MODUL M3 NEGOCIEREA IN AFACERI

XIII

Prof . ec. Gheorghiu Florin

In sens larg, negocierea apare ca o forma concentrata si interactiva de comunicare interumana in care doua sau mai multe parti aflate in dezacord urmaresc sa ajunga la o intelegere cu privire la o problema comuna sau un scop comun. In raport cu zona de interes in care se poarta negocieri, putem face distinctie intre mai multe forme specifice de negociere. Cea mai uzuala este negocierea afacerilor sau negocierea comerciala, care se concretizeaza in acte si fapte de comert precum vanzarea cumpararea, parteneriatul, inchirierea, concesiunea, franchising ul, etc. In cadrul negocierii sunt aduse argumente si probe, sunt formulate pretentii si obiectii, sunt facute concesii si compromisuri pentru a evita atat ruperea relatiilor, cat si conflictul deschis. Negocierea este inseparabila de comunicarea interumana si, in mod inevitabil, este bazata pe dialog. Negocierea afacerilor este o froma particulara de negociere, centrata pe existanta unui produs sau a unui serviciu, pe de o parte, si a unei nevoi de satisfacut pe de alta parte. Acordul are caracter comercial si se poate concretiza intr-un act de comert, o conventie, o comanda, un contract de vanzare cumparare, un parteneriat, un leasing, etc. sau doar modificarea unor clauze, a unor niveluri de pret, a unor conditii de calitate sau de livrare, transport, etc. Negocierea comerciala devine necesara si este posibila ori de cate ori sunt indeplinite trei conditii simple pe o piata mai mult sau mai putin libeara. 1) Existenta unor interese complementare intre doua sau mai multe parti intre care s-au derulat oferte si cereri de oferta acceptate in principiu 2) Existenta dorintei si interesului partilor in obtinerea unui acord pentru care sunt dispuse sa-si faca, reciproc, concesii. 3) Lipsa unor reguli si proceduri prestabilite si obligatorii sau lipsa unei autoritai aflate deasupra partilor in divergenta, care sa impuna acordul peste vointa acestora. Principii de baza Negocierea functioneaza dupa principiul asvantajului reciproc. Conform acestui principiu, acordul este bun atunci cand toate pitele negociatoare au ceva de castigat si nici una

de pierdut. Principiul avantajului reciproc ( win win ) nu exclude, insa, faptul ca avantajele obtinute de una din parti sa fie mai mari sau mai mici decat avantajele obtinute de cealalta cau celelalte parti, aflate in negocieri. In psihologia comunicarii se vorbeste de o asa numita llege psihologica a reciprocitatii, lege conform careia, daca cineva da sau ia ceva , partenerul va resimti automat dorinta de a-i da sau, respectiv, de a-i lua altceva in schimb. Urmare actiunii subtile a aacestei legi psihologicce, orice forma de negociere este guvernata de principiul actiunilor compensatorii. Expresiile latinesti ale acestui principiu sunt: Do ut des si Facio ut facias. Principiul moralitatii si legalitatii, nu se rezuma numai la etica afacerilor, ci si la cea a comunicarii interumane.

TIPURI FUNDAMENTALE DE NEGOCIERE Se poate face distinctie intre trei tipuri fundamentale de negociere: 1) Negociere distributiva Este cea de tip ori/ori, care opteaza doar intre victorie/infrangere. Este cea care corespunde unui joc cu suma nula si ia forma unei tranzactii in care nu este posibil ca o parte sa castige fara ca cealalta sa piarda. Tacticile si tehnicile folosite in negociere sunt tipice pentru rezolvarea starilor conflictuale. Sunt dure si tensionate. Este important sa anticipam sau sa descoperim in timp tacticile agresive ale adversarului, pentru a le face sa-si piarda din eficacitate. Acest tip de negociere este posibil atunci cand opozitia de interese este puternica, iar dezechilibrul de forte este semnificativ. 2) Negociere integrativa(victorie/victorie) Este aceea in care sunt respectate aspiratiile si interesele partenerului, chiar daca vin impotriva celor proprii. Se bazeaza pe respectul reciproc si pe toleranta diferentelor de aspiratii si opinii. Avantajele sunt acelea ca ajunge la solutii mai bune, mai durabile, partile se simt mai bine, iar relatiile dintre parti de consolideaza. Ambele castiga si ambele sustin solutia si acordul incheiat, ea salveaza si consolideaza relatiile

interumane si de afaceri pe temen lung. Tacticile specifice se bazeaza pe reciprocitatea concesiilor. 3) Negocierea rationala Este aceea in care partile nu-si propun doar sa faca sau sa obtina concesii, cosimtite de pe pozitii de negocieri subiective, ci incearce sa rezolve litigiile de fond de pe o pozitie obiectiva, alta decat pozitia uneia sau alteia din ele. Pentru aceasta, trebuie definite clar interesele mutuale, in cadrul unei transparente si sinceritati totale, fara apelul la cea mai mica disimulare sau suspiciune. Algoritmul rationalitatii inseamna: definirea problemelor, diagnosticarea cauzelor, cautarea solutiilor. Negociatorul cauta sa intealaga miza pusa in joc de partener, sa cunoasca sentimentele acestuia, motivatiile si preocuparile sale.

PUTEREA DE NEGOCIERE In negocieri pot exista diverse surse de putere care permit uneia din parti sa impuna solutii apropiate de propria sa pozitie si de propriile sale interese. Puterea de negociere consta in totalitatea atuurilor, pozitiilor, conjuncturilor si instrumentelor pe care una dintre parti le poate folosi pentru a obtine concesii, pentru a atrage avantaje si pentru a ajunge la un acord unilateral favorabil. In afaceri, puterea de negociere poate sa vina din mai multe surse: autoritatea, legitimitatea, cota de piata si imaginea de marca, informatia detinuta, volumul de date culese si manipulate in legatura cu partenerul. Coercitia se refera la impunerea prin constrangere, contramasuri si represalii ce pot duce la sistarea unor livrari, inchiderea unor linii de fabricatie. Competenta si expertiza pot deveni surse de putere atunci cand se face apel la un specialist care sa dea greutate anumitor aspecte negociate. CONDITIILE NEGOCIERII 1) obiectul negocierii In sens juridic, obiectul unui contract este constituit de ansamblul obligtiilor si drepturilor pe care si le asuma partile.

In sens practic, obiectul contractului ilreprezinta produsul sau serviciul asupra caruia se asuma obligatii. In consecinta a negocia obiectul contractului inseamna a preciza denumirea, cantitatea, calitatea, caracteristicile si performantele produsului, procedurile de control, ambalajul, marca, conditiile de livrare, transport si plata, pretul, primele sau penalitatile. 2) Mandatul negocieriilor Mandatul negocieriilor reprezinta un ansamblu de instructiuni si imputerniciri pe care seful echipei la primeste de la conducerea firmei pe care o reprezinta. Mandatul este transmis mandatarului si mandatatului in scris dupa ce a fost aprobat ca atare de mandatant. In mandatul de negociere se precizeaza: cine este negociatorul sef, care sunt persoanele nominalizate in echipa, sinteza informatiilor cu privire la obiectul negocierii, termenele calendaristice ale negocierii (programul orientativ al negocieriilor, data finalizarii, data inapoierii). 3) Timpul disponibil. Ordinea de zi Acest timp este inteles ca durata limita sau ca termen calendaristic scadent 4) Numarul participantilor si compunera echipei Intr-o simpla negociere a vanzarilor, prtenerii pot fi numai doi. Marimea si structura echipei de negociere depinde de diversitatea si amploarea problematicii necesar a fi acoperite. 5) Numarul partilor. Negocieri multipartite Crestera numarului de paerti implicate intr-un proces de negociere actioneaza ca un proces de franare si uzura. Exista mari contract industriale in a caror negociere, alaturi de partile contractante pot fi atrase bancile, administratia locala sau guvernele. Daca sunt mai mult de doua parti negociatoare, exista mai mult de doua pozitii de negociere si apar tendinte de conflict. 6) Auditoriul Este format din toate persoanele care se adauga partilor negociatoare fara a participa la negocieri (mass-media, reprezentanti ai sindicatelor, administratiei, puterii). Auditoriul ar rolul de a observa si evalua rezultatele negocierii.

7) Locul negocieriilor Locul reprezinta un factor important in negocieri deoarece poate oferi partilor avantaje inegale. 8) Plasamentul pana la masa tratativelor 9) Ambianta psihica si fizica imediata PROCESUL DE NEGOCIERE Intregul proces ar putea fi delimitat in cel putin doua stadii distincte: pregatirea negocierilor si negocierea propriu zisa, adica derularea efectiva a tratativelor. Pregatirea negocieriilor Succesul unei negocieri depinde mult de maniera in care aceasta a fost pregatita. Practica a dovedit ca, intre momentele importante ale pregatirii negocierilor in afaceri nu trebuie uitate: studierea ramurii si a pietei, stabilirea obiectivelor si initierea contractelor si relatiilor in afaceri. Studierea ramurii si a pietei consta in interpretarea conjuncturii generale a contextului afacerii si identificarea partenerilor si concurentilor potentiali. Este momentul in care se estimeaza capacitatea pietei tinta, se delimiteaza precis segmentul caruia i se adreseaza produsul, sunt insusite legislatia si uzantele comerciale specifice, posibilitatile de distributie, conditiile de promovare, etc. In cadrul acustui moment sunt culese informatii desppre situatia financiara a partenerilor, despre solvabilitatea si reputatia lor, despre concurenta potentiala. Se incearca evaluarea celui mai bun moment pentru lansarea ofertei sau cererii de oferta. Stabilirea obiectivelor priveste atat precizarea propriilor obiective in negociere, cat si raportarea lor la prezumtivele obiective ale partenerului. Obiectivele trebuie sa fie concrete si precise. Anticiparea obiectivelor partenerului si evaluarea pozitiei sale de negociere trebuie facute in paralel si in concordanta cu obiectivele proprii. Initierea contractelor si relatiilor de afaceri presupune existanta unei game largi de modalitai de stabilire a legaturii de afaceri: fax, coresponednta clasica, posta electronica, internet, reprezentante comerciale, ambasade, camere de comert misionari si contacte

directe.Cele mai bune rezultate se pot obtine prin contacte directe, dar tot sa se inregistreaza si costurile cele mai mari. Cele mai accesibile si ieftine contracte se obtin la targuri si expozitii. Oferta reprezinta propunerea de incheiere a unei tranzactii si documentatia tehnica si comerciala minimala care o insoteste. Ea trebuie sa indeplineasca trei conditii: sa fie ferma, precisa si completa. Cererea de oferta reprezinta propunerea de a cumpara un anumit prodes sau serviciu, insotita de un minim de documentatie tehnica si comerciala. Documentatia tehnica insotitoare poate lua si forma unei teme de proiectare sau a unui caiet de sarcini. Continutul si forma unei ceereri de oferta difera de la un produs sau serviciu la altul, de la o piata la alta, de la un client la altul. Ea poate merge de la un simplu anunt pana la organizarea unei licitatii internationale pe baza unui caiet de sarcini.

Reguli de formulare a obiectivelor: Obiectivul negocierii trebuie transpus, pe cat posibil in cifre precise, fara marje si abateri relative. A obtine o reducere maxima de pret sau a obtine o reducere intre 5-10 % inseamna un obiectiv prost formulat. In schimb a obtine o reducere a pretului cu 9 % inseamna un reper precis si un obiectiv clar, bine formulat. Obiectivele nu sunt concepute si formulate inainte de a fi se acorda un buget. Ele au sens in masura in care resursele financiare, tehnice si umane sunt disponibile. Un obiectiv nu poate fi complet definit fara a clarifica termenii calendaristici ai concretizarii sale. Definirea obiectivelor nu este completa si pertinenta daca nu sunt precizate si metodele sau instrumentele de control si ecaluare ale gradului de realizare. Trebuie sa exsite o nominalizare expresa a unor responsabili pentru indeplinirea elementelor amintite.

Negocierea propriu-zisa Acesta demareaza odata cu declararea oficiala a interesului partilor in realizarea unei tranzactii. Acest proces consta intr-o succesiune de contacte si runde de discutii, tatonari, pledoarii si schimburi de informatii, concesii, obiectii, care conduc treptat la realizareaz unui acord de vointa intre parti.

De-a lungul acestu proces, pot fi delimitate patru faze cu continut distinct:protocolul de deschidere si prezentare, schimbul de informatii si declararea pozitiilor, argumentarile, persuasiunea si obiectiile, concesiile si acordul final.

Zece sfaturi pentru un negociator de succes 1) Ca sa ajungeti un bun negociator invatati sa cititi nevoile caleilalte parti 2) Tineti minte ca nici o negociere nu poate fi pregatita prea mult 3) Incepeti prin a vizualiza posibilele castiguri, nu pierderi 4) Practicati negocierea ca sa va perfectionati deprinderile 5) Cand negociati fiti pregatiti pentru compromisuri 6) Stabiliti-va strategia in functie de tipul de negociere 7) Clarificati-va prioritatile: fiti pregatiti sa cedati in zonele de interes secundar 8) Fiti flexibil, e un semn de putere nu de slabiciune 9) Asigurati-va de strangerea tuturor informatiilor importante intr-o negociere 10) Trageti invataminte tactice din biografiile unor negociatori celebri Studiu de caz Joe era realizator de programe pe calculator. Intr-o buna zi i-a venit ideea unui joc nou, despre care era convins ca urma sa aiba un succes colosal. Totusi programarea in sine dura destul de mult, iar intre timp Joe trebuia sa-si castige existenta. I-a facut o vizita unei prietene care era director la o firma de notorietate in domeniu. Si ei si colegilor ei le-au placut ideea, dar oferta pentru Joe era doar de 10 000 $. Joe a explicat ca are nevoie de noua luni pentru creearea jocului si ca suma in discutie nu era o recompensa multumitoare, desi l-ar fi ajutat sa supravietuiasca. El a sugerat ca cei 10 000 $ sa fie un avans in contul profiturilor voiitoare, pe care sa le imparta cu firma in proportie de 25% pentru el si 75 % pentru companie. In cele din urma s-a convenit asupra unui raport de 20% pentru el si 80% pentru firma. Jocul a fost lansat printr-o importanta companie de marketing si s-a bucurat de mult succes, aducand venituri considerabile ambelor parti. In acest caz este vorba de negocierea unui schimb corect. Se poate spune ca ambele tabere au castigat. Joe si-a dat seama ca firma de software nu-i va oferi alte lichiditati, sa ca a mers pe ideea aliantei. Partile si-au atins scopul comun, adica pierderi cat mai mici, daca proiectul esua si profituri cat mai mari in cazul in care avea succes.

BIBLIOGRAFIE 1) Hindle, Tim, Enciclopedia Rao, 2000, Cum sa negociem, 2) Kennedy Gavin, Editura National, 1998, Negocierea perfecta 3) Prutianu,Stefan, Editura Polirom, 2000, Comunicare si negociere in afaceri

Tipuri de intrebari
1.Identificati elementele unui proces de negociere; 2.Care este rolul probelor in procesul de negociere; 3.Care sunt conditiile existente pentru o negociere comerciala; 4.Ce reprezinta ,,avantajul reciproc in procesul negocierii 5.Care sunt tipurile fundamentale de negociere; 6.Ce reprezinta coercitia in cadrul negocierii; 7.Enumerati si explicati conditiile negocierii; 8.De care factori depinde succesul unei negocieri; 9.Ce repezinta cererea de oferta in cadrul negocierii; 10.Enumerati cinci sfaturi pentru un negociator de suucces.

Prof . ec. Gheorghiu Florin