Sisteme informatice n management

Cap. 1. Bazele teoretice ale proiectrii sistemelor informaionale

1.1. Sistemul informaional i abordarea sistemic n trecut, sistemul informaional era perceput ncepnd cu procedeul administrativ al ntreprinderii, iar informatica se limita la automatizarea acestor proceduri. Activitatea de proiectare a unor aplicaii era n mod necesar deductibil i analitic. Utilitatea informaiei era perceput n funcie de volumul de date i de numrul de aplicaii implementate i exploatate pe loturi. n majoritate, aplicaiile informatice vizau gestiunea materialelor, a mijloacelor fixe, calculul i evidena salariilor, obinerea, livrarea i ncasarea produselor finite. Funcionarea acestor servicii se realiza n mod exclusiv i n timp diferit. Exploatarea integrat era foarte timid, tehnica servea ca pretext pentru limitele de deschidere a sistemelor. n prezent cererile utilizatorilor se diversific, schimbul de informaii cu mediul sunt mai puin previzibile, iar tehnica evolueaz n mod excepional. Interconexiunea sistemului de gestiune, progresul tehnic real, prelucrarea n timp real a tranzaciilor, utilizarea bazelor de date i a reelelor de calculatoare oblig s se trateze n paralel instabilitatea, evoluia i complexitatea ce rezult din ele. Astfel apare evident privilegierea ce vizeaz mai multe soluii n care luarea n considerare a ntregului este preferabil analizei detaliului i n care complexitatea sistemului nu poate fi aplicat dect cu ajutorul unor modele implicate. Gndirea analitic bazat pe funcionalitate ce-

Bazele teoretice ale proiectrii SI

deaz pasul puterii viziunii mai iterative bazate pe modele de comportament nedescoperite de gndirea sistemic. Fr a ti, Pascal a exprimat o prere mprit mai trziu de fondatorii teoriei generale a sistemelor i anume : Ludwig von Bertalanffy, Norbert Wiener, W. R. Ashley, I.W. Forester. Lucrrile lui Bertalanffy au stat la baza teoriei sistemului, concluziile sale au fost dezvoltate de ceilali care au dat un aspect mai dinamic noiunii de sistem. Bertalanffy ia dat seama c studiul compartimentelor unui sistem este insuficient i c analiza relaiilor dintre compartimente i a consecinelor lor ar putea da o explicaie raional a modului de funcionare a ansamblului. Teoria cibernetic definete ansamblul ca un set de elemente intercalate sau ca un ansamblu de elemente aezate ntr-o anumit ordine ntre care exist conexiuni determinate i care se interacioneaz conform unor reguli n vederea realizrii unui obiectiv. Aceast abordare nu este supus unei observaii analitice care este de fapt complementar. Ea ia n considerare caracteristicile de scop, mediu, evoluie, incertitudine, grad de observare. Teoria sistemelor este util pentru a stabili modul de funcionare a entitii i pentru a nelege ce reprezint pentru organizaie tratarea informaiilor. Aceast teorie se aplic att sistemelor naturale (biologice), ct i celor artificiale (organizaiile productive n sensul dat de Simone). Orice sistem este legat de mediul nconjurtor ntr-o anumit structur, funcie de anumite reguli i urmrind un anumit scop. Legturile sistemului cu mediul ambiant sunt de in-

Sisteme informatice n management

trare i ieire. Legturile ntre elementele componente condiioneaz ntregul sistem care mai este condiionat i de mediu. Schematic, Ernest prezint un sistem astfel : mediu intrri restricii ieiri

obiective Un sistem complex este format din subsisteme. Toate subsistemele au la rndul lor caracteristicile unui sistem. O organizaie poate fi privit din punct de vedere sistemic. Dup natura lor, legturile pot fi materiale sau informaionale. Nici un sistem nu se poate gsi izolat, el funcionnd ntotdeauna ntr-un anumit mediu. Descompunerea unui sistem n subsisteme se poate realiza la diferite grade de detaliere. Deci, n particular, putem considera orice firm (ntreprindere, unitate economic, agent economic) drept un sistem ce are ca intrri materiile prime necesare procesului, ca ieiri produsele finite, iar funcionarea va fi definit de regulile i legile proceselor tehnologice i ale conducerii firmei, conform figurii 1.

Bazele teoretice ale proiectrii SI

Resurse: - umane - materiale - echipamente - financiare - informaionale

Atribute manageriale i tehnologice: - planificare - organizare - conducere - control - tehnologie

Ieiri: - Produse, servicii - Profit sau pierdere

INTRRI

PROCESE DE TRANSFORMARE FEEDBACK (bucl invers) INFORMA-

IEIRI

Conine informaii despre: - resurse - starea organizaional

Fig. 1 Organizaia privit din punct de vedere sistemic Peste sistemul organizaional se suprapune unul informaional, conform figurii 2. Sistemul informaional este un ansamblu de fluxuri i circuite informaionale care asigur conexiunea informaional dintre sistemul decizional (de conducere) i cel operaional (condus). Fluxul informaional este compus din informaii strategice, tactice i operative. n cazul oricrui sistem avem intrri i ieiri. Intrrile, n sistemul informaional sunt formate din date interne i externe. Ieirile sunt formate din date asemntoare cu cele externe, ele fiind formate din rapoarte i fiiere necesare conducerii. La acestea se mai adaug o serie de alte date i informaii legate de:

Sisteme informatice n management

INTRRI Date

PROCESE Prelucrri

IEIRI Rapoarte i fiiere

Memorie de date
FEEDBACK (control)

Fig. 2 Componentele de baz ale sistemului informaional reputaia organizaiei, cunotine de reclam, cunotine de marketing, renumele firmei.

Prelucrarea const din sortri, calcule, clasificri precum i aranjri de date. Sunt frecvente cazurile cnd n informatica de afaceri se insist foarte mult pe prelucrare, fr a se insista suficient pe calitatea datelor de intrare, ceea ce, dup cum se va vedea este o grav eroare. O alt eroare frecvent n informatica de afaceri este procesarea hrtiilor. Astfel, managerii ajung foarte repede la una sau mai multe din situaiile: primesc din ce n ce mai multe informaii pe care nu le stpnesc, informaia nu-i croit pentru necesitile lor,

Bazele teoretice ale proiectrii SI

informaia nu este prezentat ntr-o form care s la fie accesibil, informaia nu este livrat la timp.

Este bine cunoscut din literatur faptul c n multe organizaii exist un adevrat rzboi ntre manageri i oficiile de calcul sau departamentele de prelucrare a datelor. Motivele acestui rzboi sunt multiple, principalul fiind ns faptul c oficiile de calcul nu accept s-i piard n general poziiile i monopolul asupra informaiei. Managerii, n urma extinderii PC-urilor, au impresia c-i pot rezolva singuri problemele de prelucrare a datelor. Acest lucru a determinat muli manageri, mai ales cei de nivel mediu, s-i construiasc mici baze de date legate de activitatea lor, baze care sunt de obicei paralele bazelor de date generale ale ntreprinderilor, ceea ce nu este ntotdeauna indicat, deoarece reapar problemele din cazul fiierelor clasice cum ar fi: securitatea, validarea datelor, coerena, redundana, blocaj de date etc., aspecte binecunoscute n teoria bazelor de date. naintea unei astfel de decizii, este foarte important s se studieze i s se ia n considerare sistemul de gestiune a datelor deja existent n societate, pentru a nu perturba activitatea societii. n concluzie putem spune c SISTEMUL INFORMAIONAL este un set de proceduri de colectare, regsire, mani-

pulare i clasificare a informaiilor ca suport a deciziilor, planificrii, coordonrii i controlului.

Prin urmare sistemul informaional este constituit din mijloace, metode i resurse umane prin care se asigur desfurarea activitilor specifice procesului informaional:

Sisteme informatice n management

nregistrarea transmiterea prelucrarea selecionarea pstrarea

informaiilor de orice natur.

Sistemul informaional al unei firme se descompune ntr-o serie de subsisteme corespunztoare funciunilor din firm, subsisteme dintre care amintim: - subsistemul financiar-contabil, - subsistemul de aprovizionare-desfacere, - subsistemul de producie, - subsistemul de personal. Se vor analiza aceste tipuri de subsisteme informaionale n funcie de nivelul de management: relaia dintre nivelul de management i subsistemele informaionale se poate reprezenta ca n tabelul de mai jos:
Top manageri PrevedePreviziuPlan Plan rea bunea vnprofit pe operativ getului zrilor pe termen pe terpe tertermen lung men lung men lung lung Subsisteme informaionale pentru nivelul strategic Analiza Analiza Plan Buget profit / vnzriproducie anual cheltuieli lor Subsisteme informaionale pentru nivelul tactic ContabiPreluControl litate crare / Gestiumicare nea casei pli / urmrire materiale ncasri comenzi Subsisteme informaionale pentru prima linie ContabiFinanciar Vnzri Producie litate Plan resurse umane Analiza selecii / angajri Gestiunea dosare personal Personal

Manageri medii Manageri de prima linie

Bazele teoretice ale proiectrii SI

n ce privete legtura dintre nivelurile cerinelor informaionale i cele de management avem tabelul de mai jos:
Sarcina principal Managerii de vrf Managerii medii Managerii de prima linie Strategic Tactic Operaional Sursa informaional Intern Intern / extern Extern Perioada prevzut Lung Medie Tip de decizii Nestructurate Semistructurate Structurate Nivel de agregare Sumare Detalii medii Detaliate Actualitate Nu sunt curente Destul de recente Foarte recente

Scurt

Concluzii privind abordarea sistemic : 1. orice sistem este un subsistem al unui sistem mai cuprinztor, 2. un sistem nu se poate gsi izolat. El funcioneaz ntr-un mediu predispus s integreze legtura cu sistemul respectiv i s reacioneze ntr-un mod previzibil, 3. descompunerea unui sistem pe subsisteme se face pe diferite grade de detaliere (dup legturile cele mai slabe), iar agregarea se face dup gradul de interconectare a subsistemelor considerate. Se poate vedea de aici c orice sistem poate fi separat n subsistemele sale componente (la rndul lor sisteme) sau poate fi sistematizat -mpreun cu alte sisteme- n sisteme mai mari. Singura condiie, fundamental, este ca att analiza ct i sinteza sistemelor s se fac respectnd pentru fiecare n parte intrrile, struc8

Sisteme informatice n management

tura de transformare i ieirile, aa cum se prezint n figura de mai jos : X Y

G(s)

Studiul sistemelor se face de ctre analistul de sistem care efectueaz analiza de sistem, adic aciunea prin care se descompune un sistem n subsistemele sale componente stabilindu-se legturile (intrri i ieiri) pentru fiecare subsistem n parte, astfel ca sistemul descompus s aib: - aceeai funcionare general ca sistemul iniial (R1); - aceleai intrri X i ieiri Y generale (R2). n analiza sistemelor, descompunerea unui sistem n subsisteme se face pn la un nivel de la care, mai departe, acest lucru nu mai este posibil, sau faptul n sine nu mai este relevant i nici util scopului analizei. Elementele la care ne oprim cu descompunerea sunt eseniale n analiza de sistem i sunt numite sisteme-atomi, sau n literatura de specialitate, cutii negre (black-boxes).
9

Bazele teoretice ale proiectrii SI

4. la un anumit grad de detaliere se poate vorbi de un sistem ca un ansamblu de elemente ntre care nu exist conexiuni, 5. conform teoriei sistemelor obiectivul unui sistem este ntotdeauna ieirea sa; n majoritatea cazurilor scopul este prestabilit, legturile i funciile sale se adapteaz scopului. Xi Ti Yi Zi

Dac notm : Xi intrrile sistemului Yi ieirile sistemului, Atunci se poate calcula transmitana (capacitatea) sistemului cu relaia : Yi T= Xi n cazul unitilor economice raiunea producerii bunurilor/serviciilor este justificat dac T > 1. Unitile economice ca sistem se ncadreaz la uniti elementare n cadrul sistemului economico-social, fiind un sistem cibernetic, parial deschis, autonom, cu finalitate proprie, cu conexiune invers cu puncte decizionale proprii etc. Este dinamic, evolutiv, supus unor nnoiri, mbuntiri i transformri permanente; este integral alctuit dintr-o diversitate de sisteme liniare organizate pe activiti sau funciuni. Pentru a prezenta n mod simplificat un sistem economic ne folosim de o convenie de prezentare care permite descompunerea acestuia n trei subsisteme :

10

Sisteme informatice n management

(a) sistemul operaional (S.O.) (b) sistemul decizional (S.D.) (c) sistemul informaional (S.I.)
SO SI SD

Sistemul operaional (condus) este cel n care se desfoar fenomene i procese, cu rolul de a transforma nite elemente, reprezentate de intrrile n sistem, n produse sau alte rezultate reprezentate de ieirile din sistem. Sistemul decizional (de conducere) are funcia de coordonare a ansamblului de activiti n funcie de obiectivul general i/sau obiectivele derivate. Sistemul informaional are rolul de a evidenia fenomenele i procesele att n cadrul sistemului condus (operaional), ct i n cel de conducere (decizional). Acestea reprezint o descompunere corespunztoare unei convenii creia nu i trebuie dat o interpretare ad literam deoarece ntre cele trei subsisteme exist conexiuni n ambele sensuri. Relaiile dintre subsisteme pot fi reprezentate schematic astfel : SO SD decizii

SI

11

Bazele teoretice ale proiectrii SI

Abordarea sistemic permite nelegerea evoluiei unitilor economice, a cror complexitate este n continu cretere, ea reprezentnd totodat o soluie limitat n ce privete economia sistemului informaional. La nceput necesitatea automatizrii prelucrrii datelor a aprut n sisteme simple i repetitive n care creterea volumului de informaii avea ca i consecin creterea numrului de personal. Datorit acestui fapt costul informaticii corespundea unei investiii ce era finanat de economia de personal. Trebuie avut n vedere c astzi bugetele informatice sunt supuse acelorai reguli de investiii. Pe de alt parte tendina unor conductori de a automatiza totul i-a determinat pe unii s automatizeze anumite servicii ntr-un moment nepotrivit. Astfel apare necesitatea punerii n practic a unor tehnici de analiza valorii care s permit o mai bun selecie, asigurnd optimizarea resurselor utilizate pentru obinerea acestora. Aceast abordare ptrunde n domeniul terial i se refer i la informatic. Analiza valorii poate fi definit ca un efort organizat combinat cu un ansamblu de tehnologii i munca n echip pentru a crea produse, procedee i sisteme mai funcionale. Analiza valorii aplicat n activitatea de proiectare i analiz a sistemelor informaionale trebuie s conduc la obinerea unor soluii care s nu mai fie copia unor proceduri automate. Analiza sistemic combinat cu analiza valorii pune la dispoziie un mod de gndire adaptat sistemelor evolutive i furnizeaz o serie de reflecii cum ar fi : considerarea unui obiectiv de studiu ca sistem, privilegind scopul acestuia,

12

Sisteme informatice n management

relevarea relaiilor ntre tot i compartimentele sale, ceea ce este preferabil pentru realizrile dinamice ale lumii informaionale, favorizarea informaiilor care permit dezvoltarea sistemului, ateptarea ca logicile s fie complementare impun gsirea unui mod de atingere a obiectivelor generale i particulare.

1.2. Sistemul informaional definiie, funcii, structur Cu toate c tehnologiile informaionale au o evoluie impresionant, teoria sistemelor informaionale precum i metodologia de introducere a tehnologiilor informaionale n ntreprinderi au rmas mult n urm (inclusiv soft-ul de baz). G.B. Davis a dezvoltat cercetarea asupra conceperii informatizrii automatizate. Definiia lui Davis: un sistem informatic de gestiune (SIG) este un sistem o main care procur informaiile necesare operaiilor managementului i funciilor de decizie. Sistemul utilizeaz calcule i programe, comunic date, modele de management i o baz de date. Structura sistemelor este fundamentat nu numai pe tehnologii, dar i pe sistemul de organizare a informaiilor i luarea deciziilor de ctre indivizi din organizaie. Dicionarul de informatic : un ansamblu de circuite i fluxuri informaionale organizate ntr-o concepie unitar. Faur i Marinescu : prin SIG nelegem un ansamblu organizat i integrat de date i informaii, precum i proceduri i mijloace pentru colectarea i transmiterea acestora.

13

Bazele teoretice ale proiectrii SI

Boldea : sistemul informaional este un ansamblu organizat de resurse materiale, personal, date, mijloace i proceduri de culegere, memorare i comunicare a informaiilor sub diferite forme (date, sunete, texte, imagini), precum i circuitele informaiilor utilizate. Structura i funciile sistemului informaional Structura:
Sistemul informaional

Funciile:

Date Informaii (fluxuri) Proceduri (programe) Personal Tehnologii

Culegere Stocare Prelucrare Comunicare

1.2.1. Datele i informaiile a. Datele Datele sunt simboluri care caracterizeaz starea unui fenomen sau proces la un moment dat sau poate defini un obiect al lumii reale. Ele sunt generate de ctre sistemul operaional sau n cadrul sistemului operaional i sunt percepute fie de om, fie de un echipament de culegere i nregistrare a acestora. Datele au o valoare relativ pentru receptor. n msura n care aceste date nu este obligatoriu s fie utilizate de ctre cei care observ lumea real n mod direct, corespondena dintre lumea real i simbolurile deinute, devine esenial. Exist un risc ca simbolurile obinute s nu re14

Sisteme informatice n management

flecte toat lumea real, acest lucru putnd avea consecine grave n interpretarea lor. Pentru un anumit receptor, data culeas i nregistrat are o relevan ce este n funcie de nivelul de autoritate al receptorului. n cadrul unei entiti, pentru un alt receptor de pe alt nivel ierarhic aceiai dat este nerelevant sau nepertinent. Exemplu : cantitatea de material consumat ntr-o anumit secie are o anumit relevan pentru maistrul din secia respectiv care poate avea o imagine asupra consumului din materialul respectiv, dac acesta se ncadreaz n normele stabilite, dac are calitatea corespunztoare i el poate decide dac mai trebuie s scoat de la magazie o anumit cantitate, s returneze la magazie o anumit cantitate sau s foloseasc nlocuitori pentru materialul respectiv. Aceeai dat pentru un manager sau o alt persoan din apropierea acestuia, poate s nu aib nici o valoare relevant. Pentru acesta toate datele privind consumul de materiale din ntreprindere trebuie centralizate pe locuri de costuri, pe purttori de costuri astfel nct acesta s poat decide asupra ntregului consum de materiale. Deci datele pentru a deveni relevante trebuie s intre ntr-un proces de prelucrare, analiz i interpretare n vederea transformrii lor n informaii. b. Informaiile n 1962, Filipe Dreiffus a creat un neologism n limba francez prin contopirea a doi termeni ; information i automatique crend noiunea de informatic. Informatica este tiina prelucrrii automate i raionale a informaiilor ca suport al telecomunicaiilor.

15

Bazele teoretice ale proiectrii SI

Noiunea de informaie se gsete n toate domeniile legate de informatic, i anume : tratarea informaiilor, sistem informaional, circuit informaional, tehnologii informaionale etc., folosirea termenului este foarte rspndit, dar cu o doz mare de ambiguitate. Definiia conceptului de informaie nu este uoar : Academia francez folosete o definiie autoreferenial prin folosirea a doi termeni : aciunea de a informa astfel nct aciunea de a se informa. Un studiu sumar confirm aceast definiie. I. Arsac n lucrarea Informatica definete aceast noiune astfel informatica este o formul scris susceptibil de a aduce cunotine. Link i Pezck consider informaia un termen ambiguu ce definete n acelai timp un element de cunoatere (o dat) precum i relaiile dintre date. Informaia este imaginea obiectelor i faptelor reprezentate ce contribuie la confirmarea ideilor utilizate despre aceasta. Ea aduce o cunotin pe care destinatarul nu o posed i nici nu o poate prevedea. Informaia reprezint datele transformate sub form semnificativ pentru receptor cu o valoare real pentru decizia i aciunea acestora. Cnd este aplicat unui scop util, informaia devine cunotin; datorit acestui aspect unii autori consider informaia o cunotin stocat. Informaia i cunotina sunt dou noiuni redundante ntre care exist o diferen prin raportarea noiunii la temporali-

16

Sisteme informatice n management

tate : informaia este o activitate, cunoaterea este o stare ce rezult din transmiterea informaiei. Se poate considera c informaia este un produs rezultat din procesul de prelucrare, analiz i interpretare a rezultatului destinat satisfacerii informaionale a sistemului decizional. Caracteristicile specifice ale informaiei : ) informaia este uman, ea nu exist dect prin intermediul observaiilor oamenilor, ) informaia are o valoare relativ : pentru o anumit persoan are o valoare deosebit, iar pentru alta este nesemnificativ, ) informaia este stocat ntr-un purttor tehnic de informaie, reprezentnd o resurs reutilizabil. O informaie odat utilizat nu-i pierde valoarea, de multe ori dobndete o valoare mai mare (valoare adugat), dat fiind faptul c cu ct este mai utilizat devine mai credibil. ) informaia este difuz, adic are tendina de rspndire. Multiplicarea informaiei nu diminueaz ns valoarea acesteia. ) informaia are valoare volatil n sensul c ntrebuinarea ei este strict legat de timp. Informaia este din ce n ce mai important pentru performanele economice ale ntreprinderii din urmtoarele considerente : 1. informaia este un factor de producie, ea fiind important pentru activitatea de concepere i lansare pe pia a produselor finite cu valoare adugat forte. Pentru explicarea acestei caracteristici se poate utiliza conceptul de densitate a unui produs, potrivit c-

17

Bazele teoretice ale proiectrii SI

ruia cu ct un produs are o mai bun valoare adugat, cu att al are nevoie de mai multe informaii. 2. informaia este un factor de sinergie. Acest argument se bazeaz pe constatarea c o ntreprindere ce are n structura sa uniti performante poate realiza pe ansamblu o activitate mai puin performant. Explicaia acestei stri de fapt se bazeaz pe dou remarci : a. performana global este condiionat de punctele sale cele mai slabe. Asupra acestor puncte, conducerea trebuie s-i concentreze toat atenia i s ia msuri chiar investiionale pentru a le aduce la nivelul celorlalte componente performante. b. Performana este condiionat de calitatea legturilor i relaiilor ntre unitile care o constituie. Fiecare unitate a structurii productive poate fi excelent, dar relaiile i coordonarea ntre ele pot fi att de slabe nct ntreprinderea s fie perceput n ansamblu ca neperformant. 3. poate fi privit ca factor determinant al comportamentului indivizilor. Informaiile din mediul social au ca raiune de existen influenarea comportamentului indivizilor sau grupurilor att n ntreprindere ct i n afara acesteia. n cadrul ntreprinderii informaia are ca obiectiv influenarea comportamentului membrilor ntreprinderii pentru ca acetia s se conformeze obiectivelor desemnate. n exteriorul ntreprinderii, informaia are ca obiectiv influenarea n sens favorabil a comportamentului partenerilor (furnizori, clieni, instituii publice).

18

Sisteme informatice n management

4. informaia este o surs de decizie. Ea are valoare dac : a. contribuie la reducerea incertitudinii privind viitorul, b. permite efectuarea unor calcule de probabiliti, c. este susceptibil de a influena efectiv deciziile adoptate, d. contribuie sensibil la modificarea consecinelor unor decizii. Clasificarea informaiilor : a. din punct de vedere al modului de exprimare : analogice numerice nenumerice a. din punct de vedere al naturii simbolurilor utilizate : alfabetice numerice alfa-numerice grafice ideografice (semne de circulaie, iconiele din Word, ). b. Din punct de vedere al formei de stocare pe purttorul tehnic : analogice (mesaje, sunete, imagini) digitale c. Din punct de vedere al modului de generare : interne (generate de sistem) externe (generate de exteriorul sistemului) d. din punct de vedere al gradului de prelucrare :

19

Bazele teoretice ale proiectrii SI

elementare (utilizate n special n conducerea operativ sau curent) complexe e. din punct de vedere al momentului desfurrii fenomenului sau procesului : curente/operative, obinute n momentul desfurrii fenomenului, cu un grad aproximativ de precizie, utile pentru dirijarea din mers a procesului. istorice/postoperative, obinute dup desfurarea fenomenului, cu un grad mare de precizie, utile pentru analiza modului de desfurare a activitii, pentru stabilirea neajunsurilor i pentru luarea msurilor de corectare a acestor neajunsuri, previzionale, care se refer la activiti ce nu au avut loc, dar au o mare importan pentru conducerea strategic a activitii (studiul pieei) f. din punct de vedere al utilitii : utile, susceptibile de a fi utilizate, inutile.

c. Fluxurile informaionale Fluxurile informaionale reprezint cantitatea de informaii care parcurge un anumit circuit informaional. n cadrul unei ntreprinderi se disting trei mari fluxuri informaionale : fluxuri produse i utilizate de ntreprindere, fluxuri informaionale produse n exterior i utilizate de ntreprindere, fluxuri informaionale produse n ntreprindere i destinate exteriorului. Fiecare flux conine dou tipuri principale de informaii :

20

Sisteme informatice n management

informaii de convieuire, care permit convieuirea ntreprinderii n relaii cu alte ntreprinderi i care pot influena comportamentul acesteia; n cadrul ntreprinderii ele sunt vitale pentru nsi existena ei. informaii de activitate, care sunt indispensabile exercitrii funciunii ntreprinderii.

Att n interiorul ct i n exteriorul ntreprinderii, fluxurile informaionale pot fi grupate n dou categorii : fluxuri verticale, care la rndul lor se mpart n dou categorii : ascendente, descendente; fluxuri orizontale. 1. fluxuri n interiorul ntreprinderii Fluxurile verticale descendente pornesc de la nivelul superior ctre operaioniti, putnd trece dup caz prin trepte intermediare de conducere asigurnd o legtur permanent ntre sistemul decizional i cel operaional. Fluxurile verticale ascendente parcurg n sens invers structura organizatoric, n cadrul lor volumul, structura i gradul de sintetizare sunt direct proporionale cu nivelul de conducere cruia i sunt destinate. Fluxurile orizontale permit schimbul de informaii ntre diferite componente conjugale ale ntreprinderii situate pe acelai nivel ierarhic.

21

Bazele teoretice ale proiectrii SI

2. fluxuri n exteriorul ntreprinderii Fluxurile verticale ascendente i descendente apar ntre ntreprindere i eventualele organisme superioare acesteia (ministere, consorii) i/sau inferioare (subuniti). Fluxurile orizontale cuprind schimbul de informaii ntre ntreprindere i parteneri (clieni, furnizori, instituii bancare, publice etc.). d. Circuitul informaional Circuitul informaional reprezint totalitatea punctelor, locurilor sau compartimentelor prin care trec informaiile din momentul generrii lor sau intrrii lor n unitate, pn n momentul ieirii sau arhivrii lor. Circuitul informaional reprezint drumul parcurs de informaii n cadrul unei uniti. e. Noile tehnologii informaionale Mijloacele de culegere, stocare, prelucrare i transmitere a informaiilor au cunoscut un proces permanent de dezvoltare ajungndu-se la aa numitele sisteme informatice. Sistemul informatic este un ansamblu de mijloace i metode de culegere, stocare, prelucrare i transmitere a informaiilor. El este parte component a sistemului informaional. Utilizarea calculatorului pentru dezvoltarea unei lucrri constituie o aplicaie informatic. Un sistem informatic poate cuprinde una sau mai multe aplicaii informatice. Se vehiculeaz n prezent tot mai mult ideea unor sisteme informatice integrate, care s asigure prelucrarea unic a fiecrei informaii i difuzarea lor tuturor aplicaiilor solicitante.

22

Sisteme informatice n management

Aceast integrare se poate realiza pe mai multe ci : crearea unei baze informatice comune, actualizat n mod unitar i utilizat n toate aplicaiile, transmiterea informaiilor ntre aplicaii sub forma unor interfee. Producia informatic cuprinde dou mari domenii : proiectarea i realizarea aplicaiilor informatice mai mult sau mai puin integrate, prelucrarea efectiv a datelor n cadrul sistemelor informatice sub forma unor servicii. Producia informatic s-a diversificat foarte mult crend noi domenii ca : informatica industrial, care se ocup cu conducerea proceselor tehnologice, informatica pentru conducere (sistemele SIAD sisteme interactive de asistare a deciziilor, EIS sisteme expert), informatica de gestiune, birotica, informatica medical, proiectarea asistat (CAD : AutoCAD, ) 1.2.2. Funciile sistemului informaional 1. Funcia de nregistrare n cadrul acestei funcii, datele generate n cadrul sistemului operaional sunt recepionate i nregistrate pe un purttor tehnic. Recepionarea poate fi fcut de factorul uman, dar
23

Bazele teoretice ale proiectrii SI

i de echipamente speciale. n viitor, utilizarea acestor echipamente devine foarte important deoarece ele contribuie la creterea vitezei de nregistrare i la creterea corectitudinii nregistrrii. n cadrul echipamentelor speciale pot fi folosite diferite contoare, debitmetre, cititoare magnetice i scanere. 2. Funcia de stocare n cadrul acestei funciuni se asigur memorarea datelor pe purttori de mare capacitate, actualizarea permanent a acestor date, gestionarea lor n cadrul bazelor de date i asigurarea accesului tuturor utilizatorilor la ele. Existena unor purttori tehnici de foarte mare capacitate permite entitilor s-i creeze baze de date complete, care s le asigure o prelucrare integrat a acestora. 3. Funcia de prelucrare Realizarea operaiunilor aritmetice i logice asupra datelor n vederea transformrii lor n informaii necesare sistemului decizional formeaz funcia de prelucrare. 4. Funcia de comunicare Este funciunea n cadrul creia se realizeaz transmiterea ntre diveri utilizatori situai n locuri geografice diferite att a datelor ct i a informaiilor. Realizrile deosebite din domeniul comunicaiilor au fcut posibil ca aceast funciune s permit o prelucrare n timp real a datelor din diferite zone geografice ( prin cablul reelelor sau prin satelit). Transmiterea prin cablurile reelelor cuprind preocupri privind securitatea datelor.

24

Sisteme informatice n management

1.3. Metodologii de realizare i proiectare a sistemelor informaionale 1.3.1. Necesitatea metodologiilor de realizare i proiectare Trecerea de la prelucrarea tradiional a datelor la prelucrarea cu mijloace automate este o activitate complex care consum mult timp, multe resurse i implic un numr mare de persoane. Cuprinderea n aceast activitate a tuturor componentelor, identificarea legturilor dintre aceste componente precum i implicaiile pe care le presupune realizarea unui nou sistem se pot realiza doar dac sunt respectate anumite reguli, un anumit mod de lucru, o anumit succesiune a fazelor de lucru. Metodologia este un ansamblu de procedee, tehnici i reguli de cunoatere a sistemului informaional existent i de transformare a lui ntr-un sistem informatic. Necesitatea unei metodologii este susinut de urmtoarele argumente : cuprinderea n analiza i proiectarea tuturor componentelor i lucrrilor corespunztoare activitii supuse studiului, existena unei metodologii presupune un anumit ansamblu de documente care, respectate, determin un anumit mod de realizare a activitii de analiz-proiectare, existena unei formularistici unice permite folosirea mai multor persoane de la o etap la alta,

25

Bazele teoretice ale proiectrii SI

creeaz un limbaj unic de dialog ntre persoanele ocupate cu analiza i proiectarea sistemului informaional, precum i ntre acestea i restul personalului din unitate, faciliteaz colaborarea dintre colective diferite din uniti diferite, permite prelucrarea i adaptarea cu uurin a unor lucrri deja existente n funciune la alte uniti. Evoluia noilor tehnologii informaionale a determinat ntr-o oarecare msur i evoluia metodologiilor de realizare a sistemelor informaionale. Cu toate acestea, metodologiile de proiectare i de realizare a sistemelor informaionale, precum i softul general i cel aferent sunt rmase mult n urma metodologiilor informaionale, motiv pentru care se impune o atenie deosebit acestui domeniu i realizarea unor metodologii de proiectare asistat de calculator a sistemelor informaionale. 1.3.2. Clasificarea metodologiilor de proiectare a sistemelor informaionale Metodologiilor de proiectare a sistemelor informaionale se pot clasifica dup cum urmeaz : A. din punct de vedere al modului de abordare a lucrrii : metodologii de realizare pe msur (pas cu pas), metodologii de realizare n serie. a. Metodologii de realizare pe msur Pentru realizarea proiectrii, conform acestei metodologii se parcurg urmtorii pai :

26

Sisteme informatice n management

a.1. se abordeaz o component a sistemului informaional, care este analizat, identificndu-se anomaliile n funcionarea normal a acesteia, stabilindu-se necesitile i oportunitatea proiectrii unui nou sistem pentru aceast component, a.2. proiectarea noului sistem, vizndu-se perfecionarea sistemului de indicatori, a circuitelor i fluxurilor informaionale, a ansamblului de documente i elaborarea unor proceduri informatice de prelucrare a datelor, a.3. implementarea aplicaiei informatice proiectate. n continuare se trece la o alt component, parcurgndu-se aceiai pai. Aceast nou component poate s fie din imediata aproximitate a primeia, cu legturi informaionale de schimb de date cu prima sau poate fi total independent de aceasta. Dac a doua component este n legtur cu prima, dup proiectare i implementare se urmrete dac cele dou componente funcioneaz bine mpreun. Dac funcionarea nu este armonioas se revine la prima component i se fac modificrile necesare pentru buna funcionare mpreun a celor dou componente. Se continu astfel i cu celelalte componente ale sistemului informaional, pn cnd toate sunt proiectate, urmrindu-se pe ct posibil ca ele s funcioneze n cadrul unui sistem integrat. Avantajele acestor metodologii : au o aplicabilitate relativ uoar, sunt aplicabile cu numr restrns de specialiti, se pot aplica i n condiiile unor resurse limitate temporar. Dezavantajele acestor metodologii :

27

Bazele teoretice ale proiectrii SI

timp ndelungat pentru perfecionarea ntregului sistem informaional, costuri tot mai mari datorit deselor reveniri, realizarea cu greutate sau imposibilitatea integrrii aplicaiilor ntr-un sistem unitar. b. Metodologii de realizare n serie Pentru abordarea unei activiti de la o unitate se analizeaz i se proiecteaz o aplicaie informatic, dar care s nu in seama numai de particularitile din unitatea respectiv, ci i de particularitile din alte uniti. Practic se construiete o unitate imaginar care colecteaz ct mai multe particulariti ale sistemului informaional. Se creeaz astfel posibilitatea utilizrii unor aplicaii informatice n ct mai multe uniti posibile. Avantaje : produsul informatic poate fi uor adaptat la mai multe uniti, cost mai puin, posibilitatea recuperrii unei pri din cheltuielile efectuate Dezavantaj : dificil de realizat n practic. B. din punct de vedere al scopului propus : metodologii ameliorative, metodologii constructive, metodologii speciale.

28

Sisteme informatice n management

a. Metodologii ameliorative Metodologiile ameliorative vizeaz perfecionarea sistemului informaional fr ca s se schimbe tehnologiile de prelucrare. Obiective : c perfecionarea sistemului de indicatori, indicatori care sunt impui de legislaie (apare o nou lege), fie de cercetare tiinific n domeniu, fie de necesitile sistemului decizional, d perfecionarea algoritmilor de calcul i a condiiilor de aplicare a acestora, e perfecionarea purttorilor tehnici (ansamblul de documente pe care sunt consemnate datele i informaiile), f reducerea cheltuielilor cu ntreinerea i funcionarea sistemului prin reducerea ansamblului de documente, prin contopirea unor documente sau a elementelor unor documente ntr-unul singur, g perfecionarea fluxului informaional ntre diferitele compartimente i locuri de munc, h perfecionarea circuitelor informaionale prin eliminarea circuitelor inutile. Avantaje : se obin rezultate bune cu un consum redus sau limitat de resurse, fr investiii substaniale. Dezavantaje : performanele noului sistem sunt totui limitate, avnd n vedere faptul c mijloacele de culegere,

29

Bazele teoretice ale proiectrii SI

prelucrare i transmitere nu sunt nlocuite cu altele mai performante. b. Metodologii constructive Metodologiile constructive urmresc proiectarea sau reproiectarea sistemului informaional punnd la baz metode i tehnici noi de culegere, prelucrare i transmitere a datelor, rezultnd asfel un nou sistem informaional. Se urmrete att schimbarea operatorilor (nlocuirea muncii omului cu a calculatorului), ct i ncadrarea acestor tehnici ntr-un sistem unitar. Acest sistem unitar reprezint un sistem integrat de preluare sau un sistem informatic de prelucrare integral. c. Metodologii speciale n cadrul acestora, operatorul principal este calculatorul electronic. n cadrul acestor metodologii, cunoscndu-se anumite date despre sistemul actual, cu ajutorul unui software specializat se proiecteaz n mod automat un nou sistem. Etapele parcurse sunt urmtoarele : c culegerea informaiilor referitoare la sistemul existent privind locurile de munc, compartimentele unde se efectueaz prelucrarea, sursele datelor ce intr n procesul de prelucrare (interne i externe), precum i identificarea coninutului procesului de prelucrare, algoritmilor de calcul, documentelor de intrare, situaiilor de ieire, etc. Analistul va preciza i persoana implicat n fiecare loc de prelucrare, precum i sarcinile acestuia. d se introduc datele n calculator sub form codificat i cu anumite restricii de sintax. Pe baza unui soft

30

Sisteme informatice n management

specializat se obine un model de sistem informaional automatizat cu urmtoarele componente : documentele folosite n sistem, coninutul documentelor, circuitul documentelor, algoritmii utilizai, listele finale, situaii, rapoarte, etc. Proiectantul are responsabilitatea s vad aceste componente i modul lor de funcionare, iar dac este cazul, pe baza datelor iniiale i a unor cerine suplimentare, va putea obine o alt variant a sistemului informaional automatizat. Acest lucru se poate repeta pn la obinerea variantei dorite de utilizator. Avantaje : reducerea duratei de proiectare, reducerea costurilor prin utilizarea tehnicii de calcul, posibilitatea alegerii variantei dorite din mai multe obinute Metodologii folosite : PITCOTTE, SOAP, ADS, etc. C. din punct de vedere al fazelor de abordare i elaborare a proiectului : metodologii bazate pe principiul intrri-ieiri, metodologii bazate pe principiul ieiri-intrri, metodologii pe compartimente, metodologii pe funciuni, metodologii pe activiti,
31

Bazele teoretice ale proiectrii SI

metodologii de abordare descendente, metodologii de abordare ascendente. a. metodologii bazate pe principiul intrri-ieiri Analiza sistemului informaional existent pornete de la ansamblul datelor de intrare i a purttorilor tehnici a acestora, utilizate ca intrri n sistem. Pornind de la aceste date se nainteaz pe traseul parcurs de documente, efectundu-se i operaiile de prelucrare asupra datelor ce formeaz intrri n sistem. Se construiete apoi baza informaional pe baza acestor date, urmnd ca n final, prin proiectarea unor proceduri automate s se obin situaiile i rapoartele de ieiri dorite. Avantaje : se proiecteaz o baz informaional complet ce conine date care nu toate sunt strict necesare obinerii situaiilor de ieire, aceast baz complet furnizeaz datele necesare obinerii acestora. Dezavantaje : necesitatea existenei n componena echipei de analiz-proiectare i a unor specialiti cu o vedere de ansamblu asupra noului sistem nc din faza de investigare, durata lung de proiectare i costuri mari b. metodologii bazate pe principiul ieiri-intrri Echipa de analiz proiectare pornete de la ansamblul listelor, situaiilor, rapoartelor de ieire solicitate de sistemul decizional sau impuse de legislaie. n continuare se merge pas cu pas, identificndu-se datele de intrare necesare obi-

32

Sisteme informatice n management

nerii situaiilor de ieire, algoritmii de calcul precum i procedurile de prelucrare necesare obinerii situaiilor finale. n final se vor reproiecta documentele de intrare, adaptndu-se necesitilor noului sistem. Avantaje : costurile i durata sunt reduse, este cea mai indicat metodologie pentru nceptori, chiar pentru specialiti Dezavantaje : baza informaional proiectat este mai puin complet, iar apariia de noi solicitri n situaiile de ieire va determina modificri ale coninutului bazei, modificri ce implic anumite costuri. c. metodologii pe funciuni Acest tip de metodologii au dat rezultate bune n analiza global a ntreprinderii. Metodologia presupune gruparea activitilor pe funciuni i proiectarea unor sisteme informaionale automatizate pentru fiecare funciune n parte (producie, personal, cercetare-dezvoltare, financiar-contabil, comercial). n final, echipa de analiz-proiectare ncearc reconstituirea sistemului informaional al ntregii entiti prin funcionarea mpreun a celor cinci subsisteme proiectate pe fiecare funciune. Dezavantaje : dificultatea gruprii pe funciuni i a integrrii ulterioare n sistem.

33

Bazele teoretice ale proiectrii SI

d. metodologii pe compartimente Aceast categorie de metodologii este similar cu cea precedent cu deosebirea c gruparea activitilor se face n acest caz pe compartimente. Proiectarea noului sistem se realizeaz n acest caz prin proiectarea sistemului informaional automatizat pe fiecare compartiment n parte. Dificultile apar n legtur cu gruparea activitilor pe compartimente i cu integrarea aplicaiilor ntr-un tot unitar. e. metodologii pe activiti Sunt metodologii relativ noi, create pe fondul dezvoltrii tiinelor de gestiune aplicate pe activiti, managementul pe activiti, calculaia costurilor pe activiti). Metodologia presupune identificarea acelor activiti complexe, cu finalitate de sine stttoare care pot s fie segmentate i distribuite unor responsabili. Proiectarea subsistemelor informaionale se face pe fiecare activitate n parte, iar unificarea acestor subsisteme este uoar datorit faptului c activitile unificate au puncte de convergen. f. metodologii de abordare descendent (top-down) Proiectarea sistemelor informaionale de mare complexitate implic descompunerea ierarhic a acestora prin modularizare. Modularizarea const n descompunerea unui sistem complex pe nivele ierarhice pn la module sau elemente simple i relativ independente. Metoda const ntr-o analiz i detaliere succesiv pn la nivelul funciunilor elementare determinnd astfel arborele structurii sistemului.

34

Sisteme informatice n management

O cerin a aplicrii metodei este ca sistemul s fie format din elemente relativ independente, asociate dup o lege de structur. Obiectivul principal const n realizarea modularizrii sistemului de sus n jos. Obiectivul specific const n crearea posibilitii de realizare n paralel a componentelor sistemului precum i eliminarea neconcordanelor din cadrul sistemului. Metoda are la baz principiile abordrii sistemice i ale modularizrii. Modulele rezultate se afl n interaciune, funcionarea unora producnd modificri n altele i invers. Sistemul informaional proiectat astfel este structurat funcional, dar rmne totui ntreg. Caracteristicile sale de comportament sunt proprii sistemului luat n ansamblul su. Aceast metod permite : descrierea sistemului n mod riguros, sistemic identificarea interferenelor identificarea facil a oricrui modul n vederea proiectrii, testrii, ntreinerii i dezvoltrii lui descompunerea pe module, submodule ale sistemului permite segmentarea, stabilirea responsabililor la module superioare care s asigure legturile ntre modulele inferioare, realizarea cu uurin a unor modificri n module, fr s fie afectat ntregul sistem informaional etc. g. metodologii de abordare ascendent (bottom-up) Metodologia const n agregarea modulelor de jos n sus, punndu-se n eviden legturile dintre ele, pn se ajunge

35

Bazele teoretice ale proiectrii SI

la un sistem unitar; conceptele care stau la baza metodologiei sunt aproximativ aceleai ca la metodologia precedent. Regulile care trebuie respectate n aplicarea acestei metodologii sunt : nivelul de abordare iniial este nivelul la care se afl modulele terminale, agregarea se face de jos n sus, cnd se obine un modul integrat se realizeaz i integrarea modulelor de la nivelul inferior acestuia, agregarea se consider terminat cnd se obine un singur rnd. Aceast metodologie este util deoarece permite construirea sistemelor informaionale integrate. Ea se folosete i pentru verificarea corectitudinii funcionrii sistemului n legtur cu alte sisteme. Pentru mbuntirea performanelor, n practic se utilizeaz n acelai timp abordrile ascendente i descendente, fie ascendent-descendent, fie descendent-ascendent. h. metodologia MERISE Aceast metodologie privete sistemul informaional fie ca un obiect natural, fie ca unul artificial. Obiectul natural reflect activitatea de colectare, memorare, preluare i comunicare a datelor i informaiilor aa cum sunt ele n realitate. Obiectul artificial reflect activitile automate create de om pentru a fi realizate pe calculator. Proiectarea sistemului informaional const n analiza entitii i a sistemului informaional al acesteia, vzut ca un obiect natural precum i proiectarea unui obiect artificial cu

36

Sisteme informatice n management

scopul reprezentrii acestei entiti i a creterii performanei ei. Etapele metodologie MERISE : c elaborarea schemei directoare : se stabilete legtura ntre obiectivele strategice ale entitii i obiectivele informatice, se va realiza o formalizare global a sistemului existent. Obiectivele urmrite n cadrul acestei etape sunt : definirea domeniilor i arhitecturii acestora, planificarea dezvoltrii fiecrui domeniu, planificarea aplicaiilor ce trebuie realizate, strategia resurselor umane, strategia resurselor hard, strategia resurselor soft, strategia punerii n funciune a sistemului. d studiul preliminar nainte de a lansa procesul de informatizare, echipa de analiz-proiectare s se asigure c acesta va funciona i c poate fi realizat cu resursele puse la dispoziie. e studiul de detaliu se obine dosarul cu specificaiile de funcionare pn la nivelul de detaliu. Se ine seama de modul de funcionare prevzut, echipa ce va utiliza sistemul i de posibilitile de lansare a sistemului. Sunt puse n eviden urmtoarele : evenimentele de prelucrare, sarcinile elementare de prelucrare, datele necesare prelucrrii, rezultatele ce vor fi obinute, diagrama de nlnuire a ecranelor, sarcinile operatorilor pentru intro-

37

Bazele teoretice ale proiectrii SI

f g h i

ducerea datelor, controalele efectuate pentru validarea datelor. studiul tehnic cuprinde descrierea logic i fizic a organizrii datelor, descrierea arhitecturii prelucrrii. realizarea programelor se scriu programele n limbajul ales de echipa de proiectare. implementarea presupune pregtirea lansrii, punerea n lucru, lansarea i recepia aplicaiei. meninerea n funciune presupune studiul impactului, analiza adaptrii, realizarea adaptrii, efectuarea unor modificri pentru creterea performanelor, recepia modificrilor. 1.4. Mijloace de investigare a sistemului informaional existent

Aplicarea n practic a oricrei metodologii de analiz, proiectare i realizare a sistemului informaional presupune existena unui fond de informaii relevante despre sistemul existent care s permit cunoaterea detaliat a tuturor componentelor sistemului informaional, a legturilor dintre aceste componente, a funcionrii fiecrei componente care n final s permit stabilirea cerinelor pentru noul sistem. 1.4.1. Studiul legislaiei Orice activitate socio-uman se desfoar ntr-un cadru legislativ. Trecerea de la prelucrarea manual la cea automat nu nltur respectarea prevederilor legale. Echipa de analiz-prelucrare trebuie s studieze i s cunoasc toate actele normative aplicate n domeniul de activitate, ncepnd

38

Sisteme informatice n management

cu legile, hotrrile de guvern, instruciuni de aplicare, decizii ale Consiliilor Locale, hotrri AGA, ordine, decizii, etc. Aplicarea procedeului este util pentru cunoaterea i identificarea modului de executare a operaiilor ct i pentru aplicarea i respectarea legilor existente. Studiul legislativ conduce la identificarea acelor pri ale sistemului informaional care sunt supuse unor modificri mai dese prin acte normative. Pentru acele activiti se vor construi modele care s poat fi mai uor modificate fr schimbarea aplicaiei n totalitate (calculul impozitului pe salarii). 1.4.2. Tehnica documentrii Analistul trebuie s studieze orice material documentar legat de activitatea studiat. Special este necesar s se efectueze studii asupra domeniului respectiv i a temelor realizate la alte uniti, proiecte i lucrri de cercetare tiinific etc. Prin tehnica documentrii se urmrete culegerea i prelucrarea informaiilor cu caracter teoretic i practic privind sistemul studiat. Informaiile obinute asigur cunoaterea global a strii i a funcionrii sistemului n contextul macrosistemului (economiei naionale). Pentru atingerea acestui obiectiv, documentarea trebuie s se desfoare ntr-o ordine logic folosind, ca instrument principal de lucru, documente cu caracter practic i teoretic i aplicnd procedee adecvate de ealonare a etapelor procesului de cunoatere. n analiza sistemului existent punctul de plecare l constituie studiul documentelor cu caracter normativ care reglementeaz existena i funcionarea sistemului respectiv. Astfel de documente sunt : organigrama firmei (organizaiei), re-

39

Bazele teoretice ale proiectrii SI

gulamentul de organizare i funcionare (ROF), acte normative care stau la baza desfurrii activitilor (legi, decrete, ordine, instruciuni, regulamentul de ordine intern etc.). Cunoaterea modului general de funcionare a sistemului studiat presupune studierea amnunit a organigramei, aceasta reflect obiectivele sistemului economic, responsabilitile, delegrile de autoritate i legturile funcionale. Pentru sistemele economice productive n organigram se disting, n general, patru niveluri de reprezentare corespunztoare ierarhizrii obiectivelor sistemului : nivelul conducerii strategice (rdcina organigramei) (AGA, CA, director general), nivelul conducerii tactice (director comercial, director tehnic, director economic etc. nivelul directorilor pe funciuni), nivelul compartimentelor funcionale (servicii i birouri) i de concepie care asigur conducerea operativ a sistemului, nivelul compartimentelor de producie (secii, ateliere) care realizeaz funcia de producie a sistemului studiat. Informaiile cu caracter general obinute prin analiza organigramei pot fi completate prin studiul regulamentului de organizare i funcionare a sistemului. Pe domenii de activiti i pe compartimente, regulamentul precizeaz sarcini i responsabiliti ale personalului, precum i gradul de autoritate i relaiile ntre funcii. El sintetizeaz problematica organizrii sistemului economic. Aspectele de detaliu asupra modului de desfurare a activitilor sunt completate prin parcurgerea actelor normative

40

Sisteme informatice n management

care reglementeaz realizarea lor (regulamente, legi, decrete etc.). Rezultatele documentrii urmeaz a fi sistematizate i sintetizate pe domenii de probleme ntr-un tablou alctuit pe baza solicitrilor beneficiarului. Ele vor fi valorificate pe ntreg parcursul realizrii sistemului informatic. 1.4.3. Metoda analizei-diagnostic Metoda analizei-diagnostic ofer informaii asupra sistemului existent i mai ales domeniul de probleme care se cer rezolvate din punct de vedere informaional i informatic. Diagnosticul, pentru o unitate economic, const evidenierea anomaliilor manifestate n organizarea i funcionarea sistemului i n stabilirea remediilor corespunztoare. Analiza-diagnostic poate fi efectuat de specialiti din firm sau din afara acesteia (firme specializate) i se bazeaz pe un ansamblu de tehnici cum sunt : anchete, interviuri, reprezentri grafice etc. n aplicarea metodei se recomand parcurgerea etapelor de lucru urmtoare : culegerea informaiilor privind organizarea i funcionarea sistemului existent; formularea obiectivelor de realizat prin descrierea general a rezultatelor, prioriti i ci de aciune, criterii aplicate. n aceast etap se contureaz obiectivele urmrite i modalitile de realizare a lor; enunarea instruciunilor privind desfurarea aciunilor;

41

Bazele teoretice ale proiectrii SI

realizarea practic a instruciunilor; analiza informaiilor culese i evaluarea rezultatelor. Dac soluiile rezultate nu sunt edificatoare asupra obiectivelor urmrite, atunci analiza-diagnostic se reia. Concluziile analizei-diagnostic, coroborate cu rezultatele documentrii, constituie baza cunoaterii sistemului i a posibilitilor existente de perfecionare a lui. 1.4.4. Metoda anchetelor Aprofundarea procesului de cunoatere a sistemului existent i a perspectivelor acestuia, necesit utilizarea de metode de investigare analitic a sistemului. O astfel de metod este cea a anchetelor. Prin metoda anchetelor se culeg informaii cantitative i calitative pe domenii de probleme. Aceast metod este alctuit dintr-un complex de tehnici cu caracter interogativ cum sunt : a) tehnica chestionarului; b) tehnica interviului; c) tehnica observrii directe. Pentru ca metoda anchetelor s fie realizat cu succes este necesar s fie ndeplinite urmtoarele principii : selectarea persoanelor de interogat s se fac avnd n vedere poziia pe care o ocup n sistem i competena lor profesional; antrenarea subiecilor alei n emiterea ideilor novatoare privind modul de desfurare a activitilor; acceptarea ideilor emise fr o judecat imediat a valorii lor; stimularea gndirii participanilor la anchete prin formularea de ntrebri adecvate;

42

Sisteme informatice n management

verificarea rezultatelor prin mbinarea modului de aplicare a tehnicilor etc. Respectarea acestor principii asigur luarea n considerare a comportamentului subiecilor investigai i, n consecin, culegerea de informaii critice asupra strii i a funcionrii sistemului. a) Tehnica chestionarului Tehnica chestionarului presupune utilizarea chestionarului ca instrument de culegere a informaiilor referitoare la obiectivele analizei. ntocmirea chestionarului cuprinde trei faze distincte : 1) faza pregtitoare n care se delimiteaz cu exactitate obiectivele chestionrii. Astfel de obiective pot fi : analiza activitilor de baz, principalii indicatori de plan folosii n sistem i utilitatea lor, identificarea caracteristicilor sistemului de conducere, a metodelor i a tehnicilor folosite n prelucrarea datelor etc. n aceast faz este necesar s se indice gradul de detaliere a informaiilor, modul de nregistrare i prelucrare ulterioar a lor; 2) faza de ntocmire a chestionarului. n funcie de obiective i de subiecii ce urmeaz a fi supui chestionrii, se stabilesc numrul i tipul de ntrebri. Numrul mediu de ntrebri ntr-un chestionar trebuie s fie cuprins ntre 15 20. Un numr prea mare de ntrebri obosesc subiecii chestionai ceea ce are ca i consecin emiterea unor rspunsuri pripite, ne-

43

Bazele teoretice ale proiectrii SI

concludente pentru analiza de sistem. ntrebrile puse pot fi : ntrebri nchise, cu un numr redus de posibiliti de rspunsuri precodificate prin care subiecii se pronun asupra unor fapte obiective de verificare a aptitudinilor, de identificare a unei stri de fapt, de clarificare a aspectelor ambigue ale analizei; ntrebri deschise, la care numrul rspunsurilor poate varia de la un subiect la altul. Dup locul ocupat n chestionar, ntrebrile se grupeaz astfel : introductive, n problema analizat; de filtru, prin care se precizeaz condiionarea ntre ntrebri; de bifurcare, prin care se indic numrul ntrebrilor la care se va rspunde n continuare dac s-a rspuns afirmativ la ntrebarea anterioar i numrul ntrebrilor nlnuite n cazul n care rspunsul anterior a fost negativ; de motivaie a unor rspunsuri; de control a exactitii rspunsurilor i de identificare a subiectului chestionat. 3) faza de verificare a chestionarului. Prin testri se urmrete modul n care rezultatele chestionrii concord cu obiectivele investigaiei. n funcie de constatrile faptice, se corecteaz formularea ntrebrilor i ordinea lor n chestionar.

44

Sisteme informatice n management

Reguli pentru ntocmirea i completarea chestionarului : formularea simpl, clar, concis i explicit a ntrebrilor, asigurarea libertii subiecilor de a completa sau nu un chestionarul printr-o ntrebare introductiv, evitarea formulrii de ntrebri tendenioase, ipotetice, prezumtive, insuficient de clare, asigurarea unei succesiuni logice a ntrebrilor, schimbarea ordinii rspunsurilor precodificate n formulare pentru a se elimina tendina de alegere a primului rspuns, includerea n chestionar a unor ntrebri de control prin care s se asigure veridicitatea rspunsurilor. b) Tehnica interviului Prin tehnica interviului se urmrete obinerea, ntr-un interval de timp redus, de informaii privind orientrile practice, metodele i strategiile existente sau preconizate n rezolvarea problemelor analizate. Interviul asigur : obinerea de informaii recente ct mai complete, compararea i verificarea informaiilor obinute prin alte metode sau tehnici; culegerea de date semnificative la locul producerii lor etc. Alegerea subiecilor de intervievat se face avnd n vedere urmtoarele constatri practice : persoanele care ocup poziii medii n ierarhia structurii organizatorice furnizeaz informaiile cele mai apropiate de realitate; colectarea de informaii corecte necesit intervievarea nu numai a perso-

45

Bazele teoretice ale proiectrii SI

nalului de conducere, ci i a celui de execuie; competena subiecilor trebuie verificat n prealabil; lipsa unei atitudini critice poate s denote reineri n exprimarea ideilor. Procedura de aplicare a tehnicii interviului, cuprinde trei etape : 1) etapa pregtitoare, care const n urmtoarele : nsuirea terminologiei utilizate n domeniul studiat, formularea i coordonarea ntrebrilor, cunoaterea prealabil a subiecilor, alegerea momentelor propice pentru luarea interviului (de obicei, partea medie a perioadei de activitate); 2) etapa de desfurare a interviului, care presupune respectarea urmtoarelor reguli : meninerea discuiei n limitele enunului problemei analizate, acordarea unor momente de gndire, formularea de ntrebri ajuttoare, evitarea consemnrii de rspunsuri fr argumentaie, insistarea asupra aspectelor neclare, sesizarea strilor de reinere n a critica aspectele negative ale activitii analizate, evitarea discuiilor n contradictoriu (pronunat), solicitarea de recomandri i din partea altor persoane competente n domeniul analizat; 3) etapa de culegere i prelucrare a informaiilor, se realizeaz prin consemnarea imediat a rspunsurilor n raportul de interviu i precizarea aspectelor neclarificate, precum i posibiliti de completare a rezultatelor. Concluziile interviului reflect starea elementelor sau a proceselor analizate i posibiliti de remediere a unor deficiene existente.

46

Sisteme informatice n management

Interviul este cel mai eficient procedeu de investigare a sistemului informaional existent. Proiectarea interviului necesit urmtoarele activiti : investigarea urmrete proiectarea unui set de ntrebri pentru interviu n conformitate cu scopul propus, reprezentarea se refer la culegerea i prelucrarea informaiilor obinute n timpul interviului, interpretarea se refer la evaluarea datelor colectate. Un interviu presupune parcurgerea urmtorilor pai : determinarea obiectivului interviului, stabilirea listei intervievailor, ntocmirea planului de interviu, pregtirea interviului, conducerea interviului, analiza datelor colectate. Interviul se consider a fi un sistem cu ntrebri de intrri, ieiri. Informaiile care circul prin sistem se refer la : agenda de preocupri, ce cuprinde date referitoare la obiectele interviului, date despre populaia organizaiei se refer la baza de eantionare n care sunt selectate persoanele ce urmeaz a fi intervievate, rspunsul la interviu se obine direct de la intervievat i trebuie nregistrat corect. Fluxul de date create n timpul interviului conine : agenda interviul conine lista persoanelor pe care trebuie s le intervievm, momentul i locul
47

Bazele teoretice ale proiectrii SI

interviului, precum i un indice care s specifice dac interviul a fost sau nu realizat, datele brute reprezint transcrierile rspunsurilor primite la ntrebrile formulate n cadrul interviului, raportul asupra interviului rezult din analiza i interpretarea rezultatelor, planul interviului cuprinde relatarea ntrebrii pe anumite principii care s faciliteze rspunsul corect. Acest plan se poate prezenta n trei forme : f format nestructurat caracteristic unei faze preliminare, neexistnd o anumit ordine de adresare a ntrebrilor. El creeaz o tendin de abatere de la subiect, favorizat att de necunoaterea temei de ctre analist, ct i despre faptul c intervievaii sunt experi n a crea avantaje pentru ei. n cazul utilizrii acestui format abilitatea analistului const n a asculta rspunsurile la ntrebrile generale i n a direciona conversaia spre subiectul analizat. f format semistructurat const n direcionarea ntrebrilor spre un anumit obiectiv, dar cu posibilitatea unirii unor ntrebri suplimentare care s soluioneze rspunsurile la ntrebrile principale. f format structurat const n stabilirea unui set de ntrebri la care trebuie s se rspund concis, fr nici o abatere.

Restricii pentru buna desfurare a interviului :

48

Sisteme informatice n management

abordarea tehnicii de ascultare activ a analistului pentru a nvinge nite fore reactive ntlnite n faza de colectare a datelor. Un prim aspect se refer la tcerea intervievatului care nu ntotdeauna nseamn ignoran, nepricepere, ci un mod de cugetare, de formulare a rspunsurilor, de teama unei aparente incompetene sau de ateptare a unei ntrebri suplimentare. n acest moment, analistul trebuie s fac presiuni asupra intervievatului. Al doilea aspect se refer la faptul c analistul trebuie s fie un maestru n mnuirea ostilitilor intervievatului care se manifest aproape n toate cazurile, locul interviului interviul trebuie s se desfoare acolo unde intervievatul lucreaz, pentru a-i permite acestuia s foloseasc toat documentaia de care dispune, dar i pentru a-i permite analistului ncheierea interviului atunci cnd crede c este necesar, momentul interviului trebuie s fie ales astfel nct s creeze o maxim disponibilitate pentru a da rspunsurile, motivaia rspunsurilor analistul trebuie s fie ca un psiholog care s lase impresia c rspunsurile primite au mare importan pentru activitatea lui viitoare. El nu trebuie s fac aprecieri asupra calitii activitii desfurate de intervievat n timpul interviului, nregistrarea interviului cea mai bun metod este nregistrarea n scris pentru a putea fi prelucrate ulterior rspunsurile. De regul nregistrarea magnetic creeaz suspiciuni din partea intervievatului. c) Tehnica observrii directe

Observarea direct a activitilor, n special a activitii de producie, asigur cunoaterea nemijlocit a sistemului exis-

49

Bazele teoretice ale proiectrii SI

tent. Prin tehnica observrii directe se studiaz sarcinile care formeaz coninutul unei activiti. n analiza activitii de producie, prin consemnarea operaiilor, a produsului i a timpilor de execuie, se contureaz structura ciclului de fabricaie i aspecte caracteristice ale produciei cum sunt : tipuri de produse fabricate, tehnologii aplicate, locuri de munc, dotarea cu utilaje, circulaia obiectelor muncii i modul de stocare a lor etc. Tehnica observrii directe se bazeaz pe instrumente specifice de lucru : sondaje, cronometrri, analiza posturilor (locurilor de munc) etc. Prin aplicarea lor se relev stri de fapt i posibiliti de ameliorare a funcionrii sistemului. Eficiena aplicrii ei depinde de parcurgerea corect a urmtoarelor etape : a) pregtirea observrilor; b) efectuarea observrilor; c) prelucrarea datelor; d) analiza rezultatelor obinute i interpretarea acestora n funcie de obiectivele urmrite prin analiz. 1.4.5. Metoda diagramelor de flux informaional Pentru determinarea caracteristicilor sistemului de conducere este necesar detalierea analizei sistemului informaional. n acest scop se utilizeaz metoda diagramelor de flux a documentelor i a momentelor de completare a lor. Metoda diagramelor de flux este un ansamblu corelat de tehnici de lucru; acestea sunt : tehnica diagramelor, tehnica diagramelor orizontale, tehnica diagramelor verticale.

50

Sisteme informatice n management

Principiul general de reprezentare n metoda diagramelor globale este gruparea operaiilor dup criterii de omogenitate, identitate, complementaritate i convergen i redarea succesiunii lor n sistem. n acest scop se realizeaz un numr restrns de simboluri (anexa 1) cu ajutorul crora se pune n eviden coninutul activitilor, identificabile pe compartimente de munc, i legturile dintre acestea. Ca i organigramele de reprezentare a structurilor organizatorice, diagramele globale constituie un instrument al cunoaterii ansamblului activitilor desfurate n sistem.
I DESFACEREA PRODUCIEI COMENZI CLIENI CONTROL DATE CLIENI CONTRACTE CLIENI PRELUCRARE DATE CLIENI CLIENI

COMENZI GESTIUNE STOCURI PRODUCIE

FACTURI

FACTURARE

PRODUSE

SITUAII STOCURI

DESFACERI SITUAII DE EVIDENA I ANALIZA PREVIZIUNII DESFACERII

DEFINITIVARE PLAN DESFACERI

EVIDENA I ANALIZA DESFACERILOR

PRELUCRRI

PLAN DESFACERI

51

Bazele teoretice ale proiectrii SI

II PRODUCIE PLAN PRODUCIE

1
ORDINE DE FABRICAIE

GESTIUNE FABRICAIE

NOMENCLATOR PRODUSE STRUCTURI FABRICAIE REETE DE PRODUCIE

URMRIRE PRODUCIE BONURI DE LUCRU FIE DE PREZEN

AFECTRI PE LOCURI DE MUNC

BONURI DE LUCRU

PERSONAL

CALCUL RETRIBUII

STATE DE PLAT

PERSONAL

CREARE ACTUALIZARE IV PERSONAL

52

DOCUMENTE RECEPII

INTRRI MATERIALE

FURNIZORI

FIE LIMIT (BONURI) DE CONSUM MATERIALE

IEIRI MATERIALE

GESTIUNE STOCURI

SITUAII STOCURI

LANSARE COMENZI

PRELUCRARE DATE FURNIZORI

STOCURI MATERIALE III APROVIZIONAREA PRODUCIEI

COMENZI

CONTRACTE FURNIZORI

Schema unui sistem informatic (diagrama global)

Sursa : Dumitru Oprean : Metode i tehnici utilizate n realizarea sistemelor informatice, Ed. Dacia, ClujNapoca, 1980

Bazele teoretice ale proiectrii SI

Pentru aspecte de detaliu privind circuitul informaional, reprezentrile globale devin insuficiente n reflectarea legturilor informaionale. Astfel se apeleaz la diagramele orizontale i verticale de flux, care, utiliznd un sistem de simboluri, exprim coninutul i ordinea operaiilor. Tehnica diagramelor orizontale de flux se bazeaz pe urmtoarele convenii de reprezentare : un document se reprezint pe o aceeai linie orizontal de la creare sau apariie n circuit i pn la arhivare sau distrugere; cnd un document este creat n mai multe exemplare, atunci fluxul informaional se urmrete pentru fiecare exemplar n parte; pentru orice operaie de completare a unui document trebuie s se precizeze documentul sau documentele pe care se bazeaz; operaiile se grupeaz pe compartimente n scopul reflectrii coninutului activitii desfurate n fiecare compartiment i a legturilor dintre compartimente. Conveniile de reprezentare a fluxului informaional prin diagrame verticale sunt asemntoare celor artate pentru diagramele orizontale. Acestea sunt : un acelai document se urmrete pe o aceeai linie vertical; orice operaie asupra unui document trebuie s aib menionat pe orizontal documentul sau documentele ce stau la baza efecturii ei i executantul. Diagramele de flux informaional evideniaz legturi statice i dinamice care exist ntre activiti i compartimente.

54

Sisteme informatice n management

Analiza astfel realizat relev cantitatea i calitatea informaiilor de intrare-ieire a fiecrei activiti, posibiliti de mbuntire a circuitului informaional. (Pentru exemple de diagrame orizontale i verticale de flux vezi capitolul 2, paragraful 2.5 - Analiza fluxurilor i circuitelor informaionale). 1.4.6. Metoda evidenei economice Evidena economic reprezint un ansamblu sistemic de procedee i tehnici de urmrire, oglindire i control a fenomenelor i proceselor care au loc n domeniul activitii economice. Prin coninut, evidena economic este component major a sistemului informaional economic. Pentru cunoaterea sistemului informaional economic este necesar utilizarea metodei evidenei economice n analiza mrimii i a coninutului fenomenelor i proceselor care au loc n sistem. Orice operaie de flux real al valorilor materiale i bneti trebuie s se gseasc consemnat n documentele de eviden economic. Dup procedeele i tehnicile folosite n investigarea realitii economice, evidena economic este alctuit din trei forme distinctive : evidena tehnico-operativ, evidena contabil i evidena statistic. Evidena tehnico-operativ const n consemnarea i centralizarea datelor privind desfurarea proceselor i a fenomenelor economice la locul i n momentul producerii lor (stocuri materiale, produse finite, mijloace fixe, mijloace circulante bneti etc.). Evidena tehnico-operativ furnizeaz informaii necesare conducerii operative.

55

Bazele teoretice ale proiectrii SI

Evidena contabil sau contabilitatea oglindete, urmrete i controleaz formarea, existena i folosirea mijloacelor economice, a surselor lor de formare, precum i a proceselor economice care caracterizeaz latura lor valoric. Prin coninut, contabilitatea este cea mai important component a evidenei economice. Ea asigur continuitatea circuitului informaional ntre evidena tehnico-operativ i cea statistic i este principala surs de informaii a conducerii tactice i strategice. Evidena contabil reflect situaia mijloacelor economice i proveniena lor. Evidena statistic (statistica) oglindete i caracterizeaz procesul economic social n ansamblul su prin studierea unor fenomene social-economice de mas cum sunt : produsul social, produsul intern brut, productivitatea muncii etc. Cu ajutorul statisticii se poate studia evoluia unor fenomene n perioadele anterioare pentru determina evoluia lor viitoare.

56