Rubn Gmez Snchez S.

Director Proyecto PER 2040

TALLER DE DIRECCIN DE PROYECTOS, PROYECTO PER 2040-MOQUEGUA

Ing. Rubn Gmez Snchez S. (Director Proyecto PER 2040) Lima, 27 de diciembre del 2010

Agenda
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Introduccin 2. Objetivo 3. Base conceptual 4. Gestin de riesgos 5. Lista de chequeo 6. Reflexin final
1.

Rubn Gmez Snchez S. Director Proyecto PER 2040

TALLE R DE DIR E CCIN DE PR OYE CTOS, PR OYE CTO PE R 2040-MOQUE GUA

Ing. R ubn Gmez Snchez S. (Director Proyecto PE R 2040) Lima, 27 de diciembre del 2010

Rubn Gmez Snchez S. Director Proyecto PER 2040

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Introduccin
TALLER DE DIRECCIN DE PROYECTOS, Proyecto PER 2040Moquegua
Rubn Gmez Snchez S. Director Proyecto PER 2040

Introduccin-Direccin de Proyectos
La direccin de proyectos, establece las pautas bsicas para concretar el logro de los objetivos de calidad de cada uno de los proyectos identificados, como resultados de la aplicacin del planeamiento estratgico. Esta herramienta metodolgica es un conjunto de buenas prcticas que ayudaran a incrementar las probabilidades de xito, en consecuencia permitir minimizar los riesgos que se presentaran en el proyecto. Todos los proyectos cumplen con las siguientes grupos de procesos:

Iniciacin Planificacin

Ejecucin
Seguimiento y control Cierre
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Definicin de proyecto
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Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico. IDEA

PROYECTO

PRODUCTO

Definicin tomada de la Snchez Gua del edicin 2008 Rubn Gmez S.PMBOK, Director Proyecto PER 2040

Modelo Proyecto PER 2040

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Prospectiva Estratgica
Planeamiento Estratgico Desarrollo Independiente

Visin Prospectiva Per 2040

Rubn Gmez Snchez S. Director Proyecto PER 2040 Metodologa Direccin de Proyectos

Crculo de Deming
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PLANIFICAR
Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo a los requisitos del cliente y las exigencias de la Organizacin.

HACER
Implementar los procesos segn lo planificado. Define qu se va a hacer y cmo hacerlo

P H A V

VERIFICAR
Medicin y seguimiento de los procesos, comparando con lo planificado, con los objetivos y requisitos del producto. Los resultados se deben registrar e informar.

ACTUAR
Tomar acciones segn los resultados de la verificacin, para mejorar los procesos.

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Objetivo
TALLER DE DIRECCIN DE PROYECTOS, Proyecto PER 2040Moquegua
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Objetivo
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Los proyectos que permitirn pasar de la situacin actual al escenario apuesta, debern ser administrados bajo la aplicacin de las lneas base: Alcance, Tiempo, Costo, y Calidad, y bajo la vigilancia del riesgo. El modelo bajo el cual se aplicara lo explicado se sustenta en las Buenas Prcticas de la Direccin de Proyectos (PMBOK 2008), documento desarrollado por el PMI (Project Management Institute) y adoptado como un estndar americano ANSI. La presente conferencia explicara de manera sucinta los detalles mas importantes que debern ser tomados en cuenta.
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Objetivo
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Los cuidados que se deben tomar en cuenta no solo radican en la identificacin de los proyectos, se requieren ser muy cuidadosos en la direccin de stos, la premisa es lograr el xito y con esto alcanzar el objetivo y meta planteada. El logro de tales retos permitir alcanzar el escenario apuesta.

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Base conceptual
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12 Rubn Gmez Snchez S. Director Proyecto PER 2040

Un proyecto exitoso, no es aquel que no tuvo problemas, es aquel en el cual los problemas fueron identificados y solucionados oportunamente

Rubn Gmez Snchez S. Director Proyecto PER 2040

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Estndar ANSI para la direccin de proyectos

El estndar ANSI, Gua de los Fundamentos para la

Direccin de proyectos, es un
documento que establece las buenas prcticas; por lo que,

su uso representa un aporte

de valor al logro de los proyectos exitosos.

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Justificacin del Proyecto PERU 2040

El Per en el ao 2040 estar caracterizado por ser una sociedad viviendo en bienestar. Todo peruano debe sentirse responsable de su destino, convirtindose as en el motor del desarrollo del Per.

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Calidad de vida

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Tiempo

Modelo conceptual
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El desarrollo de la propuesta se hace segn el modelo conceptual para lograr proyectos exitosos. Se recomienda a todos los miembros de los equipos de trabajo del Proyecto PERU 2040-Moquegua, iniciar el estudio de cada uno de las lneas base y la gestin de riesgos.

NECESIDADES, PROBLEMAS QUE DAN ORIGEN A LOS PROYECTOS

Objetivo de calidad del proyecto

Alcance
GESTION DE RIESGOS

+
Tiempo

+
Costo

PROYECTOS DE INGENIERIA EXITOSOS

+
Calidad

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reas de conocimiento aplicables

Gestin de Alcance, Procesos requeridos para identificar todo el trabajo requerido y slo el trabajo requerido para obtener los entregables del proyecto y cumplir los objetivos. Gestin de Tiempo, Procesos requeridos para asegurar que el proyecto es finalizado a tiempo. Gestin de Costos, Procesos requeridos para asegurar que el proyecto es finalizado dentro de un presupuesto aprobado. Gestin de Calidad, Procesos requeridos para asegurar que el proyecto cumple los requerimientos y necesidades por los cuales fue emprendido. Gestin de Riesgos, Procesos requeridos para identificar, analizar y responder efectivamente a los riesgos del proyecto.
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NECESIDADES, PROBLEMAS QUE DAN ORIGEN A LOS PROYECTOS

+ + +

+
GESTION DE RIESGOS

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Es el servicio que brindar el producto del proyecto, una vez que es entregado al cliente. El proyecto debe completar lo que es parte de este, no se debe hacer lo que no es parte. El proyecto debe ejecutarse en el plazo previsto. El proyecto debe completar su alcance dentro del presupuesto aprobado.

GESTION DE RIESGOS
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El proyecto debe cumplir con el objetivo de calidad esperado.

La ejecucin del proyecto significa haber Rubn Gmez Snchez S. Directoractuado Proyecto PER 2040 sobre las causas de riesgos.

Secuencia de aplicacin de FE
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Secuencia de aplicacin

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Tiempo

Factores de xito
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Rubn Gmez Snchez S. Director Proyecto PER 2040

La Gestin del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para asegurarse que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y slo el trabajo requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente. La gestin del alcance del proyecto se relaciona principalmente con la definicin y el control de lo que est y no est incluido en el proyecto. La Gestin del Tiempo del Proyecto incluye los procesos necesarios para lograr la conclusin del proyecto a tiempo. La Gestin de los Costos del Proyecto incluye los procesos involucrados en la planificacin, estimacin, preparacin del presupuesto y control de costos de forma que el proyecto se pueda completar dentro del presupuesto aprobado. Los procesos de Gestin de la Calidad del Proyecto incluyen todas las actividades de la organizacin ejecutante que determinan las polticas, los objetivos y las responsabilidades relativos a la calidad de modo que el proyecto satisfaga las necesidades por las cuales se emprendi. Los objetivos de la Gestin de los Riesgos del Proyecto son aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos adversos para el proyecto.
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PROYECTO Un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico.

Factores de xito
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Factor de xito: ALCANCE

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Alcance, significa definir lo que es parte y no es parte del proyecto. Para concretar esta actividades es necesario construir el WBS o EDT, mediante esta herramienta, se convierte el alcance del proyecto en una lista de entregables. Por lo tanto, el alcance del proyecto se hace medible.
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Factor de xito: ALCANCE

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Alcance del producto, Las caractersticas y funciones que definen un producto, servicio o resultado. Alcance del proyecto, El trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o resultado con las caractersticas y funciones especificadas.
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Factores de xitos: ALCANCE

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Equipo Director del Proyecto

Plan Director del Proyecto

Plan de Arranque Proyecto PERU 2040

Arranque del Proyecto a Nivel Nacional

Plan de Mejora de Competencias Equipo Proyecto PERU 2040

Prospectiva Estratgica PERU 2040

Planeamiento Estratgico PERU 2040

Ejecucin Proyecto para Alcanzar Visin PERU 2040 Describe todas las acciones de ejecucin de cada una de las herramientas metodolgicas que forman parte del modelo del Proyecto PERU 2040. En esta fase se considera los informes del proyecto, tambin estn consideradas la realizacin de las encuestas de percepcin sobre el desarrollo del proyecto.

Monitoreo Control Proyecto

y del

Define todo lo necesario para poder estructurar al equipo, definir las restricciones, los roles y funciones de cada miembro a nivel de personas y comisiones temticas nacionales y regionales.

Detalla todo lo relacionado con el planeamiento del Plan Director del Proyecto, los medios de comunicaciones, la necesidad de los libros del proyectos, la necesidad de mejora de competencias

Rubn

Establece todo el Detalla la Prev los detalles Describe todas diseo y programacin de del plan de las fases, planeamiento las tareas mejora de paquetes de bajo el cual se concretas de competencias de trabajo que concretara el arranque a nivel todos los forman parte del arranque del nacional, regional miembros de los desarrollo de esta Proyecto PERU e internacional. diversos equipos. herramienta del 2040. Este Mediante este Se considera la Proyecto PERU arranque es a desarrollo se mejora de los 2040. Los nivel nacional, podr asegurar la propios equipos entregables regional e sostenibilidad del de direccin del finales de esta internacional. proyecto. Proyecto PERU fase sern las Segn los 2040, adems de variables y la recientes los diversos visin del Per al acuerdos se dar miembros a nivel 2040. el arranque piloto regional e en tres lugares internacional. diferentes Snchez del Gmez S. Director Proyecto PER 2040 pas.

Describe todas las fases, paquetes de trabajo que forman parte del desarrollo de esta herramienta del Proyecto PERU 2040. Los entregables finales de esta fase sern las iniciativas (proyectos) mediante los cuales se deber alcanzar los objetivos y metas planteadas.

Considera todo el detalle de las acciones y tareas de seguimiento y control de la ejecucin de las tareas del Proyecto. Los informes sobre el monitoreo y control del proyecto consideran el desarrollo del proyecto a nivel nacional, regional e internacional

Reglas para crear la EDT

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La EDT consiste en mostrar sucesivas subdivisiones del trabajo en un grafico similar al usado para organigramas convencionales. Esta representacin del proyecto hace posible mostrar las relaciones de las tareas a todos los niveles. Por ejemplo, el proyecto total es representado por un solo bloque en la parte superior del grafico. El proyecto es subdivididos en divisiones lgicas determinadas por l por el alcance del proyecto, el plan de ejecucin, y los requerimientos contables para codificar los costos. Estas subdivisiones son a su vez, divididas en agrupaciones lgicas siguiendo el mismo razonamiento.

Rubn Gmez Snchez S. Director Proyecto PER 2040

27

Reglas para crear la EDT

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Es creada con la ayuda del equipo del proyecto.

El primer nivel ya esta creado antes de descomponer el

proyecto. Cada nivel de la EDT es un segmento mas detallado del nivel de arriba. La totalidad del proyecto esta incluido en cada uno de los niveles superiores. Eventualmente algunos niveles se pueden descomponer en mas segmentos que otros. Siempre se crea para definir los entregables del proyectos Los trabajos que no estn en la EDT no pertenecen al proyecto. UnaRubn EDT puede convertirse enPER una2040 plantilla para proyectos Gmez Snchez S. Director Proyecto 28 futuros

Reglas para crear la EDT

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Descomponga

el proyecto en paquetes de trabajo o

actividades que: Sean realistas y confiablemente estimadas No se pueden seguir sub-dividiendo lgicamente Pueden ser completadas rpidamente Tengan un significado y sean entregables Pueden ser completadas sin interrupcin

Rubn Gmez Snchez S. Director Proyecto PER 2040

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Alcance
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1.

2.

La herramienta con la cual se har la definicin del Factores de xitos: ALCANCE alcance es el software WBS CHART PRO, ingresar al link: http://www.criticaltools.com /wbsmain.htm Es critico construir la EDT en la forma mas cercana a la realidad, es claro que a medida del avance se podrn hacer las Rubn Gmez Snchez S. Director Proyecto PER 2040 revisiones
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Equipo Director del Proyecto Plan Director del Proyecto Plan de Arranque Proyecto PERU 2040 Arranque del Proyecto a Nivel Nacional Plan de Mejora de Competencias Equipo Proyecto PERU 2040 Prospectiva Estratgica PERU 2040 Planeamiento Estratgico PERU 2040 Define todo lo necesario para poder estructurar al equipo, definir las restricciones, los roles y funciones de cada miembro a nivel de personas y comisiones temticas nacionales y regionales. Detalla todo lo relacionado con el planeamiento del Plan Director del Proyecto, los medios de comunicaciones, la necesidad de los libros del proyectos, la necesidad de mejora de competencias

Ejecucin Proyecto para Alcanzar Visin PERU 2040 Describe todas las acciones de ejecucin de cada una de las herramientas metodolgicas que forman parte del modelo del Proyecto PERU 2040. En esta fase se considera los informes del proyecto, tambin estn consideradas la realizacin de las encuestas de percepcin sobre el desarrollo del proyecto.

Monitoreo Control Proyecto

y del

Rubn

Establece todo el Detalla la Prev los detalles Describe todas diseo y programacin de del plan de las fases, planeamiento las tareas mejora de paquetes de bajo el cual se concretas de competencias de trabajo que concretara el arranque a nivel todos los forman parte del arranque del nacional, regional miembros de los desarrollo de esta Proyecto PERU e internacional. diversos equipos. herramienta del 2040. Este Mediante este Se considera la Proyecto PERU arranque es a desarrollo se mejora de los 2040. Los nivel nacional, podr asegurar la propios equipos entregables regional e sostenibilidad del de direccin del finales de esta internacional. proyecto. Proyecto PERU fase sern las Segn los 2040, adems de variables y la recientes los diversos visin del Per al acuerdos se dar miembros a nivel 2040. el arranque piloto regional e en tres lugares internacional. diferentes Snchez del Gmez S. Director Proyecto PER 2040 pas.

Describe todas las fases, paquetes de trabajo que forman parte del desarrollo de esta herramienta del Proyecto PERU 2040. Los entregables finales de esta fase sern las iniciativas (proyectos) mediante los cuales se deber alcanzar los objetivos y metas planteadas.

Considera todo el detalle de las acciones y tareas de seguimiento y control de la ejecucin de las tareas del Proyecto. Los informes sobre el monitoreo y control del proyecto consideran el desarrollo del proyecto a nivel nacional, regional e internacional

Factores de xito
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Rubn Gmez Snchez S. Director Proyecto PER 2040

Factores de xitos: TIEMPO

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Tiempo, una vez definido el alcance del proyecto, y habiendo sido validado, se requiere desarrollar el cronograma de actividades del proyecto; es fundamental identificar los recursos requeridos para el desarrollo de cada uno de los entregables que forman parte del alcance del proyecto.
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Cronograma Piloto Moquegua 2040

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Factores de xito
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Rubn Gmez Snchez S. Director Proyecto PER 2040

Factores de xitos: COSTO

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Costo, este factor significa el desarrollo del presupuesto bajo el cual se deber ejecutar el proyecto PERU 2040. Este factor de xito significa elaborar la curva S aplicable al proyecto.

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Factores de xito
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Rubn Gmez Snchez S. Director Proyecto PER 2040

Factores de xitos: CALIDAD

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Calidad, para fines de este factor de xito es necesario definir el objetivo de calidad del proyecto, identificar los estndares aplicables y desarrollar el plan de gestin de calidad.

Objetivo de calidad Proyecto PE R U 2040

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E l Proyecto PE R 2040 busca concretar la visin de futuro del P er al 2040. P ara lograr este objetivo se ha conceptuado un modelo nico, el cual ser desarrollado en los talleres de arranque del Piloto Moquegua 2040. T al cual se vienen desarrollando esfuerzos de este tipo en el mundo el Proyecto PE R U 2040 toma como centro de operaciones el Ser Humano . La visin orientadora es: E lP er 2040 estar caracterizado por ser una sociedad viviendo en bienestar. T odo P eruano debe sentirse responsable de su destino, convirtindose as en el motor del desarrollo del P er.

Rubn Gmez Snchez S. Director Proyecto PER 2040

Rubn Gmez Snchez S. Director Proyecto PER 2040

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Objetivo de calidad Proyecto PERU 2040

El Proyecto PER 2040 busca concretar la visin de futuro del Per al 2040. Para lograr este objetivo se ha conceptuado un modelo nico, el cual ser desarrollado en los talleres de arranque del Piloto Moquegua 2040. Tal cual se vienen desarrollando esfuerzos de este tipo en el mundo el Proyecto PERU 2040 toma como centro de operaciones el Ser Humano. La visin orientadora es: El Per 2040 estar caracterizado por ser una sociedad viviendo en bienestar. Todo Peruano debe sentirse responsable de su destino, convirtindose as en el motor del desarrollo del Per.
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Calidad de vida
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Rubn Gmez Snchez S. Director Proyecto PER 2040

Aplicacin de la calidad al proyecto

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Calidad del producto

El producto cumple con los requisitos de los usuarios? El producto cumple los requisitos de usabilidad? El producto cumple con los requisitos legales?

Calidad del proyecto El proyecto termina dentro de lo planificado en costo y recursos? Se ha realizado la menor cantidad de re trabajos? Los procesos llevados a cabo son eficientes y eficaces?

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Gestin de riesgos
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Gestin de riesgos proyectos

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GESTION DE RIESGOS

LUPA
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Riesgos en los proyectos

Es un evento o condicin incierta que, si se produce, tiene un efecto positivo o negativo en los objetivos de un proyecto. Si se produce el riesgo puede tener efecto positivo o negativo sobre al menos un objetivo del proyecto, como tiempo, costo, alcance o calidad. Un riesgo puede tener una o ms causas y, si se produce, puede generar uno o ms

efectos.
43 Rubn Gmez Snchez S. Director Proyecto PER 2040

Riesgos en los proyectos

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Causas, situaciones con incertidumbre, y que de no actuar sobre ellas generaran riesgos lamentables al proyecto, con los consecuentes efectos. Ejemplos: 1. Llegada del equipo de trabajo al lugar de levantamiento de la informacin. 2. Problemas con el monitoreo de los aspectos ambientales significativos.

Rubn Gmez Snchez S. Director Proyecto PER 2040

Riesgos en los proyectos

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La administracin inadecuada o inexistente de los riesgo generara situaciones fuera de control en el proyecto, al no tener informacin sobre la real de la situacin, y menos aun no se tendr la posibilidad de plantear alternativas de soluciones preventivas. Solo se comprobaran los impactos.
Rubn Gmez Snchez S. Director Proyecto PER 2040

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Riesgos en los proyectos, Probabilidad

Rubn Gmez Snchez S. Director Proyecto PER 2040

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Riesgos en los proyectos, Impactos

Rubn Gmez Snchez S. Director Proyecto PER 2040

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Estrategia para administrar el riesgo

Evitar, tratando de eliminar la incertidumbre Mitigar el riesgo reducindolo a un nivel aceptable. Transferir tercero. el riesgo, a un

Aceptar el riesgo, reconociendo la existencia de riesgos residuales.

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Plan de respuesta al riesgo

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Rubn Gmez Snchez S. Director Proyecto PER 2040

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Lista de chequeo
TALLER DE DIRECCIN DE PROYECTOS, Proyecto PER 2040Moquegua
Rubn Gmez Snchez S. Director Proyecto PER 2040

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4 FACTORES DE XITO, Lista de chequeo

QUE SE DEBE HACER OBJETIVO DE CALIDAD FECHAS INICIAL FINAL RESPONSABLE R1 R2 C RESULTADO NC C

N 1.0

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5

Esta plenamente identificado el problema, que dio origen al proyecto. El diagnostico es consistente? La participacin para la identificacin del proyecto fue consistente y amplia, est documentada? El objetivo de calidad del proyecto, es una respuesta consistente al problema? El objetivo de calidad, tiene evidencia objetiva de haber sido validado? El objetivo de calidad tiene mtricas para su comprobacin?
Rubn Gmez Snchez S. Director Proyecto PER 2040

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4 FACTORES DE XITO, Lista de chequeo

ALCANCE Esta plenamente definido todo lo que es parte del proyecto? Se he definido lo que no es parte del proyecto? Se han definido los supuestos y restricciones del proyecto? Se ha completado el enunciado detallado del alcance del proyecto? Se ha desarrollado el EDT del proyecto? Se ha completo adecuadamente el diccionario de la EDT? Se tiene clara idea de cmo medir el logro del alcance del proyecto? Se tiene clara idea de cmo medir el alcance del Rubn Gmez Snchez S. Director Proyecto PER 2040 producto del proyecto?

2.0 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8

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4 FACTORES DE XITO, Lista de chequeo

TIEMPO Estn identificadas las fases del proyecto correctamente?, han sido desagregadas hasta los niveles de descomposicin adecuado (paquetes de trabajo) Se han identificado todas las actividades necesarias para completar los paquetes de trabajo? Se ha identificado los recursos necesarios para completar los diversos paquetes de trabajo? Se tiene informacin histrica de ratios, performance, para la ejecucin de las actividades de todos los paquetes de trabajo? El cronograma del proyecto es consistente con el alcance del proyecto? El cronograma est definido plenamente, no deja Rubn Gmez Snchez S. Director Proyecto PER 2040 incertidumbres?

3.0 3.1

3.2 3.3 3.4

3.5 3.6

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4 FACTORES DE XITO, Lista de chequeo

COSTO Se dispone del EDT validado por el cliente? Se cuentan con el listado de recursos debidamente validada? El cronograma contempla el total de actividades para completar todos y cada uno de los paquetes de trabajo? Se han identificado los recursos para la comprobacin del alcance del proyecto y alcance del producto del proyecto? Se tiene elaborado el presupuesto para el proyecto?, ha sido validado por el equipo de proyecto, y el cliente? El presupuesto considera todas las actividades para completar el alcance del proyecto?

4.0 4.1 4.2 4.3

4.4

4.5

4.6

Rubn Gmez Snchez S. Director Proyecto PER 2040

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4 FACTORES DE XITO, Lista de chequeo

CALIDAD El alcance, el cronograma y el presupuesto han considerado los controles, pruebas, ensayos, etc., que permitan demostrar el cumplimiento de los requisitos de calidad de cada una de las actividades planeadas para completar los paquetes de trabajo? El objetivo de calidad del proyectos es consistente con el problema identificado? El alcance del proyecto (EDT) permitir demostrar el logro de las mtricas previstas para comprobar el cumplimiento del alcance del proyecto y producto? Se han identificado los estndares, normas, cdigos aplicables a las actividades programadas? Se han completado los documentos que forman parte del plan de gestin de calidad aplicable al proyecto? Rubn Gmez Snchez S. Director Proyecto PER 2040

5.0 5.1

5.2 5.3

5.4 5.5

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4 FACTORES DE XITO, Lista de chequeo

RIESGOS El jefe de proyecto ha identificado las causas objetivas, que probablemente generaran riesgos El jefe de proyecto ha identificado las causas de incertidumbres, que probablemente generaran riesgos? El nivel de competencias de los miembros del equipo de proyecto es el adecuado? Se han identificado las causas, los riesgos y los efectos? Se ha desarrollado la matriz probabilidad-impacto, y la priorizacin apropiada? Se han definido las respuestas a los riesgos, y se ha previsto el presupuesto para tales acciones?
Rubn Gmez Snchez S. Director Proyecto PER 2040

6.0 6.1 6.2

6.3 6.4 6.5 6.6

6
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Reflexin final
TALLER DE DIRECCIN DE PROYECTOS, Proyecto PER 2040Moquegua
Rubn Gmez Snchez S. Director Proyecto PER 2040

Rubn Gmez Snchez S. Director Proyecto PER 2040

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Revisin de resultados y conclusiones

Rubn Gmez Snchez S. Director Proyecto PER 2040

60

Posicin que no puede ser adoptada

R esumen ideas fuerza

Vea lo que sucede Escuche

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Tome decisions

Rubn Gmez Snchez Director Proyecto PER 2040 Revisin 6, S. 01/07/10 Ing. Rubn Gmez Snchez S.