Optimizarea costurilor logistice. Alternative.

In general, pentru o firma de import si distributie, in totalul costurilor efective, ponderea cea mai mare revine
cheltuielilor aferente activitatilor de natura logistica. Prin urmare, eforturile de eficientizare a activitatii sunt
canalizate in primul rand catre rentabilizarea operatiunilor logistice.

O prima optiune este reprezentata de outsourcing-ul acestor operatiuni, in cazul in care exista un operator logistic
capabil sa ofere servicii de calitate cel putin similara cu cea deja existenta la un pret competitiv.

In lipsa unui astfel de operator, se poate opta pentru dezvoltarea parcului logistic in vederea oferirii de servicii
specializate catre exterior. Astfel, este uzuala separarea activitatilor logistice intr-o companie de sine statatoare, care
ofera servicii logistice atat pentru activitatile firmei de distributie, cat si pentru alte companii similare. Practic, se
creeaza operatorul logistic necesar profilului de distributie existent.

Cea de-a treia varianta este optimizarea utilizarii parcului logistic existent, cu ajustarile de rigoare. In principal, este
vorba de reorganizarea depozitelor (marfa si personal), administrarea eficienta a parcului auto, fluidizarea procesului
de aprovizionare si redistributie marfa intre depozite, crearea unor proceduri eficiente de lucru in vederea organizarii
preluarii comenzilor de clienti si a urmaririi stadiului livrarilor acestora. Practic, pentru a eficientiza costurile
logistice, este necesara o operatiune complexa la nivelul intregii companii.

Acesta operatiune implica in mare masura existenta unui sistem informatic capabil sa automatizeze fluxurile de
lucru si sa urmareasca granular costurile operationale. In ceea ce priveste urmarirea costurilor, un modul avansat de
controlling, integrat cu modulele financiar contabile si operationale reprezinta instrumentul de lucru si analiza strict
necesar in vederea atingerii obiectivului stabilit mai sus. Acest modul trebuie dublat in cazul de fata de un modul de
administrare a parcului auto si de un sistem de Warehouse Management (WMS).

Ce inseamna o economie de un minut si jumatate per comanda la 2000 de comenzi pe zi?

Un depozit de dimensiuni medii (3.000 – 5.000 mp), care este operational 24/7, poate avea pe schimb 20-30 de
operatori. La un numar zilnic mediu de 2.000 de comenzi, o economie de 1.5 minute la pregatirea unei singure
comenzi asigura un beneficiu de 1000 min/om/schimb = 16.66 ore/om/schimb = 2 operatori/schimb. Asta inseamna
la 20 oameni/schimb o economie de 10 % a costurilor de pregatire a comenzilor. Pe langa acest lucru, se reduce
costul de management aferent administrarii de personal, creste calitatea livrarilor (prin eliminarea erorilor umane),
deci, implicit, creste gradul de satisfactie al clientilor.

Pasi catre automatizarea depozitelor

In domeniul automatizarii depozitelor, cazul ideal este acela al “depozitelor digitale”, complet automatizate. Pentru
realizarea acestui tip de depozit, este necesara o investitie initiala substantiala in soft si echipamente. In cazul in care
compania nu este pregatita pentru un astel de cost, exista calea demijloc a implementarii unui sistem de WM
(Warehouse Management) capabil sa aduca reduceri semnificative de costuri.

Un prim pas poate fi facut prin alegerea unei variante “paper based” – pe baza de tiparire de note de colectare si
depozitare. Acest tip de sistem organizeaza depozitarea automata a marfii in depozit, regasirea eficienta a acesteia in
momentul pregatirii unei comenzi si poate aduce beneficii importante, in conditiile unei investitii minime. Minusul
consta in lipsa de control a corectitudinii colectarii, punctul de control fiind in zona de livrare, unde se verifica
diferentele dintre comanda si marfa colectata. Practic, daca un produs se afla in mai multe celule, iar sistemul indica
una dintre ele in vederea colectarii, nu se poate verifica in timp real daca, din comoditate, nu a fost folosita o alta
celula.

Dupa realizarea acestui prim pas in organizarea depozitului si dupa evaluarea beneficiilor curente si a potentialului
progres, se poate trece la implementarea unui sistem mobil integrat, care sa aiba si functionalitati extinse de control
asupra calitatii operatiunilor prestate. Gradul de automatizare poate fi crescut in timp, pe masura maturizarii
proceselor logistice si a disponibilizarii resurselor investitionale.

Avantajele colaterale ale unui sistem de Warehouse Mangement

Avand in vedere faptul ca in general gradul de rotatie a fortei de munca aferente operarii unui depozit este ridicat, un
sistem eficient de WM poate reduce major timpul de integrare a personalului nou angajat si creeaza o reducere a
impactului rotatiei de personal asupra proceselor logistice, deci genereaza reduceri de costuri. Nu mai este necesara
cunoasterea in detaliu a produselor pentru a putea pregati o comanda, deoarece sistemul va indica sursa produselor si
va verifica pe baza codurilor de bare corectitudinea colectarii. Deci un nou angajat poate deveni operational chiar
din prima ora de lucru.

Costurile logistice si procesul de aprovizionare

O reducere de costuri logistice poate proveni si dintr-un proces de aprovizionare acurat. O supraincarcare cu marfa
genereaza costuri suplimentare de depozitare si manipulare, iar o lipsa de stoc genereaza livrarea de comenzi
incomplete, deci o diminuare a eficientei livrarilor.

Managementul Parcului Auto

Managementul parcului auto are doua componente: administrarea costurilor de operare a flotei si eficientizarea
utilizarii acesteia. Prima parte se divide la randul ei intr-o sectiune de analiza si previzune a costurilor si a
activitatilor desfasurate si intr-o sectiune proactiva de atentionare asupra activitatilor planificate sau recurente.
Informatiile utlizate sunt specializate, specifice unui administrator de flota auto: accidente, revizii, consumuri,
amenzi, foi de parcurs etc. A doua componenta implica integrarea cu alte module ca surse de date: comenzi clienti,
caracteristici articole, soferi, rute de livrare, divizii etc. Integrarea implica evident un proces desfasurat de catre mai
multe departamente, cu reguli si responsabilitati clare. O buna implementare a unei astfel de integrari tine atat de
calitatea sistemului informatic, cat si de maturitatea organizatiei.