soltero Tamao del Campo 8 Ttulo de <<vaco>> Permitir Longitud Cero SI

Estado Civil

Texto

Estado Civil

DNI

Texto

Documento Nacional Identidad

Sueldo

Numrico

10

Especialidad

Texto

Tamao del Campo Entero Formato Moneda Sueldo Bsico Lugar Decimales Automtico Ttulo Sueldo Bsico Tamao del Campo 20 Ttulo <<vaco>> Bsqueda Especialidad del Mostrar Control Profesor Cuadro Combinado Tipo de Origen de la Fila Lista de Valores Origen de la Fila Informtica; Electrnica; Contabilidad

Ingresar 20 registros a la tabla Profesores.

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Prctica N3
Crear una BASE DE DATOS con el nombre de (CLUB) A continuacin crear la Tabla 1 con el nombre de INSCRITOS con su clave principal. Ingresar 20 registros

A continuacin crear la tabla con el nombre de ARTCULOS con su clave principal. Ingresar 20 registros.

Ypor ltimo crear la Tabla PEDIDOS, que almacenara todos los pedidos de artculos realizados por las personas inscritas del club. En esta Tabla NO existir Clave Principal. No ingresar datos (solo se tiene que rellenar al momento de hacer un pedido por la tabla de inscritos) para eso se tiene que relacionar las tres tablas.

Ahora debemos preestablecer las relaciones entre nuestras tablas mediante la ventana de Relaciones. Para ello, con todos los objetos de la base datos cerrados, y tan solo con la ventana de Base de Datos.

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Agregar las tablas creadas (INSCRITOS, PEDIDOS y ARTICULOS) y pulse cerrar. Luego de agregar las tres tablas se procede a relacionarlas teniendo en cuenta que entre tabla y tabla debe existir in campo en comn con la otra.

Ahora debemos probar las relaciones que acabamos de hacer. Clic en la tabla de Inscritos.

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Se observa que solamente se muestran los campos de Referencia y Fecha de Pedido de la Tabla de Pedidos.

De igual forma ingrese los datos para cada registro de acuerdo a la siguiente tabla:
N INSCRITOS REFERENCIA FECHA DE PEDIDO

3 4 5

8 9 10

300 900 200 700 200 1000 100 700 300 800 500 600 800 1000 100 200 900 100 300 400 200 1000 500 200 600 700 100

04/07/2010 12/11/2009 23/12/2008 28/03/2009 07/06/2010 02/02/2010 23/06/2009 05/11/2010 25/01/2009 05/10/2010 15/12/2010 01/05/2009 04/06/2009 03/06/2011 19/10/2010 02/02/2011 09/02/2009 13/12/2010 21/10/2009 12/01/2009 03/05/2009 04/06/2009 15/03/2010 04/04/2009 02/06/2009 06/05/2010 29/10/2009

Una vez terminado el ingreso de todos los pedidos hechos por partede los miembros del club, cierre la tabla de inscritos y habr la tabla Pedidos, observe que todos los datos ingresaros antes se encuentran guardados en
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esta tabla organizados por la secuencia de N inscritos. Esta tabla debe aparecer como en la figura.

Para crear un formulario lo podemos realizar de la siguiente manera: 1. Elegir la tabla Inscritos. 2. Cliquear sobre la pestaa CREAR. 3. Clic en el botn Formulario, donde nos mostrar un Formulario con todos los campos de la tabla principal (Inscritos) que maneja a la tabla secundaria (Pedidos).

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PRACTICA N 4
Crear una Base de Datos con el nombre TRABAJADORES. Crear la siguiente tabla con el nombre de EMPLEADOS.

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Validar los campos: 1. Sexo(Masculino o Femenino) 2. Fecha( Fecha corta) 3. Estado Civil (Cuadro combinado, Lista de valores, casado o soltero) 4. Salario(Moneda) 5. rea(Cuadro combinado, Lista de valores, Almacn, Contabilidad, Soporte o Desarrollo) Ingresar 30 Registros a la tabla Empleados. Realizar las siguientes Consultas: Todos los empleados cuyo Apellido comiencen con la letra D Todos los empleados que ganen entre S/.750 y S/. 90 Todos los empleados que sus apellidos Paternos empiecen con P y sean de sexo Masculino. Todo los empleados cuyo cdigo de trabajdor sea mayor o igual a 5 y que trabajen en las reas de Desarrollo o Contabilidad. Todos los empleados sean de estado Civil Casado y trabajen en el rea de Almacen. Todos los empleados de sexo Masculino y que sean Solteros.

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PRACTICA N 5

Para la creacin de Formularios se realiza lo siguiente: 1. Crea la siguiente tabla en vista diseo y gurdela con el nombre ALUMNOS.

2. Ingresar 20 registros de Alumnos. 3. Clic en la Ficha CREAR y la opcin Asistente para Formularios.

4. En la lista desplegable seleccione la Tabla Alumnos

5. Pasar los campos disponibles al lugar de Campos Seleccionados.

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6. Elegir el tipo de distribucin del formulario.

7. Elegir el Titulo que desee dar al formulario.

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8. El resultado ser el siguiente:

9. Con ayuda de los controles se puede seguir introduciendo los datos de los alumnos.
Permite crear un nuevo registro

10. Ingresar 15 registros de los alumnos.

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PRACTICA N 6
Crear una Base de Datos con el nombre EMPRESA. Crear la siguiente Tabla en Vista Diseo con el nombre de Mis clientes. Esta Tabla tendr los siguientes campos:

Tener en cuenta las siguientes restricciones para cada campo: Campo: Doccliente a) Asigne como campo Clave Principal(Primary Key) b) El nmero mximo de caracteres que puede ingresar es de 10. c) La mascar de entrada debe estar dada por el siguiente formato: DNI >00000000 d) El Titulo que mostrar ser Documento. Campo: ApeNom a) Debe ingresar un nmero mximo de caracteres de 50. b) El ttulo a mostrar es de Apellidos y Nombres. c) No puede existir un dato Nulo(es decir no puede dejar vaco el campo) Campo: Diireccion a) Debe ingresar un nmero mximo de caracteres de 60. b) No puede existir un dato Nulo(es decir no puede dejar vaco el campo) Campo: Distrito a) Debe ingresar un nmero mximo de carcter de 40 b) Deber desplegarse un cuadro combinado con la siguiente lista de valores: Cercado, Umacollo, Cerrro Azul, San Francisco, Mariano Melgar. Campo: Telfono a) Debe ingresar un nmero mximo de caracteres de 7. b) Adems solo debe aceptar 7 dgitos (nmeros) Obligatorios y mostrara un guion(-) despus del 3er dgito. Ingresar los siguientes registros a la tabla:

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Estando en la base de Datos, cliquee sobre la ficha CREAR Luego haz clic en el botn Diseo del Formulario

Dicho formulario se presentar de la siguiente forma:

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AGREGAR ETIQUETAS

Hacer en el botn Etiqueta. Luego clic en la seccin Encabezado de Formulario y escriba Nuestro Cliente. Presione enter para finalizar. Usando la barra de formato aplique el formato adecuado.

Agregando un cuadro de texto

Escribir =Fecha() Dentro del cuadro de Texto Crear un Generador

Expresiones(Anticlic dentro de su formulario)

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Escribir(Fecha()) y hacer incorporadas/fechahora/fecha

clic

funciones/funciones

Para ver el resultado, pase a la vista de Formulario (Vista previa)

AGREGANDO IMAGEN DE ADORNO

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Al insertar el control se abrir un cuadro donde nos permite buscar la imagen que deseamos colocarlo.

AGREGANDO CUADROS DE TEXTO PARA MOSTRAR CONTENIDOS 1. Clic en la pestaa CREAR. 2. Clic en el botn 3. Al lado derecho de la pantalla se mostrara la barra de acceso de la tabla y sus campos

4. Arrastrar cada campo de la tabla hacia el formulario de tal manera que quede as:

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5. Para finalizar el Formulario se pulsa clic sobre el botn VER y la opcin Vista del Formulario.

6. La presentacin del Formulario se debe mostrar as:

PRCTICA FINAL CALIFICADA Elabora las siguientes Bases de Datos y presntalos en un cd.
1. Crear una base de datos de una Boleta de Venta 2. Crear una Base de Datos de una Boleta de Notas. 3. Crear una Base de Datos de una Planilla de Sueldo de una empresa, con su respectivo Formulario.

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