Elaborarea procedurilor SMC 1 SCOP Prezenta procedur are drept scop stabilirea unui mod unitar de elaborare, redactare,

avizare, aprobare, multiplicare, difuzare, revizuire i arhivare a procedurilor sistemului de management integrat de calitate, mediu, sntate i securitate ocupaional i instruciunilor de lucru. 2 DOMENIU Aceast procedur se aplic tuturor procedurilor sistemului de management integrat elaborate n cadrul organizaiei. 3 DEFINIII I ABREVIERI Definiiile termenilor specifici se regsesc n standardele SR EN ISO 9000 : 2001 Sisteme de management al calitii. Principii fundamentale i vocabular; SR EN ISO 14001:2005 Sistem de management de mediu.Cerine cu ghid de utilizare; OHSAS 18001 : 2004 Sisteme de management al sntii i securitii ocupaionale. Specificaii. RM Reprezentantul ManagemEntulUi SMI Sistem de management integrat (calitate, mediu, sntate i securitate ocupaional) 4 DOCUMENTE DE REFERIN Documentele de referin se regasesc n capitolul 2.2, al Manualului de Management Integrat (Calitate, Protecia mediului, Sntate i securitate ocupaional), MMI-01, ediia 1, rev. 0. 5 RESPONSABILITI 5.1 Compartimentele care elaboreaz proceduri
5.1.1

Fiecare compartiment va elabora procedurile proprii. Persoanele responsabile cu elaborarea procedurilor vor fi ndrumate metodologic de ctre efii de comp/birou/RM. Menin controlul documentelor ntocmite, conform procedurii generale Controlul documentelor (PG-01-01).

5.1.2

5.2 RM
1 1

1/6

5.2.1 Coordoneaz metodologic activitatea de concepie, redactare i revizuire a procedurilor ntocmite de celelalte compartimente. 5.2.2 Menine controlul documentelor ntocmite, conform procedurii generale Controlul documentelor (PG-01-01). 5.2.3 Codific i ine evidena tuturor procedurilor elaborate n cadrul organizaiei. 5.3 Administratorul 5.3.1 Analizeaz i aprob procedurile SMI. 6 PROCEDURA
NR CRT 1 ETAPA PROCES Stabilirea procedurii RESPONSABIL ef comp/birou DESCRIERE O procedur poate fi stabilit n urma: - cerinelor impuse de standarde/legi pe care le organizaia intenioneaz s le implementeze; - identificrii necesitii unei abordri uniforme i controlate pentru desfurarea unor activiti/ procese n cadrul organizaiei; -exprimrii cerinelor contractuale ale clienilor. Tipuri de proceduri Dup natura coninutului, procedurile se clasific n: a) proceduri generale: acestea descriu acele activiti privitoare la meninerea sub control i mbuntirea sistemului de management integrat. Aceste proceduri sunt cuprinse n Proceduri Generale PG-01:17-01. b) proceduri de organizare PO: acestea descriu modul de organizare al activitilor. c) proceduri / instruciuni de lucru PL: specific modul de realizare a unei etape dintr-un proces; este mult mai detaliat i cuprinde detalii tEhnicE. Codificare /Indexare NREGISTRRI

Identificarea procedurii

RM

Fiecare procedur este identificat printr-un cod. Acest cod furnizeaz informaii despre: a) tipul procedurii (de exemplu: PO). b) numrul de ordine stabilit dup criterii determinate (de exemplu: 03).
2 2

2/6

NR CRT

ETAPA PROCES

RESPONSABIL

DESCRIERE c) numrul ediiei (de exemplu: 02). d) numrul reviziei, maxim 5 revizii (de exemplu: revizia 2) Exemplu: PO-03-02, revizia 2 - Procedura operaional numrul 03, ediia 2, revizia 2. Format La redactarea tuturor procedurilor se va folosi formularul cu codul F 4.2.3 03. Pe acest formular se indic obligatoriu pe fiecare pagin codul procedurii respective i paginaia (pagina i numrul total de pagini). Editarea procedurilor se va face pe calculator, pe format A4, alinierea, spaierea, caracterele i numerotarea fiind cele indicate mai jos: a) Alinierea - textul se va alinia la o distan de 2,5 cm fa de marginea din stnga i la o distan de 1 cm fa de marginea din dreapta. b) Caractere - fontul utilizat pentru scriere va fi Arial . Titlurile capitolelor se vor scrie cu majuscule iar cele ale subcapitolelor se vor scrie cu litere mici. Ambele categorii de titluri se vor ngroa. n cazul tabelelor, funcie de spaiul disponibil pentru scriere i de estetica acestora se pot folosi i alte mrimi ale caracterelor. Denumirile documentelor, se scriu nclinat. Elaboratorul procedurii, are libertatea de a folosi evidenieri de tipul: litere mari/mici ngroate, litere aplecate, sublinieri de cuvinte, propoziii, atunci cnd consider c acestea prezint indicaii importante care trebuie reliefate i reinute. Coninutul procedurii

NREGISTRRI

Redactarea procedurii

Personal desemnat

Formular de procedur

a) Scopul Acest capitol trebuie s rspund la ntrebarea De ce este necesar procedura ? Persoana care elaboreaz procedura trebuie s descrie n mod clar i concis scopul acesteia. b) Domeniu de aplicare Acest capitol descrie limitele de aplicabilitate ale procedurii elaborate. c) Definiii i abrevieri
3 3

3/6

NR CRT

ETAPA PROCES

RESPONSABIL

DESCRIERE n cadrul acestui capitol se vor defini numai termenii care ar putea duce la confuzii sau interpretri eronate dac nu sunt precizate sau clarificate suplimentar. Se prezint i abrevierile utilizate n procedur. d) Documente de referin Se vor enumera numai documentele care conin informaii relevante, privind scopul i domeniul procedurii precum i activitatea descris de aceasta. Prin documente se neleg standarde, acte normative, norme n vigoare, etc. e) Procedura Trebuie s conin: a. etapele de realizare a proceselor; b. responsabilitile aferente fiecrei etape; c. descrierea etapei procesulUi (fLuxul detaliat al procesului); d. nregistrrile ce rezult n urma realizrii fiecrei etape privite ca dovezi ce atest ndeplinirea cerinelor stabilite prin procedur. f) Diagrama flux

NREGISTRRI

La acest capitol se va introduce dac este aplicabil o schem ce reprezint sinteza procedurii. g) Anexe Dac este necesar explicitarea anumitor capitole se pot elabora anexe. Acestea vor fi scrise pe acelai format ca i procedura i vor conine att denumirea i codul procedurii ct i numrul i titlul anexei. n numrul total de pagini ale procedurii se includ i anexele aferente acesteia. h) Formulare Procedurilor li se asociaz specimenele de formulare ce trebuie utilizate n aplicarea procedurii respective. 4/6

NR CRT 4

ETAPA PROCES Verificare, avizare, aprobare

RESPONSABIL Persoane competente desemnate prin fia postului

DESCRIERE Verificarea, avizarea i aprobarea documentelor se realizeaz conform procedurii Controlul documentelor, PG-01-01, ediia i revizia n vigoare. Semnturile pe Lista de control a ediiilor/reviziilor, formular cod F- 4.2.3 01, a persoanelor responsabile pentru verificarea, avizarea i aprobarea procedurilor fac dovada acestor activiti. De asemenea, n Lista de control a ediiilor/reviziilor sunt consemnate i modificrile ce au condus la elaborarea unei noi ediii sau revizii n rubrica Obiectul ediiei/reviziei. Lista de control a ediiilor/reviziilor va nsoi copia procedurii difuzate.

NREGISTRRI

Lista de control a ediiilor/reviziilor,

Evidena procedurilor Difuzare

RM

Toate procedurile elaborate sunt evideniate n lista procedurilor SMI, n vederea introducerii unor eventuale modificri n sistem. Pentru verificarea coninutului de ctre persoanele responsabile evideniate n procedur, variantele de procedur pot fi difuzate cu scop informativ, purtnd specificaia COPIE INFORMATIV. Numai dup aprobarea acestora, procedurile vor avea specificaia COPIE CONTROLAT. Difuzarea procedurilor se realizeaz numai dup aprobarea acestora de ctre Administrator, N bazA Listei de difuzare/retragere, formular cod F- 4.2.3 02, n care se consemneaz compartimentele sau funciile crora li s-au difuzat respectiva procedur. Lista de difuzare/retragere reprezint o eviden a tuturor copiilor difuzate, iar ea va rmne la emitent. Variantele originale rmn la Administrator i vor fi identificate prin exemplarul 1. Procedura va fi retras din uz atunci cnd: - se modific fluxul informaiilor, organigrama, etc.; - se aduc mbuntiri de coninut la procedur (nu se iau n calcul greelile

Lista documentelor interne

RM

Listei de difuzare/retragere

Retragere i arhivare

RM

Listei de difuzare/retragere

5/6

NR CRT

ETAPA PROCES

RESPONSABIL

DESCRIERE de limb care afecteaz nelegerea textului); se elimin din sistem procesul la care procedura face referire.

NREGISTRRI

Retragerea procedurilor perimate se face n baza Listei de difuzare/retragere care evideniaz returnarea acelorai copii ale procedurilor difuzate. Procedurile originale perimate sunt arhivate pe perioade de maximum 3 ani, n timp ce copiile sunt distruse. Originalele pstreaz Lista de control a ediiei/reviziei , precum i Lista de difuzare/retragere. 8 Modificarea ediiei/reviziei ef comp/birou Se elaboreaz o nou revizie atunci cnd modificrile intenionate nu afecteaz mai mult de 25% din coninutul procedurii. Modificrile importante, cum ar fi schimbarea organigramei, a modului de organizare, introducerea unor noi procese ca urmare a dezvoltrii activitilor organizaiei, genereaz o nou ediie. Obiectul modificrii ediiei/reviziei procedurii se specific n Lista de control a ediiilor/reviziilor, formular cod F- 4.2.3 01. Modificrile efectuate respect procedura de control descris n procedura general Controlul documentelor, PG-01-01, ediia i revizia n vigoare.

Lista de control a ediiilor/reviziilor,

7 DIAGRAMA FLUX Neaplicabil.

6/6