Investete n oameni!

Proiect cofinanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 2013 Axa prioritar: 1 Domeniul major de intervenie: 1.4 Titlul proiectului: Asigurarea calitii n sistemul de formare profesional continu din Romnia - CALISIS Cod Contract: POSDRU/4/1.4/S/4, ID 3954 Beneficiar: Consiliul Naional al Calificrilor i al Formrii Profesionale a Adulilor

GHID DE IMPLEMENTARE
a sistemului de management al calitii la nivelul

CAJ

2010

AVERTISMENT:

Utilizarea, reproducerea complet sau parial a prezentei documentaii, fr acordul scris al CNFPA, constituie o violare a drepturilor de autor i va fi sancionat conform legislaiei n vigoare

Investete n oameni!
Proiect cofinanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 2013 Titlul proiectului: Asigurarea calitii n sistemul de formare profesional continu din Romnia - CALISIS Beneficiar: Consiliul Naional de Formare Profesional a Adulilor

Manager de proiect: Mihaela Udrea Directorul Direciei metodologie i asigurarea calitii din cadrul Secretariatului tehnic al CNFPA Coordonatori: Ion HOHAN, din partea FiaTest Ana COSTIN, din partea CNFPA GHIDUL a fost elaborat de ctre: FiaTest Srl Romnia Introducere, capitolele 2, 3.1i 3.3. Ion HOHAN - expert proiect CALISIS Mihai LUPESCU - expert proiect CALISIS Christian COMA - expert proiect CALISIS Mihai BUC - expert proiect CALISIS CNFPA Romnia Capitolele 3.2 i 4 Ana COSTIN - expert proiectul CALISIS TILS Romnia Capitolul 3.3 Diana GEORGESCU - expert proiectul CALISIS Stefano ORFEI - expert proiectul CALISIS Antonio PIZZARELLI - expert proiectul CALISIS Septimiu RANTA - expert proiectul CALISIS Mihaela CROITORU - expert proiectul CALISIS Anamaria PALADU - expert proiectul CALISIS Gaetano CASALE - expert proiectul CALISIS Dana JIMBOREAN - expert proiectul CALISIS Elena NEAGU - expert proiectul CALISIS Valentina DAMIAN - expert proiectul CALISIS Italia Forma Srl Italia Capitolele 1 i 4 Antonino MAGISTRALI - expert proiect CALISIS Agnese MONTANARI - expert proiect CALISIS Paula Clara OPREA - expert proiect CALISIS Gruppo Pragma Srl Italia Capitolul 4 Oriana COK - expert proiect CALISIS Stefano COLUCCIA - expert proiect CALISIS Mihaela DIACONU - expert proiect CALISIS Maria Rita FIASCO - expert proiect CALISIS ISFOL Italia Capitolul 4 Andrea Carlini - expert proiect CALISIS Marianna Forleo - expert proiect CALISIS Alessandro Accardi - expert proiect CALISIS Paolo Inghilesi - expert proiect CALISIS

CUPRINS
Introducere .......................................................................................................................................................................... 2 Lista figurilor ........................................................................................................................................................................ 3 Lista tabelelor ...................................................................................................................................................................... 3 Abrevieri .............................................................................................................................................................................. 4 1. Contextul european al proiectului CALISIS ............................................................................................................ 5 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. Atenionare .............................................................................................................................................. 5 Punctele de referin actuale ...................................................................................................................... 5 Principiile comune (CEC) ........................................................................................................................... 6 Cadrul european de referin pentru asigurarea calitii (CERAC) .................................................................. 7 Liniile directoare produse de Reeaua european pentru asigurarea calitii n EFP (ENQA -VET): nelegerea conceptelor i a termenilor utilizai n cadrul indicatorilor .............................................................. 9 Linii directoare ale Reelei europene pentru asigurarea calitii n EFP (ENQA -VET) jaloane ..................... 11 Indicaii eseniale ale Grupului Tematic: jaloane ....................................................................................... 11

1.8. Concluzii ................................................................................................................................................ 13 2. Necesitatea unui SMC pentru organizaiile din FPC din Romnia, cu aplicaie la comisiile judeene de autorizare a FFP ...................................................................................................................................................... 14 2.1. 2.2. 2.3. 3. Consideraii generale privind necesitatea unui SMC pentru sistemul FPC din Romnia ................................. 14 Avantajele SMC pentru organizaiile din sistemul FPC din Romnia............................................................. 16 Efectul asigurrii/managementului calitii n FPC asupra pieei muncii ........................................................ 17

2.4. Aspecte specifice pentru aplicarea SMC CALISIS n cadrul CAJ ................................................................. 20 Structura i funciunile SMC dezvoltat n cadrul proiectului CALISIS ................................................................ 24 3.1. Caracteristicile SMC dezvoltat n cadrul proiectului CALISIS ....................................................................... 24 3.1.1. Fundamentare ........................................................................................................................................ 24 3.1.2. Modele de AC folosite n proiectarea SMC CALISIS ................................................................................... 25 3.2. Structura multinivel a sistemului de management al calitii n FPC ............................................................. 25 3.2.1. Documente generale ............................................................................................................................... 26 3.2.2. Proceduri de asigurare a calitii............................................................................................................... 26 3.2.3. Instrumente de asigurare a calitii ........................................................................................................... 27 3.2.4. Regulamente .......................................................................................................................................... 28 3.3. Prezentarea SMC CALISIS la nivelul CAJ ................................................................................................. 32 3.3.1. Cerine generale ..................................................................................................................................... 32

4.

3.3.2. Structura SMC CALISIS la nivelul CAJ ...................................................................................................... 32 Metodologia de implementare a SMC CALISIS la nivelul CAJ ............................................................................ 38 4.1. 4.2. Cunoaterea regulilor generale pentru implementarea SMC cu PDCA (Plan -Do-Check-Act) .......................... 38 Identificarea unor resurse umane competente, pentru a fi implicate in SMC .................................................. 40

4.2.1. Responsabilul cu Calitatea n cadrul CAJ .................................................................................................. 40 4.2.2. Ce trebuie s fac Responsabilul cu Calitatea? ......................................................................................... 40 4.2.3. Competenele Responsabilului cu Calitatea ............................................................................................... 41 4.2.4. Auditorul intern ....................................................................................................................................... 41 4.3. 4.4. 4.5. 4.6. 4.7. 4.8. 4.9. Crearea unui departament de asigurare a calitii .................................................................................... 42 Identificarea i definirea proceselor cheie i a indicatorilor de proces ........................................................... 42 Alocarea resurselor adecvate pentru punerea n aplicare a SMC ................................................................. 42 Adaptarea SMC CALISIS la contextul organizaional SMC CALISIS ............................................................ 43 Implementarea SMC printr-o faz pilot ...................................................................................................... 44 Evaluarea rezultatelor fazei pilot ............................................................................................................... 44 Elaborarea i aplicarea aciunilor de mbuntire i evaluarea eficacitii acestora ....................................... 45

4.10. Pregtirea n vederea autoevalurii i evalurii externe de ctre un organism de certificare ......................... 46

Introducere
Obiectivul general al proiectului CALISIS const n dezvoltarea i implementarea unui sistem de asigurare i management al calitii n formarea profesional continu, la nivel naional, pe baza unor studii tiinifice relevante i folosind o abordare compatibil cu Cadrul European de Referin n Asigurarea Calitii (CERAC) n educaie i formare profesional (EFP), pentru a crui implementare Romnia va trebui s ia o decizie i s adopte o strategie pn la 18.06.2011. Un nivel ridicat de calitate a serviciilor de FPC are ca rezultat creterea ncrederii angajatorilor n competenele dobndite de participanii la formare, contribuind astfel la creterea mobilitii verticale i orizontale a forei de munc. n acelai timp, crete i ncrederea structurilor educaionale n competenele dobndite de absolvenii programelor de FPC, asigurndu-se condiiile pentru articularea diferitelor sisteme de educaie i formare profesional i pentru o mai bun valorificare a rezultatelor nvrii, indiferent de contextul n care are loc procesul de nvare. Romnia are i n prezent un sistem incipient de asigurare a calitii n FPC, bazat pe autorizarea FFP i a centrelor de evaluare a competenelor profesionale dobndite n alte contexte de nvare dect cele formale. Legislaia privind autorizarea furnizorilor de FPC i instituiile menite s o implementeze au devenit operaionale la 1 ianuarie 2004. Totui piaa formrii profesionale din Romnia este nc departe de cerinele UE privind Cadrul European al Calificrilor i CERAC, motiv pentru care s-a simit nevoia implementrii unui proiect POS DRU de tipul CALISIS. n cadrul acestui proiect a fost dezvoltat, pe baza analizrii experienelor naionale, europene i internaionale privind asigurarea calitii n EFP, un SMC de tip MULTIVEL pentru toate tipurile de organizaii din sistemul FPC din Romnia, cu particulariti pentru fiecare nivel n parte: - FFP furnizori de formare profesional a adulilor; - CAJ comisii judeene de autorizare a FFP; - CNFPA Consiliul Naional de Formare Profesional a Adulilor Specificul SMC proiectat const n abordarea procesual i caracterizarea proceselor cheie prin indicatori de proces, msurai sistematic i comparai cu intele stabilite i cu valori de referin ale unor organizaii performante din UE (benchmarking). GHIDUL are ca scop principal s ofere sprijin CAJ pentru a nelege mai uor structura i componentele SMC dezvoltat i pentru a face paii necesari n vederea unei implementri corecte a SMC. GHIDUL este structurat pe patru capitole, primele dou de familiarizare cu SMC dezvoltat n cadrul proiectului CALISIS, iar ultimele dou de aplicare efectiv a SMC n cadrul CAJ. GHIDUL se bazeaz pe experiena Romniei i Italiei n domeniul managementului calitii, n general i a asigurrii calitii n formarea profesional, n particular. Italia se claseaz, conform tabelului 2.1.3, pe locul 1 n UE i pe locul 2 la nivel mondial, dup China, din punctul de vedere al numrului de organizaii care au un SMC certificat conform ISO 9001. Structura general a sistemului MULTIVEL proiectat n cadrul proiectului CALISIS este prezentat n tabelul 3.2.1, din capitolul 3.2. SMC care urmeaz a fi implementat n cadrul CAJ este un sistem mixt, fiind fundamentat pe trei modele de asigurare a calitii: - autoevaluare instituional (folosit de ctre FFP, n procesul de autorizare); - SMC bazat pe cerinele standardului ISO 9001/2008, ajutat parial de modelul pentru educaie ISO IWA 2/2009, prin care se valideaz conformitatea sistemului cu un set de cerine; - Modelul de Excelen managerial, care relaioneaz organizaia din sistemul de FPC din Romnia cu performanele organizaiilor performante din UE.

Lista figurilor
Fig. 1.2.1 Fig. 1.4.1 Fig. 1.5.1 Fig. 1.6.1 Fig. 1.8.1 Fig. 2.2.1 Fig. 4.1 Actualele puncte de referin europene pentru AC Modelul CERAC de Asigurarea Calitii pentru EFP Scopul primar al unui SMC in FPC Jaloane i apelul la aciune Sistemul de FPC i relaiile ntre actorii implicai Avantajele implementrii i certificrii SMC Flux de implementare a SMC la nivelul CAJ

Lista tabelelor
Tabelul 2.1.1 Tabelul 2.1.2 Tabelul 2.1.3 Tabelul 2.1.4 Tabelul 2.2.1 Tabelul 3.2.1 Tabelul 4.6.1 Tabelul 4.7.1 Tabelul 4.8.1 Tabelul 4.9.1 Tabelul 4.9.2 Tabelul.4.9.3 Situaia statistic i evoluia certificrilor ISO 9001 la nivel mondial Situaia statistic i evoluia certificrilor ISO 9001 la nivel european Situaia statistic i evoluia certificrilor ISO 9001 n Romnia i n alte State Membre Comparaie ntre modelele de SMC aplicabile n EFP Comparaie ntre caracteristicile standardului ISO 9001 Structura multinivel a SMC n FPC Lista de verificare pentru adaptarea SMC CALISIS Exemplu de experimentrii indicatori cantitativi i calitativi pentru evaluarea Modelului de Excelen i ale

Lista de verificare pentru adaptarea SMC CALISIS Lista de verificare pentru aciunile de mbuntire continu Indicatori pentru msurarea mbuntirii ANEXA 1 - Chestionar de autoevaluare /evaluare extern a conformitii i gradului de implementare a Sistemului de Management al Calitii dezvoltat prin proiectul CALISIS i implementat n cadrul CAJ ANEXA 2 - Chestionar de autoevaluare/evaluare a calitii rezultatelor CAJ din Pilonul P4 al SMC CALISIS

Tabelul 4.9.4

Abrevieri
AC ANC ARACIP ARACIS BNQ CAJ CCAC CECCP CERAC CEC CNC CNFPA COR ECP ECVET EFP EFQM ENQA-VET ETUC FPC FPI FFP INS P ISO LLL MECTS MMFPS OCP OCFPC OCSMC PDCA PFP RENAR RNC SAC SMC SNFPC SO SPP TQM Asigurarea Calitii Autoritatea Naional pentru Calificri Agenia Romn pentru Asigurarea Calitii n nvmntul Preuniversitar Agenia Romn pentru Asigurarea Calitii n nvmntul Superior Baldrige National Quality Program Comisiile de Autorizare Judeene/a Municipiului Bucureti Cadrul Comun de Asigurare a Calitii n EFP Centru de Evaluare i Certificare a Competenelor Profesionale Cadrul European de Referin de Asigurare a Calitii n EFP Cadrul European al Calificrilor pentru nvarea pe tot parcursul vieii Cadru Naional al Calificrilor Consiliul Naional de Formare Profesional a Adulilor Clasificarea Ocupaiilor din Romnia Evaluator de Competene Profesionale Sistemul European de Credite n EFP Educaie i Formare Profesional Fundaia European pentru Managementul Calitii Reeaua European pentru Asigurarea Calitii n EFP Confederaia European a Sindicatelor Formare Profesional Continu Formare Profesional Iniial Furnizori de Formare Profesional Institutul Naional de Statistic nvmnt Preuniversitar International Organization for Standardization Life Long Learning (nvarea pe parcursul ntregii viei) Ministerul Educaiei, Cercetrii, Tineretului i Sportului Ministerul Muncii, Familiei i Proteciei Sociale Organisme de Certificare a Personalului Organism de certificare SMC pentru FPC Organism de Certificare SMC Plan-Do-Check-Act cycle (Planific-Realizeaz-Verific-Acioneaz) Program de Formare Profesional Organismul Naional de Acreditare Registrul Naional al Calificrilor Sistem de Asigurare a Calitii Sistem de Management al Calitii Sistemul Naional de Formare Profesional Continu Standard Ocupaional Standard de Pregtire Profesional Total Quality Management (Managementul Calitii

1.

Contextul european al proiectului CALISIS

Toi lucrtorii i cetenii de pe piaa muncii din Europa au dreptul i oportunitatea s-i dezvolte aptitudinile i competenele pentru a rspunde nevoilor legate de munca lor, precum i ateptrilor lor non economice. Rezoluia ETUC privind formarea profesional iniial i continu pentru o Strategie European a Ocuprii adoptat de ctre Comitetul Executiv al Confederaiei Europene a Sindicatelor n data de 17-18 Martie 2009 Calitatea rezultatelor EFP este lucrul cel mai important n proiectarea oricrui sistem de asigurarea calitii. Liniile directoare n curs de dezvoltare pentru sprijinirea asigurrii calitii n cadrul sistemelor EFP Reea European pentru asigurarea calitii n Educaia i Formarea Profesional 2009

1.1.

Atenionare

Un cadru complet al contextului european privind Asigurarea Calitii (AC) n FPC, actualizat n luna martie 2009, este inclus n raportul Trecerea n revist a sistemului actual de FPC din Romnia, privind aspectele legislative, administrative, operaionale i ecartul fa de cerinele CERAC EFP (Proiectul Asigurarea calitii n sistemul de formare profesional continu din Romnia - CALISIS, Raportul Activitii A2). Capitolul D al acestui raport, cu titlul Cadrul european de referin privind asigurarea calitii n spaiul european al nvrii continue: - Ilustreaz caracteristicile distinctive ale FPC ca i parte component a spaiului comun european pentru nvarea pe tot parcursul vieii (LLL); - Definete etapele dezbaterii europene privind AC n cadrul sistemelor de nvmnt; - Precizeaz conceptul de AC, aa cum este dezvoltat acesta n prezent n cadrul culturii calitii; - Evideniaz noile provocri pe care AC trebuie s le nfrunte n momentul adoptrii abordrii bazate pe rezultatele nvrii, propus de Cadrul European al Calificrilor (CEC) i de cele mai recente dispozitive europene, care pun accent pe necesitatea asigurrii calitii n cadrul proceselor de certificare; - contureaz o abordare de ansamblu pe mai multe nivele i pe mai multe dimensiuni pentru construirea sistemelor naionale de AC, n mod coerent cu orientrile europene i cu cele mai recente dezvoltri ale culturii calitii. Pentru o analiz mai aprofundat a contextului european se face trimitere, astfel, la raportul i capitolul menionate. n acest capitol, se prezint o sintez actualizat n luna aprilie 2010 a stadiului dezbaterilor i orientrilor europene n ceea ce privete AC n FPC, neleas ca parte integrant a spaiului comun european pentru LLL. La ncheierea acestei prezentri vor fi furnizate cteva idei de reflecie pentru orientarea activitii de dezvoltare i implementare a unui SMC coerent cu orientrile europene. 1.2. Punctele de referin actuale

ncepnd cu anul 2000 i cu lansarea Procesului de la Lisabona s-a creat un angajament politic la nivel nalt i articulat n mod clar, n ceea ce privete importana educaiei i formrii pentru a asigura dezvoltarea Europei ca cea mai performant societate din lume, bazat pe cunoatere. De asemenea, ncepnd cu anul 2002, Procesul de la Copenhaga a creat contextul politicii care a contribuit la creterea cooperrii voluntare n EFP, n scopul promovrii ncrederii, transparenei i recunoaterii reciproce a competenelor i a calificrilor. Acestea sunt elementele de baz pentru creterea mobilitii tinerilor i a muncitorilor, precum i pentru facilitarea accesului la LLL. Calitatea nalt a EFP deine un rol crucial n asigurarea capacitii Statelor de a rspunde provocrilor economice cu care se confrunt. 5

Urmarea proceselor de la Lisabona i de la Copenhaga ne reamintete de provocrile cheie cu care se confrunt Statele Membre, cum ar fi necesitatea continurii eforturilor pentru mbuntirea calitii i atractivitii EFP, ceea ce reprezint o prioritate cheie a procesului de la Copenhaga. Deoarece cteva state au stabilit sisteme de asigurare a calitii avansate i cuprinztoare, este evident nevoia unui efort susinut pentru a dezvolta o cultur de asigurare i dezvoltare a calitii n cadrul sistemelor EFP. Statele care se afl la stadiile cele mai timpurii de dezvoltare a politicilor pentru asigurarea calitii pot nva din experienele celorlalte, care au implementat deja cadre comparabile pentru asigurarea calitii. Pentru a nfrunta aceasta provocare, sunt astzi disponibile punctele de referin reprezentate in Figura 1.2.1, care trebuie s fie cunoscute i care necesit o nelegere comun din partea tuturor actorilor i a tuturor prilor interesate de sistemul naional de FPC. Aa cum s-a spus deja, capitolul furnizeaz, n aceasta privin, numai informaiile eseniale cu referire la aceste puncte de referin.

Figura 1.2.1. Actualele puncte de referin europene pentru AC 1.3. Principiile comune (CEC)

Aspectele de AC din CEC sunt evideniate ndeosebi n Principiile comune definite n Anexa III la Recomandarea CEC1, care reprezint punctul de referin general mprtit pentru AC n educaie i formare. Avnd n vedere importana fundamental a acestora, Principiile comune se regsesc n mod integral n cele ce urmeaz2: - Politicile i procedurile de asigurare a calitii trebuie s stea la baza tuturor nivelurilor sistemelor din Cadrul European al Calificrilor. - Asigurarea calitii trebuie s fie o parte integrant a managementului intern al instituiilor de nvmnt i formare profesional. - Asigurarea calitii va include evaluarea regulat a instituiilor, a programelor sau a sistemelor lor de asigurare a calitii, de ctre organizaii sau agenii externe de control. - Instituiile sau ageniile de monitorizare externe care efectueaz evaluarea asigurrii calitii trebuie s fie examinate regulat. - Asigurarea calitii trebuie s includ contextul, intrrile, dimensiunile procesului i ale
1

RECOMANDAREA PARLAMENTULUI EUROPEAN I A CONSILIULUI privind instituirea unui Cadru European al Calificrilor pentru nvarea continu - 23 aprilie 2008, Anexa III.
2

n citarea documentelor europene, caracterele ngroate i majusculele sunt evideniate de noi.

rezultatelor, subliniind ieirile i rezultatele procesului de nvare. - Sistemele de asigurare a calitii includ urmtoarele elemente: o Obiective i standarde clare i msurabile; o Linii directoare pentru implementare, precum implicarea actorilor interesai; o Resurse adecvate; o Metode de evaluare consistente, care s asocieze auto-evaluarea cu examinarea extern; o Mecanisme de feedback i proceduri de mbuntire; o Rezultate ale evalurii uor accesibile. - Iniiativele de asigurare a calitii la nivel internaional, naional i regional trebuie s fie coordonate pentru a menine profilul, coerena, sinergiile i analiza ntregului sistem. - Asigurarea calitii va fi rezultatul unui proces de cooperare ntre toate nivelurile i sistemele de educaie i formare profesional, cu implicarea tuturor prilor interesate, n cadrul Statelor Membre i la nivelul ntregii Comuniti. - Liniile directoare pentru asigurarea calitii la nivel Comunitar pot prevedea puncte de referin pentru evalurile i activitile de nvare. Toate aceste principii trebuie s fie luate n considerare. Totui, dat fiind scopul pe care i-l propune acest Ghid, subliniem n aceasta privin urmtoarele: - AC implic, pentru furnizorii de FPC, adoptarea unui SMC intern (principiul 2), care s asigure - Atingerea rezultatelor nvrii (principiul 5). 1.4. Cadrul european de referin pentru asigurarea calitii (CERAC)

Cadrul European de referin pentru asigurarea calitii n educaie i formare profesional (CERAC)3 furnizeaz un sistem la nivel european pentru ajutarea Statelor Membre i a purttorilor de interes n documentarea, dezvoltarea, monitorizarea i mbuntirea: - eficacitii sistemului propriu de educaie i formare profesional (EFP) - practicilor de management al calitii. CERAC se fundamenteaz pe munca precedent realizat la nivel European n domeniul sistemelor de asigurare a calitii (cum ar fi CCAC - Cadrul Comun de Asigurare a Calitii nfiinat n anul 2004) deoarece acesta: - include necesitatea unei monitorizrii regulate (implicnd mecanisme de evaluare intern i extern) i a raportrii privind progresele; - utilizeaz criterii de calitate i descriptori indicativi comuni n scopul sprijinirii aranjamentelor privind monitorizarea i raportarea; - evideniaz importana indicatorilor comuni pentru sprijinirea evalurii, monitorizrii i asigurrii calitii sistemelor i furnizorilor de EFP. Mai mult, CERAC va completa munca privind aspectele de asigurare a calitii din Cadrul European al Calificrilor pentru nvarea continu (CEC) i din Sistemul European de Credite n EFP" (ECVET). Metodologia care st la baza CERAC este reprezentat prin Modelul din Figura 1.4.1, evideniind o puternic asemnare cu modelul de management al calitii cunoscut sub numele de Modelul Deming. Pentru descrierea acestor modele se face trimitere la Raportul menionat anterior Trecerea n revist a sistemului actual de FPC din Romnia, privind aspectele legislative, administrative, operaionale i ecartul fa de cerinele CERAC EFP4.
3

RECOMANDAREA PARLAMENTULUI EUROPEAN I A CONSILIULUI din 18 iunie 2009 privind stabilirea unui Cadru european de referin pentru asigurarea calitii n educaie i formare profesional (Text cu relevan pentru SEE) (2009/C 155/01). 4 A se vedea, n particular, Cap. B, Principii generale de management al calitii utile n asigurarea calitii n formarea profesional continu, unde se prezint modelul Deming, i Cap. E, Cadrul naional de asigurare a calitii n FPC versus Cadrul european de referin privind asigurarea calitii n educaie i formare profesional, unde se prezint modelul CERAC.

Figura 1.4.1. Modelul CERAC de Asigurarea Calitii pentru EFP n ceea ce privete CERAC i metodologia adoptat, este necesar evidenierea a patru aspecte: - Cadrul este complex, iar implementarea acestuia va dura ceva timp; - Cele patru etape ale ciclului de asigurare a calitii (conform fig. 1.4.1) sunt corelate ntre ele i trebuie s fie abordate n mod holistic; - Statele Membre au fcut progrese semnificative n dezvoltarea i implementarea sistemelor de asigurare a calitii n EFP, att prin abordri incrementale ct i prin reforme extinse de sistem; - Au fost dezvoltate noi abordri att la nivel de furnizor ct i la nivel de sistem. Avnd n vedere aceste aspecte i pentru a furniza Statelor Membre un suport operaional bazat pe analiza experienelor deja realizate, Reeaua European pentru Asigurarea Calitii n EFP (ENQA-VET) a activat dou Grupuri Tematice specifice de interes deosebit pentru acest Ghid: un Grup s-a concentrat asupra indicatorilor din Anexa II a Recomandrii CERAC 5; cellalt Grup s-a concentrat asupra realizrii unui ghid care s sprijine mbuntirile n sistemele de asigurare a calitii care s fie compatibile cu CERAC. Primul Grup Tematic are scopul s identifice ceea ce constituie calitatea n sectorul EFP i modul n care indicatorii pot s contribuie la monitorizarea calitii, prin furnizarea de indicaii privind performana sectorului EFP, att la nivel de sistem ct i la nivel de furnizori. Grupul a revizuit zece indicatori de calitate propui n Recomandare i a ajuns la: a) o nelegere clar a conceptelor i a termenilor utilizai n cadrul indicatorilor; b) o definiie mprtit / comun pentru fiecare din cei zece indicatori. Rezultatul acestui demers este publicat cu titlul Sprijinirea asigurrii calitii la nivel de sistem n EFP Rezumatul rezultatelor Grupurilor Tematice nfiinate de ctre Reeaua European pentru asigurarea calitii n EFP 2008-2009. Cel de-al doilea Grup tematic a avut urmtorul mandat: Acest Grup Tematic va examina experiena Statelor Membre n utilizarea Cadrului Comun pentru Asigurarea Calitii6. Va identifica factorii de succes n implementarea CCAC i i va reflecta n termeni de transpunere a politicii n practic. Mai mult, Grupul Tematic va urmri reflecia sa pe baza recomandrii propuse privind stabilirea unui Cadru Comun European pentru Asigurarea Calitii cu un focus specific pe sprijinirea sistemelor i a actorilor cheie n dezvoltarea unei culturi de asigurare a calitii .
5

ANEXA II - UN SET DE REFERIN AL INDICATORILOR DE CALITATE SELECTAI PENTRU EVALUAREA CALITII N CADRUL EFP: propune un set cuprinztor de indicatori de calitate selectai, care poate fi utilizat pentru susinerea evalurii i mbuntirii calitii sistemelor de EFP i/ sau a furnizorilor. Acest set de indicatori va fi dezvoltat n viitor prin cooperare european bilateral i/ sau multilateral, bazat pe datele europene i registrele naionale. 6 n luna Mai 2004, Consiliul Educaiei a prezentat Cadrul Comun pentru Asigurarea Calitii (CCAC) care a fost proiectat n ve derea sprijinirii dezvoltrii i a reformei educaiei i formrii profesionale (EFP) la nivel de sistem i de furnizori, respectnd responsabilitatea i autonomia Statelor Membre n ceea ce privete dezvoltarea sistemelor proprii de asigurare a calitii. S tatele Membre, Comisia i purttorii de interes relevani au fost invitai s promoveze CCAC pe baza voluntar.

Rezultatul acestui demers este menionat att n publicaia citat mai sus (pag. 48 i urmtoarele), ct i ntr-o publicaie autonom, completat printr-o serie de anexe: Dezvoltarea liniilor directoare pentru sprijinirea asigurrii calitii n sistemele EFP Rezultatele muncii ntreprinse de grupul tematic n ceea ce privete dezvoltarea liniilor directoare pentru sprijinirea asigurrii calitii n sistemele EFP. n cele dou paragrafe urmtoare se descriu orientrile principale care reies din analiza acestor lucrri. 1.5. Liniile directoare produse de Reeaua european pentru asigurarea calitii n EFP (ENQA-VET): nelegerea conceptelor i a termenilor utilizai n cadrul indicatorilor

Avnd n vedere scopul acestui Ghid, n cele ce urmeaz vom sintetiza numai orientrile eseniale din cadrul documentului produs de Grupul Tematic, care vizeaz identificarea a ceea ce constituie calitatea n sectorul EFP i a modului n care indicatorii pot s contribuie la monitorizarea calitii. O lectur aprofundat a Liniilor directoare ni se pare, aadar, un pas esenial pentru diferitele inte ale proiectului CALISIS, care abordeaz Sistemul de Management al Calitii pentru prima dat. Indicaiile eseniale ale Grupului Tematic privind indicatorii sunt urmtoarele: 1. Furnizorii EFP trebuie s demonstreze c aplic principiile asigurrii calitii aa cum acestea sunt definite de ctre CERAC sau instrumente similare (cum ar fi ISO, EFQM sau alte modele de calitate): cu alte cuvinte, furnizorii trebuie s se doteze cu un SMC, alegnd un model compatibil cu cel propus de CERAC. Bineneles, SMC trebuie s acopere toate procesele de organizare a furnizorului: procesele de gestiune, operaionale i cele care se refer la sistemul n sine. 2. n cadrul acestui SMC, o atenie special trebuie s fie acordat gestiunii resurselor umane, ndeosebi a profesorilor i a formatorilor. n aceasta privin, sunt d ecisive resursele financiare destinate n fiecare an pentru educaia i formarea continu a profesorilor i a formatorilor. Nu numai: se recomand n mod explicit o analiz de impact a participrii profesorilor i formatorilor la programe in-service privind calitatea procesului de predare i nvare. Expresia calitatea procesului de predare i nvare merit s fie aprofundat. Este bine s se precizeze, nainte de toate, rolul profesionitilor care intervin n aceste procese (ne referim la toi cei care exercit o funcie de predare, formare, coordonare, orientare). Rolul acestora este de a-i facilita individului dobndirea unor cunotine i competene, determinnd un context de nvare [], pe lng asistarea acestuia n dezvoltarea unor cunotine i competene7. Este esenial remarcarea faptului c aceti profesioniti faciliteaz i asist individul, care, totui, este adevratul protagonist al procesului de nvare. Acest proces este, aadar, extrem de special. Mulumita acestuia un individ asimileaz informaiile, ideile i valorile i, deci, dobndete cunotine, know-how, abiliti i / sau competene. Nota: nvarea se verific prin reflecia personal, reconstruirea i interaciunea social8. Avnd un puternic caracter unitar, acest proces se verific exclusiv n individul care nva. Procesul poate i chiar trebuie s fie stimulat, alimentat, monitorizat, sprijinit de ctre profesori, formatori, etc., dar, pn la urm, cel care i nsuete procesul rmne individul. Acesta trebuie s pun n joc o gam foarte ampl de resurse personale pentru a-l realiza i a-l ncheia n mod eficace, incluznd: atitudinile, motivrile, nevoile, ateptrile, emotivitatea, abilitile mentale, patrimoniul cultural, interaciunile sociale, plcerea de a nva, reflecia i contiina nvrii dobndite, capacitatea auto-controlului i capacitatea gestionrii procesului etc. Astfel, trebuie semnalat faptul c procesul de nvare, deoarece prin natura sa este gestionat de individ, poate s fie numai n mod indirect facilitat prin metodele i instrumentele unui SMC (proceduri, instruciuni de lucru etc.). Aadar, calitatea procesului de
7 8

CEDEFOP, Terminologia Politicii Europene privind educaia i formarea O selecie a 100 de termeni cheie, 2009. Ibidem.

predare i nvare apare legat n mod inseparabil mai ales de profesionalitatea tuturor operatorilor care interacioneaz n moduri diferite cu cursanii, precum i de disponibilitatea acestora din urma de a nva. Modelul SMC privind calitatea trebuie s aib n vedere aceste caracteristici specifice i trebuie s vizeze calitatea inclusiv, i mai ales, a procesului de predare i a procesului special de nvare. 3. Demersul Grupului Tematic semnaleaz faptul c, atunci cnd se aplic SMC, se culeg datele i se produc raportrile respective, nu trebuie uitat ca n sistemele EFP toate aceste activiti sunt cerute n vederea evolurii n direcii care permit indivizilor s dobndeasc aptitudini i competene n afara calificrilor formale. Aceast discuie poate s aduc n dezbatere tensiunea mereu prezent ntre cantitate i calitate, spre exemplu, n cazul raportrii cantitii indivizilor care au respectat cerinele EFP versus raportarea calitii sistemului respectiv. Cu alte cuvinte, SMC, datele, raportrile ar trebui ntotdeauna s ia n considerare faptul c misiunea principal a FPC este de a se asigura c oamenii dobndesc competene: numai n cazul n care aceast misiune este atinsa, este posibil s se ating i celelalte: dobndirea unei calificri formale, meninerea/ intrarea pe piaa muncii etc. 4. n sfrit, Grupul Tematic evideniaz valoarea instrumental a SMC i a ntregului aparat tehnic care sprijin sistemele, inclusiv indicatorii: n orice caz, aplicarea Recomandrii CERAC, n special setul celor zece indicatori, va fi esenial pentru sistemele i furnizorii de la nivel naional, regional i local. Prile interesate, cu toate acestea, trebuie s fie avertizate s nu colecteze date pentru simplul motiv c datele sunt disponibile pentru a fi colectate. n schimb, indicatorii trebuie s fie utilizai pentru a descrie performana organizaional, direcia i realizrile, pentru a rspunde la ntrebrile specifice politicii, i mai ales pentru a mbunti calitatea EFP. nc o dat, se reitereaz faptul c scopul principal al SMC este de a mbunti calitatea educaiei i formrii profesionale, calitate, care const, n primul rnd, n capacitatea de a activa, alimenta, sprijini i monitoriza procesele de nvare care au loc n persoane, astfel nct ele s poat produce rezultatele nvrii necesare pentru a rspunde nevoilor lor de lucru i aspiraiilor lor non economice, dup cum afirm Rezoluia ETUC privind formarea profesional iniial i continu pentru o Strategie european de ocupare, adoptat de ctre Comitetul Executiv al Confederaiei Sindicatelor Europene la 17-18 martie 2009. Diagrama din Figura 1.5.1 rezum ceea ce noi considerm indicaia principal prezent n documentul elaborat de Grupul Tematic.

Cu focus pe

NECESITATEA DE A SE DOTA CU UN SISTEM DE MANAGEMENT

Ca instrument pentru

Resurse umane

Procese de predare

Procese de invatare

Procese de certificare

Rezultatele invatarii

Figura 1.5.1. Scopul primar al unui SMC in FPC

10

1.6.

Linii directoare ale Reelei europene pentru asigurarea calitii n EFP (ENQAVET) jaloane

n centrul ndrumrilor realizate de Reeaua european de asigurare a calitii n EFP se afl o analiz a celor zece jaloane ale sistemelor de asigurare a calitii n EFP. Aceast analiz, realizat de ctre membrii Grupului Tematic, reflect experiena lor n dezvoltarea i implementarea unei serii de sisteme naionale i europene de asigurare a calitii i indic ce trebuie s fie fcut pentru a sprijini mbuntirea calitii n EFP. ndrumarea Grupului identific zece jaloane care stabilesc ceea ce trebuie s fie fcut pentru a sprijini un sistem de asigurare a calitii care este compatibil cu CERAC. Fiecare dintre jaloane conine un apel la aciune i sugereaz ceea ce trebuie fcut (dac nu este deja realizat) pentru a crea un CERAC conform cu sistemul de asigurare a calitii. Apelurile la aciune" din fiecare jalon sunt reprezentate n Figura 1.6.1.

1. Stabileste reguli clare pentru a decide cine furnizeaz EFP

2. Recunoate i construiete pe baza aranjamentelor interne

3. Stabilete roluri clare i responsabiliti pentru prile diferite ale sistemului de EFP 6. Piloteaz iniiative i valorific succesul

4. Identific ce informaii i date trebuie colectate i utilizate n sistemul de EFP

5.Definete i implementeaz o stategie de comunicare

7. Folosete feedback-ul pentru a mbunti EFP

8. Furnizeaz clarificri de fundamentare

9.Garanteaz c asigurarea calitii acoper toate aspectele de furnizare a EFP

10. Asigur c EFP se bazeaz pe o puternic implicare a partenerilor externi i interni i a actorilor interesai relevani

Figura 1.6.1 Jaloane i apelul la aciune Aceste apeluri la aciune" sunt proiectate pentru a sprijini factorii de decizie la nivel naional i regional n Statele Membre. Acestea ar putea fi, de asemenea, adoptate de ctre managerii de asigurare a calitii sau de ali angajai cu responsabilitate pentru asigurarea calitii n instituii de formare i de ofierii de informaii din Punctele Naionale de Referin pentru Asigurarea Calitii. Aceste apeluri la aciune" acoper att EFP iniial, ct i pe cea continu, i sunt aplicabile att formrii din coal sau din centrele de formare, ct i formrii care are loc la sediul angajatorilor. 1.7. Indicaii eseniale ale Grupului Tematic: jaloane

Vom rezuma n continuare indicaiile eseniale formulate n mod explicit de ctre Grupul Tematic, urmate de cteva comentarii legate de sistemul i furnizorii de FPC din Romnia. - CERAC ofer o abordare coerent i cuprinztoare a asigurrii calitii. Toate piesele din puzzle trebuie s existe pentru funcionarea complet a sistemului. Trebuie luat n considerare ntregul sistem, fiecare dintre cele patru etape ale ciclului CERAC i conexiunile dintre ele. Acest lucru este valabil, desigur, i pentru sistemul de AC care se dorete s se implementeze, la diferite niveluri, n FPC n Romnia: CNFPA, Comisii de autorizare, Furnizori. Oportunitatea oferit de proiectul CALISIS este de a proiecta, pentru cele trei niveluri, SMC nu doar n concordan cu CERAC, ci deja conectate ntre ele, pentru a asigura cele mai bune legturi posibile ntre faze omogene la cele trei niveluri diferite. 11

Este mai probabil ca etapele de planificare i implementare ale ciclului CERAC s se dezvolte att la nivelul FURNIZORILOR ct i la nivelul SISTEMULUI. Etapele de evaluare (evaluation i asessment), etapa de revizuire i re-analizare (review i revise) i conexiunile dintre cele patru etape din ciclu vor avea nevoie de mai mult atenie. Cu alte cuvinte, trebuie acionat treptat, dar nu trebuie ateptat pn cnd sunt finalizate etapele de planificare i de implementare pentru a introduce experiene de autoevaluare, evaluare extern, peer review, benchmarking, etc. Aceste experiene ncurajeaz, de fapt, creterea general i armonioas a culturii calitii, n care pot fi mai uor localizate i incluse etapele individuale de dezvoltare a SMC. Deoarece Statele Membre sunt n stadii incipiente de dezvoltare a aranjamentelor de asigurare a Calitii aliniate la CERAC, se poate realiza mult construind pe sistemele existente i dezvoltnd o abordare progresiv de implementare. Aceasta este calea aleas de Romnia prin proiectul CALISIS, care se concentreaz pe creterea global i progresiv a culturii calitii n cadrul tuturor actorilor la diferite niveluri ale sistemului de FPC, valorificnd cele mai bune experiene de la nivel naional i european. Mult a fost deja realizat de Statele Membre n dezvoltarea de sisteme pentru asigurarea calitii n EFP i acestea pot sprijini CERAC. n timp ce abordarea fiecrui Stat Membru este diferit, exist un focus comun, i anume crearea unui sistem eficace de asigurare a calitii. Experienele arat o gam larg de abordri ale asigurrii calitii, i fiecare subliniaz faptul c [...] ceea ce conteaz cel mai mult n proiectarea oricrui sistem de asigurare a calitii este calitatea rezultatelor EFP. Acest mesaj este de o importan capital. Subliniind dimensiunea "rezultatelor EFP, se concentreaz atenia pe calitatea intrinsec a serviciului prestat efectiv, care se evideniaz n calitatea rezultatelor nvrii dobndite i certificate, n calitatea satisfaciei actorilor interesai. Sistemul naional de AC i SMC ale diferiilor actori implicai n EFP i FPC, prin urmare, trebuie s fie proiectate adoptnd acele modele, metode i instrumente care ncorporeaz cele mai bune practici pentru: o a promova procesele de nvare ale persoanelor, pe baza unei analize eficace a cerinelor de competene (analiza nevoilor, analiza audienei, selectarea persoanelor care vor fi formate, etc.) o a asigura validitatea i fiabilitatea proceselor de certificare (evaluare, validare i recunoatere) a rezultatelor nvrii efectiv realizate; o a releva satisfacia prilor interesate, n special cu privire la rezultatele nvrii efectiv realizate; o a asigura un nivel ridicat de profesionalism, att n ceea ce privete coninuturile, ct i metodologiile specialitilor implicai n procesul de realizare a produsului/ serviciului (metodologii de formare, evaluare etc.). Dezvoltarea i implementarea unui sistem complet, coerent i sistematic de asigurare a calitii nu este suficient. Trebuie s fie NCURAJAT, SPRIJINIT I REVIZUIT N MOD REGULAT. Acest mesaj reflect experiena multor actori care, la niveluri diferite, au implementat sisteme de AC: n multe cazuri s-a considerat c angajamentul privind AC s-a ncheiat cu implementarea sistemului, n sperana c acest lucru este suficient pentru a asigura, aproape mecanic, calitatea dorit. Ar trebui, n schimb, s fim contieni de faptul c dup implementare devine explicit angajamentul privind AC, folosind tocmai sistemul adoptat, alimentndu-l, susinndu-l i revizuindu-l n mod regulat. Sistemele eficiente de asigurare a calitii n EFP depind de implicarea puternic a unor parteneri interni i externi i a prilor interesate relevante. Acest mesaj reflect, de asemenea, experiena multor subieci, care, la diferite niveluri, s-au dotat cu sisteme de AC. S-a ntmplat, de fapt, ca dezvoltarea i implementarea sistemului de AC s fie vzute ca un traseu n principal tehnic", dedicat specialitilor n calitate i altor cteva persoane de referin din interiorul organizaiei. Aceasta a implicat, n primul rnd, faptul c grupul de lucru dedicat structurrii sistemului i-a concentrat atenia mai mult asupra aspectelor "formale" (documente, nregistrri etc.). i, n al doilea rnd, c operatorii au perceput acest sistem ca o suprastructur", asimilat celei birocratice, fr nicio valoare adugat real pentru asigurarea i mbuntirea calitii intrinsece a serviciului prestat efectiv. Pentru a evita acest risc, la toate nivelurile de dezvoltare a 12

sistemului de AC ar trebui adoptat o metod de guvernare a ntregului parcurs de realizare, capabil s asigure o implicare puternic a partenerilor interni i externi i a prilor interesate relevante . 1.8. Concluzii

Comisiile de autorizare, prin activitatea lor continu de: - gestionare a procesului de autorizare a furnizorilor de formare; - monitorizare a furnizorilor de formare autorizai, cu eventualele retrageri ale autorizaiilor; - consiliere a furnizorilor de formare profesional, desfoar un rol de ndrumare foarte important n diseminarea unei abordri bazate pe asigurarea calitii n sistemul de FPC.

Figura 1.8.1. Sistemul de FPC i relaiile ntre actorii implicai Comisiile de autorizare, ca organisme care trebuie s se asigure de respectarea i meninerea cerinelor pe care furnizorii trebuie s le demonstreze i s le menin n timp, ar trebui s devin purttori de cuvnt ai acestei alegeri strategice, promovate de organele politice ca rspuns la solicitrile Uniunii Europene. Prin urmare, devine crucial ca Secretariatele Tehnice ale CAJ, evaluatorii care efectueaz evaluri ale FFP, cu ocazia autorizrii i monitorizrii, sau care particip la examinarea absolvenilor de PFP autorizate, s fie o punte de legtur ntre furnizorii de formare profesional i organismele instituionale. Acest lucru nseamn, pe de o parte, s colecteze input-uri direct de la profesionitii din domeniul FPC pentru mbuntirea sistemului i, pe de alt parte, s devin ambasadori ai politicilor pe care Uniunea European le promoveaz pentru a asigura atingerea obiectivului ambiios decis de ctre Consiliul European (martie 2000, Lisabona) i anume, acela ca Uniunea European, pn n 2010, s devin cea mai competitiv i mai dinamic economie din lume bazat pe cunoatere, capabil de o cretere economic durabil, cu locuri de munc mai bune i cu o mai mare coeziune social."

13

2.

Necesitatea unui SMC pentru organizaiile din FPC din Romnia, cu aplicaie la comisiile judeene de autorizare a FFP
2.1. Consideraii generale privind necesitatea unui SMC pentru sistemul FPC din Romnia

La sfritul anului 2008, conform ISO Survey of Certifications 20089, existau 982.832 organizaii cu un sistem al calitii certificat conform standardului ISO 9001, din 176 de ri i cu o cretere de 31.346 (+3%) fa de anul 2007. Acest lucru demonstreaz interesul mare al agenilor economici dar i al altor instituii (spitale, universiti, coli, furnizori de formare profesional, instituii ale administraiei publice, bnci, societile de asigurri etc.) pentru implementarea i apoi certificarea unui SISTEM al CALITII. n tabelul de mai jos este prezentat evoluia certificrilor ISO 9001 la nivel mondial. Tabelul 2.1.1. Situaia statistic i evoluia certificrilor ISO 9001 la nivel mondial
Rezultate la nivel mondial Total certificri Cretere fa de anul precedent Numrul de ri cu certificri ISO 9001 Dec. 2004 660.132 162.213 154 Dec. 2005 773.867 113.735 161 Dec. 2006 896.929 123.062 170 Dec. 2007 951.486 54.557 175 Dec. 2008 982.832 31.346 176

La nivelul rilor din Europa, acelai ISO Survey of Certifications prezint urmtoarea situaie statistic a organizaiilor care au un SMC certificat conform cerinelor standardelor ISO 9001/2000-2008: Tabelul 2.1.2. Situaia statistic i evoluia certificrilor ISO 9001 la nivel european
Rezultate la nivelul Europei Total certificri Pondere n numrul total de certificri la nivel mondial Numrul de ri cu certificri ISO 9001 Dec. 2004 Dec. 2005 Dec. 2006 Dec. 2007 Dec. 2008

320.748 48,59% 48

377.196 48,74% 48

414.232 46,18% 49

431.479 45,35% 49

455.332 46,33% 50

In tabelul 2.1.3 se prezint situaia statistic a primelor 3 ri din UE i, prin comparaie, a Romniei. Tabelul 2.1.3. Situaia statistic i evoluia certificrilor ISO 9001 n Romnia i n alte State Membre
Poziie n clasamentul Europa 1 2 3 10 11 Anul ara Italia Spania Germania Polonia Romnia Dec. 2004 84485 40972 26 654 5753 5183 Dec. 2005 98028 47445 39816 9718 6097 Dec. 2006 105799 57552 46.458 8115 9426 Dec. 2007 115359 65112 45.195 9184 9633 Dec. 2008 118309 68730 48.324 10965 10737

Din pcate, n Romnia, numrul organizaiilor certificate ISO 9000 ajunge (n anul 2008) doar la 10.737, spre deosebire de Italia, unde cifra este de 118.309. Italia se situeaz pe locul 2 n lume, dup China, care avea la sfritul anului 2008 un numr de 224.616 organizaii cu un sistem de management al calitii certificat conform ISO 9001.
9

ISO Survey of Certifications, 2008, www.iso.org

14

n lucrare10, se prezint o descriere a principalelor modele ce definesc calitatea, ntr -o evoluie istoric, iar n tabelul 2.2 se prezint o comparaie ntre Modelele de SMC aplicate la nivel mondial n corelaie cu diverse organizaii. n acelai tabel este subliniat relaionarea diverselor tipuri de SMC cu organizaiile din EFP. n lucrarea11, n capitolul 3.6, se prezint n detaliu principalele modele de AC/MC utilizate n organizaii. Treapta superioar a acestui proces a constituit-o trecerea la managementul calitii, cu variantele de maxim eficacitate i eficien, TQM i Excelena Managerial. Soluia adoptat de partenerii proiectului CALIS a constat n dezvoltarea unui SMC bazat n principal pe combinarea cerinelor standardului ISO 9001/2008 cu Modelul de Excelen al EFQM, corelat, n unele situaii, cu recomandrile din SR IWA 2/2009. Tabelul 2.1.4. Comparaie ntre modelele de SMC aplicabile n EFP
Metode pentru validarea eficacitii implementrii sistemului de asigurare/management al calitii Inspecie/validare extern Autorizare/acreditare Certificare de ter parte OCSMC Autocertificare/Certificare de ter parte. Recomandat pentru FP n cadrul organizaiei Autocertificare /Certificare de ter parte Autoevaluare/atestare ISO 9004/2001 Autoevaluare/recunoatere. Recomandat pentru creterea competenei RU dintr-o organizaie Autoevaluare/ Participare la Premiul Naional / European al Excelenei Autoevaluare DA DA IQNet 4 FFP/CAJ/CNFPA/CS Recunoaterea internaional Implicarea autoritii naionale n procesul de autorizare DA Implicarea organizaiilor europene Nivelul de maturitate

Modelul

Recomandat pentru

Autoevaluare CCAC

NU

ENQA VET

FFP/CAJCNFPA

ISO 9001/2008

DA

DA

EA / IAF MLA

FFP/CAJ/CNFPA

ISO 10015/2000

DA

FPC n companii

ISO IWA 2 /2006

DA

DA

FFP/CAJ/CNFPA/Scoli

Investors in People Modelul de Excelen EFQM Baldrige National Quality Program (SUA) LEAN

DA

NU

Investors in People(UK)

FFP/CAJ/CNFPA

DA

NU

EFQM

FFP/CAJ/CNFPA

NU

NU

NU

Scoli

Autoevaluare

NU

NU

NU

FFP/CAJ/CNFPA

5S/KAIZEN

Autoevaluare /Validare extern Acreditare de ctre un organism de acreditare Certificare de ctre un organism de certificare persoane

DA

NU

DA

FFP/CAJ/CNFPA/Scoli

ISO 17024/2004

DA

DA

EA / IAF MLA

Organisme de Certificare Personal

ISO 19011/2003

DA

DA

IRCA

Certificare evaluatori

La ntrebarea Care este cel mai potrivit tip de sistem de management pentru FPC? CERAC nu prescrie vreun tip anume de sistem de management al calitii. n literatura de specialitate (detaliat la capitolul B al lucrrii12) referitoare la managementul calitii i asigurarea calitii pot fi remarcate dou abordri dominante: a. Managementul calitii totale (TQM), relaionat mai ales cu modelul EFQM. Pentru implementare se solicit urmtoarele cerine: Management puternic/ Leadership/ Personal motivat i calificat/ Valori i viziune mprtite.
10 11

Ion Hohan, Maria Cucu - Ghid practic pentru implementarea SMC n organizaii. Ed. IRECE, 2008 Proiectul CALISIS, Studiul A.5.1.3- Analiza sistemului actual de formare profesional, sub aspecte de ordin legislativ, administr ativ i operaional, la nivelul furnizorilor de formare profesional continu. Studiu privind asigurarea calitii n formarea profesional continu. www.cnfpa.ro/CALISIS 12 Proiectul CALISIS,Studiul A.2-Trecerea n revist a sistemului actual de FPC din Romnia, privind aspectele legislative, administrative, operaionale i ecartul fa de cerinele EQARF VET. www.cnfpa.ro/CALISIS/

15

b. Conformitatea cu specificaiile tehnice (CST), relaionat cu precdere cu cerinele standardului ISO 9001/2008 au ale variantelor sale ISO 10015/IWA 2. Pentru implementare se solicit urmtoarele cerine: Standarde/ Specificaii/ Autoritate/ Proceduri/ Dovezi documentate. Verificarea ndeplinirii de ctre organizaie (inclusiv colile i furnizorii de formare profesional continu) a cerinelor specifice unui SMC/SAC constituie un proces specific cunoscut sub numele de audit/ evaluare; n funcie de relaionarea cu persoana fizic/ juridic care efectueaz auditul/ evaluarea, se ntlnesc trei situaii distincte: i. audit intern (de prim parte)/ autoevaluare (evaluare de prim parte) dac aceste procese sunt efectuate de organizaie; ii. audit extern de secund parte/ evaluare extern de secund parte, dac aceste procese sunt efectuate de o parte interesat (client/ furnizor/ comunitate); iii. audit extern de ter parte/ evaluare extern de ter parte, dac aceste procese sunt efectuate de organisme de evaluare/certificare neutre i independente (organisme de certificare SMC/ organisme de evaluare pentru validarea aplicrii Modelului de Excelen/ ARACIP/ CNFPA .a.). 2.2. Avantajele SMC pentru organizaiile din sistemul FPC din Romnia Sistemele de management al calitii ajut organizaiile mai ales prin creterea satisfaciei clientului, care solicit produse/servicii care sa le satisfac necesitile i ateptrile. Abordarea SMC ncurajeaz organizaiile s analizeze cerinele clientului i s defineasc procesele care contribuie la realizarea unui produs/serviciu care este acceptabil pentru client. De asemenea organizaia poate s in aceste procese sub control i s le creasc eficacitatea sau/i eficiena. n figura 2.2.1 se ilustreaz contribuia unui sistem de management al calitii la mbuntirea performanelor unei organizaii-economice, sociale, administrative, educaionale. Se observ c principalele avantaje ale introducerii unui sistem al calitii, cu formele sale evolutive din punct de vedere al eficacitii i eficienei - asigurarea calitii/ managementul calitii/ managementul total al calitii/ excelena managerial - se refer la: - creterea numrului de clieni i a loialitii acestora; - creterea satisfaciei i motivrii personalului; - creterea eficacitii proceselor interne i rezolvarea problemelor la nivelul interfeelor dintre procese; - mbuntirea organizrii muncii; - creterea performanelor economice, inclusiv a profitabilitii organizaiei; - reducerea costurilor calitii, ceea ce n termeni specifici se numete poor quality; - creterea imaginii organizaiei, ca urmare a furnizrii de produse conform cu cerinele clienilor, dar a implicrii sale n comunitate.
Loialitatea clientilor 17% Motivarea personalului 16%

Cresterea numarului de clienti 11%

Relatii bune cu clientii 20%

Cresterea profitului 11%

Nu aduce profit 1% Imbunatatirea organizarii muncii 22%

altele 2%

Figura 2.2.1. Avantajele implementrii i certificrii sistemului de management al calitii 16

Evident c, n final, efectul major al aplicrii unui sistem al calitii l reprezint creterea competitivitii unei organizaii, corelat cu obiectul UE de a transforma spaiul european n cel mai competitiv din lume13. Alte informaii detaliate despre avantajele utilizrii unu SMC certificat sau necertificat sunt prezentate n studiul A2 CALISIS, capitolul B al lucrrii11. Un Model de Excelen permite unei organizaii s identifice sistematic i continuu problemele pe care le mai are pentru a ajunge la performane deosebite, pe baz de mbuntire continu, dar este n acelai timp un instrument de evaluare cantitativ, pe o scar de la 0 la 1000 puncte, a nivelului de performan la care a ajuns. Tabelul 2.3 prezint o comparaie ntre caracteristicile eseniale ale unui Model de Excelen i cerinele standardului ISO 9001. Din analiza acestui tabel se observ c un Model de Excelen, n plus fa de ISO 9001: - solicit dezvoltarea viziunii, misiunii i valorilor organizaiei; - msoar rezultatele organizaiei; - este focalizat nu numai pe clieni, ci i pe pia (structur, dimensiune, concuren) i pe satisfacerea prilor interesate; - trateaz procesele i din punctul de vedere al afacerii. Tabelul 2.2.1. Comparaie ntre caracteristicile Modelului de Excelen i ale Standardului ISO 9001
Model de Excelen Viziune, Misiune, Valori Politic i strategie Focalizare pe clieni i pia Msurarea satisfaciei prilor interesate Managementul personalului Procese de business Rezultatele afacerii organizaiei ISO 9001/2008 Politica n domeniul Calitii Obiectivele Calitii Focalizare pe clieni Procese relaionate cu clienii Msurarea satisfacia clienilor Cerine privind Resursele Umane Cerine generale de SMC Realizarea produsului (educaional conform IWA 2) Nu sunt specificaii directe legate de acest subiect n standard

Implementarea unui SMC reprezint o decizie strategic a unei organizaii i este strns corelat cu obiectivele organizaiei, care opereaz pe o pia mai mult sau mai puin concurenial. Rolul cel mai important n poziionarea organizaiei pe o pia concurenial l reprezint evident cunoaterea i ndeplinirea cerinelor clienilor i chiar mai mult, satisfacia tuturor prilor interesate. SMC CALISIS acord un rol deosebit msurrii calitii proceselor specifice FPC din perspectiva tuturor prilor interesate: participani la PPF/ formatori/ angajatorii absolvenilor PPF/ FFP/ CAJ/ CNFPA/ specialitii (evaluatori) folosii de CAJ. 2.3. Efectul asigurrii/managementului calitii n FPC asupra pieei muncii
4

In lucrarea la capitolul 3.8.4 Influena SAC asupra indicatorilor de calitate i a ratei de angajare a absolvenilor PFP, sunt definii doi indicatori compozii pentru msurarea influenei unui SAC/SMC asupra calitii FFP/CAJ/CNFPA i asupra calitii absolvenilor de FPC: a. IMACCFP - Indicele de msurare a influenei modelului de asigurare a calitii implementat n cadrul FFP/CAJ/CNFPA asupra calitii formrii profesionale (CFP). b. IMACAAFP - Indicele de msurare a influenei modelului de asigurare a calitii asupra ratei de angajare (anselor de angajare/meninere la locul de munc/promovare) a absolventului unui PFP furnizat de un FFP/CAJ/CNFPA cu un SAC/SMC implementat/certificat. Angajarea unei persoane este privit din trei perspective: - dobndirea unui loc de munc prin calificare/recalificare/perfecionare;
13

Europe 2020 A strategy for smart, sustainable and inclusive growth. www.europa.eu./eu

17

- meninerea unui loc de munc prin perfecionare/specializare; - promovarea n carier prin recalificare/perfecionare/specializare. Cei doi indicatori de eficien a aplicrii unui SMC la un FFP/CAJ/CNFPA asupra indicatorilor de calitate ai FFP/CAJ/CNFPA i asupra ratei de angajare a absolvenilor PFP autorizate se iau n considerare cu urmtorii factori Fi mpreun cu coeficieni de ponderare kij care msoar calitatea procesului j: F1-COR - ocupaia solicitat - kCOR - gradul de actualitate i atractivitate a ocupaiei F2-SO - structura i coninutul standardul ocupaional - k1SO - calitatea structurii i coninutului SO F3-SO - actualizat la noutile domeniului ocupaional - k2SO - actualitatea SO i incorporarea noutilor din domeniul ocupaional F4-PFP - coninutul, metodele de formare i durata PFP - kPFP - calitatea coninutului, metodelor de formare i durat adecvat F5-Formatori - competen de specialitate i pedagogic - kFOR - calitatea formatorilor - competen de specialitate, competen pedagogic i atitudini adecvate F6-FFP/CAJ/CNFPA - cantitatea i calitatea resurselor FFP/CAJ/CNFPA - kFFP/CAJ/CNFPA - calitatea, adecvarea i disponibilitatea resurselor materiale/ logistice/ umane/ administrative ale FFP/CAJ/CNFPA F7-FFP/CAJ/CNFPA - calitatea i eficacitatea procesului de aplicare a instrumentelor de evaluare pentru un PFP - kIE - suficiena, calitatea i adecvarea instrumentelor de evaluare pentru un PFP F8-ECP - competen de specialitate, pedagogic i de evaluare a evaluatorilor/ examinatorilor candidailor participani la un PFP - kECP - nivelul competenei profesionale a ECP F9-ECPGD - gradul de deontologie profesional a ECP (imparialitate, neutralitate, obiectivitate) - kECPGD - nivelul de deontologie profesional a ECP F10-FFP/CAJ/CNFPAGD - gradul de deontologie a FFP/CAJ/CNFPA (influena subiectiv asupra ECP, intervenia intereselor materiale ) - kFFP/CAJ/CNFPAGD - calitatea deontologiei profesionale a FFP/CAJ/CNFPA F11-PAEFFP/CAJ/CNFPA - parteneriat ntre agentul economic AE, client al FFP/CAJ/CNFPA i FFP/CAJ/CNFPA - kPAEFFP/CAJ/CNFPA - calitatea PAEFFP/CAJ/CNFPA F12-AEFFP/CAJ/CNFPA - ncrederea AE n FFP/CAJ/CNFPA - kIAEFFP/CAJ/CNFPA - gradul de ncredere a AE n FFP/CAJ/CNFPA F13-CAJ - autorizarea FFP/CAJ/CNFPA de ctre CAJ - kCAJ - calitatea autorizrii efectuate de CAJ (promptitudine, eficacitate, vizibilitate, transparen) F14-SECAJ - selectarea evaluatorilor/ specialitilor de ctre CAJ (selectare, evaluare, monitorizare) - kSECAJ - calitatea procesului de selectare a evaluatorilor/specialitilor de ctre CAJ F15-ECAJ - procesul de evaluare efectuat de evaluatorii nominalizai de CAJ pentru evaluarea FFP/CAJ/CNFPA - kECAJ - calitatea procesului de evaluare/ monitorizare/ reautorizare efectuat de evaluatorii/ specialiti CAJ F16-MCNFPA - procesul de monitorizare a CAJ de ctre CNFPA - kMCNFPA - calitatea MCNFPA F18-LEGFPC - legislaia FPC 18

- kLEGFPC - calitatea legislaiei FPC (adecvare la cerinele FPC, parteneriat social, armonizare cu cerinele UE) - CERAC - Cadrul European de Referin privind AC n EFP F19-kCERAC - calitatea armonizrii SNFPC cu cerinele CERAC Coeficienii de ponderare ki, cu i=1-19 pot avea o valoare n intervalul 0 -10, n funcie de consistena i calitatea procesului descris. Nivelurile de implementare/maturitate a unui SAC/SMC la un FFP/CAJ/CNFPA, mpreun cu coeficienii lor de ncredere n eficacitatea SMC, sunt urmtorii: N1-FFP/CAJ/CNFPA/ fr AC - k1 - gradul de ncredere n FFP/CAJ/CNFPA fr SAC/SMC N2-FFP/CAJ/CNFPA cu un SAC/SMC intern fr autoevaluare - k2 - gradul de ncredere n FFP/CAJ/CNFPA SAC/SMC intern fr autoevaluare N3-FFP/CAJ/CNFPA cu un SAC/SMC intern autoevaluat i validat intern - k3 - gradul de ncredere n FFP/CAJ/CNFPA SAC/SMC cu SAC/SMC intern autoevaluat i validat intern N4-FFP/CAJ/CNFPA cu un SAC/SMC intern autoevaluat, validat extern i monitorizat - k4 - gradul de ncredere n FFP/CAJ/CNFPA cu SAC/SMC intern autoevaluat, validat extern i monitorizat N5-SMC1 - FFP/CAJ/CNFPA cu un SMC implementat conform ISO 9001/IWA 2/ISO 10015 i certificat de un OCSMC neacreditat - k5 - gradul de ncredere n FFP/CAJ/CNFPA cu SAC/SMC implementat conform ISO 9001/IWA 2 i a care fost certificat de un OCSMC neacreditat N6-SMC2 - FFP/CAJ/CNFPA cu un SMC implementat conform ISO 9001/IWA 2/ISO 10015 i a fost certificat de un OCSMC acreditat, dar nu a semnat MLA pentru SMC - k6 - gradul de ncredere n FFP/CAJ/CNFPA cu SAC/SMC implementat conform ISO 9001/IWA 2/ISO 10015 i care fost certificat de un OCSMC acreditat dar nu a semnat MLA pentru SMC N7-SMC3 - FFP/CAJ/CNFPA cu un SMC implementat conform ISO 9001/IWA /ISO 1015 i a fost certificat de un OCSMC acreditat i a semnat MLA pentru SMC - k7 - gradul de ncredere n FFP/CAJ/CNFPA cu SAC/SMC implementat conf. ISO 9001/IWA 2/ISO 10015 i care a fost certificat de un OCSMC acreditat semnatar de MLA pentru SMC N8-MIiP1 - FFP/CAJ/CNFPA cu un model de management al RU Investors in People implementat i autoevaluat - k8 - gradul de ncredere n FFP/CAJ/CNFPA care a implementat un model de sistem de management al RU Investors in People, autoevaluat i validat intern N9-MIiP2 - FFP/CAJ/CNFPA cu un model de management al RU Investors in People implementat, autoevaluat i validat extern - k9 - gradul de ncredere n FFP/CAJ/CNFPA care a implementat un model de sistem de management al RU Investors in People, autoevaluat i validat extern N10-MEXC1 - FFP/CAJ/CNFPA cu model de excelen implementat, autoevaluat i validat intern - k10 - gradul de ncredere n calitatea FFP/CAJ/CNFPA cu un MEXC implementat, autoevaluat i validat intern N11-MEXC2 - FFP/CAJ/CNFPA cu model de excelen implementat, autoevaluat i validat extern prin participarea la Premiul Romn de Excelen - k11 - gradul de ncredere n calitatea FFP/CAJ/CNFPA cu un MEXC implementat, autoevaluat i validat extern prin participarea la Premiul Romn de Excelen N12-MEXC3 - FFP/CAJ/CNFPA cu model de excelen implementat, autoevaluat i validat extern prin participarea la Premiul European de Excelen - k12 - gradul de ncredere n calitatea FFP/CAJ/CNFPA cu un MEXC implementat, autoevaluat 19

i validat extern prin participarea la Premiul European de Excelen Coeficienii de ponderare kj, cu j=112, au valorile 1-12, n funcie de nivelul de maturitate al SMC implementat. n funcie de factorii Fi i de tipul modelului de SMC se pot stabili cei doi indicatori globali conform unor funcii prezentate mai jos: - IMACCFP = f1(Fi, ki, Nj, kj); - IMACAAPF = f2(Fi, ki, Nj, kj). Identificarea funciilor f1 i f2 se poate face pe baza de date experimentale bazate pe experiena prilor interesate i pe benchmarking cu alte organizaii performante. n cadrul acestui capitol sunt analizai n detaliu indicatorii specifici pentru asigurarea eficacitii i eficienei FFP, n corelaie cu cerinele prilor interesate. Principalele dezvoltri sunt prezentate n continuare: - Indicatorii europeni de calitate definii pentru EFP de CERAC; - Corelaia indicatorilor de calitate cu abordarea sistemic a proceselor i cu ciclul PDCA; - Indicatorii de calitate specifici sistemului naional de FPC i corelaia cu indicatorii europeni de calitate; - Indicatori de performan pentru asigurarea calitii propui prin proiectul Phare 2006; - Indicatori specifici proceselor (financiari, operaionali, de eficacitate i eficien, angajamentul echipelor, comunicare etc.) caracteristici unei organizaii excelente i msurabili prin metodologia Balanced ScoreCard pentru perspectiva nvare; - Influena SAC asupra indicatorilor de calitate i asupra angajabilitii absolvenilor de PFP. SMC CALISIS a dezvoltat pentru FFP/CAJ/CNFPA politici i proceduri pentru Colectarea i procesarea datelor pentru calculul indicatorilor de calitate conform CERAC i pentru compararea cu alte organizaii similare din ar sau din UE (benchmarking). De asemenea, au fost dezvoltate instrumente informatice pentru colectarea i prelucrarea statistic a datelor provenind de la toate prile interesate privind calitatea activitilor desfurate de CAJ. 2.4. Aspecte specifice pentru aplicarea SMC CALISIS n cadrul CAJ n capitolul E.2.3. al lucrrii12 Analiza aplicabilitii CERAC versus sistemul de AC n FPC din Romnia la nivelul CNFPA - subsistemul comisiilor de autorizare a FFP, este efectuat o analiz detaliat a modului n care subsistemul CAJ este relaionat la cerinele CERAC, Anexa 1 - Criterii de calitate i Descriptori indicativi la nivelul sistemului EFP. Din pcate, n prezent, veriga slab a sistemului de AC n FPC este reprezentat de CAJ, din urmtoarele motive: - resurse umane insuficiente pentru a asigura gestiunea eficace a proceselor de autorizare/reautorizare/monitorizare; - evaluatori de PFP insuficieni i cu deficiene n competentele de evaluare; - resurse financiare insuficiente pentru a se asigura un proces de evaluare corespunztor cerinelor pieei muncii; - gradul de relaionare a CAJ cu CNFPA incomplet. De asemenea, n capitolul E.2.1. al lucrrii12 Analiza aplicabilitii CERAC versus sistemul de AC n FPC din Romnia la nivelul CNFPA - subsistemul de autorizare i monitorizare a FFP, este efectuat o analiz n detaliu asupra modului de aplicare al unui SAC/SMC la nivelul CAJ din Romnia, n comparaie cu cerinele CERAC. Conform Recomandrilor Parlamentului European i Consiliului din 18 iunie 2009, Statele Membre i planific, pn pe 18 iunie 2011, msurile de mbuntire a sistemului naional de asigurare a calitii, utiliznd ct mai eficient CERAC, prin implicarea partenerilor sociali, a autoritilor regionale i locale i a altor pri interesate relevante, n conformitate cu legislaia i practicile naionale14.
14

RECOMANDAREA PARLAMENTULUI EUROPEAN I A CONSILIULUI din 18 iunie 2009 privind stabilirea unui cadru european de referin pentru asigurarea calitii n educaie i formare. www.europa.eu

20

Exist n prezent muli FFP autorizai care au implementat i certificat deja un SMC conform cu cerinele standardului SR EN ISO 9001/2008. De asemenea, sunt muli FFP autorizai care ofer programe de formare profesional din domeniul asigurrii calitii, precum: consultant sistem calitate/ auditor al calitii/ manager al sistemului calitii/ specialist sistem calitate/ specialist mbuntire procese/ manager mbuntire procese. Extrem de important este i faptul c muli formatori pentru aceste PFP sunt deja certificai naional/internaional ca auditori de sisteme de management (calitate/ mediu/ sntatea i securitatea forei de munc), ca evaluatori ai organismului naional de acreditare sau ca evaluatori ai Fundaiei Premiul Romn/European de Excelen. Acetia, mpreun cu absolvenii PFP autorizate pentru ocupaii specifice domeniului calitii, pot constitui o resurs extrem de important pentru viitorii evaluatori certificai i nscrii n Registrului Naional al Evaluatorilor de Competene Profesionale i pot aduce o contribuie important la creterea calitii PFP i la aplicarea CERAC n Romnia. n Studiul A.5.1.3 Analiza sistemului actual de formare profesional, sub aspecte de ordin legislativ, administrativ i operaional, la nivelul furnizorilor de formare profesional continu. Studiu privind asigurarea calitii n formarea profesional continu11, n capitolul 3.9.2 Scenariul minimal sunt propuse urmtoarele soluii de mbuntire a sistemului de AC la nivelul CAJ: - contientizarea tuturor membrilor CAJ i ai secretariatelor tehnice ale acestora cu privire la cerinele CERAC i noua politic de AC n FFC; - implementarea unui sistem intern de management al calitii, simplificat i conform unui model de SMC corelat cu SMC CALISIS, pe baza tipologiilor prezentate la capitolul 3.6 i a bunelor practici prezentate la capitolul 3.7. din lucrarea11. Se vor dezvolta i implementa proceduri de sistem, proceduri operaionale i de proces i Manualul calitii CAJ, mpreun cu o politic a calitii i cu un Cod deontologic al evaluatorului de PFP i al evaluatorului de competene dobndite de absolvenii PFP; - introducerea unei proceduri de autoevaluare a CAJ i implementarea cerinelor specifice SMC intern; - introducerea unui sistem de msurare a calitii serviciilor de evaluare i autorizare prestate de CAJ, prin utilizarea de chestionare de satisfacie a FFP i a altor pri interesate de buna funcionare a CAJ; - efectuarea, de ctre managementul CAJ, a unor analize periodice privind eficacitatea SMC intern; - introducerea setului de indicatori de calitate, conform cerinelor CERAC si transmiterea lor la CNFPA; - creterea calitii seleciei i asigurarea deontologiei evaluatorilor, prin certificarea lor de ctre un OCP acreditat; - dezvoltarea, la nivelul fiecrei CAJ, a unui website propriu, care s cuprind informaii despre SMC intern; - asigurarea, prin intermediul website-urilor CAJ, a transparenei procesului de autorizare i furnizarea de informaii statistice asupra rezultatelor examinrilor finale, la nivelul PFP derulate de FFP. n capitolul 3 al acestui ghid, se va prezenta structura SMC dezvoltat n cadrul proiectului CALISIS pentru CAJ, mpreun cu toate componentele sale: politici/ proceduri/ instruciuni/ ghiduri/ regulamente/ instrumente informatice/ baze de date/ chestionare de msurare a calitii PFP din perspectiva tuturor prilor interesate: FFP, specialiti (evaluatori), angajatori. Eficacitatea implementrii SMC CALISIS se valideaz prin realizarea secvenial a dou procese extrem de importante: a. procesul de autoevaluare a SMC CAJ, coordonat de o echip proprie de evaluatori; b. procesul de evaluare extern a CAJ coordonat de o echip de evaluatori ai CNFPA. Not: Evaluatorii implicai n ambele procese de autoevaluare/evaluare vor fi pregtii conform cerinelor SO ECP ediia 2011, calificarea Q4 - Evaluatori de programe i furnizori de formare. Ambele procese se bazeaz pe aplicarea Chestionarului de autoevaluare/evaluare extern a conformitii i gradului de implementare a SMC CALISIS al CAJ, codificat CH CAJ AEV. 21

Ambele procese se finalizeaz printr-un raport de conformitate a SMC implementat n cadrul CAJ cu SMC CALISIS, mpreun cu o not final cuprins ntre 0 i 1000, prin care se identific nivelul de performan al organizaiei. Au fost dezvoltate proceduri pentru procesele specifice care au loc la nivelul CAJ, cum sunt: - PP CAJ 01 Procesul de autorizare/reautorizare a FFP; - PP CAJ 03 Monitorizarea FFP autorizai; - PP CAJ 06 ntocmirea listei generale de specialiti (evaluatori). Aceste proceduri vor contribui la modernizarea i eficientizarea funcionrii CAJ. Introducerea abordrii procesuale contribuie la nelegerea sistemic a funcionrii CAJ, cu indicatori de performan comparai sistematic cu intele propuse i cu benchmark-urile unor organizaii similare din UE. Introducerea unor elemente specifice Modelului de Excelen al EFQM la nivelul SMC al CAJ, precum: - viziunea/misiunea/valorile CAJ; - indicatori de performan comparai cu intele i benchmark-urile, conform PP CAJ 02 Managementul proceselor; - procesul de benchmarking; - msurarea de ctre prile interesate n autorizare a calitii procesului de autorizare, consolideaz managementul strategic al CAJ i managementul performanelor. S-a dezvoltat documentul general DG CAJ CDE Codul deontologic al specialistului (evaluatorului) de PFP, prin care se asigur transparena i corectitudinea procesului de evaluare a FFP i eliminarea unor practici neconforme cu cerinele pieei muncii. n cadrul scenariului moderat, prezentat n capitolul 3.9.3. al aceleai lucrri5, se propune mutarea accentului de pe evaluarea resurselor (umane, didactice, logistice etc.) alocate de FFP pentru procesul de formare pe asigurarea calitii procesului de evaluare a competenelor dobndite de absolvenii PFP. Scenariul se refer, totodat, i la nfiinarea organismelor intermediare de certificare, conform recomandrilor proiectului Phare nfiinarea Autoritii Naionale pentru Calificri. CNFPA/ANC va autoriza doar organismele intermediare de certificare, care, la rndul lor, vor autoriza i monitoriza centrele de evaluare de competene, iar, prin verificatorii externi, vor verifica procesele de evaluare care au loc att la FFP autorizai, ct i la centrele de evaluare de competene. CNFPA va fi degrevat astfel de o serie de atribuii legate de autorizarea centrelor de evaluare de competene i se vor asigura, totodat, i mecanismele de asigurare a calitii evalurii, n mod unitar i independent de locul unde acestea se desfoar (la nivelul FFP sau la nivelul centrelor de evaluare de competene). Se realizeaz, n acest fel, externalizarea total a procesului de evaluare final a absolvenilor PFP. Prin autorizarea/acreditarea FFP, se va urmri doar asigurarea calitii procesului de formare. Scenariul radical, prezentat n capitolul 3.9.4. al aceleai lucrri11, ofer dou opiuni: Opiunea 1: Organizarea pe principii de autofinanare a unui organism de autorizare/acreditare a FFP, dar i de certificare a formatorilor, a evaluatorilor de PFP i a evaluatorilor de competene profesionale, constituit n cadrul CNFPA. Aceast structur, aparinnd CNFPA, nu ar mai lucra cu comisiile de autorizare judeene, ci direct cu evaluatori certificai. Opiunea 2: Constituirea, n Romnia, a unui singur organism naional de AC pentru toi furnizorii de EFP preuniversitar, universitar i continu. Modelul propus este similar cu cel al RENAR, organismul de acreditare a infrastructurii calitii, care funcioneaz conform Legii nr. 245/2002 de aprobare a O.G. nr. 38/1998 privind acreditarea i infrastructura pentru eva luarea conformitii i care, prin semnarea Acordurilor de recunoatere multilateral, genereaz recunoaterea european i internaional a certificatelor emise. 22

Ageniile de evaluare i acreditare/autorizare existente ARACIP, ARACIS i CNFPA ar putea deveni organisme de certificare ale SAC/SMC implementate n cele trei sisteme de EFP (preuniversitar, universitar i continuu). Organismul naional, care poate fi de stat sau privat, ar avea funcia de acreditare a celor trei agenii i de monitorizare a acestora. Existena, n Romnia, a unui organism unic, la nivel naional, pentru evaluarea i asigurarea calitii n EFP are ca principale avantaje: - armonizarea celor trei niveluri de EFP preuniversitar, universitar i continu din punct de vedere al corelrii i recunoaterii calificrilor, conform cerinelor CEC; - adaptarea structurilor de EFP la cerinele pieei interne i externe; - armonizarea aplicrii celor trei instrumente europene: CEC, CERAC i ECVET . Luarea unei decizii corecte privind asigurarea calitii n FPC i punerea ei n oper depind, ns, n primul rnd, de factorul uman, de aceea direciile principale de aciune ar trebui s fie: - Contientizarea tuturor actorilor implicai, de la toate nivelurile, de la comisiile parlamentare i ministere, pn la FFP, cu privire la tot ceea ce presupune demersul de asigurare a calitii n EFP; - Crearea unui cadru de comunicare real, ntre persoane competente i care s reprezinte ntregul spectru de factori interesai, asupra celor mai bune solu ii de mbuntire a sistemului existent de AC n FPC. Direciile de intervenie n sistem trebuie s conduc la o unitate a abordrilor privind AC n diferitele sisteme de formare profesional, cel puin sub aspectul armonizrii cu cerinele CERAC; Soluia care va fi considerat optim care s rspund exigenelor europene, s fie fezabil i s fie agreat de toi factorii interesai va trebui s fac obiectul unei decizii politice, urmate de asigurarea unui cadru legislativ-instituional adecvat i de asigurarea resurselor umane, logistice i financiare necesare pentru implementarea soluiei adoptate

23

3.

Structura i funciunile SMC dezvoltat n cadrul proiectului CALISIS

3.1. Caracteristicile SMC dezvoltat n cadrul proiectului CALISIS 3.1.1. Fundamentare

Implementarea unui sistem de asigurare/management al calitii ntr-o organizaie are n principal urmtoarele funciuni: a. dezvoltarea unui sistem de reguli i proceduri care s asigure trasabilitatea n timp/spaiu/personal bine definit bazat pe rspunsul la urmtoarele ntrebri: WHO - CINE a realizat produsul/serviciul? WHAT - CE produs/serviciu a fost dezvoltat? WHY - DE CE s-a realizat acel produs/serviciu? WHEN - CND a fost realizat produsul/serviciul ? WHERE - UNDE a fost realizat produsul /serviciul? Uneori se rspunde i la ntrebrile: HOW - CUM a fost realizat produsul/serviciul? HOW MUCH - CT COST realizarea produsului/serviciului? Aceast metodologie este cunoscut sub numele de 5W2H15. Documentarea rspunsurilor la aceste ntrebri se exprim de regul prin: Manualul Calitii, proceduri de proces/ operaionale/ de sistem. b. responsabilizarea proprietarilor de proces pentru asigurarea calitii produselor/ serviciilor. Aceast cerin este relaionat, ntr-o organizaie performant i cu un SMC certificat, cu cerinele de satisfacie a personalului. c. asigurarea conformitii produselor/serviciilor realizate cu cerinele clienilor i altor pri interesate. Satisfacia clienilor privind produsele/serviciile achiziionate reprezint din acest motiv criteriul cu cea mai mare pondere (15%) n cazul msurrii performanelor unei organizaii prin MODELUL de EXCELEN16. d. identificarea i izolarea produselor/serviciilor neconforme i generarea de aciuni corective, iar ntru-n SMC bazat pe standardul ISO 9001/2008 i generarea de aciuni preventive. e. aplicarea sistematic a ciclului Deming, prin dezvoltarea proceselor specifice pentru fiecare din cele patru etape distincte: Planificare; Realizare/ Implementare; Verificare/ Evaluare; Revizuire/ mbuntire. Pentru organizaiile educaionale se aplic uneori i varianta PDSA, unde S este relaionat cu studiul efectuat n organizaie. f. generarea de ctre organizaie a unei ncrederi msurabile ctre client i prile interesate c organizaia care furnizeaz produsele/serviciile solicitate constituie un partener valid. g. la baza tuturor SMC stau principiile calitii, sunt dezvoltate n studiul elaborat n cadrul proiectului CALISIS12 , capitolul B - principii generale de management al calitii utile n asigurarea calitii n formarea profesional continu i capitolul E Cadrul naional de asigurare a calitii n FPC versus cadrul european de referin privind asigurarea calitii n educaie i formare profesional. - organizaia este orientat pe client; - leadership; - implicarea, responsabilizarea i motivarea personalului; - abordarea bazat pe proces; - abordarea sistemic a managementului; - mbuntirea continu; - luarea deciziilor pe baz de dovezi (fapte i informaii);
15

a. I.Hohan, U.Wiener-coordonatori-Enciclopedia Calitii, 2005, Ed. ITCM b.***ASQ Glossary. www.asq.org 16 *** 2010 EFQM Excellence model. www.efqm.org

24

- stabilirea de relaii reciproc avantajoase cu furnizorii.. O lectur atent i profesionist a CERAC14 regsete n totalitate aceste principii. Se poate trage o concluzie extrem de important, i anume c problemele i metodele specifice managementului calitii din industrie/ administraie/ sntate pot fi transplantate cu mult uurin n EFP. Singurele probleme mai delicate sunt relaionate cu descrierea sistemic a proceselor. 3.1.2. Modele de AC folosite n proiectarea SMC CALISIS SMC CALISIS a fost fundamentat pe trei modele de asigurare a calitii: - CERAC - Cadrul European de asigurarea calitii pentru EFP; - ISO 9001/2008, ajutat i de varianta sa pentru educaie - ISO IWA 2/2009; - Modelul de Excelen EFQM, ediia 2010. ISO 9001/2008 este folosit pentru validarea conformitii sistemului de management al organizaiei cu un set de cerine prestabilit. Detalii privind aplicarea acestui Ghid au fost dezvoltate n studiul11 CALISIS A.5.1.3, paragraful 3.6.a. ISO IWA 2/200917 este folosit ca ghid pentru organizaiile educaionale care doresc s implementeze un sistem de management al calitii bazat pe ISO 9001. Acest Ghid este propus s se transforme n specificaii tehnice i s preia mare parte din elementele standardului ANSI/ISO/ASQ Z1.11/2009 Quality management system requirements for education organizations, la elaborarea cruia i-a adus contribuia i domnul Ion Hohan. Detalii privind aplicarea acestui Ghid au fost dezvoltate n studiul CALISIS A.5.1.3, paragraful 3.6.c. Modelul de Excelen al EFQM, versiunea 201016 a fost luat n consideraie datorit avantajelor sale generate de facilitile specifice construciei, evalurii i validrii performanelor sistemului de management, msurabile cantitativ pe o scar de la 0 la 1000. Transformnd organizaia ntr-o suit de procese cheie i specifice, devine posibil, prin intermediul Modelului de Excelen, o relaionare a acestor procese cu aa numitele criterii/ subcriterii/ aspecte i msurarea nivelului de ndeplinire a acestor criterii/ subcriterii/ aspecte prin fiele de evaluare RADAR prezentate n Anexa B.II a lucrrii12. Metodologia RADAR, specific modelului EFQM, se refer la 5 indicatori de baz privind asigurarea calitii managementului unei organizaii: Results (rezultate); Approach (abordare); Deployment (desfurare, derularea proceselor n organizaie), Analysis (analiza, evaluare) i Review (revizuire i mbuntire). Detalii privind Modelul de Excelen sunt prezentate n lucrarea12, capitolele B.10-B.11 i n lucrarea11, capitolul 3.6.5. n ceea ce privete Modelele de Excelen, n lume exist mai multe variante: Modelul Japonez al Calitii - Deming Award /Modelul i Premiul EFQM /Modelul i Premiul Malcolm Baldrige (SUA) /Modele i Premii Regionale /Modele i Premii Naionale. n Romnia, Fundaia Premiul Romn al Calitii administreaz Premiul Romn al Calitii care opereaz pe baza Modelului EFQM i care a ajuns la ediia a 9-a. 3.2. Structura multinivel a sistemului de management al calitii n FPC Sistemul de management al calitii (SMC) dezvoltat n cadrul proiectului CALISIS pentru sistemul naional de formare profesional continu (FPC) este un sistem multinivel, cu o structur care cuprinde: - nivelul naional, reprezentat prin CNFPA; - nivelul intermediar, reprezentat prin comisiile de autorizare judeene (CAJ); - nivelul de baz, reprezentat prin furnizorii de formare profesional continu (FFP). Aceast structur corespunde scenariului minimal, ales n cadrul proiectului CALISIS pentru mbuntirea actualului sistem de management/asigurare a calitii n FPC, respectiv a sistemului de autorizare a FFP. Decizia de a alege acest scenariu care se bazeaz pe structurile instituionale actuale a fost luat dup mai multe runde de discuii, la care au participat: reprezentani ai FFP, experi n
17

*** SR ISO IWA 2/2009 - Sisteme de management al calitii. Linii directoare pentru aplicarea ISO 9001 n domeniul educaiei, ASRO, 2009. www.asro.ro

25

domeniul sistemelor de asigurare a calitii, reprezentani ai managementului CNFPA, experi din Secretariatul tehnic al CNFPA, reprezentanii n Grupul Naional de Asigurare a Calitii (GNAC) ai instituiilor/organizaiilor implicate n coordonarea sistemelor de educaie i formare profesional. Modelul de SMC dezvoltat pe baza acestui scenariu prezint urmtoarele avantaje: - poate face obiectul unei implementri pilot, chiar n cadrul proiectului CALISIS, deoarece structurile la nivelul crora se desfoar implementarea sunt operaionale; - rspunde cerinelor Cadrului European de Referin privind Asigurarea Calitii n EFP (CERAC), fiind o combinaie a modelelor recunoscute pe plan mondial in domeniul asigurrii calitii: ISO 9001/2001, IWA 2, Modelul de Excelen; Caracteristicile acestor modele sunt descrise n detaliu n CH CAJ AEV - CHESTIONAR DE AUTOEVALUARE/ EVALUARE EXTERN A CONFORMITII I GRADULUI de IMPLEMENTARE a SMC CALISIS al CAJ; - are cele mai mari anse de a fi acceptat i implementat la nivel naional deoarece nu presupune crearea de noi structuri instituionale i necesit modificri legislative de o mai mic amploare dect celelalte scenarii; - n cazul n care decizia politic s-ar orienta ctre un scenariu mai complex, competenele i experiena acumulate n cadrul proiectului CALISIS se valorific n ntregime; - este un model deschis, care permite personalizarea sistemului implementat, de la simplu la complex, dar i posibiliti de dezvoltare ulterioar, peste nivelul maxim de complexitate oferit de proiectul CALISIS. Dei structura SMC n FPC este un o structur multinivel, exist o unitate de abordare n configurarea sistemului la fiecare dintre cele trei niveluri. Tabelul 3.2.1 pune n eviden aceast unitate de structur a SMC, la fiecare nivel fiind prezente urmtoarele categorii de componente: - Documente generale privind asigurarea calitii; - Proceduri de asigurare a calitii i instruciuni de lucru; - Instrumente de asigurare a calitii; - Regulamente. 3.2.1. Documente generale Documentele generale de asigurare a calitii se pot grupa n: - Documente care reflect Viziunea, Misiunea i Valorile asumate de organizaiile specifice fiecrui nivel: CNFPA, CAJ, FFP; - Documente care descriu politicile organizaiilor respective cu privire la: o Asigurarea calitii activitii desfurate/serviciilor oferite; o Asigurarea independenei i imparialitii n activitatea desfurat; o Relaionarea cu cerinele CERAC i calculul indicatorilor de calitate specifici; o Compararea cu organizaii similare, printr-un proces de benchmarking; o Asigurarea transparenei rezultatelor specifice; o Tratarea contestaiilor/reclamaiilor; - Coduri deontologice (al formatorului, al evaluatorului); - Manualul calitii i sistemul de codificare n cadrul SMC. 3.2.2. Proceduri de asigurare a calitii La fiecare dintre cele trei niveluri, sistemul de management al calitii cuprinde: - proceduri de sistem; - proceduri de proces; - proceduri operaionale. Independent de nivel, SMC CALISIS are n componena sa urmtoarele tipuri de proceduri de sistem: 26

- Controlul documentelor i al nregistrrilor; - Audit intern; - Controlul produsului neconform, aciuni corective i aciuni preventive. Spre deosebire de procedurile de sistem, procedurile de proces sunt diferite de la un nivel la altul, descriind procesele specifice fiecrui nivel n parte. Cteva exemple preluate din Tabelul 3.2.1, ilustreaz aceste diferene: - Nivelul FFP: Analiza nevoilor de formare; Organizarea i derularea unui PFP autorizat; Autoevaluarea privind ndeplinirea condiiilor de autorizare etc.; - Nivelul CAJ: Autorizarea FFP; Monitorizarea FFP etc.; - Nivelul CNFPA: Soluionarea contestaiilor; Coordonarea i controlul activitii CAJ etc. Exist ns i proceduri de proces care se regsesc la fiecare dintre cele trei niveluri, cum este procedura de Colectare i procesare a datelor pentru calculul indicatorilor de calitate conform CERAC. Desigur, procesul difer de la un nivel la altul prin tipurile de indicatori, sursele de date, modul de colectare i de prelucrare a acestora, iar procedurile realizate reflect aceste diferene. Procedurile de proces pot fi completate prin proceduri operaionale. Analiza efectuat de management i Asigurarea resurselor (umane, materiale, financiare) sunt astfel de proceduri operaionale care se regsesc la toate cele trei niveluri. Exist ns i proceduri operaionale specifice unui anumit nivel, cum sunt, la nivelul FFP: Elaborarea programei de formare profesional sau Elaborarea instrumentelor de evaluare. Procedurile de proces descompun principalele procese care au loc la nivelul organizaiei n subprocese i activiti. Atunci cnd, pentru anumite activiti, se simte nevoia furnizrii unor informaii suplimentare, de detaliu, procedurii i se asociaz instruciuni de lucru. De exemplu, procedurii de proces Autorizarea FFP, de la nivelul CAJ, i se asociaz instruciunea de lucru Verificarea dosarului de autorizare. Exist ns i instruciuni de lucru ce nu sunt asociate unei proceduri, ci sunt componente de sine stttoare ale SMC; Gestiunea documentelor la nivelul CAJ (autorizaii, certificate, contracte, formulare tipizate etc.) este o astfel de instruciune de lucru. 3.2.3. Instrumente de asigurare a calitii n structura unui SMC CALISIS se regsete o gam variat de instrumentele de asigurare a calitii, ce pot fi clasificate n: - Baze de date; - Alte instrumente informatice, de tip: website, intranet, aplicaii de prelucrri statistice; - Chestionare de msurare a calitii; - Chestionare de evaluare a eficacitii SMC; cel mai relevant este CH CAJ AEV CHESTIONAR DE AUTOEVALUARE/EVALUARE EXTERN A CONFORMITII i GRADULUI de IMPLEMENTARE a SMC CALISIS al CAJ prin care CAJ poate msura conformitatea SMC implementat cu cerinele SMC CALISIS, dar i performana (pe o scar de 0-1000 puncte) a CAJ. In capitolul 4.10 sunt prezentate detalii de aplicare a acestui chestionar. Indiferent de nivel, SMC presupune existena unor colecii de date specifice nivelului respectiv, gestionate prin tehnologii informatice baze de date. Exist baze de date care se regsesc la toate cele trei niveluri: CNFPA, CAJ i FFP. Astfel de baze de date sunt cele care conin rezultatele chestionarelor de msurare a calitii, indicatorii de calitate calculai conform CERAC, precum i datele necesare pentru calculul acestor indicatori. Asemnrile sunt generice, deoarece att chestionarele, ct i indicatorii difer de la un nivel la altul. Alte baze de date sunt specifice unui anumit nivel, cum ar fi: baza de date Clieni, la nivelul FFP sau Specialiti/Evaluatori, la nivelul CAJ. Acetia din urm vor fi pregtii i certificai conform noii calificri Q4 - Evaluatori de programe i furnizori de formare, calificare evideniat i dezvoltat cu ocazia adaptrii SO Evaluator de competene profesionale, n cadrul activitii A.7.5 din proiectul CALISIS. O colecie de date important o reprezint RNFFPA Registrul naional al furnizorilor de formare profesional a adulilor, autorizai, care este gestionat, la nivel judeean, de CAJ i, la nivel naional, de CNFPA. 27

Alte instrumente informatice considerate absolut necesare pentru atingerea obiectivelor calitii i implementarea politicilor definite n cadrul SMC sunt urmtoarele: - Pagina web a organizaiei, ca principal cale de comunicare cu prile interesate de activitatea organizaiei, ca mijloc de asigurare a transparenei rezultatelor activitii specifice i de prezentare a demersurilor de mbuntire permanent a calitii; - Aplicaiile informatice necesare pentru prelucrarea i analiza statistic a rezultatelor chestionarelor de msurare a calitii, dar i a altor categorii de date, cum sunt cele referitoare la rezultatele obinute la examenul final de ctre absolvenii PFP. De asemenea, este de dorit ca intranet-ul s fie utilizat de organizaiile de la toate nivelurile, ca suport tehnologic pentru facilitarea comunicrii interne i a implementrii SMC. Chestionarele de msurare a calitii reprezint un instrument indispensabil SMC. Aa cum se evideniaz n Tabelul 3.2.1, pentru fiecare nivel sunt prevzute chestionare care se adreseaz unor categorii specifice de public. De exemplu, un FFP ar trebui s fie interesat de punctul de vedere al cursanilor asupra calitii PFP furnizate, dar i de opinia celor care i angajeaz pe absolvenii acestor programe. La nivelul CAJ, se va urmri, printre altele, opinia FFP autorizai sau a specialitilor utilizai de CAJ, iar la nivelul CNFPA grupurile de interes sunt: FFP, CAJ, partenerii sociali precum i autoritile publice. Definirea, prin Tabelul 3.2.1, a categoriilor de public care ar putea fi chestionate, la fiecare nivel, asupra calitii activitii/serviciilor desfurate/furnizate n cadrul sistemului de FPC nu este exhaustiv. Se pot imagina i alte categorii de persoane interesate de calitatea ofertei de FPC. Aplicarea unor chestionare i prelucrarea rezultatelor obinute reprezint ns activiti laborioase i, implicit, costisitoare. Chestionarele de msurare a calitii prevzute n Tabelul 3.2.1, dac sunt aplicate n mod sistematic, ofer un feed-back consistent, suficient pentru luarea unor msuri de mbuntire a sistemului, la toate nivelurile. Chestionarul de autoevaluare a eficacitii SMC CH CAJ AEV, dezvoltat n cadrul proiectului CALISIS, face parte dintr-o alt categorie de instrumente de msurare a calitii, prin care sunt identificate, la fiecare nivel, neconformitile fa de cerinele SMC CALISIS, dar i gradul de implementare al acestuia, corelat cu un sistem de notare a performanelor CAJ, cuprins n gama 0-1000. n afar de unitatea de structurare a SMC, exist i alte elemente comune pentru cele trei niveluri, iar aceste elemente se refer la: - formatul unitar al documentelor SMC; - sistemul unitar de codificare a documentelor SMC. Indiferent de nivel, documentele SMC au o structur comun i un format unitar pentru proceduri, instruciuni de lucru, diferite documente generale etc. Documentele SMC conin informaii care permit trasabilitatea tuturor modificrilor efectuate n coninutul acestor documente, precum i a micrii documentelor. Sistemul de codificare permite identificarea nivelului cruia i aparine documentul SMC: CNFPA, CAJ sau FFP. Totodat, codurile sunt astfel concepute nct s se evidenieze legtura ntre diferite documente, de exemplu, ntre o procedur de proces i instruciunile de lucru ataate acestei proceduri. Sunt codificate documentele generale, procedurile, instruciunile de lucru, dar i formularele, registrele, chestionarele, ghidurile, bazele de date i celelalte instrumente informatice care intr n componene SMC. 3.2.4. Regulamente Pentru fiecare dintre cele trei niveluri este prevzut un Regulament de organizare i funcionare, care reflect specificul activitii organizaiilor de la fiecare nivel. i alte regulamente pot fi adugate la oricare dintre cele trei niveluri, dac se dovedete a fi necesar.

28

Tabelul 3.2.1 - Structura multinivel a SMC CALISIS n FPC

NIVEL SMC Viziunea CNFPA Misiunea CNFPA Valorile CNFPA Obiectivele CNFPA n domeniul calitii Politica CNFPA n domeniul calitii Politica privind asigurarea transparenei rezultatelor FPC Documente generale Politica privind relaionarea cu cerinele CERAC i calculul indicatorilor de calitate la nivelul CNFPA Politica privind participarea prilor interesate relevante n asigurarea calitii n FPC Politica privind primirea i tratarea reclamaiilor i contestaiilor Politica privind imparialitatea i independena Codul deontologic al specialistului / evaluatorului folosit de CNFPA Manualul calitii la CNFPA Controlul documentelor i nregistrrilor Proceduri de sistem Audit intern Tratarea produsului neconform, aciuni corective i preventive Managementul proceselor nfiinarea i actualizarea componenei CAJ a FFP Proceduri de proces Coordonarea i controlul activitii CAJ Soluionarea reclamaiilor i sesizrilor de ctre CNFPA CNFPA Viziunea CAJ Misiunea CAJ Valorile CAJ Obiectivele CAJ n domeniul calitii Politica CAJ n domeniul calitii Politica privind asigurarea transparenei rezultatelor FPC Politica privind relaionarea cu cerinele CERAC i calculul indicatorilor de calitate la nivelul CAJ Politica privind compararea cu alte CAJ (benchmarking) Politica privind primirea i tratarea reclamaiilor i contestaiilor Politica privind imparialitatea i independena Codul deontologic al specialistului / evaluatorului folosit de CAJ Manualul calitii la CAJ Controlul documentelor i nregistrrilor Audit intern Tratarea produsului neconform, aciuni corective i preventive Managementul proceselor Autorizarea / reautorizarea FFP Monitorizarea FFP autorizai Soluionarea reclamaiilor i sesizrilor de ctre CAJ CAJ Viziunea FFP Misiunea FFP Valorile FFP Obiectivele FFP n domeniul calitii Politica FFP n domeniul calitii Politica privind asigurarea transparenei rezultatelor FPC Politica privind relaionarea cu cerinele CERAC i calculul indicatorilor de calitate la nivelul FFP Politica privind compararea cu ali FFP din ar i UE (benchmarking) Politica privind primirea i tratarea reclamaiilor Politica privind imparialitatea i independena Codul deontologic al formatorului Manualul calitii la FFP Controlul documentelor i nregistrrilor Audit intern Tratarea produsului neconform, aciuni corective i preventive Managementul proceselor Analiza nevoilor de formare Organizarea i derularea unui PFP autorizat Selectarea, pregtirea i monitorizarea formatorilor utilizai n cadrul PFP FFP

29

Soluionarea contestaiilor

ntocmirea listei generale de specialiti / evaluatori utilizai de CAJ Organizarea examenelor de absolvire i de validare a rezultatelor examenelor de absolvire

Monitorizarea examinatorilor Organizarea examenelor de absolvire i de validare a rezultatelor examenelor de absolvire nregistrarea i raportarea rezultatelor examenelor Autoevaluare privind ndeplinirea condiiilor de autorizare Marketingul si promovarea PFP Organizarea procesului de benchmarking cu ali FFP din UE

Colectarea i procesarea datelor pentru calculul indicatorilor de calitate conform CERAC la CNFPA Analiza efectuat de management privind eficacitatea SMC Alocarea resurselor, inclusiv a resurselor umane, necesare pentru asigurarea calitii activitii CNFPA

Colectarea i procesarea datelor pentru calculul indicatorilor de calitate conform CERAC la CAJ Analiza efectuat de management privind eficacitatea SMC Alocarea resurselor, inclusiv a resurselor umane, necesare pentru asigurarea calitii activitii CAJ

Colectarea i procesarea datelor pentru calculul indicatorilor de calitate conform CERAC la FFP Analiza efectuat de management privind eficacitatea SMC Alocarea resurselor, inclusiv a resurselor umane, necesare pentru asigurarea calitii activitii FFP Elaborarea programei de formare profesional

Proceduri operaionale

Pregtirea dosarului de autorizare Elaborarea instrumentelor de evaluare Evaluarea i selecia furnizorilor de materiale, produse i servicii necesare pentru asigurarea calitii PFP Msurarea, analiza i optimizarea calitii serviciilor oferite de FFP

Regulamente

Regulamentul de organizare i funcionare a CNFPA Regulamentul de control al activitii CAJ

Regulamentul de organizare i funcionare a CAJ

Regulamentul de organizare i funcionare a FFP

Ghiduri Instruciuni de lucru asociate Instruciuni de lucru autonome Instruciuni de lucru asociate unor proceduri Actualizarea RNFFPA

Ghid pentru sprijinul FFP care solicit autorizarea Instruciuni de lucru asociate unor proceduri Actualizarea RNFFPA Gestionarea documentelor de ctre CAJ Instruciuni de lucru asociate unor proceduri

30

RNFFPA Rezultatele chestionarelor de msurare a calitii din punctul de vedere al prilor interesate Baze de date Indicatorii de calitate calculai conform CERAC Legislaia specific FPC i autorizrii FFP

RNFFPA / CAJ Rezultatele chestionarelor de msurare a calitii din punctul de vedere al prilor interesate Indicatorii de calitate calculai conform CERAC Legislaia specific FPC i autorizrii FFP Specialitii/evaluatorii folosii de CAJ Indicatorii de calitate calculai conform CERAC Legislaia specific FPC i autorizrii FFP

Website-ul CNFPA (Alte) Instrumente informatice Prelucrarea i analiza statistic a rezultatelor chestionarelor Intranet

Website-ul CAJ Prelucrarea i analiza statistic a rezultatelor chestionarelor Analiza statistic a rezultatelor examenelor de absolvire

Website-ul FFP Prelucrarea i analiza statistic a rezultatelor chestionarelor Intranet Analiza statistic a rezultatelor examenelor de absolvire Participanilor la PFP Formatorilor Angajatorilor participanilor la PFP FFP cu privire la calitatea examinatorilor (competen, deontologie .a.)

Chestionar de msurare a calitii: - activitii CNFPA - procesului de autorizare/ monitorizare - PFP din punctul de vedere al: Chestionar de autoevaluare/evaluare extern a conformitii i gradului de implementare a SMC al CNFPA/ CAJ/ FFP cu cerinele SMC CALISIS

CAJ FFP Partenerilor sociali Autoritilor

CNFPA FFP Specialitilor/evaluatorilor

Chestionar de identificare a neconformitilor fa de cerinele SMC CALISIS i a gradului de implementare a SMC CNFPA

Chestionar de identificare a neconformitilor fa de cerinele SMC CALIS i a gradului de implementare a SMC CAJ

Chestionar de identificare a neconformitilor fa de cerinele SMC CALIS i a gradului de implementare a SMC FFP

31

3.3.

Prezentarea SMC CALISIS la nivelul CAJ 3.3.1. Cerine generale

Conform standardului SR ISO IWA 2/2009, capitolul 4.1 ndrumri generale, o organizaie educaional ar trebui s defineasc aria de implementare a SMC. Exemplele includ departamente dintr-o organizaie educaional mai mare, o ntreag organizaie educaional sau o categorie de organizaii educaionale. Organizaiile educaionale n cazul nostru, furnizorii de formare profesional trebuie s defineasc i s gestioneze procesele SMC. Procesele cheie pentru serviciile furnizate de FFP sunt: - proiectarea PFP; - elaborarea curriculum-ului/programei de pregtire profesional; - prestarea serviciului de formare; - evaluarea rezultatelor nvrii. Principalele procese derulate de organizaiile educaionale/de formare profesional sunt prezentate n Anexa B - Exemple de procese, msurri, nregistrri i instrumente educaionale - a standardului6. O poziie interesant este acordat INSTRUMENTELOR specifice unui SMC aplicat ntr-o organizaie educaional/ de formare profesional: diagrame cauz-efect/ analize de costuri referitoare la realizarea obiectivelor calitii/ msurarea calitii proceselor educaionale din perspectiva clienilor i altor pri interesate/ AMDEC/ metodologii concentrate pe aspectele financiare pentru a se asigura c sunt justificate cheltuielile n raport cu beneficiile rezultate/ diagrama de flux/ evaluri oficiale i neoficiale/ histograme/ evaluare de impact/ analiza nevoilor de educaie/ formare profesional/ diagrame Pareto/ hri ale proceselor/ grafice de control statistic/ verificarea i validarea metodelor. n Anexa A - Autoevaluare pentru organizaiile educaionale, a aceluiai standard, este prezentat un chestionar de autoevaluare a organizaiilor educaionale/ de formare profesional n corelaie cu cerinele unui SMC. Sunt folosite 5 niveluri de abordare i 5 seturi de ntrebri relaionate cu capitolele 4-8 din standardul ISO 900118. Cele cinci niveluri de evaluare sunt: - fr abordare oficial; - abordare reactiv; - abordare stabil; - abordare sistematic; - mbuntire continu sistematic. Aceast abordare este foarte apropiat de abordarea folosit n cadrul Modelului de Excelen, Matricea RADAR, descris n Anexa B.II. Evaluarea criteriilor unei organizaii conform Matricii RADAR a Modelului de Excelen a EFQM a lucrrii3 . 3.3.2. Structura SMC CALISIS la nivelul CAJ Acest SMC a fost dezvoltat n corelaie cu: - cerinele standardului ISO 9001/2008; - recomandrile ghidului SR ISO IWA 2/2009, i mai ales cu procesele i instrumentele dezvoltate n Anexa B; - recomandrile Modelului de Excelen al EFQM i cu instrumentul RADAR de evaluare a performanelor organizaiei. SMC CALISIS propus pentru CAJ are urmtoarele documente: a. Documente generale de viziune/misiune/valori: DG CAJ VIZ VIZIUNEA CAJ - configureaz o dezvoltare posibil i dorit a organizaiei.
18

*** SR ISO 9001/2008- Sisteme de management al calitii. Cerine, ASRO, 2008. www.asro.ro

32

Ea presupune o gndire dinamic i capabil s evalueze pe termen lung ansele de dezvoltare ale organizaiei. De cele mai multe ori, viziunea unei organizaii red, n linii mari, modul n care fondatorii i-au imaginat evoluia i dezvoltarea afacerii, locul ei pe pia etc. Dei de multe ori ntre viziunea creatorilor unei ntreprinderi i evoluia ulterioar a acesteia exist numeroase abateri, definirea viziunii unei afaceri reprezint o condiie intrinsec a dezvoltrii oricrei organizaii. VIZIUNEA CAJ trebuie dezvoltat n corelaie cu dezvoltarea UE n perioada urmtoare19 i n corelaie cu cele trei documente programatice ale UE20 prin care se stabilete direcia de dezvoltare a FFC n corelaie cu dezvoltarea FPC n UE. DG CAJ MIS MISIUNEA CAJ - reprezint raiunea de a fi i de a crea valoare pentru societate, determinnd evoluia organizaiei n sensul transformrii viziunii n realitate. n timp ce viziunea exprim o stare ideal, posibil, misiunea exprim o evoluie programabil, bazat pe fapte i date concrete despre aceast stare, puternic ancorat n realitatea economic, politic i social a firmei. MISIUNEA CAJ este definit strict n corelaie cu poziia strategic a CAJ pe piaa FPC din Romnia i UE i cu cele trei recomandri ale UE cu Cadrul European al Calificrilor9. DG CAJ VAL VALORILE CAJ descriu direciile principale ale organizaiei. Ele sunt diferite de valorile personale etice i reprezint principiile directoare pentru comportamentul organizaional. mpreun, misiunea, viziunea i valorile furnizeaz parametrii n care ar trebui luate deciziile. Aceasta nseamn c documentul trebuie s defineasc acele valori ale FFP care sunt valabile pentru toate prile interesate. DG CAJ OBI OBIECTIVELE CALITII CAJ - conform21 obiectivul calitii reprezint ceea ce urmrete sau spre care se tinde, referitor la calitate. In general obiectivele calitii se bazeaz pe politica organizaiei referitoare la calitate i sunt specificate pentru nivelurile i funciile relevante din organizaie. CAJ stabilete un set de obiective ale calitii care definesc punctele finale ale diverselor traiectorii ntlnite n implementarea SMC n cadrul organizaiei. Obiectivele calitii reprezint indicatori globali de eficacitate a SMC. NOT: Documentele CALISIS VIZ/MIS/VAL/OBI - ofer doar o imagine general i trebuie luate ca recomandri pentru CAJ n momentul n care va implementa SMC CALISIS. b. Documente de politic managerial Preocuparea conducerii organizaiei privind un anumit domeniu necesit precizarea unor reguli i atitudini relevante pentru organizaie fa de resursele utilizate i constrngerile pe baza crora se adopta deciziile. Acest ansamblu de reguli i atitudini constituie politica organizaiei n domeniul respectiv. O politic formulat corect trebuie s in cont de importana resurselor, sistemelor de management i relaionrii cu prile interesate din cadrul organizaiei, de rspunderea care revine conducerii i de obiectivele generale ce trebuie ndeplinite. n cadrul SMC CALISIS au fost dezvoltate urmtoarele documente de politic pentru nivelulCAJ: DG CAJ PC - Politica n domeniul calitii - descrie principiile directoare aplicate de CAJ pentru: - atingerea obiectivelor calitii; - implementarea cerinelor CERAC privind asigurarea calitii n FPC; - cunoaterea satisfaciei prilor interesate n asigurarea unor servicii de formare profesional de calitate; - dezvoltarea de PFP de calitate focalizate pe satisfacerea cerinelor pieei muncii din
19 20

*** Europe 2020. A strategy for smart, sustainable and inclusive growth. www.ec.europa.eu./eu.2020 *** 1.Recomandarea Parlamentului European i a Consiliului privind stabilirea unui cadru european de referin pentru asigurarea calitii n educaie i formare/2. Recomandarea Parlamentului European i Consiliului din 23 aprilie 2008 privind stabilirea unui Cadru European al calificrilor pentru nvarea de-a lungul viei/ 3.ECVETRecomandarea Parlamentului European i Consiliului din 18 iunie 2009 privind stabilirea unui sistem de credite pentru educaie i formare profesional / www.ec.europa.eu 21 *** SR ISO 9000/2006-Sisteme de management al calitii. Principii fundamentale i vocabular. www.asro.ro

33

Romnia i UE. DG CAJ PII - Politica privind imparialitatea i independena definete i stabilete regulile pentru asigurarea imparialitii, independenei i integritii activitilor desfurate de ctre furnizorul de formare, n vederea obinerii ncrederii prilor interesate n obiectivitatea i imparialitatea accesului la formare profesionala, pentru toate categoriile de participani. PII vizeaz participanii la curs (prin noiunea de participani nelegndu-se att cei ce participa efectiv la cursul de formare, ct i firmele ce achit costul formarii profesionale respective pentru angajaii proprii). DG CAJ PTRC - Politica privind primirea i tratarea reclamaiilor i contestaiilor este de o importan fundamental n cadrul politicii calitii CAJ, n calitate de institutie de stat care intr n contact cu numeroase pri interesate: furnizori de formare, CNFPA, participani la PFP, parteneri sociali etc. Este necesar, deci, s existe un compartiment pentru primirea i rezolvarea reclamaiilor i contestaiilor, care s furnizeze un rspuns pozitiv sau negativ reclamantului sau s-l ndrume ctre instituia competent. DG CAJ CERAC - Politica privind relaionarea cu cerinele CERAC i calculul indicatorilor de calitate - propune un set de cerine pentru relaionarea CAJ de CERAC, n vederea sprijinirii CAJ pentru asigurarea calitii, mbuntirea continu a activitii, precum i n vederea definirii unor indicatori de calitate msurabili care s garanteze atingerea unor rezultate optime. DG CAJ PBENC Politica privind compararea cu ali FFP din ar i UE (benchmarking)propune punerea n aplicare a unui sistem care s permit nu doar furnizarea de servicii la nivelul unor parametri prestabilii, ci i msurarea eficacitii i eficienei CAJ.

c. DG CAJ CDF - Codul deontologic al specialistului/ evaluatorului folosit de CAJ - Codul deontologic este un sumar de principii i standarde etice de exercitare a profesiei de Evaluator care i desfoar activitatea n cadrul CAJ i care instituie regulile de conduit ale Evaluatorului. Codul ofer o baz consensual pentru luarea de atitudine colectiv mpotriva unor eventuale comportamente apreciate a nclca principiile eticii profesionale. Acesta are rolul de a orienta i regla numai acele activiti ale Evaluatorilor n care acetia se angajeaz sau i desfoar activitatea ca Evaluatori, nu i pe cele din viaa privat a acestora. Comportamentul personal al Evaluatorului poate fi luat n discuie numai dac este de o asemenea natur nct aduce prejudicii acestei profesii sau ridic serioase ndoieli privind capacitatea acestuia de a-i asuma i ndeplini responsabilitile sale profesionale ca Evaluator. d. DG CAJ MC - Manualul Calitii CAJ - Prezentul manual definete Sistemul de Management al Calitii, constituit n scopul realizrii i controlrii proceselor i activitilor CAJ, Direcia Metodologie i Asigurarea Calitii. Clauza 4.2.2 din ISO 9001/2008 specific coninutul minim al MC, respectiv: - domeniul de aplicare al SMC, inclusiv detalii i justificri ale oricrei excluderi (a se vedea clauza 1.2 din acelai standard); - procedurile documentate stabilite pentru SMC sau o referire la acestea; - descriere a interaciunii dintre procesele SMC. Manualul Calitii CAJ cuprinde: - Domeniul de aplicare al Sistemului Calitii i referinele legislative (Seciunea 2); - Declararea politicii (Seciunea 5); - Responsabilitile, organizaia, autoritile, raporturile reciproce i legturile cu personalul din conducere, verific i realizeaz activiti care influeneaz calitatea produsului (Seciunea 5); - Numirea reprezentantului direciunii (Seciunea 5); - Structura documentaiei Sistemului Calitii (Seciunea 4) Formatul MC este o decizie a fiecrei organizaii i depinde de dimensiunea, cultura i complexitatea organizaiei. O organizaie mic poate considera potrivit s includ descrierea ntregului sistem de management al calitii ntr-un singur MC, n care se includ toate procedurile documentate

34

cerute de standard. Organizaiile mari, multinaionale, pot avea nevoie de mai multe manuale la nivel global, naional sau regional i o ierarhie mai complex a documentaiei. e. Proceduri Unele proceduri dezvoltate sunt acompaniate i de urmtoarele: - Anexe; - Formulare; - Registre. Procedurile dezvoltate n cadrul proiectului CALISIS sunt de trei tipuri: - de sistem (obligatorii); - de proces (pentru procesele cheie); - operaionale. e.1. Proceduri de sistem ISO 9001:2008 cere n mod specific ca organizaia s aib proceduri documentate, denumite n continuare proceduri de sistem - pentru urmtoarele 6 activiti menionate explicit n clauzele urmtoare ale standardului: - 4.2.3 Controlul documentelor; - 4.2.4 Controlul nregistrrilor calitii; - 8.2.2 Audit intern; - 8.3 Tratarea produsului neconform; - 8.5.2 Aciuni corective; - 8.5.3 Aciuni preventive. Din considerente de simplificare a implementrii SMC CALISIS, activitile menionate anterior au fost grupate astfel: - Controlul documentelor i controlul nregistrrilor, ntr-o singur procedur codificat PS CAJ CD CIN; - Tratarea produsului neconform, aciunile corective i aciunile preventive, care au fost grupate n procedura codificat PS CAJ TPN ACOR APREV; - Singura procedur rmas ca entitate individual este Auditul intern, codificat cu PS CAJ AI. n prima etap a implementrii SMC CALISIS, se recomand implementarea doar a PS CAJ CD CIN i PS CAJ AI. e.2. Proceduri de proces Procedurile de proces au fost dezvoltate pentru descrierea proceselor cheie, de realizare i de management, care utilizeaz indicatori de performan. Aceste proceduri prezint indicatorii de performan ai proceselor, mpreun cu intele i benchmark-urile specifice organizaiilor performante. Procedurile de proces sunt codificate cu PP i sunt nsoite, dup caz, de instruciuni de lucru , nregistrri i anexe. Procedurile de proces dezvoltate pentru CAJ sunt: - PP CAJ 01 Procesul de autorizare/ reautorizare a FFP; - PP CAJ 02 Managementul proceselor; - PP CAJ 03 Procesul de monitorizare a FFP autorizai - PP CAJ 04 ntocmirea listei generale de specialiti/evaluatori utilizai de CAJ; - PP CAJ 05 Procesul de soluionare a reclamaiilor i sesizrilor de ctre CAJ; - PP CAJ 06 Procesul de colectare i procesare a datelor pentru calculul indicatorilor de calitate la nivelul CAJ; - PP CAJ 07 Procesul de organizare a examenelor de absolvire i de validare a rezultatelor examenelor de absolvire.

35

e.3. Proceduri operaionale Procedurile operaionale sunt dezvoltate n general pentru procesele suport, la care nu sunt prevzui indicatori de proces. Aceste proceduri, codificate cu PO, sunt urmtoarele la nivelul CAJ: - PO CAJ 01 Analiza efectuat de management privind eficacitatea SAC; - PO CAJ 02 Alocarea resurselor, inclusiv a RU, necesare pentru asigurarea calitii activitii CAJ. f. Regulamente Regulamentele sunt documentele specifice pentru funcionarea unei organizaii. n cadrul organizaiei CAJ exist Regulamentul de organizare i funcionare intern (ROF). Ca document al SMC CAJ, acesta este codificat RG CAJ ROF i este supus acelorai activiti de revizie, control al documentelor i control al nregistrrilor ca i toate documentele calitii SMC CAJ. g. Instrumente n aceast categorie sunt incorporate instrumentele informatice i bazele de date necesare pentru procesarea i afiarea rezultatelor proceselor specifice CAJ. g.1. Instrumente informatice - Pagina web a CAJ; - Aplicaii pentru prelucrarea i analiza statistic a rezultatelor chestionarelor aplicate de CAJ; - Aplicaii pentru prelucrarea i analiza statistic a rezultatelor examenelor de absolvire. Complexitatea i formatul acestor instrumente informatice depind de resursele financiare, logistice i umane ale CAJ. g.2. Baze de date Bazele de date dezvoltate de CAJ centralizeaz informaiile necesare pentru un bun management al calitii la nivelul CAJ. Aceste baze de date trebuie s acopere cel puin urmtoarele domenii: - Furnizorii autorizai; - Rezultatele chestionarelor de msurare a calitii din punctul de vedere al prilor interesate; - Indicatorii de calitate calculai conform CERAC, inclusiv datele colectate pentru calculul acestor indicatori; - Legislaia specific FPC i autorizrii FFP; - Specialitii (evaluatorii) folosii de CAJ. Bazele de date trebuie actualizate periodic. h. Chestionare de msurare a calitii activitii CAJ Un rol deosebit de important este acordat n cadrul SMC CALISIS msurrii feedback-ului asupra activitilor prestate de ctre CAJ, din perspectiva satisfacerii cerinelor tuturor prilor interesate: - CNFPA; - furnizorii de formare profesional; - specialitii (evaluatorii). Aceste chestionare trebuie aplicate periodic, cel puin semestrial. Rezultatele chestionarelor trebuie procesate cu ajutorul instrumentelor informatice i apoi afiate pe www.cnfpa.ro i. CH CAJ AEV - Chestionarul de autoevaluare/evaluare extern a conformitii i gradului de implementare a SMC CAJ i.1. Avnd n vedere c SMC CALISIS utilizeaz o combinaie de cerine specifice standardului ISO 900118 coroborate cu recomandri din ISO IWA 217 i elemente din Modelul de Excelen al EFQM16, a fost dezvoltat un set special de cerine cuprinse n Chestionarul CH CAJ AEV care

36

permite autoevaluarea/evaluarea extern a SMC CAJ din perspectiva acestui set de cerine, cu urmtoarele rezultate finale privind performanele CAJ: a. identificarea neconformitilor. Pe baza acestora, se pot identifica neconformitile n raport cu SMC CAJ CALISIS i aplica PS CAJ TPN ACOR APREV - Tratarea produsului neconform, aciuni corective i aciuni preventive; b. msurarea eficacitii implementrii SMC CALISIS prin utilizarea unui sistem de notare a fiecrei clauze a SMC CALISIS CAJ, pe o scar 0-1000, bazat pe aplicarea metodologiei RADAR a Modelului de Excelen al EFQM; c. msurarea calitii rezultatelor CAJ din perspectiva urmtoarelor criterii: - rezultate financiare i cheie; - rezultatele cheie ale CAJ; - indicatorii de calitate conform CERAC; - indicatori de proces. i.2. Eficacitatea implementrii SMC CALISIS se msoar i se valideaz prin realizarea secvenial a dou procese specifice SAC/SMC:

a. procesul de autoevaluare a CAJ coordonat de o echip proprie de evaluatori; b. procesul de evaluare extern a CAJ coordonat de o echip de evaluatori ai
CNFPA;

c. evaluatorii implicai n ambele procese de autoevaluare/evaluare vor fi pregtii

conform cerinelor SO ECP ediia 2011, calificarea Q4. Dup certificare, acetia sunt inclui n RNEval - Registrul Naional al Evaluatorilor Certificai.

d. ambele procese se finalizeaz printr-un LIST de neconformiti ale SMC

implementat n cadrul CAJ cu SMC CALISIS, mpreun cu o not final cuprins n domeniul 0-1000, prin care se identific nivelul de performan a organizaiei care a implementat SMC CALISIS (FFP/CAJ/CNFPA).

37

4.

Metodologia de implementare a SMC CALISIS la nivelul CAJ

Prezentul capitol descrie modalitile de implementare a SMC la nivelul CAJ. Vor fi evideniate etapele care trebuie parcurse pentru a putea transfera SMC n politici de gestionare a calitii la nivelul CAJ. n acest context, s-a optat pentru o abordare operaional care se bazeaz pe un flux de implementare cu 10 etape (figura 4.1). Fiecare etap este descris n cele ce urmeaz.

Figura 4.1. Flux de implementare a SMC la nivelul CAJ 4.1. Cunoaterea regulilor generale pentru implementarea SMC cu PDCA (Plan-DoCheck-Act)

Asigurarea calitii n sistemul de formare profesional continu din Romnia este obiectivul principal al proiectului CALISIS, iar implementarea unor instrumente n msur s garanteze mbuntirea continu a ofertei de formare constituie un element cheie. Trebuie subliniat faptul c, fiind vorba de implementarea unui model complex, cu impact asupra ntregii organizaii, acest model trebuie s fie n msura s implice toii actorii interesai, astfel nct acetia s-i nsueasc o cultur organizaional bazat pe calitate i s aplice n propria organizaii principii i reguli orientate spre obinerea calitii. Este evident c rolul CAJ este unul strategic n orientarea sistemului naional de FPC ctre o abordare bazat pe asigurarea calitii. Adoptarea de ctre CAJ a SMC CALISIS este n deplin acord cu scopul mai sus menionat i presupune un angajament organizaional din partea CAJ. Factorii pe care CAJ trebuie s-i aib n vedere pentru implementarea SMC CALISIS pot fi sintetizai dup cum urmeaz:

38

Contextul teritorial n care opereaz i, deci, caracteristicile cererii i ofertei de formare din judeul respectiv; - Procesele i procedurile pe care le adopt; - Dimensiunea i structura organizaional proprie. Etapele necesare aplicrii unui model orientat spre calitate sunt: Planificarea implementrii Prima etap const n realizarea unui plan de implementare a SMC CALISIS. n aceast etap sunt definite obiectivele i graficul de implementare. Identificarea i descrierea proceselor Una din cerinele principale n vederea adoptrii unui SMC o reprezint abordarea pe baz de procese. Comisiile judeene de autorizare, la fel ca oricare alt organizaie, trebuie s i fundamenteze activitatea pe procese i pe activiti. O abordare bazat pe procese confer o serie de avantaje: - O mai bun capacitate de a satisface exigenele prilor interesate; - Considerarea proceselor n termeni de valoare adugat; - Obinerea unor rezultate n termeni de performane; - Realizarea de mbuntiri continue, pe baza unor evaluri obiective. n cele ce urmeaz, vor fi prezentate cteva elemente pe care putem s le considerm strategice n vederea adoptrii unui model de management al calitii i, n consecin, n vederea adoptrii SMC CALISIS: - Implicarea direct i constant a organelor decizionale ale CAJ; - Definirea misiunii i obiectivelor CAJ; - Acceptarea unei schimbri culturale semnificative, determinate de adoptarea acestui sistem i depirea dificultilor generate de rezistena la schimbare; - Responsabilizarea fiecrui membru al CAJ; - Promovarea culturii muncii n echip; - Formarea unei echipe de lucru pentru analiza proceselor cheie; - Distribuirea responsabilitilor n rndul membrilor echipei; - Informarea i formarea membrilor echipei; - Responsabilizarea celor ce au un rol decizional. Pentru implementarea unui sistem corect de management al calitii, trebuie identificate i descrise procesele din organizaie i legturile dintre aceste procese (harta proceselor), n aa fel nct s se poat vizualiza toate intrrile i ieirile aferente fiecrei activiti. Aceasta munc permite stabilirea procedurilor i documentelor celor mai potrivite pentru monitorizarea fiecrui proces. Pentru aceasta activitate este oportun aplicarea modelului Plan-Do-Check-Act (PDCA), care const n urmtoarele etape: P - Plan: stabilirea obiectivelor i a proceselor necesare n vederea furnizrii rezultatelor n conformitate cu cerinele clientului, precum i cu politicile organizaiei; D - Do: realizarea proceselor; C - Check: monitorizarea i msurarea proceselor, produselor, serviciilor, avndu-se n vedere politicile, obiectivele i cerinele referitoare la produsele/serviciile, i raportarea rezultatelor; A - Act: ntreprinderea unor aciuni viznd mbuntirea continu a performanelor proceselor. Pregtirea documentaiei Pregtirea documentaiei este o etap fundamental, deoarece rezultatul acestei etape este Manualul Calitii. Acesta prezint modalitatea n care este satisfcut fiecare cerin din standard, cu referire la documentele deja existente i a celor noi care sunt folosite pentru realizarea activitilor obinuite ale CAJ, incluznd: realizarea activitilor, identificarea

39

responsabililor de proces, ntreinerea relaiilor cu prile interesate, producerea i verificarea calitii serviciilor furnizate. Formarea personalului Implementarea unui sistem de calitate nseamn a dispune de un sistem de formare intern, care s identifice nevoile ntregului personal. Un plan de formare eficace ar putea fi urmtorul: - Formare n vederea contientizrii asupra sistemului de management al calitii; - Formare privind documentaia de utilizat; - Formare privind auditurile interne i modul de derulare a acestora; Implementare n aceasta etap se introduc n organizaia conceptele prezentate n Manualul Calitii i n proceduri, astfel nct colaboratorii s neleag noile exigenele stabilite de ctre sistem. Monitorizare O data implementat SMC, etapa urmtoare const ntr-o monitorizare sistematic, prin confruntarea rezultatelor obinute cu obiectivele stabilite. SMC va trebui s demonstreze n fiecare moment dac organizaia nregistreaz sau nu performane. 4.2. Identificarea unor resurse umane competente, pentru a fi implicate in SMC 4.2.1. Responsabilul cu Calitatea n cadrul CAJ

O cerin absolut necesar n scopul asigurrii eficienei gestionrii procesului de acreditare este aceea de a nominaliza un Responsabil cu Calitatea, care, avnd competenele specifice n domeniul asigurrii calitii, va putea garanta o mbuntire real a performanelor n cadrul unei organizaii i n cadrul unei comisii judeene de autorizare. Pentru ndeplinirea acestui rol, persoana nominalizat are nevoie de competene care s i permit s gestioneze un SMC, cunoscnd metodologiile de realizare a proceselor, de gestionare i formare a resurselor umane, fiindu-i necesare totodat i abiliti de relaionare cu toate nivelurile organizaionale ale CAJ. Responsabilul cu Calitatea deine un rol esenial n cadrul organizaiilor n care calitatea este recunoscut ca fiind o variabil fundamental din punct de vedere strategic. 4.2.2. Ce trebuie s fac Responsabilul cu Calitatea? Responsabilul cu Calitatea trebuie s dein o pregtire la un nivel nalt i s fie n permanen deschis spre asimilarea de noi informaii, astfel nct s fie n msur s ndeplineasc o serie variat de sarcini, aa cum sunt detaliate mai jos: - S fie actor cheie n implementarea, monitorizarea i mbuntirea SMC; - S fie n msura s supravegheze i s monitorizeze procesele; - S fie mediator n situaiile conflictuale care intervin n gestionarea proceselor; - S asigure coerena ntre misiunea CAJ i conformitatea modelului; - S promoveze, n cadrul organizaiei, un concept al calitii neles ca i calitate a organizaiei i nu numai a produsului/serviciului; - S formeze i s informeze personalul n ceea ce privete instrumentele de asigurare a calitii pe care organizaia hotrte s le adopte; - S pregteasc documentaia necesar implementrii SMC sau s colaboreze la redactarea acesteia, actualiznd-o n mod corect; - S promoveze studiile calitative/cantitative ce se vor concretiza n analize privind progresul activitilor, necesare pentru iniierea de aciuni de mbuntire; - S confere CAJ capaciti de relaionare i negociere cu prile interesate relevante; - S monitorizeze costurile implicate de aplicarea SMC, precum i a celor implicate de lipsa unui astfel de sistem; - S prevad activiti de evaluare continu a SMC.

40

4.2.3.

Competenele Responsabilului cu Calitatea

Pentru a-i ndeplini ct mai bine rolul i atribuiile, este important ca Responsabilul cu Calitatea s dispun de o serie de cunotine, competene i abiliti: Cunotine - Norme de referin ISO 9001:2008; - Manualul calitii; - Documente generale; - Proceduri de sistem; - Proceduri de proces; - Proceduri operaionale; - Regulamente; - Instruciuni de lucru; - Instrumente informatice Abiliti - Adaptabilitate la context; - Flexibilitate, raionament logic, capacitate de evaluare a efectelor i a interaciunilor; - Adaptabilitate la schimbri i capacitatea de a le gestiona; - Capacitatea de a oferi suport celorlali membri ai colectivului, n scopul dezvoltrii personale si profesionale a acestora; - Abiliti de comunicare i relaionare, capacitatea de a disemina zilnic n cadrul organizaiei principiile de baz ale calitii, n vederea crerii acelui climat i acelei atitudini favorabile unei aplicrii corecte a calitii; - Capacitatea de analiz i sintez; - Capacitatea de gestionare a prioritilor; - Capacitatea de gestionare a situaiilor dificile i delicate; - Lucrul n echipa, implicarea tuturor membrilor echipei n activitile organizaiei, n baza aptitudinilor i competenelor individuale Atitudini - Respectarea regulilor, etic; - Autoritate, carism; - Leadership; - Munc axat pe obiective i tenacitate n atingerea acestora; - Nivel ridicat de autonomie i independen; - Capacitate de gestionare, organizare i programare, menit s mpiedice dispersarea resurselor i a energiilor; - Orientare spre soluionarea problemelor. 4.2.4. Auditorul intern

Un alt specialist din cadrul CAJ care contribuie la implementarea modelului de calitate propus prin intermediul proiectului CALISIS este Auditorul intern. Auditul este funcia de verificare a conformitii organizaiei fa de modelul de calitate prevzut, iar auditorul intern se va asigura c aceasta practic se desfoar n mod sistematic. Auditurile pot fi conduse fie de ctre Responsabilul cu Calitatea, fie de ctre un auditor intern special delegat. Este preferabil ca acest rol s fie ndeplinit de ctre o alt persoan dect Responsabilul cu Calitatea, pentru a garanta o mai bun obiectivitate i independen. Mai mult, n ceea ce privete activitile i sarcinile Responsabilului cu Calitatea, este oportun ca acestea s fie verificate de un organism extern, care ar putea fi consultana ce sprijin organizaia n etapa de proiectare i implementare a SMC. Auditorul intern trebuie s aib la dispoziie: 41

Un program de audit agreat cu Responsabilul cu Calitatea, care s aib n vedere statutul i importana proceselor ce vor fi auditate; - Rezultatele auditurilor precedente; - Criterii, domeniul de aplicare, frecvena cu care vor fi realizate auditurile i metode de utilizat. Pentru desfurarea activitilor sale, auditorul poate s foloseasc anumite documente specifice, cum ar fi: o list de verificare pentru desfurarea auditului, un model pentru redactarea raportului de audit etc. 4.3. Crearea unui departament de asigurare a calitii

n cazul n care CAJ ar considera insuficient prezena Responsabilului cu Calitatea i cea a auditorului intern pentru implementarea cu succes a politicilor sale privind calitatea, se poate avea n vedere i opiunea nfiinrii unui departament de asigurare a calitii. nfiinarea unui departament care s se ocupe de calitate i care s acopere aceasta funcie strategic poate s fie i o msur ulterioar pentru creterea calitii i pentru aplicarea SMC CALISIS. Prezena acestei structuri dedicate calitii nu presupune o restructurare a sistemelor organizaionale ale instituiei, ci, dimpotriv, o integrare cu structurile i organismele preexistente. n acest sens, rolul funciei calitii trebuie s fie un element suplimentar de garanie a conformitii organizaiei fa de SMC CALISIS i, n consecin, a creterii calitative a performanelor CAJ. 4.4. Identificarea i definirea proceselor cheie i a indicatorilor de proces

Avnd n vedere structura sistemului de formare profesional continu din Romnia, CAJ constituie o prghie strategic pentru creterea calitii acestui sistem. Identificarea proceselor cheie i a unor indicatori de performan relevani reprezint doi pai eseniali pentru implementarea SMC CALISIS i, n consecin, pentru garantarea unui impact real asupra sistemului de formare. Pentru exemplificare, propunem n cele ce urmeaz cteva procese cheie pentru asigurarea calitii ofertei de formare profesional continu: - Atribuirea de roluri i responsabiliti personalului intern al CAJ, incluznd Responsabilul cu Calitatea; - Dezvoltarea resurselor umane din cadrul CAJ n vederea aplicrii procedurilor; - Evaluarea cererilor de acreditare/autorizare; - Acreditarea/autorizarea PFP sau respingerea cererilor de acreditare/autorizare; - Monitorizarea sistematic a activitilor FFP (date cantitative, calitative); - Monitorizarea sistematic a activitilor CAJ (date cantitative, calitative); - Activiti de legtur i comparare cu alte CAJ, precum i cu CNFPA; - Analiza socio-economic a contextului teritorial de referin; - Definirea/utilizarea unui sistem informatizat de gestionare a PFP acreditate/autorizate. Procesele cheie identificate se refer att la anumite elemente strategice care ar trebui s caracterizeze activitatea comisiilor, ct i la necesitatea investirii n resursele umane din cadrul CAJ. n ceea ce privete identificarea i introducerea unor indicatori asociai proceselor cheie, se consider util selectarea i urmrirea acelor indicatori pe baza crora se poate aciona n sensul mbuntii calitii proceselor. Se sugereaz, totodat, ca indicatorii s fie concepui sub form de standarde minimale, ca niveluri sub care performana nu trebuie s coboare, dar peste care aceasta poate i este chiar de dorit s creasc, tocmai pentru a se aplica principiul mbuntirii continue. 4.5. Alocarea resurselor adecvate pentru punerea n aplicare a SMC

Adoptarea SMC CALISIS este un demers complex, care necesit implicarea ntregului personal operativ din cadrul CAJ. 42

Trebuie subliniat faptul c adoptarea unui model dedicat calitii serviciilor furnizate constituie o schimbare de ansamblu pentru ntreaga organizaie i nu doar un factor episodic, care intereseaz numai conducerea organizaiei. n consecin, n etapa de lansare a sistemului, este absolut necesar s se acorde prioritate activitilor de informare i diseminare a SMC, cu scopul de a sensibiliza ntregul personal din organizaie. Pentru optimizarea utilizrii resurselor umane, pentru o atribuire corect a responsabilitilor i pentru garantarea unui nivel nalt al performanelor CAJ, este oportun s se fac o analiz a nevoilor de formare, prin compararea existentului de competene la nivelul CAJ cu competenele necesare pentru gestionarea calitii. Dac se va fi necesar, n baza acestei analize a nevoilor de formare, se va elabora un plan de formare a personalului. Planul de formare nu trebuie s aib un caracter episodic i fragmentar, ci va trebui s aib o continuitate n timp. Chiar dac n etapa de nceput va fi necesar un efort de formare mai susinut, pregtirea personalului va trebui s urmreasc evoluia sistemului calitii i, totodat, s contribuie la integrarea personalului nou angajat. Se recomand ca planul de formare profesional care are n vedere aspectele legate de calitate s fie actualizat cu frecven anual. 4.6. Adaptarea SMC CALISIS la contextul organizaional SMC CALISIS

Modelul calitii propus de proiectul CALISIS este un sistem complex, conceput i structurat astfel nct s includ toi actori implicai n sistemul de formare profesional continu; tocmai pornind din aceasta caracteristic de generalitate este important ca implementarea modelului s fie coerent fa de contextul de referin. Coerena fa de contextul de referin presupune ca intrrile modelului s fie adaptate i asimilate de organizaia care le aplic, n cazul de fa de CAJ, astfel nct SMC CALISIS s aib un impact real asupra organizaiei, asupra performanelor i calitii serviciilor furnizate. Adaptarea SMC se va face lund n considerare urmtorii factori: - Structura organizaional a CAJ; - Misiunea instituional a CAJ; - Actorii interesai din sistemul FPC; - Caracteristicile teritoriale n cadrul crora opereaz CAJ; - Competenele personalului din cadrul CAJ. O analiz organizaional care s in cont de aceste elemente va putea s garanteze o capacitate mai bun de personalizare a SMC CALISIS, i, ca urmare, un proces adevrat de orientare ctre calitate. CAJ trebuie s identifice procesele pe care le consider prioritare i strategice pentru realizarea activitilor specifice i s participe la integrarea n SMC a acestor procese i a procedurilor asociate. Adaptarea SMC CALISIS nseamn a privi totalitatea procedurilor, documentelor i proceselor dintr-o perspectiv de mbuntire continu din punctul de vedere al calitii; este, aadar, semnificativ rolul pe care-l deine CAJ n ceea ce privete studierea documentelor i efectuarea unor necesare ajustri i mbuntiri. Cultura pe care CAJ trebuie s-o promoveze n interiorul organizaiei este aceea a mbuntirii continue. Tabel 4.6.1. Lista de verificare pentru adaptarea SMC CALISIS
Activitate
ANALIZA ORGANIZAIONAL Dimensiunea structurii Departament Calitate Responsabil / Director Calitate DESFURAREA PROCESELOR SELECTAREA CERINELOR I ALEGEREA PROCESELOR CE VOR FI PARTE INTEGRANT DIN SISTEMUL CALITII Respectarea cerinelor obligatorii

Da

Nu

43

Activitate
Excluderi Cerine suplimentare ANALIZA I STUDIUL DOCUMENTELOR SMC CALISIS PERSONALIZAREA DOCUMENTELOR ACIUNI PENTRU MBUNTIREA CONTINU MODIFICAREA DOCUMENTELOR INVESTIII N RESURSELE UMANE

Da

Nu

Este oportun s se sublinieze urmtorul aspect: manualele, procedurile i documentele sunt instrumente necesare, dar care, singure, nu pot garanta calitatea; n acest sens, rolul resurselor umane care lucreaz n cadrul CAJ este indispensabil. Implementarea unui model al calitii nu va putea s aib succes fr investiia necesar n formarea competenelor resurselor umane implicate. 4.7. Implementarea SMC printr-o faz pilot

Datorit complexitii i diversitii componentelor sale, adaptarea SMC CALISIS la contextul organizaional al CAJ necesit parcurgerea unei etape pilot, n vederea experimentrii modelului n practic, pentru verificarea potenialului acestuia, precum i pentru identificarea acelor elemente care presupun investiii mai mari. Faza de experimentare/pilot cuprinde urmtoarele etape: - Proiectarea selectarea proceselor ce vor fi cuprinse n faza de experimentare i stabilirea gradului de detaliu la care urmeaz s se fac implementarea componentelor SMC; - Stabilirea duratei etapei pilot i a graficului de realizare; - Stabilirea responsabilitilor la nivelul proceselor i al sistemului; - Implementarea SMC la nivelul proceselor selectate; - Evaluarea rezultatelor etapei experimentale. Trebuie subliniat importana evalurii rezultatelor etapei experimentale, deoarece se pot identifica astfel problemele de corectat i eventualele direcii de mbuntire. n acest scop, se poate utiliza tabelul de mai jos: Tabel 4.7.1. Exemplu de indicatori cantitativi i calitativi pentru evaluarea experimentrii
Domeniu de evaluare Impactul asupra personalului Indicator cantitativ Numr de resurse implicate Satisfacerea clientului intern Numrul neconformitilor relevate Numrul neconformitilor rezolvate Numrul aciunilor de mbuntire ntreprinse mbuntirea eficienei i a eficacitii mbuntirea eficienei i a eficacitii Indicator calitativ Instrument de anchet Lista de verificare (Check list) Chestionar / interviu Focus grup Analiza neconformitilor Analiza neconformitilor Analiza aciunilor de mbuntire Re-examinarea direciei

Impactul asupra sistemului calitii

Impactul organizaional

4.8.

Evaluarea rezultatelor fazei pilot

Experimentarea pilot a componentelor SMC CALISIS la nivelul unor procese selectate de CAJ n acest scop este urmat de o evaluare a rezultatelor pilotrii. Evaluarea etapei de experimentare trebuie s evidenieze att aspectele pozitive, ct i aspectele critice aprute n timpul testrii SMC. Elementele asupra crora evaluarea etapei pilot trebuie s se focalizeze sunt urmtoarele:

44

Procedurile/ procesele care necesit a fi revizuite; nregistrrile SMC care trebuie actualizate, ca urmare a mbuntirilor ce vor fi aduse; Aciunile de formare/informare a personalului implicat ce se cer mbuntite; Resursele umane i tehnologice suplimentare care trebuie asigurate pentru obinerea rezultatelor scontate la nivelul proceselor; - Indicatorii de proces care trebuie revizuii deoarece s-a constatat c nu permit o evaluare adecvat a procesului. n vederea verificrii rezultatelor etapei pilot, CAJ poate utiliza dou modaliti de evaluare a rezultatelor etapei pilot: - Realizarea unei auto-evaluri din partea subiectului implicat n testare; - Realizarea unei activitii de audit intern din partea Responsabilului cu Calitatea din cadrul CNFPA, n colaborare cu eventualii responsabili ai proceselor/procedurilor testate. Rezultatele etapei pilot trebuie s conduc la un plan de mbuntire a SMC, care s identifice n mod clar: - aciunile de realizat; - personalul implicat; - graficul de realizare a activitilor prevzute; - modalitile i intervalele de verificare a eficacitii aciunilor ntreprinse. Modelul de evaluare propus nu se aplic numai dup finalizarea etapei pilot, ci trebuie neles ca un proces continuu i iterativ, care pornind de la factorii de succes i/sau elementele critice, s fie n msura s monitorizeze ansamblul procesului de implementare a SMC la nivelul CNFPA. 4.9. Elaborarea i aplicarea aciunilor de mbuntire i evaluarea eficacitii acestora

Aa cum s-a subliniat n capitolele precedente, SMC CALISIS propune un model de asigurare a calitii dinamic, orientat spre o mbuntire continu a proceselor i care se refer la ntreaga structur organizaional a CAJ. Nu este vorb, aadar, doar de a implementa proceduri viznd calitatea, ci i de a dezvolta la nivelul organizaiei o cultur orientat ctre calitate, care s implice toate resursele umane din cadrul CAJ. Modelul PDCA presupune urmtoarele activiti specifice: - planificarea unei modificri, orict de mici, privind o procedur, un document, o metod de lucru existent; - experimentarea modificrii, prin aplicarea acesteia, dac este posibil, la scar mic; - observarea efectelor schimbrii i a mbuntirilor derivnd din acestea; - analiza rezultatelor, evaluarea mbuntirii i definirea regulilor pentru mbuntirea ntregului sistem. Necesitatea unei mbuntirii deriv dintr-o serie de factori, printre care pot fi enumerai: - au avut loc schimbri la nivelul structurii sau obiectivelor organizaiei; - s-au produs modificri la nivelul pieei care intereseaz organizaia; - s-au schimbat anumii factori externi (de exemplu: legislaia); - resursele umane nu sunt pregtite corespunztor proceselor n vigoare; - nu este prevzut monitorizarea rezultatelor; - apar frecvent neconformiti; - verificrile de inspecie interne evideniaz elemente critice. Aciunile ntreprinse pentru mbuntire pot fi realizate cu pai mici, printr-un proces sistematic i continuu sau printr-o abordare de tip proiecte mari sau inovaii. O abordare bazat pe inovaii i proiecte strategice are avantajul de a oferi o perspectiv pe termen lung, dar comport investiii mari i schimbri adesea radicale ale proceselor.

45

Pe lng implicarea total a personalului i a funciilor cheie din cadrul CAJ, momentul evalurii mbuntirii este fundamental. O atenie deosebit trebuie atribuit indicatorilor prin care se urmresc efectele mbuntirii: - diminuarea numrului de neconformiti; - o mai bun eficacitate i eficien n gestionarea procesului; - o mai bun motivare a resurselor umane; - creterea numrului de aciuni de mbuntire continu. Cultura calitii nseamn i cultura mbuntirii continue. Astfel, implementarea unui SMC se va realiza prin adaptarea acestuia la realitile organizaiei i va viza reducerea continu a numrului neconformiti, prin aplicarea unui numr din ce n ce mai mare de aciuni preventive i corective. Tabel 4.9.1. Lista de verificare pentru aciunile de mbuntire continu
Activitate
ALEGEREA ABORDRII PENTRU MBUNTIREA CONTINU PLANIFICAREA ACIUNILOR DE MBUNTIRE EXPERIMENTAREA PE SCAR MIC OBSERVAREA, ANALIZA I EVALUAREA EFECTELOR MBUNTIRII APLICAREA MBUNTIRII PE SCAR LARG CAPITALIZAREA CUNOTINELOR I REPLANIFICAREA ACIUNILOR DE MBUNTIRE

Da

Nu

Tabel 4.9.2. Indicatori pentru msurarea mbuntirii Indicator

Diminuarea neconformitilor Funcionalitatea n gestionarea procesului Motivarea resurselor umane Raionalizarea resurselor Aciuni de mbuntire continu Relaia aciuni corective/ aciuni preventive de mbuntire

Descriere
Analiza neconformitilor. Verificarea dac, n urma introducerii mbuntirii n domeniul interesat, exist o diminuare a neconformitilor Verificarea dac procesul devine mai eficace i eficient n urma implementrii mbuntirii Verificarea dac motivaia resurselor umane crete n urma introducerii mbuntirii Verificarea dac n urma mbuntirii apare o raionalizare n termeni de resurse economice i de timp Verificarea dac mbuntirea continu conduce la un efect multiplicator, ducnd la intensificarea aciunilor de mbuntire mbuntirea continu ar trebui s duc la o tendin de intens ificare a aciunilor preventive de mbuntire i la o diminuare a aciunilor corective ncepute n urma relevrii neconformitilor

4.10.

Pregtirea n vederea autoevalurii i evalurii externe de ctre un organism de certificare

O dat completate activitile de contextualizare/ personalizare a SMC CALISIS, precum i de evaluare a impactului pe care modelul l genereaz n cadrul organizaiei, CAJ ar trebui s parcurg mai multe etape de pregtire, n vederea evalurii de ctre o ter parte. Se consider indispensabili urmtorii factori: - SMC CALISIS trebuie s fie aplicat n mod unitar, la nivelul tuturor proceselor care contribuie la realizarea misiunii instituionale a CAJ; - CAJ trebuie s realizeze un program de audituri interne pentru toate procesele care au un impact asupra calitii produselor/serviciilor oferite; - CAJ trebuie s prevad o activitate de analiz a procesului de adaptare a SMC, lund n considerare: 1. Rezultatele auditurilor; 2. Feedback-ul primit din partea resurselor umane; 3. Performanele proceselor i conformitatea produselor/ serviciilor

46

4. Situaia aciunilor corective i preventive implementate; 5. Modificri care ar putea avea efecte asupra SMC; 6. Recomandri pentru mbuntire. Rezultatele acestei activiti de reevaluare conduc la mbuntirea eficacitii serviciilor furnizate de CAJ, precum i la o mai bun contextualizare a proceselor cuprinse n sistemul de management al calitii. Unul din momentele eseniale pentru a dobndi contiina propriei poziionri fa de sistem i de nivelul implementrii, naintea realizrii auditului de ctre o ter parte, este efectuarea unei aciuni de Autoevaluare. Scopurile principale ale organizaiei privind procesul de autoevaluare sunt: - Pregtirea pentru evaluarea extern; - Raportarea asupra strii sistemului de management al calitii; - nceperea i/sau implementarea unui plan de mbuntire continu. Printre instrumentele i modalitile care pot fi adoptate n realizarea unei autoevaluri, care s furnizeze date i informaii utile, putem meniona urmtoarele: - Auditurile interne; - Analiza efectuat de conducere; - nregistrrile prevzute n cadrul procedurilor/instruciunilor; - Indicatorii de proces/performan prevzui n cadrul procedurilor; - Focus grup-uri i interviuri specifice cu personalul implicat .a. Un element extrem de important care trebuie avut n vedere i care fundamenteaz eficacitatea unei autoevaluri este reprezentat de faptul c cerinele examinate n cadrul autoevalurii trebuie s fie similare celor evalurii de ctre teri, n sensul c trebuie s conin aceleai domenii de anchet i rezultate comparabile. Este foarte important ca autoevaluarea s fie privit de ctre organizaie ca un moment de cretere i aprofundare a modului propriu de funcionare, ca un moment de pregtire n vederea evalurii externe, precum i ca un moment de reflecie a persoanelor i organizaiei n ceea ce privete modalitile de activare a unui proces de mbuntire continu. De altfel, i evaluarea extern, nu trebuie vzut cu o aciune de sancionare, ci ca o activitate de verificare fcut mpreun cu organizaia auditat. Aadar, este necesar ca autoevaluarea i evaluarea extern s fie coerente, astfel nct organizaia evaluat i evaluatorul s vorbeasc aceeai limb. Instrumentul pe care proiectul CALISIS l propune pentru efectuarea autoevalurii/ evalurii externe este un chestionar care prin care se evalueaz progresul implementrii, precum i situaia nelegerii celor patru elemente de baz pe care prezentul proiect le-a identificat ca fiind pilonii SMC CALISIS. Aceste patru elemente de baz sunt: - P1 - Cerinele CERAC; - P2 - Modelul de excelen EFQM, incluznd impactul acestuia asupra gestionrii capitalului uman, precum i aspectele cum ar fi: leadership, impactul la diferite niveluri al rezultatelor serviciilor furnizate .a.; - P3 - Cerinele ISO 9001/2008 (recomandrile IWA2/2009); - P4 - Rezultatele, respectiv performanele organizaiei, care trebuie s demonstreze c sistemul de management identificat permite atingerea obiectivelor pe care conducerea organizaiei le-a definit n ceea ce privete politica proprie de mbuntire. Instrumentul SMC CALISIS utilizat pentru autoevaluare este CH CAJ AEV care incorporeaz 4 Anexe necesare pentru nelegerea corect a mecanismului de aplicare a autoevalurii i a interpretrii rezultatelor obinute. Aceste anexe sunt: CH CAJ AEV - Anexa 1 CH CAJ AEV - Anexa 2 Chestionar de autoevaluare/ evaluare extern a conformitii i gradului de implementare a SMC CAJ Chestionar de autoevaluare/ evaluare a calitii rezultatelor CAJ

47

CH CAJ AEV - Anexa 3 CH CAJ AEV - Anexa 4

Matricea CALISIS CERINE pentru autoevaluarea/ evaluarea extern a gradului de implementare a cerinelor SMC CAJ Matricea CALISIS REZULTATE pentru autoevaluarea/ evaluarea extern a calitii rezultatelor CAJ

Dup cum se observ din tabelele urmtoare, CH CAJ AEV se aplic n oglind de ctre evaluatorul intern al CAJ (autoevaluare), dar i de ctre evaluatorul extern certificat al CNFPA sau desemnat de CNFPA, ceea ce permite o comparaie corect i transparent ntre rezultatele celor dou evaluri. Autoevaluarea/evaluarea extern se aplic pentru msurarea urmtoarele componente ale SMC CAJ: - conformitatea i gradul de implementare a SMC CAJ cu SMC CAJ CALISIS; se obine astfel o list de neconformiti ntre SMC CAJ i SMC CAJ CALISIS, mpreun cu o not cu o valoare cuprins n plaja de valori 0-1000, privind calitatea implementrii SMC CALISIS la CAJ; - calitatea rezultatelor generate de procesele specifice CAJ, exprimat printr-o alt not cu valoare ntre 0 i 1000. Media aritmetic a celor dou note reprezint exprimarea numeric a calitii i performanelor CAJ din perspectiva SMC CALISIS. Mai jos, este prezentat structura Anexelor 1 i 2 ale CH CAJ AEV.

48

Tabelul 4.9.3 - ANEXA 1 - Chestionar de autoevaluare/ evaluare extern a conformitii i gradului de implementare a Sistemului de Management al Calitii dezvoltat prin proiectul CALISIS i implementat n cadrul CAJ
Autoevaluare (efectuat de managerul calitate al CAJ) Evaluare extern (efectuat de un evaluator extern certificat)

Nota final Autoevaluare NFAEV

Nr. cerin

P.1. Cerine specifice CERAC - Cadrul European de Referin privind asigurarea Calitii n Educaie i Formare Profesional P2. Cerine specifice Modelului de Excelen P3. Cerine specifice standardului ISO 9001/2008 i IWA 2/2009

Tabelul 4.9.4. ANEXA 2 - Chestionar de autoevaluare/evaluare a calitii rezultatelor organizaiei din Pilonul P4 al SMC CALISIS implementat n cadrul CAJ
Autoevaluare (efectuat de managerul calitate al CAJ) Evaluare extern (efectuat de un evaluator extern certificat)

Descrierea rezultatului

Codul rezultatului

Nota pentru inte N

Nota pentru inte N

co

ex

co

Nota pentru Comparaii N

Nota pentru Comparaii N

Nota Finala NFAEVR

Nota pentru tendine N

te

Nota pentru extindere N

Nota pentru tendine N

te

Nota pentru extindere N

ex

P4.1. Rezultate financiare i cheie ale CAJ

P4.2. Rezultatele cheie ale CAJ

P.4.3. Indicatorii de calitate conform CERAC specifici CAJ

P.4.4. Indicatori de proces specifici CAJ

49

Nota Finala NFEVER

Pondere

Pondere

Nota final Evaluare extern NFEVE

Nota pentru Gradul de implementare a cerinei

Nota pentru Gradul de implementare a cerinei

Cerin

Cerin Conformitate DA/NU

Proces

Conformitate DA/NU

Pondere

Pondere