Cerintele generale ale implementarii standardelor de control intern/managerial

Ordinul ministrului finanelor publice nr. 946/2005 reglementeaz ansamblul celor 25 de standarde de control intern/ managerial. Standardele de control intern/managerial definesc un minimum de reguli de management, pe care toate entitile publice trebuie s le urmeze. Obiectivul standardelor este de a crea un model de control intern/managerial uniform i coerent. Totodat, standardele constituie un sistem de referin, n raport cu care se evalueaz sistemele de control intern, se identific zonele i direciile de schimbare. Trebuie subliniat c standardelor fiindu-le caracteristic o puternic interdependen, ele nu acioneaz separat, n mod individual, ci, dimpotriv, aciunea lor este, de fiecare dat, conjugat, n funcie de corelaiile obiectiv existente ntre diferite standarde. Spre exemplu, ntre standardele 1 Etic, integritate i 4 Funcii sensibile, poate fi constatat existena unei interdependene strnse, obiective. n consecin, ordonatorul de credite/managerul general ar comite o grav eroare n aciunea sa de ntrire a sistemului de control managerial, dac nu ar aplica msuri care s conduc la valorificarea i maximizarea influenelor potenial benefice ale unor astfel de interdependene. Standardul 1 Etica si integritatea - Managerul i salariaii trebuie s aib un nivel corespunztor de integritate (caracter integru; sentiment al demnitii, dreptii i contiinciozitii, care servete drept cluz n conduita omului; onestitate, cinste, probitate) profesional i personal i s fie contieni de importana activitii pe care o desfoar; - Managerul, prin deciziile sale i exemplul personal, sprijin i promoveaz valorile etice i integritatea profesional i personal a salariailor. Deciziile i exemplul personal trebuie s reflecte: - valorificarea transparenei i probitii n activitate; - valorificarea competenei profesionale; - iniiativa prin exemplu; - conformitatea cu legile, regulamentele, regulile i politicile specifice; - respectarea confidenialitii informaiilor; - tratamentul echitabil i respectarea indivizilor; - relaiile loiale cu colaboratorii; - caracterul complet i exact al operaiilor i documentaiilor; - modul profesional de abordare a informaiilor financiare; - Salariaii manifest acel comportament i dezvolt acele aciuni percepute ca etice n entitatea public; - Managerul i salariaii au o abordare pozitiv fa de controlul financiar, a crui funcionare o sprijin. Valorile etice fac parte din cultura entitii publice i constituie un cod nescris, pe baza cruia sunt evaluate comportamentele. Separat de acesta, entitatea public trebuie s aib un cod de conduit oficial, scris, care este un mijloc de comunicare uniform a valorilor etice a tuturor salariailor. Codul etic stabilete care sunt obligaiile rezultate din lege crora trebuie s li se supun salariaii, n plus peste cele rezultate ca urmare a raporturilor de munc: depunerea declaraiei de avere, a declaraiei pentru prevenirea conflictului de interese. Exist i cazuri n care legea prevede incompatibiliti pentru ocuparea unor funcii publice. Codul de conduit a funcionarilor publici este aprobat prin lege. La nivelul fiecrei instituii, codul etic se aprob de ctre conductor. Pentru a putea aciona n conformitate cu valorile entitii publice, salariaii au nevoie de sprijin i de o comunicare deschis, n special atunci cnd este vorba despre ajutorul acordat pentru rez olvarea dilemelor i a incertitudinilor n materie de conduit adecvat. Salariaii entitilor publice sunt liberi s comunice preocuprile lor n materie de etic. Managementul entitii trebuie s creeze un mediu adecvat acestui tip de comunicare.

Conducerea trebuie s supravegheze comportamentul efectiv al salariailor din subordine, referitor la standardul de etic i integritate, i s trateze n mod adecvat orice abatere de la codul de conduit. Standardul 2 Atribuii, funcii, sarcini Atribuiile entitii publice pot fi realizate numai dac sunt cunoscute de salariai i acetia acioneaz concertat; - Fiecare salariat are un rol bine definit n entitatea public, stabilit prin fia postului; - Sarcinile sunt ncredinate i rezultatele sunt comunicate numai n raportul manager salariat - manager (ef - subaltern - ef); - Managerii trebuie s identifice sarcinile n realizarea crora salariaii pot fi expui unor situaii dificile i care influeneaz n mod negativ managementul entitii; - Managerul trebuie s susin salariatul n ndeplinirea sarcinilor sale. Managementul entitii publice va comunica tuturor angajailor care sunt sarcinile entitii, rezultate din actul normativ de organizare i funcionare. Totodat, se va ngriji ca aceste sarcini s se regseasc n Regulamentul de organizare i funcionare a entitii publice, la care s aib acces toi salariaii. Se vor ntocmi i se vor actualiza, ori de cte ori necesitile o vor cere, fiele postului pentru toi funcion arii publici i personalul contractual din entitatea public. Aceasta este o obligaie permanent a fiecrui nivel de management. Regulamentul de organizare i funcionare a entitii se public pe pagina de internet a entitii publice.

Standardul 3 Competenta, performanta Managerul asigur ocuparea posturilor de ctre persoane competente, crora le ncredineaz sarcini potrivit competenelor, i asigur condiii pentru dezvoltarea capacitii profesionale a salariatului. - Managerul i salariaii au acele cunotine, abiliti i experien care fac posibil ndeplinirea eficient i efectiv a sarcinilor; - Competena angajailor i sarcinile ncredinate trebuie s se afle n echilibru permanent, stabil. Aciuni pentru asigurarea acestuia: - definirea cunotinelor i deprinderilor necesare pentru fiecare loc de munc; - conducerea interviurilor de recrutare, pe baza unui document de evaluare definit; - identificarea planului de pregtire de baz a noului angajat, nc din timpul procesului de recrutare; - revederea necesitilor de pregtire n contextul evalurii anuale a angajailor i urmrirea evoluiei carierei; - asigurarea faptului c necesitile de pregtire identificate sunt satisfcute; - dezvoltarea capacitii interne de pregtire complementar formelor de pregtire externe entitii publice; - definirea politicii de pregtire/mobilitate; - Performanele angajailor se evalueaz cel puin o dat pe an i sunt discutate cu acetia de ctre realizatorul raportului; - Competena i performana trebuie susinute de instrumente adecvate, care includ tehnica de calcul, software-urile, brevetele, metodele de lucru etc.; - Nivelul de competen necesar este cel care constituie premisa performanei. *) Salariaii entitii publice trebuie s aib cunotinele profesionale, competenele, atribuiile i instrumentele necesare pentru a contribui la realizarea obiectului de activitate al entitii publice. Este stabilit prin lege c ocuparea posturilor unei entiti publice se face prin concurs. Acest lucru asigur premisele realizrii sarcinilor entitii de ctre persoane capabile i competente, precum i atingerea obiectivelor de viitor ale entitii publice. Managementul entitii publice evalueaz continuu nevoile i cerinele acesteia, fapt care permite luarea unor decizii motivate n materie de formare, supraveghere, atribuire a sarcinilor i de reorganizare. Conducerea poate recurge la servicii externe pentru a rspunde nevoilor care nu pot fi satisfcute cu resursele entitii publice. Form area

profesional poate fi axat pe acele competene care favorizeaz performanele individuale i pe abilitile interpersonale care vizeaz luarea deciziilor i nvarea n grup. Standardul 4 Funcii sensibile Entitatea public identific funciile considerate ca fiind sensibile i stabilete o politic adecvat de rotaie a salariailor care ocup astfel de funcii. - n entitatea public se ntocmesc: - inventarul funciilor sensibile; - lista cu salariaii care ocup funcii sensibile; - planul pentru asigurarea rotaiei salariailor din funcii sensibile, astfel nct un salariat s nu activeze ntr-o astfel de funcie, de regul, mai mult de 5 ani; - n inventarul funciilor sensibile sunt reflectate, de regul, acele funcii care prezint risc se mnificativ n raport cu obiectivele; - Rotaia personalului se face cu efect minim asupra activitii entitii publice i a salariailor. Standardul 5 Delegarea Managerul stabilete, n scris, limitele competenelor i responsabilitilor pe care le deleag. - Delegarea de competen se face innd cont de imparialitatea deciziilor ce urmeaz a fi luate de persoanele delegate i de riscurile asociate acestor decizii; - Salariatul delegat trebuie s aib cunotina, experiena i capacitatea necesar efecturii actului de autoritate ncredinat; - Asumarea responsabilitii de ctre salariatul delegat se confirm prin semntur; - Subdelegarea este posibil cu acordul managerului; - Delegarea de competen nu l exonereaz pe manager de responsabilitate. Standardul 6 Structura organizatoric Entitatea public definete propria structur organizatoric, competenele, responsabilitile, sarcinile i obligaia de a raportapentru fiecare component structural i informeaz nscris salariaii - Competena, responsabilitatea, sarcina i obligaia de a raporta sunt atribute asociate postului; acestea trebuie s fie clare, coerente i s reflecte elementele avute n vedere pentru realizarea obiectivelor entitii publice; - Competena constituie capacitatea de a lua decizii, n limite definite, pentru realizarea activitilor specifice postului; - Responsabilitatea reprezint obligaia de a ndeplini sarcinile i se nscrie n limitele ariei de competen; - Raportarea reprezint obligaia de a informa asupra ndeplinirii sarcinilor. n temeiul actului normativ privind organizarea i funcionarea entitii publice, managerul aprob structura organizatoric: departamente, direcii generale, direcii, servicii, birouri, posturi de lucru. ncadrarea cu personal de conducere i personal de execuie a acestor structuri se regsete n statul de funcii al entitii. Scopul acestei aciuni este realizarea n bune condiii de eficien i eficacitate a obiectivelor entitii. Standardul 7 Obiective Entitatea public trebuie s defineasc obiectivele determinante, legate de scopurile entitii, precum i cele complementare, legate de fiabilitatea informaiilor, conformitatea cu legile, regulamentele i politicile interne i s comunice obiectivele definite tuturor salariailor i terilor interesai. - Obiectivele generale sunt concordante cu misiunea entitii publice;

- Entitatea public transpune obiectivele generale n obiective specifice i n rezultate ateptate pentru fiecare activitate i le comunic personalului; - Obiectivele trebuie astfel definite nct s rspund pachetului de cerine "S.M.A.R.T."*); - Fixarea obiectivelor reprezint atributul managementului, iar responsabilitatea realizrii acestora revine att managementului, ct i salariailor; - Multitudinea i complexitatea obiectivelor impun utilizarea unor criterii diverse de grupare, cu scopul de a facilita concretizarea responsabilitilor, rspunderilor, de a asigura operativitate n cunoaterea rezultatelor etc. *) S - Precise (n limba englez: Specific); M - Msurabile i verificabile (n limba englez: Measurable and verifiable); A - Necesare (n limba englez: Appropriate); R - Realiste (n limba englez: Realistic); T Cu termen de realizare (n limba englez: Time-dependent). Obiectivele generale ale oricrei entiti publice se refer la realizarea unor servicii publice de bun calitate, n condiii de eficien i eficacitate maxim, astfel cum sunt prezentate aceste obiective n actul normativ care reglementeaz organizarea i funcionarea entitii publice. Standardul 8 Planificarea Entitatea public ntocmete planuri prin care se pun n concordan activitile necesare pentru atingerea obiectivelor cu resursele maxim posibil de alocat, astfel nct riscurile de a nu realiza obiectivele s fie minime. - Planificarea este una din funciile eseniale ale managementului; - Planificarea se refer la repartizarea resurselor, pornind de la stabilirea nevoilor pentru realizarea obiectivelor. Avnd n vedere caracterul limitat al resurselor, repartizarea acestora necesit decizii cu privire la cel mai bun mod de alocare; - Planificarea este un proces continuu, ceea ce imprim planului un caracter dinamic. Schimbarea obiectivelor, resurselor sau altor elemente ale procesului de fundamentare impune actualizarea planului; - Gradul de structurare a procesului de planificare, de detaliere a planurilor variaz n funcie de diveri factori, precum: mrimea entitii publice, structura decizional a acesteia, necesitatea aprobrii formale a unor activiti etc. - Dup orizontul de timp la care se refer, n general, se elaboreaz: - planuri anuale; - planuri multianuale. - Specific planificrii multianuale este stabilirea unei succesiuni de msuri ce trebuie luate pentru atingerea obiectivelor. Controlul este un mecanism necesar n raport cu planificarea, n sensul existenei unui set clar de instrumente de msurare care s poat indica - pe de o parte - care este progresul n realizarea obiectivelor i - pe de alt parte - aciunile corective, atunci cnd este necesar. Standardul 9 Coordonarea Pentru atingerea obiectivelor, deciziile i aciunile componentelor structurale ale entitii publice trebuie coordonate, n scopul asigurrii convergenei i coerenei acestora. - Managementul asigur coordonarea deciziilor i aciunilor compartimentelor structurale ale entitii publice; - Atunci cnd necesitile o impun, se pot organiza structuri specializate, care s sprijine managementul n activitatea de coordonare; - Coordonarea influeneaz decisiv rezultatele interaciunii dintre salariai n cadrul raporturilor profesionale; - Salariaii trebuie s in cont de consecinele deciziilor lor i ale aciunilor lor asupra ntregii entiti publice; - Coordonarea eficient presupune consultri prealabile, att n cadrul structurilor unei entiti publice, ct i ntre structurile respective Standardul 10 Monitorizarea performanelor

Entitatea public asigur, pentru fiecare politic i activitate, monitorizarea performanelor, utiliznd indicatori cantitativi i calitativi relevani, inclusiv cu privire la economicitate, eficien i eficacitate. - Managementul trebuie s primeasc sistematic raportri asupra desfurrii activitii entitii publice; - Managementul evalueaz performanele, constatnd eventualele abateri de la obiective, n scopul lurii msurilor corective ce se impun; - Sistemul de monitorizare a performanei este influenat de mrimea i natura entitii publice, de modificarea/schimbarea obiectivelor sau/i a indicatorilor, de modul de acces al salariailor la informaii. *) Monitorizarea performanelor - supraveghere, urmrire, de ctre aparatul de conducere al entitii publice, prin intermediul unor indicatori relevani, a performanelor activitii aflate n coordonare. Standardul 11 Managementul riscului Entitatea public analizeaz sistematic, cel puin o dat pe an, riscurile legate de desfurarea activitilor sale, elaboreaz planuri corespunztoare, n direcia limitrii posibilelor consecine ale acestor riscuri, i numete salariaii responsabili n aplicarea planurilor respective. - Orice aciune sau inaciune prezint un risc de nerealizare a obiectivelor; - Riscurile sunt acceptabile, dac msurile care vizeaz evitarea acestora nu se justific n plan financiar ; - Riscurile semnificative apar i se dezvolt n special ca urmare a: - managementului inadecvat al raporturilor dintre entitatea public i mediile n care aceasta acioneaz; - unor sisteme de conducere centralizate excesiv; - Un sistem de control intern/managerial eficient presupune implementarea n entitatea public a managementului riscurilor; - Managerul are obligaia crerii i meninerii unui sistem de control intern/managerial sntos, n principal, prin: - identificarea riscurilor majore care pot afecta eficacitatea i eficiena operaiunilor, respectarea regulilor i regulamentelor, ncrederea n informaiile financiare i de management intern i extern, protejarea bunurilor, prevenirea i descoperirea fraudelor; - definirea nivelului acceptabil de expunere la aceste riscuri; - evaluarea probabilitii ca riscul s se materializeze i a mrimii impactului acestuia; - monitorizarea i evaluarea riscurilor i a gradului de adecvare a controalelor interne la gestionarea riscurilor; - verificarea raportrii execuiei bugetului, inclusiv a celui pe programe. *) Managementul riscului - metodologie care vizeaz asigurarea unui control global al riscului, ce permite meninerea unui nivel acceptabil al expunerii la risc pentru entitatea public, cu costuri minime. Managementul riscului cuprinde o gam larg de activiti riguros definite i organizate, plecnd de la condiiile de existen i obiectivele fundamentale ale entitii publice, precum i analiza factorilor de risc ntr-o concepie de funcionare optim i eficient. Standrdul 12 Informarea Entitatea public stabilete tipurile de informaii, coninutul, calitatea, frecvena, sursele i destinatarii acestora, astfel nct managerii i salariaii, prin primirea i transmiterea informaiilor, s i poat ndeplini sarcinile. - Informaia este indispensabil unui management sntos, unei monitorizri eficace, identificrii situaiilor de risc n faze anterioare ale manifestrii acestora; - Cultura entitii publice*) are o inciden major asupra cantitii, naturii i fiabilitii informaiilor, ca i n ceea ce privete lrgirea gamei acestora n domeniul valorilor etice, politicii, puterii, responsabilitilor i obligaiilor de raportare, obiectivelor entitii publice, planurilor etc.; - Informaia trebuie s fie corect, credibil, clar, complet, oportun, util, uor de neles i receptat; - Managerul i salariaii trebuie s primeasc i s transmit informaiile necesare pentru ndeplinirea sarcinilor; - Informaia trebuie s beneficieze de o circulaie rapid, n toate sensurile, inclusiv n i din exterior. *) Cultura entitii publice - forma de cultur organizaional, ce reprezint armonizarea valorilor individuale, n vederea orientrii lor convergente spre realizarea obiectivelor fundamentale ale entitii publice. Cultura reflect atitudinea pe care o are entitatea public fa de schimbare.

ntr-o entitate public cultura se transmite prin reguli scrise, reguli nescrise i prin standarde de etic social i de comportare. Acestea sunt relativ stabile n timp. n entitile publice exist, n general, o cultur de tip normativ, n care accentul se pune pe urmrirea corect a procedurilor, care sunt mai importante dect rezultatele. De asemenea, n acest tip de cultur organizaional, standardele profesionale, morale etc.sunt ridicate. Standardul 13 Comunicarea Entitatea public trebuie s dezvolte un sistem eficient de comunicare intern i extern, care s asigure o difuzare rapid, fluent i precis a informaiilor, astfel nct acestea s ajung complete i la timp la utilizatori. - Managerul asigur funcionarea unui sistem eficient de comunicare; - Prin componentele sale, sistemul de comunicare servete scopurilor utilizatorilor; - Sistemul de comunicare trebuie s fie flexibil i rapid, att n interiorul entitii publice, ct i ntre aceasta i mediul extern; - Procesul de comunicare trebuie s fie adaptat la capacitatea utilizatorilor, n ceea ce privete prelucrarea informaiilor i achitarea de responsabiliti n m aterie de comunicare. Standardul 14 Corespondenta, arhivarea Fiecare entitate public organizeaz primirea/expedierea, nregistrarea i arhivarea corespondenei, astfel nct sistemul s fie accesibil managerului, angajailor i terilor interesai cu ab ilitare n domeniu. - Corespondena trebuie s fie purttoarea unor informaii utile n interiorul i n exteriorul entitii publice; - Corespondena utilizeaz purttori diferii ai informaiei (hrtie, benzi magnetice, floppy, CD etc.) i se realizeaz prin mijloace diferite (curierul, pota, pota electronic, fax etc.); - Ponderea n care entitatea public utilizeaz unul sau altul dintre purttori i apeleaz la unul sau altul dintre mijloacele de realizare a corespondenei este determinat de o serie de factori, cum ar fi: gradul de dotare intern i/sau al terilor, nivelul de pregtire al salariailor, urgena, distana, costul, sigurana, restriciile din reglementri etc.; - n funcie de tipul de purttor i mijlocul de realizare utilizat cu privire la coresponden, operaiunile de intrare, ieire, nregistrare i stocare trebuie adaptate corespunztor, pe baza unor planuri elaborate n acest sens, astfel nct, pentru fiecare caz, s poat fi reflectate cerinele majore privind: - asigurarea primirii, respectiv expedierii corespondenei; - confirmarea primirii, respectiv expedierii corespondenei; - stocarea (arhivarea) corespondenei; - accesul la corespondena realizat. Standardul 15 Ipoteze, reevaluari Fixarea obiectivelor ia n considerare ipoteze acceptate contient, prin consens. Modificarea ipotezelor, ca urmare a transformrii mediului, impune reevaluarea obiectivelor. - Ipotezele se formuleaz n legtur cu obiectivele ce urmeaz a fi realizate i stau la baza fixrii acestora; - Salariaii implicai n realizarea unui obiectiv trebuie s fie contieni de ipotezele formulate i acceptate n legtur cu obiectivul n cauz; - Ipotezele de care salariaii nu sunt contieni reprezint un obstacol n capacitatea de adaptare; - Reevaluri ale nevoilor de informare - concretizate n schimbri n ceea ce privete informaiile necesar a fi colectate, n modul de colectare, n coninutul rapoartelor sau al sistemelor de informaii conexe trebuie efectuate dac se modific ipotezele ce au stat la baza obiectivelor.

Standardul 16 Semnalarea neregularitatilor Salariaii, deosebit de comunicrile pe care le realizeaz n legtur cu atingerea obiectivelor fa de care sunt responsabili, au i posibilitatea ca, pe baza unor proceduri distincte, s semnaleze neregulariti, fr ca astfel de semnalri s atrag un tratament inechitabil sau discriminatoriu fa de salariatul care se conformeaz unor astfel de proceduri.

- Managerii trebuie s stabileasc i s comunice salariailor procedurile corespunztoare, aplicabile n cazul semnalrii unor neregulariti; - Managerii au obligaia s ntreprind cercetrile adecvate, n scopul elucidrii celor semnalate i, dac este cazul, s ia msurile ce se impun; - Salariaii care semnaleaz, conform procedurilor, neregulariti, de care, direct sau indirect, au cunotin, vor fi protejai mpotriva oricror discriminri; - Semnalarea neregularitilor trebuie s aib un caracter transparent pentru eliminarea suspiciunii de delaiune; - Managerul trebuie s promoveze respectul fa de lege i spiritul de ncredere. *) Realizarea acestui standard este un demers managerial extrem de dificil, n contextul aplicrii valorilor culturii ncrederii i al asigurrii unui mediu de moralitate n cadrul entitii pub lice, dat fiind riscul de percepere a standardului ca fiind la interfa cu delaiunea. Pentru ca acest risc s fie limitat, trebuie cultivat un sistem de valori bazat pe nelegerea faptului c, n cadrul entitii publice, toi salariaii exercit diverse nivele de management i c au, n mod esenial, aceleai obiective: - de a realiza servicii publice de bun calitate, cu costuri minime, trebuincioase contribuabilului; - de a-i pstra locurile de munc. ntr-un astfel de mediu se creeaz anticorpii necesari reechilibrrii sistemului, n cazul producerii unor agresiuni din interiorul sau din exteriorul entitii publice. Dac nu se creeaz astfel de anticorpi, managementul trebuie s asigure descoperirea i nlturarea neregularitilor, prin dialog libe r cu membrii entitii publice. Angajailor le revine sarcina ca, n cazul identificrii unor dovezi n ceea ce privete existena unor posibile fraude, corupie sau orice alt activitate ce poate afecta n sens negativ interesele majore ale entitii publice, care depesc nivelul de competen al managementului propriu, sau n cazul n care sunt implicate nivele ale acestuia, s aduc respectivele dovezi la cunotina organelor abilitate ale statului. n niciun caz un salariat care descoper dovezi de acest gen i acioneaz pentru scoaterea lor la lumin nu trebuie sancionat, i nici recompensat. Aciunea sa trebuie privit ca exercitarea unei ndatoriri profesionale. Realizarea n practic a acestui standard se face i cu ajutorul fiei postului. Standardul 17 Proceduri Pentru activitile din cadrul entitii publice i, n special, pentru operaiunile economice, aceasta elaboreaz proceduri scrise, care se comunic tuturor salariailor implicai. - Entitatea public trebuie s se asigure c, pentru orice aciune i/sau eveniment semnificativ, exist o documentaie adecvat i c operaiunile sunt consemnate n documente; - Documentaia trebuie s fie complet, precis i s corespund structurilor i politicilor entitii publice; - Documentaia cuprinde politici administrative, manuale, instruciuni operaionale, checklists uri sau alte forme de prezentare a procedurilor; - Documentaia trebuie s fie actualizat, util, precis, uor de examinat, disponibil i accesibil managerului, salariailor, precum i terilor, dac este cazul; - Documentaia asigur continuitatea activitii, n pofida fluctuaiei de personal; - Lipsa documentaiei, caracterul incomplet sau/i neactualizarea acesteia constituie riscuri n realizarea obiectivelor; - ntocmirea i urmrirea executrii graficului de circulaie a documentelor la fiecare nivel de responsabilitate din entitatea public. *) Exist dou accepiuni cu privire la proceduri: - aceea a procedurilor gen norme metodologice, precizri i instruciuni, elaborate de ctre entitatea public pentru organizarea aplicrii unor reglementri de rang superior, aprobate de ctre conductorul entitii publice sau chiar de ctre Guvern (a se vedea, ca exemplu, art. 19 lit. d) din Legea nr. 500/2002, cu modificrile i completrile ulterioare); - aceea a metodelor de lucru i a procedurilor scrise, formalizate - care constituie obiectul acestui standard - specifice pentru fiecare entitate public, referitoare la activitile acesteia. Aceste proceduri trebuie s fie: - scrise, respectiv formalizate. Cunotinele individuale i colective trebuie stocate i puse n ordinea care corespunde scopurilor entitii publice; - simple i specifice. Procedurile scrise se constituie n instrument de lucru, pentru ca executanii s cunoasc normele legale ce trebuie respectate, pentru fiecare domeniu al entitii publice; - actualizate n mod permanent, n funcie de evoluia reglementrilor n materie;

- aduse la cunotina executanilor. Standardul 18 Separarea atribuiilor Elementele operaionale i financiare ale fiecrei aciuni sunt efectuate de persoane independente una fa de cealalt, respectiv funciile de iniiere i verificare trebuie s fie separate. - Separarea atribuiilor i responsabilitilor este una dintre modalitile prin care se reduce riscul de eroare, fraud, nclcare a legislaiei, precum i riscul de a nu putea detecta aceste probleme; - Prin separarea atribuiilor se creeaz condiiile ca nicio persoan sau compartiment s nu poat controla toate etapele importante ale unei operaiuni sau ale unui eveniment; - Separarea atribuiilor i responsabilitilor ntre mai multe persoane creeaz premisele unui echilibru eficace al puterilor; - Managerii entitilor publice n care, datorit numrului mic de salariai, se limiteaz posibilitatea de aplicare a separrii atribuiilor i responsabilitilor, trebuie s fie contieni de riscuri i s compenseze aceast limitare prin alte msuri. Standardul 19 Supravegherea Entitatea public asigur msuri de supraveghere adecvate a operaiunilor, pe baza unor proceduri prestabilite, inclusiv prin control expost, n scopul realizrii n mod eficace a acestora. - Managerul trebuie s monitorizeze efectuarea controalelor de supraveghere, pentru a se asigura c procedurile sunt respectate de ctre salariai n mod efectiv i continuu; - Controalele de supraveghere implic revizuiri n ceea ce privete munca depus de salariai, rapoarte despre excepii, testri prin sondaje sau orice alte modaliti care confirm respectarea p rocedurilor; - Managerul verific i aprob munca salariailor, d instruciunile necesare pentru a minimiza erorile, a elimina frauda, a respecta legislaia i pentru a veghea asupra nelegerii i aplicrii instruciunilor; - Supravegherea activitilor este adecvat, n msura n care: - fiecrui salariat i se comunic atribuiile, responsabilitile i limitele de competen atribuite; - se evalueaz sistematic munca fiecrui salariat; - se aprob rezultatele muncii obinute n diverse etape ale realizrii operaiunii. *) Managementul entitilor publice are datoria de a stabili, pentru fiecare nivel de organizare, atribuiile ce i revin pe linia supravegherii curente a activitii, condiiile de exercitare a acesteia i rspunderile i, de asemenea, s iniieze, s aplice i s dezvolte forme de control (supraveghere) flexibile i eficiente, bazate cu deosebire pe autocontrolul, controlul mutual i controlul ierarhic al salariailor. Standardul 20 Gestionarea abaterilor Entitatea public se asigur c, pentru toate situaiile n care, datorit unor circumstane deosebite, apar abateri fa de politicile sau procedurile stabilite, se ntocmesc documente adecvate, aprobate la un nivel corespunztor, nainte de efectuarea operaiunilor. - n derularea aciunilor pot aprea circumstane deosebite, care nu au putut fi anticipate i care induc abateri ce nu permit derularea tranzaciilor prin procedurile existente; - Abaterile de la procedurile existente trebuie s fie documentate i justificate, n vederea prezentrii spre aprobare; - Este necesar analiza periodic a circumstanelor i a modului cum au fost gestionate aciunile, n vederea desprinderii unor concluzii de bun practic pentru viitor, ce urmeaz a fi formalizate. Standardul 21 Continuitatea activitii Entitatea public asigur msurile corespunztoare pentru ca activitatea acesteia s poat continua n orice moment, n toate mprejurrile i n toate planurile, cu deosebire n cel economico -financiar. - Entitatea public este o organizaie a crei activitate trebuie s se deruleze continuu, prin structurile componente. Eventuala ntrerupere a activitii acesteia afecteaz atingerea obiectivelor propuse; - Situaii diferite, care afecteaz continuitatea activitii: mobilitatea salariailor; defeciuni ale echipamentelor din dotare; disfuncionaliti produse de unii prestatori de servicii; schimbri de proceduri etc.; - Pentru fiecare din situaiile care apar, entitatea public trebuie s acioneze n vederea asigurrii continuitii, prin diverse msuri, de exemplu: - angajarea de personal n locul celor pensionai sau plecai din entitatea public din alte considerente; - delegarea, n cazul absenei temporare (concedii, plecri n misiune etc.);

- contracte de service pentru ntreinerea echipamentelor din dotare; - contracte de achiziii pentru nlocuirea unor echipamente din dotare; - Existena inventarului situaiilor care pot conduce la discontinuiti n activitate i a msurilor care s previn apariia lor. Standardul 22 Strategii de control Entitatea public construiete politici adecvate strategiilor de control i programelor concepute pentru atingerea obiectivelor i meninerea n echilibru a acestor strategii. - Exist un raport de interdependen ntre strategiile, politicile i programele elaborate pentru atingerea obiectivelor i strategiile de control. Fr o strategie de control adecvat crete riscul de manifestare a abaterilor de la strategia, politica i programele entitii publice i, deci, al nerealizrii obiectivelo r la nivelul exigenelor preconizate; - Strategiile de control sunt cu att mai complexe i mai laborioase cu ct fundamentarea i realizarea obiectivelor entitii publice sunt mai complexe i mai dificile; - Strategiile de control se supun conceptului de strategie, n general, acestea necesitnd studii, n vederea stabilirii obiectivelor de control, a resurselor necesare, a pregtirii personalului de control, a mbuntirii metodelor i procedurilor de control, a modului de evaluare a controalelor etc.; - Strategiile de control se refer i la tipurile de control aplicabile situaiei. n paleta larg a modalitilor de control i a criteriilor de clasificare a acestora, regsim: - activiti de control: observaia; compararea; aprobarea; comunicarea rapoartelor; coordonarea; verificarea; analiza; autorizarea; supervizarea; examinarea; monitorizarea etc.; - clasificarea controlului n funcie de modul de cuprindere a obiectivelor: control total; control selectiv (prin sondaj); - clasificarea controlului n funcie de scopul urmrit: control de conformitate; control de perfecionare; control de adaptare etc.; - clasificarea controlului n funcie de apartenena organelor de control: control propriu; control exterior; - clasificarea controlului n funcie de executani: autocontrol; control mutual; control ierarhic; control de specialitate; - clasificarea controlului n funcie de modul de execuie: control direct; control indirect; control ncruciat; - clasificarea controlului n funcie de baza normativ: control normativ; control practic; control teoretic; - clasificarea controlului n funcie de interesul entitii: control pentru sine; control pentru alii; - clasificarea controlului n funcie de orientarea sa: control tematic; control nedirijat; - clasificarea controlului n funcie de momentul efecturii acestuia: control ex -ante; control concomitent; control ex-post; - etc. Standardul 23 Accesul la resurse Managerul stabilete, prin emiterea de documente de autorizare, persoanele care au acces la resursele materiale, financiare i informaionale ale entitii publice i numete persoanele responsabile pentru protejarea i folosirea corect a acestor resurse. - Restrngerea accesului la resurse reduce riscul utilizrii inadecvate a acestora; - Severitatea restriciei depinde de vulnerabilitatea tipului de resurs i de riscul pierderilor poteniale, care trebuie apreciate periodic. La determinarea vulnerabilitii bunurilor i valorilor se au n vedere costul, riscul potenial de pierdere sau utilizare inadecvat; - ntre resurse i sumele nregistrate n evidene se fac comparaii periodice (inventare). Vulnerabilitatea bunurilor i valorilor determin frecvena acestor verificri. Standardul 24 Verificarea si evaluarea controlului Entitatea public instituie o funcie de evaluare a controlului intern i elaboreaz politici, planuri i programe de derulare a acestor aciuni. - Managerul trebuie s asigure verificarea i evaluarea n mod continuu a funcionrii sistemului de control intern i a elementelor sale. Disfuncionalitile sau alte probleme identificate trebuie rezolvate operativ, prin msuri corective; - Verificarea operaiunilor garanteaz contribuia controalelor interne la realizarea obiectivelor; - Evaluarea eficacitii controlului se poate referi, n funcie de cerine specifice i/sau conjuncturale, fie la ansamblul obiectivelor entitii publice, fie la unele dintre acestea, opiune care revine managerului;

- Managerul stabilete modul de realizare a evalurii eficacitii controlulu i. Standardul 25 Auditul intern Entitatea public nfiineaz sau are acces la o capacitate de audit, care are n structura sa auditori competeni, a cror activitate se desfoar, de regul, conform unor programe bazate pe evaluarea riscului. - Auditul intern asigur evaluarea independent i obiectiv a sistemului de control intern al entitii publice; - Auditorul intern finalizeaz aciunile sale prin rapoarte de audit, n care enun punctele slabe identificate n sistem i formuleaz recomandri pentru eliminarea acestora; - Managerul dispune msurile necesare, avnd n vedere recomandrile din rapoartele de audit intern, n scopul eliminrii punctelor slabe constatate de misiunile de auditare.