Sunteți pe pagina 1din 2

Anexa la cursul nr.

4 Elementele controlului intern (II)

Notele explicative Sunt informaii scrise pe care le dau cei controlai la cererea organelor de control. Ele au un caracter de declaraii fcute de cei controlai, dar pentru organul de control ele reprezint un mijloc suplimentar de informare i comunicare. n niciun caz, organul de control nu poate definitiva concluziile numai pe baza lor. n toate cazurile, organele de control trebuie s verifice prin alte procedee axactitatea acestor declaraii i numai dup aceea s-i definitiveze concluziile. Notele explicative, avnd caracter de declaraii, se iau n toate cazurile cnd se constat abateri sau deficiene care vor determina luarea unor msuri de sancionare disciplinar sau contravenional a celor vinovai, de stabilire a rspunderii patrimoniale sau penale. Notele explicative pot fi luate de la cei controlai n orice etap a controlului, ns numai dup ce au fost epuizate celelalte procedee ale verificrii, adic numai atunci cnd organele de control sunt n msur s pun ntrebri precise i complete. Este recomandabil s nu se abuzeze de acest procedeu de verificare deoarece dac se apeleaz prea frecvent la utilizarea sa, se creaz un climat de tensiune ntre cei controlai i organul de control, ceea ce duce la anularea funciei constructive a controlului, la reducerea conlucrrii ntre controlori i cei controlai, la nclcarea principiului prezumiei de nevinovie. nainte de definitivarea constatrilor, organele de control trebuie s analizeze rspunsurile primite, iar dac consider necesar s formuleze ntrebri suplimentare. Dac din notele explicative rezult alte elemente noi, care nu au fost sesizate cu ocazia controlului, este necesar s se clarifice i aceste aspecte i numai dup aceasta s se definitiveze concluziile i s se redacteze raportul de control. n partea introductiv a notelor explicative se specific numele i funcia celui ce rspunde la ntrebri, precum i data de la care acesta deine funcia respectiv. n partea de coninut a notelor explicative sunt nscrise ntrebrile organului de control i rspunsurile celui controlat. Notele explicative se ncheie, de regul, cu nrebarea Mai avei ceva de adugat? Notele explicative se dateaz i se semneaz de cel care a rspuns la ntrebri i de organul de control care a formulat ntrebrile. Dac cei controlai refuz s dea notele

explicative, sau lipsesc din entitatea controlat n perioada desfurrii controlului, organul de control va formula ntrebrile n scris, sub form de adres, care se nregistreaz la entitatea controlat, stabilindu-se un termen pentru remiterea rspunsurilor. Dac n acest termen nu se rspunde la ntrebri, se va meniona acest lucru n actul de control, anexndu-se lista ntrebrilor la care nu s-a primit rspuns. Totodat, se aplic sanciunile prevzute de lege pentru nedepunerea la dispoziia organelor de control a informaiilor necesare (n cazul controlului fiscal). Notele de constatare Se ntocmesc de organele de control pentru consemnarea unor deficiene care ulterior nu ar mai putea fi dovedite sau reconstituite. Aceste deficiene ar putea fi remediate pn la terminarea controlului sau cei vinovai ar putea s nu mai recunoasc producerea lor. Exemple: absena de la locul de munc, starea de ebrietate, depozitarea necorespunztoare a bunurilor, folosirea nelegal a mijloacelor de transport, nclcarea regulilor de comer Notele de constatare se ntocmesc la locul controlului i se semneaz de organele de control i de persoanele vinovate sau de alte persoane (martori) Ridicarea documentelor originale de ctre organele de control Se folosete n situaia n care exist riscul ca unele documente s fie distruse sau sustrase de cei interesai, mai ales dac ele reprezint singurul mijloc de dovedire a unor nereguli, sau exist riscul ca aceste documente s fie modificate sau completate cu meniuni suplimentare. De asemenea, re recurge la ridicarea documentelor originale i atunci cnd acestea prezint corecturi i tersturi neadmise de normele legale, ori atunci cnd semnturile i sigiliile de pe ele sunt ndoielnice sub aspectul autenticitii, ceea ce impune contunuarea cercetrilor prin intermediul expertizelor grafologice. n toate aceste situaii, documentele originale ridicate de organele de control sunt nlocuite cu copii certificate de organul de control i de conducerea entitii verificate. Pe aceste copii se menioneaz obligatoriu locul unde se afl documentele originale, organul care le-a ridicat i calitatea acestuia sau se ntocmete un proces-verbal de predare-primire a acestor documente. Dac nu exist riscul sustragerii, distrugerii sau falsificrii acestor documente sau dac ele nu reprezint singura prob juridic, acestea nu se ridic de organul de control, dar se pot ridica copii dup aceste documente sau se solicit entitii verificate s ntocmeasc unele situaii de control pe baza acestor documente.