Sunteți pe pagina 1din 5

Controlul managerial

A controla inseamna a stabili standardele de performanta folosite pentru a masura progresul spre realizarea obiectivelor. Controlul poate fi definit ca fiind procesul de asigurare a indeplinirii eficiente a obiectivelor intreprinderii. Controlul este functia manageriala de masurare si corectare a performantelor activitatii subordonatilor, pentru ca planurile si obiectivele organizatiei sa fie realizate. 1. De ce este necesar controlul? Daca am trai intr-o lume perfecta, in care toate planurile organizatiei au fost indeplinite, controlul nu ar fi necesar. Dar aceasta este un ideal si nu realitatea. Factorii mediului exterior organizatiei se pot schimba neasteptat si pot influenta performantele planificate. Si factorii interni se pot modifica. Salariatii pot face greseli sau pot sa nu fie motivati sa obtina rezultate, care sa mentina organizatia pe cursul planificat. Pierderea controlului afacerilor, intr-o economie de piata, poate avea ca efect nu numai nerealizarea de profituri, ci se poate solda si cu mari daune. De aceea, controlul este necesar pentru: a anticipa problemele, a ajusta planurile, a initia actiuni corective. Funcia de evaluare-control este ansamblul proceselor prin care performanele firmei snt msurate i comparate cu obiectivele i stndardele stabilite iniial, precum i determinarea cauzelor ce genereaz abaterile de la standarde. Rolul controlului const n posibilitatea cunoaterii situaiei din orice domeniu de activitate i interveniei n vederea prentmpinrii fenomenelor negative. Rolul practic al controlului const n contribuia sa la constatarea i soluionarea problemelor. Fora pozitiv a controlului const n faptul c el genereaz comportamnete favorabile a individului i contribuie la integrarea aciunilor individuale n efortul general. Sarcina principal a controlului nu este de a corecta greelile, dar de a le pre ntmpina. Caracteristicile controlului O componenta importanta n ntelegerea controlului n activitatea manageriala o reprezinta caracteristicile de baza ale controlului. Se impune, astfel, sa retinem ca, n concordanta cu cerintele economiei de piata, controlul este caracterizat de o serie de trasaturi si anume: a) caracterul obiectiv ai controlului; b) caracterul corectivo-constructiv; c) caracterul coordonator; d) orientarea controlului spre analize profunde; e) este orientat strategic si catre rezultate; f) este bazat pe informatii si date; g) este prompt si orientat spre exceptie; h) este inteligibil si flexibil; i) poate genera autocontrolul; j) este impartial si corect. Funciile principale ale controlului sunt: funcia de evaluare a rezultatelor prin intermediul careia alturi de constatare se obine o apreciere a performanei prin msurarea rezultatelor i compararea lor cu standardele (obiectivele) iniiale.

funcia recuperativ determinat de orientarea controlului nu numai spre constatre i apreciere a fenomenelor, dar i spre efectuarea corectrilor necesare pentru nlturarea deficienilor. funcia preventiv se manifest prin nlturarea factorilor ce pot duce la apariia abaterilor de la standart. funcia informativ ofer date asupra modului de realizare a deciziilor adoptate. funcia educativ-stimulativ reese din faptul c controlul poate reaciona ca o form de stimulare pentru ncurajarea eforturilor angajailor i pedeaps a abterilor de la standard.

Etapele procesului de control


Controlul se efectuiaz n trei etape care pot avea mai multe faze: 1. Determinarea nivelurilor de performan sau stabilirea standardelor i normativelor. Standardele sunt nite scopuri cunoscute ce pot fi msurate, i snt stabilite la etapa de planificare. Standardele sunt nite etaloane folosite la compararea altor valori. Standardele au dou caracteristici: snt orientate n timp i au criterii de msurare. Dup natura lor ele sunt fizice i valorice. 2. Compararea rezultatelor obinute cu standardele. Etapa are cteva faze: Determinarea abaterilor admisibile i principiul excepiei, adica sistemul de control se activeaz cnd abaterile snt semnificative. Msurarea propriu zis a rezultatelor. Compararea rezultatelor cu standardele Aprecierea informaiei. 3. Aciunile n urma activitii de control: a. Nu se ntreprinde nimic. Se accept n cazul cnd rezultatele efective corespund standartelor. b. Eliminarea abaterilor. Const n depistarea factorilor care conduc la neatingerea standardelor i nlturarea lor. c. Revizuirea standartelor. n cazul cnd standardele snt ireale nu se nltur barieirle, dar snt revzute standardele.

Tipurile de control:
1.n raport cu coninutul i obiectivele avem: Control tehnic, vizeaz verificarea utilizrii resurselor, a mijloacelor tehnice, a tehnologiilor i calitii lucrrilor efectuate. Control economic se refer la folosirea eficient a mijloacelor fixe i circulante n procesul de producie. Control financiar. El este legat de cel economic i vizeaz gospodrirea raional a fondurilor materiale i bneti, prevenirea i depistarea abaterilor de la disciplina financiar, pstrarea integritii patrimoniului. 2.Dup aria de efectuare avem: Control total. Control parial sau prin sondaj. 3n raport cu momentul efecturii avem: Control preventiv, se realizeaz nainte de a ncepe activitatea preconizat. Sarcina lui const n

analiza pregtirii organizatorice a activitii planificate, adica se verific existena disponibilitii de resurse umane, materiale, financiare i informaionale. Controlul resurselor materiale presupune verificarea materialelor achiziionate dup parametrii de calitate, cantitate, pre, termen de aprovizionare; nivelul de ndestulare cu utilaje, echipament etc. Controlul resurselor umane presupune selectarea, pregtirea, perfecionarea, aprecierea i recompensarea angajailor. Control concomitent( operativ) vizeaz evenimentele ce se desfoar n timpul aciunii. Se axeaz pe operaiile n curs, pentru a verifica dac procesul de lucru se desfoar corect conform planului. Controlul posterior sau final, se efectuiaz dup ncheereaaciunii i se concentreaz pe rezultatele finale. Este legat de aprecierea ndeplinirii de ctre organizaie a planurilor i presupune analiza att a rezultatelor ct i puctelor tari i slabe. 4.n raport cu poziia managerului avem: Control extern este controlul efectuat de ctre manager asupra rezultatelor muncii subalternilor. Controlul extern se bazeaz pe presupunerea c oamenii i ndeplinesc mai bine obligaiile cnd snt controlai de ctre conductor. n urma controlului extern trebuie sa fie efectuat stimularea sau pedeapsa angajailor. Controlul intern sau autocontrolul. Se practic de ctre angajai asupra activitilor proprii. Astfel ei singuri identific problema i caut soluiile necesare. Recurgerea la controlul extern sau autocontrol se fa face n funcie de civa factori: 1. caracterul subalternilor: subalterni cinstii i contiincioi-autocontrol, subalterni iresponsabili, necontiincioi - control extern 2. stil de conducere: autoritar-control extern, democrat - autocontrol 3. microclim n colectiv: favorabil - control intern, nefavorabil - control extern 4. sistem de remunerare: forme de remunerare colective - control intern, forme de remunerare individuale-control extern. 1.5. Metode ale controlului permanent Controlul de grup Grupurile de munca sunt, de asemenea, o sursa de control, prin definirea felului de comportament, care este acceptabil sau inacceptabil. Normele definite pentru grup exercita o puternica influents asupra actiunilor individuale. Anumite intreprinderi pun un mare accent pe controlul de grup. De exemplu, fondatorul IBM, Thomas Watson, a declarat ce trebuiau salariatii sa poarte (costume de culoare inchisa, camasi albe, cravate in dungi), ce sa bea (fara alcool, chiar si in afara serviciului). E valabil si azi, chiar daca lucrurile s-au mai schimbat. Poti bea alcool la masa de pranz, dar, daca o faci, nu mai poti onora comenzile clientilor in acea zi. Politici, proceduri, reguli au fost prezentate la functia de planificare. 1.5.2 Metode ale controlului periodic 1. Sistemul informational managerial (SIM) Sistemul informational managerial este mecanismul destinat sa colecteze, combine, compare, analizeze si sa disemineze date sub forma unor informatii utilizabile. Prin urmare, SIM serveste unui control eficace. 2. Auditul exterior Un management sanatos cere examinarea financiara a intreprinderii in mod regulat de catre o firma de contabilitate independenta. Profesionistii, pregatiti in conformitate cu regulile si principiile general acceptate ale contabilitatii, analizeaza activitatea, rezultatele, starea

economice si financiara a intreprinderii. Astfel, ei ajuta la protejarea drepturilor actionarilor curenti si ale celor viitori. 3. Bugetele sunt planuri ce reflecta viitoarea alocare si folosire a diferitelor resurse, pentru diferite activitati ale firmei, pe o perioada data de timp si sunt monetare, de munca, de materii prime, spatii, ore masina etc. Bugetele exercita controlul prin: - alocarea resurselor pe compartimente; - specificarea modului in care vor fi utilizate; - standarde pentru compararea performantelor. Bugetele ajuta la apararea (pastrarea) resurselor intreprinderii, la promovarea folosirii lor eficiente si asista atingerea obiectivelor intreprinderii. 1.5.3 Metode ale controlului ocazional 1. Rapoarte speciale Atunci cand controalele indica faptul ca activitatea unei intreprinderi solicits o analiza mai aprofundata, raportul special este o alternative. Managerii individuali, echipa de manageri sau o echipa de manageri din diferite departamente pot fi insarcinati sa culeaga informatii ca baza pentru un raport special. Pot fi folosite si firme specializate de consultants in acest scop. 2. Observatii personale Pentru manageri, sunt doua cai esentiale de a stabili ce se intampla intr-o intreprindere: (1) sa se bazeze pe informatii oferite de altii si (2) sa le gaseasca ei insisi. Managerii eficienti apreciaza cunostintele (informatiile) directe, de la sursa, ca fiind esentiale pentru formarea unui mediu care sa promoveze loialitatea salariatilor si a clientilor. In consecinta, petrec o mare parte din timp in afara biroului. 3. Controlul proiectelor In general, se realizeaza prin utilizarea unor tehnici precum graficele Gante sau PERT (Program Evaluation and Review Technique).

Eficienta controlului
Pentru ca un sistem de control sa fie adecvat menirii sale, el trebuie sa raspunda urmatoarelor cerinte: 1. Sa fie oportun si necostisitor Beneficiile obtinute din control trebuie sa fie mai mari decat cheltuielile ocazionate de acesta. Este o legitate generala de la care nu face exceptie nici controlul. 2. Sa fie acceptabil pentru cei carora li se aplica Sistemele de control sunt afectate de ineficienta, daca cei carora li se aplica le resimt ca nedrepte sau inacceptabile. Un control real si eficient este posibil numai daca oamenii care sunt sub incidenta acestuia ll considers necesar si sprijina aplicarea lui. 3. Sa fie adecvat obiectivelor, pozitiei si personalitafii celor controlati Metodele si obiectivele controlului trebuie sa fie corelate cu natura obiectivelor, pozitia ierarhica si personalitatea celor ale caror realizari sunt controlate. Exista astfel diferente intre metodele si gradul de detaliere a controlului exercitat de un director adjunct si cele exercitate de un maistru sau de un sef al serviciului financiar. 4.Sa fie strategic Controlul trebuie sa se concentreze asupra unui numar relativ restrans de activitati strategice (de cea mai mare importanta). Nici o firma (organizatie) nu poate controla toate aspectele activitatilor sale. Deci controlul trebuie sa se concentreze asupra exceptiilor pozitive si negative

ale factorilor critici (de mare importanta) in realizarea obiectivelor cuprinse in planuri. Ceea ce se numeste ,,Conducerea prin exceptii" presupune un control concentrat pe exceptiile (abaterile) semnificative de la performantele planificate. 5.Sa se bazeze pe informatii corecte, folositoare, asigurate la timp si pentru persoanele care au nevoie de ele si le pot utiliza cu maximum de randament 6.Sa fie cat mai simplu posibil (fara a fi simplist) Cu cat va fi mai simplu sistemul de control, cu atat el va fi mai usor de inteles si de aplicat. Contrar aparentelor, insa, la simplitate nu se poate ajunge intotdeauna cu usurinta, ci, dimpotriva, printr-un efort perseverent si sistematic. Exista, in orice caz, o regula generala de precedents: intai simplificati si apoi automatizati - valabila, evident, si in cazul sistemelor de control. 7. Sa fie bazat pe ,,definifii operafionale" sau pe convenfii, care sa conducd la aceleasi concluzii, indiferent de persoana care face evaluarea. In concluzie, controlul este eficient atunci cand reuseste sa faca ceea ce trebuie sa faca: sa previna abaterile, sa diagnosticheze abaterile si sa asigure informatii necesare actiunilor corective si viitoarelor planuri, la un cost mai mic decat efectele pozitive pe care le genereaza.