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PROCEDIMIENTO DE GESTION

GESTION DE PROYECTOS

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SISTEMA DE GESTIN DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIN


1. OBJETIVO

El presente documento tiene por objetivo presentar al lector el Sistema de Gestin de GyM, con los diferentes sistemas que lo componen; as como brindar una explicacin a nivel general del Sistema de Gestin de Proyectos de Construccin.

2.

DEFINICIONES PREVIAS

2.1. Sistema: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactan para obtener un n comn. 2.2. Gestin: Gestin es el conjunto de actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacin. Comprende la planicacin, organizacin, asignacin de recursos, direccin, y control de una organizacin. 2.3. Proyecto: Es un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y de nalizacin, con un objetivo y requisitos especcos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costo y recursos. 2.4. Sistema de Gestin: Es el Sistema a travs del cual se establecen las Polticas, metodologa, herramientas, y otros componentes que permitan a los equipos de trabajo que conforman la Organizacin alcanzar los objetivos trazados para ellos. El servicio brindado por una empresa es desarrollado a travs de la realizacin de diversos procesos. Cada uno de ellos requiere de un Sistema de Trabajo para su realizacin ecaz, eciente y oportuna. El Sistema de Gestin esta conformado por todos los Sistemas de Trabajo diseados para cada proceso, los cuales son en gran medida formales considerando la complejidad y la criticidad de los mismos procesos. La cantidad de sistemas formales marca la madurez, ecacia y la eciencia de la Organizacin. 2.5. Componentes del Sistema de Gestin De manera general, un Sistema de Gestin estar conformado por: 9 9 9 9 9 9 9 Polticas Procedimientos Instructivos Herramientas Sistemas Informticos (Software) Personas, con sus Funciones y Perles Capacitaciones

2.6. Alcances de un Sistema de Gestin El Sistema de Gestin de una empresa abarca tanto su cadena productiva, como sus procesos de direccin y soporte. La gura 01 muestra de manera general los mbitos que componen una empresa, y cmo todas ellas estn incluidas en el Sistema de Gestin empresarial:

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SISTEMA DE GESTIN EMPRESARIAL

DIRECCIN

CADENA DE PRODUCCIN

SOPORTE

Figura 01 Alcances de un Sistema de Gestin

Por ende, podemos concluir que un Sistema de Gestin empresarial se compone de: 9 Un sistema de Gestin de la Cadena Productiva 9 Un sistema de Gestin de los Procesos de Soporte 9 Un sistema de Gestin de los Procesos Directivos

2.7. Visin de Procesos de un Sistema de Gestin Un Sistema de Gestin puede tener tanto una visin funcional como una visin de procesos. El Sistema de Gestin diseado por GyM tiene una visin por proceso debido a las siguientes razones: 9 Permite mayor optimizacin de los procesos y satisfaccin del cliente nal. 9 Se evitan vacos, yuxtaposiciones y sub-optimizacin al analizarse todos los pasos desde el inicio hasta el cierre del proceso.

VISION FUNCIONAL Gerente de Proyecto


Administracin Of. Tcnica Produccin

VISION POR PROCESO

Proceso 1 Proceso 2 Proceso 3

Figura 02 Visin funcional y visin por procesos

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3. SISTEMAS DE GESTIN DE GYM

Es el conjunto de Polticas, Procedimientos, Hitos de Control, Instructivos, Herramientas, Sistemas Informticos, Capacitaciones, etc. que ha denido GyM para gestionar la Empresa. En el Sistema de Gestin de GyM se establece la forma en que deben ser realizados los trabajos necesarios para el desarrollo de los Proyectos.

SISTEMA DE GESTIN DE GyM

DIRECCIN

DIRECTORIOS - Proyectos EPC - Proy. de Construccin - Presupuestos EPC - Presup. de Construccin PdRGA, Calidad, Logstica, Equipos, etc.

CADENA DE PRODUCCIN

SOPORTE

Figura 04 Sistema de Gestin GyM

Los Sistemas de Gestin formales en GyM son: 9 9 9 9 9 9 9 9 SG SG SG SG SG SG SG SG Proyectos EPC Proyectos Construccin Presupuestal EPC Presupuestal Construccin Integrado Prevencin de Riesgos y Gestin Ambiental Calidad reas Soporte Direccin

En el presente documento se describe de manera general el Sistema de Gestin de Proyectos de Construccin, el cual es desarrollado a profundidad en el presente Manual de Gestin.

4.

SISTEMA DE GESTIN DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIN DE GYM


Es el conjunto de tcnicas, metodologas y sistemas de trabajo establecidos por GyM para desarrollar los procesos que conforman los proyectos de construccin. Este Sistema de Gestin tiene por objetivos alcanzar la satisfaccin del cliente respetando el alcance del contrato, sus especicaciones tcnicas y el plazo acordado; as como buscar permanentemente la eciencia en la produccin y la obtencin del resultado ms ptimo. La Gestin de Proyectos de Construccin de GyM tiene como eje medular la Gestin de la Produccin, la cual es denida lneas ms abajo.

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El Sistema de Gestin de Proyectos de Construccin se rige por las Polticas de GyM y del Grupo Graa y Montero, y tiene denidos Hitos de Control, Procedimientos, Herramientas, Sistemas Informticos, Funciones establecidas, perles y capacitaciones para su desarrollo. El Manual de Gestin de Proyectos de Construccin rene los Procedimientos e Instructivos del Sistema. Los Proyectos desarrollados por GyM como parte del alcance de sus servicios, tanto EPC como de Construccin, presentan 5 grandes Fases o Etapas: Inicio, Planicacin, Ejecucin, Control y Cierre. La gura 05 muestra la temporalidad y superposicin de estas Fases o Etapas (no son consecutivas sino concurrentes) as como el nivel de actividad que demanda cada una de ellas en el tiempo. El Sistema de Gestin de Proyectos de GyM privilegia un enfoque por cada uno de los procesos que lo componen, antes que por las etapas del Proyecto. No obstante, los procesos que conforman el Sistema de Gestin de Proyectos (tanto EPC como de Construccin) de GyM siguen estas etapas como una caracterstica intrnseca de los Proyectos.

Figura 05 Etapas de un Proyecto

4.1. Hitos de Control del Sistema de Gestin de Proyectos de Construccin


El Sistema de Gestin de Proyectos de Construccin contiene Hitos de Control tanto para su etapa Presupuestal como para la etapa de Ejecucin. Los Hitos de Control de la etapa Presupuestal se encuentran desarrollados en detalle en el Manual de Gestin Presupuestal, mientras que los de Ejecucin se encuentran explicados en el Manual de Gestin de Proyectos. Los Principales Hitos de Control son:

PRESUPUESTO
REUNION DE IDEAS REUNION DE CIERRE PRESUPUESTO

SELECCIN

PROYECTO
REUNION DE TRANSFERENCIA REUNIN DE COMPROMISO REUNIN DE CIERRE DE PROYECTO

EJECUCIN
Figura 06 Hitos de Control del Sistema de Gestin de Proyectos de GyM (en azul).

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A. Seleccin: La seleccin se realiza con el n de destinar los recursos presupuestales a las propuestas ms adecuadas para GyM. B. Reunin de Ideas: Es el tiempo destinado para compartir el conocimiento de los profesionales que han participado en proyectos similares, con el n identicar todas las alternativas que deban ser exploradas para realizar presupuestos mejor planeados y ms exactos. C. Reunin de Cierre Presupuestal: Es la reunin en la cual formalmente se revisan los riesgos cuanticados que acompaan cada propuesta, y se establecen el margen del Proyecto y las calicaciones de la propuesta. Adicionalmente se dene el rol Comercial de seguimiento y los acuerdos para la negociacin del contrato. D. Reunin de Transferencia: Tiene por objetivos vericar la Transferencia adecuada y satisfactoria de la informacin Presupuestal al Equipo de Proyecto y establecer los compromisos de las reas de Soporte de Ocina Principal para el apoyo ptimo del arranque del Proyecto. E. Reunin de Compromisos: Es la Reunin en la cual el equipo del Proyecto presenta las estrategias desarrolladas para la ejecucin del Proyecto y se compromete a obtener el Margen Meta. As mismo, se formaliza el apoyo que debe ser brindado por las Gerencias y la Ocina Principal para el mximo aprovechamiento de las oportunidades y la minimizacin de los riesgos del Proyecto.

4.2. Eje Bsico del Sistema de Gestin de Proyectos de Construccin


Dentro del Sistema de Gestin de Proyectos de Construccin, existe un grupo de Procesos denidos como el Eje Bsico de Gestin de los Proyectos de Construccin para alcanzar los objetivos de manera eciente. Los Procesos que integran el Eje Bsico de Gestin son: 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 Planeamiento Programacin Gestin Contractual Control de Calidad Control de Costos Control de Productividad Control de Plazo y Avance Logstica Control Financiero Prevencin de Riesgos, Gestin Ambiental y Responsabilidad Social

Todos estos Procesos y los Sistemas de Trabajo establecidos para su desarrollo son explicados a profundidad en el presente Manual de Gestin de Proyectos de Construccin.

4.3. Manual de Gestin de Proyectos


Es el documento que agrupa todas las Polticas, Procedimientos, Instructivos, Herramientas y otros soportes pertenecientes al Sistema de Gestin de Proyectos. Es por ello que constituye los lineamientos centrales para la Gestin de Proyectos y establece el lenguaje GyM. El Manual procura ser la herramienta de consulta ms frecuente en la gestin del da a da del Proyecto. Est dirigido a todos los Ingenieros que conforman equipos de Proyecto, y a las jefaturas de las reas de Soporte de los Proyectos. Los Manuales existentes en GyM son los siguientes: 9 Manual de Presupuestos Proyectos EPC 9 Manual de Presupuestos Proyectos de Construccin

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9 Manual de Gestin de Proyectos EPC 9 Manual de Gestin de Proyectos de Construccin

Cada uno de ellos puede venir acompaado con un CD en el que se encuentran los documentos y herramientas en versin digital. La entrega de cualquiera de estos Manuales podr ser coordinado con el rea de Control de Gestin de Proyectos.

4.4. Gestin de Produccin.


Como se menciona en lneas anteriores, el Sistema de Gestin de Proyectos de Construccin se desarrolla teniendo a la Gestin de Produccin como su eje medular. El Sistema de Produccin esta formado por procesos constructivos y el ujo que representa la consecucin ininterrumpida de dichos procesos constructivos que tienen lugar en un orden planicado, para dar como resultado el producto nal: el Proyecto. Los Procesos son un conjunto de actividades ordenadas que transforman los insumos en productos intermedios, mientras que los ujos comprenden la sucesin de todos los procesos. La produccin requiere que los procesos o actividades de ejecucin sean realizados para poder obtener el producto nal. Pero para poder ejecutar estos procesos es necesario realizar actividades de soporte como la aprobacin de planos, la obtencin de permisos, la compra de materiales, etc. La produccin por ende, esta conformada por actividades tanto de ejecucin como de soporte, siendo ambas igual de importantes ya que la no realizacin oportuna de cualquiera de ellas afecta la continuidad de los procesos o ujo.

Las prdidas en el Sistema de Produccin se dan tanto por paras en el ujo, como por la utilizacin de recursos excesivos en los procesos. La fuente principal de prdidas en el Sistema de Produccin es por la paralizacin del ujo, por lo que es fundamental procurar minimizarla. La razn principal por la que ocurren paralizaciones en el ujo es la existencia de alta variabilidad en el Sistema de Produccin. Por ende, la variabilidad es la fuente principal de prdidas en la construccin. La variabilidad se incrementa con la complejidad de proyectos, la alta velocidad requerida para su ejecucin, la mayor dependencia que tiene un proceso en sus predecesores, y las condiciones difciles que enfrenta un Proyecto como su ubicacin en lugares remotos, medios de transporte muy complicados, o climas agresivos. La Gestin de Produccin es el manejo sistemtico y metdico de las actividades de ejecucin y soporte, que componen la produccin, sobre la base de principios, tcnicas y teoras formales que nos permitan lograr continuidad del ujo de produccin y una constante optimizacin de la misma. La Gestin de Produccin aplica estrategias para reducir la Variabilidad o mitigar su impacto. El Objetivo de la Gestin de la Produccin es Producir con Calidad, en el Plazo y optimizando la Productividad. La Productividad es la eciencia en el uso de los recursos. Se representa como la relacin entre la cantidad producida y los recursos utilizados.

Para optimizar la Productividad, la Gestin de la Produccin busca en primer lugar obtener un ujo de produccin continuo, y posteriormente la optimizacin de los procesos. El ujo continuo se obtiene con: 9 9 La elaboracin de un buen Planeamiento (visin a largo plazo) que aplique Principios de Fsica de Produccin y que establezca estrategias para manejar la Variabilidad, y Una Programacin conable (visin de mediano y corto plazo), metdica y sistemtica de las actividades a realizar

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Para lograr una Programacin conable, es imprescindible analizar y levantar las restricciones de las tareas programadas, y medir la conabilidad de la programacin a travs del PPC y del anlisis de las causas de incumplimiento. As mismo, la Gestin de la Produccin contempla la aplicacin de los principios de fsica de produccin entre los cuales podemos mencionar: 9 9 9 9 Identicacin de cuellos de botella. Uso de Buffers. Reduccin del lote de trabajo. Balanceo de la carga de trabajo.

Todos los temas relacionados con la Gestin de Produccin (Planeamiento, Programacin, Control de Productividad, etc) pertenecen al Eje Bsico de Gestin de Proyectos y se encuentran en el Manual de Gestin de Proyectos.

ACTIVIDADES DE EJECUCION Excavacin, Instalacin de tubera, Compactacin de zanja

PRODUCCION
ACTIVIDADES SOPORTE Logstica, Reclutamiento, QA/QC, PdR Planeamiento, la Programacin, Optimizacin de Flujos y Procesos

APLICACIN DE PRINCIPIOS DE FISICA DE PRODUCCION: Uso de Buffers Reduccin del Tamao del Lote Balanceo de Carga de trabajo

MANEJO DE LA VARIABILIDAD

G EST ION D E LA PR O D UC C ION


Figura 07 Esquema de Gestin de la Produccin

5.

CUMPLIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIN DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIN DE GYM


El sistema de gestin incluye mecanismos para ajustar sus requerimientos a las caractersticas particulares de cada proyecto (aplicabilidad), por lo que su cumplimiento es aplicable a todos los proyectos de construccin de GyM. Corresponde a cada integrante de los diferentes equipos de proyectos realizar sus labores de acuerdo a los sistemas de trabajo establecidos y velar por el cumplimiento de los mismos. GyM realiza diferentes esfuerzos por difundir apropiadamente entre todos los colaboradores de la empresa la existencia del Sistema de Gestin y de los procedimientos correspondientes, pero es responsabilidad de todos nosotros acudir a los mecanismos establecidos (Gerentes de Proyecto, Gerencias de Divisin, Jefaturas de reas de Soporte, Recursos Humanos, Control de Gestin de Proyectos, etc) para obtener la informacin pertinente para poder hacer nuestras labores de acorde con las metodologas establecidas.

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6.

MEJORA CONTINUA Y ACTUALIZACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIN DE GYM


Todo Sistema de Gestin debe ser mejorado continuamente y actualizado de manera que se mantenga siempre vigente, til, ecaz y eciente. Es responsabilidad de todos los miembros del equipo de GyM procurar identicar reas de oportunidad en nuestro Sistema de Gestin a travs de la revisin de nuestros procedimientos y herramientas, de su aplicacin y posterior anlisis. Todas las sugerencias de posibles mejoras a cualquier aspecto, documento, o tema relacionado al Sistema de Gestin de GyM debern ser enviadas al rea de Control de Gestin de Proyectos a travs de la direccin electrnica: controldegestion@gym.com.pe Adicionalmente a estas sugerencias, GyM tiene previstas revisiones peridicas del Sistema y su cumplimiento para identicar las mejoras y actualizaciones que deban ser incluidas, as como las formas en que estas sern difundidas.

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