S.C. UMBRELLA CORP S.R.L.

Rm Vlcea

PROCEDUR DE SISTEM AUDITURI INTERNE

Cod PS 03 Ediia: / 10.05.2008 Pag. 1/4

Aprobat, Administrator, Ing. Ciprian Corneliu SORESCU

AUDITURI INTERNE

ntocmit:

Ing. Nua POP

Revizia: Data:

Exemplar:

Formular cod F 01.01.1

S.C. UMBRELLA CORP S.R.L. Rm Vlcea

PROCEDUR DE SISTEM AUDITURI INTERNE

Cod PS 03 Ediia: 1/ 10.05.2008 Pag. 2/4

1 SCOP Prezenta procedur stabilete modul de desfurare a auditurilor interne ale calitii (planificare, efectuare, documentare), responsabilitile i nregistrrile aferente acestor activiti. 2 DOMENIU DE APLICARE Procedura se aplic n cadrul organizaiei pentru verificarea conformitii proceselor desfurate i rezultatelor aferente acestora cu cerinele standardelor refereniale i ale reglementrilor n vigoare, n vederea determinrii eficacitii sistemului de management al calitii aplicat. 3 DEFINIII. PRESCURTRI. DATE PROCES 3.1 Definiii Auditul calitii examinare sistematic i independent n scopul de a determina dac activitile referitoare la calitate i rezultatele aferente satisfac dispoziiile prestabilite, dac aceste dispoziii sunt implementate efectiv i sunt corespunztoare pentru realizarea obiectivelor. Auditor persoan care are competena de a efectua un audit. Auditat zon supus aciunilor de audit intern. Auditor ef persoan desemnat s conduc echipa de audit. Echip de audit unul sau mai muli auditori care efectueaz un audit. Audit intern audit efectuat n cadrul organizaiei de propriul personal nominalizat special n acest scop. Criterii de audit ansamblu de politici, proceduri sau cerine utilizate ca o referin. Dovezi de audit nregistrarea, enunarea faptelor sau alte informaii care sunt relevante n raport cu criteriile de audit i verificabile. Dovezi obiective informaii, nregistrri sau constatri ale faptelor, calitative i cantitative, referitoare la sistemul de management al calitii sau la calitatea unui produs/ serviciu/ proces care se bazeaz pe observaii, msurtori sau ncercri i care pot fi verificate. Neconformitate nesatisfacerea condiiilor specificate. Constatri ale auditului rezultatele evalurii dovezilor de audit colectate n raport cu criteriile de audit. Concluzii ale auditului rezultatele unui audit furnizate de echipa de audit dup luarea n considerare a obiectivelor de audit i a tuturor constatrilor de audit. 3.2 Prescurtri SMC- Sistem de Management al Calitii RMC- Reprezentantul (conducerii) pentru Managementul Calitii 3.3 Date proces 3.3.1 Responsabil (titular/ proprietar) proces: RMC. 3.3.2 Date de intrare/ furnizor: toate documentele SMC, program anual audituri interne/ sectoarele funcionale. 3.3.3 Date de ieire/ client: rapoarte audit, rapoarte de aciuni corective/ analiza efectuat de management. 3.3.4 Indicatori performan: minim un audit pe an a fiecrui sector de activitate, reducerea neconformitilor referitoare la procesele SMC. 4 DERULARE PROCES/ ACTIVITI. RESPONSABILITI 4.1 Programarea auditurilor interne 4.1.1 RMC ntocmete la nceputul fiecrui an Program audituri interne, formular cod F 03.01.x. 4.1.2 Programul de audit intern cuprinde cel puin: zonele implicate n sistemul de management al calitii, documentele de sistem aplicabile fiecrei zone, perioada planificat pentru efectuarea auditului, capitolele din standard aplicabile fiecrei zone, echipa de audit desemnat a efectua auditul n zona respectiv.
Formular cod F 01.02.1

S.C. UMBRELLA CORP S.R.L. Rm Vlcea

PROCEDUR DE SISTEM AUDITURI INTERNE

Cod PS 03 Ediia: 1/ 10.05.2008 Pag. 3/4

4.1.3 Pentru planificarea auditurilor interne se ine cont de constatrile auditurilor anterioare efectuate i de disponibilitatea zonei auditate. 4.1.4 Zonele supuse aciunilor de audit intern sunt astfel programate nct acestea s fie auditate cel puin de dou ori pe an n primul an de implementate i o dat pe an n urmtorii ani. 4.1.5 Datele la care se vor efectua auditurile interne sunt convenite cu eful de sector. 4.1.6 Programul de audit este supus aprobrii Administratorului i difuzat zonelor implicate n aciunile de audit intern. 4.1.7 Frecvena auditurilor interne este determinat de: gradul de stabilitate al proceselor aplicate, evaluate n timp; modificri importante n politica i obiectivele firmei; modificri ale structurii organizatorice; modificri ale sistemului de managemnt al calitii; rezultatele ultimelor audituri. 4.1.8 RMC poate propune efectuarea de audituri suplimentare atunci cnd: se constat deficiene majore n aplicarea SMC; este necesar pregtirea unui audit din partea unui beneficiar sau organism de certificare; este necesar introducerea unor modificri majore de sistem/ proces. 4.1.9 RMC face propuneri Administratorului privind componena echipei de audit i auditorii efi, din auditorii instruii care nu au responsabiliti n zona auditat. 4.1.10 Administratorul aprob Programul audituri interne, numete auditorul ef i componena echipei de audit. 4.2 Pregtirea auditului 4.2.1. Auditorul ef stabilete cu conducerea sectorului auditat persoana de contact pe durata auditului i orice neclariti n desfurarea auditului cu max. 5 zile nainte de desfurarea auditului. 4.2.2 Pe baza documentaiei de referin auditorul ef mpreun cu RMC alctuiesc Chestionarul de audit, cod. F 03.02.x, aplicabil zonei respective. 4.2.3 Chestionarul de audit are rol de ghid n desfurarea auditului i nu limiteaz aciuni sau investigaii suplimentare. 4.2.4 Pe baza chestionarului de audit echipa de audit verific dac activitile legate de calitate sunt conforme cu cerinele documentelor aplicabile i dac rezultatele obinute sunt apte s ating obiectivele referitoare la calitate. 4.3 Efectuarea auditului 4.3.1 eful sectorului auditat: a) numete din cadrul personalului din subordine persoana de contact pentru membrii echipei de audit pe perioada desfurrii auditului; b) asigur accesul la faciliti i materiale doveditoare pentru desfurarea auditului. 4.3.2 Reuniunea de deschidere Auditul ncepe cu o reuniune de deschidere cu conducerea sectorului auditat al crei scop este: de a prezenta membrii echipei de audit; de a reaminti obiectivele auditului; de a stabili cile de comunicare ntre auditori i auditat; de a confirma c sunt disponibile i este asigurat accesul la informaii, documente, zone de lucru etc. care fac obiectul auditului. 4.3.3. Modul de lucru al echipei de audit 4.3.3.1 Dovezile referitoare la conformitate n raport cu cerinele documentelor aplicabile sunt obinute prin: interviu cu personalul contactat din zona auditat; observarea activitilor n curs de desfurare; verificarea nregistrrilor aferente activitilor auditate. 4.3.3.2 Indiciile care semnaleaz neconformiti vor fi notate, dac par semnificative, chiar dac nu sunt prinse n Chestionarul de audit i vor fi investigate. Informaiile culese din interviuri vor fi verificate
Formular cod F 01.02.1

S.C. UMBRELLA CORP S.R.L. Rm Vlcea

PROCEDUR DE SISTEM AUDITURI INTERNE

Cod PS 03 Ediia: 1/ 10.05.2008 Pag. 4/4

prin obinerea acelorai informaii din alte surse independente cum ar fi: observaii fizice, msurri, nregistrri. 4.3.3.3 Toate observaiile auditului trebuie s fie documentate i susinute de dovezi obiective. Neconformitile vor fi identificate n raport cu documentele de referin ale auditului n Chestionarul de audit. 4.4 Reuniunea final documente de audit 4.4.1 Dup nchiderea auditului echipa de audit va avea o ntlnire final cu conducerea sectorului auditat, care are drept scop: de a comunica observaiile fcute n timpul auditului; de a face recomandri privind mbuntirea activitii auditate; de a stabili termenul pn la care se cere corectarea neconformitilor; de a analiza i nregistra aciunile corective propuse precum i responsabilitile i termenele de realizare. 4.4.2 Orice divergene aprute privind aciunile corective propuse ntre echipa de audit i sectorul auditat vor fi soluionate la nivelul ierarhic superior. 4.4.3 Documentele ce rezult n urma activitilor de audit, respectiv Raportul de audit, formular cod F 03.03.x, i Raportul de aciuni corective, formular cod F 05.01.x, vor fi semnate de membrii echipei de audit i reprezentanii sectorului auditat. 4.4.4 Neconformitile constatate trebuie descrise clar, precis i concis, fcndu-se referire la dovezile obiective identificate. 4.4.5 Documentele de audit trebuie s aib numr de ordine, s fie datate i s reflecte coninutul auditului. 4.4.6 Raportul de audit i raportul de aciuni corective, vizate i nregistrate de RMC, aprobate de Administartor, vor fi difuzate la: eful sectorului auditat copie; administratorului copie; RMC- original (arhivare). 4.5 Programarea auditului de urmrire 4.5.1 Auditatul este responsabil pentru iniierea i aplicarea aciunilor corective stabilite. 4.5.2 Auditorul ef i echipa de audit au autoritatea i sunt responsabili de a verifica dac aciunile corective sunt realizate la termenul stabilit i dac sunt eficiente. 4.5.3 Auditul se poate considera ncheiat numai dup finalizarea aciunilor corective, dovedite obiectiv. 4.5.4 n cazul n care aciunile corective nu au fost rezolvate n mod satisfctor, auditorul ef va ntiina administratorul pentru luarea deciziei de efectuarea unui nou audit de urmrire dup 15 zile de la aceast ntiinare. 4.5.5 Rezultatele auditului intern permit evaluarea eficienei i eficacitii sistemului de management al calitii i stabilirea de msuri de mbuntire. 4.5.6 RMC va informa conducerea firmei despre rezultatele auditului intern. 4.6 nregistrrile auditurilor interne (programele anuale de audit, rapoartele de audit, rapoartele de aciuni corective, chestionarele de audit) sunt arhivate de RMC pe o perioad de minim un an. 5 INREGISTRARI 5.1 Program audituri interne, formular cod F 03.01.x 5.2 Chestionar de audit, formular cod F 03.02.x. 5.3 Raport de audit, formular cod F 03.03.x. 5.4 Raport de aciuni corective, formular cod F 05.01.x.

Formular cod F 01.02.1