Sunteți pe pagina 1din 28

ARGUMENT

Obiectul corespondenei oficiale const n iniierea, stabilirea, desfurarea, modificarea i ncetarea relaiilor dintre persoane fizice i cele juridice sau numai dintre cele juridice, n scopul rezolvrii intereselor reciproce care sunt generate de aceste relaii. Ca modul de stagiu de pregtire practic, corespondena are ca obiectiv formarea competenelor celor care i vor desfura activitatea n instituiile de stat sau private, privind aplicarea principiilor, regulilor, metodelor i formelor pe baza crora se redacteaz, se prezint, i se folosesc scrisorile i actele oficiale. Dificultatea controlrii efectelor unei scrisori const n faptul c acestea depind de i felul de percepia acesta cititorului, percepie mesajul care este strict Din individual, cum interpreteaz subliminal.

aceast cauz se impune respectarea ntocmai a normelor, formelor i regulilor gramaticale, ortografice, de punctuaie, de fonetica, utilizarea cuvintelor i expresiilor care au circulaie general. Locul modulului n cadrul planului de nvmnt precizeaz c acesta are alocat un numr de 90 ore/an, din care 90 de ore instruire practic. Toate orele sunt desfurate de ctre profesorul de specialitate. Procesul de evaluare pe parcursul anului i evaluarea final trebuie s urmreasc gradul de dobndire a competenelor. Elevii i vor alctui n acest scop un portofoliu de documente (acesta va conine documente tipizate, documente date spre exemplificare, scrisori i acte oficiale create de elevi). Noiunea de coresponden include forma scris pe care o iau relaiile dintre dou sau mai multe persoane ( de obicei sub forma unor scrisori). Dup cum

scrisorile se adreseaz unor persoane juridice sau fizice, acestea alctuiesc obiectul corespondenei oficiale private. Principiile de baz pentru ntocmirea corespondenei oficiale sunt: evitarea corespondenei inutile, promptitudinea n formularea rspunsurilor i raionalizarea consumului de materiale consumabile.

CAPITOLUL I ASPECTE GENERALE


1.1 DEFINIIE
Scrisoarea este o comunicare scris care circul de la expeditor la destinatar prin mijloace de comunicare curent (prin serviciul pot,curier sau e-mail).

1.2. TIPURI DE SCRISORI


Din punct de vedere al iniiativei trimiterii scrisorilor, se disting urmtoarele tipuri de scrisori: a)scrisori iniiale Fiecare dintre ele au caracteristici proprii de formulare,limbaj i stil. Scrisoarea iniial (din propria iniiativ) este prima scrisoare din ciclul de coresponden ntre dou firme, stabilind anumite relaii ntre expeditor i destinatar. Acestui tip de scrisoare i sunt specifice fomule proprii de introducere , adaptate ocaziei cu care se trimit aceste scrisori. b)scrisori de rspuns Scrisorile de rspuns devin necesare i obligatorii n cazul intituiilor i firmelor din urmtoarele motive: interesul fiecrei firme este s se rezolve la timp i n bune condiii angajamentele (reciproce) cu partenerii si; ntr-o serie de cazuri, legea oblig unitile s rspund la scrisorile primite n anumite termene i n condiii legale de rezolvare. Cnd rspunsul la o scrisoare nu poate fi trimis la timp din motive obiective,n acest caz este obligatorie trimiterea unei scrisori de scuze i explicaii.

c)scrisori de revenire Scrisoarea de revenire constituie o repetare a unei scrisori iniiale, pentru un anumit motiv i ntr-o form oarecum diferit, n funcie de motivul care a determinat-o. n principiu scrisorile de revenire nu sunt indicate, deoarece constituie risip de timp i cheltuieli materiale inutile, iar uneori produc perturbri n rezolvarea problemelor. Cauzele care au dat natere la reveniri pot s abin expeditorului sau destinatarului, dup cum urmeaz; -din cauze subiective sau nejustificate; -reveniri din cauza (vina) expeditorului; -reveniri din vina destinatarului; -reveniri din cauze obiective sau justificate: De exemplu cnd a intervenit o dispoziie legal nou, cnd au aprut situaii sau fapte noi, cnd au aprut motive de anticipare sau ntrziere a rspunsului solicitat. n ceea ce privete introducerea, toate scrisorile de revenire se redacteaz similar, printr-o formul din care trebuie s rezulte ideea de revenire . n toate scrisorile de revenire , stilul i limbajul trebuie s fie politicos, dar ferm, iar cnd este nevoie, s se utilizeze formule sau apeluri de avertizare, pentru intrarea n legalitate.

1.3. CARACTERISTICI FORMALE I DE CONINUT


Scrisoarea comercial este un mesaj scris , relativ la operaii comerciale curente , redactat de emitor n dou exemplare, din care unul l pstreaz, cellalt l trasmite unui destinatar. Forma scrisorii O organizaie este apreciat de partenerii si i n funcie de calitatea corespondenei dat de estetic i de corectitudinea formulrii textului.

Formatul paginii cel mai utilizat este cel nominalizat de 210x297 mm. Pentru scrisorile scurte se utilizeaz formatul memo, (care are dimensiunile 210x135 mm, mai reduse dect cel normal). Calitatea hrtiei Putei alege calitatea, gramajul i culoarea hrtiei folosite pentru asigurarea unei corespondente estetice. Plicul Dimensiunile sale uzuale sunt :15x25 cm lungime, 9x11 cm lime. Se recomand folosirea plicurilor cu fereastr. Scrisoarea pentru a fi introdus n plic se pliaz n trei , cu antetul deasupra pentru a fi vizibil prin fereastra plicului. Meniunile nscrise pe plic sunt: - pe fata plicului, n partea dreapt, se trece denumirea i adresa destinatarului, numrul de ieire al scrisorii , meniunile speciale:confidenial , n atenia etc. - denumirea i adresa expeditorului pot fi plasate n colul din stnga sus sau pe verso. Plicul folosit pentru expedierea corespondenei trebuie s fie confecionat dintr-o hrtie de calitate, iar elementele ce se menioneaz pe acesta trebuie scrise lizibil, ca s faciliteze identificarea destinatarului. Exist mai multe tipuri de plicuri: plicuri standard de coresponden plicuri adaptate pentru coli A4 mpturite n dou; plicuri de cabinet plicuri lungi pentru coli mpturite pe lung; plicuri dosar pentru coli A4 nempturite. Plicurile sunt diferite ca mrime, greutate i culoare. Unele au sigla firmei (instituiei) imprimate cele mai utilizate sunt tipurile cu fereastr prin acest fel se poate vede numele i adresa destinatarului scrise n interiorul scrisorii. Pe plic se fac urmtoarele meniuni: adresa destinatarului care coincide cu adresa interioar.

Aceasta trebuie s fie complet (numele persoanei i/sau al firmei, strada, localitatea, codul potal, eventual ara, (atunci cnd corespondena se expediaz n alte ri). Pot exista ca i n scrisoare, indicaii de transmitere a corespondenei ctre un anumit serviciu sau persoan. Ex: n atenia.; adresa expeditorului poate fi plasat n colul din stnga sus sau pe verso. Unele firme expeditoare au deja antet tiprit pe plic. indicaii speciale de atenionare (se refer la caracterul corespondenei): personal, confidenial, urgent etc., care se scriu n colul din stnga sus (n cazul n care adresa expeditorului se afl pe verso) sau n stnga jos; indicaii pentru pot (se refer la categoria sau tariful potal, fie la modul de trimitere a corespondenei). Putem ntlni una din meniunile: par-avion, prin curier, recomandat, post-restant etc. (acestea sunt scrise fie de expeditor, fie de ctre serviciile potale, la cererea expeditorului). Aezarea textului n pagina Se utilizeaz dou tipuri de redactare: scrierea ,,BLOCK(toate paragrafele ncep de la aceiai linie) scrierea ,,INDENTED FROM (primul rnd al paragrafului este nceput cu 1 cm n interior,fa de celelalte rnduri de paragraf). Marginea din stnga este de minim 2-3 cm. Intre paragrafe se lasa unul sau dou rnduri libere. Paragrafelor li se pot atribui titlu sau un numr,pentru a asigura claritatea scrisorii. Punctuaia Se folosete pentru a-l ajuta pe destinatar, s citeasc i s neleag mesajul transmis prin intermediul scrisorii. Elementele componente ale scrisorii Conform uzanelor internaionale scrisoarea oficial are urmtoarea structur: antet; numrul i data;

referinele; adresa destinatarului; formula de salut/de adresare; obiectul scrisorii; coninutul; formula de ncheiere/de salut; semntura; anexe.

1.4. MENIUNILE DE LA NCEPUTUL SCRISORII


ANTETUL n general, hrtia folosit pentru coresponden are antetul tiprit sau gravat, plasat n partea superioar, pe mijloc sau n partea stng a paginii. Uneori apar completri ale antetului n subsolul paginii. n lipsa unui antet tiprit acesta este dactilografiat. Forma i grafica antetelor este extrem de variat, dar el trebuie s fie simplu i cu aspect plcut, fr elemente ornamentale inutile, ndeplinind, pe lng funcia de identificare i informare i pe cea de publicitate. Antetul cuprinde: elementul grafic (sigla sau logo-ul. Numai pentru antetele instituiilor centrale de stat, sunt folosite n antet tricolorul i stema rii.); denumirea societii; forma sa juridic; adresa i sediul central (se indic strada, numrul, localitatea, codul potal, ara); numrul de nregistrare la Registrul Comerului; codul fiscal; contul bancar i banca unde societatea are deschis contul respectiv; numrul de telefon, precedat de prefixul oraului, eventual i cel al rii (n cazul corespondenei cu partenerii strini); numrul de fax; e-mail-ul. 8

O hrtie de coresponden coninnd toate informaiile de la adres pn la contul bancar nu este indicat n orice situaie. De exemplu, pentru corespondena protocolar, pe invitaii la dineuri i recepii, pentru felicitri, se recomand crearea unui alt model de antet (cu numele firmei i eventual numele celui care semneaz). De menionat, faptul c firmele care au relaii de afaceri cu ri din spaiul vorbitor de limb englez, adresa din antet trebuie s fie aproape identic cu cea care se cere n Romnia din punct de vedere potal (este important ca potaul s neleag unde s duc corespondena). Pentru toate cazurile n care nu dispunem de hrtie oficial de coresponden (un cetean care se adreseaz unei autoriti publice), obiceiul este de a aduga informaii privind autorul scrisorii, titlul i adresa sa, dup semntur, sau scrise sus n partea dreapt. Nu trebuie s ne dm noi nine un titlu de politee. Exemplu de antet: S.C. DESING SRL Mihai Bravu nr. 2, Bucureti, Sector 1 Nr. nregistrare la Registrul Comerului J/5082/1991 Cod fiscal P 1533521 Cont 542327682 BCR-sector 1 Tel/Fax: 021/2347777, e-mail: desing@fx.ro Exemplu de adres internaional a unei firme romneti de export: IMPEX SRL Str. Prieteniei, 45 Bucureti 7000 ROMNIA Telephone: (00401) 6477340 Facsimile: (00401) 7777775

NUMRUL I DATA Numrul i data nregistrrii unei scrisori sunt elemente de mare importan. Ele determin identitatea scrisorii, momentul de la care curg obligaii (de a rspunde la o scrisoare, de a executa o lucrare, de a pune n aplicare un ordin etc.) i st la baza clasrii numerice i cronologice. Numrul i data se scriu n general sub antet ca i cum ar face parte din acesta sau n dreapta lucrrii, n partea opus antetului, n dreptul rndului al doilea al acestuia. Denumirea lunii se scrie n litere (22 octombrie 2002). Pentru a evita confuziile, trebuie s inem seama c data se scrie diferit n alte limbi. Forma britanic este asemntoare celei romneti: mai nti ziua i apoi luna (16th january). n SUA i n unele pri ale Asiei se scrie mai nti luna i apoi ziua (january 16, 2002). Modul standard internaional este anul, luna, ziua. De asemenea, n cazul unor documente, pe lng dat se indic i locul emiterii acestora. Locul de emitere se plaseaz naintea datei, data se separ de numele localitii prin virgul. Numele locului de expediie este, de obicei, numele din antetul tiprit. Excepie fac, de exemplu, cazurile n care scrisorile se expediaz de la un departament al firmei care se afl n alt ora. REFERINELE Se plaseaz de obicei n partea stng a colii de hrtie sau n acelai rnd cu data, n partea dreapt. Referinele sunt incluse n scrisoare n scopul identificrii cu mai mare uurin a departamentului sau persoanei care a redactat scrisoarea. Referina se noteaz prin abrevierea Ref. i include iniialele angajatului care a redactat scrisoarea (persoana care se ocup de problema care face obiectul scrisorii), precum i diferite numere de ordine emise de secretariat sau registratur, numrul de dosar al contractului etc. Exemplu: Ref.: VN/822/1.X.2002. Exist uzana includerii n scrisoare nu numai a referinelor firmei expeditoare, (our Ref) dar i cele ale firmei destinatare (your Ref) n scopul identificrii cu uurin a corespondenei anterioare.

10

ADRESA DESTINATARULUI Se plaseaz fie n partea stng a colii de hrtie (pentru forma bloc), fie n partea dreapt (pentru forma semi-bloc) i se scrie dup sistemul bloc. Aceasta cuprinde: denumirea unitii (inclusiv biroul, direcia creia i este destinat scrisoarea); adresa (localitatea precedat de codul potal, str. i nr., judeul, sectorul (pentru Bucureti), ara (pentru strintate). Adresa poate fi precedat de cuvntul ctre (dup care nu se pune virgul). Cele mai utilizate formule de adresare sunt: 1) unei persoane din firm sau instituie ne adresm cu numele su complet. Numele va fi precedat de formula de politee Domnului, Doamnei precum i de funciile oficiale sau onorifice ale persoanei respective. Exemplu: Domnului Profesor Mihai Popescu Director ASIROM S.A. 2) unui funcionar al crui nume nu l cunoatem sau unui serviciu din cadrul unei instituii, ne adresm denumind funcia acestuia sau serviciul. Aceast indicaie poate fi scris i la sfritul adresei interioare cu dou rnduri mai jos, precedat de cuvintele: n atenia Directorului General / Serviciului Import Export; 3) unei instituii, firme, ne putem adresa menionnd doar numele acesteia. Iat dou exemple des ntlnite n coresponden: Domnului Nicolae Nicescu, Manager SC DESING SRL Str. Mihai Bravu 45 Bucureti, Romnia Sau CTRE S.C. DESING SRL Str. Mihai Bravu 45, sector 3 Bucureti, Romnia n atenia Directorului General sau n atenia Serviciului Export

11

FORMULA DE SALUT ( DE ADRESARE) Plasat de la margine sau de la alineat, formula de adresare se scrie pe rnd separat. Cu ct autoritatea creia i este destinat scrisoarea se afl mai sus pe scara ierarhic, cu att aceast inscripie va fi mai evident fa de adres. Se plaseaz aproximativ la trei spaii sub adresa destinatarului. Dup formula de salut se pune virgul i nu se recomand abrevierea cuvintelor din formula de salut. Modul n care o exprimm depinde de formula pe care am folosit-o anterior. Formula cea mai uzitat este Domnule sau Doamn , dac destinatarul exercit o responsabilitate vom aduga: Domnule primar, Domnule director, Domnule Ministru etc. Exist funcii care cer un alt apelativ, de exemplu Sire sau Majestate. Formula de politee cuplat cu titlul funciei nu trebuie urmat i de nume. Primarului unui ora nu i se scrie: Domnule primar Popescu, ci Domnule primar; o personalitate poate acumula mai multe responsabiliti care i confer tot attea titluri, poate deine diferite grade universitare sau onorifice. Ce vom alege? Le vom folosi pe cele care justific scrisoarea. Atunci cnd ne adresm rectorului unei universiti care prezideaz o campanie de finanare pentru un organism de ntrajutorare i corespondena se refer la acest campanie, titlul de preedinte l va eclipsa pe cel de rector, iar destinatarul va nelege natura textului. ntr-o coresponden ntre dou persoane egale din punct de vedere ierarhic i care se cunosc bine se poate aduga la apelativul propriu-zis i Stimate coleg (Domnule rector i stimate coleg). Alte formule folosite Stimate Domnule sau Stimat Doamn (urmate fie de numele lor, fie de funcie, dup cum ne-am adresat). Exist cuvinte a cror form de feminin este marcat doar prin titluri de politee: Doamna Ministru, Doamna Judector, etc. (atenie la forma de feminin atunci cnd trimitem o scrisoare n Frana sau Anglia, SUA, politeea ne oblig s ne informm n prealabil i s respectm opiunea fiecruia).

12

Dac ne adresm unei firme sau instituii n general, formula de salut va fi Stimai Domni, Stimate Doamne (pentru firmele despre care se tie c sunt conduse de femei). n corespondena redactat de instituii i firme din SUA formula de salut este Domnilor urmat de : OBIECTUL SCRISORII Se scrie ca prim aliniat al scrisorii dup formula de adresare, precedat de cuvintele Referitor la sau Ref., rolul su este de a prezenta succint problema tratat n scrisoarea respectiv i de a uura operaia de ndrumare i de clasare a corespondenei. Includerea obiectului scrisorii nu este obligatorie i poate fi emis n cazul n care problema tratat n scrisoare este prezentat pe scurt n primul paragraf al ei.

1.5.CONINUTUL SCRISORII
Reprezint partea esenial a scrisorii i de aceea trebuie redactat cu deosebit atenie. Cuprinde: - paragraful de introducere; - mesajul (sau cuprinsul); - ncheierea; Cele trei pri se scriu cu aliniat i se separ eventual printr-un spaiu dublu fa de distana dintre rnduri la care este scris textul. Este strns legat de obiectul scrisorii la care face referire sau pe care l conine, de exemplu: confirmarea primirii unei corespondene, mrfuri, documente, formularea unui rspuns la o scrisoare anterioar etc. n corespondena comercial, introducerea const n formule tip, dar care nu trebuie s fie lipsite de politee i de un anumit caracter personal (n funcie de destinatar). Exemple: 13

1) Pentru scrisorile iniiale Prin prezenta v informm c v aducem la cunotin c Pentru confirmarea dumneavoastr v comunicm c Avem plcerea de a v informa c a v aduce la cunotin c Suntem ncntai/bucuroi/fericii s v informm c Ne folosim de acest prilej pentru Obiectul scrisorii noastre este: s v informm despre s v anunm s v avertizm de s v atragem atenia n legtur cu 2) Pentru scrisorile de rspuns : Ca rspuns la scrisoare dumneavoastr nr. din data de Ne-a fcut plcere s primim scrisoarea dumneavoastr din Referitor la scrisoarea dumneavoastr nr. din daFolosim acest prilej pentru a v mulumi pentru scrisoarea dumneavoastr nr. din data de 3) Pentru scrisorile de revenire : Revenim la scrisoarea noastr nr. din data de ntruct nici pn astzi nu am primit rspuns la scrisoarea noastr nr. . MESAJUL (CUPRINSUL) Conine punctul de vedere al expeditorului fa de problemele tratate, de aceea ideile mesajului trebuie exprimate ct mai clar, ntr-o nlnuire logic folosind un vocabular adecvat i un ton corespunztor. Este indicat folosirea frazelor scurte, fiecare idee distinct fcnd obiectul unui paragraf separat. Mesajul poate s cuprind o motivare i o concluzie. Dac problema cuprins n scrisoare nu necesit explicaii (motivarea), coninutul scrisorii se concretizeaz n chiar concluzia acestuia.

14

Exemplu: Prin prezenta, se mputernicete Domnul pentru contractarea fondului de marf pe semestrul II 2002 i concilierea restanelor n livrri. n redactarea mesajului propriu-zis se poate folosi una din cele dou metode: - metoda direct motivare concluzie: ntruct mrfurile nu corespund calitativ, nu le putem recepiona - metoda indirect concluzie motivare: Nu putem recepiona mrfurile, ntruct nu corespund calitativ Metoda indirect este considerat i metoda modern. Avantajul acestei metode const n aceea c destinatarul cunoate de la nceput obiectul scrisorii, ceea ce l determin s analizeze n timpul citirii mai atent motivarea (n cazul scrisorilor de angajare). De asemenea, organizarea indirect a mesajelor este indicat, din punctul de vedere al stilului (ton i impact): - pentru majoritatea scrisorilor neutre (rspunsul la cereri de informaii, darea de instruciuni i explicaii), -pentru mesajele care conin veti bune (exemplu: aprobarea unor solicitri, cereri, anunarea promovrii), - pentru mesajul care exprim bun voin (felicitri, aprecieri pozitive, etc.). Nu este ns potrivit pentru anumite situaii n care mesajul este de convingere sau conine elemente ce vin n contradicie cu interesele destinatarului (rspuns nefavorabil la o solicitare sau cerere, refuzarea unei convenii etc.) . n cazul acestor mesaje negative se adopt metoda direct care presupune pregtirea destinatarului pentru vestea negativ. Alegerea metodei se face n funcie de importana care se d motivrii; dac este nevoie de o documentare i o argumentare mai ampl se folosete metoda direct, iar dac motivarea este simpl se folosete metoda indirect. NCHEIEREA ncheierea mesajului trebuie s reprezinte concluzia logic a punctului de vedere cuprins n mesaj. Aceasta se poate materializa n exprimarea unei promisiuni, a unei dorine de continuare sau ntrire a relaiilor de colaborare cu

15

partenerul, a mulumirilor pentru modul n care acesta a rezolvat unele probleme, a unor scuze pentru unele erori etc. Exemplu: Ateptm cu nerbdare rspunsul dumneavoastr. V mulumim pentru ncrederea /sprijinul/confirmarea acordat V rugm s primii/acceptai scuzele noastre Dorim s tim care este opinia dumneavoastr n legtur cu propunerea fcut mai sus i sperm c aceast regretabil eroare nu va afecta buna noastr cooperare. De asemenea, tot n aceast parte a scrisorii se poate face referire la documentele care se anexeaz: Anexm acestei scrisori

1.6. MENIUNI SPECIFICE FINALULUI SCRISORII


FORMULA DE NCHEIERE / DE SALUT Se plaseaz la 2-3 rnduri sub text, inaintea semnturii. Formula final sau de curtoazie constituie ultimul paragraf. Ea exprim n puine cuvinte sentimentele de apreciere sau de deferen ale semnatarului. Pentru scrisorile destinate unor oficialiti nalte, cele mai folosite formule de salut sunt: V rog s acceptai expresia distinselor mele sentimente V rog s binevoii a agrea/a accepta/ a primi, expresia sentimentelor mele distinse/celor mai bune sentimente ale mele. De reinut c, pentru a respecta armonia ntre formula de adresare (salut) i formula de ncheiere, aceasta din urm o reia pe prima, plasnd-o ntre virgule. V rog s agreai, Domnule Ministru, expresia naltei mele consideraii. V rog s primii, Domnule Procuror, cele mai respectuoase sentimente. V rog s primii, Domnule Preedinte, omagiul celui mai profund respect. V rog s primii, Domnule Ambasador, Excelena Voastr, asigurarea ntregii noastre stime. Alte formule folosite: 16

Cu stim, Cu respect formule folosite cnd destinatarul este necunoscut. Cu cele mai bune sentimente formul mai familiar, folosit de la egal la egal sau pe o scar ierarhic superioar. Cu sentimente alese de la furnizor la client, de la funcionar la patron. Cu sinceritate Al dumneavoastr Cu cele mai alese gnduri. ntre parteneri de afaceri care se cunosc foarte bine, aceste formule de ncheiere/salut pot fi omise. n corespondena protocolar i diplomatic formula final de salut este obligatorie. Formula final sau de curtoazie constituie ultimul paragraf. Ea exprim n puine cuvinte sentimentele de apreciere sau de deferen ale semnatarului. SEMNTURA Constituie un element important al scrisorii, ntruct ea este cea care d autenticitate scrisorii. n general, scrisoarea cuprinde dou semnturi: a conductorului unitii i a efului compartimentului care a emis scrisoarea. Aranjarea semnturii n pagin se face dactilografiind la 3 rnduri de text funcia semnatarului, urmat obligatoriu de virgul. Se las un spaiu pentru semntura olograf, apoi se dactilografiaz numele i prenumele celui care va semna. TAMPILA Se aplic pe semntura conductorului. n documentele tipizate se aplic pe locul marcat cu iniialele LS. Elementele ocazionale sunt: -Meniunea anexe apare atunci cnd scrisoarea este nsoit de anexe i acestea se scriu sub numele expeditorului principal, n stnga. - Iniialele celui care a redactat scrisoarea n colul din stnga jos, desprite prin linie de fracie (bar),semnturii.

17

CAPITOLULII CONINUTUL SCRISORII OFICIALE

2.1. PLANUL SCRISORII OFICIALE


O scrisoare oficial este mijlocul de comunicare utilizat cel mai curent de o organizaie, pentru a aduce sau crea informaii, astfel putnd comunica eficient cu mediul su extern. Ea este reprezentativ pentru organizaie deoarece nlocuiete contactul personal, ceea ce impune atenia deosebit acordat asigurrii unei prezentri estetice i unei redactri corecte. Prezentarea sa se respect reguli specifice de redactare, diferite de cele ale corespondenei particulare. Toate scrisorile oficiale presupun existena n coninutul lor a urmtoarelor pri: 1 introducerea 2 cuprinsul (motivaia) 3 concluzia 4 formula de politee A. Redactarea unei introduceri: Introducerea prezint succint, dar ntr-o manier precis, subiectul scrisorii. Este alctuit adeseori dintr-o singur propoziie sau fraza , se refer la o scrisoare anterioar la care se rspunde sau se revine , sau poate presupune iniierea i desfurarea unor relaii sociale sau de afaceri . Paragraful introductiv d tonul scrisorii care poate fi unul amical sau formal. Redactarea introducerii variaz n funcie de situaie:

18

a) abordarea direct i clar a subiectului comunicrii dac scriem pentru prima dat; b) confirmarea primirii documentului sau reamintirea situaiei la care ne raportm. n anumite cazuri introducerea poate conine mulumiri. B. Elaborarea cuprinsului scrisorii: Aceasta reprezint coninutul principal al scrisorii i se constituie dintr-o nsuire de paragrafe, strucurate temei scrisorii. Aceste paragrafe expun metodic i n detaliu faptele enunate n introducere. RECOMANDRI PRIVIND FORMULAREA CUPRINSULUI SCRISORII: a) evitarea nceperii paragrafelor cu pronumele,,noi; b) nceperea uneori a paragrafelor prin subiect sau printr-o interogaie;asigurarea nlnuirii logice a paragrafelor folosind cuvinte de tranziie adecvate; c) evitarea nceperii paragrafelor printr-un participiu trecut; d) evitarea frazelor lungi, acumularea de adverbe sau pronume relative; e) evitarea termenilor tehnici complicai care pot crea confuzii. C. Redactarea concluziei: Are ca scop indicarea comportamentului sau aciunilor destinatarului pe care i le dorete expeditorul. Concluzia se formuleaz ca o fraz scurt. Ea are ca scop atragerea ateniei destinatarului, pentru ultima oar, asupra a ceea ce se ateapt de la el ca atitudine i comportament. RECOMANDRI PRIVIND FORMULAREA CONCLUZIEI: a) evitarea nceperii concluziei cu un participiu prezent; b) nscrierea n dou paragrafe distincte a concluziei i a formulei de politee. D. Redactarea formulei de politee: O scrisoare se ncheie printr-o formul de politee adaptat corespondentului i situaiei.

19

RECOMANDRI PRIVIND REDACTAREA FORMULEI DE POLITEE: a) nceperea formule de politee prin ,,V rugm s acceptai.sau ,,Dorim s primii b) utilizarea urmtoarelor dou formule care pot fi folosite n orice situaie curent :,,V rugm s acceptai expresia sentimentelor noastre distinse MENIUNI SPECIFICE FINALULUI SCRISORII 1. Formula de ncheiere/de politee: Se plaseaz la 2-3 rnduri sub text,naintea semnturii. Formula final sau de curtoazie constituie ultimul paragraf. Ea exprim n puine cuvinte sentimentele de apreciere sau de diferena a semnatarului. 2. Semntura: Constituie un element important al scrisorii, ntruct ea este cea care d autenticiate scrisorii. n general, scrisoarea cuprinde dou semnturi:a conductorului unitii i a efului compartimentului care a emis scrisoarea. Aranjarea semnturii n pagin se face dactilografiind la trei rnduri de text funcia semnatarului,urmat obligatoriu de virgule. Se las un spaiu pentru semntura olograf , apoi se dactilografiaz numele i prenumele celui care va semna. 3. tampila Se aplic pe semntura conductorului. n documentele tipizate se aplic pe locul marcat cu iniialele L.S. ELEMENTELE OCAZIONALE ALE SCRISORII OFICIALE SUNT: Meniunea ,,anexe apare atunci cnd scrisoarea este nsoit de anexe i acestea se scriu sub numele expeditorului principal,n stnga . Iniialele celui care a redactat scrisoarea n colul din stnga jos desprite prin linie de fracie(bar)

20

2.2. ELEMENTE STRUCTURALE ALE SCRISORII OFICIALE


Scrisoarea ca tip de text are particulariti evidente datorate situaiei i canalului de comunicare specifice. Stilurile epistolare se evideniaz mai ales prin asocierea dintre formulele fixe (iniiale,finale) i zonele de mai mare libertate. n prezent, scrisoarea mbraca forme noi, cu ajutorul mediilor electronice. Limbajul administrativ i confirma autonomia prin formulele i tiparele sale fixe. Astfel se recomanda evitarea unui vocabular conservator, rigid, limitat i cu frazeologie clieizata specific stilului excesiv birocratic. Modificrile nu au aprut att n lexic, ct n unele aspecte globale de construcie a textului: -prin impersonalizare extrem; -prin reducerea formulelor de politee; -prin punerea n eviden oarecum ,,brutal a actului de cerere ,oferta, refuz etc. n asemenea condiii, relaiile publice stabilite i pierd orice flexibilitate,rmnnd invariabil formale. Textul su are toate atributele formale ale unei scrisori oficiale:antet,numr de nregistrare,formula de adresare impersonal(,,Ctre Primarul). Uneori n corespondena oficial a fost suprimat adresarea personalizat.Au fost utilizate formule de adresare de genul ,,Ctre IMPSCB. n ultimele decenii, majoritatea corespondenei propriu-zise recurgea la formula de precizare restictiv (i tot impersonal) ,,n atenia. Corespondena comercial ncepe s se adreseze personal pentru c a fost asumat de angajai individualizai,care vor s conving i s menin parteneri. Scrisorile trebuie s fie adresate direct i personal (,,D-sale d-lui primar al municipiului Z/Domnule primar,.) n cuprinsul scrisorilor oficiale frapant este reducerea la minimum a formulelor de politee. Mulumiri pot fi adresate i persoanelor care cer sfaturi ,referine,mostre sau chiar cuiva care face reclamaii.

21

Se recomand pentru a mbuntii exprimarea politicoas, folosirea unor formule de tipul:,,Am onoarea a v informa,,Ne lum libertatea de a v preveni ,,M vei ndatora foarte mult dac vei avea amabilitatea s ...etc. n corespondenta oficial impus dup 1950, formula de adresare este impersonal, aceasta se refer la instituie, enunurile fiind :,,v informm c ,,v remitem.. ,,v solicitm..Scrisoarea de rspuns ncepe, pe un ton neutru ,n mod rigid:,,Ca rspuns la.. ,,Ca urmare la etc. Singura marca de politee ntrebuinat adesea, rmne obinuitul ,,v rog. Se recomand evitarea oscilrii intre singularul i pluralul persoanei I , ntre tonul de rugminte personal i cei de adresa oficial, prin care se trimit indicaii i dispoziii. Finalul scrisorii oficiale, administrative ori comerciale s-ar putea formula firesc printr-o formul de tipul ,,Cu stim,,Cu consideraie,.O formul de ncheiere rspndit,dar nu foarte potrivit n orice situaie este i ,,V mulumesc pentru sprijinul acordat. Bazat pe anticiparea reaciei favorabile,aceast formul,folosit destul de des pentru situaii cnd rspunsul ar putea s nu fie favorabil,pare mai puin politicoas dect altele de tipul ,,Sper c vei examina cu bunvoin cererea mea. Se recomanda evitarea a dou din marile defecte ale corespondenei oficiale romaneti din ,,perioada de tranziie:confuzia situaiilor i totala ignorare a caracteristicii de a fi convingtoare (i, implicit , a unei politei mai clar marcate).

2.3. FORMA GRAFIC I ESTETIC DE PREZENTARE A SCRISORILOR OFICIALE


La prezentarea textelor se utilizeaz: a) forme specifice de prezentarea actelor de ntindere mare i cu coninut divers; b) forme comune de evideniere a corespondenei. a) FORME SPECIFICE DE PREZENTARE a.1.mprirea textului n capitole i subcapitole

22

Un text de dimensiuni mari , cu multe idei, se poate mpri pe capitole, iar acestea se pot mpri pe subcapitole. Capitolele i subcapitolele au titluri, respectiv subtitluri. Aceste titluri se indexeaz cu cifre i litere. a.2.Folosirea paragrafelor Paragrafelele sunt pri de text desprite printr-un alineat nou. Primul cuvnt poate fi scris la o distan mai mare de marginea din stnga a textului. a.3.Folosirea citatelor Citatele se introduc n text ntre ghilimele. Referinele la citate se plaseaz la sfritul citatului, fie ca o trimitere la o not n subsolul paginii. Referina conine numele autorului, numele crii, editur, anul apariiei, eventual pagina. a.4.Folosirea trimiterilor Uneori n text este nevoie s se introduc explicaii suplimentare.n locul unde acestea ar fi necesare fie se pune un asterix, fie un numr ce corespunde unei note nscrise n subsolul paginii. Aceast not v fi desprit de text printr-o linie orizontal fie pe 5-10 spaii, fie pe toat limea paginii. a.5.Folosirea bibliografiei Bibliografia este indicat pentru a prezenta sursele de documentare folosite pentru redactarea unui material. Bibliografia este ordonat alfabetic pe baza numelor autorilor materialelor studiate. Pentru fiecare lucrare se noteaz:numele autorului,titlul crii,editura,oraul n care a fost editata lucrarea,anul apariiei. a.6.Tabelele Acestea reprezint o form sintetizat a unor date cu caracteristici comune. Un tabel are urmtoarele pri:titlu,capul tabelului i corpul tabelului.Reguli de prezentare estetic a tabelelor: -lungimea tuturor coloanelor va fi egal;

23

-ltimea coloanelor va fi stabilit dup cuvntul sau expresia cea mai lung; -problemele diferite se separ prin cel puin dou intervale; -titlul se centreaz; -capetele coloanelor trebuie s fie separate de text prin intervale vizibile; -coloanele tabelului se pot numerota ncepnd de la zero; -dac se continua tabelul pe pagina urmtoare,se poate nota nc o dat capul tabelului sau numai numerele coloanelor. b)FORME COMUNE DE PREZENTARE b.1.Sublinierea cuvintelor,frazelor sau parilor de text care trebuie s fie evideniate. b.2.Folosirea majusculelor; b.3.Spaierea literelor . Textul este scris folosindu-se o distan mai mare ntre litere. b.4. Amplasarea unei fraze n mijlocul paginii; b.5. Retragerea unei pri de text de la marginea paginii,folosit special pentru enumerri. Fiecare punct al enumerrii va ncepe cu aceiai parte de cuvnt, fie verb,fie substantiv. b.6.Aranjarea n acolad a textului const n prezentarea unor diviziuni i subdiviziuni,pornind de la general la particular. b.7.Aranjarea n scheme const n prezentarea unor diviziuni i subdiviziuni n csue legate ntre ele prin linii.

24

CAPITOLUL III REDACTAREA SCRISORILOR OFICIALE STUDIU DE CAZ


a) SCRISOARE INIIAL S.C.ACTIV SRL B-dul 1 Decembrie 1918 Nr.12,Bl.L35 A,Bucureti C.U.I. RO 245670 Tel/Fax:021/3134768,e-mail:active @ yahoo.com Ref.voastre:Ref .noastre:BG/281/6.04.2013 CTRE S.C BIROTICA S.R.L Calea Griviei,Nr.24,Bucureti n atenia domnului director comercial Ref.solicitare list de preuri Prin prezenta,v rugm s ne trimitei lista de preuri pentru piese de mobilier de birou,deoarece dorim s ne modernizm imaginea firmei noastre pentru clieni. Suntem interesai de urmtoarele tipuri de mobilier de birou: mese de consiliu,birouri pentru calculator,scaune directoriale, scaune ergonomice, scaune pentru vizitatori, biblioteci, rafturi. V rugm s ne trimitei,prin fax, o list de preuri pentru mobilierul indicat,n cel mai scurt timp posibil. V mulumim pentru atenia acordat solicitrii noastre. Director, Bogdan Georgescu ANEX:pliant prezentare firma BG/AM Nr.inreg.281/ 6 aprilie 2013

25

b)SCRISOARE DE RSPUNS S.C.BIROTICA S.R.L Calea Griviei,Nr.24,Bucureti C.U.I.RO 353286 Tel/Fax:021/5144168,e-mail:birotica@ yahoo.com Ref. voastre:BG/281/6 aprilie 2013 Ref.noastre:VI/326/16.04.2013 CTRE S.C ACTIV S.R.L B-dul 1 Decembrie 1918, Nr.12,Bl.L 35 A,Bucureti n atenia domnului director comercial Ref.confirmare cerere list preuri Conform dorinei dumneavoastr,exprimat n scrisoarea nr.281 din data de 6 aprilie 2013, v trimitem alturat lista de preuri pentru piesele de mobilier de birou necesare modernizrii firmei dumneavoastr. V mulumim pentru atenia acordat ofertei noastre . Ateptam s ne trimitei prin fax, ct mai curnd posibil,bonul de comand .Astfel vei scurta perioad de livrare a produselor i vei putea beneficia i de o ofert promoional, acordat numai pn la sfritul acestei luni. V rugm s primii expresia ntregii noastre stime. Director, Valentin Ionescu ANEXE:1. lista de preuri 2. bon de comand VI/RG Nr.inreg.326/16 aprilie 2013

26

c)SCRISOARE DE REVENIRE S.C.ACTIV S.R.L. B-dul 1 Decembrie 1918 Nr.12,Bl. L35 A,Bucureti C.U.I.RO 245670 Cont RO12RNCB0082144273470008 BCR-Sucursala Universitate Tel/Fax:021/3134768,e-mail:active@ yahoo.com Ref voastre:VI/326/16 APRILIE 2013 Ref. noastre:BG/298/20.04.2013 CTRE S.C BIROTICA S.R.L Calea Grivitei,Nr.24,Bucureti n atenia domnului director comercial Ref.completare lista de preuri Revenim la scrisoarea noastr nr.281 din data de 6 aprilie 2013 prin care v rugm s ne trimitei lista de preuri pentru piese de mobilier de birou, inclusiv pentru scaune ergonomice. Am primit aceast list de preuri prin scrisoarea din oferta firmei BIROTICA S.R.L. V rugm s ne trimitei, n cel mai scurt timp posibil, prin fax, preurile i pentru mobilierul specificat. Mulumindu-v anticipat pentru atenia acordat solicitrii noastre, v adresam salutul nostru cordial. Director, Bogdan Georgescu BG/CI 2 exemplare d-voastra nr.326/16 aprilie 2013,dar fr s includei i preurile pentru scaunele ergonomice, dei ele fac parte Nr.inreg.298/20 aprilie 2013

27

CONCLUZII
Noiunea de coresponden include forma scris pe care o iau relaiile dintre dou sau mai multe persoane ( de obicei sub forma unor scrisori). Dup cum scrisorile se adreseaz unor persoane juridice sau fizice, acestea alctuiesc obiectul corespondenei oficiale sau private. Corespondena oficial cuprinde totalitatea scrisorilor i actelor care circul ntre persoane juridice sau ntre o persoan fizic i o persoan juridica n scopul stabilirii unor relaii ntre ele. Actele emise de o autoritate ( persoan juridica) sunt considerate acte oficiale. Importan activitii de coresponden const n faptul c: este un element de baz pentru stabilirea relaiilor numai ntre persoanele juridice (ageni economici) sau ntre persoanele fizice i persoane juridice care sunt obligate s-i rezolve anumite probleme n comun; ofer posibilitatea consemnrii scriptice a unei activiti; constituie un element de nregistrri contabile; servete ca prob n justiie; permite, prin corelarea scrisorilor ce privesc o anumit problem, constituirea unui ciclu de coresponden; devine o important sursa de documentare, prin constituirea unui fond arhivistic. Scrisoarea oficial este reprezentativ pentru organizaie deoarece nlocuiete contactul personal, ceea ce impune atenia deosebit acordat asigurrii unei prezentri estetice i unei redactri corecte. Prezentarea sa respect reguli specifice de redactare, diferite de cele ale corespondenei particulare.

28

BIBLIOGRAFIE
1. Abela Hascal, Lucreia Preotesiu, "Corespondena i tehnica secretariatului", E.D.P., Bucureti ,1992. 2. Alistar Victor, Popescu Slaniceanu lon, "Protocol, coresponden, secretariat in administraia public", Editura All, Bucureti , 1996. 3. lordana Socobeanu, "Manual de secretariat", Editura Eficient, Bucureti, 2002. 4. John Harrison, "Curs de secretariat", Editura BIC ALL SRL, Bucureti, 1996. 5. Marghit Gatiens-Reuter, "Manual de secretariat i asisten managerial", Editura Tehnic, Bucureti, 1999. 6. Maxim Cornelia, Lazea Hermiona Secretariat i coresponden instituional SNSPA, Bucureti, 2001. 7. Nina Vargotici, "Tehnici de secretariat i asisten managerial", Editura Credis, Bucureti , 2003.

29