Curs 6 EPRP CARTEA DE VIZIT Cartea de vizit este larg folosit pentru transmiterea de felicitri n anumite ocazii.

Cuvintele prin care se exprim felicitrile sau urrile cuvenite se scriu direct de mn, pe cartea de vizit. n acest caz, se poate scrie un text mai mare sau numai anumite expresii consacrate cum ar fi: " Felicitri cu ocazia..." etc. Atunci cnd cartea de vizit se foloseste pentru felicitarea unor personaliti strine, practica intern, ct i cea internaional impune folosirea unor abrevieri consacrate acestui gen de coresponden: p.f. - pour felicitation (felicitri); p.f.N.A. - pour felicitation Nouvelle Annee (felicitri de Anul Nou). Iniialele p.f. pot fi utilizate pentru toate ocaziile care necesit transmiterea de felicitri. Aceste iniiale trebuie folosite ca atare, fiind greit nlocuirea lor cu altele derivnd din traducerea cuvintelor respective n limba romn. De exemplu, se va scrie ntotdeauna cu creionul n partea stng, jos "P.f.N.A." i nu "f.A.N". La felicitrile trimise prin cartea de vizit cu iniialele de mai sus, se rspunde tot printr-o carte de vizit, avnd nscrise iniialele "p.r."(pour remercier= mulumire), la care, cu ocazia Anului Nou, se pot aduga iniialele "p.f.N.A.". n acest caz, formula complet va fi "p.r.+p.f.N.A."(mulumiri i felicitri de Anul Nou). Tipriturile speciale (ilustrate, pliante, etc.) Aceast categorie cunoate o mare ntrebuinare mai ales cu prilejul Anului Nou, 1 Mai, etc. Tipriturile speciale sunt de dou feluri: - cu ilustraii (peisaje de sezon din ara noastr, reproduceri de art, realizri din domeniul construciilor industriale, cartiere noi de locuine i tradiii privind srbtorile de iarn); - fr ilustraii, care cuprind numai formula de felicitare. Tipriturile de felicitare pot s cuprind semntura n facsimil a celui care felicit sau s poarte semntura original acestuia. Semntura personal a unei asemenea felicitri constituie un act de mare curtoazie. Se obinuiete ca unele felicitri s aib imprimat numele instituiei. n acest caz, ele pot fi folosite de mai multe persoane din instituia sau organizaia respectiv, fie semnnd fiecare cte o felicitare, fie prin trimiterea unei singure felicitri imprimate, la care se adaug crile de vizit ale persoanelor respective. n cazul n care asemenea felicitri sunt ilustrate, fotografiile trebuie s prezinte imagini cu caracter ct mai reprezentativ i de o foarte bun execuie tehnic.

Cartea de vizit pentru coresponden Este o carte de vizit de format mare, gravat sau imprimat, care conine numele, titlul i chiar coordonatele expeditorului, i servete pentru transmiterea unui scurt mesaj, ntotdeauna scris de mn, care va fi datat i semnat. Cea de tip standard aste confecionat dintr-un carton alb de 12,5 cm pe 8 cm pn la 14,5 cm pe 10,5 cm. Numele i titlul sunt scrise n mijloc sau n partea de sus, celelalte date fiind plasate n colurile inferioare din dreapta i sin stnga. Ea nu se ndoaie i se trimite ntr-un plic de dimensiuni corespunztoare. Cartea de vizit pentru coresponden este util n special pentru a mulumi gazdei dup dineu, pentru a informa de primirea unui document, pentru a transmite urri deosebite, pentru a felicita un ambasador sau un consul cu ocazia srbtorii naionale a rii sale, precum i n timpul unei cltorii cnd posibilitile de secretariat sunt limitate, iar ocaziile n care trebuie transmise mesaje se multiplic. Crile de vizit au ntrebuinri multiple att n relaiile dintre persoanele oficiale i particulare din ara noastr, ct i n contactele acestora cu strinii. Ele pot fi trimise pentru prezentare, n acest caz nefiind nevoie de vizita propriu-zis. Unii diplomai sau alte personaliti strine obinuiesc ca n astfel de situaii s depun cartea de vizit ori printr-o tre personal, ndoit la un col pe o latur. Uneori crile de vizit de utilizeaz i pentru invitaii sau rspunsuri la invitaii. Foarte adesea crile de vizit se folosesc i pentru transmiterea felicitrilor cu diferite ocazii: Anul Nou, srbtori naionale, etc. De asemenea crile de vizit nsoesc, de obicei, cadourile sau florile trimise cuiva. Cartea de vizit numit "business card", cuprinde numele, titlul sau titlurile posesorului, adresa, codul potal, numrul de telefon, de fax i uneori numrul de telefon i adresa de acas. Regsim de asemenea, in cele mai multe cazuri, simbolul grafic al organizaiei pe care o reprezint sau o conduce. Un al doilea set de cri de vizit, cuprinznd doar numele va putea fi utilizat atunci candd celelalte coordonate sunt cunoscute sau cnd cartea de vizit este trimis n scop personal. De format mai mic dect cartea de vizit destinat corespondenei formatul standard american este de 9 cm pe 5 cm - i mult mai des utilizat , cartea de vizit rspunde nainte de toate unei nevoi de identificare, dar poate servi i pentru comunicarea unei informaii suplimentare, dac o vom aduga i pe aceasta. De la apariia sa, n secolul trecut, cartea de vizit a fost oobiectul unei etichete minuioase. Dimensiunea sa, coninutul, folosirea, au fost inventariate cu grij. Astzi, ea este folosit ca

instrument de comunicare ntre doi necunoscui care i vor prezenta cartea de vizit pentru a se cunoate sau poate fi transmis tuturor cunoscuilor, pentru a-i informa c ne-am schimbat statutul. De asemena, ea este folosit pentru a nsoi trimiterea unui obiect sau a unui document, evitnd astfel redactarea unei scrisori, dar preciznd identitatea expeditorului. Conform obiceiului, cartea de vizit de d la sfritul unei discuii, pentru a facilita eventualelor luri de contact ulterior. Maniera oamenilor de afaceri japonezi, care o distribuie chiar n momentul prezentrilor se dovedete mai eficace, mai ales dac este vorba de o prim ntlnire cu nite strini. Aceast manier are avantajul de a preciza responsabilitile i nivelul interlocutorului, informaii indispensabile att pentru a ncepe o conversaie fructuoas ct i pentru a lrgi cercul reprezentrilor. Iat o regul de etichet adaptat imperativelor timpurilor noastre: rapiditatea i eficacitatea comunicrii. Chiar pe parcursul unei activiti moderne, unde contactul social este mai important dect afacerile, nu este deplasat s dai cartea de vizit inainte de plecare sau dup ce conversaia a luat sfrit. Bineneles, cartea de vizit nu va fi dat n timpul unei mese, ci dup, cu excepia cazului n care este vorba de afaceri. Pentru un sejur n strintate, se poate dovedi indispensabil c dispunem de carile de vizit scrise n alt limb, chiar i cu alte caractere dect cele ale alfabetului latin. n acest caz exist dou posibiliti: fie dou seturi de cri de vizit, fie o carte de vizit bilingv, imprimat fa-verso. Mai uor de folosit, aceasta din urm furnizeaz n plus interlocutorilor enunul titlurilor n forma original i permite astfel verificarea corectitudinii traducerii. Este prudent s nsoim o felicitare al crui expeditor nu poate fi identificat cu certitudine, cu o carte de vizit de pe care am ters cu o linie numele. Destinatarul va ti astfel s recunoasc semntura fr ndoial. Pe cartea de vizit nu vom scrie nimic, deoarece urrile au fost adresate pe felicitare. O carte de vizit poate fi folosit, de asemenea, la o invitaie la mas, fr pretenii, adugnd, de exemplu: "Pentru a cina mari, 5 septembrie, la ora 19.30, la locuina mea." Dac avem carti de vizit pentru coresponden, acestea pot fi folosite cel mai bine n acest scop. Cartea de vizit de afaceri Prima formul grafic cu adevrat important, pentru majoritatea dintre noi, este cartea noastr de vizit de afaceri. Tnrul impresar i profesionist din ziua de azi i comand cartea de vizit de afaceri la primul succes al ntreprinderii. Majoritatea dintre noi ne amintim de primele noastre cri de vizit de afaceri i ct de mndri eram de ele. Cartea de vizit de afaceri i felul n care o mnuiete este un

mijloc de comunicare foarte personal al unui executiv. Este ca o strngere de mn pe care o lai n urma ta. Trebuie s-i dai n aa fel cartea ta de vizit cuiva nct s-l faci s doreasc s te in minte i s doreasc s mai ia legtura cu tine. Exist trei moduri principale de a prezenta cartea de vizit de afaceri: - s-o dai cuiva pentru ca s-i aminteti cine eti, unde eti i cum s te gseasc; - s o trimii cuiva nsoind o fotografie, un raport anual, o tietur dintr-un ziar sau o revist, sau orice i-ai promis unei persoane c-i trimii sau cuiva cruia ti c i-ar face plcere s-o primeasc; - s-o foloseti ca o anexa la un cadou sau la un buchet de flori. O carte de vizit frumoas, prezentat cum se cuvine, face o impresie excelent. Trebuie s ti, cnd s ne prezentm crile de vizit de afacere, cnd s lum iniiativa; i cnd s facem schimb de cri de afacere cu amabilitate atunci cnd altcineva a avut iniiativa. Ceremonialul crii de vizit de afaceri Este deosebit de important pentru un tnr s nvee cum s-i prezinte cartea de vizit de afaceri cum se cuvine, astfel nct s evite s fie prea "insistent" sau s par nendemnatic. Nu-i pune cu de-a sila cartea ta de vizit de afaceri unui superior n funcie pe care l ntlneti. Ateapt pn cnd el sau ea i-o cere. Nu oferi cartea ta de vizit de afaceri doar dup o conversaie oricrei persoane complet necunoscute pe care ai ntlnit-o ntmpltor (de exemplu persoanei lng care ai stat n avion sau la un prnz lng un restaurant). Nerbdarea ta excesiv se poate datora doar entuziasmului tineresc i s-ar putea s-l irite pe vecin. (n plus exist posibilitatea ca, dac ai cunoate adevrul despre acel strin, sa nici nu vrei s-i tie numele, numele companiei i adresa). Nu-i rspndi crile de vizit de afaceri ntr-un grup mare de necunoscui. Oamenii vor ncepe s te suspecteze imediat c ncerci s le vinzi ceva i se vor descotorosi de tine. nva s fi foarte selectiv n privina oamenilor crora le dai cartea ta de vizit de afaceri. De asemenea, ine minte c, la o ntrunire social de afaceri, cea mai bun cale este ca ceilali s nu-i dea seama atunci cnd i dai cuiva cartea ta de vizit. Schimbul se face n particular, numai ntre voi doi, nu ca un gest bttor la ochi care se face n public i, mai ales, nu la dineul intim al cuiva. Cnd participi la o edin n afara serviciului tu, cu oameni pe care nu-i cunoti, atept semnalele care s-ar putea s apar. Las pe altcineva s nceap schimbul de cri de vizit de afaceri cu cei care nu se cunosc ntre ei. De cele mai multe ori schimbul crilor de vizit de afaceri se face la nceputul ntrunirii, dar rareori acest schimb poate fi fcut i la sfrit. Oricum, dac faci o prezentare, ai tot dreptul s-i

dai cartea de vizit mai nti celor din preajma ta, astfel nct s tie exact cine eti nainte de a te ridica s vorbeti. Este mult mai bine s nu oferi o carte de vizit de afaceri dect s dai una care are un defect sau este depit sau murdar. Poart-i crile de vizit de afaceri n portofel sau ntr-o mbrcminte special, ca s le protejezi i s le pastrezi curate. Dac de cele care i mai rmn nu sunt n perfect stare, arunc-le. Scuz-te oamenilor pe care i-ai ntlnit pentru momentana epuizare a crilor de vizit de afaceri i scrie dup aceea informaiile necesare pe care vrei s le dai celor care doresc pe o bucat de hrtie. Att femeile, ct i brbaii trebuie s poarte la ei cri de vizit i sera la invitaiile particulare ca s le aib n cazul n care s-ar ivi ocazia vreunei afaceri bune, n care ar fi cazul s le prezini. Chiar dac cinezi ntr-un restaurant care servete minuturi, la dineu sobru (cu cravat neagr) n restaurantul unui hotel sau acas la cineva, crile de vizit de afaceri nu trebuie niciodat date n timpul mesei. Oamenii trebuie s fie discrei n ceea ce privete discutarea afacerilor cnd sunt la cocktailuri sau cineaz (n casa cuiva sau la un restaurant), cnd mprejurarea este mai degrab particular dect de afaceri. Cea mai important parte a ceremonialului crii de vizit de afaceri este s tii cnd s-i imprimi o not de personalitate. "Personalizarea" crii tale de vizit presupune scrierea unui lucru ca un caracter personal cu un stilou pe faa (sau pe spatele ei, dac nu este loc suficient pe fa). De exemplu: dac trimii flori gazdelor tale, dup o cin servit la ei acas, ar trebui s scrii pe spatele carii tale de vizit ceva de genul: "Aceasta poate s prezinte interes pentru dumneavoastr. Toate cel bune", dup care urmeaz semntura ta prenumele. Dac prezini pe cineva, care are o ntlnire cu un coleg de-al tu, ataeaz cartea de vizit la rezumatul sau broura sau orice alt material pe care-l va prezenta acesta, scriind: "Sunt singur c-i va face plcere s discui cu Marius", semnat cu prenumele. Designul crii de vizit O carte de vizit de afaceri este o parte a unui program mai larg de unificare grafic a unei corporaii. Crile de vizit ale unui executiv tnr, ca i papetria lui, sunt de obicei tiprite n timp ce urc scara social pn ajunge la nivelul n care sunt nlocuite de crile de vizit gravate. ntreprinztorul sau profesionistul este posibil s fie i el reprezentat; exist, desigur, multe design-uri pline de imaginaie, care reprezint micile ntreprinderi n circulaie. Oricine lucreaz ntr-o ntreprindere de calitate trebuie s aib n vedere c o carte de vizit cu un standard de calitate denot o persoan cu gust i importan. Cnd "gndeti ieftin", fr s ai pe crile de vizit un bun

design, poi foarte uor s pari fr valoare acelora crora le rmne numai cartea de vizit ca s-i aminteasc de tine. O persoan care de uit la cartea ta de vizit de afaceri cu dispre e foarte probabil c nu va dori s fac afaceri cu tine. Dimensiunea standard a unei cri de vizit de afaceri este de "3 1/2 x 2", variind n jurul acestei dimensiuni. Crile de vizit pot avea forme neobinuite pentru a reprezenta anumite tipuri de afaceri. (Am vzut cri de vizit fcute n mod inteligent n form de hamburger, de automobil, de pudel franuzesc i de main de scris). Dac ai cri de vizit de aceast natur, fcute pentru tine, amintete-i c ceea ce ctigi n deteptciune, poti pierde n respect. Oamenii nu pot pune cu uurin n portofelele sau n aprtoarele lor o carte de vizit de afaceri cu o form ciudat. Unii designeri folosesc cu ingeniozitate dimensiuni neortodoxe pentru a-i face crile de vizit memorabile, cum fac unele persoane vestite n domeniul designului. Materialul din care e fcut cartea de vizit poate fi lucios sau mat; poate fi gros sau subire; dar trebuie s fie ndeajuns de rezistent s nu se strice cnd pipi cartea de vizit sau cnd o scoi din aprtoarea de cri de vizit. Directorii folosesc deseori ambele tipuri, att cri de vizit tiprite, ct i gravate (primele pentru a le folosi cnd le trimite prin pot, iar cele din urm pentru afaceri cu persoane foarte importante). Culoarea crilor de vizit de afaceri trebuie, desigur, s se potriveasc cu cea a hrtiei companiei. Informaia redat pe care o carte de vizit de afaceri trebuie s cuprind urmtoarele: - antetul, marca sau simbolul companiei. O persoan de la o ntreprindere mai mic poate lucra cu un grafician care s gseasc un simbol reprezentnd munca ei, cum ar fi: un buchet de flori pentru o florreas, un co cu legume pentru un consultant specialist n alimente, un calculator care are pe lentile pentru un fotograf, un pahar plin cu perii de cosmetic pentru o persoan care lucreaz n domeniul institutelor de nfrumuseare, un manechin cu o earf nfurat n jurul gtului pentru un croitor. - textul cuprinde urmtoarele: numele, funcia (dac este oportun), numele companiei, adresa ntreprinderii, telefonul, numrul de fax (dac este potrivit), adrese ale altor birouri din ar (dac este un lucru oportun). Unele persoane care lucreaz n afara casei lor, ct i n afara unui birou, includ i numrul de telefon de acas alturi de numrul de la sediul ntreprinderii. Proceduri potrivite pentru designul crii de vizit de afaceri Dac eti proprietarul mai multor ntreprinderi, este preferabil s

ai cri de vizit separate, pentru fiecare ntreprindere cte una. Dac ai birouri n mai multe locuri, desigur c trebuie s incluzi aceast informaie pe cartea de vizit. Dac nu ai un titlu profesional (ca: doctori, colonel, doctor n filosofie etc.), nu folosi un titlu ca domnul, doamna, domnioara pe cartea ta de vizit de afaceri. Excepie de la aceast regul l fac numele care pot fi i de femeie i de brbat (Lili, Gabi, etc.). n acest caz ar fi mai nelept din partea ta s pui un "domnul" sau "doamna" n faa numelui. Dac toat lumea te tie dup porecl, include-l mpreun cu numele tu "Mariana Ameita, Endicot, vicepreedinte". Crile de vizit de afaceri pentru strintate Dac faci un numr considerabil de afaceri ntr-o ar strin, trebuie s ai crile de vizit de afaceri tiprite i n limba rii respective. Unii oameni de afaceri europeni tipresc informaii suplimentare pe crile de vizit ca, de exemplu, tipul de produse realizat de ntreprindere, numrul de angajai i veniturile anuale importante. Acest gen de cri de vizit de afaceri reprezint o miniformul de furnizare de informaii. n Japonia cartea de vizit de afaceri este mai important dect oriunde n lume. Exist un ritual al tipririi crilor de vizit de afaceri.