Sunteți pe pagina 1din 10

3/31/2013

Cuprinsul cursului nr. 4


Universitatea Babe-Bolyai din Cluj-Napoca Facultatea de tiinte Economice i Gestiunea Afacerilor Departamentul de Contabilitate i Audit

Control i audit financiar


Cursul nr. 4
Adrian Groanu Email: adrian.grosanu@econ.ubbcluj.ro Sala 256

Elementele controlului intern (II)

Elementele controlului intern ACTIVITILE DE CONTROL

Elementele controlului intern ACTIVITILE DE CONTROL

Activitile de control vizeaz politici i proceduri referitoare la:


Autorizarea i aprobarea operaiunilor i tranzaciilor

Verificarea documentelor justificative i a registrelor contabile

Separarea sarcinilor (responsabilitilor) Verificarea documentelor justificative i a registrelor contabile


Organizarea si cond. evid. economice Clasificarea verificrilor documentare

Rolul doc.justif

Completare i utilizare

Controlul fizic (faptic)

Revizuirea performanelor

3/31/2013

Elementele controlului intern ACTIVITILE DE CONTROL

Elementele controlului intern ACTIVITILE DE CONTROL

Verificarea documentelor sub aspectul formei

Verificarea modului de completare i utilizare a documentelor justificative

Dac toate nregistrrile au la baz documente legale, corespunztoare naturii operaiunilor consemnate n ele Dac se respect normele legale i deciziile conducerii referitoare la modul de completare a documentelor Corectarea documentelor Documentele care au stat la baza nregistrrilor contabile sunt autentice

Verificare sub aspectul formei

Verificare sub aspectul coninutului

Documentele centralizatoare care au stat la baza nregistrrilor contabile sunt corecte Dac se respect graficele de circulaie a documentelor i/sau manualele de proceduri aprobate de conducere Dac numerotarea, utilizarea i gestionarea documentelor impiedic utilizarea lor n alte scopuri

Elementele controlului intern ACTIVITILE DE CONTROL

Elementele controlului intern ACTIVITILE DE CONTROL

1. Dac toate nregistrrile au la baz documente legale, corespunztoare naturii operaiunilor consemnate n ele

Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat OMFP 3512/2008 privind documentele financiar-contabile Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare

Modelele documentelor financiar-contabile pot fi adaptate din punctul de vedere al formatului, n funcie de necesiti, cu obligaia respectrii coninutului minimal cuprins n norme

3/31/2013

Elementele controlului intern ACTIVITILE DE CONTROL

Elementele controlului intern ACTIVITILE DE CONTROL

Elementele principale ale documentelor justificative Denumirea documentului Datele de identificare ale emitentului Num rul i data ntocmirii documentului Menionarea prilor care particip la efectuarea operaiunii (cnd este cazul) Coninutul operaiunii i, cnd este cazul, temeiul legal al acesteia; Datele cantitative i valorice aferente operaiunii efectuate Numele, prenumele, precum i semnturile persoanelor care rspund de efectuarea operaiunii, ale persoanelor cu atribuii de CFP, sau ale persoanelor n drept sa aprobe operaiunile respective, dup caz Alte elemente care s asigure consemnarea complet a operaiunilor efectuate

Furnizor: SC X SRL Nr. Inreg.Reg. Com.: J12/1122/2010 Cod de nreg. fiscal: 345678 Capital social: 2000 lei Sediul: Cluj-Napoca, Str. Cernavoda, Nr. 5 Cont: RO93INGB 0034 9999 0182 9566 Banca: ING Bank Romania

Cumprtor:. SC Y SA Nr. Inreg.Reg. Com: J12/680/1998 Cod de nreg fiscal.: RO1364632 Sediul: Cluj-Napoca, Str. Horea, Nr. 16, Jud. Cluj, Romnia Cont: RO49 INGB 0003 0091 8182 8920 Banca: ING Bank Romania

FACTURA
Seria CJ, Nr. 0011 Data: 28. 02. 2011

Denumirea produselor sau a serviciilor Nr. Crt.


0 1

U.M.

Cantitate

Pre unitar

Valoare

5= 3x4

1.

Apa minerala Borsec 1,5l

Sticla

200

1,3

260,00

TOTAL DE PLAT

260,00

Semntura i tampila furnizorului

Date privind expedi ia: Numele delegatului: ..., KX ..., Cluj-Napoca M ijlocul de transport:... Data i ora livrrii: 05.03.2011, ora 1230

Semntura de primire:

Elementele controlului intern ACTIVITILE DE CONTROL

Elementele controlului intern ACTIVITILE DE CONTROL

Furnizor: SC X SRL Nr. Inre g.Reg. Com.: J12/1122/2010 Cod de nreg. fiscal : 345678 Capital social: 2000 lei Se diul: Cluj-Napoca, Str. Cernavoda, Nr. 5 Cont: RO93INGB 0034 9999 0182 9566 Banca: ING Bank Romania

Cump r tor:. SC Y SA Nr. Inre g.Reg. Com: J12/680/1998 Cod de nreg fiscal.: RO1364632 Se diul: Cluj-Napoca, Str. Horea, Nr. 16, Jud. Cluj, Romnia Cont: RO49 INGB 0003 0091 8182 8920 Banca: ING Bank Romania

2. Dac se respect normele legale i deciziile conducerii referitoare la modul de completare a documentelor

FACTURA
S eria CJ Nr.: 200 Data: 07. 03. 2011

Cota TVA: 24%


Nr. Crt.
0

Denumirea produselor sau a serviciilor


1

U.M.

Cantitate

Pre ul unitar
4

Valoarea

TVA

5=3x4

6 = 5 x 24%

1.

Piatra pavaj 30 cm

Buc

2000

3,5678

7135,60

1712,54

TOTAL TOTAL DE PLAT

7135,60

1712,54

8848,14
Semntura de primire:

- Dac sunt ntocmite la timp i conin toate elementele necesare, fr simplificri artificiale i omisiuni care pot favoriza sau genera erori de prelucrare, fraude, falsuri i care ngreuneaz controlul Ex. Spaiile libere se bareaz, toate datele de identificare ale prilor, scriere cu cerneal , pix sau electronic

Semntura i tampila furnizorului

Date privind expedi ia: Numele delegatului: ..., KX ..., Cluj-Napoca M ijlocul de transport:... Data i ora livrrii: 08.03.2011, ora 1230

3/31/2013

Elementele controlului intern ACTIVITILE DE CONTROL

Elementele controlului intern ACTIVITILE DE CONTROL

3. Corectarea erorilor din documente

4. Documentele sunt autentice

Nu se admit corecturi n facturi sau chitane, documentul greit se anuleaz! Corectarea se face pe toate exemplarele documentului, prin tierea cu o linie a textului sau cifrei greite, deasupra se scrie textul sau cifra corect, se semneaz de persoana care a ntocmit sau corectat documentul i se scrie i data La corectarea documentelor de predareprimire a bunurilor, este necesar confirmarea prin semntur att a predtorului ct i a primitorului

Se compar semnturile de pe documente cu cele din fia specimenelor de semnturi Recunoaterea i confirmarea scrisului i a semnturii de ctre autorii acestora Semntura electronic

Elementele controlului intern ACTIVITILE DE CONTROL

Elementele controlului intern ACTIVITILE DE CONTROL

5. Documentele centralizatoare care au stat la baza nregistrrilor contabile sunt corecte

6. Dac se respect graficele de circulaie a documentelor

Documentele centralizatoare trebuie s cuprind operaiuni de aceeai natur i din aceeai perioad de gestiune.

Documentele se predau la termen i n num rul de exemplare prevzut. Dac se exercit corespunztor controlul preventiv i dac se acord numai pe originalul documentelor Dac se face o meniune ACHITAT sau NREGISTRAT astfel nct s nu fie utilizate de mai multe ori

3/31/2013

Elementele controlului intern ACTIVITILE DE CONTROL

Elementele controlului intern ACTIVITILE DE CONTROL

7. Dac numerotarea, utilizarea i gestionarea documentelor impiedic utilizarea lor n alte scopuri

7. Dac numerotarea, utilizarea i gestionarea documentelor impiedic utilizarea lor n alte scopuri

OMFP 2226/2006 privind utilizarea unor formulare financiar-contabile de ctre persoanele prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata (factur i aviz de nsoire a m rfii) Aplicabilitate 01.01.2007 Factura se ntocmete conform art. 155 (5) din Codul Fiscal

Sistemul de numerotare a documentelor; Toate exemplarele unui document au acelai num r Documentele se pstreaz n ordinea numerelor la sediul declarat

Elementele controlului intern ACTIVITILE DE CONTROL

Elementele controlului intern ACTIVITILE DE CONTROL


Verificarea documentelor sub aspectul coninutului. Realitatea i exactitatea operaiunilor consemnate n documente:

DECIZIE NR. 4/05.01.2011 Popescu Ion , n calitate de reprezentant legal al SC X SRL, n baza prevederilor OMFP 2226/2006 emit prezenta: DECIZIE Art. 1 Dl Ionescu Gheorghe se numete persoana responsabil pentru alocarea si gestionarea numerelor aferente facturilor emise de societate. Art.2 Facturile vor fi identificate pe secvene serii i numr de ordine dup urmatorul sistem: Facturi:
Seria CJ1 Numr de start 00048 Numr de ncheiere 00080

Verificrile faptice Verificrile ncruciate (contraverificri) Verificri reciproce Probe de laborator i expertize tehnice Confirmarea constatrilor de cei controlai Ridicarea documentelor originale de organele de control Confirmrile primite de la teri Sondajul

Numerotarea documentelor se face sistematic, fiecrui document alocndu-i-se n ordine, numrul specific n momentul emiterii lui. Administrator, Popescu Ion

3/31/2013

Elementele controlului intern ACTIVITILE DE CONTROL

Elementele controlului intern ACTIVITILE DE CONTROL

1. Verificrile faptice

2. Verificrile ncruciate (contraverificrile)

Presupun examinarea la faa locului a realitii fenomenelor i proceselor consemnate n documente (observarea fizic) Controlul trebuie s analizeze modul n care entitatea a respectat normele referitoare la inventariere

Presupun confruntarea exemplarelor diferite ale aceluiai document aflate la entiti, compartimente sau locuri diferite

Elementele controlului intern ACTIVITILE DE CONTROL

Elementele controlului intern ACTIVITILE DE CONTROL

3. Verificrile reciproce

4. Probele de laborator i expertizele tehnice

Presupun confruntarea unor documente diferite dar n care sunt reflectate operaiuni similare sau ntre care trebuie s existe anumite corelaii. (Factura NIR, Registru de cas documente anexate)

Analize tehnice sau fizico-chimice care depesc nivelul de pregtire, competena legal sau aparatura de care dispune organul de control (compoziia unor produse, respectarea reetelor de fabricaie, rezistena i fiabilitatea unor bunuri, nelegerea i verificarea sistemului informatic, etc.)

3/31/2013

Elementele controlului intern ACTIVITILE DE CONTROL

Elementele controlului intern ACTIVITILE DE CONTROL

5. Confirmarea constatrilor de cei controlai

NOTELE EXPLICATIVE

Se dau de cei controlai la cererea organului de control ca instrument suplimentar de informare i confirmare Cnd se constat abateri sau deficiene

Notele explicative Notele de constatare

n orice etap a controlului ns numai atunci cnd organul de control este n m sur s pun ntrebri precise

Elementele controlului intern ACTIVITILE DE CONTROL

Elementele controlului intern ACTIVITILE DE CONTROL

NOTELE DE CONSTATARE

6. Ridicarea documentelor originale de organul de control

Se ntocmesc de organul de control pentru consemnarea unor deficiene care ulterior nu ar mai putea fi dovedite sau reconstituite Exemplu: absena de la locul de munc, starea de ebrietate, folosirea nelegal a mijloacelor de transport, nclcarea regulilor de comer Se ntocmesc i cnd se impune luarea unor msuri urgente pentru nlturarea unor abateri. Se semneaz de organul de control i de persoanele vinovate sau alte persoane (martori)

Se folosete n situaia n care exist riscul ca unele documente s fie distruse sau sustrase de cei interesai, mai ales dac ele reprezint singurul mijloc de dovedire a unor nereguli, sau exist riscul ca aceste documente s fie modificate sau completate cu meniuni suplimentare

3/31/2013

Elementele controlului intern ACTIVITILE DE CONTROL

Elementele controlului intern ACTIVITILE DE CONTROL

7. Confirmrile primite de la teri

8. Sondajul

Sunt o variant a verificrilor ncruciate Confirmare de solduri, de rulaje

Sondaje statistice i nestatistice

Elementele controlului intern ACTIVITILE DE CONTROL

Elementele controlului intern ACTIVITILE DE CONTROL

Activitile de control vizeaz politici i proceduri referitoare la:


Autorizarea i aprobarea operaiunilor i tranzaciilor

Separarea sarcinilor (responsabilitilor) Verificarea documentelor justificative i a registrelor contabile

Verificarea modului de organizare a evidenei economice

Planul de conturi

Modelele registrelor contabile

Situaiile financiare

Programele informatice

Controlul fizic (faptic)

Revizuirea performanelor

3/31/2013

Elementele controlului intern ACTIVITILE DE CONTROL

Elementele controlului intern ACTIVITILE DE CONTROL

Programele informatice trebuie:


Sa asigure prelucrarea datelor conform prevederilor legale Potejarea programului impotriva accesului neautorizat Confidenialitatea datelor Pastrarea datelor Listarea inregistrarilor contabile si a rapoartelor Sa nu permita inserari, modificari sau eliminari de date aferente unor luni incheiate
Verificarea completarii documentelor Verificarea introducerii datelor Controlul automat al datelor de intrare Controlul initial asupra datelor ce urmaz a fi prelucrate Controlul prelucrarii datelor Controlul final asupra situatiilor obinute Verificarea modului de conducere a evidenei economice

Elementele controlului intern ACTIVITILE DE CONTROL

Elementele controlului intern ACTIVITILE DE CONTROL

Verificarile invers cronologice

Clasificarea verificarilor documentare

Verificari cronologice

Verificari invers cronologice

Verificari sistematice

- Cnd se constat anumite omisiuni sau erori de nregistrare, pentru identificarea lor - Cnd se constat falsuri sau alte abateri, pentru stabilirea momentului de cnd au nceput s se produc

3/31/2013

Elementele controlului intern ACTIVITILE DE CONTROL

Verificarile sistematice

Presupun gruparea documentelor pe operaiuni (cumprri, vnzri, casa, banca, etc.) Au o frecven mare n practica controlului financiar (uureaz munca de sistematizare a concluziilor, reduce posibilitatea de omitere a unor documente, permite specializarea organelor de control, concordana dintre documentele justificative i situaiile financiare

10