UNIVERSIDAD NACIONAL AUTNOMA DE MXICO. FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES CUAUTITLN. INFORMTICA. COMUNICACIONES. 7. PLANEACIN DE LAS REUNIONES 7.

1 Contenido Esbozo de la reunin y formulacin del guion. El xito de las reuniones depende fundamentalmente de su preparacin cuidadosa y su planeacin integral. La dimensin y proyeccin que se d a la reunin depender del problema que se pretende solucionar. La definicin del problema consiste en evaluar en su justa dimensin que aspectos representan situaciones conflictivas en la organizacin, que elementos estn en desajuste con lo planeado y cules son las normas vigentes pero inobservables.. La primera parte para la planeacin del contenido es la deteccin del problema o problemas que se pretenden solucionar mediante el curso deliberativo de los miembros del grupo o del organismo. El esbozo de la reunin y formulacin el guion consta de los siguientes pasos: 1. Definicin del problema: Consiste en evaluar que aspectos representan situaciones conflictivas en la organizacin, que elementos estn en desajuste con lo planeado y cules son las normas vigentes pero inobservables. 2. Definicin de objetivos: Se detallar y precisar el objetivo de la reunin y del ciclo en cuyo caso ser desarrollar en los jefes de departamento, zona o edificio y habilidad para instrumentar decisiones. Se esclarece la finalidad deseada, para que y como se pretende alcanzar la meta. 3. Formulacin del temario: En un documento especial se definirn los temas, subtemas e incisos relativos a cada materia, a fin de orientar a los participantes en la toma de decisiones. En l se precisaran mtodo y sistema de capacitacin, amplitud de materias y temas, dosificacin del conocimiento, tcnicas que se usaran. 4. Seleccin previa de los participantes: Deben considerarse a las personas que tienen experiencias sobre el asunto, a quienes poseen conocimientos aprovechables y a sujetos que puedan ser afectados por cada uno de los temas se recomienda anotar a estas personas, con sus caractersticas, frente al listado de temas, buscando la mayor adecuacin. 7.2 Organizacin La planeacin de la organizacin de la reunin consiste en prever los siguientes aspectos: I. Juntas de coordinacin. Aqu se establece contacto entre los funcionarios que organizan y ordenan con los que coordinan y ejecutan. La confirmacin de la lista de asistentes con el fin de prever las necesidades de local, ambientacin e instrumentacin de la reunin; el aspecto relativo a la confirmacin de los conferenciantes, ponentes, expositores y conductores, tiene como propsito asegurar la accin correctiva y el respeto al contenido planteado. Las actividades previas al desarrollo de la reunin son para asegurar la creacin del ambiente adecuado, que el evento se realice dentro de los mrgenes de mayor comodidad posible y, fundamentalmente, para crear la atmosfera grupal conveniente. Por su parte, las actividades posteriores al desarrollo de la reunin permiten garantizar la obtencin de resultados, as como dejar constancia. Previamente a la fecha sealada para llevar al cabo la reunin, debern reunirse los funcionarios coordinadores y los que organizan la reunin. El objetivo de estas reuniones o juntas es afinar detalles para la organizacin del evento. En este tipo de juntas se tratan los puntos realmente importantes para la organizacin general del evento: Confirmacin del lugar sede. Local para desarrollar las sesiones Precisin de las polticas y normas con el objetivo de enviar las invitaciones correctamente. Especificaciones de la sede, temtica a desarrollar por los ponentes. Aproximacin al tema.

Precisin de los asuntos a tratar en el desarrollo de las reuniones. Elaboracin de las plataformas para la orden del da. Manejo de las relaciones de posibles asistentes e invitados. Relacin de los elementos de apoyo audiovisual que se usaran en las sesiones de trabajo.

II. Confirmacin de la lista o relacin de asistentes. Deben ser confirmadas las listas que se manejan durante las juntas de coordinacin, para prever los puntos de apoyo necesarios para: Alojamiento. Eventos sociales. Comidas. Regalos y recuerdos, si los hubiere. Servicio. Preparacin de material. Movilizacin y transporte. La lista o relacin de asistentes llevara el nombre, domicilio, telfono y puesto que ocupa, as como el sealamiento de si intervendr o no en algn trabajo especial. III. Confirmacin de conferenciantes, ponentes, expositores y conductores: Se permite seleccionar de la lista de candidatos, de acuerdo con las confirmaciones, ponentes, expositores y conductores. En relacin a esta fase, se verifican los siguientes los siguientes datos: Nombre completo de interventor o expositor. Puesto que ocupa en la organizacin o grupo. Telfono y domicilio. Titulo de la conferencia, charla, disertacin o ponencia. Fecha y hora de la intervencin. Apoyo visual necesario. Tiempo de anticipacin con que se requiere el material de apoyo audiovisual. Nombre de la persona que manejara el equipo, y Lugares de localizacin de dicha persona. IV. Actividades previas al desarrollo de la reunin: Previamente a la celebracin de la reunin y despus de las juntas de coordinacin, de la confirmacin de la lista de asistentes e invitados especiales y de la de expositores, conductores, directores y personas que ocupen el presdium, se verificara la realizacin de las siguientes actividades: Seleccin de un local agradable. Formacin e integracin del presdium. Ratificacin de invitaciones personales. Designacin de lugares que ocuparan los invitados especiales y distribucin de las localidades en funcin del nmero de asistentes. Instalacin de equipo de apoyo audiovisual y sonoro. Antes de comenzar el organizador cuidara de verificar que todo est en orden y conforme a lo enunciado anteriormente. Al analizar el proceso de retroalimentacin, se percata por medio de contacto visual se detectar los sntomas de cansancio, indiferencia o falta de atencin de los asistentes, para as, incorporar lapsos de recesos. V. Actividades posteriores al desarrollo de la reunin Terminada la reunin se abarcaran las siguientes actividades: Formulacin y reproduccin del acta de la sesin. Lectura del documento final. Firma del acta y documento. Reparto de los mismo a los participantes. Evaluacin de la reunin, y Difusin masiva. La planeacin de la organizacin de las reuniones se convierte, a la postre, en un trabajo rutinario. Es conveniente, sobre todo en aquellas que son peridicas, tener un reglamento o instructivo que nos permita

obrar de acuerdo a sus disposiciones y no repetir el mismo trabajo de planeacin, en cada ocasin que se requieran reuniones. En relacin a la recomendacin formulada tendiente a elaborar un reglamento o instructivo para celebracin de reuniones, sugerimos a continuacin un anteproyecto de guion. Portada. Nombre del reglamento. ndice. Captulo de antecedentes de la institucin o grupo. Captulo de objetivos. Captulos de polticas. Captulo de programacin de actividades. Captulo de integracin del presdium y participantes. Captulo de las actividades para la preparacin de las reuniones. Captulo de la organizacin deliberativa. Captulo de las actividades previas y posteriores a la reunin. Captulo de las actividades. Captulo de la formulacin de actas y/o minutas y circulacin de las mismas Disposiciones transitorias. 7.3 Distribucin del tiempo Una de las cuestiones ms serias que se afrontan en nuestra poca consiste, al parecer, en la falta de tiempo para hacer las cosas. El concepto tiempo tiene implicaciones de honda raigambre filosfica y es problema de esta disciplina. En la aplicacin de sistemas prcticos, hablar de la administracin y distribucin del tiempo es un tema que, tratando entre funcionarios y ejecutivos de alto nivel, resulta algo desusado en muchos casos. El tiempo se sucede independientemente a nosotros, pasa y con l un sinnmero de oportunidades para ser mejores, elevar nuestra productividad y, lo principal, encontrarnos con nosotros mismos. Individuos de extraordinaria capacidad experimental, terica y prctica, se convierten en mediocres ejecutores, precisamente porque no han sabido organizar su tiempo porque lo desperdician. Otro factor que incuestionablemente conduce al desaprovechamiento del tiempo, adems de los ya anotados, es el de la impuntualidad, consecuencia a su vez de la imprevisin e irresponsabilidad. En lo referente a la prdida de tiempo en reuniones, es muy frecuente la falta de consideracin sobre el tiempo de los dems. Se empieza tarde o se prolonga ms de lo necesario la duracin de la reunin. Nos limitaremos a presentar algunas recomendaciones para analizar el problema agrupando tres situaciones que considerar sobre el particular: origen, naturaleza y previsibilidad. En cuando a su origen, los acontecimientos pueden ser a) provocados, aqu es comn que provenga del propio sujeto, y los hechos que le afectan, y que sufre, no obedecen a causas que le sean imputables, como b) padecidos. Por lo que respecta a su naturaleza, los hechos se pueden considerar como a) normales, situaciones acordes con las capacidades que se poseen y las funciones. b) inferiores, los sucesos no corresponden a la persona, hay subordinados que deben y pueden realizarlos. c) especiales, eventos de carcter extraordinario y d) creadores que implican la bsqueda de nuevas ideas para el trabajo. Desde el punto de vista de la previsibilidad, los acontecimientos son, previstos: persiguen un propsito definido, e imprevistos: acusan generalmente falta de planeacin. Cmo organizar sus tiempos? I. Definir sus metas. II. Desarrollar un programa definido. III. Formular tablas de tiempo. IV. Concentrarse en lo esencial.

7.4 Preparacin del enfoque y el sondeo La planeacin y preparacin de sondeo, enfoque, aceptacin, resumen, datos, informacin y accin, en las etapas previas a la celebracin de reuniones, permiten distribuir adecuadamente el tiempo, imprimir ritmo al desarrollo de eventos deliberativos, aumentar la productividad de los mismos y llevar la certeza casi absoluta que, si la reunin lo ha planeado y preparado, tendr el xito que se desea. Enfoque. En esta etapa el director debe planear como va a sealar el objetivo de la reunin exponer los temas a tratar, y lograr un ambiente cordial y respetable, al travs de los siguientes pasos: Apertura. Aclarar la finalidad. Sistema para proponer y obtener la aprobacin de un temario o temas a tratar. Fijar la duracin de la reunin. Hacer de conocimiento pblico las normas y reglas a seguir. Preparar la intervencin de los participantes. Esta etapa no debe exceder de entre 5 a 10 minutos. Sondeo. Tiene como objetivo poner en accin a los miembros del grupo y estimular su pensamiento. La planeacin de este aspecto ms bien implica conocer sus tcnicas y, llegado el momento, aplicarlas en la prctica y funcionamiento de las reuniones. Aclarando dudas. Intercambiando opiniones y experiencias de los participantes, para obtener ideas. Registro de ideas y puntos de vista. Esta etapa de sondeo, idealmente, debe efectuarse en un tiempo de 20 a 30 minutos. Aceptacin. Preparar el nivel de argumentos centrales para que, llegada la reunin, se logre la unificacin de criterios. Con los puntos ms importantes: Establecer hechos y evitar supuestos. Conciliar puntos de vista. Organizar y conciliar las conclusiones, lo cual constituye una funcin del conductor. Identificar diferencias. Esta etapa debe efectuarse en un tiempo aproximado de 10 minutos. Resumen. Parte importante ya que justifica el propsito verdadero de la reunin, es decir, llegar a la accin. Recomendable es hacer las siguientes tareas: Hacer el sumario. Con claridad, enfatizando los resultados de la reunin. Exponer las alternativas especficas de accin. Puntualizar que ser lo siguiente. Asignacin de autoridad y responsabilidad en los acuerdos. Reconocimiento final. Agradecimientos por los esfuerzos realizados. Esta etapa debe considerar 5 minutos para llevarse a cabo. BIBLIOGRAFA
Flores de Gortari, Sergio. (1983). Comunicacin administrativa efectiva e integral . Editorial: Trillas. Pginas 213 - 230.