CURS 2 MANAGEMENTUL PROIECTELOR

MANAGEMENTUL CICLULUI PROIECTULUI

Surse: o parte a slidurilor acestei prezentari au fost extrase din prezentarea PowerPoint folosita in cursurile PCM destinate pesonalului Comisiei Europene (PCM Help Desk).

Managementul Ciclului Proiectului

Programare

Evaluare

Identificare

Implementare

Formulare

Finantare

INTRODUCERE:
Prezentul material are ca sursa de informare un manual care a fost elaborat de ctre o echip a Comisiei Europene sub egida Unitii de Evaluare i cu consultarea unor reprezentani din statele membre i a unui grup de experi internaionali.

PLANIFICARE

3.4.1. Analiza factorilor interesai

Factorii interesai sunt definii ca persoane, grupuri de persoane, instituii sau companii care pot avea legturi cu proiectul sau programul respectiv. Pentru a maximiza beneficiile sociale i instituionale ale proiectului sau programului i minimiza impactul negativ, n cadrul analizei factorilor interesai se identific toi acei factori care ar putea influena implementarea acestuia, fie pozitiv, fie negativ. Se impune ca analiza factorilor interesai s aib loc ntrun stadiu incipient, respectiv n fazele de identificare i formulare ale proiectului sau programului.

Gasirea de fonduri

Implementarea proiectului

Monitorizare si evaluare

Bugetul proiectului

Bugetul este partea cea mai sensibil a unui proiect

Evaluatorii acord o atenie special bugetului, cautnd explicaiile costurilor n descrierea proiectului, i ncercnd s determine eficiena i eficacitatea proiectului.

De aceea bugetul trebuie s reflecte resursele reale estimate pentru activitaile desfurate n proiect

Topul celor mai frecvente greeli n ntocmirea unui buget

-Aplicantul care face bugetul este tentat s fie furat de val i s completeze toate rubricile posibile din formular. -Deseori, mai ales din cauz c beneficiaz de facilitaile programului Excell, uit s verifice procentele admise, sumele maxime si minime. -Suma totalurilor de la diferite seciuni a bugetului detaliat nu corespunde cu totalul proiectului.

Costuri de personal

Aici sunt incluse costurile necesare salariilor, taxelor de consultan, onorariile pentru personalul inclus n proiect.

Aceste costuri includ taxele i impozitele legale ce trebuie sa fie pltite ctre stat.

Tot aici intr diurna salariiailor proiectului.

Se recomand ca aceste costuri sa nu depaeasc sumele practicate n mod curent n organizaie, sau pe piaa intern.

Costuri de transport
Acestea

include toate cheltuielile legate calatorii (bilete de avion, tren, autobuz), care trebuie sa se regaseasca in activitati.

Cheltuielile de

transport in localitate nu se admit decat daca sunt pe deplin justificate. unele formulare de buget tip PHARE, veti intalni la categoria transport doar costurile pentru deplasari in strainatate sau deplasari peste 200 km(in tara).

In

Costuri echipamente/bunuri

Include toate cheltuielile pentru achizitionarea sau inchirierea echipamentelor (bunurilor in valoare de peste 15 milioane de lei si cu durata mai mare de 1 an): calculatoare, imprimanta, scanner, fax, telefon, camera video, copiator, etc. Tot aici, la unele programe de finantare sunt incluse costurile pentru mobilier, piese de schimb, autovehicule. Nu toate programele de finantare finanteaza costuri pentru echipamente. Unele finanteaza doar partial aceste costuri, ca si cum ar fi vorba de inchiriere temporara.

Costuri directe legate de proiect

Depinde foarte mult de la un program la altul, ce tipuri de costuri sunt incluse aici.
In principiu, sunt acelea care nu se regasesc in nici o alta categorie, si sunt strans legate de activitati specifice ale proiectului. De exemplu pot fi (daca nu au o rubrica separata) : cazare / masa participanti seminar, inchiriere sali, consumabile, publicatii, etc.

Costuri indirecte/administrative

Acestea include o cota parte din cheltuielile curente ale organizatiei , necesare bunei desfasurari ale proiectului (lumina, intretinere, telefon, secretara, curatenie, etc) in general se accepta un procent din costurile directe eligibile ale proiectului 7% maximum.

Alte tipuri de costuri posibile

Costuri legate de constructii si teren

Costuri pentru servicii (conferinte, seminarii, traduceri, evaluare, audit, publicatii, etc) aceste costuri se refera la sub-contractare (adica plata catre o firma pentru a livra anumite servicii) Costuri nepravazute (max 5%) Etc

Recomandari privind intocmirea bugetului

Intocmirea unui buget corect va dura destul de mult, deci incepeti din timp.
Consultati la intocmirea bugetului pe toate persoanele implicate in acesta- veti avea mai multe sanse sa fie realist si, in plus, va asigurati ca el va fi inteles si acceptat in mod flexibil si nu privit ca o masura birocratica de control.

Bugetul trebuie sa corespunda cu contractul de finalizare

Concluzii

Bugetele cuantifica activitati adica le confera valoare in bani Bugetele dirijeaza cheltuielile astfel incat resursele sa fie cheltuite numai prin activitati care sprijina obiectivele proiectului Bugetele identifica ce resurse sunt necesare si cand sunt solicitate Bugetele permit examinarea obiectivelor si activitatilor unui proiect din punct de vedere al costului lor actual Un buget realist si actualizat permite evaluarea financiara a proiectului

Cercetarea pietei finantatorilor

Cercetarea pietei finantatorilor

Inainte sa ne apucam sa scriem propunerea de finantare pentru proiectul dorit trebuie facuta o cercetare a pietei, pentru a gasi finantatorii potriviti pentru ceea ce dorim sa facem. Rezultatele pe care trebuie sa le avem in vedere ar putea fi urmatoarele -identificarea cat mai multor surse de finantare posibile acordate la proiectul pe care il doriti -strangerea unei cantitati de informatii indeajuns de mare pentru a putea hotr care sunt finanatorii preferati -dezvoltarea unei baze de date care sa permita conturarea unei strategii de contactare a finantatorilor.

Mai multe surse de finantare pot fi coroborate pentru acoperirea bugetului unui proiect, dar pentru atingerea unor obiective diferite. Exista finantatori care prefera sa finanteze proiecte in colaborare cu alti finantatori, ceea ce poate fi un lucru bun si pentru proiectul Dvs.

Ce tipuri de surse de finantare puteti gasi?

Surse de finantare publice Comisia Europeana, Agentia Statelor Unite pentru Dezvoltare Internationala (USAID), British Know How Fund, Ministerele, Agentiile Guvernamentale, etc Fiecare dintre acestea pot derula mai multe programe de finantare. Banii pe care aceste programe le investesc in finantari provin, simplu spus, de la cetatenii europeni (in cazul programelor europene) sau romani (in cazul programelor derulate prin ministere, agentii)

Surse de finantare private

Fundatii particulare (Soros, Charles Stewart Mott Foundation Rockefeller Brothers Fund, etc) Fundatii ale unor companii (Connex, McDonalds, Sensi Blu)
Fundatii cu scopuri speciale (Fundatii pentru ajutorarea victimelor inundatiilor, cutremurelor, etc)

Avantaje ale diferitelor surse de finantare

SURSE PUBLICE
Sume mari de bani Mai usor de identificat si de actualizat Probabila acoperire a unei mari parti din proiect, daca nu toate costurile Asigura personal pentru asistenta tehnica

Avantaje ale diferitelor surse de finantare

SURSE PRIVATE
Pot fi mai flexibile in legatura cu nevoile si circumstantele specifice Mai putin formale Au candidati mai putini Asigura diferite tipuri de suport bani -produse -echipamente

Dezavantaje ale diferitelor surse de finantare

SURSE PUBLICE
Birocratice Propunerile trebuie sa fie mai elaborate Mai multe rigori de respect dupa alocarea fondurilor Continuitatea lor este influentata de climatul politic

Dezavantaje ale diferitelor surse de finantare

SURSE PRIVATE
Fonduri relativ reduse

Prioritatile se pot schimba rapid

Personalul restrans diminueaza ocazia unor vizite preliminare Pot sa nu motiveze respingerea propunerii, ceea ce ingreuneaza imbunatatirea calitatii propunerilor viitoare

Unde puteti obtine informatii despre finantatori

La centrele de resurse ale organizatiilor neguvernamentale La Agentia Nationala pentru Dezvoltarea Regionala La ministere (ex: www.mie.ro) La Delegatia Comisiei Europene (ex: www.infoeuropa.ro) Pe internet (ex: www.finantare.ro) Din diverse publicatii (de specialitate Ghidul finantatorilor, Atitudini, ziare de mare tiraj, etc) La alte organizatii finantate La Departamentele de Integrare Europeana din cadrul unor institutii publice La ambasade, institute de cultura

Pasi in obtinerea unei finantari

Obtinerea unei finantari inseamna planificarea in timp, relatii si credibilitate

Colectarea de date privind nevoile comunitatii, dezvoltarea de idei de proiecte, cultivarea relatiilor si obtinerea de informatii edificatoare despre finantetor, contribuie la succesul finantarii Probabil ca este cel mai important element al sistemului de cautare de finantare este contactarea preliminara a potentialului finantator Se estimeaza ca sansele dumneavoastra cresc daca stabiliti un contact cu finantatorul inainte de a scrie proiectul

Ce informatii ar trebui sa aflati de la finantator, inainte de a scrie propunerea de finantare?

Care sunt domeniile de interes ale finantatorului? Ce criterii de eligibilitate are? Ce tipuri de proiecte a mai finantat? Care sunt sumele alocate si pe ce perioada de timp? Ce tipuri de cheltuieli finanteaza si ce nu? Cat dureaza procesul de evaluare a propunerii? (cand voi primi raspuns? Dar cand voi primi banii?) Care sunt termenele de depunere a cererilor? Care sunt modalitatile de contact?

Pentru a afla toate aceste informatii, trebuie sa solicitati

Ghidul procedurilor de finantare

(Application Guidelines), sau

Ghidul Aplicantilor

CELE MAI FRECVENTE GRESELI

Citirea sau tratarea cu superficialitate a detaliilor, explicatiilor din acest ghid

Sarirea unora dintre paragrafe Ignorarea ariilor de interes ale finantatorului Ignorarea informatiilor legate de cum vrea sa rate propunerea Ignorarea grilei de evaluare

CE CONTINE UTIL UN GHID DE FINANTARE?

CONDITIILE DE ELIGIBILITATE -domenii de interes (mediu, instruire, servicii sociale, tineret, cultura, etc) -natura aplicantului (ONG, APL, IMM, Universitati, scoli, persoane, etc) -zone geografice (anumite judete, tari, arii geografice) -tipuri de activitati agreate -conditii de buget (sume limita maxime/minime, contributii proprii, etc) -costuri -parteneri

RELEVANTA problemei abordate fata de interesele programului de finantare (obiective, prioritati ale programului de finantare) ANEXELE NECESARE verificati ca aveti toate actele necesare, in forma dorita (copii, originale, autentificate, etc) si la zi, insa nu trimiteti actele originale ale

organizatiei!

TERMENELE LIMITA de depunere a aplicatiilor si de adresare a intrebarilor FORMA PE CARE TREBUIE SA O AIBA APLICATIILE (ce trebuie scris pe plic, alte plicuri, etc)

 Cititi

ghidul pana la capat, inclusiv conditiile de contractare, raportare si de comunicare cu finantatorul. indepliniti cerintele ghidului, numai atunci are rost sa va apucati sa construiti o propunere de finantare.

Daca

In cadrul diferitelor comuniti pot exista deosebiri ntre sexe n ce privete rolurile i responsabilitile, privind accesarea i controlul resurselor, precum i cu privire la gradul de participare la luarea deciziilor. In general, n lume, femeile i brbaii nu au acces egal la serviciile publice (ex. sntate, educaie) i nu au anse egale n viaa economic, social i politic. Inegalitatatea de anse dintre brbai i femei mpiedic evoluia social i duneaz dezvoltrii. O tratare necorespunztoare a diferenelor ntre sexe poate afecta eficacitatea i durabilitatea proiectelor i programelor i poate adnci inechitile existente. De aceea, este vital identificarea diferenelor dintre brbai i femei acolo unde ele exist, a intereselor, dificultilor i potenialului specifice fiecruia dintre sexe, pentru a le lua n considerare n analiza factorilor interesai ca pe dou grupuri distincte.