MANAGEMENT DE PROIECT

CURS 2: Particularitile proiectului

Titular curs: prof. dr. ing. Mircea Covrig as. ing. Cristina Gheorghe An universitar 2007 -2008, Semestrul I

2.1 Echipa i managerul proiectului

Definiia echipei unui proiect:

- structur social pe timp limitat, n cadrul creia membrii colaboreaz pentru atingerea obiectivului unic al proiectului

Leader-ul echipei: managerul de proiect sau director de proiect Caracteristicile echipei unui proiect:
- complementaritate n competene - compatibilitate n comportament - sinergie - gndire i aciuni n interesul proiectului - responsabilitate pentru organizarea intern a echipei - iniiativ i preluare de obligaii de ctre toi membrii echipei - structur variabil, n funcie cu activitile care se desfoar - maxim 6 - 8 persoane

Dac numrul de persoane necesare pentru realizarea proiectului este mai mare, pentru a putea conduce, managerul de proiect trebuie s-i organizeze o echip de conducere, numit n unele lucrri stat major, n altele staff, iar n cele mai multe, pe scurt, echipa proiectului.
Managerul de proiect: - alege membrii echipei - conduce echipa proiectului - reprezint proiectul n raport de terii Profesia de manager de proiect se aplic tuturor celor care au responsabilitatea de a realiza un proiect la nivel operaional (conform
Standardului Ocupaional elaborat de Consiliu pentru Standarde Ocupaionale i Atestare)

Principalele atribuii ale managerului de proiect (Standardul ocupaional): s planifice s organizeze s conduc s controleze

Calitile managerului de proiect (Standardul ocupaional):

s aib solide cunotiine de specialitate i experien n domeniu s rezolve problemele dificile cu care se confrunt s aibe capacitatea de a-i asuma riscuri calculate s aib capacitatea de a conduce o echip de oameni s comunice cu uurin cu oamenii, att n scris ct i oral s fie capabil s nvee de la alii s tie s negocieze s fie orientat ctre beneficiar Activiti ale managerului de proiect (Standardul ocupaional): stabilirea/specificarea resurselor estimarea resurselor planificarea realizarea programului propus asigurarea resurselor managementul contractelor identificarea i controlul riscurilor managementul echipei de proiect implementarea proiectului

Observaie:

n cadrul proiectelor de dimensiuni reduse, managerul de proiect poate ocupa i o funcie de conducere n organizaie n cadrul proiectelor de anvergur, managerul de proiect este o funcie distinct, fiind responsabil integral de realizarea proiectului

2.2 Relaiile de cauzalitate ale proiectului

Iniiatorul proiectului: - beneficiarul, care face o comand sau o cerere de ofert - executantul, care face o ofert
Grupul de interese al proiectului: - beneficiarii, echipa proiectului, finanatorii, concurenii, comunitatea, autoritile publice, top managerii - pot influena dezvoltarea proiectului i fiecare n parte are interesele proprii n realizarea/nerealizarea acestuia Grupul int: - beneficiarii doresc succesul proiectului pentru a obine profitul planificat ca urmare a utilizrii produsului realizat Grupul de sprijin: - echipa proiectului, finanatorii, comunitatea, autoritile publice i top managerii Grupul susintorilor (stakeholders): - beneficiarii i grupul de sprijin Concurenii doresc maximum de informaii despre proiect i evident, nerealizarea acestuia

2.3 Constrngerile proiectului

1.

constrngeri obiective: - termenii contractuali, datele unor evenimente constrngeri subiective: - condiiile stabilite de client, de colectiv sau de alte pri interesate

2.

constrngeri principale: - respectarea lor nu poate fi obinut prin msuri ulterioare constatrii nclcrii lor - pot conduce la nerealizarea proiectului CALITATEA proiectul trebuie s corespund parametrilor din caietul de sarcini BUGETUL proiectul nu trebuie s depeasc nivelul autorizat al cheltuielilor TIMPUL DE REALIZARE proiectul trebuie respecte termenele planificate

 constrngeri suplimentare:
- respectarea lor poate fi obinut prin msuri ulterioare constatrii nclcrii lor: ECONOMICE: respectarea termenelor intermediare, gestionarea costurilor, optimizarea resurselor PROFESIONALE: realizarea calitii cerute, cunotintele tiintifice necesare ORGANIZAIONALE: utilizarea resurselor umane, comunicarea ntre oameni, eliminarea muncii inutile FINANCIARE: planificarea cheltuielilor, evitarea penalitilor pentru ntrzieri

2.4 Descompunerea structurii proiectului

principiu fundamental al Managementului de proiect

se face prin metoda WBS (Work Breakdown Structure) WBS este o structur ierarhic descrie rezultatele ateptate i nu aciunile necesare realizrii lor - rezultatele pot fi stabilite cu acuratee

permite corelarea structurii proiectului cu structura organizaiei

Structura proiectului

Structura organizaiei

Corelarea structurii proiectului cu structura organizaiei

activitile sunt aciuni ce se desfoar ntr-un singur compartiment al organizaiei activitile au drept scop obinerea unei lucrri/etape activitile produc rezultate adaug valoare

2.5 Ciclul de via al proiectului

Ciclul de via succesiunea etapelor parcurse de proiect ntre iniializare i finalizare

Etapa de formulare:

- identificarea nevoilor - analiza problemelor - definirea scopului - definirea obiectivelor - identificarea soluiilor - analiza concurenei - analiza pieei - evaluarea resurselor necesare

Etapa de pregtire:
- stabilirea obiectivelor - definirea activitilor necesare - descrierea etapelor tehnice de derulare - planificarea proiectului - analiza resurselor - realizarea planului proiectului - identificarea riscurilor - studiul de fezabilitate stabilirea indicatorilor de evaluare

Etapa de finanare: se iau deciziile de finanare Etapa de realizare: - identificarea problemelor pentru fiecare etap - mobilizarea resurselor necesare - monitorizarea - managementul resurselor - stabilirea i realizarea coreciilor necesare - raportarea Etapa de finalizare: - realizarea documentaiei de finalizare - stabilirea instruciunilor pentru exploatarea produsului - nlturarea defectelor - conceperea modului de evaluare - realizarea evalurii - eliberarea de sarcini a echipei proiectului - identificarea concluziilor pentru alte proiecte

Structuri pentru diverse tipuri de proiecte:

Structura proiectelor finanate de Uniunea European:

Programarea regulile de desfurare a proiectului, prioriti Identificarea nevoile, problemele, interesele ale beneficiarului Acceptarea relevana i fezabilitatea ideilor Finanarea modalitatea de finanare Implementarea desfurarea activitilor pe baza resurselor stabilite; monitorizarea Evaluarea aprecierea sistematic a gradului de mplinire: - a obiectivelor
- a eficienei fondurilor utilizate - a utilitii - a impactului proiectului

Structura unui proiect social:

Identificarea problemei stabilirea necesitii proiectului Definirea proiectului stabilirea obiectivelor

Realizarea proiectului stabilirea soluiilor

Implementarea realizarea soluiilor, aplicarea lor Evaluarea stabilirea impactului proiectului Diseminarea rezultatelor

Observaie: n raport cu mrimea proiectului i cu specificul obiectivului, se pot uni dou sau mai multe faze, sau se pot introduce faze noi.

2.6 Evoluia proiectului

2.7 Dinamica proiectului i efectele sale

Managementul unui proiect este ngreunat de modul de evoluie n timp al ncrederii organizaiei sau a membrilor echipei

Evoluia ncrederii n posibilitile de realizare

Diagrama cost - timp

2.8 Particularitile managementului proiectului

vizeaz lucrri cu caracter complex i eterogen structura de realizare a proiectului este temporar activitile sunt ordonate dup un calendar optim realizarea produsului cu un minim de cheltuieli activitile se desfoar n echip exist stabilit un sistem riguros de obiective se urmrete performana se efectueaz un control continuu se utilizeaz tehnici de soluionare a problemelor activitile se desfoar n echip

prevede analize frecvente privind starea proiectului n perioadele critice

urmrirea atent, n timp real, a realizrilor i costurilor = monitorizare coordonarea direct i direcionarea permanent a echipei pentru maximizarea rezultatelor. Performana echipei se msoar prin eficacitate i eficien: - eficacitatea msoar ndeplinirea obiectivelor propuse - eficiena exprim raportul dintre rezultatele obinute i cheltuielile fcute intuiia i experiena managerului i a echipei proiectului este o necesitate a managementului proiectului

Avantajele managementului prin proiecte:

rezolvare n timp impus i cu costuri minime a unor probleme de dezvoltare caracterul de motor uman al managerului de proiect promovarea unor structuri organizatorice adaptabile i eficiente, structuri care sunt favorabile schimbrilor facilitatea contactelor ntre specialitii echipei, respectiv a contactelor cu terii crearea unor structuri de formare a managerilor profesioniti

Dificultile managementului prin proiecte:

dificultatea gsirii unui manager capabil, performant asumarea de ctre manageri a tuturor riscurilor impuse de proiect posibilitatea apariiei unor situaii conflictuale ntre compartimentele organizaiei i structurile proiectului existena unei duble subordonri a personalului care execut activiti n cadrul proiectului dificulti de transmitere a informaiilor ntre proiect i organizaie