MANAGEMENTUL APROVIZIONARII SI DESFACERII PARTEA NTI Capitolul 1. CONDUCEREA SI ORGANIZAREA APROVIZIONARII MATERIALE SI CU ECHIPAMENT TEHNIC 1.1.

Managementul aprovizionarii: concept, activitati componente 1.2. Organizarea structurala a subsistemului aprovizionare: 1.2.1. Organizarea interna a compartimentului de aprovizionare 1.2.2. Structura de personal specifica compartimentului de aprovizionare; activitati de realizat pe functiile principale 1.3. Sistemul de relatii specific unitatilor economice pentru aprovizionarea materiala ntrebari Teste grila

Managementul aprovizionarii C A P I T O L U L 1 Conducerea si organizarea aprovizionarii 1.1. Managementul aprovizionarii: concept, continut, trasaturi Managementul aprovizionarii reprezinta activitatea prin care se asigura elementele materiale si tehnice necesare productiei, n volumul si structura care sa permita realizarea obiectivelor generale ale ntreprinderii, n conditiile unor costuri minime si ale unui profit ct mai mare. n literatura de specialitate, ca si n practica economica, sunt utilizati frecvent termeni ca: achizitionare, asigurare, aprovizionare, cumparare, alimentare. Acesti terme ni au nsa o semnificatie asemanatoare sau, dupa caz, diferita. Astfel, "achizitionarea" reprezinta o actiune de angajament financiar "de cumparare" a unor resurse materiale sau produse, fiind o tranzactie efectiva (formele prin care se realizeaza, de catre unitatile economice, devenind relativ uniforme). n raport cu achizitionarea, "aprovizionare a" are un continut mai larg; achizitionarea este doar un moment al procesului complex de aprovizionare cu materiale si echipamente tehnice. Achizitionarea, ca o componen ta a activitatii de aprovizionare, este precedata, de exemplu, de actiunile de identi ficare a nevoilor, de stabilire a dimensiunii acestora si a momentelor de satisfacere (ca re declanseaza emiterea cererii sau a comenzii), fiind urmata apoi de negocierea co nditiilor de furnizare, de aducere efectiva a resurselor materiale etc. "Asigurarea materiala si cu echipamente tehnice" se apreciaza n general ca termen similar notiunii de "aprovizionare"; n practica economica de specialitate asigurarea are o sfera de cuprindere mai extinsa, aceasta incluznd att aprovizionarea, ct si actiunea de completare a ba zei materiale si tehnice necesare cu resurse din surse proprii (interne) ale ntreprin derii (ne referim la resursele care se consuma ntr-o anumita proportie sau integral n aceeas i ntreprindere n care se si produc: SDV, anumite forme de energie, diferite piese, subansamble, materiale noi si refolosibile). n sfrsit "alimentarea" reprezinta o a ctiune de finalizare a procesului de aprovizionare (sau de asigurare) prin trecerea n consu m a resurselor materiale aduse - sosite de la furnizori sau fabricate chiar n ntreprin derea consumatoare. Alimentarea se desfasoara, deci, n interiorul unitatii economice pr in trecerea materiilor prime din depozite la punctele de prelucrare - consum n conco

rdanta cu programele elaborate n prealabil. Alimentarea se ncadreaza n sistemul logistic inte rn al unitatii, care cuprinde fluxul de resurse, sistemul de transport intern si cel i nformationaldecizional. Terminologia folosita n literatura economica de specialitate din unele tari anglo fone sau din Franta pentru definirea conceptului de aprovizionare materiala se rezuma , n general, la notiunile: "cumparare" si "aprovizionare" (achat si approvisionnemen t n literatura franceza, purchasing si procurement n cea anglofona). Uneori se apeleazasi termen ul de "logistica", iar n contextul sistemelor integrate de productie de tip JAT la cel de "gestiunea fluxurilor materiale". Interpretarea continutului acestor termeni est e, n multe cazuri, diferita de la autor la autor, cu mentiunea ca vest-europenii si nord-am ericanii acorda mai mica atentie continutului semantic al termenilor, accentul fiind asezat pe e videntierea "imaginii" pe care doresc sa o transmita. De exemplu, H.Lewis si W.England (52) definesc termenul de "cumparare" ca un act comercial care cuprinde identificarea nevoilor , alegerea furnizorilor, negocierea pretului si a altor conditii de tranzactionare si

Capitolul 1 Conducerea si organizarea aprovizionarii urmarire a comenzilor pna la livrarea acestora". Printr-o definitie de acest gen se extinde artificial sfera de cuprindere a termenului de cumparare n raport cu cont inutul real al actului n sine (asa cum s-a evidentiat mai nainte). n acelasi sens, S.Heinritz (42) exprima termenul "a cumpara" prin obiectivele pe termen scurt care trebuie sa le ndeplineasca activitatea de asigurare materiala n raport cu consumul, astfel: "se defineste functia de cumparare prin activitatea de procura re a materialelor de calitatea si n cantitatea dorita, la momentul dorit, la un pret b un si de la o sursa buna. Prin aceasta definitie se asigura de asemenea o sfera mai extin sa actiunii de cumparare . n sfrsit, sunt si autori care definesc activitatea de asigurare materiala prin te rmenul de "logistica" (7, 13, 27). Printr-o asemenea viziune se integreaza aprovizionar ea materiala n activitatea de ansamblu a ntreprinderii, sfera de cuprindere a logisticii fiind mai extinsa, asa cum se observasi din figura 1.1. Figura 1.1 n ceea ce priveste "gestiunea fluxurilor materiale", aceasta se ncadreaza n termenul general de asigurare materiala care defineste aria completa de cuprinde re a ntregului proces de formare si gestiune a bazei materiale si de echipamente tehni ce al ntreprinderii. Managementul aprovizionarii reprezinta un concept unitar complex, caruia i este propriu o structura extinsa de activitati componente, care au n vedere, ca elemen te de

Managementul aprovizionarii ansamblu, problemele de conducere-coordonare, previziune-programare-contractare, de organizare, antrenare, derulare efectiva, de urmarire-control, analizasi eval uare. Managementul aprovizionarii -componenta a functiunii comerciale a ntreprinderii asigura echilibrul ntre necesitatile si disponibilul de resurse materiale care po ate fi asigurat de o unitate economica. Principalul "obiectiv" al activitatii de aprovizionare s e concretizeaza n asigurarea completasi complexa a unitatii economice cu resurse materiale si tehnice corespunzatoare calitativ, la locul si termenele solicitate , cu un cost minim. Pentru realizarea acestui obiectiv, se initiazasi desfasoara n princi piu mai multe activitati specifice cu grad de complexitate si dificultate diferit. ntre a cestea amintim: Identificarea si stabilirea volumului si structurii materiale si energetice nece sare desfasurarii activitatii de ansamblu a unitatii economice si n primul rnd a celei productive; Fundamentarea tehnico-economica a planului si programelor de aprovizionare (asigurare) materialasi energetica a unitatii; Dimensionarea pe baza de documentatie tehnico-economica a consumurilor materiale si energetice; Elaborarea de bilanturi materiale si energetice care contribuie la evidentierea modului de folosire a resurselor, ca si a formei concrete de regasire a acestora pe parcursul prelucrarii (materiale ncorporate n produse, resturi, pierderi prin arde re, evaporari etc.). Dimensionarea pe criterii economice a stocurilor si a loturilor (a cantitatilor de comandat) de resurse materiale pentru comandasi aprovizionare; Prospectarea pietei interne si externe de resurse materiale si energetice n veder ea depistarii si localizarii surselor reale si potentiale de furnizare. Alegerea resurselor materiale si echipamentelor tehnice care raspund cel mai bin e caracteristicilor cererilor pentru consum, prezinta cele mai avantajoase conditi i de livrare, reprezinta substituenti eficienti pentru materiale deficitare, scumpe, care se asigura prin import etc.; Alegerea furnizorilor a caror oferta prezinta cele mai avantajoase conditii economice si asigura certitudine n livrarile viitoare pe termen scurt sau lung.

Elaborarea strategiilor n cumpararea de resurse n raport cu piata de furnizare internasi externa. Testarea credibilitatii furnizorilor selectati n scopul evidentierii probitatii m orale, garantiilor de care se bucura, seriozitatii n afaceri, responsabilitatii n respect area obligatiilor asumate si, nu n ultimul rnd, a solvabilitatii; Negocierea si concretizarea relatiilor cu furnizorii alesi, actiune care implica stabilirea, prin acord de vointa, a tuturor conditiilor de livrare ntre parteneri. Finalizare a relatiilor de vnzare-cumparare se realizeaza prin emiterea comenzilor si ncheierea de contracte comerciale; Urmarirea si controlul derularii contractelor de asigurare materiala, ntocmirea fiselor de urmarire operativa a aprovizionarii pe furnizori si resurse. n acest c adru se nscrie si preocuparea pentru asigurarea mijloacelor de transport eficiente n baza contractelor ncheiate cu unitatile de transport. Actiunea presupune si o legatura permanenta cu furnizorii prin agentii de aprovizionare n vederea prevenirii unor dereglari n livrari, verificarii pe parcursul fabricatiei a stadiului executiei si a calita tii resurselor materiale etc.;

Capitolul 1 Conducerea si organizarea aprovizionarii Analiza periodica a stadiului asigurarii bazei materiale si tehnice, a realizari i programelor operative si a planurilor de aprovizionare, a contractelor economice pe total si distinct pe furnizorii principali la resursele vitale, de importanta st rategica etc.; Asigurarea conditiilor normale de primire-receptie a partizilor de materiale sos ite de la furnizori; aceasta presupune: amenajarea de spatii speciale de descarcarerece ptie, dotate cu mijloacele tehnice adecvate; constituirea comisiilor de primirerecepti e si organizarea activitatii acestora, a formatiilor de lucratori specializati n efectuarea operatiilor respective s.a.; Stabilirea anticipata a spatiilor de depozitare, dotarea lor cu mobilier adecvat , organizarea interna a fluxurilor de circulatie, alegerea sistemelor eficiente de depozitare, efectuarea operatiilor de dezambalare (daca este cazul) si de depozi tarearanjare a resurselor materiale n magazii si depozite. n acelasi sens, se are n vedere nscrierea n evidenta a intrarilor de resurse receptionate si acceptate, asigurarea conditiilor de pastrare-conservare cerute de natura resurselor materi ale depozitate, ca si a celor de prevenire a sustragerilor, de securitate contra incendiilor; Organizarea rationala a sistemului de servire (alimentare) ritmica cu resurse materiale a subunitatilor de consum ale ntreprinderii, n stricta concordanta cu cerintele acestora si cu programele de fabricatie care au stat la baza elaborari i celor de aprovizionare; n acest cadru se asigura : elaborarea unor programe optime de circulatie consum, de corelare a momentelor de eliberare sau transmitere a mater ialelor de la depozite la subunitatile de consum cu cele la care sunt efectiv necesare, esalonarea judicioasa n timp a servirilor (pentru satisfacerea cererilor de materiale ale punctelor de consum, sau/si a magaziilor intermediare) pentru prevenirea asteptarilor nejusti ficate la depozite, a supraaglomerarii punctelor de servire, a blocarii mijloacelor de tra nsport intern, a ncarcarii neuniforme a lucratorilor din depozite s.a.; Controlul sistematic al evolutiei stocurilor efective n raport cu limitele estima te pentru a se evita consecintele economice nefavorabile pe care le poate genera suprastocarea sau lipsa de materiale n stoc asupra activitatii economice a ntreprinderii, a situatiei financiare a acesteia; Urmarirea si controlul utilizarii resurselor materiale si energetice pe destinat ii de

consum. Desfasurarea acestei activitati are ca scop prevenirea consumurilor pest e limitele stabilite prin calcule, a risipei pe timpul transportului si depozitari i, a nerespectarii disciplinei tehnologice sau destinatiei initiale de folosire a resurselor materi ale etc.; Conceperea si aplicarea unui sistem informational cuprinzator, simplu si operati v, asezat pe baze informatice, care sa permita: vehicularea volumului imens de informatii ntr-un timp scurt; evidentierea clara a starii reale a procesului de asigurare materiala; evidenta corecta a materialelor, n orice moment. n acelasi ti mp, acest sistem trebuie sa dispuna de o baza extinsa de date care sa poata fi usor apelata n functie de necesitatile de informare, prelucrare si analiza; Selectarea si angajarea dupa principiul competentei a personalului de specialita te n structura profesionala specifica; formarea si perfectionarea lucratorilor din sectorul de asigurare materiala prin diferite forme de pregatire s.a. Structura activitatilor componente evidentiaza faptul ca managementul aprovizionarii materiale integreaza ntr-un tot unitar fluxul si controlul resurse lor materiale de la momentul initierii procesului de asigurare a lor si pna la transformarea acestora n produse vandabile (adica de la identificarea necesitatii,

Managementul aprovizionarii selectare furnizori, cumparare, aducere, depozitare, si pna la trecerea n consum, controlul utilizarii resurselor materiale n scopul obtinerii unor efecte maxime din investi tia facuta). n consecinta, managementul aprovizionarii materiale poate fi privit ca o modalitate de grupare a activitatilor specifice, interpretat printr-o abordare s istemica. n general, toate activitatile componente ale managementului aprovizionarii au importanta si semnificatie economica specifica pentru activitatea generala a ntreprinderii, pentru realizarea obiectivelor stabilite n cadrul strategiei de dezvoltare a aces teia. nsa, n economia de piata unele activitati capata valente noi, importanta lor se accentu eazasi ca urmare, acestea trebuie abordate cu un interes sporit, ntr-o viziune racordata total la mediul economic n care actioneaza ntreprinderea. Interpretarea porneste de la continutul obiectivelor specifice asigurarii materiale care sunt subordonate realizarii obi ectivelor generale ale strategiei de dezvoltare a ntreprinderii. n categoria activitatilor pentru a caror realizare se impune o atentie sporita s e ncadreaza: studierea pietei de furnizare, a furnizorilor potentiali si reali; selectarea si testarea credibilitatii furnizorilor; elaborarea strategiilor n cumpararea (achizitionarea) de resurse materiale si echipamente tehnice, ca si n domeniul gestiunii stocurilor; negocierea conditiilor de vnzare-cumparare, de comercializare n general si finalizarea actiunii, n cea mai mare masura, pe baza de contracte comerciale; urmarirea evolutiei pietei de furnizare, a structurii si potentialului de resurs e, a preturilor s.a. Pe seama realizarii eficiente a unor asemenea activitati, subsistemului aprovizi onarii i se asigura rolul de "sursa de informare strategica" si "subsistem cu participare activa" la elaborarea strategiilor de dezvoltare a ntreprinderilor. Rolul de "sursa de infor mare strategica" decurge din raporturile subsistemului cu "piata din amonte" (de furn izare interna si externa) n calitate de factor de cumparare. Aceasta pozitie i permite culegerea de informatii utile att pentru procesul de aprovizionare, ct si pentru activitatea de ansamblu a ntreprinderii. Informatiile colectate de pe piata din amonte se pot adresa sector ului de desfacere-vnzari din ntreprindere, celui tehnic si de productie, conducerii ntrepri

nderii si se pot referi la: evolutia cererii si a ofertei de produse; tendinte n evolutia viitoare a concurentei (determinate de manifestarea unor rela tii speciale ntre anumiti furnizori, initierea unor proiecte comune de colaborare s.a .); strategia desfasurarii negocierilor; evolutia preturilor; noi conditii de furnizare oferite care influenteaza cumpararea sau determina atragerea clientilor etc. Prin natura informatiilor, subsistemul aprovizionare materiala poate contribui s i la mbunatatirea performantelor tehnice si de calitate a produselor fabricate de ntrep rindere; aceasta prin identificarea de standarde noi de calitate care se impun pe piata, de materiale si echipamente tehnice noi, cu caracteristici superioare care pot fi achizitionate s.a. Rolul de "subsistem cu participare activa" la fundamentarea strategiilor de dezvoltare a ntreprinderii se manifesta prin:

Capitolul 1 Conducerea si organizarea aprovizionarii elaborarea si fundamentarea strategiilor eficiente n cumpararea de resurse materiale si echipamente tehnice; elaborarea de strategii de actiune, n raport cu furnizorii, care sa corespunda intereselor ntreprinderii (specificate n strategia generala de dezvoltare a acesteia); elaborarea unei strategii adecvate n domeniul colectarii si transmiterii informatiilor ; adoptarea unei strategii si a unei politici eficiente n angajarea si formarea for tei de munca din domeniul aprovizionarii materiale, n aprecierea calitatii si eficientei muncii, stimulndu-se concurenta bazata pe competenta profesionala n conditiile asigurarii elementelor motivationale puternice etc. Toate aceste categorii de strategii specifice subsistemului aprovizionare materi ala si transmit efectul asupra obiectivelor formulate de ntreprindere n cadrul strategiei generale de dezvoltare a ei. Importanta subsistemului aprovizionare materiala si cu echipamente tehnicepentru activitatea ntreprinderii decurge si din faptul c a, prin acesta se asigura resursele materiale a caror pondere n costul total al productiei este semnificativa, respec tiv de peste 50% (n unele ramuri industriale depasind 80%). Ca urmare, orice actiune a subsist emului aprovizionare care determina reducerea costurilor materiale (cumpararea la pretu ri mai mici, promovarea substituentilor economici etc.) este benefica. Din acest punct de vedere, n economia tarilor dezvoltate se apreciaza ca, prin actiunea sectorului aprovizion are materiala se pot reduce costurile de productie cu circa 5-10%. Semnificatia sensului de actiune este relevanta daca avem n vedere ca ntr-un orizont de timp definit (mediu sau lung) ntre sursele potentiale de crestere a profitului reducerea costurilor va re prezenta o cale prioritara. Aceasta datorita amplificarii concurentei care va determina tre cerea la o noua stare de spirit, la o noua interpretare a actiunii n domeniul vnzarilor, si anume "de a vinde pe masura clientului". Aceasta noua viziune, care a fost deja pusa n practica de "toyotism", propune ca pretul sa fie fixat pe piata si deci profitul nu poate fi dect rezultatul diferentei dintre pretsi cost. Cum pretul este impus de piata, cresterea concurentei la fur nizarea pe piata va impune reducerea acestuia, pentru ca singura sursa de a fi competitiv v a fi reducerea costului, deci implicit a elementelor care-l compun, cu deosebire a ce lor cu ponderea hotartoare (care, asa cum s-a aratat, sunt cele antrenate de cumpararea

si aducerea resurselor materiale necesare fabricatiei produselor). Activitatii de aprovizionare materiala i s-a definit "rolul distinct" n "modelele de reflexie strategica" prin care se caracterizeaza mediul concurential general n ca re si desfasoara activitatea o ntreprindere. Amintim aici "modelul Porter" n care aprovizionarea materiala, respectiv furnizorii de resurse materiale constituie unul din cei cin ci factori determinanti care caracterizeaza pozitia strategica a ntreprinderii. M.Porter (62 ) arata ca dezvoltarea unei strategii depinde mai nti de intensitatea si caracterul concurent ei care se manifesta ntre "furnizori, clienti, potentiali concurenti, produsele de substitutie si concurenta interna" n raport cu activitatea ntreprinderii. Analiza intensitatii co ncurentei celor cinci factori permite identificarea oportunitatilor care pot fi valorifica te, ca si amenintarile, dificultatile care trebuie anulate, evitate sau limitate. Se arata astfel ca este oportuna desfasurarea activitatii de aprovizionare pe o piata concurentiala, und e raportul de putere este favorabil consumatorului. Elaborarea unei strategii care se bazea za pe cumpararea de pe o piata a furnizorilor favorabila acestora trebuie sa se faca c u mare atentie; n general, se au n vedere relatiile de furnizare stabile pe lunga durata. Pe baza elementelor prezentate, n literatura si practica de specialitate se aprec iaza n tot mai mare masura ca activitatea de aprovizionare materiala reprezinta un "centru de profit" si nu un centru de cheltuieli (7,57). n general "centrul de profit" este reprezentat de

Managementul aprovizionarii acea veriga organizatorica a ntreprinderii care poate sa-si controleze att intrari le (costurile), ct si iesirile (veniturile). Acest control trebuie nteles n anumite limite. Subsist emul aprovizionare materiala se manifesta ca "centru de profit" prin controlul pe car e l poate avea asupra costurilor specifice, cum sunt: costurile de achizitie, costurile de gestiune, costurile suplimentare de prelucrare etc. Revenind la rolul "subsistemului aprovizionare materiala", remarcam evolutia actiunii acestuia pe urmatoarele "faze": a. faza de pasivitate n care activitatea de aprovizionare materiala este apreciata c a fiind subordonata subsistemului productie; b. faza de autonomie n care aprovizionarea materiala si elaboreaza strategii de optimizare la nivelul subsistemului propriu; c. faza de participare n care subsistemul aprovizionare materiala participa, prin pu nere la dispozitie a informatiilor, datelor si analizelor necesare, la elaborarea strate giilor generale de dezvoltare a ntreprinderii; d. faza de integrare n care acest subsistem participa efectiv la fundamentarea strategiei de dezvoltare a ntreprinderii. Daca faza de autonomie se manifesta obisnuit, cea de integrare trebuie sa consti tuie obiectivul permanent al oricarei echipe manageriale din ntreprinderi. 1.2. Organizarea structurala a activitatii de aprovizionare 1.2.1. Organizarea interna a subsistemului de aprovizionare Derularea normala a proceselor de aprovizionare necesita organizarea, n cadrul structurii manageriale a unitatilor industriale, a unui compartiment de speciali tate constituit sub forma de divizie, directie, departament, serviciu, birou, n functi e de volumul si profilul de activitate, forma de organizare si marimea firmei (corpor atie, concern, companie, trust, regie autonoma, societate comerciala pe actiuni sau cu raspundere limitatas.a.). Acestui compartiment, n functie de natura activitatilor care i sunt specifice, trebuie sa i se asigure o organizare interna rationala. Organizarea s tructurala proprie influenteaza direct functionalitatea "subsistemului aprovizionare materi ala"; o organizare eficienta trebuie sa aiba n vedere: identificarea principalelor functii ale subsistemului;

definirea criteriilor pe baza carora se va contura organizarea structurala; precizarea rolului subsistemului n cadrul organizarii structurale de ansamblu a nt reprinderii; stabilirea gradului de centralizare-descentralizare (de delegare a autoritatii s i responsabilitatilor pe niveluri ierarhice); definirea precisa a functiilor, ca element esential al unei structuri organizato rice eficiente s.a.

Capitolul 1 Conducerea si organizarea aprovizionarii Organizarea structurala trebuie sa prezinte mare mobilitate pentru adaptarea din mers la noile conditii care apar att n sistemul intern al ntreprinderilor, ct si n me diul socio-economic n care aceasta actioneaza. Sistemele concrete de organizare structurala a compartimentelor de asigurare materiala din ntreprinderile de productie sunt variate. n acest sens, experienta p ractica, generalizata la nivelul teoriei de specialitate, evidentiaza urmatoarele modalitati: "sistemu l pe grupe de activitati distincte" si "sistemul pe grupe de aprovizionare-depozit arecontrol utilizare resurse materiale". Modalitatile concrete de organizare a compartimentului de aprovizionare materiala se diferentiaza prin modul cum se repartizeaza si se prevede realizarea sarcinilor stabilite. n toate cazurile, compartimentul, n ansamblul sau, raspunde de derularea procesului n modul cel mai economic, echilibrnd factorii contradictorii pentru a obtine cel mai bun rezultat final. Prin organizarea interna se stabilesc, de fap t, domeniile de actiune, atributiile si sarcinile compartimentului de aprovizionare, de la in itierea activitatilor de realizat si pna la finalizarea lor. "Sistemul pe grupe de activitati distincte" consta n departajarea procesului de aprovizionare pe principalele activitati componente n functie de natura, gradul d e complexitate sau de omogenitate a acestora. Sistemul, cunoscut si sub denumirea de "functional", asigura o delimitare selectiva a activitatilor de prognozare-plani ficareprogramare a aprovizionarii, de cele privind prospectarea, negocierea, contractarea, realizarea aprovizionarii, de urmarire, control, analizasi evaluare a acestuia, de depozitarepastrare a resurselor materiale asigurate, de urmarire a modului de folosire a acestora p e destinatii de consum. Asadar, sistemul presupune identificarea, delimitarea si g ruparea activitatilor dupa criteriile amintite si constituirea de subcolective (grupe) d istincte care sa le realizeze calificat si operativ. (figura 1.2). Figura 1.2 Organizarea interna a compartimentului de aprovizionare dupa acest sistem presupune ca la nivelul "grupei de plan, contractare, evidenta" sa se realizeze activitati ca: prognozarea necesitatilor materiale, fundamentarea planurilor si programelor de aprovizionare, elaborarea bilanturilor materiale si a cantitatilor economice de comandat, selectia si testarea credibilitatii furnizorilor, participarea la nego

cierea conditiilor de livrare si ncheierea contractelor comerciale, determinarea stocuri lor economice, a cantitatilor optime de comandat, ntocmirea de situatii privind stadi ul si gradul de acoperire cu materiale a necesarului, realizarea contractelor de

Managementul aprovizionarii aprovizionare, ncadrarea n consumurile specifice din documentatie si n nivelul prestabilit al stocurilor. "Grupele operative de aprovizionare" constituite, n principiu, dupa gradul de omogenitate sau de asemanare a resurselor materiale, sunt n numar mai mare (n func tie de varietatea resurselor materiale necesare ntreprinderii si de sortimentatia spe cifica acestora, de sursa de provenienta, de numarul si dispersia teritoriala a furnizo rilor). Componentii acestor grupe asigura realizarea, de regula, a activitatilor concret e care au n vedere: contactarea surselor de furnizare, urmarirea derularii efective a proce sului de formare a loturilor de livrare la furnizori, participarea la receptie-expedit ie s.a., aducerea resurselor materiale, ntocmirea documentatiei de atestare a actiunii; al tfel spus, complexul de activitati specifice grupelor operative asigura derularea operativa a aprovizionarii materiale, a contractelor economice, efectuarea unor operatiuni d e cumparare neprogramata a unor materiale si produse, de regula, necesare n cantitati mici, urmarirea procesului de aducere a resurselor la destinatarul pe care-l rep rezinta etc. Urmarea legaturii directe permanente cu furnizorii, lucratorii din grupele operative de aprovizionare au posibilitatea culegerii de date si informatii despre modul de c onlucrare cu acestia, comportamentul factorilor umani care i reprezinta, reactia la cerinte le, sugestiile, reclamatiile, refuzurile clientilor referitoare la produsele livrate (si care au n vedere: calitatea, cantitatea, conditiile de ambalare, de transport etc.). Aseme nea informatii sunt puse la dispozitia celor care au responsabilitatea selectarii si testarii c redibilitatii furnizorilor, negocierii conditiilor de livrare; uneori sunt solicitati pentru p articiparea la desfasurarea actiunilor de acest gen. "Grupa depozitelor" asigura primirea-receptia partizilor de materiale sosite de la furnizor, depozitarea si pastrarea integritatii proprietatilor fizico-chimice a resurselor, n functie de natura si conditiile specifice de conservare, evidenta si securitatea lor, pregatirea si eliberarea n consum sau pe destinatiile de utilizare-valorificare a acestora. Grupele operative si cele de depozite sunt asezate pe acelasi nivel ierarhic. ntr e toate grupele compartimentului de aprovizionare se stabilesc relatii stricte de colaborare. Conducerea, coordonarea, corelarea si controlul pe ansamblul grupelo r se

asigura la nivelul sefului de compartiment. Salariatii din cadrul ultimelor doua grupe, de regula, au pregatire medie, n mai mica masura superioara, incluznd pentru depozite si angajati cu pregatire primara (muncitori cu sau fara calificare). Prin conceptia de constituire a grupelor si a legaturilor care se stabilesc ntre acestea, sistemul functional "nu" asigura abordarea unitara a procesului de aprovizionare n ntregul lui (respectiv, de la initierea actiunii de aprovizionare, de contractare si pna la primirea-depozitarea resurselor inclusiv controlul folosirii lor). Ca urmare, se creeaza conditii pentru delegarea raspunderii ntre grupe pe parcursul derularii procesului de apro vizionare pe subactivitati componente; totodata: nu se asigura controlul eficient al utili zarii resurselor n raport cu destinatiile initial prevazute si consumurile specifice di n documentatiile tehnico-economice ale produselor, lucrarilor; nu ofera posibilita tea promovarii folosirii materialelor noi, nlocuitoare a celor refolosibile sau preve nirii consumurilor irationale. Sistemul pe grupe de aprovizionare-depozitare-control, utilizare a resurselor materiale are n vedere constituirea de grupe de materiale n cadrul compartimentulu i n a caror atributie intra realizarea procesului de aprovizionare n ntregul sau dupa o conceptie unitara. Ca urmare, fiecare grupa raspunde de asigurarea structurii ma teriale pentru care se formeaza de la fundamentarea necesitatilor, contractarea resursel or si pna la aducerea, gestionarea si controlul utilizarii acestora, inclusiv analiza-e valuarea procesului de asigurare materiala n ansamblul sau si pe fazele componente. Pentru

Capitolul 1 Conducerea si organizarea aprovizionarii fiecare grupa, astfel constituita, structura de personal include angajati cu stu dii superioare(care, de regula, coordoneaza activitatea grupei si realizeaza act ivitatile complexe fundamentarea necesitatilor, prospectarea pietei, alegerea furnizorilor, negocie rea, contractarea, rezolvarea litigiilor, ndrumarea, controlul, analiza, evaluarea pro cesului), medii (a caror pondere numerica este mai mare) si primare (incluznd si muncitori cu sau fara calificare). O importanta deosebita revine criteriului de constituire a grupelor n cadrul acestui sistem care poate fi omogenitatea resurselor, n functie de destinatia de utilizare. n acest sens se pot folosi 3 variante: pe grupe omogene de materiale, pe sectii consumatoare sau ca sistem mixt (prin combinarea primelor doua variante). a. Organizarea compartimentului pe grupe de aprovizionare-depozitare-control utilizare materiale asemanatoare (omogene) prezinta avantaje care sunt determinate de simplificarea si specializarea activitatii lucratorilor (agentilor de aprovizion are), ca urmare a numarului redus de materiale si implicit de furnizori pe o grupa; totod ata, se asigura conditii pentru stabilirea unor relatii traditionale, de continuitate n aprovizionare. Consideram ca acest sistem (figura 1.3) este cel mai indicat pent ru organizarea interna a compartimentului de aprovizionare, datorita eficacitatii s uperioare n conducerea asigurarii materiale a unitatilor industriale. Figura 1.3 Sistemul prezinta ca dezavantaj faptul ca, pe plan intern, n cazul existentei unu i numar mai mare de puncte de consum (sectii, ateliere, alte sectoare de activitate) si a unei dispersii pronuntate a acestora pot aparea conditii care sa conduca la necorelar ea aprovizionarii cu cererile pentru consum, cu productia, la ngreunarea procesului de urmarire-control a modului de utilizare a resurselor materiale. b. Organizarea pe grupe de aprovizionare, depozitare, control utilizare n functie de destinatia de consum a materialelor are n vedere unitatile n cadrul carora sectiil e, atelierele si alte sectoare de activitate, prin profilul lor, consuma materiale distincte (o sectie consuma numai materiale lemnoase, alta metalice etc.). n acest context, se

Managementul aprovizionarii constituie grupe de aprovizionare n functie de destinatarul materialelor, respect iv n functie de sectia consumatoare. Un asemenea sistem prezinta avantajul ca asigura cunoasterea n detaliu, la nivelul fiecarei grupe, a necesitatilor de resurse mate riale specifice sectiei pe care o alimenteaza, creeaza conditii pentru un control permanent si eficient al destinatiei de consum a materialelor, a consumului propriu-zis. D e asemenea, ofera posibilitatea exercitarii unui control sistematic a raportului aprovizionare-consum n directia depistarii necorelarilor, a cauzelor generatoare si stabilirii masurilor de regularizare; se realizeaza astfel o mai buna corelare nt re factorul de aprovizionare si cel de productie privind asigurarea cu resurse materiale, ut ilizarea economicasi valorificarea complexa, superioara a acestora, introducerea n circuit ul economic al unitatii a tuturor resurselor disponibile. Aplicabilitatea variantei este limitata nsa de numarul redus de unitati care ndeplinesc conditiile cerute pentru implement are; totodata, organizarea pe grupe de aprovizionare profilate pe sectii consumatoare prezinta neajunsul ca, n frecvente situatii, nomenclatura materialelor pentru o sectie est e foarte largasi implicit numarul de furnizori foarte mare, din care cauza creste gradul de dificultate n coordonarea, desfasurarea operativasi urmarirea eficienta a procesului de aprovizionare la nivelul grupei constituite. Organizarea n cazul ac estei variante este prezentata n figura 1.4. Figura 1.4 c. Organizarea pe grupe de aprovizionare, depozitare, control utilizare n sistem mix tpresupune constituirea de grupe care se vor ocupa cu asigurarea materialelor ca re prin natura lor formeaza obiectul consumului numai n cadrul unei anumite sectii de pro ductie (deci, organizare dupa destinatarul materiei prime) si de grupe de materiale asemanatoare, dar destinate consumului mai multor sau tuturor sectiilor din unit atea economica (aici se ncadreaza n special materialele auxiliare, piesele de schimb, combustibilii si lubrifiantii). Aceasta forma de organizare este prezentata n fig ura 1.5.

Capitolul 1 Conducerea si organizarea aprovizionarii Figura 1.5 Sistemul asigura mbinarea avantajelor primelor doua variante si eliminarea n mare masura a dezavantajelor care le sunt specifice. n aplicarea variantelor respective este necesara o analiza detaliata a nomenclato rului de materiale si structurii consumului, a subunitatilor consumatoare din unitatea economica, a surselor de furnizare si cailor de distributie, a fluxurilor de transport intern si de aprovizionare, precum si a conditiilor pe care procesul de productie le pune pentru aproviziona rea completa, complexasi ritmica a tuturor locurilor de munca. n literatura de specialitate se prezintasi alte forme de organizare a compartimen tului de asigurare materiala practicabile la nivelul marilor unitati (corporatii, compani i, trusturi etc.). Un exemplu n acest sens se prezinta n figura 1.6, fiecare ramura reprezentnd un depart ament [57]. Figura 1.6 n cadrul celor patru departamente, activitatile care compun procesul de aprovizio nare se realizeaza astfel: planificare si control - elaboreaza previziuni privind necesitatile de materiale , asigura dimensionarea stocurilor, stabileste cantitatile economice de comandat, elaborea za programele de aprovizionare, participa la selectia si testarea credibilitatii fu rnizorilor, la negocierea si ncheierea contractelor comerciale, ntocmeste situatii statistice sau diferite rapoarte referitoare la stadiul asigurarii bazei materiale si de echipamente teh nice

Managementul aprovizionarii necesare, al realizarii contractelor de aprovizionare pe total si pe principalii furnizori, evolutia stocurilor n raport cu limitele estimate, tendinte si mutatii n consumul de resurse materiale, ncadrarea n consumurile specifice din documentatie s.a.; procurare - asigura: depistarea surselor de furnizare si alegerea celor mai econ omice, participarea la negocieri, la ncheierea contractelor si conventiilor, achizitiona rea materialelor neprogramate, impulsionarea si urmarirea livrarilor de la furnizori , participarea la receptia-expeditia resurselor materiale de la furnizori sau/si la primirea-re ceptia acestora la sosire n ntreprindere, informarea sistematica asupra mutatiilor de pe piata de materiale si produse s.a.; receptie si depozitare -asigura primirea-receptia partizilor de materiale sosite de la furnizori, depozitarea si pastrarea resurselor, evidenta si securitatea acestora , pregatirea lor pentru consum, eliberarea acestora pe destinatii de consum, urmarirea evolut iei stocurilor efective n raport cu limitele estimate, a nivelurilor de comanda-aprov izionare; transport -asigura echipamentul si mijloacele de transport, elaborarea programel or optime de transport al resurselor la subunitatile de consum ale ntreprinderii, de plasarea materialelor n interiorul si exteriorul unitatilor economice, manipularea la desc arcarencarcare, efectuarea de interventii tehnice prin care se asigura functionarea normala a mijloacelor de transport proprii s.a. ntre aceste departamente se stabilesc relatii reciproce. Prin aceste relatii de colaborare ntre departamente se are n vedere armonizarea desfasurarii activitatilo r care le sunt specifice n scopul evitarii perturbatiilor, dereglarilor, necorelarilor care ar avea implicatii directe asupra procesului de aprovizionare materiala n ansamblul sau. Totodata, se creeaza conditii pentru informarea reciproca asupra stadiului realizarii dife ritelor activitati. Se furnizeaza date si informatii care nlesnesc derularea acestora n concordanta cu programele stabilite. O asemenea structura de organizare suporta frecvente modificari n functie de conditiile noi care apar pe parcursul desfasurarii acestor activitati. Tendinta spre gigantism n dezvoltarea unitatilor economice amplifica la dimensiun i importante structura organizatorica a compartimentului de asigurare cu materiale , crescnd riscul unei coordonari neeficiente a procesului de aprovizionare n ansamblul sau,

data fiind marea varietate de activitati pe care le cuprinde, complexitatea acestora si gra dul de dificultate sporit n realizarea lor (stapnirea corecta a cunostintelor necesare co nducerii departamentelor specifice fiind dificila). Se creeaza, astfel, conditii ca un an gajat pregatit insuficient sa poata folosi functia pe care o detine pentru a lua decizii care p ot genera consecinte nefavorabile pentru activitatea unitatii n numele careia actioneaza. La nivelul unei corporatii [57] structura organizatorica a conducerii aprovizion arii materiale se prezinta n figura 1.7.

Capitolul 1 Conducerea si organizarea aprovizionarii Figura 1.7 Structura organizatorica a unui compartiment de aprovizionare poate cuprinde 3-4 niveluri. Indiferent de forma interna de organizare (departament, serviciu, biro u), acest compartiment este subordonat, prin seful sau, conducatorului firmei (director ge neral, presedinte) sau vicepresedintelui cu activitatea comerciala. 1.2.2. Repartizarea atributiilor si responsabilitatilor pe posturi si functii; structura specifica de personal Oricare ar fi forma sau sistemul de organizare, este necesar ca, n final, sa se a sigure derularea activitatilor de aprovizionare si de desfacere n stricta concordanta cu necesitatea realizarii "obiectivului de baza" al ntreprinderii: "functionalitatea ei n conditi i de eficienta, obtinerea de profituri ct mai mari din investitiile de capital efectua te". n organizarea conducerii aprovizionarii si desfacerii se impune orientarea spre si steme deschise, usor adaptabile la noile conditii care apar n relatiile de vnzare-cumpar are de pe piata internasi internationala, n organizarea si marimea unitatilor economice etc . Dupa alegerea sistemului de organizare se trece la repartizarea pe posturi si functii a atributiilor si responsabilitatilor specifice, respectiv a activitatilor pe care le au de realizat viitorii angajati cu precizarea raspunderilor ce le revin. n concretizar ea actiunii se are n vedere ncarcarea rationala cu sarcini si atributii a fiecarui post pe ori ce nivel ierarhic din structura organizatorica a compartimentelor (sef serviciu, sef de birou, economist, agent de aprovizionare, merceolog etc.). n repartizarea sarcinilor pe posturi se urmareste ca volumul de munca pentru ndeplinirea lor, corelat cu gradul de complexitate al acestora, sa asigure, n conditiile unei intensitati normale a muncii, folosirea i ntegrala a timpului disponibil al fiecarui lucrator. Selectia personalului trebuie sa se faca pe baza examenului profesional si psihologic al candidatilor la diferitele posturi si functii, n raport cu natura acestora pentru a se respecta principiul angajarii pe baza de competenta. Acest aspect impune, chiar n structur ile de

Managementul aprovizionarii personal existente, sa se procedeze periodic la reexaminari privind nivelul de p regatire pe plan profesional al angajatilor fiecarui loc de munca, la reasezari pe posturi, la actiuni de reciclare si perfectionare (de mprospatare a cunostintelor), la noi angajari etc. O importanta deosebita o prezinta numarul si structura pe functii a personalului din cadrul compartimentelor de management n aprovizionare si desfacere. Astfel, n cazu l celui de aprovizionare numarul este relativ mare daca firma (unitatea economica) efectueaza n principal operatii de asamblare (montaj) si relativ mic daca este integrata pe verticala. Structura de personal include seful de compartiment care poate purta denumirea d e director cu aprovizionarea, vicepresedinte responsabil cu aprovizionarea sau sef de serviciu, de birou. n subordinea acestuia se afla grupele de agenti si/sau achizi tori. n cadrul departamentelor mari, complexe, structura de personal cuprinde si analist i de aprovizionare, dispeceri si experti n transporturi. Semnificativ este faptul ca achizitorul si procuristul, ntr-un cuvnt "agentul de aprovizionare" actioneaza ntr-un spirit sp ecific profesiei, manifestnd o afinitate tot mai mare fata de activitatea financiara a u nitatii economice. Aceasta pentru ca rolul agentului de aprovizionare este de a cumpara si a asigura transportul resurselor materiale necesare firmei pe care o reprezintasi n numele careia actioneaza; el alimenteaza astfel un complex de productie conditionndu-i functionalitatea prin atributiile si responsabilitatile care i sunt stabilite. Prin angajamentele financiare importante pe care le antreneaza, la rndul lui, procuristul si pune amprenta substantial asupra situatiei economice a firmei sale . n viziunea noua a conducerii unitatilor economice, agentul de aprovizionare n gener al este considerat ca "factor aducator de profit" la fel ca si vnzatorul de produse; inte rpretarea este determinata de faptul ca, ori de cte ori agentul cumpara materiale la un pre t mai mic, el va spori profitul firmei cu diferenta respectiva. Se stie ca peste 50% din volumul profitului este realizat din actiunea de cumparare a resurselor materiale. Agentii de aprovizionare se ocupa, n general, cu: studierea pietelor de materii prime si produse; depistarea surselor de furnizare; negocierea preliminara a conditiilor de furnizare (inclusiv a preturilor de vnzare, de acordare a rabaturi lor, a creditelor s.a.); participarea la ncheierea de conventii speciale, de contracte economice de livrare; achizitionarea-cumpararea de materiale, produse sau

echipamente tehnice neprogramate anticipat; urmarirea derularii operative a procesului de aprovizionare n raport cu prevederile contractuale; contactarea unitatilor de transport specializate si stabilirea conditiilor de deplasare a re surselor materiale de la sursele de furnizare la punctele de destinatie (depozite central e, depozite teritoriale, depozite amenajate pe lnga punctele de consum etc.); participarea la bursele de materii prime si studierea evolutiei potentialului de furnizare, a tendintelo r de pret s.a.; informarea factorilor de conducere a asigurarii materiale, a colaboratoril or din celelalte compartimente asupra diferitelor situatii care presupun analize, evalu ari, interpretari, masuri, decizii s.a. Agentii de aprovizionare pot fi repartizati p e zone teritorial-geografice de furnizare sau cu raza nelimitata de actiune. Ei pot fi angajati permanent sau temporar chiar din zonele geografice respective, avnd resedinta sta bila n aceste zone. Agentul de aprovizionare actioneaza dupa un "cod profesional" care specifica "normele etice si profesionale" dupa care se conduce. Agentii de aprovizionare s e organizeaza, de regula, ntr-o asociatie proprie specifica (de exemplu, n SUA - Aso ciatia Nationala a Agentilor Achizitori). Profesia de agent de aprovizionare prezinta s tabilitate relativa, durata medie de ocupare a unui asemenea post este de 12 la 15 ani - du rata considerata remarcabila pentru lucratorii din acest domeniu. Analistii n domeniul aprovizionarii au atributii si responsabilitati legate de el aborarea de studii de prognoza privind evolutia consumurilor, fundamentarea necesitatilor de

Capitolul 1 Conducerea si organizarea aprovizionarii resurse materiale, n volum si structura; elaborarea strategiei si a programelor d e aprovizionare materiala, de echipamente si alte elemente tehnice, analiza gradul ui de fundamentare a necesitatilor de consum, a cererilor de materiale emise de subuni tatile de consum; dimensionarea pe criterii economice a stocurilor, a cantitatilor econ omice de comandat; participarea la selectia si testarea credibilitatii furnizorilor, l a negocierea conditiilor de livrare si ncheierea de contracte comerciale, ntocmirea de situatii si rapoarte statistice si curente privind acoperirea cu resurse a necesitatilor de consum, stadiul realizarii contractelor economice, evolutia stocurilor efective n raport cu nivelurile estimate, gradul de ncadrare n consumurile specifice si indicii de cons um din documentatia tehnica, stadiul rezolvarii litigiilor contractuale cu partener ii s.a. n sfrsit, expertii si dispecerii n transporturi se ocupa cu: elaborarea programelor optime de transport ntre punctele de consum ale ntreprinderii, asigurarea traficul ui privind miscarea materialelor n interiorul si n afara unitatii economice; asigurar ea necesarului de mijloace de transport din parcul propriu al firmei sau prin nchiri ere(colabornd, n aducerea materialelor de la sursele de furnizare, cu agentii de aprovizionare); asigurarea conditiilor pentru realizarea, n timp util si cu efici enta a operatiilor de ncarcare, descarcare, manipulare a resurselor materiale; stabilire a masurilor pentru folosirea eficienta a mijloacelor de transport proprii sau nchir iate si reducerea astfel a cheltuielilor cu miscarea materialelor s.a. 1.3. Sistemul de relatii pentru aprovizionarea materiala Desfasurarea n bune conditii a activitatii de aprovizionare n concordanta cu cerintele de consum ale unitatii economice, cu necesitatea realizarii contractel or ncheiate cu clientii, cu furnizorii de materiale, impune organizarea unui sistem complex de relatii att n interiorul fiecarei ntreprinderi, ct si n afara acesteia. Pe plan intern, relatiile se organizeaza ntre compartimentul de aprovizionare materiala si celelalte compartimente sau subunitati din cadrul structurii organizatorice a unitatilor de productie. n acest context general, conducerea aprovizionarii materiale, de exemplu, are misiunea importanta de a tine permanent active raporturile cu sectorul tehnic ca re emite specificatiile materiale, cu sectorul de productie care transforma resursele mat eriale n produse sau le ncorporeaza n lucrari, cu compartimentul financiar care achita fact urile pentru materialele aprovizionate, cu compartimentul desfacere care vinde produse

le (figura 1.8) Compartimentu l tehnic (ntocmeste specificatiile materiale) Compartimentu l financiar (achita facturile pentru cumpararea materialelor) Compartimentul desfacere (vinde produsele) Sectorul productie (transforma materialele n produse sau le ncorporeaza n lucrari) Compartimentul aprovizionare(planific, programeaz, transport, depoziteaz, elibereaz pentru consum resursele materiale) Figura 1.8

Managementul aprovizionarii Principalele relatii interne ale compartimentului de aprovizionare materiala se stabilesc cu: compartimentele de planificare-dezvoltare si de conducere (programare) operativa a fabricatiei, care furnizeaza date si informatii privind volumul si structura pro ductiei prevazute pentru executie, esalonarea fabricatiei acesteia - elemente care serve sc la elaborarea planului si a programelor de aprovizionare materialasi tehnica. Conlucrarea dintre compartimentele amintite se desfasoara continuu pentru a se a sigura corelarea permanenta a planului si a programelor de aprovizionare cu cele de pro ductie (avnd n vedere ca pe parcursul anului pot interveni schimbari cerute de cumparatorii produselor, de piata n general, pentru care trebuie asigurata adaptarea); compartimentul de desfacere (vnzare) a produselor, care pune la dispozitie date s i informatii pentru fundamentarea necesarului de ambalaje si materiale de ambalat; compartimentele financiar si de contabilitate, pentru evidentierea intrarilor de materiale, acoperirea financiara a resurselor contractate sau achizitionate (deci, achitarea facturilor pentru resursele materiale primite si acceptate), asigurarea controlu lui existentei si miscarii stocurilor, stabilirea volumului de mijloace circulante aferent mate riilor prime si materialelor, implicit a vitezei de rotatie, evidentierea si nregistrarea cheltui elilor de transport-depozitare a materiilor prime, inventarierea resurselor fizice din dep ozite s.a.; compartimentul de transport, pentru asigurarea si mentinerea n stare de functiona re normala a mijloacelor de transport proprii sau nchiriate destinate aducerii mater ialelor de la furnizori, a celor pentru transport intern, aprovizionarea cu combustibili si lubrifianti necesari functionarii acestora, a pieselor de schimb pentru ntretinere si reparar e; compartimentul tehnic care pune la dispozitie listele cu normele de consum de re surse materiale specifice produselor, lucrarilor, prestatiilor prevazute pentru execut ie, specificatiile materiale; depozitele de materiale, pentru asigurarea primirii si receptiei loturilor de ma teriale sosite de la furnizori, depozitarii si pastrarii rationale a acestora, evidentei si sec uritatii , urmaririi dinamicii stocurilor efective, a nivelurilor de comanda, eliberarii pentru consu

m a materialelor s.a.; cu sectiile si atelierele de productie, cu subunitatile auxiliare si de servire, pentru informarea directa asupra necesitatilor de materiale auxiliare, corelarea operat iva a programelor de aprovizionare cu cele de fabricatie, controlul utilizarii resurse lor materiale, promovarea folosirii de noi resurse ca substituenti eficienti etc.; compartimentul (atelierul) de conceptie-proiectare sau de creatie, de cercetared ezvoltare caruia i pune la dispozitie informatii privind materiale, componente, echipamente tehnice noi, aparute pe piata n amonte, care pot fi avute n vedere pen tru modernizarea produselor din fabricatia curenta sau la cele noi prevazute pentru asimilare; compartimentul de control tehnic de calitate pentru efectuarea receptiei calitat ive si atestarea acesteia la partizile de materiale sosite de la furnizori. n afara, unitatea economica stabileste relatii, n primul rnd, cu furnizorii de materiale de pe piata internasi internationala (unitati producatoare si firme sp ecializate n cumpararea-vnzarea de resurse materiale) pentru achizitionarea de resurse materia le, stabilirea conditiilor de furnizare (de pret, de ambalare etc.), ncheierea de con ventii si contracte de livrare, derularea livrarilor, acoperirea contravalorii resurselor cumparate, reconcilierea conditiilor de furnizare s.a. Alte relatii se organizeaza cu:

Capitolul 1 Conducerea si organizarea aprovizionarii unitatile de transport pentru stabilirea conditiilor de aducere a resurselor de la furnizori (daca aceasta actiune intra, conform contractului, n atributia cumparatorului), p entru nchirierea de mijloace de transport etc.; unitati specializate n importul de materiale pentru achizitionarea si aducerea de resurse de la furnizorii externi; unitati si institutii de cercetare specializate pentru elaborarea de studii de p rognoza privind: conjunctura mondiala a furnizarilor de resurse materiale; evolutia piet ei de materii prime, a preturilor; scadenta potentialului de resurse clasice; mutatiile n struc tura consumului, n structura ofertei de resurse materiale etc. Relatii asemanatoare se stabilesc cu unitati de cercetare specializate n elaborarea de studii de perfecti onare a aprovizionarii pe laturile specifice: elaborare strategii de cumparare, dimensio nare stocuri pe criterii economice etc.; centre de calcul specializate (daca nu au unitati proprii de acest gen) pentru prelucrarea electronica a datelor de fundamentare a planurilor si programelor de aproviziona re, de calcul a stocurilor optime, de evidenta a dinamicii stocurilor efective etc.; unitati bancare pentru efectuarea operatiunilor de plata a cumpararilor de resur se materiale, acordarea de credite bancare n scopul achizitionarii si stocarii resur selor materiale, reglementarea raporturilor financiare cu furnizorii s.a.; agenti de aprovizionare independenti angajati temporar, reprezentanti sau reprezentante comerciale, n scopul depistarii si informarii asupra potentialilor furnizori care ofera conditii avantajoase la livrare, nlesnirii ncheierii de contracte comer ciale privind achizitionarea de materiale si produse de pe segmentele de piata din zon a lor de actiune sau/si pentru urmarirea derularii livrarilor de la furnizorii din tara s au externi; informarii asupra tendintelor care se manifesta pe piata de furnizare, mutatiilo r n evolutia preturilor, n structura ofertei, n conditiile de livrare etc. burse de marfuri pentru informare privind resursele materiale si produsele oferi te pentru vnzare, tendinte n evolutia potentialului si structurii acestora, a preturilor, co nditiilor de livrare etc.;

institutii de conjunctura mondiala pentru informare privind evolutia pietei de r esurse materiale si produse, tendinte n evolutia preturilor, a politicilor n furnizare pe segmente ale pietei mondiale si pe ansamblul ei; unitati specializate n comercializarea de materiale si produse (piese, componente tehnice) reutilizabile n scopul achizitionarii unor resurse de acest gen care pre zinta interes pentru folosire ca atare sau prin reconditionare, fiind mai economice de ct cele noi pentru anumite destinatii de consum. Toate aceste relatii (schema de principiu se prezinta n figura 1.9) sunt orientat e n sensul: asigurarii integrale, la termenele, locul si momentele prevazute, cu cos t minim, a bazei materiale, n volumul si structura strict corelate cu cea a consumului pro ductiv si neproductiv; folosirii cu maxima eficienta a resurselor aprovizionate; ncadrarii n consumurile specifice din documentatiile tehnico-economice si stocurile prestabilite; valori ficarii complete si eficiente a materiilor prime s.a.

Managementul aprovizionarii Figura 1.9

Capitolul 1 Conducerea si organizarea aprovizionarii ntrebari 1. Definiti conceptul de managementul aprovizionarii . 2. Care sunt termenii utilizati obisnuit n teoria si practica economica de specia litate pentru procesul de aprovizionare materiala? 3. Cum se interpreteaza conceptul (procesul) de management al aprovizionarii? 4. Nominalizati activitatile componente ale managementului aprovizionarii. 5. Care sunt activitatile pentru care, n economia de piata se acorda o atentie sp orita? 6. Ce rol ndeplineste subsistemul aprovizionare n actiunea de elaborare a strategiilor de dezvoltare a unitatilor de productie? 7. De ce subsistemul aprovizionare se interpreteaza ca fiind centru de profit? 8. Care sunt fazele parcurse de subsistemul aprovizionare n actiunile sale desfasurate n timp? 9. Care sunt cerintele a caror respectare asigura organizarea interna eficienta a subsistemului (compartimentului) de aprovizionare materialasi cu echipament tehnic? 10. Prin ce se caracterizeaza sistemul de organizare a compartimentului de aprovizionare pe grupe de activitati distincte (functional)? 11. Care sunt variantele sistemului de organizare a compartimentului de aprovizionare pe grupe de aprovizionare, depozitare, control utilizare a resurselor materiale? 12. Ce activitati desfasoara grupa de plan contractare, n contextul organizarii functionale a compartimentului de aprovizionare? 13. Care sunt cele patru departamente care se pot organiza, de exemplu, n cazul sistemului cu aceasta denumire? 14. Ce activitati se realizeaza la nivelul departamentului procurare-achizitionar e ? 15. Precizati sistemul relatiilor de pe planul intern (sau extern) al unitatii e conomice de productie pentru aprovizionarea materiala. 16. Ce activitati realizeaza agentul de aprovizionare? 17. Ce activitati desfasoara analistul n aprovizionare? 18. Reprezentati grafic fiecare sistem de organizare a compartimentului de aprovizionare. 19. Cum se prezinta grafic schema de principiu a sistemului de relatii al unitat ii de productie pentru aprovizionarea materiala? 20. Ce evidentiaza analiza structurii activitatilor componente ale managementulu i aprovizionarii?

Managementul aprovizionarii Teste grila 1. n structura activitatilor componente ale managementului aprovizionarii se ncadreaza: a) identificarea structurii materiale necesare desfasurarii activitatii de ansam blu a unitatii economice; b) elaborarea de bilanturi materiale; c) prospectarea pietei de furnizare de resurse materiale si echipament tehnic; d) extinderea si modernizarea retelei proprii de service; e) stabilirea anticipata a spatiilor de depozitare si dotarea lor cu mobilier ad ecvat. Precizati activitatea neadevarata. 2. n structura activitatilor componente ale managementului aprovizionarii se ncadreaza: a) stabilirea volumului si structurii materiale necesare unitatii economice pent ru realizarea activitatii de ansamblu a acesteia; b) alegerea furnizorilor care prezinta cele mai avantajoase conditii de livrare; c) extinderea relatiilor de vnzare pe baza de comenzii, conventii si contracte comerciale; d) controlul sistematic al evolutiei stocurilor efective n raport cu limitele est imate; e) selectarea si angajarea, dupa principiul competentei, a personalului de speci alitate n structura profesionala specifica. Precizati activitatea neadevarata. 3. Negocierea n procesele de aprovizionare este precedata de: a) urmarirea si controlul derularii contractelor de asigurare materiala; b) asigurarea conditiilor normale de primire-receptie; c) elaborarea strategiilor n cumpararea de resurse materiale; d) alimentarea sectiilor de productie; e) controlul evolutiei stocurilor efective. Care este activitatea care se desfasoara anticipat? 4. Decizia de alegere a furnizorilor de resurse materiale este precedata de: a) testarea credibilitatii furnizorilor selectati; b) negocierea conditiilor de livrare; c) analiza periodica a stadiului asigurarii materiale; d) fundamentarea programelor de aprovizionare;

Capitolul 1 Conducerea si organizarea aprovizionarii e) urmarirea derularii contractelor de aprovizionare. Care este activitatea care se desfasoara anticipat? 5. Managementul aprovizionarii integreaza ntr-un "tot unitar" fluxul si controlul resurselor materiale de la: a) studiul pietei de furnizare pna la trecerea n consum a acestora; b) fundamentarea programelor de aprovizionare pna la controlul utilizarii resurse lor n consum; c) dimensionarea stocurilor pna la alimentarea sectiilor de productie; d) alegerea furnizorilor pna la eliberarea pentru consum a resurselor materiale; e) identificarea pe structura a resurselor materiale necesare ntreprinderii si pna la controlul utilizarii acestora n consum. Precizati textul considerat adevarat. 6. n structura activitatilor de aprovizionare pentru a caror realizare se impune o atentie sporita n economia de piata se ncadreaza: a) urmarirea derularii contractelor de aprovizionare; b) alimentarea ritmica a consumului; c) organizarea rationala a primirii-receptiei loturilor de materiale sosite de l a furnizor; d) selectarea si testarea credibilitatii furnizorilor; e) fundamentarea programelor de aprovizionare. Precizati activitatea care raspunde corect afirmatiei. 7. n rolul de "sursa de informare strategica", subsistemul aprovizionare poate colecta informatii utile conducerii ntreprinderii referitoare la: a) structura materiala necesara ntreprinderilor de consum; b) evolutia stocurilor efective din depozitul unitatii; c) stadiul realizarii contractelor cu furnizorii; d) tendinte n evolutia viitoare a concurentei; e) stadiul asigurarii materiale si tehnice necesare. Precizati activitatea considerata adevarata. 8. Rolul aprovizionarii de "subsistem cu participare activa la fundamentarea strategiilor de dezvoltare a ntreprinderii" se manifesta prin: a) elaborarea programelor de aprovizionare; b) elaborarea si fundamentarea strategiilor eficiente n cumpararea de resurse materiale si cu echipamente tehnice; c) ncheierea de contracte de aprovizionare;

Managementul aprovizionarii d) urmarirea comportamentului furnizorilor pe parcursul derularii livrarilor de resurse materiale; e) servirea ritmica a subunitatilor de consum ale ntreprinderii. Precizati activitatea considerata adevarata. 9. n contextul organizarii compartimentului de aprovizionare dupa sistemul "functional", grupa de plan, contractare, evidenta, asigura: a) prognozarea necesitatilor, fundamentarea planurilor de aprovizionare, partici parea la receptie-expeditie, ntocmirea documentatiei de atestare a actiunii, efectuarea de cumparari neprogramate; b) fundamentarea planurilor de aprovizionare, participarea la receptie-expeditie , urmarirea procesului de aducere a resurselor la destinatar, efectuarea de cumpar ari neprogramate, elaborarea bilanturilor materiale; c) prognozarea necesitatilor materiale, elaborarea bilanturilor materiale si a c antitatilor economice de comandat, aducerea resurselor materiale, ncheierea de contracte come rciale, determinarea stocurilor economice; d) prognozarea necesitatilor materiale, fundamentarea planurilor de aprovizionar e, elaborarea bilanturilor materiale, ncheierea contractelor comerciale, determinare a stocurilor economice si a cantitatilor de comandat; e) prognozarea necesitatilor materiale, fundamentarea planurilor de aprovizionar e, elaborarea bilanturilor materiale, ncheierea contractelor comerciale, derularea o perativa a aprovizionarii materiale. Precizati combinatia integral adevarata. 10. La organizarea eficienta a subsistemului aprovizionare materiala trebuie sa se aiba n vedere: a) identificarea principalelor functii ale subsistemului; b) definirea criteriilor pe baza carora se va contura organizarea structurala; c) organizarea pe grupe de activitati distincte a subsistemului; d) stabilirea gradului de centralizare-descentralizare; e) precizarea rolului subsistemului n cadrul organizarii structurale de ansamblu a ntreprinderii. Precizati textul considerat neadevarat. 11. n contextul organizarii compartimentului de aprovizionare dupa sistemul

functional, grupele operative asigura: a) contactarea surselor de furnizare; b) participarea la primirea-receptia resurselor materiale sosite de la furnizori ; c) efectuarea de cumparari neprogramate; d) elaborarea de bilanturi materiale; e) urmarirea procesului de aducere a resurselor materiale la destinatarul lor.

Capitolul 1 Conducerea si organizarea aprovizionarii Precizati activitatea considerata neadevarata. 12. n contextul organizarii compartimentului de aprovizionare pe departamente, grupa procurare-achizitionare asigura: a) depistarea surselor de furnizare, participarea la negocieri, achizitionarea materialelor neprogramate, informarea sistematica asupra mutatiilor de pe piata de furnizare, dimensionarea stocurilor; b) depistarea surselor de furnizare, participarea la ncheierea de contracte si co nventii, participarea la receptia-expeditia resurselor de la furnizori, elaborarea de sit uatii referitoare la evolutia stocurilor efective n raport cu limitele estimate; c) participarea la negocieri, participarea la ncheierea de contracte si conventii , achizitionarea materialelor neprogramate, participarea la primirea-receptia resu rselor sosite de la furnizori, informarea sistematica asupra mutatiilor de pe piata de furniza re; d) depistarea surselor de furnizare, participarea la negocieri, elaborarea progr amelor de aprovizionare, elaborarea de previziuni, efectuarea de cumparari neprogramate ; e) participarea la primirea-receptia resurselor materiale sosite de la furnizori , efectuarea de cumparari neprogramate, impulsionarea livrarilor de la furnizori, stabilirea cantitatilor de comanda-aprovizionare. Precizati combinatia integral adevarata. 13. Agentul de aprovizionare asigura: a) studiul pietei de materii prime, depistarea surselor de furnizare, urmarirea derularii operative a procesului de aprovizionare, elaborarea programelor de aprovizionare ; b) studiul pietei de materii prime, depistarea surselor de furnizare, negocierea preliminara a conditiilor de furnizare, dimensionarea cantitatilor economice de comandat, participarea la bursele de materii prime; c) studiul pietei de materii prime, depistarea surselor de furnizare, negocierea preliminara a conditiilor de furnizare, urmarirea derularii operative a procesul ui de aprovizionare, participarea la bursele de materii prime; d) studiul pietei de materii prime, depistarea surselor de furnizare, elaborarea de previziuni privind consumurile materiale, participarea la bursele de materii pri

me, elaborarea programelor de aprovizionare; e) studiul pietei de materii prime, depistarea surselor de furnizare, dimensiona rea cantitatilor de comandat, dimensionarea stocurilor, participarea la bursele de m arfuri. Precizati combinatia integral adevarata. 14. Analistul n aprovizionare asigura: a) elaborarea de studii de prognoza privind evolutia consumului, fundamentarea necesitatilor de resurse materiale, elaborarea strategiei n aprovizionare, dimens ionarea stocurilor, participarea la selectia si testarea credibilitatii furnizorilor, ef ectuarea de cumparari neprogramate;

Managementul aprovizionarii b) fundamentarea necesitatilor de resurse materiale, elaborarea programelor de aprovizionare, analiza gradului de fundamentare a cererilor de consum emise de s ubunitatile de consum, dimensionarea cantitatilor de comanda-aprovizionare, participarea la negocieri; c) ntocmirea de situatii si rapoarte statistice privind acoperirea cu resurse a necesitatilor de consum, elaborarea programelor de aprovizionare, participarea l a selectia furnizorilor, dimensionarea pe criterii economice a stocurilor, contact area unitatilor de transport specializate; d) ntocmirea de rapoarte curente privind stadiul realizarii contractelor economic e, participarea la negocieri, dimensionarea cantitatilor de comanda-aprovizionare, efectuarea de cumparari neprogramate, participarea la bursele de marfuri; e) contactarea unitatilor de transport, participarea la bursele de marfuri, efec tuarea de cumparari neprogramate, participarea la selectia furnizorilor, urmarirea derular ii operative a aprovizionarii. Precizati combinatia integral adevarata. 15. Departamentul de planificare-control, din structura organizatorica a compartimentului de aprovizionare materiala, asigura realizarea urmatoarelor act ivitati: 1) elaborarea de previziuni privind necesitatile de materiale; 2) dimensiunea stocurilor; 3) depistarea surselor de furnizare; 4) impulsionarea si marirea livrarilor de la furnizori; 5) elaborarea programelor de aprovizionare; 6) informarea sistematica asupra mutatiilor de pe piata de materiale si produse. a 1, 2, 4; c 1, 3, 5; e 2, 3, 5; b 1, 2, 6; d 1, 2, 5. Precizati combinatia integral adevarata. 16. Departamentul receptie-depozitare, din structura organizatorica interna a compartimentului de aprovizionare materiala, asigura realizarea urmatoarelor act ivitati: 1) primirea-receptia partizilor de materiale sosite de la furnizori; 2) ntocmirea de situatii statistice privind evolutia stocurilor efective n raport cu limitele estimate; 3) achizitionarea materialelor neprogramate; 4) pregatirea resurselor materiale pentru consum; 5) urmarirea evolutiei stocurilor efective n raport cu limitele estimate; 6) deplasarea materialelor n interiorul ntreprinderilor. a 1, 2, 5; c 1, 3, 4; e 3, 4, 5; b 1, 4, 5; d 2, 3, 6; f 2, 4, 6. Precizati combinatia integral adevarata.

Capitolul 1 Conducerea si organizarea aprovizionarii 17. Analistul n aprovizionare asigura realizarea urmatoarelor activitati: 1) elaborarea de studii de prognoza privind evolutia consumatorilor; 2) depistarea surselor de furnizare a materialelor; 3) analiza gradului de fundamentare a cererilor de materiale emise de subunitati le de consum; 4) contactarea unitatilor de transport specializate si stabilirea conditiilor de deplasare a materialelor de la furnizor 5) dimensionarea cantitatilor 6) participarea la bursele de rnizare. a 2, 4, 6; c 2, 3, 6; e b 1, 2, 5; d 1, 3, 5. Precizati combinatia integral la destinatarul lor; economice de comanda-aprovizionare; marfuri si studierea evolutiei potentialului de fu 3, 5, 6; adevarata.