REELE FORMALE I INFORMALE DE COMUNICARE

Comunicarea n interiorul organizaiei rmne de multe ori o necunoscut din cauz c este considerat un aspect implicit procesului de lucru. Din observaia nemijlocit a vieii n organizaii rezult c nu exist o preocupare constant nici de a analiza fluxurile comunicaionale nici de a le proiecta sau ajusta n funcie de necesitile nemijlocite ale organizaiei. O component important a oricrui audit comunicaional ar trebui s se refere la comunicarea formal i informal, la msura n care cele dou tipuri se mbin n decursul activitilor i la evitarea unor fenomene de supradimensionare a uneia sau alteia, prin proiectarea unor fluxuri informaionale adecvate. Termenii comunicare formal i comunicare informal sunt frecvent amintii de ctre membrii organizaiei ns nu se face o distincie clar (cu att mai mult cu ct cele dou tipuri de comunicare nu apar separat sau alternativ n viaa organizaional). Pentru a face distincia e suficient s se invoce misiunea organizaiei: tot ce se refer la activiti i sarcini, deci la aspecte profesionale, reprezint comunicare formal; tot ce se refer la sfera relaiilor socio -afective reprezint comunicare informal. Distincia evit confuziile care se pot face datorit elementelor de discurs, paralimbaj i intonaie: adesea se confund maniera informal de exprimare (relaxat, amabil, lipsit de afectare) cu comunicarea informal. Deci, frecvena de utilizare a unor termeni nu garanteaz i n elegerea lor corect. Direcii i sensuri de comunicare: deficiene frecvente Comunicarea este formal atunci cnd mesajele sunt transmise pe canale prestabilite, (reelele de comunicare formal sunt descrise prin intermediul organigramei). Pentru a defini tipurile de comunicare formal e util s se sublinieze c exist dou direcii de comunicare (vertical i orizontal) iar n comunicarea vertical exist dou sensuri: descendent i ascendent. Reelele de comunicare formal presupun transmiterea de informaii ntre nivelurile ierarhice (comunicarea pe vertical) i ntre departamente i poziii similare (comunicarea orizontal). Comunicarea vertical ascendent (comunicarea de sus n jos sau comunicarea managerial) are pe manageri drept emitori i este ndreptat ctre nivelurile inferioare. De obicei, este folosit pentru mprirea sarcinilor, explicarea regulamentelor i practicilor, pentru solicitarea de informaii; sau, e folosit pentru transmiterea deciziilor, delimitarea responsabilitii i uneori, pentru delegarea autoritii. 29

n organizaiile eficiente comunicarea managerial are ca scop i motivarea angajailor i susinerea performanei prin crearea unui climat agreabil, transmiterea valorilor caracteristice identitii colective. Cu alte cuvinte, comunicarea managerial este o parte important a comunicrii strategice: dincolo de rolul funcional este foarte important rolul ei n proiectarea i meninerea culturii, climatului i identitii organizaionale. Din nefericire, adesea se nregistreaz fluxuri inegale n comunicarea descendent: se poate ndrepta preferenial spre anumii salariai, i astfel se privilegiaz puterea de informaie i se creeaz un sistem nchis care conduce la apariia unor posibile patologii comunicaionale. O alt problem legat de comunicarea managerial este aceea c predomin de obicei transmiterea deciziilor, fr a se da i informaii suplimentare pentru punerea n practic a acestora (sau, n situaii n care este necesar, nu se deleag temporar autori tatea). Deci, rolul de informare al managerilor este neglijat (ceea ce face ca i rezistena la schimbare s se amplifice adesea, n lipsa informaiilor). Comunicarea vertical ascendent (comunicarea de jos n sus) este ndreptat dinspre angajai spre manageri, atunci cnd se dau informaii despre punerea n practic a deciziilor, despre ndeplinirea sarcinilor i despre activitile desfurate. De asemenea, comunicarea ascendent reprezint un feed-back pentru comunicarea descendent (angajaii sintetizeaz modul n care neleg responsabilitile i sarcinile ncredinate). O deficien a comunicrii ascendente este interpretarea i filtrarea informaiilor oferite superiorilor: tendina de a sintetiza nu este duntoare, dar interpretarea informaiilor duce la denaturarea lor. Adesea exist i tendina de denaturare intenionat atunci cnd unii salariai i urmresc obiectivele personale i urmresc s i multiplice influena. Practicile de acest tip sunt duntoare pentru c sunt n defavoarea obiect ivelor organizaiei, restul angajailor vor fi demotivai i pe ansamblu performana organizaiei va scdea. Cele dou sensuri n comunicarea pe vertical, descendent i ascendent, sunt asimetrice prin nsi definiia autoritii i structurii: managerii iau decizii i exercit funcia de organizare i control, ceea ce face ca fluxul descendent s fie mai intens dect fluxul ascendent. Greeala care trebuie ns evitat este aceea de a nu solicita informaii i feed-back angajailor: managerii risc s se desprind de aspectele reale din interior. Comunicarea pe orizontal se desfoar ntre angajai cu poziii similare sau ntre departamente. Comunicarea de acest tip are rolul de a realiza coordonarea activitilor individuale pentru realizarea unor sarcini complexe, sau coordonarea departamentelor (care de regul sunt interdependente). n majoritatea organizaiilor ns, comunicarea pe orizontal este slab sau inexistent: se prefer canalele informale, ceea ce determin ns interpretarea i denaturarea informaiilor, precum i incertitudinea receptorilor n privina exactitii lor. Situaia se datoreaz adesea lipsei unor valori culturale adecvate (nu se contientizeaz necesitatea comunicrii pe orizontal). Comunicarea managerial se mrginete la circulaia pe vertical (informaiile nu circul i pe orizontal) ceea ce creeaz dispariti: angajaii de pe aceeai poziie ierarhic au impresia c sunt n posesia acelorai informaii ca i colegii de pe poziii similare (dei adeseori se creeaz diferene pentru c managerii nu practic o informare sistematic i periodic, ci o informare predominant pe sistemul fa-n- fa, deci angajaii cu care se colaboreaz cel mai mult sunt n posesia unui volum mai mare de informaii). Reele de comunicare formal: modele informaionale pe plan intern Reelele de comunicare n plan formal sunt considerate cel mai adesea elemente pur funcionale, nu elemente care ar putea servi analizei prin indicaii suplimentare despre circulaia 30

informaiei n interior. n realitate, organigramele nu ar trebui s fie privite drept formaliti sau documente fr utilitate, pentru c aceste hri ale organizaiei dezvluie de fapt att tipul de organizaie ct i traseul informaiilor. Structura organizaiei reflect modelul informaional n plan intern, modul n care punctele diverse sunt alimentate prin comunicare formal. Structurile i n consecin reelele de comunicare formal pot fi de mai multe tipuri 13: 1.centralizat
13 idem,

p. 301.

- fie informal, cu un singur nivel ierarhic (structur antreprenorial) - fie formal, cu mai multe nivele ierarhice difereniate dup departamente, zone i produse (structur funcional); 2. Diagrama descentraliza t n funcie de linia de produs sau de aria geografic; (diagrama) Tipuri de structuri manageriale Antreprenorial Funcional Descentralizat n funcie de linia de produs (similar pentru aria geografic : n loc de produsul A este zona X)