Sunteți pe pagina 1din 7

Tipuri de scrisori Tipuri de scrisori: 1. de iniiativ: scrisoare iniial, scrisoare de rspuns, scrisoare de revenire. 2.

de cerere: cerere de ofert, ofert, reclamaie. 3. juridice: contestaie, ntmpinare, plngere 1.1. Scrisorile de iniiativ n corespondena dintre partenerii de afaceri i din punct de vedere al iniiativei trimiterii scrisorilor, se disting urmtoarele tipuri de scrisori: - scrisori iniiale (din proprie iniiativ); - scrisori de rspuns; - scrisori de revenire. Scrisoarea iniial (din propria iniiativ) este prima scrisoare din ciclul de coresponden ntre dou firme. Acestui tip de scrisoare i sunt specifice anumite formule de introducere, adaptate ocaziei cu care se trimit aceste scrisori. De exemplu: - Obiectul scrisorii noastre este: s v informm despre s v anunm c s v comunicm .. - Prin prezenta: v informm c. .. v comunicm c . ; v aducem la cunotin c - Avem plcerea: de a v informa c de a v aduce la cunotin c. - Pentru informarea dvs., v comunicm c. . . . Scrisoarea de rspuns. Potrivit normelor de politee orice corespondent este obligat s rspund operativ la scrisorile primite. Scrisorile de rspuns devin necesare i obligatorii n cazul instituiilor i firmelor, din urmtoarele motive: - interesul fiecrei firme este s se rezolve la timp i n bune condiii angajamentele (reciproce) cu partenerii si, cunoscnd c altfel poate cauza sau suferi prejudicii; - ntr-o serie de cazuri, legea oblig unitile s rspund la scrisorile primite n anumite termene i n condiii legale de rezolvare. n cazul n care acestea nu rspund la scrisorile adresate lor de instituiile bancare i de credit, de organele superioare care exercit atribuii de control, coordonare etc., la cererile, reclamaiile i sesizrile cetenilor, se aplic sanciuni celor care aveau obligaia s rspund n baza unui act normativ, a contractului de munc, a regulamentului de ordine interioar etc. Sunt cazuri cnd rspunsul la o scrisoare nu poate fi trimis la timp din motive obiective; n acest caz este obligatorie trimiterea unei scrisori de scuze i explicaii. n ceea ce privete rspunsurile la scrisorile protocolare (invitaii, scrisori de felicitare) adresate unor firme din ar sau strintate, acestea trebuie expediate la timp, pentru a nu-i pierde valabilitatea i implicit efectul dorit. n introducerea scrisorilor de rspuns apar unele formulri ca: - Ca rspuns / raspunznd la scrisoarea dv. din - Suntem ncntai: c am primit. s fim n posesia scrisorii dv din .. - Ne-a fcut plcere s primim scrisoarea dv. ., din - Ca urmare : scrisorii / telegramei dv. din convorbirii noastre telefonice din.

- Folosim acest prilej pentru a v mulumi pentru scrisoarea dv..nr din . - V mulumim pentru invitaia la. - Ne pare ru/regretm c: nu am putut rspunde la timp scrisorii dv. scrisoarea dv. (ulterioar) nu a sosit la timp. Scrisoarea de revenire - constituie o repetare a unei scrisori iniiale, pentru un anumit motiv i ntr-o form oarecum diferit, n funcie de motivul care a determinat-o. n principiu, scrisorile de revenire nu sunt indicate, deoarece constituie risip de timp i cheltuieli materiale inutile, iar uneori produc perturbri n rezolvarea problemelor. Cauzele care dau natere la reveniri pot s aparin expeditorului sau destinatarului, dup cum urmeaz: reveniri din cauza (vina) expeditorului: expeditorul este nevoit s revin asupra scrisorii sale iniiale cnd aceasta conine greeli sau omisiuni ce trebuie rectificate sau completate sau cnd din nepricepere a ntocmit o scrisoare neclar care a produs confuzii; reveniri din vina destinatarului: n multe cazuri, autorul scrisorii iniiale este nevoit s revin asupra ei din vina destinatarului, cnd acesta ntrzie rspunsul, refuz s rspund, d un rspuns greit, confuz, d dovad de reavoin; reveniri din cauze obiective: uneori autorul scrisorii este nevoit s revin asupra acesteia din cauze obiective. De ex., cnd a intervenit o dispoziie legal nou, care schimb raporturile dintre corespondeni, sau modul de rezolvare a problemelor, cnd au aprut situaii sau fapte noi, care schimb datele problemei la care trebuia s rspund expeditorul, cnd au aprut motive de anticipare sau ntrziere a rspunsului solicitat, ateptat. n ceea ce privete introducerea, toate scrisorile de revenire se redacteaz similar, printr-o formul din care trebuie s rezulte ideea de revenire. Ex.: ,,Revenim la scrisoarea noastr nr. din sau ,, Ne permitem s revenim la scrisoarea noastr nr. ..din; ,,ntruct nici pn astzi nu am primit rspuns la scrisoarea noastr nr. .. din n toate scrisorile de revenire, stilul i limbajul trebuie s fie politicos, dar ferm, iar cnd este nevoie, s se utilizeze formule sau apeluri de avertizare, pentru intrarea n legalitate. 1.2. CORESPONDENA COMERCIAL (DE AFACERI) Cererea de ofert - este o scrisoare iniial emis de o firm cu scopul de a procura produse sau de a obine executarea unor lucrri sau prestri de servicii. Este documentul prin care se declaneaz efectiv dialogul precontractual ntre doi parteneri. ntr-o cerere de ofert se poate solicita partenerului potenial: a) trimiterea de cataloage, mostre, modele, brouri, prospecte sau specificaii ale mrfurilor; b) o cotaie sau o ofert complet, detalii cu privire la pre, condiii de plat i livrare; n primul caz, cererea de ofert poate fi scurt, iar n al doilea caz este necesar s se ntocmeasc o cerere de ofert mai ampl care s indice caracteristicile mrfurilor dorite, cantitatea necesar, detalii despre livrare i ambalaj, condiii de plat etc. Cererea de ofert poate fi: 1) Cerere de ofert circular - n care beneficiarul se adreseaz mai multor ofertani, n vederea obinerii unor condiii mai avantajoase. De exemplu, cererea de ofert adresat mai multor productori de mobil de birou. O astfel de cerere are caracter de sondaj. 2) Cererea de ofert general - beneficiarul se adreseaz unui singur destinatar, dar fr obiect precis. 3) Cererea de ofert special - se adreseaz unui singur destinatar, cu obiect precis. n redactarea unei cereri de ofert trebuie ca scopul scrisorii s fie enunat ct mai precis i concis, iar fraza final trebuie s invite ofertantul s acioneze ct mai rapid. Rspunsul la cererea de ofert trebuie trimis imediat. Dac partenerul comercial este deja cunoscut, se va ncepe cu o formul de mulumire i eventual de exprimare a satisfaciei pentru noua cerere de ofert. Dac partenerul este nou se folosesc formulri care s exprime satisfacia de a ncheia o tranzacie i sperana ca aceasta va marca nceputul unor legturi de afaceri de lung durat. Dac ns cererea de ofert nu poate primi o rezolvare imediat, solicitantul va fi informat n scris, specificndu-se motivul amnrii trimiterii catalogului sau ofertei.

n cazul n care se refuz solicitarea, n scrisoare trebuie folosite formulri care s exprime regretul de a nu putea trimite oferta cu explicaiile adecvate. Formulri specifice Cererii de ofert: A. Formulri introductive 1) Suntem unul din cei mai mari importatori exportatori i distribuitori ai industriei de bijuterii. 2) Firma noastr import i distribuie echipament frigorific pentru industria din ara noastr. 3) Datorm numele i adresa dumneavoastr ageniei dumneavoastr din oraul nostru 4) Am aflat de la firma c exportai maini-unelte. 5) Am citit anunul dumneavoastr n ziarul .. 6) Suntem n cutarea... B. Formulri de ncheiere 1) V mulumim i ateptm un rspuns favorabil. 2) V-am fi recunosctori pentru un rspuns prompt. 3) Ateptm cu nerbdare listele dumneavoastr de preuri. C. Formulri folosite n rspunsul la cererea de ofert 1) V mulumim pentru cererea de ofert. Ca rspuns la aceasta, v trimitem n plic separat catalogul nostru ilustrat. 2) Cererea de ofert este n centrul ateniei noastre i sperm s v trimitem curnd listele noastre de preuri. 3) Cu regret v informm c n prezent nu putem oferi spre vnzare mrfurile solicitate de dvs. 4) Ne exprimm regretul c nu putem accepta livrri pentru perioada solicitat de dumneavoastr. OFERTA - este scrisoarea de iniiativ sau de rspuns la o cerere de ofert, prin care ofertantul face cunoscut unor poteniali clieni (persoane fizice sau juridice) c pune la dispoziia acestora mrfuri sau servicii n anumite condiii. Oferta este a doua scrisoare comercial important i alturi de cererea de ofert este foarte frecvent n relaiile interne i externe. n mod obinuit, ofertele se transmit prin pot, fax, e-mail, n cadrul reclamei comerciale prin pres, radio, televiziune, afiaj, prin reprezentani sau pe cale telefonic (dac n prealabil se realizeaz o nelegere pe baza unor discuii ntre delegai, este bine s fie confirmat letric). Aparent, doar mesajele care provin pe aceste ci pot constitui oferte. n realitate, ofertarea unui produs sau serviciu, poate avea nfiri dintre cele mai neateptate. Aa de exemplu, instalarea unui automat pentru ngheat ntr-un loc public reprezint un mod de a face o ofert. Oricrui trector i se ofer un produs bine determinat n schimbul unei anumite sume de bani. Dac trectorul introduce n automat suma precizat, el este n drept s primeasc exact produsul descris, n cantitatea menionat. La fel, orice chioc care pune n vnzare bilete pentru mijloacele de transport n comun, face ceea ce se cheam o ofert: pentru fiecare bilet vndut, contra unei sume de bani, se va asigura cumprtorului o cltorie pe unul din traseele existente. Cu ct oferta cuprinde mai multe elemente i acestea sunt mai precis formulate, cu att obligaiile pe care i le asum ofertantul sunt mai numeroase i mai stricte. O ofert comercial nu este neaprat o ofert scris. Putem vorbi despre oferte scrise sau verbale, ca i de oferte explicite sau tacite. Mesajele tacite pot constitui, n anumite condiii, i mesajele publicitare lansate pe canalele mass-media. Exist un criteriu suficient de simplu i de clar care ne arat cum s deosebim o reclam de o ofert. Astfel, atunci cnd un productor de automobile, prezint un nou model ntr-un spot publicitar televizat, fr indicaii de pre sau alte precizri care s incube obligaii, nu poate fi vorba de o ofert n sens juridic. Atunci cnd un distribuitor de computere menioneaz ntr-o scrisoare de reclam date precise legate de pre, condiii de livrare, de plat etc., el nu face doar promovarea produsului, ci i o ofert care l angajeaz din punct de vedere juridic. Tipuri de ofert Din punct de vedere comercial, deosebim patru categorii de oferte i anume: 1) oferta nesolicitat este o scrisoare trimis de ofertant din proprie iniiativ i se adreseaz unor clieni cunoscui sau necunoscui; 2) ofert solicitat este rspunsul la o cerere de ofert; 3) oferta repetat n situaia cnd este rennoit o mai veche ofert sau se transmite o variant a acesteia;

4) oferta la contraofert se practic atunci cnd clientul rspunde la o ofert anterioar printr-o contraoferta, n care el accept doar o parte din marfa oferit sau din condiiile menionate. Din punct de vedere juridic, respectiv al obligaiilor pe care i le asum ofertantul distingem mai multe tipuri de oferte: 1) oferta ferm - este oferta asupra creia vnztorul nu mai poate reveni. n cazul n care destinatarul a acceptat o ofert ferm, atunci aceasta devine obligatorie pentru ambele pri ca i un contract. Pentru acest motiv, n cazul n care se utilizeaz oferta ferm, nu se mai ncheie contract de vnzare-cumprare ntre pri, comenzile i execuia lor, fcndu-se pe baza ofertei ferme. 2) oferta fr clauze speciale - chiar dac nu include precizri privind o anumit dat pentru primirea comenzii sau alte ndatoriri deosebite i acest tip de ofert genereaz obligaii, de o parte i de alta, astfel: a) atunci cnd oferta este prezentat direct unei persoane, aceasta trebuie s o accepte imediat sau s o decline. n caz contrar, oferta se stinge. b) regula de mai sus este valabil i pentru cazul n care oferta este prezentat telefonic sau prin fax. c) oferta prezentat printr-o scrisoare este considerat valabil ntr-un interval de timp suficient, pentru a se trimite o comand sau orice alt tip de rspuns. n cazul corespondenei potale, acest interval este de 714 zile. 3) oferta cu termen - practicat n situaia n care ofertantul nu are certitudinea c poate asigura aceleai condiii dincolo de o anumit limit de timp. n acest caz, se menioneaz un termen n intervalul cruia oferta rmne valabil. (ex.: Preurile sunt valabile pn la 1 martie 2003 inclusiv.) 4) oferta necondiionat - evit asumarea oricror angajamente, menionndu-se n mod explicit clauza de neobligativitate. (V oferim, fr garanie..., n limita stocului disponibil) Evident, fcnd asemenea meniuni, capacitatea comerciantului de a atrage clieni este redus. Condiiile pe care trebuie s le ndeplineasc o ofert pentru a produce efecte juridice sunt urmtoarele: *s fie complet *s fie ferm; * s fie neechivoc (s exprime clar voina ofertantului de a ncheia contractul, n eventualitatea acceptrii ofertei) s fie exprimat n scris sau verbal. Oferta mai poate fi: general, cnd se adreseaz unui beneficiar fr obiect precis i special cnd are obiectul bine precizat, se transmite unui singur beneficiar i conine o descriere amnunit a produselor, termenele de livrare, preul etc. Pentru o informare mai complet a partenerilor de afaceri, furnizorii pot anexa la oferte i cataloage, prospecte, mostre. Elementele structurale ale unei oferte sunt cele ale scrisorilor de iniiativ sau de rspuns. Oferta trebuie s conin: elemente de identificare a ofertantului denumirea exact a produselor; descrierea detaliat a mrfii, caracteristici; (eventual nsoit de mostre); calitatea produselor; cantitatea ce poate fi livrat, greutatea, volumul; preul, cu meniunea dac cheltuielile de transport i ambalaj sunt incluse n pre; se poate indica preul total sau preul n detaliu, pentru anumite cantiti. Se pot acorda clienilor diverse reduceri de pre: rabatul (reducerea de pre acordat pentru acceptarea unei anumite cantiti de marf) ; bonusul (un rabat acordat ulterior realizrii tranzaciei, n special la sfrit de an, acordarea lui fiind dependent de atingerea unui anumit nivel al vnzrilor); discountul (reducerea sumei debitoare cu un anumit nr. de procente, ca stimulent pentru efectuarea plii ntr-un anumit termen). condiiile de livrare; termenul de livrare; condiiile de plat; precizri referitoare la locul livrrii, asigurri; durata de valabilitate a ofertei - indicat cu precizie; ambalajul;

data ntocmirii ofertei; semntura mputernicitului firmei. Formulri specifice ofertei: 1) Formulri introductive pentru: a) oferta solicitat: V mulumesc pentru: - cererea dumneavoastr de ofert din - scrisoarea dumneavoastr din - interesul dumneavoastr cu privire la produsele noastre. Suntem ncntai s primim cererea dumneavoastr de ofert din data de... Confirmm primirea scrisorii / telexului / cererii de ofert din ... Ca rspuns la - cererea dumneavoastr de ofert din - scrisoarea dumneavoastr din data de b) oferta nesolicitat: Avem plcerea s... Suntem ncntai s... Vei fi interesai s aflai ... 2) Formule de ncheiere Suntem convini c oferta noastr va satisface cerinele dvs./va prezenta interes pentru dvs. . Sperm / suntem convini c: - vei accepta oferta noastr - ne vei transmite comanda dumneavoastr Ateptm comanda dumneavoastr ... Acceptarea ofertei trebuie s fie exprimat n scris sau verbal, explicit sau implicit (tacit), ntr-o form din care s decurg consimmntul n raport cu oferta. RECLAMAIA ncheind un contract de vnzare-cumprare, partenerii urmresc o finalitate precis i anume: livrarea i primirea mrfurilor contractate pe de o parte i plata acestora, pe de alt parte. Aceast finalitate impune partenerilor executarea ntocmai a obligaiilor asumate i crearea cadrului necesar derulrii contractului n bune condiii. n practic, apar ns, o serie de dificulti care pot constitui cauza primirii sau naintrii de reclamaii. Tot ce nu este conform cu contractul, cu legile n vigoare, cu regulile i normele internaionale acceptate prin contract sau diferite pagube, erori si ntrzieri pot provoca nemulumire i pot duce la reclamaii. O scrisoare de reclamaie trebuie: - s fie naintat imediat ce a aprut situaia de reclamat; - s prezinte politicos, clar i concis situaia de reclamat, dnd date i informaii precise cu privire la marfa reclamat; - s cear ferm, dar politicos s se cerceteze problema cu atenie i s se soluioneze reclamaia conform prevederilor contractuale i uzanelor comerciale; - s prezinte pretenia reclamantului i s propun ci de soluionare a reclamaiei, putnd chiar indica sanciunile propriu-zise; - s exprime ncrederea c reclamaia se va rezolva n mod satisfctor. n cazul unor frecvente sau repetate erori, ntrzieri etc, se poate recurge la ameninarea cu rezilierea contractului; - s exprime aprecierea fa de serviciile oferite de partener pn la ivirea situaiei de reclamat; - s fie scris pe un ton impersonal i constructiv, s evite tonul acuzator, innd seama c partenerul este cointeresat n salvarea contractului; - s indice baza legal a reclamaiei; - s indice documentul pe care se fundamenteaz reclamaia; - s indice termenele de executare a reparrii prejudiciilor sau plata despgubirilor; - s indice contul emitentului, pentru primirea contravalorii despgubirii sau a diferenelor de pre.

La scrisoare se ataeaz actele de constatare. n general reclamaiile pot fi generate de: - culpa (vina) vnztorului; - vina cumprtorului; - vina ambelor pri; - vina unei tere persoane (cnd transportul este realizat de o ter persoana); - cauze de for major. n general, toate cauzele reclamaiilor pot fi prevenite i evitate cu excepia cauzelor de for major. De asemenea, reclamaiile pot fi reale sau false, ntemeiate sau nentemeiate. Rspunsul la reclamaie trebuie s fie prompt i redactat pe un ton ct mai calm i politicos. Rspunsul poate fi de acceptare sau de refuz a reclamaiei. Rspunsul de acceptarea a reclamaiei trebuie: - s prezinte scuze pentru neplcerea cauzat partenerului, s exprime regretul pentru cauza care a generat reclamaia; - s prezinte o scurt explicaie n legtura cu apariia cauzei reclamaiei i s solicite timp pentru studierea reclamaiei, atunci cnd este cazul; - s prezinte modalitatea sau cile de soluionare a reclamaiei, s specifice compensaia oferit; - s se ncheie cu o expresie de bunvoin i de ncredere n posibilitatea restabilirii bunelor relaii cu partenerul. Refuzul de acceptare a reclamaiei trebuie: - s cuprind motivele pe care se ntemeiaz refuzul, motive bazate pe fapte verificabile, pe documente, pe dispoziii legale n vigoare; - s aib un stil moderat i politicos; - s exprime n ncheiere regretul i dorina de a continua i n viitor bunele relaii. 1.3. CORESPONDENA JURIDIC n desfurarea activitii lor, agenii economici intr, inevitabil, n relaii cu organele justiiei (judectorii, tribunale etc) . Principala coresponden ce are loc cu organele de justiie const n: scrisori (cereri) de acionare n judecat, ntmpinri, cereri de recurs naintate de reclamani sau de pri i citaii emise de organele judectoreti. Cererea de acionare n justiie se formuleaz de reclamant i se nainteaz organului de justiie n vederea recuperrii unor drepturi ce i se cuvin din relaiile contractuale cu ali ageni economici, din imputaii sau din alte operaii. Desigur c se acioneaz n judecat numai dup ce au fost epuizate toate posibilitile de rezolvare a litigiului pe cale amiabil. Cererea de acionare n judecat trebuie s cuprind, n principal urmtoarele: date de identificare a reclamantului i a prtului, solicitarea de a rezolva litigiul n favoarea reclamantului, valoarea litigiului, motivele pentru acionarea n justiie, meniuni din care s rezulte c au fost epuizate toate posibilitile de rezolvare a diferendului prin nelegere ntre pri. De regul, cererii i se anexeaz i diverse documente care pot s probeze n justiie cele relatate. n cazul n care aciunea a fost respins prin sentina instanei de fond, reclamantul are dreptul ca n termen legal s formuleze cererea de recurs, n care pe lng datele generale sunt menionate i motivele pe care se sprijin cererea. Cererea de recurs poate fi formulat, de asemenea, i de ctre prt n situaia n care instana a admis aciunea reclamantului, iar prtul este nemulumit de hotrrea pronunat. Fa de cererea de acionare n judecat i de recurs, prtul poate s formuleze ,,ntmpinare, pe care o depune la organul judectoresc, n care menioneaz motivele pentru care nu este de acord cu cererea formulat de reclamant. Aceast scrisoare are o form tip i cuprinde: destinatarul (preedintele instanei investite); datele personale de identificare n baza actului de identitate i calitatea n cauza la care se depune prezenta scrisoare de ntmpinare; punctul de vedere al autorului i cererea ctre instan urmat de motivarea n fapt i n drept a cererii sale; se ncheie obligatoriu cu prezentarea probelor de care nelege s se foloseasc; numele i prenumele n clar i semntura olograf.

Partea prt este solicitat de ctre organele judectoreti s se prezinte n faa instanei de judecat, n vederea dezbaterii problemelor n litigiu, prin citaia pe care o emite. Citaia reprezint invitaia oficial scris, prin care persoanele fizice sau juridice (prin reprezentantul legal) sunt chemate s se nfieze la o anumit dat n faa unei instane judectoreti sau a altei autoriti. Persoanele citate de organele judectoreti pot avea calitatea de prte sau de martori. Este corespondena cu form tipizat i cuprinde urmtoarele elemente: autoritatea emitent (instana, gradul, localitatea, secia sau completul); numele corespondene ,,CITAIE, destinatarul i datele de identificare unde urmeaz a se ndeplini procedura; se precizeaz obiectul citaiei (nr. dosar, cauz, pri), este datat, semnat i tampilat. Notificarea - are rol de ntiinare fcut formal i se utilizeaz att n relaiile comerciale, ct i n cele juridice. Notificarea se face formal n mai multe exemplare, dup caz, i cuprinde: datele celui care notific, numele corespondenei, datele celor notificai, elementul de coninut al notificri, numrul de exemplare, efectele ce deriv din prezenta notificare pentru cei n cauz, semntura celui care notific, autoritatea care a autentificat sau legalizat notificarea.