Sunteți pe pagina 1din 23
Lecţia 3 Metode de organizare a timpului Folosirea eficientă a timpului. Tehnici folosite pentru eficientizarea
Lecţia 3
Metode de organizare a
timpului
Folosirea eficientă a timpului.
Tehnici folosite pentru eficientizarea timpului.
Elaborarea planului de muncă.
Noţiuni despre organizarea muncii.
Controlul şi planificarea timpului.
Time Management Timpul este inerent în management. Managementul timpului înseamnă controlul acestei resurse Este
Time Management
Timpul este inerent în management. Managementul timpului
înseamnă controlul acestei resurse
Este
esenţa progresului tehnic şi
economic, deoarece fructificarea şi dovedirea unei idei depinde de
factorul timp.
Paul R. Godin propune o definiţie sugestivă şi succintă a
conceptului de management al timpului: “Un proces personal de
programare, de anticipare şi de reacţie într-o manieră planificată,
predictivă, efectivă şi eficientă”.
Managementul timpului prezintă numeroase avantaje pentru
manageri. Acesta îi favorizează:
• să atingă scopul urmărit;
• să stabilească priorităţile;
• să obţină o vedere de ansamblu asupra sarcinilor de
realizat;
să comunice mai bine;
să obţină mai multe rezultate pe unitatea de timp;
să delege sarcini;
să păstreze echilibrul în viaţa profesională şi personală;
să-şi dezvolte creativitatea;
să reziste şi să se adapteze mai bine schimbărilor;
să participe la îmbunătăţirea calităţii vieţii tuturor membrilor
organizaţiei.
Există foarte multe tehnici care pot canaliza managerii să-şi
utilizeze timpul disponibil într-un mod cât mai eficient.
Un mod de a urmări eficienţa folosirii timpului este de a fi
conştient de tendinţele personale de utilizare a timpului ineficient. În mai
multe situaţii aceste tendinţe reprezintăm răspunsurile căutate pentru
eficientizarea folosirii timpului. În cazul neluării în seamă a lor, pot avea
Time Management influenţe negative în ceea ce priveşte stresul datorat timpului. Dacă, de exemplu, activităţile
Time Management
influenţe negative în ceea ce priveşte stresul datorat timpului. Dacă, de
exemplu, activităţile neprogramate sunt realizate înaintea celor
programate, cele importante ar putea rămâne nerezolvate. Mulţi
manageri dau dovadă de tendinţe de rezolvare a problemelor urgente
înaintea celor importante, amplificând astfel sentimentul de
suprasolicitare. Dacă problemele mai uşoare sunt rezolvate înaintea
celor dificile, timpul managerului este utilizat în mod ineficient deoarece
el rezolvă probleme sub capacităţile sale care ar fi trebuit delegate, în
timp ce problemele importante rămân nerezolvate.
Folosirea eficientă a timpului
1. Stabilirea cu claritate a scopului şi a termenului de
realizare a acestuia. Managerii se lasă deseori “prinşi” în activităţi în
asemenea măsură încât nu-şi mai pun problema care este motivul
acestor activităţi. Din când în când ei trebuie să reflecteze care sunt
obiectivele pe termen scurt şi care sunt strategiile care sunt necesare
pentru atingerea acestora.
2.
Alcătuirea unei liste de lucru şi organizarea activităţii
zilnice prin intermediul acesteia. Listele înseamnă putere! Concomitent
este necesară evidenţierea duratei fiecărei activităţi în calendar.
3.
Notarea în agendă: reprezintă o modalitate de a nu uita
dar şi o sursă eliberatoare de stres. Multe dintre ideile şi informaţiile
referitoare la desfăşurarea unei activităţi importante acaparează toată
energia managerului iar abilitatea de a gândi concentrat se diminuează
semnificativ. Managerul se va simţi tensionat de teama de a nu pierde
din detalii. Notarea pe hârtie va elimina necesitatea memorării acestora,
lăsând cale liberă pentru alte proiecte.
4.
Impunerea şi respectarea cu rigurozitate a termenelor
limită;
5. Clarificarea priorităţilor;
Time Management 6. Angajarea unei secretare eficiente şi a unui asistent manager care să preia
Time Management
6. Angajarea unei secretare eficiente şi a unui asistent
manager care să preia o parte din responsabilităţile mai puţin importante.
Faptul de a avea un asistent va obliga managerul să delege (ceea ce
înseamnă timp câştigat), iar pe de altă parte îi va impune să stabilească
priorităţi privind sarcinile de lucru, să le organizeze atât de bine încât
altcineva le va putea prelua total sau parţial. Prin aceasta, managerul va
putea să-şi canalizeze mintea şi timpul pe dezvoltarea afacerii.
7. Aruncarea la “coşul de gunoi” a hârtiilor şi rapoartelor
neimportante;
8. Punerea la punct a unui sistem coerent, în cadrul căruia
fiecare activitate îşi are stabilită clar poziţia iar fiecare responsabil ştie
clar ce are de făcut şi este competent să-şi îndeplinească singur
sarcinile;
9.
Conducerea
la
uşă
a
musafirilor
nepoftiţi
sau
care
“mănâncă timpul” cu detalii nesemnificative, lungindu-se la “vorbă”;
10. Evitarea promisiunilor care au şanse mari de a nu fi
onorate.
Tehnici folosite pentru eficientizarea timpului
Tehnicile existente pentru eficientizarea timpului managerului
nu trebuie aplicate toate odată. Acest lucru ar duce doar la
suprasolicitarea şi la pierderea de timp preţios pentru aprofundarea lor
[Whetten&Cameron , 2002, 119]. Managerul trebuie să se hotărască
doar la cel mult trei tehnici de eficientizare care i se par cele mai potrivite
pentru stilul său de organizare. Aplicarea corectă a tehnicilor conduce la
obţinerea în medie a treizeci de minute zilnic, ce pot fi folosite pentru
rezolvarea altor probleme. Cumulate pe o perioadă de 40 de ani, aceste
minute ar duce la încă un an de activitate.
“Timpul înseamnă bani”, spunea Benjamin Franklin. Această
frază este mult prea des utilizată, încât nu se poate să nu fie adevarată.
Întradevăr, costul efectiv al unei activităţi este proporţional cu durata sa
Time Management [Pettinger, 2000, 127-129]. Firmele care îşi construiesc strategii pe baza unor bugete calculate
Time Management
[Pettinger, 2000, 127-129]. Firmele care îşi construiesc strategii pe baza
unor bugete calculate atent, dar fără a lua în considerare factorul timp,
nu vor avea nici o şansă în faţa unui competitor cu buget identic, care
ştie să exploateze valoarea timpului. Pe de altă parte, timpul ne poate
costa imaginea în faţa angajaţilor, a partenerilor de afaceri, dar chiar şi în
faţa propriei persoane. O serie de greşeli standard ce apar în
gospodărirea timpului managerilor români sunt:
Folosirea excesivă a telefonului, în locul altor mijloace de
comunicare care necesită mai puţin timp (e-mail – ului, rapoartele);
• Ignorarea programelor de raportare;
• Şedinţe care se desfaşoară fără o agendă;
• Perfecţionismul;
• Nedepistarea urgenţelor artificiale.
Pentru toate acestea există soluţii simple, aplicabile şi în
mediul de afacere românesc:
a)
“Regula celor cinci minute” – pentru acei angajaţi care
nu au darul de a fi succinţi şi tranformă cea mai simplă discuţie într-o
conversaţie mult prea lungă, pregăteşte o surpriză. Managerul poate să-i
anunţe foarte clar că nu are la dispoziţie decât cinci minute. Prin această
metodă angajaţii îşi vor îmbunătăţi aptitudinea de a fi succinţi şi
întrevederea va lua sfârşit după ce se vor scurge cele cinci minute.
Regula celor 5 minute la dispoziţia angajatului este o metodă excelentă,
atâta timp cât nu este un mod de lucru constant cu toţii angajaţii, ci ia în
consideraţie tipul de problemă şi relaţia anterioară cu subordonatul.
b)
“Regula orei de linişte” – chiar şi managerii care aplică
regula “uşii deschise” îsi permit să îşi închidă uşa biroului din când în
când. Regula propusă de manageri este următoarea: dimineaţa, ei
folosesc prima oră de muncă pentru a-şi planifica priorităţile pe ziua
respectivă. Angajaţii trebuie să înţeleagă faptul că aceştea nu sunt
disponibili în acestă oră, cu excepţia cazurilor urgente.
Time Management c) “Delegarea, încurajarea angajaţilor să ia decizii” – mulţi dintre managerii care se
Time Management
c)
“Delegarea, încurajarea angajaţilor să ia decizii” – mulţi
dintre managerii care se plâng de lipsa timpului sunt de fapt obsedaţi să
deţină controlul şi nu se simt în largul lor dacă nu participă la luarea celei
mai mici decizii. Acest lucru îi face să se simtă puternici, indispensabili,
dar, pe de alta parte îi face pe angajaţi sa se simtă dependenţi de ei şi
nesiguri pe forţele proprii. Însă în management, înţelepciunea constă în a
încuraja luarea deciziilor, chiar şi de către cel mai modest angajat.
Managerii nu pierd timpul făcând treaba subordonaţilor lor, ci preferă să
îşi investească timpul asigurându-se că personalul are la dispoziţie toate
condiţiile de muncă necesare: training, echipament, cu alte cuvinte îşi
folosesc timpul conducând.
d)
“Investirea timpului în explicarea clară a obiectivelor”
managerii care se grăbesc în procesul de explicare a proiectelor, a
obiectivelor şi a responsabilitaţilor economisesc câteva minute, pe care
le vor plăti cu vârf şi îndesat spre finalizarea proiectelor. Pentru că nu li
s-au explicat obiectivele concrete şi paşii clari necesari pentru a le
atinge, angajaţii vor acţiona confuz, în direcţii greşite. Stabilirea exactă a
strategiei de lucru va economisi întreruperi, frustrări, neînţelegeri şi timp.
e) “Folosirea e-mail – ul pentru a ţine legătura cu
vorbăreţii” – telefonul reprezintă un instrument care facilitează o
comunicare rapidă, dar tot el poate fi generatorul uneo mari pierderi de
timp (şi bani), chiar fără să ne dăm seama. În cazul în care a telefonat
managerul, dialogul poate fi condus conform obiectivelor pe care şi le-a
stabilit. Dacă el este cel căutat, nu poate fi disponibil în permanenţă:
poate să planifice zilnic intervale de timp în care să răspundă la telefon.
f) “Stabilirea întâlnirilor la sfârşitul programului” – este o
soluţie salvatoare, mai ales în cazul angajaţilor insistenţi, care te-ar
întrerupe cu orice ocazie. Când intră în biroul tău, explică-le că eşti
ocupat, dar îi vei primi cu plăcere la ora 17.00 (presupunând că aceasta
este ora când programul zilnic de lucru ia sfârşit). Dacă ora nu le va
conveni, propune o întâlnire ziua următoare, în timpul orei de masă. Pare
o
tehnică destul de dură, dar, în cele din urmă, chiar şi cei mai versaţi
Time Management “vampiri” ai timpului vor începe să acţioneze independent, găsindu-şi singuri răspunsurile.
Time Management
“vampiri” ai timpului vor începe să acţioneze independent, găsindu-şi
singuri răspunsurile.
g) “Evitarea persoanelor care ocupă mult timp” – există
moduri delicate prin care astfel de persoane pot fi “desprinse”din birou.
Dorind să încheie o discuţie, unii manageri îi sugerează musafirului
nedorit să meargă să ia o cafea sau un ceai. La întoarcere, se oferă să îl
conducă pe angajatul respectiv la biroul său. O altă metodă folosită de
manageri este să profite de primirea unui telefon “foarte important, care
nu poate fi amânat”.
Elaborarea planului de muncă
Acesta trebuie să ţină seama de ritmul posibil al fiecărui
individ. Planificarea timpului este influenţată decisiv de organizaţia în
care ne desfăşurăm activitatea, de misiunea acesteia, de strategia, de
obiectivele fixate, de relaţiile dintre membrii ei.
Mai jos putem ilustra un exemplu de procedură pentru
planificarea timpului:
1. Fixarea obiectivelor.
Determinarea rezultatelor de atins pe termen scurt, mediu şi
lung, atât la nivel individual, cât şi organizaţional. Folosirea obiectivelor
definite conform formulei SMART este în mod tradiţional considerată una
dintre cele mai utile metode de dezvoltare a standardelor si monitorizare
a performanţei. Dincolo de suportul teoretic însă, orice utilizare a acestui
sistem trebuie să aibă în vedere câteva aspecte de bun simţ pe care
insistă de multe ori criticii acestor metode: de la utilitatea practică a
acestor obiective (în anumite contexte de business), la abilitatea
concretă a managerilor de a le utiliza în evaluare, la nivelul de
interpretare pe care îl suportă şi pericolul rigidităţii atunci când mai
importantă este adaptarea la schimbari rapide în interiorul şi exteriorul
organizatiei. Indiferent de natura comentariilor, toţi criticii sunt însă de
Time Management acord că renunţarea la ideea de obiectiv ca atare nu este nici pe
Time Management
acord că renunţarea la ideea de obiectiv ca atare nu este nici pe departe
soluţia problemei.
Iată câteva din ideile esenţiale care stau la baza teoriei
obiectivelor SMART. În virtutea acestei filozofii, pentru a-şi servi scopul
de masura a evaluarii orice obiectiv SMART trebuie sa fie definit având
în vedere următoarele aspecte:
1.
Obiectivul trebuie să fie SPECIFIC
2. Obiectivul trebuie să fie MASURABIL
3. Obiectivul trebuie să fie ACCESIBIL
4. Obiectivul trebuie să fie REAL
5. Obiectivul trebuie să aibă un TERMEN
1. Gradul de specificitate
Această cerinţă atrage atenţia asupra faptului că obiectivul
trebuie să descrie o acţiune ce poate fi observată, un comportament sau
o realizare care poate să fie descrisă în termeni concreţi. Ce trebuie sa
facă persoana? Care trebuie să fie rezultatul concret pentru a putea
spune că persoana care ocupă postul respectiv este performantă?
Specificul este pe de o parte legat de natura postului şi de masura în
care obiectivul are relevanţă pentru postul respectiv, dar în egală măsură
vorbeşte si despre gradul de concreteţe al obiectivului, indicând în mod
exact care trebuie să fie rezultatul.
2.
Posibilitatea de a fi măsurat
Acest aspect subliniază faptul că atunci când se doreşte
definirea unui obiectiv, trebuie să se aibă în vedere existenţa unei
modalităţi de verificare a realizării obiectivului respectiv. Cum vom şti că
persoana care ocupă postul respectiv şi-a atins obiectivul? Cum
măsurăm atingerea acestui obiectiv? Răspunsul la aceste întrebări
trebuie să impună includerea în definiţia obiectivului a unei indicaţii
referitoare la aspectele sale masurabile. De retinut: cel mai uşor
masurabile sunt aspectele cantitative (cifre, volume de vânzări, număr de
clienţi etc.)
Time Management 3. Accesibilitatea Aceasta cerinţă se referă la necesitatea ca obiectivul să poată fi
Time Management
3.
Accesibilitatea
Aceasta cerinţă se referă la necesitatea ca obiectivul să
poată fi realizat în condiţiile existente. Cele mai bune obiective sunt cele
care necesită o ieşire din zona de “comfort” fără însă să fie absurde.
Daca sunt fie prea ambiţioase, fie prea mărunte, tendinţa firească va
duce la ignorarea lor (ca metodă de auto-conservare). Posibilitatea
atingerii obiectivului trebuie stabilită având în vedere o multitudine de
condiţii externe şi interne, de la contextul de business, acţiuni ale
competiţiei, resurse disponibile etc, şi trebuie validat în permanenţă
pentru a i se asigura pertinenţa şi utilitatea.
4.
Gradul de realism
Realismul se refera în acest caz la definirea obiectivului
având în vedere nivelul de resurse realist disponibile pentru atingerea
sa. Prin resurse se inţelege atât bani, cât şi abilităţi, echipamente etc.
5.
Intervalul de timp
Este foarte posibil ca la un moment dat (oarecare) orice
obiectiv să ajungă să fie atins. După cum este la fel de posibil ca
momentul acela să fie atât de indepărtat în timp încat să nu mai aiba
relevanţă atingerea obiectivului. De aici necesitatea de a defini clar
perioada de timp în care se doreşte atingerea obiectivului. Momentul
acesta temporal ajută o data în plus la masurarea performanţei şi
stabilirea succesului în mod lipsit de echivoc. Şi acest interval de timp
trebuie să fie supus probei realismului. Un interval de timp scurt poate
creşte considerabil gradul de dificultate al unui obiectiv altfel relativ uşor
de atins.
2. Stabileşte obiectivele în scris
Dacă ce ai citit despre stabilirea obiectivelor, atunci cu
siguranta cunoaşti importanţa stabilirii în scris a lucrurilor pe care doreşti
să le realizezi. După cum am menţionat şi mai sus, aceasta este
unadintre principalele diferenţe dintre un vis sau o speranţă şi un
obiectiv: obiectivul trebuie să fie în scris şi cât mai detaliat.
Time Management În momentul în care îţi notezi scopul principal pe o foaie de hârtie,
Time Management
În momentul în care îţi notezi scopul principal pe o foaie de
hârtie, ţîi măreşti foarte mult şansele de a-l realiza, deoarece transformi
energia în acţiune. Acţiunea înseamnă mişcare, iar mişcarea înseamnă
impuls, iar impulsul este acela care te va ajuta să te indrepţi spre
îndeplinirea obiectivului propus.
3.
Stabileşte un termen limită
Daca nu îţi propui un termen limită, pentru a obţine obiectivul
ales la pasul numarul 1, vei avea tendinţa să amâni, să cauţi tot felul de
scuze şi motive pentru a nu face ceea ce trebuie ca să îţi duci planul la
bun sfârşit şi, în final, veţi constata că de fapt nu ai realizat ceea ce ţ-ai
dorit, ajungând astfel la concluzia eronat că stabilirea obiectivelor nu are
niciun rost. Trebuie să îţi propui să îţi indeplineşi scopul până la o
anumită dată şi să accepţi întreaga responsabilitate pentru consecinţele
pe care le va avea neîndeplinirea obiectivului până la data stabilită.
4.
Alcatuieşte o listă de activităţi.
După ce ai stabilit obiectivul şi ai ales un termen limită până
când să-l obţi, treci la pasul 4 şi anume, alcătuieşte o listă cu toate
lucrurile şi activităţile pe care trebuie să le intreprinzi pentru a realiza
ceea ce ţi-ai propus. Această listă vă va ajuta să îţi faci o imagine de
ansamblu a obiectivului şi a ceea ce trebuie să faci pentru a-l realiza.
Notează pe această listă toate activităţile, indiferent de gradul lor de
complexitate şi indiferent de cât timp trebuie să aloci fiecăreia dintre ele.
5.
Organizează lista într-un plan de acţiune
Am să-l citez din nou pe Brian Tracy care spunea într-un
program de-al său că “acţiunea fără planificare este cauza tuturor
eşecurilor”. Pentru a indeplini orice îţi propui trebuie să treci la acţiune,
iar pentru asta ai nevoie de un plan bine stabilit.
Pentru a transforma lista stabilită la pasul precedent într-un
plan, trebuie să organizezi activităţile în funcţie de priorităţi. Din tot ce ai
trecut în lista cu activităţi scrie separat acele obiective care au prioritate
pentru tine, numerotându- cu a, b, c, d, e. Poţi creşte eficienţa acestui
Time Management exercitiu încercând un lucru pe care-l recomandă Brian Tracy si anume, alcatuieşte un
Time Management
exercitiu încercând un lucru pe care-l recomandă Brian Tracy si anume,
alcatuieşte un plan vizual al activităţilor, în care fiecare dintre acestea
este reprezentată printr-un dreptunghi sau orice altă formă geometrică
doriti să-i asociezi.
Eventual, poţi lega aceste forme geometrice prin săgeţi
indicând astfel ordinea în care trebuie să le efectuezi şi modul în care
depind una de cealaltă. Astfel, veţi putea observa mai uşor ce lucruri
trebuie să faceţi mai întâi, înainte de a trece la o anumită activitate.
6. Treci la acţiune
Acest pas este probabil unul dintre cei mai importanţi. Nu
contează ce faci, însă trebuie neapărat să faci ceva, orice, numai să
acţionezi. Deţi am mai spus-o, am să o repet, deoarece “repetiţia este
mama învăţăturii”: acţiunea este unul dintre cei mai importanţi factori
pentru succes. Nu contează cât de clare sunt obiectivele pe care ţi le-ai
stabilit şi cât de detaliate sunt planurile, dacă nu acţionezi, nu vei realiza
nimic.
Noţiuni despre organizarea muncii
În sensul său cel mai cuprinzător, organizarea muncii constă
în proiectarea, alegerea şi transpunerea în practică - în cadrul unei
structuri determinate - a unui ansamblu de metode şi forme de activitate,
care au ca scop valorificarea cu eficienţă maximă a potenţialului
material si uman, altfel spus, obţinerea unor rezultate de o valoare cât
mai ridicată, cu investiţii cât mai reduse de materiale, energie şi timp,
precum şi realizarea condiţiilor optime pentru afirmarea forţelor creatoare
ale omului, pentru dezvoltarea deplină a personalităţii lui.
Optimizarea procesului muncii implică îmbogaţirea continuă a
experienţei omului ca participant la acest proces, afirmarea şi
dezvoltarea personaliăţtii lui
Time Management Organizarea muncii implică toate laturile procesului de muncă. Ea are în vedere atât
Time Management
Organizarea muncii implică toate laturile procesului de
muncă. Ea are în vedere atât optimizarea relaţiilor dintre om, pe de o
parte, şi mijloacele de muncă, pe de alta parte direcţie în care sunt
chemate să acţioneze cu precădere ştiinţele economică si tehnologică -
cât si perfecţionarea relaţiilor dintre oameni în cadrul acestui proces,
care nu poate fi decât social, conştient, subsumat unei anumite finalităţi
(scop). Organizarea muncii este prin excelenţă o operă umană. Ea este
nedespartită de ordine, gândită şi înfăptuită în considerarea unor scopuri
prealabil determinate.
Organizarea muncii pune serioase probleme care ţin de
convingerea, afectivitatea, voinţa omului, de conştiinţa sa. Nu putem
concepe organizarea muncii fară o anumită ordine şi disciplină, fără
respectarea unor norme, în sensul cel mai larg al cuvântului, şi în
special, al unor norme juridice.
ORGANIZAREA (în greceşte “organon” înseamnă “armonie”)
are drept obiectiv structurarea raţională a acesteia, adaptarea
permanentă la evoluţia proceselor tehnice şi economice în scopul
creşterii eficienţei generale a producţiei şi a muncii. Există trei mari
domenii ale organizării: organizarea conducerii, organizarea producţiei şi
organizarea muncii. În această lecţie vom pune accent doar pe
organizarea muncii.
Organizarea muncii reprezintă un sistem de măsuri, metode,
forme şi mijloace cu caracter social-economic şi tehnico-organizatoric
orientate spre a asigura şi folosi eficient forţa de muncă în scopul
obţinerii unui efect util al activităţii de muncă. În evoluţia ei în timp se
distinge treapta empirică de cea stiinţifică.
Organizarea stiinţifică a muncii urmăreşte ca pe baza
metodelor şi tehnicilor oferite de ştiinţă şi practică să se asigure şi să se
folosească raţional forţa de muncă, cu un dublu scop: cresterea
productivităţii muncii, uşurarea muncii. Bazele organizării stiinţifice a
muncii au fost puse în a doua jumătate a secolului trecut, “maşina” fiind
pusă în centrul sistemului“om-maşină-ambianţă”. Treapta actuala în
evoluţia organizării muncii este organizarea ergonomică amuncii, omul
Time Management fiind pus pe locul central în sistemul “om-maşină-ambianţă”. Ea urmareşte ca printr-un
Time Management
fiind pus pe locul central în sistemul “om-maşină-ambianţă”. Ea
urmareşte ca printr-un ansamblu de activităţi, măsuri, tehnici şi mijloace
să: menţină capacitatea de muncă la nivelul cât mai ridicat pe toată
durata schimbului; reproducţia calitativ superioară a forţei de muncă;
creşterea rodniciei muncii; îmbunătăţirea calităţii vieţii. Nu trebuie
confundată organizarea ergonomică a muncii cu ergonomia.
Ergonomia este o ştiinţă care folosind legi proprii cât şi legi
specifice ale ştiinţelor ce alimentează conţinutul ei studiază “omul” în
diferite ipostaze ale activităţii lui, pentru a realiza un echilibru între factorii
de solicitare la care este supus şi propriile lui posiblităţi.
Organizarea ergonomică a muncii este un ansamblu de
metode şi tehnici concepute în lumina ergonomiei, în cadrul economiei a
organismului acestuia, pentru a asigura creşterea productivităţii muncii.
Principii de organizare ştiinţifică ar putea fi:
comunitate de interese între patroni şi muncitori, primii
urmărind profituri mari, ceilalţi salarii ridicate;
descompunerea proceselor de muncă în mişcări
elementare (macromişcări demuncă), eliminând
gesturile inutile;
stabilirea cu precizie a sarcinii de muncă
separarea pregătirii muncii de executarea muncii,
cerând muncitorului să execute “ce”se cere,”cum” se
cere şi “cât” timp se cere
stabilirea prin cronometrare a timpului necesar execuţiei
lucrării incredinţate
determinarea ritmului de muncă în activitatea de
normare, norma de munca fiind nu numai instrument de
conducere ci şi de constrângere
selecţia şi pregătirea muncitorilor să se facă în aşa fel
încât să poată îndeplini normele de muncă stabilite.
Etimologic, cuvântul ergonomie provine de la cuvintele
greceşti “ergon” -muncă şi “nomos”-lege, ştiinţă.
Time Management ERGONOMIA reprezintă ansamblul ştiinţelor care permit obţinerea cunoştinţelor privitoare la munca
Time Management
ERGONOMIA reprezintă ansamblul ştiinţelor care permit
obţinerea cunoştinţelor privitoare la munca umană, necesare la
fundamentarea adaptării muncii la om şi a omului la munca, în scopul
creşterii productivităţii muncii sociale.
Ca ştiinţă de sine stătătoare, ergonomia are legile ei propii.
Acestea derivă din ştiinţele ce o compun (filozofia, psihologia, sociologie,
biologie, ştiinţe tehnice, ştiinţe medicale, ştiinţe economice etc) şi
reprezintă de fapt o multitudine de noţiuni sau reguli care reflectă scopul
ergonomiei: “obţinerea unui nivel cât mai ridicat a productivităţii muncii
prin reducereala maximum a efortului uman”.Omul, atât ca obiect cât şi
ca scop, este situat în centrul preocupărilor ergonomiei, fiind privit din
multe unghiuri. Ergonomia urmăreşte adaptarea muncii la om prin
crearea mijloacelor de muncă şi a mediului ambiant, ţinând seama de
posibilităţile fiziologice şi neuropsihice ale omului; totodată, ergonomia
are ca scop şi adaptarea omului la meseria sa, folosind pentru
aceasta procedee corespunzătoare de selecţie, formare şi orientare
profesională. Putem spune că ergonomia este ştiinţa interdisciplinară
care folosind cunoştinţele ştiinţifice tehnice, economice, medicale,
psihosociologice şi de ale altor ştiinţe care studiazămunca, se ocupă cu
optimizarea relaţiei “OM-SOLICITĂRI” în procesul muncii având cascop
sporirea productivităţii muncii simultan cu menţinerea capacităţii de
muncă la nivel optim în cadrul schimbului şi reproducţia calitativă a forţei
de muncă.
Controlul şi planificarea timpului
În domeniul managementului timpului, controlul constă în a
măsura progresele sau rezultatele sarcinilor executate, într-o perioadă
dată, în scopul identificării disfuncţiilor şi a corectării lor.
Controlul timpului urmăreşte două scopuri:
să măsoare activităţile care se desfăşoară şi să le
ajusteze în funcţie de fluctuaţiile variabilelor implicate;
Time Management un scop psihologic legat de teama care decurge din termenul „control”. Trebuie să
Time Management
un scop psihologic legat de teama care decurge din
termenul „control”.
Trebuie să admitem că necesitatea de a controla timpul
depinde de percepţia fiecăruia faţă de utilizarea timpului său. În general,
controlul riguros al timpului permite evidenţierea:
proporţiei
dintre
timpul
alocat/folosit
pentru
fiecare
sarcină;
acţiunile satisfăcătoare într-un interval de timp dat;
problemele întâlnite;
cunoştinţele dobândite;
rezultatele obţinute etc.
Problemele referitoare la gestionarea timpului pot fi
soluţionate prin implementarea unor tehnici de planificare a timpului.
Tehnicile clasice de gestionare a timpului sunt: Managementul prin
obiective, spreadsheets-urile, analiza SWOT, graficele Gantt, “Mind
mapping”-urile, fişele de evaluare a şedinţelor. Mult mai moderne şi
eficiente, dar care necesită efort investiţional sunt software-urile specifice
care permit adaptarea stilului de lucru la standardul occidental.
1. Spreadsheet – urile sunt foi de calcul conţinând coloane
pentru: arii cheie, obiective, termene limită, costuri şi alte detalii.
OBIECTIVE
TERMEN LIMITĂ
MÂSURARE
ACTIVITĂŢI
PLANIFICARE
2. Managementul bazat pe obiective şi-a câştigat
recunoaşterea odată cu apariţia, în 1954, a volumului “Practice of
management” de Peter Drucker. Pentru a da rezultate semnificative,
procesul de stabilire a obiectivelor trebuie să se facă la toate nivelele
organizaţiei, de la top manager până la cea mai joasă poziţie a ierarhiei.
Implementarea managementului bazat pe obiective începe prin
Time Management comunicarea scopurilor organizaţiei tuturor angajaţilor în cadrul unei întruniri. În conformitate
Time Management
comunicarea scopurilor organizaţiei tuturor angajaţilor în cadrul unei
întruniri. În conformitate cu aceste scopuri, aceştia îşi propun obiectivele
individuale legate de slujba propriu – zisă a fiecăruia. Managerul aprobă
sau modifică, dacă este necesar, prin negociere, obiectivele individuale
propuse ale angajaţilor. Ulterior, acesta verifică progresele înregistrate
în îndeplinirea obiectivelor individuale ale angajaţilor, iar prin realizarea
unui feed-back eficient şi în măsura în care circumstanţele o dictează,
poate autoriza modificarea obiectivelor în ideea respectării programului
propus iniţial.
3. “Mind mapping”-ul este o tehnică de planificare a
timpului, ce permite utilizarea la maxim a puterii minţii. Mind mapping –
ul cuprinde procesul de brainstorming şi un grafic pentru înregistrarea
ideilor. Cu ajutorul acestor două elemente, se poate face ulterior o
ierarhizare a ideilor şi se poate crea un arbore de decizie. Mind mapping
– ul foloseşte cuvinte, linii, culori, imagini şi sunete pentru a stimula
activitatea cerebrală şi are patru caracteristici importante:
subiectul este reprezentat într-o imagine centrală;
componentele principale ale proiectelor pornesc din
imaginea centrală pe căile principale;
componentele
minore
sunt
legate
de
componentele
principale;
toate ramurile sunt conectate între ele (pe baza ierahiei)
formând o structura nodală.
Time Management Companiile au început să utilizeze aplicaţiile de “mind mapping” pentru antrenamente, schimburile
Time Management
Companiile au început să utilizeze aplicaţiile de “mind
mapping” pentru antrenamente, schimburile de idei, creşterea
productivităţii în toate zonele şi în marketing. Tot mai multe companii
învaţă cum să utilizeze mai bine avantajele reţelelor de calculatoare.
Astfel, ideile pot circula mai repede între componenţii firmei, ducând la o
creştere a productivităţii timpului şi la economie de timp.
4. Lista de priorităţi – reprezintă cea mai simplă şi în acelaşi
timp cea mai folosită tehnică de planificare a timpului. Aceaastă temă o
vom discuta într-o lecţie viitoare.
5. Graficul Gantt este constituit dintr-o bară orizontală sau
un grafic liniar, care se realizează astfel:
activităţile sunt reprezentate pe ordonată, iar timpul pe abscisă;
sunt desenate pentru fiecare activitate un dreptunghi sau o linie,
arătând durata de realizare a acesteia;
sunt arătate dependenţele dintre activităţi;
partea din dreptunghi haşurată sau partea din linie marcată
reprezintă timpul alocat fiecărei activităţi care deja s-a scurs;
momentul prezent este reprezentat cu ajutorul unei linii care poate
arăta foarte uşor activităţile desfăşurate în avans sau în întârziere.
Diagrama Gantt este un instrument de planificare, elaborat în
1917 de Henry L.Gantt, inginer şi sociolog de origine americană.
Frecvent utilizată în managementul de proiect, o diagrama Gantt oferă o
ilustrare grafică a unui program de activităţi, care ajută la planificarea,
coordonarea şi monitorizarea unor sarcini specifice dintr-un proiect.
Diagramele Gantt se pot realiza în versiuni simple, cu ajutorul unui grafic
făcut pe o hârtie, sau în versiuni mai complexe, cu ajutorul unor aplicaţii
softwar.
Forma grafică a unui astfel de instrument de planificare
constă într-o matrice pe a cărei axă orizontala este reprezentată
perioada de timp pe care se întinde proiectul, împartită în unităţi de
masură (spre exemplu zile, săptămâni sau luni), şi pe a cărei axă
verticală sunt reprezentate sarcinile din proiect (spre exemplu, dacă
Time Management proiectul ar consta în dotarea calculatorului tău cu un nou software, principalele sarcini
Time Management
proiectul ar consta în dotarea calculatorului tău cu un nou software,
principalele sarcini ar putea fi: realizarea unei cercetări de piaţă,
alegerea soft-ului, instalarea soft-ului, etc.).
În cadrul unei diagrame Gantt, fiecărei sarcini şi este
alocat un rând. Timpul în care este estimat să se finalizeze o sarcină
este reprezentat printr-o bară orizontală. Marginea din stânga
marchează începutul preconizat pentru acea sarcină, iar marginea din
dreapta marchează sfârşitul preconizat. Sarcinile pot evolua relativ la
alte sarcini în mod secvenţial, paralel sau prin suprapunere temporară.
Pe masură ce proiectul avansează, diagrama este
adusă la zi, prin umplerea barelor pe o lungime corespunzătoare
procentului din sarcină care a fost îndeplinit. În modul acesta, îţi poţi da
seama imediat despre stadiul în care se află proiectul, trăgând o linie
verticală în dreptul datei curente. Sarcinile finalizate vor rămâne cu totul
în partea stângă a liniei. Sarcinile în desfăşurare vor fi întretaiate de linie,
şi dacă partea plină este la stanga liniei, înseamnă că sunt în întarziere
faţă de planificare, pe când, dacă partea plină merge până în dreapta
liniei, inseamna că sunt înaintea planificării. Sarcinile viitoare rămân cu
totul in dreapta liniei.
Atunci când realizezi o diagraăa Gantt, nu introduce
decât un numar rezonabil de sarcini (nu mai mult de 15 sau 20), în aşa
fel încât diagrama să încapă pe o singură pagină. În cazul în care este
vorba de un proiect mai complex, poţi realiza diagrame subordonate care
să detalieze încadrarea în timp a tuturor sub-sarcinilor care formează o
sarcina principală.
Pentru început listează pe o foaie de hârtie toate
sarcinile, datele programate pentru începerea şi finalizarea lor (sau
numai durata respectivelor sarcini) şi responsabilii. Deasemenea
menţionează cele mai importante borne, împreuna cu datele lor. Dacă ai
mai mult de 15 sau 20 de sarcini, poţi să împarţi proiectul în sarcini
principale şi sub-sarcini, după care să realizezi o diagramă Gantt pentru
sarcinile principale şi câte o altă diagramă cu sub-sarcinile pentru fiecare
Time Management dintre acestea. Următorul pas este să îţi alegi unitatea de timp pe care
Time Management
dintre acestea.
Următorul pas este să îţi alegi unitatea de timp pe care o vei
folosi. Dacă este vorba de un proiect mai scurt de trei luni, este
recomandabil să foloseşti zile, iar pentru proiecte mai lungi să foloseşti
săptămâni sau luni. În cazul unor proiecte foarte scurte poţi folosi chiar
ore.
În
momentul
în
care
va
trebui
realizezi
documentul
propriu-zis ai la dispozitie trei soluţii:
1.
Să foloseşti variante succesive desenate pe foi de
hârtie, cu ajutorul unor carioci sau creioane colorate. Deşi aceasta
soluţie este cea mai comoda, ea va pune mai multe probleme în
cazul revizuirilor foarte dese.
2.
Sa foloseşti un produs software cu o sferă largă de
aplicabilitate cum sunt Excel sau Word din cadrul pachetului
Microsoft Office. Această soluţie prezintă avantajul că permite
actualizări şi corecturi frecvente. De asemenea, diagramele
succesive sunt uşor de tipărit.
3.
Să foloseşti un soft specializat pe managementul de
proiect, cum este Microsoft Project
Aplicaţiile care încorporează graficele Gantt sunt PRINCE,
MacProject şi Microsoft Project. Nu există standarde acceptate pentru
graficele Gantt. Aplicaţiile folosesc informaţii direct din programul de
activităţi sau prin introduderea de către utilizator în urma prestabilirii
utilităţii acestui graphic. Printre facilităţile oferite de aplicaţii se numără:
Afişarea termenului scadent sau a datei limită de
execuţie a unui proiect.
Aflarea cu uşurinţă a membrilor echipei implicaţii într-o
oarecare activitate.
Posibilitatea de combinare a tehnicilor de planificare ale
timpului.
Time Management Fişe de evaluare a şedinţelor Şedinţele reprezintă o problemă importantă, având in vedere
Time Management
Fişe de evaluare a şedinţelor
Şedinţele reprezintă o problemă importantă, având in vedere
că “şedinţomania” pare să afecteze un număr mare de manageri.
Managerii trebuie în primul rând să cunoască tipurile principale de
şedinţe/reuniuni, obiectivele şi rolul lor.
În următorul studiu de caz aveţi o diagramă Gantt pentru
proiectul de construire a unui spital.
Activitate
Descriere
Depinde de
Durată (săpt)
A Alegerea personalului administrativ şi medical.
-
12
B Alegerea locaţiei şi sondarea terenului.
-
9
C Alegerea echipamentului.
A
10
D Întocmirea planurilor şi a schiţelor pentru noua
construcţie.
B
10
E Instalarea serviciilor publice în locaţia respectivă.
B
24
F Intervievarea potenţialilor angajaţi şi ocuparea
posturilor de asistenţă, mentenanţă şi pază.
A
10
G Achiziţionarea şi luarea în primire a echipamentului.
C
35
H Construirea spitalului.
D
40
I Dezvoltareaunui sistem de informaţii.
A
15
J Instalarea echipamentului.
E, G, H
4
K Pregătirea personalului de asistenţă.
F, I, J
9
Time Management Recomandare Scopul acestei cărţi este unul simplu şi direct. Ea nu emite pretenţii
Time Management
Recomandare
Scopul acestei cărţi este unul simplu şi direct. Ea nu emite
pretenţii la o calitate literară excepţională, nici nu caută să facă dovada
erudiţiei mele ieşite din comun. E vorba, pur şi simplu, de un ghid practic
care vă încurajează la acţiune în scopul autoperfecţionării. Am scris
propunându-mi un singur obiectiv: să îmi ajut cititorii să trăiască o viaţă
fericită, plină de satisfacţii şi împliniri; cartea reprezintă efortul meu de a
împărtăşi experienţa spirituală cu ceilalţi, căci, dacă m-a ajutat pe mine,
sunt convins că poate fi de folos şi altora.
Am scris-o şi dintr-o înţelegere profundă pentru durerea,
greutăţile şi lupta care ne caracterizează existenţa. Ea ne învaţă să
cultivăm pacea sufletească, nu ca pe o evadare din viaţă pe tărâmul unei
linişti protectoare, ci ca pe un centru al puterii din care se naşte o
energie nestăvilită, ce ne va ajuta să ne trăim viaţa personală şi socială
într-un mod constructiv.
Citind-o, veţi învăţa să gândiţi pozitiv, fără a vă stabili ca unic
ţel gloria, averea sau puterea, ci având în vedere întoarcerea la credinţa
Time Management pentru a trece peste în-frângeri şi a vă conduce viaţa în spiritul unor
Time Management
pentru a trece peste în-frângeri şi a vă conduce viaţa în spiritul unor
valori creatoare autentice. Veţi învăţa să trăiţi după reguli stricte de
disciplină, care îi vor oferi satisfacţii deose-bite celui care îşi va învinge
propriile limite şi va depăşi obstacolele vieţii.
Norman Vincent Peale
Prezentare autor:
Norman Vincent Peale (1898–1993), autorul a treizeci şi
patru de cărţi, a fost un reputat orator specializat în probleme
motivaţionale, cunoscut în lumea întreagă sub numele de „Predicatorul
de milioane“.
Activitatea lui s-a întins pe şase decenii incluzând — fapt fără
precedent — o perioadă de cincizeci şi doi de ani ca pastor principal la
Biserica Marble Collegiate din New York. A fost fondatorul Institutului
pentru Religie şi Sănătate — o clinică religio-psihiatrică — şi al revistei
Guideposts care a avut un tiraj de peste patru milioane de exemplare.
Mesajul său a continuat să inspire mai mult de un milion de
cititori ai revistei lunare Plus: The Magazine of Positive Thinking, publicat
de Fundaţia pentru un Trai Creştin, înfiinţată în 1940 de el şi de soţia sa,
Ruth Stafford Peale.
Time Management Temă 1. Dacă tot te-ai înscris la acest curs, obiectivul principal îl constituie
Time Management
Temă
1.
Dacă tot te-ai înscris la acest curs, obiectivul principal îl
constituie terminarea studiilor. Defineşte câteva obiective secundare ale
tale. Studiile durează două luni, au loc o dată pe săptămână; taxa este
de 280 lei, sumă ce poate fi achitată şi în două rate de câte 120 lei. Până
la sfârşit terebuie pregătite 7 de teme fiind necesar să acorzi fiecăreia
dintre teme 2 ore. Obiectivele secundare trebuie să facă referire la:
acordarea timpului necesar studiului şi redactării temelor şi strângerea
sumei de bani pentru achitarea taxei la începutul cursului şi la jumătatea
lui.
2.
La sfârşitul lecţiei am prezentat un model de diagramă
Gratt pentru proiectul de construire a unui spital.
Trasează diagrama în Exel.
Calculează durata minimă a proiectului şi identifică
activităţile critice.
Dacă activitatea D este întârziată cu 1 săptămână,
activitatea E cu 3 săptămâni şi activitatea H cu 5
săptămâni, va fi afectată durata proiectului? Dacă da,
cu cat? Evidenţiază în diagramă.