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ANALISIS DE PROBLEMAS Y TOMA DE DECISIONES

Cuatro patrones bsicos de pensamiento

Qu est ocurriendo? por qu ocurri esto? qu curso de accin deberamos adoptar? qu nos espera ms adelante?

Las tcnicas del Anlisis de Problemas


Ambos tipos de problemas, la desviacin actual de un desempeo que antes era aceptable y un desempeo que nunca ha satisfecho las expectativas, pueden abordarse mediante las tcnicas del Anlisis de Problemas. Las tcnicas se dividen en estas principales categoras:

1. Definicin del problema. 2. Descripcin del problema en cuatro dimensiones: identidad, ubicacin, tiempo y magnitud. 3. Extraccin de la informacin clave en las cuatro dimensiones para descubrir las posibles causas.

4. Pruebas para deducir la causa ms probable.


5. Verificacin de la causa real.

Descripcin del problema en cuatro dimensiones: identidad, ubicacin, tiempo y magnitud

IDENTIDAD: qu es lo que estamos tratando de explicar

UBICACIN: dnde lo observamos


TIEMPO: cundo ocurre MAGNITUD: que tan grave, o extenso es

Situaciones en las que el desempeo real nunca ha estado a la altura de las expectativas
Cuando comenzamos el Anlisis de Problemas del tipo "nunca ha dado resultado", es razonable examinar el propio DEBIERA del desempeo y quiz realizar alguna investigacin.

Es realista el DEBIERA? Ha sido alcanzado, en algn sitio, por alguien? Quin dice que es el DEBIERA? Y con base en qu criterios? En ocasiones las normas de desempeo se establecen sin cuidado o en un nivel intencionalmente mayor al que puede llegar cualquiera. Y en ocasiones un DEBIERA del desempeo se comunica de cierta manera, cuando en realidad significa otra cosa.

Anlisis de decisiones
En todas las organizaciones deben tomarse decisiones y realizarse acciones. Compete a las personas correspondientes de la organizacin seleccionar las acciones, determinar cmo realizarlas, y hacer-se responsables de su implantacin con xito. Pero con frecuencia hay confusin respecto a las decisiones. A las personas se les dificulta pensar juntas sobre las elecciones que deben hacer. No se ponen de acuerdo en dnde comenzar o cmo proceder. Como resultado, pueden pasar por alto informacin importante, no consultar a las personas debidas y cometer errores. La toma de decisiones organizacional con frecuencia no es tan buena como debera.
A la gente le gusta tomar parte en la toma de decisiones. No obstante, en una organizacin muchos rehyen la tarea debido a las controversias que implica. Al carecer de procedimientos imparciales y aceptados por todos, la toma de decisiones se convierte en una contienda entre los que sostienen distintos puntos de vista. Prevalecen los que detentan ms poder. Los dems aceptan las decisiones para no quedar en ridculo y evitar una confrontacin directa.

S o No? Debemos cambiar o continuar como antes?


En ocasiones debemos decidir si cambiamos cierta operacin o seguimos como antes. La decisin "S, cambiamos" siempre va acompaada por muchos factores desconocidos. Por otro lado, la decisin "No, no cambiamos" tiene desventajas obvias, porque de no ser as nunca se habra hecho la propuesta de cambiar. No obstante, el estar familiarizado con el status quo es un atributo que ayuda para elegir el No.

Cuatro actividades bsicas

Identificacin de reas crticas de una actividad, proyecto, operacin, suceso, plan, etc.

Identificacin de problemas potenciales especficos dentro de esas reas vulnerables que pudieran tener suficientes efectos negativos en la operacin para ameritar que se acte ahora.
Identificacin de las causas probables de esos problemas potenciales e identificacin de las acciones que evitarn que ocurran. Identificacin de las acciones contingentes que pueden realizarse si fracasan las acciones preventivas, o cuando no es posible accin preventiva alguna.

Identificacin de causas probables y de acciones preventivas

Quien realice un Anlisis de Problemas Potenciales cuenta con dos tipos de acciones: acciones preventivas y acciones contingentes.
El efecto de una accin preventiva consiste en eliminar, parcial o totalmente, la causa de un problema potencial. El efecto de una accin contingente consiste en reducir el impacto de un problema que no puede ser prevenido. Las acciones preventivas, si pueden ejecutarse, son obviamente ms efectivas que las acciones contingentes.

Un tipo distinto de proceso


El Anlisis de Problemas Potenciales tiene una caracterstica que lo distingue en esencia de los procesos racionales del Anlisis de Problemas y el Anlisis de Decisiones. En estos ltimos, un paso conduce inexorablemente al siguiente y los pasos se siguen ordenada y exhaustivamente hasta producir una conclusin lgica. Esto no siempre ocurre en el Anlisis de Problemas Potenciales.

Anlisis de problemas potenciales


El anlisis de Problemas Potenciales plantea dos preguntas bsicas: "Qu podra salir mal? Qu podramos hacer al respecto ahora?" Cuatro actividades bsicas nos delimitan el mbito de trabajo para el Anlisis de Problemas Potenciales: 1. Identificacin del reas crticas: Dnde nos perjudicara ms? En qu puntos nos afectara ms el cambio? 2. Identificacin de problemas potenciales especficos dentro de las reas de mayor vulnerabilidad. Son situaciones especficas que presentan una amenaza tan seria que implican una accin inmediata. 3. Identificacin de acciones que evitarn la ocurrencia de problemas potenciales especficos. Dichas acciones estn dirigidas a la causa probable del cambio amenazador. 4. Identificacin de acciones contingentes que puedan minimizar los efectos de problemas potenciales que no pueden ser totalmente prevenidos. El Anlisis de Problemas Potenciales no es una bsqueda negativa de dificultades. Es una bsqueda positiva de modos de evitar y reducir las dificultades aun tienen probabilidades de presentarse en el futuro.

Tcnicas del anlisis de situaciones


Las tcnicas de Anlisis de situaciones permiten al directivo aumentar su competencia en estas cuatro actividades

Reconocer situaciones
Separara las situaciones en componentes manejables

Establecer prioridades
Planear la resolucin de situaciones

Etapas del Anlisis de situaciones


RECONOCER SITUACIONES: Actuales o futuras Desviaciones Amenazas Oportunidades PLAN DE RESOLUCIN: SEPARAR:

Seleccionar el proceso apropiado para resolver cada situacin


Planear el quin, qu, dnde, cundo y cunto de la resolucin

Romper situaciones amplias en situaciones ms pequeas definidas con mayor claridad


Enumerar situaciones adicionales que deben ser resueltas FIJAR PRIORIDADES: Decidir en qu orden se va a trabajar con las situaciones ya desglosadas

Preguntas de especificacin para problemas de desempeo humano


IDENTIDAD: QUIN es la persona (o el grupo) cuyo comportamiento nos preocupa? CUL, especficamente, es ese comportamiento? (Incluir actos y comentarios del individuo.) LUGAR: TIEMPO: DNDE se observa el comportamiento? CUNDO se hizo aparente por primera vez este comportamiento? CUNDO se observ dicho comportamiento desde esa fecha? (Tomar nota si existe una pauta reconocible en el tiempo de ocurrencia de tal comportamiento.) MAGNITUD: Cul es la EXTENSIN del comportamiento? (Por ejemplo: Cuntas quejas? Cunto afecta a la operacin? Hasta dnde se extiende el efecto de ese comportamiento?)

GENERAR ALTERNATIVAS
Variedad Amplio rango

ANTICIPAR PROBLEMAS DESCRIBIR PLAN DE ACCION


Eventos Tiempos Fijar prioridad - Probabilidad - Gravedad

CLASIFICAR OBJETIVOS
Obligatorios limites deseados Pesos relativos

COMPARAR Y ELEGIR
Obligatorios: pasa no pasa Deseados: relativa satisfacccion Consecuencias adversas Minimizar las amenazas

ANTICIPAR PROBABLES CAUSAS


Probabilidad

ESTABLECER OBJETIVOS
Resultados Recursos

ANALISIS DE DECISIONES
Elegir Curso de Accin

ANALISIS DE PROBLEMAS POTENCIALES

ELEGIR TIPO DE ACCIN


Tomar preventiva - Eliminar causa preparar contingente - Disminuye efectos

MI TRABAJO
Reconocer situaciones Separar Fijar prioridad Colocar AP o AD o APP

ENUNCIADO
Proposito Relacion con decisiones anteriores y posteriores

Asegurar el exito de un plan de accion o una DISPONER actividad DE MEDIOS

DE AVISO
Para controlar progreso Para iniciar accin contingente

ANALISIS DE PROBLEMAS
Hallar la causa de una desviacion

VERIFICAR ENUNCIADO
Logica Observacion de la realidad Debiera Realidad +- Desviacion

PROBAR PARA HALLAR LA MAS PROBABLE CAUSA


Explicar ES y explicar NO ES

ESPECIFICAR
Es Que donde Cuando Alcance No es

DESARROLLAR POSIBLES CAUSAS

Usando distingos y cambios