Sunteți pe pagina 1din 4

Specificaiile postului pentru Operator Back Office American Experience

I. Identificarea postului/funciei 1. 2. 3. 4. Titlul postului: Operator Back Office Serviciul/biroul: - Bucureti Alte denumiri ale postului: Titlul efului direct: Manager Birou Bucureti

Integrare n structura organizaiei Relaii de: Subordonare: Manager Birou Bucureti Coordonare: Marketing, Director operaional Colaborare: Colegii din front office, colaboratori din teritoriu nlocuiete pe: nu este cazul Este nlocuit de: manager birou III. Responsabiliti: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Procesarea aplicaiilor de Work & Travel Procesarea aplicaiilor de AuPair Procesarea aplicaiilor de H2B Procesarea aplicaiilor de Highschool Exchange Comunicare i furnizare de date personalului din front office Efectuarea documentelor de raportare pentru uz intern, pentru ambasada sau parteneri

III.a. Sarcini i activiti Procesarea aplicaiilor pentru toate serviciile oferite de American Experience (Work and Travel, Au Pair, H2B, Highschool Experience, Carieer Training). Primete i centralizeaz aplicaiile de la Biroul de vnzri Preia i centralizeaz dosarele de la colaboratorii din ar Verific dosarele Introduce dosarele n baza de date Centralizeaz Job-urile disponibile pentru programul H2B i Work and Travel Primete confirmarea plii taxei de nscriere a clientului Verific confirmarea plii nregistreaz confirmarea n baza de date

Urmrete efectuarea plilor ulterioare din taxa de nscriere in cazul n care se pltete n trane Verific actele din dosarul de aplicare pentru ca acesta s fie complet Trimite dosarele companiei partenere Monitorizeaz primirea rspunsului i a actelor de la compania partener (Acceptare, Contracte de munc, Formulare DS) Monitorizeaz semnarea actelor oficiale Monitorizeaz efectuarea programrilor pentru interviuri la ambasada Contacteaz ambasada pentru programri Programeaz clienii Efectueaz modificri Monitorizeaz numrul clienilor care s-au prezentat la interviu Reprogrameaz clienii neprezentai sau refuzai Monitorizeaz completarea integrala a dosarelor cu toate actele necesare operaiilor de uz intern nainte de plecarea clienilor Verific termenele fiecrei persoane (n baza de date) Avertizeaz pe mail despre expirarea contractelor fiecrei persoane Raporteaz managerului de birou situaia celor ntori n ar la termenul stabilit Comunicare i furnizare de date personalului din front office Extrage rapoarte sptmnale privind situaia aplicaiei clienilor Ofer colegilor din front office informaii cu privire la dosare incomplete, neefectuarea de pli, situaii excepionale pentru ca acetia s le poat comunica clienilor Ofer colegilor din front office situaia actualizat la zi a job-urilor existente n ofert Furnizeaz datele ce privesc rezervrile la ambasada Furnizeaz toate actele oficiale pentru a fi semnate i ataate la dosar Menine relaiile cu colaboratorii din SUA Centralizeaz lista joburilor pe regiune Trimite dosarele spre aprobare partenerului din SUA Comunic i mediaz rezolvarea cazurilor cu probleme (modificri, refuz iniial la viz, ntrzierea dup perioada contractului iniial) Efectuarea raportrilor pentru uz intern, pentru ambasada sau parteneri Extrage rapoarte periodice cu privire la situaia aplicaiilor Extrage rapoarte cu privire la situaia clienilor plecai i ntori

Redacteaz rapoartele solicitate de office manager

IV. Contextul muncii Periodizare ciclic a muncii, cu vrfuri (de cretere) n anumite luni (iarna i primvara) i perioade de rela (toamna i vara) Norm ntreag: 40-44 ore de lucru pe sptmn Program de lucru: zilnic 10 18, prin rotaie smbta: 10-14 Pauz de mas: or, mas cald asigurat Munc preponderent de birou: deplasri ocazionale Munc individual i n echip Logistic: Birou personal, calculator, telefon fix, telefon mobil, acces la imprimant V. Exigenele postului Cunotine: Cunotine temeinice de limba englez Cunotine de operare PC Cunotine de operare cu baze de date Educaie: liceniat Experien: experien de munc Aptitudini i Deprinderi de: a organiza eficient activitatea a putea urmri i controla eficient mai multe probleme simultan a reaciona cu promptitudine a se adapta rapid la noi situaii a rezista la efort susinut a fi mereu amabil, calm a selecta rapid i eficient informaiile Caliti personale necesare pentru postul/funcia descris: Persoan care s inspire ncredere Responsabil

Atent la detalii S fie capabil s controleze situaia Adaptabilitate Flexibilitate Spirit de echip Capacitate de sintez Reacie rapid la solicitri diverse

VII. Salariul i condiiile de promovare: Remuneraie fix conform politicii firmei Dup minim doi ani de experien se poate promova ntr-o funcie de Office management