Sunteți pe pagina 1din 14

Universtitatea Petre Andrei din Iasi Facultatea de Economie Master: Finante si Administratie Publica Disciplina Administratie Electronica

Aspecte privind informatizarea Administratiei Publice

Lector univ.Dr. Anca Bujor

Ghinet Sergiu Ioan An II

AUTOMATIZAREA ACTIVITAILOR DE BIROU

Pentru ca societatea informaional s aduc beneficii tuturor, ea trebuie s se dezvolte ntr-un cadru naional care s rspund cerinelor locale, n corelaie cu mediul regional naional i internaional. Administraia public este principala verig i, implicit, cea mai responsabil component a societii, chemat s asigure cadrul favorabil dezvoltrii comunitii, s realizeze servicii diversificate i de calitate pentru ceteni, sectorul economic i cel social. Pentru administraia public se are n vedere crearea de mijloace electronice care s uureze procesul de informatizare a structurilor administrative i a actorilor cu care acestea intr n contact. Astfel, se au n vedere utilizarea de centre publice de informare pe cale electronic a cetenilor, inclusiv utilizarea de chiocuri cu ecrane senzitive, ghiee unice (one-stop-shop), carduri electronice mono sau multifuncionale, raportri financiare pe cale electronic, e-mail, pagini web, licitaii electronice, semntur digital, videoconferine, vot electronic, orae digitale, reele civice etc. i, nu n ultimul rnd, guvernare on-line. Tehnologia avansat ilustreaz reunirea a trei tehnologii cndva separate-computere, echipamente de birou i de telecomunicaii (un editor de text combin un computer cu o main de scris). Cele mai cunoscute i elementare funcii ale tehnologiei sunt : procesare de texte; comunicare (pota electronica,fax); nmaganizarea i recuperarea informaiei; suport administrativ (calendare electronice).

Nevoia integrrii n munca administrativ i de birou a tehnicilor moderne de comunicaie i prelucrare automat a datelor, n scopul creterii calitii acesteia a condus la consacrarea unui nou termen, cel de birotic. Rolul acesteia l reprezint automatizarea activitilor de birou prin folosirea tehnicilor, conceptelor i produsele informatice adecvate operaiilor ce vizeaz prelucrri elementare de date, editri de documente, reprezentri grafice, prelucrri multimedia. Sistemele informaionale vor avea, un impact profund asupra caracterului muncii umane, fizice i intelectuale, cu implicaii sociale i economice. Munca intelectual va fi degrevat de operaii cu caracter de rutin care necesit un efort ndelungat, influennd n mod pozitiv procesele de conducere i decizie. Ca o alternativ pentru munca prestat, la un anumit sediu fix de lucru, a aprut biroul virtual (telemunca). Biroul Virtual este un serviciu ce permite configurarea personalizat, pentru fiecare utilizator a tuturor activitilor care se desfoar la birou: agend, calendar, activiti, ntlniri, sarcini, gestiune documente, forum, chat, mail etc. Pentru posesorii de telefoane mobile, aceste servicii pot fi disponibile i pe WAP (Wireless Application Protocol). Serviciile WAP pentru clieni cuprind consultarea contului personal, consultarea mail-ului, acces la propriul organizator de activiti precum i la diverse alte informaii utile. Birourile virtuale din domeniul administraiilor publice ar trebui s aib urmatoarele atribuiuni: subordonate; -pregtirea personalului pentru operare pe calculator; elaborarea cu comparimentele Consiliului Judeean, a programului pentru lucrrile i activitile ce se vor executa cu ajutorul tehnicii de calcul i supunerea acestuia spre aprobare; colaborarea cu instituii specializate i cu consiliile locale n elaborare sau participarea la elaborarea, testarea i exploatarea coordonarea i spijinirea activitii consiliilor locale privind:

-informatizarea activitii de administraie i a serviciilor publice

elaborarea unor studii de informatizare a administraiei locale i judeene; programelor i aplicaiilor folosind sistemele de calcul din dotare. 3

n funcie de libertatea angajatului, biroul virtual se poate manifesta prin: 1. telemunca ocazional, atunci cnd angajatul i desfoar activitatea la sediul organizaiei i ocazional (una sau dou zile pe sptmn) la domiciliul su; 2.telemunca semimobil, atunci cnd angajaii au o mobilitate sporit, dar in permanent legtura cu biroul fix, dup un program prestabilit; 3.telemunca cu program aleator, atunci cnd angajaii, ntr-o proporie aleatoare, combin telemunca la domiciliu cu cea de la sediul organizaie (fr ca angajatul s aib un birou propriu) sau a clienilor; 4 .telemunca la domiciliu, care presupune amenajarea, la domiciliul angajatului a unui birou cu toate dotrile pe care le implica funcia i genul de munc pe care o presteaz. Acest tip de munc poate fi off-line sau on-line. n cel de al doilea caz telelucrtorii sunt conectai permanent la reeaua de lucru, rspunznd, de exemplu, la apelurile telefonice redirecionate prin intermediul unor tehnologii speciale.

INFOCHIOCURILE I SMARTCARDURILE INTELIGENTE

Asigurarea unei eficiene i transparene n activitatea administraiilor publice a condus la realizarea unor sisteme de tip infochioc care faciliteaz, pe de o parte informarea cetenilor i a societii de afaceri, iar pe de alt parte degrevarea funcionarilor publici de o serie de activiti de rutin. Ele asigur schimbul de informaii att pe plan local ct i pe plan naional sau internaional. Infochiocul reprezint un portal informaional, un sistem distribuit geografic, de informare automatizat, simplu de utilizat pentru ceteni i firme. El permite modernizarea, creterea transparenei i a accesibilitii la activitile din administraiile publice. Utilizarea sa

poate fi fcut att prin interfaa specific infochiocurilor, ct i prin Internet, prin intermediul browser-lor standard.

Obiectivele sistemului infochioc se pot grupa in doua categorii: 1. Obiective ce vizeaz administraiile publice i organizaiile ce ofer cetenilor i comunitii de afaceri. In acest caz se poate vorbi de operativitate n relaia cetean-administraie, reducerea volumului de munc a funcionarilor publici, reducerea costurilor din administraie. 2. Obiective care privesc mbuntirea relaiei cetean sau societate de afaceri cu administraiile publice. In cazul acesta vorbim de furnizarea de date coerente, consistente i actualizate, participarea contient a ceteanului la viaa comunitii, familiarizarea cetenilor cu noile modaliti de informare bazate pe tehnica electronic. Utilizarea infochiocurilor asigur: o o individ; o o o le datoreaz; o vigoare; o posibilitatea completrii on-line a formularelor oficiale; 5 prezentarea documentelor i etapelor pe care trebuie s le parcurg cetenii n rezolvarea unei probleme, n conformitate cu legile i normativele n apropierea i implicarea ceteanului n actul de guvernare prin informarea cetenilor asupra normelor i reglementrilor n informarea cetenilor asupra taxelor i impozitelor locale pe care acces electronic facil la informaii; vigoare, specifice pentru activitatea administraiilor fiscale locale; crearea i punerea la dispoziia cetenilor a unui sistem de familiarizarea cetenilor cu informaia electronic i crearea informare integrat n domenii de interes social, cultural i economic; mentalitii c informaia este un element de utilitate personal pentru fiecare

o o cutare; o

posibilitatea actualizrii permanente a datelor; regsirea documentelor utile, prin intermediul unei funcii de prezentarea n mod structurat a informaiilor pe care le pune la

dispoziia publicului, astfel nct rezultatul este prezentat utilizatorilor ntr-o maniera intuitiv, iar domeniile asociate vor putea fi folosite ca i criterii de cutare; o o clasificarea datelor din punct de vedere al drepturilor de acces; monitorizarea utilizrii sistemului, prin colectarea i raportarea de

statistici asupra modului n care este utilizat. Infochiocurile conin date publice i date private,ale ceteanului sau ale diverselor organisme. n general, informaia privat este personalizat i accesibil numai pe baza unui certificat electronic,soluie ce poate fi bazat pe un mecanism de tip SmartCard. Infochiocurile sunt integrate in sistemele informaionale diverse i asigur legatura cu baze de date locale sau centrale, inclusiv cu depozite de date centrale, permind accesul la informaii, furnizarea de documente i chiar posibilitatea completrii acestora, plata diverselor texe i impozite.

PARTENERIATUL MICROSOFT-GUVERNUL ROMANIEI

n Romnia, pentru sprijinirea eforturilor de realizare a societii informaionale, s-a ncheiat un parteneriat intre Guvern i Microsoft Corporation. Microsoft are urmtoarele atribuiuni: a. Acordarea de asisten n implementarea planificrii strategice a Tehnologiei Informaiei. Microsoft acord asisten Guvernului n elaborarea unor

planuri de aciune i a altor documente strategice i iniiative pentru construirea unei strategii naionale de Tehnologia Informaional. b. Contribuia la dezvoltarea sectorului local de Tehnologia Informaie. Microsoft particip la proiectele guvernamentale n scopul de a identifica, elabora propuneri, planifica i lansa iniiative de strategie a Tehnologiei Informaiei n contextul integrrii n Uniunea European; c. Transferul de cunotine. Microsoft organizeaz cursuri de pregtire pentru personalul din Administraie Public n domeniul managementului de proiecte complexe de Tehnologia Informaiei. Dezvoltarea unor proceduri de securitate mpreun cu accesul nengrdit la tehnologie i pregtirea personalului au condus la creterea ncrederii n securitatea sistemelor informatice naionale. Microsoft ofer mijloace pentru a rspunde cerinelor Instituiilor Publice printr-o serie de programe destinate s rezolve problemele eseniale precum: protecia identitii i a datelor cu caracter personal, securitate, transparen. d. Licenierea Software. Entitatea Microsoft care acord licene n Europa, Microsoft Ireland Operations Ltd., ofer Guvernului un acord special pentru obinerea de licene pentru produsele Microsoft, la preuri speciale guvernamentale. Un astfel de acord de licen confer Guvernului (inclusiv acelor instituii publice listate n acord) flexibilitatea necesar i posibilitatea de previzionare a bugetului pe durata acordului. Guvernul vizeaz urmtoarele aciuni: 1. Trecerea ctre o societate informaional i modernizarea administraiei publice. Guvernul investete n transformarea Romniei ntr-o Societate Informaional prin asigurarea accesului la informaie i cunoatere, la costuri accesibile, dezvoltarea competenelor oamenilor prin nvmnt i pregtire, stabilirea unui cadru legislativ i de reglementare. 2. Promovarea legislaiei referitoare la proprietatea intelectual i utilizarea legal de software. Guvernul depune eforturi n vedere consolidrii cadrului legal pentru promovarea i dezvoltarea drepturilor de proprietate 7

intelectual, utilizarea autorizat de software n toate instituiile publice, precum i aplicarea prevederilor legale n ceea ce privete infraciunile legate de tehnologia informaiei i proprietatea intelectual. 3. Management-ul Software. Guvernul a adoptat planuri de management software, care au contribuit la reducerea pirateriei n domeniul informatic n Romnia, deoarece autoritile publice se numr printre cei mai mari utilizatori de software din lume. Societatea Informaional-Societatea Cunoaterii este conceput ca un mediu foarte diferit, fr precedent, in care implementarea ultimelor realizri tehnica trebuie s mearg n paralel cu adoptarea de noi soluii juridice care s monitorizeze efectele negative ale impactului informatizrii.

ALTE TEHNOLOGII DE VRF FOLOSITE N ADMINISTRAIA PUBLIC

Prin introducerea Internet-ului n administraia public s-au creat noi oportuniti de genul colaborrii electronice interdepartamentale, facilitndu-se cyberdemocraia, ceea ce nseamn participarea public la procesele de guvernare. n vederea lurii deciziilor fundamentate corect, ageniile i organizaiile guvernamentale nu mai opereaz ntr-o arie funcional unic, dup conceptul de organizaie public exterioar (external public organization), ci trebuie "s-i distrug frontierele i s fie legate prin parteneriate de colaborare". Folosirea reelelor civice constituie o alt coordonat a informatizrii n administraia public. Ele sunt n general reele comunitare cu un cost sczut, uor de utilizat pentru a permite accesul cetenilor la e-mail, buletine de informaii i informaii relevante pentru comunitate. La 8

ora actual ele au tendina de a depi obiectivele strict sociale i de a deveni un mijloc mai sofisticat permind accesarea la Internet sau GIS (Geographic Information System) etc. Reelele civice trebuie conceptualizate ca reele publice de informaii, create i ntreinute de ctre ageniile locale n colaborare cu liderii comunitii, grupurile de interese adecvate, colegiile i universitile locale. WWW-urile (World Wide Web) ntreinute de ctre ageniile publice tind s devin mai degrab, un mijloc pentru relaiile publice dect de externalizare a organizaiei. Un studiu realizat n SUA, relev faptul c cele mai multe site-uri erau simple adrese prin care cetenii puteau s contacteze oficialitile guvernamentale i foarte puine erau construite pentru discuii interactive, pentru ntreinerea unui buletin informativ, pentru furnizare de date i informaii. O metod de simplificare a activitii n administraia public o constituie adoptarea documentelor electronice. Aceasta presupune realizarea electronic a tuturor documentelor guvernamentale, completarea on-line, de ctre ceteni i transmiterea lor. Ceteanului i se permite s completeze un singur formular electronic, informaiile coninute de acesta fiind transmise automat fiecrui departament guvernamental implicat n soluionarea problemei, ntrun mod care este transparent pentru cetean. La crearea documentele electronice, trebuie avut n vedere i legiferarea semnturii electronice, prin care s se certifice autenticitatea acestora. Administraia public poate spori eficiena operaiunilor uzuale, zilnice i mbunti relaiile cu partenerii ei externi (ntreprinderi, instituii economice financiare i diverse alte administraii publice), prin folosirea schimbului electronic de date (EDI- Electronic Data Interchange), minimiznd cantitativ tranzaciile olografe i interaciunile umane, precum i redefinirea datelor, tiprirea i transmiterea documentelor prin pot sau fax. EDI permite automatizarea mai multor proceduri administrative i a relaiilor comerciale ntre un departament i diveri parteneri (furnizori, bnci, alte administraii etc.) i conduce la descentralizarea administraiilor publice. O cerin important a acestui sistem o reprezint securitatea mesajelor (autentificarea originii, integritatea i cofidenialitatea coninutului etc.).

n cadrul administraiei publice, pentru o transparen total n achiziionarea de bunuri, se impune realizarea de licitai electronice. Comisia European ncurajeaz proiectele pilot care pun n valoare schimbul electronic. ara noastr a demarat o serie de proiecte privind licitaiile electronice stipulnd chiar obligativitatea pentru unitile bugetare de a face achiziii prin licitaii de acest fel. n ultima vreme este avut n vedere i conceptul de Guvernare On-line, care are ca obiectiv utilizarea Tehnologiei informaional i de comunicaii n aciunile administraiilor publice. Sistemul a fost proiectat ca urmare a hotrrii Conferinei G7 (SUA, Anglia, Frana, Germania, Italia, Canada, Japonia), din februarie 1995 de la Bruxelles. Obiectivele guvernrii on-line: mbuntirea cunoaterii sistemului de guvernare. Acest aspect se

refer la furnizarea de informaii despre sistemul de guvernare, administraie, drepturi individuale etc. Furnizarea informaiilor se poate face att prin mijloace electronice (Internet, reele civice etc.) ct i nonelectronice (ziare, lucrri tiprite, postere etc.). Crearea informaiilor disponibile livrabile, prin punerea la dispoziia actorilor implicai, a bazelor de date, a paginilor web i a site-urilor guvernamentale i municipale. Informaiile pot fi disponibile la cerere sau n cazul informaiilor transmise ca anunuri, directive etc. adresate cetenilor; Facilitarea feedback-ului. Canalele feedback pot fi furnizate ctre

un individ (un parlamentar, un funcionar) sau un departament al administraiei. Canalele trebuie s includ e-mail i telefon nlesnind legtura ntre ceteni i administraie. Facilitarea activitii grupurilor de discuii. Acest tip de activiti permite participarea la procesul de guvernare i administrare i implic discuii i negocieri on-line a diverselor pturi ale societii nlesnind astfel, impunerea democraiei participative n care cetenii au dreptul s vorbeasc i s fie auzii. Aadar, guvernarea electronic este una dintre manifestrile importante ale societii informaionale, deoarece implic instituii ale statului, organizaii publice i private i, mai ales, 10

ceteanul, pe care l transform n e-cetean, implicat direct, concret i constructiv n toate domeniile vieii politice, sociale, culturale, ceteneti i morale. n condiiile n care Romnia urmrete aderarea la UE, trebuie avute n vedere i orientrile pe plan european. n acest sens, au fost elaborate o serie de programe pentru mbuntirea activitii din administraia public, programe care iau n seam i rile ce urmeaz s adere la CE. Astfel, programele IDA (Interchange of Data between Administrations Schimb de date ntre administraii) se axeaz pe aciuni care s asigure beneficii directe organizaiilor la nivel european. Iniiativa principal este crearea unui portal comun pentru administraia UE. Romnia este semnatar a Planului de aciuni e-Europe i particip la programele comunitare IST (Information Society Program) i e-Content. Programul IST vizeaz promovarea inovaiei i competitivitii, ca elemente indispensabile ale mediului de afaceri din Europa, n beneficiul cetenilor. Acest program conine i proiectul ISIS (Iniiativa Societii Informaionale pentru Europa de Sud-Est), care are ca obiectiv asigurarea colaborrii regionale n probleme ce vizeaz impactul noilor tehnologii asupra eficienei i transparenei la nivelul administraiilor publice. Programul e-Content a fost lansat de UE cu scopul de a sprijini dezvoltarea continentului digital european n reele globale i de a promova diversitatea lingvistic n societatea informaional att n rile membre ct i n rile candidate.

EFECTELE INFORMATIZRII SOCIETII


Cele mai importante efecte ale informatizrii constau n: Reducerea efortului fizic, inclusiv n prelucrarea manual a datelor; Diminuarea efortului intelectual solicitat de diversele operaii Reducerea, prin automatizarea activitilor, a timpului de prelucrare

informaionale; a datelor i de transmitere a informaiilor;

11

Creterea

performanelor

prin

mbuntirea

calitii

productivitii prelucrrii informaiei (exactitate, vitez de regsire, capacitate ridicat de stocare); decizie; Posibilitatea comunicrii i informrii on-line, independent de Scderea, pe termen lung, a costului proceselor de analiz i

distanele geografice, cu avantaje evidente asupra tuturor domeniilor de activitate (tiin, educaie, cultur, management, marketing, producie, comer). Impactul tehnologiei avansate din sectorul administrativ asupra centralizrii procesului decizional este variabil. Cheia este flexibilitatea tehnologiei informaiei. Aceleai sisteme care ngduie managerilor din poziii nalte s se amestece n operaiunile de la nivele ierarhice inferioare dau stagiarilor capacitatea de a asambla date si de a lua decizii. Observm c tehnologia avansat implic un flux mai liber, mai democratic de informaii i n general de comunicare, ceea ce sugereaz posibilitatea de implicare n procesul decizional organizaional a unei game mai largi de angajai, situai pe mai multe nivele ierarhice.

12

CONCLUZII

Administraia public trebuie s ia msurile pentru asigurarea cadrului optim de desfurare a activitilor pentru satisfacerea cerinelor actorilor implicai. n aceste condiii se impune: extinderea i modernizarea infrastructurii informaionale naionale; dezvoltarea de aplicaii i servicii bazate pe convergena tehnologiilor informaiei,

comunicaiilor cu media, care s permit informatizri omogene i coordonate ale instituiilor din administraia public central i local; mbuntirea serviciilor publice i realizarea interaciunii societii civile cu Eticheta de tehnologie avansata pentru sectorul adnimistrativ poate fi aplicat oricrui lucru de la editare de text pan la exoticele sisteme decizionale tip expert. Pentru a oferi servicii de bun calitate administraia public ncearc s-i automatizeze activitile de birou, s introduc n toate unitile calculatoarele. n acest mod se va putea lucra mult mai uor i mai calitativ. Infochiocurile i Smartcardurile au un rol foarte important n modernizarea administraiei publice. Cu ajutorul lor oamenii sunt informai n legtur cu activitile administaiei. n concluzie informatizarea administraiei publice a adus beneficii i pentru instituii i pentru ceteni. n primul rnd s-a diminuat timpul de prelucrare a datelor, s-a redus efortul fizic pentru funcionarii publici i cel mai important au crescut performanele prin mbuntirea calitii i productivitii prelucrrii informaiilor. Pe partea cealalt cetenii nu mai trebuie s administraia public prin mijloace electronice adecvate.

13

stea la cozi interminabile pentru a fi informai i pentru a putea gsi soluii la anumite probleme, care nu necesit neaprat ajutorul funcionarilor publici.

14