DOCUMENTAIA SISTEMULUI DE MANAGEMENT DE MEDIU Sistemul de management trebuie s se supun recomandrii de a nu introduce o documentaie supradimensionat n cadrul organizaiei.

Fr nici un fel de documentaie, de asemenea, organizaia nu poate fi condus. Documente interne ale sistemului Documentele interne ale sistemului sunt stabilite i elaborate de ctre organizaie, pe baza cerinelor exprimate de reglementrile de baz (ISO 14001). Exemple pentru documentele interne ale sistemului: Politica de mediu Manualul de management de mediu (nu este obligatoriu) Proceduri i instruciuni de lucru Organigrama Fiele de post Manualul de management Manualul de Management (Manual de Mediu, Manual de Management de Mediu sau Manualul Organizaiei) conine descrierea sistemului de management (elementele eseniale ale SMM i interaciunea lor). Manualul de management face trimitere la toate documentele i nregistrrile relevante din cadrul sistemului de management. Manualele de management sunt deseori remise, la cerere, prilor interesate (de ex., clienilor). Transmiterea n exterior a manualului este o msur care va duce ia creterea ncrederii n companie. Nu exist, ns, nici o obligaie de a face public acest document. Manualul de management poate conine: Politica de mediu Descrierea elementelor de sistem i a interaciunii acestora Principatele responsabiliti i competene Prezentarea succint a modului de desfurare a activitii Trimiteri la alte documente Manualul de management ofer o imagine de ansamblu asupra celor mai importante principii i linii directoare. El trimite la descrierea proceselor, procedurile i instruciunile de lucru, n care se face descrierea detaliat a modurilor de operare. Procedurile n principiu, ntr-o procedur se descrie cum se procedeaz n realizarea unei anumite aciuni. n procedur se documenteaz modul de organizare a derulrii activitii. Procedurile, ca i instruciunile, se supun unor continue completri i adaptri (a noile dezvoltri care au loc. Dac aceste documente nu sunt revizuite, exist pericolul apariiei discrepanelor ntre descrierea activitii i realitatea concret. Realizarea primei documentaii a modului de derulare a activitii reprezint un efort considerabil. De aceea, descrierea corect a activitii provoac adesea reacii de aprare i respingeri. Este clar, ns, c stabilirea clar a etapelor activitii poate duce la evitarea nenelegerilor, neclaritilor i problemelor de competen. Instruciunile Spre deosebire de proceduri, instruciunile nu reglementeaz succesiunea unor activiti complexe, depind deseori nivelul unui compartiment, ci se limiteaz la a descrie o singur activitate. Instruciunea descrie o activitate care, de obicei, poate fi realizat de ctre o singur persoan, fr a fi n legtur cu celelalte compartimente ale organizaiei. Ca mod de proiectare i documentare, procedurile i instruciunile sunt deseori foarte asemntoare. Structura procedurilor si instruciunilor
1

Structura unui astfel de document trebuie s garanteze dou lucruri: Descrierea fiecrei etape a activitii Conexiunile procedurii cu derularea general a activitii n organizaie Este important ca procedurile/instruciunile s fie discutate cu toate prile implicate, pentru a fi acceptate i a se ine cont de ele. O procedur poate avea urmtoarea structur: a) SCOP: descrierea obiectivului procedurii - la ce servete ea? b) DOMENIUL DE APLICARE: unde este valabil aceast procedur? c) TERMINOLOGIE l ABREVIERI: definirea termenilor i a prescurtrilor d) COMPETENE l RESPONSABILITI: Cine este responsabil pentru ndeplinirea sarcinilor i realizarea aciunilor? e) DESCRIERE: descrierea activitii - text sau diagram flux (Flow Chart) f) CERINE: Sunt precizate cerine speciale referitoare ia calitate, mediu, securitatea muncii n descrierea modului de derulare a activitii? g) INDICAII l OBSERVAII: cteva indicaii importante referitoare la procedur h) TRATAREA NECONFORMITILOR : Cum trebuie acionat cnd apare o abatere de la activitile descrise n procedur? i) NREGISTRRI: Cum sunt documentate rezultatele activitilor descrise n procedur? j) REVIZUIREA: Cine realizeaz revizuirea procedurii? k) DIFUZARE: Cine posed aceast procedur, cui i-a fost difuzat? l) MOTIVUL ELABORRII: capitolul corespunztor din standard m) ANEXE: Listarea anexelor NREGISTRRI Diferenierea document/nregistrare n practic, exist adesea probleme n a diferenia documentele de nregistrri. Diferenele cele mai importante sunt listate n tabelul urmtor. DOCUMENT (,,Specificaie) Stabilete cerinele Stabilete cum trebuie fcut un anumit lucru Poate fi modificat Pot exista mai multe revizii Poate fi reconstituit istoricul modificrilor NREGISTRARE Dovad Documenteaz modul cum s-a realizat ceva Nu poate fi modificat este emis o singur dat Poate fi pstrat ca dovad o perioada mare de timp

nregistrare: document prin care se declar rezultate obinute sau se furnizeaz dovezi ale activitilor realizate Ca exemple pentru documente sunt date n ISO nregistrrile i specificaiile. Documentul" va fi, deci, un termen care acoper specificaiile i nregistrrile. Orice proces descris are prevzute anumite particulariti. Forma scris a acestora se numete document. Documentele trebuie s garanteze folosirea regulilor convenite. De aceea, trebuie s se asigure c documentele sunt disponibile la utilizator n forma actualizat. Sarcinile de difuzare i actualizare sunt asigurate prin controlul documentelor. Exemple de documente: Procedurile i instruciunile Norme de lucru, liste de verificare necompletate Legi, reglementri
2

Exemple de nregistrri: liste de verificare completate rapoarte de mediu protocoale rapoarte de neconformitate obieciile prilor interesate rapoartele de analiz de mediu nregistrrile emisiilor documentele nsoitoare ale deeurilor periculoase certificatele de instruire rapoartele de audit protocoalele privind analiza efectuat de ctre conducere etc. O matrice a nregistrrilor de mediu ofer o imagine a tuturor dovezilor importante, care atest corecta funcionare a sistemului de management de mediu: Ex. nregistrri de mediu: Nr. Categorie 1 2 3 4 5 Documente nsoitoare deeuri nregistrri emisii Rapoarte de audit Manual aprare mpotriva incendiilor Protocol edina conducere Elaborator Responsabil deeuri Laborant Responsabil mediu Responsabil PSI Responsabil mediu Arhivare Loc Durata Arhiv 7 ani Lab. Birou Birou Birou 10 ani 3 ani 10 ani 3 ani

CONTROLUL DOCUMENTELOR Cerinele standardului ISO 14001 Organizaia trebuie s stabileasc i s menin proceduri pentru controlul tuturor documentelor cerute de prezentul Standard Internaional... Alte cerine se refer la asigurarea faptului c documentele sunt disponibile, actuale i valabile la locul de utilizare. Documentele trebuie s fie lizibile (protejate mpotriva distrugerii) i identificabile (codificate, ordonate, datate). Implementare Procedura pentru controlul documentelor cuprinde: Crearea unui sistem ordonat (sistem de numerotare, precizarea reviziilor) Elaborarea, verificarea i avizarea documentelor (Cine este responsabil pentru acestea?) Modul de modificare a documentelor Difuzarea documentelor Retragerea documentelor care nu mai sunt valabile Marcarea i pstrarea documentelor care nu mai sunt valabile (cnd este cazul)
3

Pe lng documentele sistemului, trebuie introduse n procedura de controlul documentelor toate documentele externe aplicabile (legi, reglementri, autorizaii, standarde). Dac informaiile sunt pstrate i pe suport informatic, atunci ele trebuie s fie uor de regsit i protejate mpotriva distrugerii (proceduri pentru protecia datelor). Controlul documentelor prin intermediul sistemului informatic Marcarea i difuzarea documentelor pe hrtie necesit un mare efort organizatoric. De aceea, difuzarea lor are loc, n practic, deseori prin reeaua informatic (Intranet). Pentru aceasta, trebuie asigurat c varianta salvat n reea este actualizat. Alte variante sunt doar copii care nu au valabilitate. n cazul controlului documentelor prin intermediul sistemului informatic trebuie s se in cont de angajaii care au acces la reea. n anumite circumstane, trebuie ca o parte a documentelor s fie difuzat pe hrtie. Oricum, eforturile pentru difuzarea documentelor sunt considerabil reduse n cazul utilizrii reelei informatice. EXEMPLE DE DOCUMENTE ALE SMM n acest capitol, cerinele referitoare (a documente sunt aplicate practic cu ajutorul cerinelor standardului referitor ia prevederi legale i alte cerine". Identificarea prevederilor legale i a altor cerine Identificarea prevederilor legale i a altor cerine este reglementat de o procedur, care arat cine este responsabil i cum se face aceast identificare. n afar de aceasta, trebuie s se in cont de documentarea prevederilor de mediu aplicabile i n alte domenii ale SMM. Modificrile importante ale cadrului legal trebuie transmise celor responsabili. Pentru aceasta contribuie: Mijloacele de raportare de mediu Sistemul informaiilor de mediu Instruirea n continuare, trebuie ca legile, reglementrile i celelalte cerine s fie inute sub control ca orice document. Diferitele reguli pot fi descrise att n manualul de mediu, ct i printr-o procedur. Actualizarea prevederilor legale o Cine? Cum? Ct de des? Comunicarea cerinelor aplicabile: o Mijloace de raportare, sistemul de comunicare a informaiilor Controlul textelor de lege: o Locul originalului, copiilor, controlul documentelor Realizarea instruirii: o Cine este afectat de modificri?

Reguli referitoare la identificarea prevederilor legale Cum poate arta o procedur pentru identificarea prevederilor legale i a altor cerine?
4

Registrul cerinelor legale i al altor cerine ISO 14001 solicit ca prevederile legale i alte cerine s fie identificate i fcute accesibile. De obicei, aceast cerin este pus n practic prin realizarea unui registru al prevederilor legale. Prin acest registru pot fi gestionate i autorizaiile sau alte documente. Registrul prevederilor de mediu trebuie s sprijine transpunerea operativ a cerinelor legale n ntreprindere. O configurare corespunztoare i o adaptare a registrului la responsabilitile existente pot crete uurina utilizrii acestuia.

Marcarea prevederilor legale (Lege, Ordonan, Autorizaie,...) Domeniul juridic: Ex. legislaia apei, a deeurilor Versiunea n vigoare: Ex. data emiterii Competene interne: Responsabili de implementare Difuzare: Locul unde se afl originalul Coninut: Paragrafe aplicabile, obligaiile care reies Control: Conformare/neconformare?

Informaii posibile din registrul prevederilor legale Odat cu colectarea informaiilor, crete i efortul pentru gestionarea i actualizarea acestui registru, trebuind gsit o soluie optim n acest sens. Structur organizatoric i responsabilitate Atribuiile, responsabilitile i competenele trebuie stabilite, descrise i fcute cunoscute, pentru a putea gestiona eficient problemele de mediu. Structur i responsabilitate: Pentru a facilita eficiena managementului de mediu, atribuiile, responsabilitile i autori-tatea trebuie s fie definite, documentate i comunicate n mod explicit se cere numirea unuia sau mai multor reprezentani ai conducerii, care sunt nvestii cu autoritatea de a implementa i menine sistemul de management de mediu. Pentru aceasta, reprezentantul trebuie s se regseasc foarte sus n ierarhia organizaiei. El trebuie s aib o decizie de numire. Dincolo de asta, acest reprezentant trebuie s realizeze raportarea cu privire la SMM, pentru ca acesta s poat fi evaluat i s poat fi stabilite msurile de mbuntire. n standard nu este precizat sub ce form sunt stabilite atribuiile, responsabilitile i autoritatea. n practic, se folosesc frecvent: organigrama fiele de post Organigrama este o form ierarhic de prezentare a unei organizaii. Dac organizaia are o structur foarte plat" (de ex. o coal), organigrama este greu de realizat. n cazul acesta, se poate face o listare a domeniilor de mediu i a persoanelor desemnate pentru acestea (lista responsabililor). Responsabilii din domeniul mediului trebuie s aib responsabilitile descrise n legi, reglementri i autorizaii. Se renun la realizarea descrierii detaliate a atribuiilor acolo unde acestea sunt reglementate prin documente externe.

Fiele de post. La fel ca i n cazul organigramei, nici n cazul fielor de post nu exist o cerin n ISO 14001. Pentru documentarea atribuiilor, responsabilitilor i autoritii funciilor cheie relevante pentru mediu, se folosesc fiele de post. Ca alternativ, este posibil inserarea acestor informaii n proceduri sau n manualul de mediu. Acest lucru poate fi avantajos n special n organizaiile mici, n care documentaia trebuie s fie mult mai puin stufoas. Trebuie evitat descrierea atribuiilor, responsabilitilor i autoritii att n fiele de post, ct i n alte documente. Descrierea dubl duce la apariia n timp a unor reglementri contradictorii. n continuare este prezentat o posibil fi de post: Fi de post Denumirea postului Poziia Subordonare ctre: Sarcini de conducere: nlocuire Lociitor al: Are ca lociitor: Obiectivele postului Sarcini Competene i autoriti Bugetare: Drept de semntur: Cerine pentru deintorul postului

Deintorul postului se oblig s colaboreze activ pentru implementarea sistemului de management de mediu. Politica de mediu a fost comunicat deintorului postului. Data: Semntura superiorului: Semntura de luare la cunotin:

Instruire, contientizare l competen Cerine pentru instruire Cerinele lui ISO 14001 pot fi rezumate astfel: Identificarea necesitilor de instruire Realizarea instruirilor, formarea contiinei de mediu Gestionarea nregistrrilor instruirii Trebuie s se asigure c ntregul personal a crui munc poate avea un impact semnificativ asupra mediului trebuie instruit corespunztor.
6

Organizaia trebuie s stabileasc proceduri pentru ca angajaii si din toate funciile relevante pentru mediu s fie contientizai de: a) Importana conformitii cu politica de mediu, cu procedurile i cerinele sistemului de management de mediu b) Impacturile reale sau posibile asupra mediului ale activitilor lor i de efectele benefice aduse mediului prin mbuntirea performanei lor individuale c) Atribuiile i responsabilitile lor n legtur cu politica de mediu, procedurile i cerinele sistemului de management de mediu d) Consecinele posibile ale abaterilor de la procedurile operaionale specificate. Implementare. Prin instruirea de mediu trebuie asigurat competena participanilor. Realizarea instruirii adecvate diferitelor grupuri int dintr-o ntreprindere este o posibilitate de comunicare de sus n jos a informaiilor i sarcinilor n interiorul ierarhiei ntreprinderii. Instruirile interne sunt adecvate atunci cnd o grup de angajai, provenind din diferite sectoare, ar trebui instruit cu privire la o tematic ce nu ine de munca depus fn mod obinuit, fn orice caz, instruirife trebuie s fie sprijinite prin utilizarea unor materiale de instruire corespunztoare. Astfel de materiale fac posibil, pe de o parte, lecturarea ulterioar de ctre cursani a celor nvate i, pe de alt parte, dovedesc instruirea unui anumit coninut, mai ales n cazul instruirilor obligatorii prevzute de legislaie. Instruiri tipice n cursul implementrii SMM, sunt: Instruirea de baz a tuturor angajailor cu privire la impactul asupra mediului al activitilor desfurate pe un amplasament, politica de mediu i cerinele generate ale SMM Instruiri specifice pe compartimente cu privire la documentaia nou sau modificat (ce se ntmpl n cazul abaterilor de la aceasta?) Instruire special pentru auditorii interni ai SMM Instruire special pentru angajaii de la vnzri Instruiri pentru situaiile de urgen Toate aceste instruiri trebuie repetate i aprofundate n cursul implementrii SMM. Se recomand sau introducerea de instrumente pentru identificarea necesitilor de instruire sau realizarea de instruiri regulate de mprosptare" pentru toi angajaii. Identificarea necesitilor de instruire Posibile instrumente pentru identificarea necesitilor de instruire sunt: chestionarea observarea discuii cu angajaii analizarea ofertelor organizaiilor externe de instruire Necesitile de instruire identificate pot fi gestionate sub forma unui plan de instruire, care nu este ns solicitat de ISO 14001. Instruirile efectuate trebuie documentate prin nregistrri: convocatoare, fie de instruire, fie de evaluare, etc. COMUNICAREA Comunicarea n sistemele de management ntr-un sistem de management trebuie comunicate informaiile necesare pentru conducerea acestuia. n modelele pentru evaluarea performanei de mediu1, n faza de implementare sunt prevzute raportarea i comunicarea rezultatelor.
7

ISO 14001 solicit proceduri pentru comunicarea intern i extern. Pentru comunicarea de mediu trebuie realizate mecanisme pentru raportarea intern i extern asupra activitilor organizaiei i rezultatelor obinute. Comunicarea are urmtoarele scopuri: Prezentarea obligaiilor de protecia mediului ale conducerii de vrf ntrirea contientizrii cu privire la politica, obiectivele, intele i programul de mediu Informarea cu privire la sistemul de management de mediu i performana organizaiei Dovedirea preocuprii organizaiei pentru aspectele de mediu ale activitilor, produselor i serviciilor sale. Punctul de plecare al raportrii de mediu este ntrebarea Cine are nevoie de informaii i de care anume informaii?" . Pentru asta trebuie luate n considerare cerinele prilor interesate interne (conducere, efi compartimente, angajai) i cele ale prilor interesate externe (proprietari, vecini, autoriti,...) Punerea la dispoziie a informaiilor, n funcie de domeniul raportrii (informaii de mediu succinte despre anumite subiecte, pn la rapoarte de mediu sistematizate) servete la motivarea angajailor i la stimularea nelegerii publice i a acceptanei referitor la eforturile organizaiei pentru mbuntirea performanei de mediu. Controlul operaional Este atribuia conducerii unei organizaii s cunoasc activitile cu impact asupra mediului i s stabilesc succesiunea i interaciunea dintre acestea. Cerinele standardului Control operaional Organizaia trebuie s identifice acele operaii i activiti care sunt asociate aspectelor de mediu semnificative Organizaia trebuie s planifice aceste activiti pentru a se asigura c acestea se realizeaz n condiii specificate... Controlul operaional se ocup de procesele care, de obicei, cauzeaz impacturi de mediu. Dei la acest punct nu sunt prea multe precizri, aici este punctul care ofer multe posibiliti pentru mbuntirea performanei de mediu a organizaiei. Standardul precizeaz n continuare cum se pot asigura acele condiii specificate: Proceduri operaionale (documentate) Criterii de operare Proceduri pentru utilizarea bunurilor t serviciilor Proceduri pentru furnizori i contractani

Exemple pentru controlul operaional ISO 14004 enumera urmtoarele proceduri i activiti care pot fi relevante pentru impacturile semnificative de mediu: Cercetare i dezvoltare, proiectare Aprovizionare Realizarea contractrii Manipularea i depozitarea materiilor prime Proceduri de producie i ntreinere Laboratoare Depozitarea produselor Transport
8

Marketing, publicitate Serviciul cu clienii Realizarea i modificarea instalaiilor Decizia privind care operaii i activiti trebuie inute sub control prin proceduri documentate aparine organizaiei. La stabilirea procedurilor necesare trebuie luate n considerare rezultatele identificrii i evalurii aspectelor de mediu. O alt corelaie este fcut la capitolul Monitorizare i msurare".