Sunteți pe pagina 1din 4

Sistemele de rezervare2 sunt utilizate de obicei n cazul serviciilor de transport i de cazare, dar i al restaurantelor de lux, locurilor de campare i chiar

a plajelor i prtilor de schi. Sistemul de rezervare trebuie s fie capabil s afieze disponibilitile i s nregistreze rezervrile i anulrile n momentul n care acestea sunt fcute. n prezent, putem s evideniem existena a trei variante de organizare a sistemelor de rezervare1 : 1. un sistem manual, n care evidena rezervrilor de locuri se opereaz n cadrul unor diagrame de disponibiliti, ageniile de turism trasmind rezervrile i anulrile, prin telefon, firmelor prestatoare. 2. ntr-o formul superioar, ce beneficiaz de o logistic adecvt, rezervrile sunt nregistrate n fiierul sistemului informatic al prestatorului, care ine legtura telefonic cu ageniile de turism. 3. n varianta ce tinde s se adapteze exigenelor i posibilitilor erei informatice, firma prestatoare de servicii opereaz un sistem de rezervri complet automatizat, care poate fi accesat on-line de ctre ageniile de turism. Cel mai important sistem care ofer o automatizare complet accesibil att ageniilor de turism ct i clienilor finali este GDS(Global Distribution System). GDS3, este un sistem informatic de rezervare a prestailor turistice(zboruri pe calea aerului, nchiriei de maini, camere de hotel, servicii diverse) folosit mai ales de ageniile de voiaj i de reprezentanii companiilor aeriene. Creat de una sau mai multe companii aeriene, GDS-urile ofer posibilitatea operatorului turistic s acceseze disponibilitile i tarifele prestaiilor de transport aerian i servicii de cazare. Ca urmare a alianelor i regruprilor, existe azi patru mari GDS-uri n lume: Amadeus, Galileo, Sabre i Worldspan. Dac n trecut sistemul GDS era disponibil doar pentru ageniile de tursim acum acesta poate fi accesat de pe orice col al planetei prin intermediul siteurilor de planificare i vnzare de servicii turistice. Pentru a lucra cu GDS-ul trebuie s parcurgem mai multe etape dup cum urmeaz4: 1. Alegerea hotelului ce corespunde ateptrilor clientului. Mai nainte de toate agenia sau utilizatorul site-ului se informeaz despre
2

Carmen Maria Iordache, Tehnica operaiunilor de turism, Editura Independena Economic, Piteti, 2009, p.99 1 Holloway J.C., Robinson C., Marketing for tourism, Longman, New york, 1995, p.146 3 Carmen Maria Iordache, Tehnica operaiunilor de turism, Editura Independena Economic, Piteti, 2009, p.102
4

Carmen Maria Iordache, Tehnica operaiunilor de turism, Editura Independena Economic, Piteti, 2009, p.104

locul, data i gama de preuri cerut de agenie sau client folosind doar cteva opiunii. Atunci sistemul afiseaz o list de hoteluiri care satisfac criteriile cerute. La acest nivel informaia dat este succint: 3 sau 4 linii pe ecran pentru fiecare hotel, putnd fi vizualizate 5 sau 6 hoteluri pe pagin. Pentru fiecare hotel este afiat o gam de tarife deoarece acesta este, n general, primul criteriu ales de client. 2. Caracteristicile detaliate ale unui hotel. Agenia de turism selecteaza apoi unul dintre hotelurile de pe list pentru a cunoate toate caracteristicile acestuia : adres, tipuri de camere, politic de rezervare, servicii oferite , de fapt , toate elementele care fac un hotel atractiv i bun pentru vnzare. 3. Afiarea tarifelor hotelului. n etapa urmtoare , agenia de turism consult lista de tarife a hotelului care cuprind toate posibilitile tarifare: pentru public, pentru societi, week-end, convenii etc. Vnzarea depinde adesea de varietatea de tarife pe care hotelierul a comunicat-o centralei de rezervare sau GDS-ului. 4. Vnzarea prestaiei. Odat alegerea facut, agenia de turism o nregistreaza n sistem cu ajutorul calculatorului. Dac centrala de rezervare este conectat direct cu GDS-ul, sistemul poate genera un numr de confirmare n 7 sau 8 secunde. Componentele unui sistem informatic pentru ageniile de turism5 Sistemul este conceput pentru informatizarea activitilor dintr-o agenie de turism indiferent de specificul acesteia (tour operator, detailist, filial). Este proiectat s funcioneze att n regim mono-user, ct i multi-user. Sistemul este structurat pe dou module principale i anume: modulul operativ i modulul financiar-contabil. 1. Modulul operativ. Acest modul este destinat rezolvrii solicitrilor clienilor privind serviciile oferite de agenie i anume: ticketing, turism intern, asigurri medicale, transport turistic, diverse servicii. Funciile principale ale modului sunt: =Evidena clienilor; =Evidena companiilor aeriene; =Evidena tarifelor aeriene; =Evidena contractelor i tarifelor interne; =Evidena cursului valutar zilnic; =Editarea documentelor specifice serviciilor vndute (voucher, BOT);
5

Carmen Maria Iordache, Tehnica operaiunilor de turism, Editura Independena Economic, Piteti, 2009, p.104

=Editarea documentelor de plat(factur fiscal, factur proform, factur chitan); =Editarea de rapoarte privind ncasarile i realizrile zilnice sau pe anumite perioade pe tipuri de activiti. Acest modul permite centralizarea lunar a datelor de la filialele situate n alte locaii prin internet. 2. Modulul financiar contabil. Acest modul asigur prelucrarea contabil a tuturor tranzaciilor efectuate cu modulul Operativ i obinerea tuturor rapoartelor specifice. Modulul conine i aplicaia pentru calculul i evidena drepturilor salariale. Componentele unui sistem informatic integrat pentru unitile hoteliere6 Sistemul e specific acelor uniti a cror capacitate de cazare se valorific n principal prin intermediul contractelor cu ageniile de turism. Sistemul este structurat pe patru componente interconectate ntre ele, transferul de date fcndu-se n funcie de locaia fizica fie prin internet sau reea local. 1.Contractarea i rezervarea bazei materiale. Funciile principale ale acestui mod sunt: =Evidena firmelor partenere i a contractelor ncheiate; =Evidena serviciilor i a tarifelor contractate; =Rezervarea locurilor; =Redistribuirea locurilor libere. 2.Evidena prestaie n baza material de cazare. Acesta este modulul principal el putnd fi utilizat i independent n unitile de cazare ca sistem pentru managementul unitii respective. Funciile principale sunt urmtoarele: =Rezervarea locurilor pe tip de spaiu, data de sosire etc; =Cazarea clienilor i evidena contravalori serviciilor; =Operaii specifice (modificarea/ntreruperea sejurului, modificarea tipului de spaiu, transferul de solduri etc); =nregistrarea convorbirilor telefonice; =Plata serviciilor (nota de plat, factura); =Legtura cu casa de marcat. 3.Facturarea prestaiei. Acest modul valorific informaiile prelucrate n modulele de mai sus scopul final fiind ncasarea contravalori prestaiei de la firmele contractante. Funciile principale sunt urmtoarele: =ntocmirea deconturilor de cheltuial pe firme/uniti de cazare; =ntocmirea facturilor;
6

Carmen Maria Iordache, Tehnica operaiunilor de turism, Editura Independena Economic, Piteti, 2009, p.105

=Calculul indicatorilor specifici(turiti, zile-turist, sejur mediu). 4.Informarea operativ a conducerii. Modulul acesta pune la dispoziia factorilor decideni a unor informaii n timp real att din unitile de cazarea, ct i despre modul de derulare a contractelor: =Gradul de ocupare a bazei materiale; =Structura turitilor; =Nivelul prestaiei facturate. Aceste sisteme informatizate permit utilizatorilor (ndeosebi agenii de voiaj i societi i n mult mai mica masur clieni pe cont propriu) obtinerea de informatii cu privire la locurile disponibile, tarife; rezervarea si vnzarea de bilete. Functiile GDS-urilor sunt: Afiarea programelor de operare a companiilor participante; Constituirea conexiunilor on i offline ale participanilor; Stocarea i afiarea status-ului curselor participanilor; Alte prestaii de servicii (rezevare de locuri la hotel, transfer, car rental etc); Crearea PNR-urilor; Afiarea tarifelor, a regulilor tarifare i a construciilor tarifare; Emiterea automat de bilete de transport aerian; Decontarea automat BSP; Funcii back-office (decontari, rapoarte etc).