4.

Managementul prin proiecte

4.1. Cadrul managerial

Managementul prin proiecte este un sistem de management cu o durat de utilizare limitat, prin intermediul cruia se faciliteaz rezolvarea unor probleme complexe, cu caracter inovaional, de ctre specialiti cu pregtire eterogen, constituii temporar ntr-o reea organizatoric paralel cu structura organizatoric formal. Managementul prin proiecte reprezint o competen strategic ce definete din ce n ce mai mult managerii i organizaiile de succes pe plan mondial, transformndu-se dintr-o funcie tradiional cu rol de suport, n mecanismul conductor al dezvoltrii organizaiilor moderne. Reprezint, n esen, procesul dinamic de definire i ndeplinire a unui set de obiective vitale organizaiei, prin optimizarea utilizrii resurselor alocate timp, bani, for uman, tehnologie, spaiu, etc. Acest proces include planificarea, programarea n timp i susinerea derulrii activitilor, monitorizarea, evaluarea i luarea msurilor corective necesare atingerii obiectivelor proiectului. Este o materie pluridisciplinar, orientat spre ndeplinirea obiectivelor i schimbarea prin aciuni inovative i flexibile, derulate n mod controlat pentru atingerea performanelor stabilite. Aspecte eseniale: proiectele n general sunt multiorganizaionale; sunt n general de lung durat; prezint o problematic larg care se impune a fi rezolvat. Elemente care pot influenta negativ proiectul definirea lui incorect sau dezvoltat incorect mediul exterior (politica, cond. economice, geografice, disponibiliti financiare, fazele i durata) atitudinea negativ a persoanelor implicate n proiect
1

Mediul extern Plasamentul Poziia geografic Comunitatea Economia Politica

ATITUDINI

Definirea proiectului
Obiective

Mediul financiar Cost beneficiu Posibilitatea de finanare

Strategii Standarde Tehnologii Proiectare

Aspecte temporale Fazele Suprapuneri pariale Durata

Fig.1 Cadrul managementului prin proiecte

Organizarea proiectului

Structura
Ciclu de via Matricea sarcinilor Orientarea funcional Rolul proprietarului / contractorului

Comportament
Luarea deciziei Conducerea Calitativ

Sisteme
Planificare i control Sisteme i proceduri Strategia IT

Manager de proiect Unelte software Leadership Sponsorul

Contractare
intele Alocarea riscului Bonificaii sau penalizri

Prile interesate Construirea echipei Conflictele Relaii industriale

Etapele managementului prin proiecte: - Definirea proiectului; - Desemnarea conductorului de proiect; - Stabilirea echipei de proiect; - Alegerea varianei organizatorice; - Elaborarea bugetului proiectului; - Precizarea modalitilor de control; - Realizarea proiectului; - Finalizarea proiectului; - Dizolvarea echipei de proiect. Utilizarea managementului prin proiecte se recomand: - Cnd organizaiile sunt confruntate cu probleme extrem de complexe, avnd un caracter strategic i inovaional marcat; - Cnd se urmarete fundamentarea variat a soluiilor de rezolvare a unor proiecte, prin implicarea de specialiti cu pregtire eterogen, recrutai att din compartimentele funcionale i operaionale ale firmei, ct i din afara acesteia; - Cnd se urmrete scurtarea perioadei de realizare a unor proiecte ce constituie locul comun al unor provocri complexe, de amploare.

4.2. Elemente cheie care opereaz n managementul de proiect

Un rol-cheie n succesul unui proiect l are managerul de proiect, amploarea deosebit a dezvoltrii acestei profesii pe plan mondial explicndu-se prin competena esenial pe care acesta trebuie s o dein i anume, arta medierii eficiente ntre cei trei parametri n conflict care definesc un proiect: timpul, bugetul i calitatea. Managerul de proiect este persoana care asigur sau particip nemijlocit la: - planificarea proiectului (stabilirea obiectivelor; stabilirea "regulilor jocului" n relaiile cu componentele structurale formale; fundamentarea modalitilor de

realizare a proiectului; dimensionarea resurselor ce urmeaz a fi angajate; precizarea termenelor intermediare i finale). - organizarea proiectului (stabilirea dimensiunii i configuraiei echipei de proiect; precizarea rolurilor acesteia i ale fiecrui component; stabilirea sarcinilor, competenelor i responsabilitilor prin fia de post pentru specialitii echipei de proiect; alegerea celei mai favorabile formule organizatorice pentru realizarea cantitativ i calitativ a proiectului; elaborarea bugetului proiectului). - coordonarea colectivului de proiect, n sensul asigurrii comunicrii bi i multilaterale cu componenii acestuia; organizarea i desfurarea de reuniuni (edine) de lansare a proiectului, pe parcursul realizarii sale, i la finalizarea acestuia. - antrenarea participanilor n realizarea proiectului (crearea de condiii materiale i organizatorice adecvate unei participri reale i active a componenilor echipei de proiect la realizarea obiectivelor sale; motivarea optim a echipei de proiect). - controlul i evaluarea proiectului (efectuarea controlului ncadrrii n costuri i n termenele de realizare; a controlului de calitate; evaluarea pe parcursul derulrii proiectului i evaluarea final; generarea coreciilor).

Performan

Timp
Fig.2 Triunghiul obiectivelor proiectului

Costuri

Managementul proiectului presupune ca cele 3 elemente s fie echilibrate i n armonie

 ntrebri eseniale nainte de a opera o schimbare: dac performana este prioritar, putem utiliza mai multe resurse sau lungim durata? dac costul este prioritar, putem reprograma obiectivele sau putem reduce nivelul de performan al rezultatelor? dac elementul timp este prioritar, putem utiliza mai mult resurse sau putem modifica obiectivele. Specialitii n managementul prin proiecte ocup n prezent poziii din ce n ce mai importante n toate marile industrii mondiale: industria construciilor aerospaiale, industria de automobile, construcii navale, construcii civile i instalaii militare, telecomunicaii i tehnologia informaiei, servicii financiare, industria farmaceutic i a serviciilor de sntate, cercetare-dezvoltare, nvmnt, administraie public etc. Avantajele utilizrii managementului prin proiecte: - posibilitatea rezolvrii unor probleme complexe, n intervale de timp mult reduse comparativ cu versiunea clasic i cu rezultate economice superioare; - promovarea unei structuri organizatorice de tip matriceal, care favorizeaz schimbarea i eficiena organizaional; - facilitarea contactelor de specialitate ntre componenii echipei de proiect i ceilali specialiti ai organizaiei; - crearea unor premise favorabile formrii managerilor profesioniti. Dezavantajele utilizrii managementului prin proiecte: - apariia i manifestarea unor duble subordonri la nivelul specialitilor implicai n realizarea proiectului; - apariia unor fenomene de nesincronizare a componentelor organizatorice formale i componentelor organizatorice specifice managementului prin proiecte; - apariia unor situaii conflictuale ntre compartimentele implicate n realizarea proiectului i componenii echipei de proiect sau managerul de proiect.

Bibliografie

1. Clesiu Sabin Romulus, Managementul prin proiecte, Note de curs 2. O. Nicolescu, I. Verboncu, "Metodologii manageriale de firm", Editura
Tribuna Economic, Bucureti, 2001. 3. Protean G., Management prin proiecte, Ed Orizonturi Universitare, 2001 4. www.managementul-proiectelor.ro 5. www.regielive.ro