Training Time Management Handout 4

Activiti cronofage
Activiti/ Atitudini Amnarea activitilor dificile Amnarea activitilor neplcute Posibile soluii mprirea activitii pe buci mai mici S ne gndim care ar fi consecinele nerealizrii activitii. S gasim recompense pentru ndeplinirea activitii. S ncepem cu acele bucai pe care le putem rezolva. Gestionarea ei ntr-un moment al zilei cnd suntem cei mai productivi. S nu ajung in cadranul I mprirea activitii pe buci mai mici S ne gndim care ar fi consecinele nerealizrii activitii. S gasim recompense pentru ndeplinirea activitii. Gestionarea ei ntr-un moment al zilei cnd suntem cei mai productivi. S nu ajung in cadranul I S stabilim o perioad din zi cnd sunm toate persoanele de la care am primit apeluri- poate sa fie 1X/ora cate 10 minute. S stabilim pe ct posibil ora cnd are loc un apel telefonic- s programm telefoanele. S ncercm s ne concentrm doar pe ace lapel, cci astfel conversaia va fi mai scurt si mai eficient, eventual lum notie i rezolvm problemele ulterior. S stabilim intervale n timpul zilei cnd citim i rspundem la mail-uri. S notm situaiile de rezolvat n list i s le abordm ulterior n funcie de prioriti. S stabilim intervale n timpul zilei cnd citim diverse pagini de Internet (Facebook, Gmail, Yahoo, etc). S notm situaiile de rezolvat n list i s le abordm ulterior n funcie de prioriti. S rugm colegii s revin cnd suntem mai liberi, n cazul n care nu este urgent pentru ei. S ii rugm, n msura n care se poate, s vin la noi cu mai multe puncte de discutat si nu doar cu unul atunci cnd ii aduc aminte. S programm pe ct posibil i ntlnirile cu ei.

Intreruperi cu telefonul

ntreruperi cu e-mailul ntreruperi cu Internetul -

ntreruperi cauzate de ctre colegi -

Training Time Management Handout 4 ntreruperi cauzate de ctre efi ntreruperi cauzate de ctre clieni Ca i n cazul colegilor, s i rugm s revin cnd suntem mai puin ocupai, dac nu este foarte urgent. S programm pe ct posibil discuiile cu clienii la fel ca i cu ceilali (colegi sau efi) S analizam dac ntr-adevr este nevoie de o ntlnire sau se pot rezolva lucrurile i prin mail, telefon, etc. S existe o agend clar a ntlnirii care s fie comunicat de la nceput. S existe o or de ncepere i o or de ncheiere a edinei/ ntlnirii. S fim ntotdeauna pregtii pe subiecte abordate i s insistam ca i celelate persoane s vin cu temele fcute. Putem chiar s le cerem acest lucru n mail-ul cu agenda discuiei. S fie comunicate concluziile ntr-o manier foarte clar. S cautm persoanele care chiar ar putea s fac acea sarcin. S identificm care sarcini pot fi delegate. S nu avem asteptri ca cei crora le delegm s rezolve sarcina n acelai fel ca noi. S stabilim criterii clare pentru sarcinile delegate. S oferim motive foarte solide pentru care refuzm s facem o anumit sarcin sau pentru care o amnm. S fim diplomai S oferim o alternativ pentru refuz. S stabilim constant cu managerul direct care sunt rezultatele ateptate. S stabilim cu echipa ntlniri regulate pentru a preveni toate riscurile ce pot aprea. S abordm sarcinile dificile mai repede ca o provocare i nu ca pe un lucru imposibil. S reducem pe ct posibil ntreruperile S ne ocupm de o singur sarcin odat. S nu rspundem la mail sau telefon n timp ce lucrm la o sarcin important. S mprim timpul pe activiti ce sunt realizate ntrun anumit timp. De ex: citit i rspuns mail- 15 minute; vorbit cu persoanele de vnzri- 10 minute, etc.

ntalniri ineficiente -

Lipsa delegrii Incapacitatea de a spune nu Lipsa de concentrare -

Perfecionismul