DOCUMENTELE CONTABILE I SISTEMELE DE CONTABILITATE

1. Documentele contabile - suportul fundamentrii i justificrii datelor contabile Una din condiiile fundamentale pentru inerea unei contabiliti corecte este documentarea operaiunilor, adic efectuarea nregistrrilor n contabilitate numai pe baza unor documente justificative. n acest fel, contabilitatea consemneaz o informaie pe care o putem considera ca fiind obiectiv, prin faptul c este reflectat ntr-un nscris verificabil i care este emis, de cele mai multe ori, de persoane din afara compartimentului contabil, crendu-se astfel i posibilitatea unui control suplimentar. Contabilul constat realitatea perimetrului contabil prin mijlocirea acestor documente, n lumina regulilor proprii, mai mult sau mai puin rigide i uneori contestabile, i dup trecerea prin filtrul judecii sale. Obligativitatea justificrii fiecrei nregistrri contabile cu documente este prevzut n legea contabilitii. Documentaia const n faptul c orice operaie economic sau financiar cu privire la existena i micarea elementelor patrimoniale, pentru a putea fi nregistrat n conturi trebuie consemnat ntrun document care atest nfptuirea ei. 1.1. Definiia, funciile i clasificarea documentelor contabile Documentele contabile sunt acte scrise n care se consemneaz tranzaciile, evenimentele i alte operaii economice, n momentul i de regul la locul efecturii lor, cu scopul de a servi ca dovad a nfptuirii lor i ca suport de nregistrare n contabilitate. Elementele principale pe care trebuie s le conin un document justificativ sunt1: denumirea documentului; numrul documentului i data ntocmirii acestuia; denumirea i sediul unitii care l ntocmete, la care se pot aduga i date privind subunitatea, serviciul, biroul, compartimentul emitent; menionarea prilor care particip la derularea operaiunii pentru care este ntocmit (dac este cazul); coninutul operaiunii i, dac este cazul, temeiul legal al nfptuirii acesteia; datele cantitative i valorice aferente operaiunii efectuate; numele i prenumele, precum i semnturile persoanelor care rspund de efectuarea operaiunii, ale persoanelor cu atribuii de control financiar-preventiv i ale persoanelor n drept s aprobe operaiunile respective, dup caz; coduri pentru prelucrarea automat a datelor; alte elemente menite s asigure consemnarea complet a operaiunilor efectuate. nscrisurile care stau la baza nregistrrilor n contabilitate pot dobndi calitatea de document justificativ numai n cazul n care furnizeaz toate informaiile prevzute n normele legale n vigoare. Personale nsrcinate cu ntocmirea, verificarea, avizarea, contabilizarea documentelor (inclusiv cele care se ocup de contabilitate) trebuie s asigure completarea documentelor cu toate elementele necesare. Altfel, cu ocazia diverselor controale la care este supus ntreprinderea (ndeosebi cele fiscale), exist riscul ca operaiunea s fie considerat fr documente legale; consecina acestui fapt este c operaiunea nu mai este recunoscut. Contabilitatea se caracterizeaz prin fundamentarea i justificarea datelor ei pe baz de acte scrise. Nici o operaie economic nu se poate nregistra n contabilitate unei ntreprinderi fr un act scris. Plecnd de la coninutul i destinaia lor, documentele contabile ndeplinesc urmtoarele funcii: a. Funcia de consemnare - potrivit creia orice operaie economic, efectuat n cadrul ntreprinderii, se consemneaz n documente letric i cifric, cantitativ i valoric. b. Funcia de acte justificative - potrivit creia documentele justific nregistrarea n contabilitate a operaiilor economice consemnate n ele.
1

Conform Normei metodologice din 14/12/2004, de ntocmire i utilizare a registrelor i formularelor comune pe economie privind activitatea financiar si contabil (publicat n M. Of. nr. 23bis din 07/01/2005).

c. Funcia de verificare a activitilor desfurate - potrivit creia documentele asigur urmrirea activitii economico-financiare a ntreprinderii n cele mai mici detalii i efectuarea controlului, privind respectarea disciplinei financiare i fiscale de ctre organele cu atribuiuni n acest sens (organe de control financiar intern, cenzori, inspectori fiscali etc). d. Funcia de asigurare a integritii patrimoniului - potrivit creia documentele angajeaz drepturi, rspunderi i obligaii n sarcina persoanelor care le-au ntocmit, cu privire la micrile de valori produse n averea ntreprinderii. e. Funcia de calculaie - potrivit creia documentele referitoare la cheltuielile de producie stau la baza calculrii costului produselor obinute, lucrrilor executate i serviciilor prestate. f. Funcia juridic - potrivit creia documentele asigur stabilirea drepturilor i obligaiilor bneti ale ntreprinderilor. n cazul unor litigii, lipsuri, fraude etc., documentele contabile stau la baza efecturii eventualelor expertize i cercetri ale organelor judiciare. Documentele contabile se clasific n funcie de mai multe criterii i anume: a. Dup modul de prezentare, documentele contabile pot fi: a1. Formularele tipizate - sunt suporturi de informaii, n care coninutul, forma i formatul sunt prestabilite i imprimate. a2. Formularele netipizate - sunt suporturi de informaii n care coninutul, forma i formatul nu sunt prestabilite i imprimate, iar folosirea lor este la latitudinea oricrei ntreprinderi, aa cum este cazul documentelor cumulative. b. Dup rolul lor n cadrul sistemului informaional, documentele contabile se clasific n: - Documente justificative asigur datele de intrare n sistemul informaional-contabil; - Registre contabile realizeaz nregistrarea i stocarea datelor n structura proprie contului; - Documente contabile de sintez i raportare asigur centralizarea i transmiterea informaiilor ctre utilizatori. c. Dup locul ntocmirii avem: documente interne i documente externe d. Dup destinaie putem avea: documente de dispoziie, documente de execuie, documente combinate i documente contabile; e. Dup momentul ntocmirii se identific: documente primare i documente centralizatoare/secundare; f. Dup regimul de tiprire i folosire: documente cu regim special, documente fr regim special sau cu regim uzual i documente cu reglementri exprese; g. Dup natura sau coninutul operaiilor consemnate, pot fi: documente pentru operaiuni bneti, documente pentru operaiile cu active fixe, documente pentru operaiile cu stocuri i documente pentru inventariere. 1.2. Documentele justificative - noiune, coninut, ntocmire, prelucrare, verificare i arhivare Legea contabilitii nr. 82/1991 republicat definete documentul justificativ astfel: orice operaiune economico-financiar efectuat, se consemneaz n momentul efecturii ei ntr-un document, care st la baza nregistrrilor n contabilitate, dobndind astfel calitatea de document justificativ. Coninutul documentelor justificative variaz n funcie de caracterul operaiilor consemnate. n vederea reflectrii clare i complete a operaiilor economice pentru care se ntocmesc, documentele au anumite elemente obligatorii, dintre care unele sunt comune tuturor categoriilor de documente, iar altele sunt specifice. Documentele justificative se ntocmesc, de regul la locul de munc n cadrul cruia se produce operaia economic. ntocmirea se face pe formulare tipizate sau netipizate, dup caz, iar completarea se face manual sau cu tehnic de calcul. Pentru ntocmirea corect, complet i la timp a documentelor, sunt stabilite reguli de ntocmire i utilizare, aprobate fie prin acte normative, fie prin regulamentele interne de organizare i funcionare a ntreprinderilor. La ntocmirea documentelor justificative nu se admit tersturi sau alte operaiuni de acest gen. Rectificarea greelilor n documente se face prin tierea textului sau sumei greite cu o linie, n aa fel nct s se poat citi ceea ce a fost greit, apoi se scrie alturat textul sau suma corect. Corecia fcut se confirm prin semnturile acelorai persoane, care au semnat iniial documentul.

n documentele de cas i de banc (cecuri, chitane, ordine de plat etc.) nu se admit corecturi. Dac s-au fcut greeli n aceste documente, ele se anuleaz, pstrndu-se n carnetele respective, fr s se detaeze i se ntocmesc apoi alte documente corecte. Prelucrarea documentelor este operaia urmtoare, dup ntocmirea i transmiterea lor la compartimentul de contabilitate i const n sortarea documentelor pe categorii de operaii (cumprri de bunuri, livrri de produse i mrfuri, consumuri de materiale etc), exprimarea n etalon monetar a mrimii naturale, cantitative a operaiilor economice i dac este cazul, centralizarea mai multor documente justificative n documente cumulative pentru operaii din aceeai categorie, n vederea nregistrrii n conturi. Verificarea documentelor are scopul s descopere eventualele erori, aciunile ilegale sau incorecte, asigurndu-se astfel exactitatea i realitatea datelor nregistrate n contabilitate. Arhivarea documentelor trebuie s asigure depozitarea i conservarea acestora n siguran, deoarece servesc la controlul operaiilor economice efectuate. Dup nregistrarea n evidena contabil i rezolvarea complet i definitiv a documentelor, acestea se claseaz (aranjeaz) ntr-o anumit ordine strict determinat pentru a fi uor gsite, n vederea obinerii informaiilor necesare i pentru a fi pstrate n bune condiii. Pstrarea documentelor se realizeaz: pentru anul curent n arhiva curent a fiecrui sector sau compartiment din ntreprindere; pentru anii precedeni n arhiva general a unitii. Termenul de pstrare a documentelor contabile i a celor justificative este de 10 ani, cu ncepere de la data nchiderii exerciiului n cursul cruia au fost ntocmite, cu excepia statelor de salarii i a bilanului contabil care se pstreaz timp de 50 de ani. Reconstituirea documentelor Atunci cnd se constat lipsa sau distrugerea unui document, este necesar s se ntocmeasc un dosar de reconstituire n care s apar toate lucrrile efectuate n legtur cu constatarea i reconstituirea documentului disprut: sesizarea persoanei care a constatat lipsa, procesul verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii documentului, dispoziia conductorului unitii pentru reconstituirea documentului, o copie a documentului reconstituit i alte elemente, n msura n care sunt necesare. Dac documentul disprut a fost emis de o alt unitate, atunci reconstituirea se face de ctre unitatea emitent. Documentele reconstituite vor purta o meniune n acest sens. Nu se pot reconstitui documente de cheltuieli nenominale pierdute, sustrase sau distruse nainte de nregistrarea lor n contabilitate. 1.3. Registrele contabile Regisrele contabile reprezint documente cu ajutorul crora se realizeaz nregistrarea cronologic i sistematic a operaiilor economice i financiare n contabilitate, furnizand informatii privind situaia i micarea patrimoniului. Principalele registre care se folosesc n contabilitate sunt: 1. REGISTRUL-JURNAL este document contabil obligatoriu care servete pentru nregistrarea operaiilor economice i financiare n ordine cronologic, zi de zi, pe msura efecturii lor n timp, reprezentnd memoria contabil a ntreprinderii. 2. REGISTRUL CARTEA-MARE este documentul contabil obligatoriu, n care se nregistreaz, lunar, operaiile contabile nscrise n registrul jurnal, direct sau prin regrupare pe conturi corespondente, stabilindu-se la sfritul lunii situaia fiecrui cont, respectiv soldul iniial, rulajele debitoare i creditoare i soldurile finale. Altfel spus, fiecare operaiune este nregistrat n dou registre distincte: mai nti n ordine cronologic, zi de zi, n registrul jurnal, pentru ca lunar s fie preluat n ordine sistematic, prin intermediul contului care o reflect, n registrul cartea mare, care grupeaz totalitatea conturilor utilizate de ntreprindere. Cartea mare servete la ntocmirea balanei de verificare. 3. REGISTRUL-INVENTAR este document contabil obligatoriu, n care se nregistreaz, pe baza datelor cuprinse n listele de inventariere i procesele verbale de inventariere, toate elementele patrimoniale de activ i pasiv, centralizate pe conturi i grupe de conturi, pn la nivelul posturilor din bilanul contabil.

1.4. Documentele contabile de sintez n vederea utilizrii datelor contabile n procesul decizional privind activitatea ntreprinderii, se impune centralizarea i sintetizarea periodic a acestora, pentru asigurarea informaiilor necesare utilizatorilor. Aceast operaiune se realizeaz cu ajutorul documentelor contabile de sintez, denumite situaii financiare anuale. Potrivit Reglementrilor contabile armonizate cu directivele europene i Standardele Internaionale de Contabilitate, prin intermediul situaiilor financiare anuale, datele nregistrate n sistemul de conturi, sunt centralizate i prezentate sub forma indicatorilor economico-financiari de sintez, care trebuie s ofere o imagine fidel a poziiei financiare, performanei, modificrilor capitalului propriu i fluxurilor de trezorerie ale ntreprinderii pentru exerciiul financiar respectiv. Pentru realizarea acestor obiective, situaiile financiare anuale trebuie s cuprind: bilanul; contul de profit i pierdere; situaia modificrilor capitalului propriu; situaia fluxurilor de trezorerie; politici contabile i note explicative. Politicile contabile i notele explicative sunt concretizate ntr-o serie de formulare, prin care se prezint ansamblul de principii, convenii, reguli i practici utilizate la ntocmirea i prezentarea situaiilor financiare anuale, precum i informaii suplimentare, relevante, referitoare la anumite elemente semnificative din bilanul contabil i contul de profit i pierdere. 2. Sistemele de organizare a nregistrrilor n contabilitate Sistemul de nregistrare contabil reprezint modul de organizare i de prelucrare a datelor n scopul obinerii informaiilor, n expresie valoric, privind starea i micarea elementelor patrimoniale. Concret, formele de nregistrare n contabilitate reprezint un sistem de registre, formulare i documente, corelate ntre ele, care servesc la nregistrarea cronologic i sistematic, dup anumite reguli, a operaiilor economice i financiare care au loc ntr-o ntreprindere pe parcursul exerciiului financiar. n evoluia contabilitii, att sub aspectul realizrii practice, ct i sub aspect teoretic, s-au conturat dou sisteme de organizare a nregistrrilor contabile, respectiv: 1. SISTEMUL CLASIC - sistem simplu, nu implic divizarea muncii contabile, este utilizat n ntreprinderile mici; 2. SISTEMUL CENTRALIZATOR - este un sistem evoluat, utilizat de ntreprinderile cu activitate complex, care genereaz numeroase operaiuni economico-financiare, fapt care impune diviziunea muncii n activitatea contabil. n cadrul aceluiai sistem, principalele forme de nregistrare n contabilitate a operaiunilor economice i financiare, n cazul ntreprinderilor care conduc contabilitatea n partid dubl sunt: a. Forma de nregistrare contabil pe jurnale - se bazeaz pe un sistem de jurnale i crimari, care s satisfac cerinele diviziunii muncii contabile, n condiiile creterii i repetabilitii volumului de operaii. b. Forma de nregistrare contabil maestru-ah sau pe conturi corespondente - se caracterizeaz prin dezvoltarea pe conturi corespondente att a rulajelor debitoare, ct i a celor creditoare ale conturilor sintetice. c. Forma de nregistrare contabil informatic sau automatizat- reprezint adaptarea diferitelor forme de nregistrare contabil i conducerea acestora, utiliznd tehnica electronic de calcul.