Pentru ca documentele de lucru s serveasc scopului propus la intocmirea lor trebuie s se aib in vedere o serie de factori care au influen

asupra formei i coninutului lor, astfel : 1. Natura misiunii ; 2. Forma raportului auditorului ; 3. Natura i gradul de complexitate a afacerii clientului ; 4. Natura i particularitile sistemelor contabile i de control intern ; 5. Necesitatea indrumrii, supravegherea i revizuirea lucrrilor executate de ctre auditori financiari asisteni ; 6. Metodologia i tehnologia de audit specifice folosite in cursul realizrii misiunii de audit. Gradul de extindere a documentelor de lucru este o problem de raionament profesional, iar auditorul trebuie s-i bazeze decizia privind extinderea documentelor pe ceea ce ar fi necesar pentru a inlesni unui auditor experimentat, fr legturi anterioare cu auditul respectiv, s ineleag activitatea desfurat i temeiul deciziilor luate. Documentele de lucru includ, printre altele : 1. date i informaii privind structura organizatoric i juridic, sectorul / mediul de activitate; 2. copii/extrase ale documentelor legale relevante privind tranzaciile efectuate de entitate (procese verbale, acte constatatoare, contracte, acte de proprietate, conturi bancare, conturi/balane contabile, situaii financiare); 3. documente de planificare, de evaluare a sistemului de control (audit) intern i a riscurilor existenei unor erori semnificative n situaiile financiare, de planificare a procedurilor de audit (contracarare a riscurilor); 4. documentele de analiz a soldurilor/rulajelor i a evoluiei unor indicatori semnificativi (proceduri analitice); 5. documente de comunicare/confirmare transmise ctre sau primite de la teri i conducerea entitii; 6. Referenieri / indexri / adnotri pe toate documentele ce compun dosarele misiunii, cu ajutorul crora s fie identificabile toate datele i informaiile ce le conin, precum i persoanele responsabile cu ntocmirea/avizarea acestora. Documentele de lucru reprezint instrumentul principal prin care se demonstreaz faptul c s-a realizat un audit adecvat, cu respectarea standardelor de audit general acceptate, ele pun in eviden modul de evaluare a caracterului adecvat al perimetrului lucrrilor de audit i a corectitudinii situaiilor financiare, dar in acelai timp ele pot servi i clientului in procesul de intocmire a situaiilor financiare. In activitatea de audit documentele de lucru servesc pentru realizarea fazei de planificare i execuie a auditorului, supravegherea i revizuirea activitii de audit precum i pentru inregistrarea probelor de audit care rezulta urmare a examinrii informaiilor financiar contabile pentru a susine opinia auditorului. In principal, documentele de lucru trebuie s conin informaii referitoare i la : 1. Descrierea controlului intern; 2. Bugetul de timp afectat pentru auditarea diverselor sfere de activitate; 3. Planul de audit de audit; 4. Rezultatul auditului din anul precedent. Documentele de lucru reprezint instrumentele de baz ale unei activiti de audit i servesc pentru : 1. Elaborarea planului de audit, repartizarea sarcinilor i urmrirea realizrii obiectivelor stabilite ;

2. Supravegherea efecturii lucrrilor prevzute n plan i controlul calitii acestora . 3. Selectarea i stabilirea probelor de audit pentru uurarea formulrii concluziilor, analizei acestora cu managerii clientului ct i pentru fundamentarea opiniei de audit. Documentele de lucru trebuie s conin raionamentul auditorului asupra problemelor semnificative precum i concluziile pe care i le formeaz n domeniile de activitate care implic fapte deosebite i dificile de principiu sau de raionament, documentele de lucru vor prezenta faptele relevante care deja erau cunoscute de auditor n momentul cnd au fost fixate concluziile. Documentele de lucru trebuie organizate i structurate intr-o manier convenabil auditorului pentru a satisface necesitile de analiz pentru fiecare activitate individual de audit. Folosirea documentelor de lucru tipizate (liste de verificare, scrisori model) pot mbunti calitatea i eficiena cu care se realizeaz i se revizuiesc situaiile financiare. In realizarea misiunii sale, auditorul, poate apela i la personalul de specialitate al clientului, pentru a-i furniza anumite situaii, tabele, calcule i analize pe care s le utilizeze, dar numai dup ce s-a convins de corectitudinea ntocmirii acestora. Toate documentele de lucru trebuie s fie obinute pe suport adecvat. Ele trebuie s identifice: Numele clientului; Sfritul exerciiului; Obiectul; Iniialele persoanelor care elaboreaz i revizuiesc; Datele de elaborare i revizuire. O mare parte a documentelor de lucru se realizeaz sub forma tabelelor anex ntocmite de client sau auditor pentru a justifica anumite sume din situaiile financiare. Documentele de lucru ce cuprind i planul de audit, trebuie s consemneze (dovedeasc) conformitatea auditului efectuat cu cerinele standardelor aplicabile. Documentele de lucru sunt structurate i organizate pentru a respecta att cerinele standardelor aplicabile ct i necesitile auditorului pentru fiecare activitate (individual) impus de misiunea sa. Utilizarea unor documente de lucru standardizate poate mbunti eficiena muncii de audit, mai ales n ceea ce privete activitile de colectare a informaiilor (probelor), de ntocmire i de revizuire a acestor documente. In practic se utilizeaz diferite tipuri de tabele in funcie de anumite aspecte ale auditului in vederea documentrii caracterului adecvat al misiunii precum i pentru executarea altor funcii, aa de exemplu: Analiza de cont. Necesitatea intocmirii unui astfel de document de lucru apare atunci cnd, au fost operate modificri ntr-un cont de carte mare, pe ntreaga perioad supus auditrii n vederea corelrii soldului iniial cu soldul final. Se utilizeaz n special pentru conturi care nregistreaz operaiuni cu privire la titluri de valori uor negociabile, efecte de ncasat, provizioane pentru creane incerte, imobilizri corporale, datoriile pe termen lung i toate conturile de capitaluri proprii.

Balana sau lista de verificare. Acest tip de tabel se refer la detaliile care compun soldul de sfrit de an al unui cont din cartea mare. El difer de analiza de cont prin faptul c conine numai acele elemente care intr n componena soldului de la sfritul anului. Exemplu : balane sau liste de verificare ale creanelor comerciale ale cheltuielilor privind reparaiile i ntreinerea, precum i ale veniturilor diverse.

Confruntarea sumelor. O reconciliere privete justificarea unei sume specifice, prevzut s coreleze suma nregistrat n evidenele clientului cu o alt surs de informaii. Spre exemplu, reconcilierea soldurilor interne ale conturilor cu sumele din extrasul de cont, reconcilierea soldurilor analitice ale creanelor comerciale cu confirmrile primite de la clienii ntreprinderii precum i reconcilierea soldurilor analitice ale datoriilor comerciale cu situaiile ntocmite de furnizori. Teste ale caracterului rezonabil. Prin intermediul acestui document de lucru se testeaz caracterul rezonabil al anumitor sume, informaiile respective permit auditorului s evalueze dac soldurile conturilor sau par s conin o eroare, judecndu-se prin prisma circumstanelor misiunii. Auditorii analizeaz frecvent cheltuielile privind amortizarea, provizioanele pentru creane incerte prin efectuarea unor teste ale caracterului rezonabil al soldurilor acestor conturi. n aceste situaii se aplic proceduri analitice. Sintezele de procedur. Aici gsim sintezele rezultatelor confirmrii creanelor clieni i sinteza observrii fizice a stocurilor. Teste informative. Sunt acele tabele care conin informaii ce nu reprezint probe de audit, aici ntlnim informaii privind declaraiile fiscale, orele de lucru care sunt necesare n gestiunea misiunii. Documentarea extern. Reprezint acele documente externe care se colecteaz prin grija auditorului, exemplu: rspunsurile la scrisorile de confirmare i copiile acordurilor semnate de client. Intocmirea corespunztoare a documentelor de lucru sub form de tabele care vor documenta probele de audit colectate i concluziile deduse reprezint o faz important a auditului. Firmele de audit i stabilesc propriile politici i metode pentru ntocmirea documentelor de lucru, pentru a se asigura c ele i ating obiectivele propuse. Ele se asigur c documentele de lucru elaborate sunt realizate de o manier corect i sunt adecvate pentru circumstanele n care s-a desfurat auditul. Toate deplasrile la client se vor finaliza cu foi de lucru ce se anexeaz la dosar. Foile de lucru intocmite pe parcursul misiunii, inclusiv cele prezentate de client pentru auditor, aparin auditorului. n momentul ncheierii unei misiuni, foile de lucru sunt arhivate la sediul firmei de audit pentru a putea fi consultate i n viitor. Inainte de emiterea raportului de ctre auditor, partenerul de misiune, prin revizuirea documentaiei de audit i discuii cu echipa de lucru, trebuie s fie convins c au fost obinute probe de audit adecvate i suficiente pentru a susine concluziile n vederea emiterii raportului de audit. La fiecare client revizuirea se va face de un auditor financiar. Auditorul care face verificarea trebuie s semneze i s dateze toate situaiile n dosarul care a fost verificat. Documentarea se realizeaz pe ntreaga perioad a unei misiuni de audit. Documentele de lucru obinute n timpul realizrii misiunii de audit, inclusiv cele prezentate de client, aparin n exclusivitate auditorului i trebuie pstrate n siguran i confidenialitate. Dei anumite pri sau extrase din documente pot fi puse la dispoziia entitii cu acordul auditorului, documentele nu nlocuiesc situaiile contabile ale entitii. 3. Dosarele de lucru ale auditorului Din practica de audit rezult necesitatea de separare a documentelor de lucru n funcie de caracterul i semnificaia informaiilor n cele dou dosare : Dosarul curent (anual sau al exerciiului) ; Dosarul permanent ; Dosarul curent, anual sau dosarul exerciiului cuprinde toate informaiile relevante pentru perioada misiunii de audit.

Dosarul anual cuprinde toate foile de lucru corespunznd exerciiului contabil suspus auditului, ncepnd cu faza de organizare a misiunii de audit i terminnd cu raportul de audit al situaiei financiare. El cuprinde : Planificarea misiunii de audit ; Informaii cu privire la supervizarea lucrrilor de audit ; Aprecierea controlului intern ; Informaii cu privire la examinarea elementelor probante.

Dosarul permanent conine documente primite sau analizate n cursul diferitelor etape ale auditorului care se folosesc pe toat durata de realizare a mandatului. Dosarul permanent se organizeaz pe seciuni cu indexarea acestora pentru a avea acces rapid la documente. Pentru a-i pstra rolul informativ, dosarul permanent trebuie actualizat la zi, s nu conin informaii nvechite i perimate i s nu conin documente de volum mare, se prefer atunci cnd situaia permite extrase ale acestora. Dosarul permanent ntocmit de auditor conine un istoric al entitii, o list a principalelor domenii de activitate, o prezentare a celor mai importante politici contabile care au fost aplicate n anii anteriori. Studierea acestor informaii i discuiile cu personalul clientului contribuie la buna nelegere a entitii. Documentaia cuprins n dosarul permanent trebuie actualizat corespunztor i revizuit anual. Un dosar de audit trebuie s conin suficiente probe de audit pentru a sprijini concluziile stabilite pe baza lor, pe care se ntemeiaz opinia de audit asupra situaiilor financiare. Probele pe care auditorul le obine n cursul auditului trebuie s satisfac urmtoarele obiective: Existen : un activ sau o datorie exist la un moment dat; Drepturi i obligaii : un activ sau o datorie aparine entitii la o anumit dat; Apariie : o tranzacie sau un eveniment a avut loc n cursul perioadei i aparine entitii; Exhaustivitate: nu exist active, obligaii, tranzacii sau evenimente nenregistrate ori elemente neprezentate; Valoare : un activ sau o datorie este nregistrat la o valoare contabil corespunztoare; Comensurare: o tranzacie sau un eveniment este nregistrat la valoarea adecvat, iar veniturile i cheltuielile sunt alocate perioadei corespunztoare; Prezentare: un element este prezentat, clasificat i descris conform cadrului de raportare aplicabil; Probele obinute prin intermediul procedurilor de audit sunt utilizate pentru a determina gradul de corectitudine i obiectivitate (imparialitate) a situaiilor financiare i tipul raportului (opinia) de audit. Auditorul aplic procedurile specifice pentru a obine probe referitoare la faptul dac fiecare afirmaie relevant a conducerii este conform cu principiile i regulile contabile aplicabile, aceste proceduri i probe urmnd s-i susin n final raportul (opinia).