Sunteți pe pagina 1din 5

Laboratorul 11 Noiuni introductive ale programului Excel

Programul Excel face parte din pachetul Microsoft Office. Excel este un program de calcul tabelar. Ecranul de deschidere din Excel prezint un registru de calcul gol, avnd eticheta Book1. Fiierele din Excel sunt denumite registre de calcul. Orice registru de calcul este format implicit din trei foi de calcul (Sheet1, Sheet2, Sheet3). Pot fi ns eliminate sau adugate oricte foi de calcul este necesar. Aceste foi de calcul pot fi rsfoite cu uurin, executnd clic pe ele cu mouse-ul. Fiecare foaie de calcul este format din coloane i rnduri care se intersecteaz, formnd casete numite celule. 1 2 3 4

1 bara de meniuri; 5 capetele rndurilor; 2 bare cu instrumente; 6 suprafaa foii de calcul; 3 bara de formule; 7 suprafaa bara de stare. 4 capetele coloanelor; Orice celul are o adres format din litera coloanei i numrul rndului (A1, B3 etc.). Pentru a crea o foaie de calcul care s poat fi utilizat, trebuie s introducei date n celulele din interiorul ei. Tipurile de date pe care le putei introduce sunt: text, cifre, data calendaristic, ora, formule, funcii. Introducerea textului Textul este o combinaie de litere, cifre i spaii. n configuraia prestabilit, textul este aliniat automat la stnga n interiorul celulei. Textul se introduce simplu, de la tastatur. Exist situaii n care textul introdus nu ncape pe limea unei coloane standard. Pentru a lrgi o coloan i a putea vedea toate datele pe care le conine, plasai indicatorul mouse-ului pe bara cu capetele de coloan i executai dublu clic pe chenarul din dreapta al coloanei pe care vrei s o lrgii. Pentru a introduce numere ca text (adic numere pe care Excel nu trebuie s le interpreteze ca cifre, de ex. un cod potal sau un nr. telefon), trebuie s plasai n faa intrrii un apostrof. Acest semn reprezint un prefix pentru aliniere, care i cere programului Excel s trateze caracterele ce urmeaz apostrofului ca pe un text i s le alinieze la stnga n celul. Introducerea textului n capetele de coloan i de rnd Cnd introducei textul unui cap de coloan, apsai tasta Tab n locul tastei Enter pentru a trece de la o celul la alta. Cnd introducei textul pentru capetele rndurilor, folosii tasta sgeat n jos.

138290206.doc

Adugarea unor comentarii la celule Putei s folosii pentru celule comentarii n care s includei informaii detaliate despre datele dintr-o foaie de calcul. De exemplu, putei preciza scopul unei anumite formule. Crearea unui comentariu se realizeaz dup urmtorii pai: selectai celula n care vrei s adugai comentariul; din meniul Insert selectai comanda Comment; introducei comentariul, textul propri-zis; executai clic n afara celulei; n colul din dreapta sus al celulei cu comentariu va aprea un triunghi rou. Pentru a citi ulterior un comentariu, plasai indicatorul mouse-ului pe celula care conine acel comentariu. Pentru a edita un comentariu, se selecteaz celula care conine respectivul comentariu i se folosete comanda Insert, Edit Comment. Pentru a terge un comentariu, se selecteaz celula respectiv, dup care se alege comanda Edit, Clear Comments. (Aceste comenzi exist i pe butonul din dreapta al mouse-ului.) Introducerea cifrelor Numerele pot conine caractere numerice 09 i urmtoarele caractere speciale: + - / . , ( ) $ % . Pentru a introduce un numr negativ, plasai n faa lui un semn minus, sau trecei-l ntre paranteze. Pentru a introduce o fracie, plasai naintea ei un zero, de ex. 01/2 (n caz contrar Excel va interpreta intrarea ca pe o dat calendaristic). Numerele apar n celule aliniate la dreapta. Dac introducei un numr i el apare n celul de forma (######) sau de forma 2.85E+06, (ca exemplu), nseamn c celula nu este suficient de lat pentru ca numrul s poat fi afiat n ntregime. Pentru a rezolva aceast problem, se execut dublu clic pe marginea din dreapta a capului de coloan ce conine celula respectiv. Coloana se va li automat, dup cea mai lung intrare pe care o conine. Introducerea orei i datei n Excel exist o multitudine de formate pentru dat i or. Pentru a introduce data sau ora, efectuai urmtorii pai: executai clic pe celula n care vrei s introducei data sau ora; scriei data sau ora folosind formatul pe care l dorii pentru afiarea lor (meniul Format, Cells, Number Category Date sau Time). Putei s folosii liniue de unire (-) sau slash-uri (/) la introducerea datei; apsai Enter. Dac intrarea este recunoscut ca fiind o dat sau o or, aceasta va aprea aliniat la dreapta n celul. Dac Excel nu o recunoate, ea va fi tratat ca text i aliniat la stnga. Copierea rapid a intrrilor (a coninutului celulelor) Acest lucru se poate cu uurin, efectund urmtorii pai: executai clic pe marcajul celulei al crei coninut vrei s-l copiai (chenarul negru exterior); tragei acest marcaj de colul din dreapta jos pe celula alturat (stnga, dreapta, sus, jos); coninutul primei celule va fi copiat identic i n cealalt celul (sau celule). Introducerea unei serii cu funcia AutoFill Introducerea unei serii (ex. de serie: 1994, 1995, 1996, 1997; sau: ian, feb, mart, apr,etc.) este asemntoare cu copierea coninutului celulelor. Cnd tragei marcajul de completare al celulei de origine, funcia AutoFill completeaz mai departe linia sau coloana, interpretnd prima intrare i completnd seria pe baza acesteia. De ex. dac scriei 1994 ntr-o celul apoi tragei marcajul acesteia (colul dreapta jos) pe orizontal sau vertical, celulele vor avea drept coninut seria din care face parte 1994 (adic 1994, 1995, 1996, ). Introducerea unei serii personalizate Excel poate realiza mai multe tipuri de serii: liniare (1, 2; 100, 99; 1, 3 etc.), aritmetice (10, 20; 10, 50 etc.), de date (Mon, Wed; Feb, May; 1992, 1995 etc.). Este suficient s se introduc primele dou valori ale seriei, pentru ca dup ce le marcai i tragei pe vertical sau orizontal Excel s calculeze cu ajutorul lor restul seriei: introducei prima valoare ntr-o celul; trecei la a doua celul i introducei a doua valoare din serie; selectai ambele celule i tragei marcajul de completare peste cte celule dorii. Excel va calcula seria i va completa celulele selectate cu valorile corespunztoare. Introducerea datelor care se repet cu ajutorul funciei AutoComplete Cnd introducei primele litere ale unei intrri, funcia AutoComplete poate completa n mod inteligent intrarea pe baza intrrilor pe care le-ai oferit deja n coloan (comanda aceasta ine cont de datele de pe coloan).

138290206.doc

Astfel, dac ntr-o coloan ai completat, de exemplu: Anglia, macaroane, ciorapi, dac ulterior vei tasta, spre exemplu doar litera a, AutoComplete v va completa celula cu ntreg cuvntul Anglia, sau dac tastai m, AutoComplete v va completa cu cuvntul macaroane. Pentru a dezactiva aceast funcie se folosete comanda Tools, Options. Executai clic pe eticheta Edit i apoi pe Enable AutoComplete for cell values. Excel conine comenzi similare (n principiu) cu cele pe care le-ai nvat deja la Word (verificarea ortografiei, utilizarea AutoCorrect, Undo, Redo, selectare, copiere cu Copy i Paste, mutarea datelor cu Cut i Paste, tergerea datelor, cutarea i nlocuirea datelor Find, Replace, draganddrop).

Lucrul cu foile de calcul


Selectarea foilor de calcul Un registru de calcul are n mod standard trei foi de calcul, a cror denumiri apar n partea de jos a ecranului (Sheet1,, 3). Pentru a selecta o singur foaie de calcul, executai clic pe acesteia (Sheet1, 2 sau 3). Pentru a selecta mai multe foi de calcul alturate, executai clic pe eticheta primei foi din grup, apoi inei apsat Shift i executai clic pe eticheta ultimei foi din grup. Pentru a selecta mai multe foi de calcul izolate, apai Ctrl i executai clic pe eticheta fiecrei foi de calcul n parte. Dac selectai dou sau mai multe foi de calcul, ele rmn selectate pn dizolvai grupul. Pentru a dizolva grupul, procedai ntr-unul din modurile urmtoare: executai clic cu butonul din dreapta pe foile de calcul selectate i selectai Ungroup Sheets; inei apsat tasta Shift i executai clic pe eticheta activ; executai clic pe orice etichet ce nu aparine grupului.; Inserarea foilor de calcul Pentru a aduga o foaie de calcul ntr-un registru de calcul, efectuai paii urmtori: selectai foaia de calcul naintea creia vrei s inserai o nou foaie de calcul (De exemplu, dac selectai Sheet2, noua foaie de calcul (Sheet4) va fi inserat naintea foii Sheet2.); deschidei meniul Insert; selectai Worksheet. Excel va insera noua foaie de calcul. Acest lucru se poate realiza i cu meniul de comenzi rapide (butonul din dreapta al mouse-ului poziionat pe eticheta respectiv). Eliminarea foilor de calcul Dac nu intenionai s folosii dect o singur foaie de calcul, le putei elimina pe celelalte, procednd astfel: selectai foaia (sau foile) pe care vrei s-o eliminai; deschidei meniul Edit; executai clic pe Delete Sheet. Pe ecran va aprea o caset de dialog care v cere s confirmai selecia. executai clic pe OK. Mutarea i copierea foilor de calcul Aceste operaii se realizeaz astfel: selectai (foaia) foile de calcul pe care vrei s le mutai sau s le copiai; trebuie ca registrul de destinaie s fie deschis; din meniul Edit selectai Move or Copy Sheet. Pe ecran va aprea caseta Move or Copy; pentru a muta foaia de calcul n alt registru, selectai denumirea registrului respectiv din lista To Book. Dac dorii s mutai sau s copiai ntr-un registru nou, selectai new book din lista To Book. Excel va crea un nou registru de calcul i va copia sau va muta apoi foaia de calcul n el; n caseta Before Sheet, selectai foaia de calcul naintea creia vrei s fie mutat foaia de calcul. Pentru a copia foaia de calcul selectat n loc s o mutai, validai caseta Create a copy; executai clic pe OK.

138290206.doc

Schimbarea denumirii etichetei unei foi de calcul Pentru a v putea denumi foile de calcul n mod sugestiv, procedai astfel: executai dublu clic pe eticheta foii de calcul pe care vrei s o redenumii; denumirea curent va fi evideniat (Sheet 1, 2, 3); introducei noua denumire pentru foaia de calcul respectiv i apsai Enter. Excel va nlocui denumirea prestabilit cu cea pe care ai ales-o.

Schimbarea opiunilor de configurare a unei pagini


nainte de a tipri o foaie de calcul trebuie s verificai dac este configurat corect pentru a putea fi tiprit. Pentru aceasta, deschidei meniul File i selectai Page Setup. Eticheta Page Aici pot fi setate orientarea paginii (Portrait, Landscape), formatul paginii (Letter, A4, ), scalarea registrului, calitatea tipririi (175, 300 dpi, 600 dpi, funcie de imprimanta selectat). Zona First page number ne permite stabilirea unui numr diferit de 1 pentru prima pagin. Opiunea Auto (prestabilit) stabilete ca numerotarea paginilor s nceap cu 1, dac tiprirea ncepe cu prima pagin, sau s nceap numrtoarea cu numrul corespunztor paginii care este tiprit prima.

Eticheta Margins Aici pot fi modificate (conform imaginii de mai sus) marginile formatului, header-ul, footer-ul. Valorile acestora sunt redate n inch. De asemenea tot aici avei posibilitatea centrrii datelor foii de calcul pe vertical sau orizontal. Eticheta Header/Footer Din listele Header i Footer putei alege un format standard al acestora (ca n imaginea de mai jos). Dac folosii butoanele Custom Header/Custom Footer, putei crea propriul vostru antet sau subsol.

Eticheta Sheet Zona Print Area v permite tiprirea unui fragment dintr-o foaie de calcul sau dintr-un registru, indicnd domeniul de celule pe care vrei s-l tiprii (Ex: $A$5:$G$18 nseamn c vrei s tiprii zona cuprins ntre A5 i G18). Zona Prin Titles v permite s repetai anumite linii i coloane pe fiecare pagin pe care o tiprii (Ex. din imagine: $5:$5 nseamn c repet linia 5 pe fiecare foaie tiprit; $A:$A repet coloana A pe fiecare foaie). 138290206.doc

n zona Print exist cteva opiuni de tiprire, cum ar fi: Gridlines: permite tiprirea liniilor de chenar care formeaz celulele; Black and White: tiprirea albnegru (trebuie ca imprimanta s fie color) chiar dac foaia de calcul este color; Draft quality: vitez mare de tiprire n defavoarea calitii. n zona Page Order avei posibilitatea s indicai modul n care s fie citite i tiprite datele: Down, then over de sus n jos, apoi de la stnga la dreapta; Over, then down de la stnga la dreapta, apoi n jos.

138290206.doc