Recepia efectueaz primirea clienilor i atribuirea camerelor (check-in).

Clientul poate primi un tichet-legitimaie, in baza creia receptionerul ii va elibera cheia camerei. Pentru atribuirea camerelor, este indispensabil cunoaterea in fiecare moment a strii fiecrei camere: ocupat, disponibil pentru inchiriere, eliberat i necurat sau aflat in curenie, curat i necontrolat, blocat pentru o rezervare creia i-a fost afectat o camer anume, scoas din funciune. La sosirea turistului, recepiei ii revine sarcina s deschid o fi de cont (guest-folio) pentru fiecare client. De-a lungul sejurului, compartimentul facturare (main-courante) va inregistra in fia de cont toate serviciile prestate in favoarea clientului din diferite puncte ale hotelului. Practic, compartimentul facturare centralizeaz prestaiile realizate de toate serviciile hotelului, adic restaurant, cazare, bar, central telefonic, spltorie. La sfaritul sezonului se debiteaz fiele de cont i se intocmete factura fiscal cuvenit fiecrui turist. Receptuionerul are atribuii de incasare a notelor de plat, schimb valutar, punere la dispoziie a seifurilor individuale aflate intr-un spaiu distinct, preluarea in pstrare a valorilor. Receptionerii fac i ei parte din serviciul de contabilitate, dar, din punct de vedere al programului de lucru i al raporturilor cu clienii. Centrala telefonica se incadreaz tot in categoria activitilor serviciului front-office. Faxul i telexul este instalata in imediata apropiere a recepiei. Funcionarea lor nu necesit o supraveghere permanent. Programul de gestiune hoteliera folosit in front-desk-ul Hotelului este Clock. O scurta analiza SWOT a acestui program ne prezinta urmatoarele puncte: Punctele forte: Programul, afiseaza corect si explicit starea camerelor si rezeravarile efectuate pentru o anumita data, precum si toate detaliile necesare operatorului pentru cunoasterea gradului de ocupare la o anumita data calendaristica. Transmite corect si precis toate inregistrarile efectuate de receptie departamentului de contabilitate. Manevrarea operatiunilor este relativ usoara, nefiind necesar un training de lunga durata pentru personal. In cadrul firmei prezentate are legatura cu POS-ul restaurantului pentru urmarirea activitatii acestuia. Programul de facturare nu este independent de programul Clock. Puncte slabe Facturarera notelor de plata din restaurant nu sunt regasite in program, fiind necesar accesarea unui cont nou intotdeauna cand este solicitatata una de catre client. Oportunitati Asigura o informare asupra companiilor si clientilor cu care se lucreaza si care au contract cu hotelul, acestea fiind stocate intr- un fisier care se regaseste in accesarea rezervarilor din grupuri, respectiv companii. Emite informatii necesare asupra fiecarui document ce va fii solicitat de catre operator. Riscuri In afara de posibillitatea blocarii a programului nu se cunosc alte riscuri ce pesupun utilizarea acestuia.

Reguli de gestiune

Un client se poate caza ntr-o singur camer Un client poate face o singur cazare la data cazrii Un client poate rezerva mai multe camere Un client poate face mai multe rezervri Nu toi clienii care fac rezervri se vor caza la pensiune. Unii dintre clieni pot anula rezervarea n fiecare camer se poate caza un numr de clieni corespunztor tipului camerei Un angajat lucreaz la un singur departament Un angajat e ncadrat pe o singur funcie O dotare se poate regsi n mai multe camere O camer poate s aib mai multe dotri Tariful se stabilete n funcie de tipul camerei i perioada din an.