Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Ce este calculatorul electronic? Reprezentarea informaiei n cod binar Prelucrarea automat a datelor Componenta material a calculatorului Componenta logic a calculatorului
Ce este informaia?
ceea ce risipete sau reduce incertitudinea n ce privete starea unui fenomen.
numr finit de stri: aruncarea unui zar: 6 stri posibile. Reprezentare n baza doi:
Rezultat e Cod binar 1 00 1 2 01 0 3 01 1 4 10 0 5 10 1 6 11 0
alta codificare primul bit: 1 dac rezultatul este par, 0 dac este impar; al doilea bit: 1 dac rezultatul este divizibil cu 3, 0 altfel; al treilea bit: 1 dac rezultatul este numr prim, 0 altfel.
Rezultat e Cod binar 1 00 0 2 10 1 3 01 1 4 10 0 5 00 1 6 11 0
numr infinit de stri posibile: temperatura atmosferic la o precizie de 1C, e un ntreg cuprins ntre -100 i 100 la o precizie de 0,1C, nr. de valori posibile crete, dar rmne finit Codificarea binar a textului O secven de 8 bii se numete octet (byte). Cu 1 octet se pot reprezenta 28 = 256 numere, suficiente pentru a codifica majoritatea caracterelor din textele obinuite: litere majuscule i minuscule, cifre, semne de punctuaie, spaii, caractere speciale Codul standard folosit: ASCII (American Standard Code for Information Interchange) Codificarea binar a imaginilor Culori: aproximate printr-o palet cu un numr finit de culori, codate pe un numr identic de bii (de exemplu 16 bii) Imagini: divizate n ptrele monocrome, ntre care se stabilete o ordine convenional de parcurgere. Codul imaginii: irul codurilor de culoare asociate ptrelelor, ptrelele fiind parcurse n ordinea convenit Exemplu: tabla de ah. O divizm n ptrate monocrome, parcurse de la stnga la dreapta, apoi de sus n jos. Pentru paleta de culori rezervm un singur bit: albul = 0, negrul = 1. Codul imaginii este: 0101010110101010010101011010101001010101101010100101010110101010 Alte forme de informaie: nregistrri sonore, filme, programe de calculator etc. se reprezint binar prin procedee asemntoare de analiz (modelizare), numerizare i codificare
Msurarea informaiei.
Bitul (1 bit) reprezint atomul informaional Orice alt informaie se descompune ntr-o secven de bii. a msura informaia nseamn a compara ca volum secvenele de bii Bitul (1 bit), octetul (1 o = 8 bit) i multiplii acestuia (1 Ko, 1 Mo, 1 Go, 1 To) sunt folosii ca uniti de msur a informaiei. factorul de multiplicare folosit: 1024=210 Multiplu Multiplii metrului Multiplii octetului Denumi Simb Denumi Valoar Denumi Valoar re ol re e re e kilo K 1 Km 1000 m 1 Ko 1024 o
M G T
1 Mm 1 Gm 1 Tm
1 Mo 1 Go 1 To
deschis
nchis
1 o = 8 comutatori, legai n paralel. Calculatoarele moderne sunt construite cu circuite integrate, care ncapsuleaz milioane de comutatori ntr-un spaiu minuscul.
comand execuia operaiilor respective de ctre circuitele electronice corespunztoare, aducnd din memoria intern datele necesare, i nregistreaz n memoria intern rezultatele acestor operaii. datele: cod binar; instruciunile: limbaj numeric numit cod main operaiile efectuate asupra datelor binare: operaiile aritmetice: adunarea, scderea, nmulirea, mprirea operaiile logice elementare, de exemplu negaia i disjuncia operaiile complexe se descompun n operaii simple parametri: frecvena de lucru (msurat n MHz=milioane de impulsuri/secund) nr de bii ce pot fi procesai odat (cuvntul microprocesorului) Memoria intern RAM (Random Access Memory) spaiul de lucru al calculatorului: memorie de acces rapid ncarc toate datele i programele de care microprocesorul are nevoie pentru a executa o operaie de prelucrare de date; tot aici sunt scrise datele intermediare i datele finale ale prelucrrii de date organizare: n locaii (zone) de memorie: locaia e octetul sau cuvntul identificate printr-o adres caracteristici: capacitatea: influeneaz viteza de execuie memorie neremanent Memoria intern ROM (Read Only Memory) remanent prencrctor Disc dur (hard-disk) sau flexibil (floppy disk) discuri de aluminiu sau de plastic acoperite cu particule magnetizabile pe dou direcii uniti de discuri: dispozitive care se folosesc pentru citirea i inscripionarea acestora formatare: mprire n locaii de memorie, crora li se atribuie adrese adrese: suprafee, piste, cilindri, sectoare utilitate Disc compact memorie extern pe un suport optic tipuri,utilitate Alte tipuri de memorii externe: banda magnetic, cardurile de memorie folosite de camerele foto sau video digitale Dispozitivele periferice asigur legtura ntre calculator i utilizator. Dispozitivele de intrare transmit calculatorului comenzi i date din partea utilizatorului: preiau informaia care trebuie introdus, o convertesc n cod binar dup un anumit algoritm i o transmit unitii centrale. Dispozitivele de ieire comunic utilizatorului rezultatele aciunilor comandate i informaii despre starea sistemului: preiau rezultatele n cod binar din memoria intern i le redau pe un suport de informaie (monitor, difuzor, hrtie etc)
Introducere n Microsoft Word, PowerPoint i Access ntr-o form inteligibil pentru utilizator (text, sunet, imagine) sau utilizabil ulterior tot cu ajutorul calculatorului (cod binar pe o memorie extern). Monitorul: periferic de ieire legat la placa video, care convertete semnalul binar in imagini grafice pixeli parametri: rezoluie: nr de pixeli/linie X nr de pixeli/coloana numrul de culori viteza de afiare diagonala Imprimanta: periferic de ieire convertete semnalul binar in iruri de caractere tiprite pe hrtie parametri: rezoluie: numrul de puncte/inch numrul de culori, dimensiunea hrtiei viteza de afiare, memoria proprie Tastatura: periferic de intrare indispensabil. introduce iruri de caractere i comenzi tasta nchide un circuit electric, genernd codul ASCII al unui caracter (sau al unei comenzi) Exist mai multe blocuri de taste: Tastatura alfanumeric genereaz literele minuscule i majuscule, cifrele, semnele de punctuaie, diverse simboluri precum #, &, $ i altele insereaz un spaiu (SpaceBar), un numr de coloane la dreapta (Tab) sau o linie (Enter) tastele au o dispunere standard pentru mainile de scris Taste speciale: deschiderea meniului Start (Windows logo) sau a meniului contextual tiprirea ecranului (PrintScreen) suspendarea (PauseBreak) sau ntreruperea (Escape) execuiei unui program. Tastele reci (cold keys) Shift, Ctrl, Alt schimb efectul altor taste. Tastatura de editare deplaseaz punctul activ (cursorul) n text: tastele sgei deplaseaz cursorul cu o poziie n sus, n jos, la stnga i respectiv la dreapta; tastele PageUp i PageDown provoac saltul cursorului cu un ecran nainte i respectiv dup, tastele Home i End mut cursorul la nceput i respectiv la sfrit (de rnd, de text etc: depinde de aplicaie); tastele BackSpace i Del terg un caracter la stnga i respectiv la dreapta cursorului tastele reci modific efectul tastelor de editare: CTRL le amplific efectul, SHIFT schimb deplasarea n deplasare cu selectarea spaiului parcurs, CTRL i SHIFT pot fi folosite simultan tasta Insert este un comutator ntre dou moduri de editare: modul obinuit de inserie cu deplasare la dreapta a textului urmtor i modul de corectare cu suprascriere a textului urmtor Tastatura numeric genereaz cifrele, punctul (zecimal) i simbolurile operaiilor aritmetice uzuale.
n combinaie cu tasta Shift sau Ctrl, tastatura numeric se transform n tastatur de editare. Tastele funcionale, notate F1, F2, ... ,F12 acionate singure sau n combinaie cu tastele reci, lanseaz n execuie comenzi Tastele CapsLock (NumLock) acioneaz ca un comutator ntre dou stri ale tastaturii alfanumerice (respectiv numerice). Mouse-ul:aciuni punctarea sau survolul, adic oprirea mouse-ului peste obiectul vizat, fr a apsa vreun buton; click [stng] (respectiv click drept), adic apsarea i relaxarea butonului stng (respectiv drept) al mouse-ului peste obiectul vizat; dublu (respectiv triplu) click, adic o succesiune rapid de dou (respectiv trei) clickuri peste obiectul vizat; deplasarea sau agarea obiectului vizat, adic apsarea butonului stng al mouse-ului peste obiectul vizat (agarea obiectului), urmat de deplasarea mouse-ului pn n locaia int deplasarea dup un dublu click incomplet acionarea mouse-lui n combinaie cu tastele reci
Conceptul de fiier
memorat pe un suport extern
Introducere n Microsoft Word, PowerPoint i Access identificat printr-un nume de obicei e de forma nume.extensie sistemul asociaz unele extensii de fiier cu aplicaiile care le creeaz sau le exploateaz. Ex : nume.doc atribute care definesc modul de manipulare de ctre sistem. Ex.: Read Only, Hidden sunt memorate n dosare un dosar poate conine att fiiere ct i alte dosare dosarele i fiierele sunt organizate sub forma unei arborescene pentru a avea acces la un fiier trebuie s-i cunoatem numele i calea de acces, pornind de la dosarul rdcin exist programe care caut un fiier pentru care nu se cunoate calea de acces
Birou (desktop)
spaiu de lucru pe care se pot crea i deplasa diferite obiecte: ferestre, pictograme, casete de dialog etc imagine de fundal pictograme. Exemple My Computer: afieaz i ofer acces la coninutul calculatorului My Documents: containerul documentelor utilizatorului Recycle Bin: conine fiierele terse se pot crea pictograme de aplicaii sau de dosare pentru un acces rapid bara activitilor (taskbar): deplasare, redimensionare, reconfigurare butonul Start : deschidere; navigare
acces la aplicaiile disponibile, la programe de cutare, la ultimele fiiere consultate, permite reconfigurarea sistemului, ofer asisten, nchide o sesiune de lucru etc. configurare manual, ca dosar, din Panoul de control
zona de configurare: afiarea i reglarea orei i a datei, comutarea ntre tastaturi (Ctrl+Shift), modificarea parametrilor plcii de sunet i a
proprietilor de afiare (fundal, mod de veghe, asortimentul de culori pentru ferestre, parametrii monitorului: nr. de culori, rezoluie, frecven, corecie gamma, centrarea ecranului, etc) pictograme de aplicaii: ofer un acces rapid la acestea adugarea unei pictograme prin tragere cu mouse-ul de pe Birou, acionare: cu mouse-ul butoanele activitilor (task buttons): navigarea ntre aplicaiile deschise i organizarea ferestrelor pe ecran navigare i selectare: Tab, Shift+Tab, litere, sgei, mouse, Ctrl+A reconfigurare: Control Panel vizibilitate, aparen, activarea unor posibiliti de acionare, adaosul sau supresia unor elemente
Gestiunea i explorarea sistemului de fiiere Deschiderea unei ferestre care gestioneaz fiiere activarea pictogramei unui dosar prin dublu clic, n configuraia obinuit, sau cu ajutorul tastaturii sau lansarea aplicaiei Windows Explorer din meniul Start
Aciuni asupra unui fiier sau a unui grup de fiiere ce vor fi discutate mai departe Reorganizarea pictogramelor i schimbarea modului lor de afiare Schimbarea numelui unui element Adugarea unui nou element Navigare, geamuri de cutare Editare selecie, selecie multipl tergerea, copierea, mutarea unui dosar crearea unei prescurtri (shortcut) Deschiderea unui fiier, lansarea unei aplicaii, aciuni specifice
10
Figure 4. Reorganizarea pictogramelor i schimbarea modului lor de afiare Alinierea pictogramelor 1. Clic dreapta n fereastr, undeva ntre pictograme; Se deschide meniul contextual al ferestrei gestionar de fiiere. 2. Se alege opiunea Aligner les icnes. Meniul se nchide, pictogramele se aliniaz n ochiurile unei reele invizibile, fr a ocupa lacunele dintre ele. Reorganizarea pictogramelor 2. Se alege opiunea Rorganiser les icnes. 3. n submeniul deschis, se alege una din opiunile grupate (atribute ale fiierului)/ /se alege opiunea Rorganisation automatique. Meniurile se nchid, pictogramele se aliniaz i se reaaz nct s ocupe optimal spaiul alocat, n ordinea cresctoare a parametrului ales la 3/fr schimbarea ordinii. Schimbarea modului de afiare a pictogramelor 2. Se alege opiunea Affichage 3. n submeniul deschis, se alege una din opiuni: icoane mici sau mari, previzualizri miniaturale, list simpl sau detaliat Meniurile se nchid, pictogramele se afieaz n modul comandat. Observaie. n modurile list opiunile Aligner les icnes i Rorganisation automatique sunt inhibate, iar reorganizarea nu presupune aliniere, ci doar schimbarea ordinii. n modul list detaliat sunt afiate valorile parametrilor folosii la reorganizare i apare o bar titlu a listei. Prin clic pe un titlu lista se rearanjeaz n ordinea cresctoare sau descresctoare a parametrului respectiv, apoi clic funcioneaz ca un comutator ntre ordinea cresctoare i cea descresctoare. Schimbarea numelui unui element 1. clic dreapta pe pictogram sau selectarea pictogramei, File 2. n meniul deschis, Rename sau 1. selectarea pictogramei, 2. clic pe numele pictogramei 3. Numele devine activ, selectat i editabil ca un text obinuit. Se modific. 4. Enter (confirmare) sau Esc (anulare)
11
Figure 6. Adugarea unui nou element. Navigare Adugarea unui nou dosar. Crearea unei prescurtri (shortcut) pornind de la zero 1. Clic dreapta n fereastr, undeva ntre pictograme; 2. Se deschide meniul contextual al ferestrei gestionar de fiiere. 3. Se alege opiunea New. 4. n submeniul deschis, se alege una din opiunile disponibile, n cazul nostru a) Dossier sau b) Raccourci Meniurile se nchid. a) Pictograma dosarului apare n fereastr, cu zona numelui activat i selectat. Se procedeaz ca la redenumire. b) Apare un dialog, cu o zon text, unde suntem invitai s scriem locaia fiierului ctre care trimite prescurtarea (shortcut), i un buton de explorare a arborescenei de fiiere care ne permite s regsim i s
12
Introducere n Microsoft Word, PowerPoint i Access selectm prin clic locaia fiierului 5. Pentru dosare, schimbm numele. Pentru prescurtri, alegem inta i confirmm: icoana prescurtrii apare n fereastr. 6. Putem modifica pictograma sau regsi inta prescurtrii: n meniul contextual alegem opiunea Properties. Navigare Submeniul Go to din meniul View al ferestrei are opiuni de revizitare a paginii precedente (de mai multe ori) i de revenire n sens contrar, de vizitare a dosarului printe, de revenire la pagina de deschidere, precum i un istoric al paginilor vizitate recent. Pentru primele trei opiuni exist butoane pe bara de instrumente. Tot pe bara de instrumente exist o zon text n care putem introduce adresa unui fiier (confirmare prin Enter) Organizat ca list ascuns, ea ne ofer la deschidere o hart expansibil/ compresibil a arborescenei de fiiere, din care putem alege prin clic o locaie. Gsim de asemenea butoane (sau opiuni n View,Volet dexploration) care deschid, ntr-un geam de comand (task pane), mai multe repertorii de fiiere, organizate dup varii criterii: un instrument de cutare, dup mai multe criterii (nume, fragment de nume, dat, talie, text, zon de memorie etc), a unui fiier cu locaia necunoscut un istoric al dosarelor vizitate o hart a arborescenei o selecie, realizat n timp de utilizatorul nsui, a locaiilor favorite. Pentru realizarea acesteia din urm, gsim opiuni n meniul Bookmarks
Figure 7. Geamuri de cutare Editare: selecie pentru un obiect: clic; metoda literei pentru un bloc de obiecte: clic ntr-un col, apoi Shift+clic n colul opus sau tragere cu mouseul sau metoda literei, apoi Shift+sgei pentru obiecte negrupate: 13
clic pe primul, apoi Ctrl+clic pe celelalte pentru blocuri negrupate: selectm primul bloc ca mai sus, apoi al doilea bloc: Ctrl+clic pe un col, Shift+Ctrl+clic pe colul opus etc
tergerea, copierea, mutarea unui fiier sau a unui grup de fiiere (expunere sintetic) selectare (multipl) Meniu contextual sau Edit: Delete (tergerea definitiv) Cut (idem, dar memorare n Clipboard: recomandat pentru mutarea fiierului) Copy (memorare n Clipboard fr tergere, pentru a putea copia fiierul i n alt parte) apoi (pt mutare sau copiere) clic dreapta pe icoana sau n fereastra dosarului dorit: Paste sau clic pe icoana sau n fereastra dosarului dorit i Edit, Paste sau folosirea prescurtrilor: Cut = Ctrl+X Copy = Ctrl+C Paste = Ctrl+V sau selectare i deplasare cu mouse-ul (+Ctrl); deplasarea cu butonul din dreapta permite alegerea unor opiuni tergerea, copierea, mutarea unui fiier (expunere analitic) 1. selectare (multipl) tergere 2. meniu contextual/Edit, Delete Copiere 2. meniu contextual/Edit, Copy sau Ctrl+C 3. clic pe elementul destinaie (pictograma dosarului sau fereastra n care e deschis), care trebuie eventual cutat 4. meniu contextual/Edit, Paste sau Ctrl+V Mutare 2. meniu contextual/Edit, Cut sau Ctrl+X 3. clic pe elementul destinaie, care trebuie eventual cutat 4. meniu contextual/Edit, Paste sau Ctrl+V Observaie. Mutarea n Recycle Bin e echivalent cu tergerea. Copiere alt metod
14
Introducere n Microsoft Word, PowerPoint i Access 2. tragere cu mouse-ul pe elementul destinaie, care trebuie s fie vizibil, tasta Ctrl fiind apsat Mutare alt metod 2. tragere cu mouse-ul pe elementul destinaie, care trebuie s fie vizibil Copiere/Mutare/Crearea unei prescurtri pornind de la fiier alt metod 2. tragere cu butonul drept al mouse-ul pe elementul destinaie, care trebuie s fie vizibil 3. Alegerea opiunii corespunztoare din meniul contextual care se deschide Copiere/Mutare alt metod 2. clic pe butonul de copiere/mutare de pe bara de instrumente 3. alegerea destinaiei n fereastra de explorare care se deschide 4. OK crearea unei prescurtri (shortcut) metoda deplasare dreapta v. mai sus din meniul contextual al fiierului (v. figura): clic dreapta pe pictograma obiectului trimiterea pe birou : Send to, Desktop crearea unei prescurtri n acelai dosar, care poate fi ulterior deplasat: Crer un raccourci crearea unei prescurtri ca un obiect nou v. Adugarea unui nou element mutarea/copierea unei prescurtri de pe birou pe bara activittilor sau n meniul Start v. mutarea/copierea unui fiier : ultimele 3 slide-uri
Lansarea unei aplicaii; deschiderea unui fiier Lansarea unei aplicaii prin dublu clic pe pictograma aplicaiei, aflat pe birou (desktop) pe bara de aplicaii (taskbar) intr-un dosar oarecare sau clic simplu pe opiunea din Start, Programs sau prin deschiderea unui fiier creat cu aplicaia respectiv, sau care e asociat de Windows cu aceasta se deschide prin dublu clic sau prin selectare i Enter aplicaia asociat e recunoscut dup extensia fiierului: nume.ext Se deschide i devine activ fereastra aplicaiei fiierul e deschis intr-o subfereastr Prin clic dreapta pe fiier sau pe aplicaie (sau din meniul File, pictograma fiind selectat), pe lng deschidere/lansare se pot declana aciuni specifice. Ex.: reprezentaie (Show), pentru o prezentare PowerPoint ejectare, pentru CD-ROM formatare, pentru dischet sau hard-disc Empty Recycle Bin deschiderea cu o alt aplicaie decat cea cu care e asociat fiierul etc. Configurarea modului de manevrare a fiierelor (v. figura alturat)
15
se realizeaz din Control Panel permite alegerea ntre dou moduri de a lucra cu mouse-ul: survol =selecie, clic =activare clic =selecie, dublu clic =activare permite deschiderea ntr-o fereastr separat a dosarelor selectate etc
16
Introducere n Microsoft Word, PowerPoint i Access de titlu, de meniuri, de stare etc), dar exist i excepii, precum cele alturate. Mediul de lucru Microsoft Word (discuie Figure 8. Ferestre cu analitic) forme stranii Bara de titlu: conine numele documentului i al aplicaiei fereastra activ are bara de titlu colorat mai viu funciile meniului de control/contextual al barei de titlu activare: clic pe butonul meniului, clic dreapta pe bara de titlu sau pe butonul de pe bara de activiti, ALT+SpaceBar Move: deplasare, Size: redimensionare din tastatur; apoi ENT sau ESC pentru a iei din modul specific, acceptnd sau anulnd modificarea Minimize, Maximize, Close: v. butoanele corespondente de pe bara de titlu Restore: revenire la dimensiunea iniial dup minimizare sau maximizare funciile butoanelor: minimizare, maximizare/restaurare (=dublu clic pe bara de titlu), nchidere (=dublu clic pe butonul meniului de control) Efectele agrii cu mouse-ul: bara de titlu: deplasare, marginile i colurile ferestrei: redimensionare pe 1 sau 2 dimensiuni; anularea aciunii: Esc nainte de relaxarea mouse-ului Funciile meniului contextual al barei de aplicaii (taskbar) Minimize All Windows; Undo Minimize All Cascade Windows; Tile Windows Horizontally; Tile Windows Vertically Efectul unui clic pe butonul ferestrei (sau al activrii butonului cu ajutorul tastaturii) activare, dac e inactiv restaurare, dac e minimizat minimizare, dac e activ Bara de meniuri. Meniuri = liste de comenzi deschiderea unui meniu: ALT/F10, liter subliniat sau ALT+liter sau clic anulare: Esc sau clic afar; deplasare ntre opiuni : tastele sgei, Tab, Shift+Tab; selectare: Enter sau litera subliniat sau clic Barele de instrumente: butoane cu pictograme balon explicativ: survol acionare: clic personalizare: clic dreapta pe o bar: se deschide o list a barelor disponibile Bara de stare ofer: informaii legate de poziia punctului de inserie n document (pagina, seciunea, linia, coloana), de modul de editare sau de selecie, de limbaj,
17
precum i instrumente pentru modificarea acestor parametri (prin dublu clic sau prin clic dreapta); periodic, mesaje legate de starea aplicaiei (de exemplu, faptul c fiierul este n curs de salvare) Barele de defilare vertical i orizontal deplasare cu o linie/coloan: clic pe butoanele sgei deplasare cu un ecran: clic sub/deasupra cursorului deplasare personalizat: tragerea cursorului mobil alte moduri de deplasare Rigle; pot fi ascunse/reafiate din View, Ruler Suprafaa de lucru: zona de afiare a documentului (ntr-o subfereastr) Puncte active cursorul mouse-ului; i modific forma cu operaia pe care o execut punctul de inserie: locul n care se primete text; prin defilare poate deveni ascuns; prin deplasare defileaz fereastra astfel nct s rmn vizibil mutare ntr-un loc oarecare: clic deplasare cu o liter/un rnd: tastele sgei deplasare la nceputul/sfritul liniei: Home, End deplasare cu un ecran: PgUp, PgDn deplasare cu un cuvnt/paragraf: Ctrl + sgei deplasare cu o pagin Ctrl + PgUp, PgDn deplasare la nceputul/sfritul documentului: Ctrl + Home, End selectarea zonei parcurse: Shift + o succesiune de operaii de tipul precedent selecie: bloc de text: tragere cu mouse-ul bloc (masiv) de text: poate necesita defilarea ferestrei cursorul fiind poziionat la nceput/sfrit, SHIFT+clic la sfrit/la nceput cuvnt: dublu clic n interior mai multe cuvinte: dublu clic i tragere fraz: Ctrl + clic n interior mai multe fraze: Ctrl + clic i tragere linie: clic n zona de selectare, situat n stnga textului mai multe linii: tragere cu mouse-ul n zona de selectare paragraf: triplu clic n interior sau dublu clic n zona de selectare tot documentul: triplu clic sau CTRL+clic n zona de selectare sau Ctrl+A Eliminare de text: un caracter la stnga/la dreapta: BackSpace/Del un cuvnt la stnga/la dreapta: Shift+BackSpace/Del o zon mare de text: se selecteaz zona i se suprascrie sau se terge cu BackSpace/Del se selecteaz modul de editare cu suprascriere cu tasta Insert (dac nu e redefinit) de pe bara de stare Edit, Clear, Formats: tergerea formatului textului selectat Anularea/repetarea ultimei aciuni: Undo/Redo din meniul Edit sau de pe bara Standard sau Ctrl+Z/ Ctrl+Y sau F4 Copiere, tiere a textului selectat/ /lipire /memorat n Clipboard
18
Introducere n Microsoft Word, PowerPoint i Access prin copiere i tiere, zona selectat se mut pe Clipboard memoria Clipboard rmne nemodificat dup lipire din meniul Edit, din meniul contextual sau de pe bara standard: Copy, Cut, Paste sau cu prescurtrile : Ctrl+C, Ctrl+X, Ctrl+V mutare a seleciei prin Ctrl+clic dreapta (+Shift pentru copiere) mutare a seleciei prin tragere cu mouse-ul (+Ctrl pentru copiere) copiere special prin tragerea seleciei cu butonul dreapta al mouseului i selectare a unei opiuni : mutare, copiere, legare, creare de hiperlegtur
Cutare i nlocuire se realizeaz din dialogul Find and Replace, care are trei fie: Find, Replace, Go To
19
cele trei fie se pot deschide direct att din meniul Edit, ct i prin taste directe (shortcut-uri) Fie Edit Shortcut Bara de stare Find Replace Find Replace Ctrl+F Ctrl+H
Go To Go To Ctrl+G dublu clic Fia Go To se poate deschide i de pe bara de stare Fia Find e practic o versiune incompleta a fiei Replace Deschiderea acestei ferestre de dialog nu inhib editarea documentului Fiele Find i Replace Find What: textul cutat; Replace with: textul nlocuitor pentru a formata textul din cele dou zone, se acioneaz butonul Format, iar pentru a-i aduga caractere speciale, Special Search Options : se stabilesc condiiile avansate ale cutrii zona se extinde sau se resoarbe cu comutatorul More/Less acces la cele dou butoane amintite sensul cutrii dac se ine cont de capitalizarea literelor dac se caut doar cuvinte ntregi dac sunt interpretate literal sau ca atare caracterele de control doar pentru lb. englez: dac se caut i omofonele unui cuvnt dac se caut toate formele gramaticale ale unui cuvnt Find Next gsete i selecteaz urmtoarea ocuren a textului cutat Highlight all items found in: dac butonul e selectat, butonul Find Next se transform n Find All. Find All selecteaz toate ocurenele textului cutat n poriunea documentului aleas n lista Highlight all items found in: Replace: nlocuiete textul deja gsit (dac e cazul) cu textul nlocuitor i gsete urmtoarea ocuren a textului cutat Replace All: nlocuiete cu textul nlocuitor toate ocurenele a textului cutat Operaiile se efectueaz doar asupra seleciei, dac o poriune de document a fost selectat Fia Go To Go to what: tipul de obiect cutat Enter: un identificator al obiectului nu se completeaz dac vrem o cutare n tot documentul Go To/Next caut urmtoarea ocuren a obiectului de tipul i cu identificatorul ales Previous face acelai lucru n sens invers Cum lucrm cu mai multe ferestre ? pot fi deschise un document, mai multe documente sau nici unul fiecare document e deschis ntr-una sau n mai multe ferestre de vizualizare ; o fereastr poate fi divizat n geamuri; sunt necesare mai multe ferestre/geamuri cnd trebuie s editm simultan mai multe documente s mutm text la distan sau ntre documente, s navigm rapid ntr-un document lung,
20
Introducere n Microsoft Word, PowerPoint i Access s lucrm cu dou moduri de vizualizare diferite ale unui document Lucrul cu mai multe ferestre/geamuri este gestionat de meniul Window Activarea unei ferestre : fereastra activ primeste informaii de la tastatur la un moment dat o singur fereastr e activ (cea care are focusul) la deschidere clic pe bara de titlu (sau chiar oriunde n fereastr) selectarea butonului radio din meniul Window clic pe butonul ferestrei de pe Taskbar Ctrl+F 6 (navigare ntre documente), Alt+Esc (navigare ntre aplicaii) Deschidere : orice (nou) document se deschide ntr-o nou fereastr Window, New Window : o nou fereastr pentru documentul activ (primesc numere: nume :1, nume : 2) nchidere : procedura obinuit sau Ctrl+W ultima fereastr sau File, Close nchide documentul Afiarea tuturor ferestrelor : Window, Arrange All Divizare/anularea divizrii n geamuri : Window, Split, deplasarea mouse-ului i clic n poziia dorit/ /Window, Remove Split agarea casetei de divizare de deasupra barei de derulare vertical i tragerea n poziia dorit/ /agarea liniei de divizare dintre geamuri i tragerea n afara documentului
21
protejarea unui document Word deschiderea/nchiderea unui document existent cutare n arborescena de fiiere activarea unui document documentul activ e cel din fereastra activ (v. activarea unei ferestre) trimiterea prin e-mail a unui document Word tiprirea unui document Word
22
23
4. se selecteaz prin dublu clic sau prin scriere 5. se acioneaz a. butonul Open (=Enter) b. sau sgeata de la dreapta lui i o opiune din list (deschidere pentru citire, deschidere ca o copie, deschiderea unui fiier cu probleme) c. sau Cancel (=Esc) 6. dac fiierul e protejat la citire/scriere, se cere introducerea parolei de deschidere/modificare Alt mod: clic n lista documentelor recent deschise din meniul File sau din geamul de comand New Document nchiderea unui document deschis: 1. File, Close sau nchiderea ultimei/singurei ferestre de afiare 2. dac nu a fost salvat, se ofer posibilitatea de a-l salva acum
24
25
legturile pot fi rupte, n ce privete antetul i subsolul, dinspre sfrit spre nceput, prin dezactivarea butonului Same as previous faciliti de afiare/navigare: butoane de ascundere a textului, de salt ntre antet i subsol (se poate i prin clic), de deplasare ntre zone de acelai tip (i prin clic) acces la ferestre de dialog accesibile i altfel: Page Setup, Page Number Format inserie de cmpuri utile: AutoText, numrul paginii i formatul de afiare, numrul de pagini, data, ora (un cmp e o zon cu informaie care se actualizeaz) ntoarcerea la corpul documentului: dublu clic n corpul documentului (dac butonul de ascundere a textului nu e activat) sau din nou View, Header and Footer sau butonul Close de pe bara Header and Footer
Coloane
Organizarea pe coloane e vizibil doar din Print Layout i Print Preview Pictograma Columns: permite (re)organizarea rapid a textului pe 1, 2, 3 sau 4 coloane de limi egale: prin clic se deschide un geam cu 4 pictograme sugernd coloanele, din care se selecteaz prin survolare numrul dorit (de la stnga la dreapta) Controlul coloanelor de pe rigla orizontal (v. mai departe) Format, Columns: permite (re)organizarea textului pe (una sau) mai multe coloane Presets: permite alegerea unui mod predefinit de organizare a textului pe coloane Number of columns: permite alegerea explicit a numrului de coloane Equal column width: dac e deselectat, permite alegerea de limi diferite pentru fiecare coloan, modificnd valorile predefinite corespunztoare din zonele Width i Spacing dac e selectat, doar valoarea corespunztoare primei coloane se poate modifica din zonele Width i Spacing, valorile corespunznd celorlalte coloane i spaii intercolumnare fiind ajustate automat nct s rmn egale cu cele pentru prima coloan Line between: permite trasarea unei linii ntre coloane prin selectarea opiunii corespunztoare n zona Apply to, modificarea se aplic: seciunii curente, din punctul curent pn la sfritul documentului sau seleciei (dac a fost selectat text n prealabil) Observaii i sugestii cu caracter practic: n ultimele dou cazuri se insereaz salturi de seciune continue (fr salt de pagin), n punctul curent, respectiv la nceputul i la sfritul seleciei; Word ncearc s echilibreze coloanele rmase naintea unui salt continuu de seciune; pentru a echilibra coloanele (i a ncepe un nou capitol pe coloana din stnga) se insereaz un salt manual de seciune continuu i se inhib controlul ruperii ultimelor paragrafe ntre pagini;
26
Introducere n Microsoft Word, PowerPoint i Access pentru a insera o linie care s se extind peste toate coloanele, o scriem ca un paragraf autonom, o selectm i o formatm ca text scris pe o singur coloan; inseria unui salt manual de coloan se face din acelai dialog ca i inseria unui salt manual de seciune: Insert, Break. Nu pot fi divizate n coloane antetele, subsolurile, comentariile i cutiile de text. Metode alternative: utilizarea tabelelor sau a cutiilor nlnuite de text.
deschiderea dialogului Columns prin dublu clic n spaiul dintre coloane, pe rigla orizontal Formatul paragrafului Controlul deplasrilor fa de marginile zaului ale unui paragraf, trgnd de cursoarele riglei: cursorul alineat cursorul margine din stnga mutarea simultan a cursoarelor alineat i margine din stnga cursorul margine din dreapta (mutarea cursoarelor alineat i margine din stnga prin simplu clic: v. mai departe) dublu clic pe cursoare deschide dialogul Paragraph de formatare a paragrafelor Opririle tabulatorului (tab stops): ce sunt? : locurile n care se mut punctul de inserie cnd acionm (repetat) tasta Tab; sunt un atribut al paragrafului atribute ale opririlor: moduri de aliniere, caractere de umplutur opriri implicite: la fiecare 0,5; cele de la stnga unei opriri personalizate sunt anulate folosirea mouse-ului: clic pe butonul Tab de la mbinarea riglelor alege un mod de aliniere sau un tip de cursor: se trece succesiv i ciclic prin aliniere stnga, centrat, dreapta, la virgula zecimal, dar i prin tipurile bar (care traseaz o bar vertical n paragraf), alineat i margine din stnga clic pe rigl definete n punctul vizat o oprire personalizat de tab cu modul de aliniere selectat mai sus sau, n cazul ultimelor dou opiuni, mut cursorul corespunztor n punctul vizat repoziionarea (prin tragere), eliminarea (prin tragere n afara riglei) a unei opriri de tabulator personalizate Format, Tabs sau butonul Tabs din dialogul Paragraph sau dublu clic pe o oprire de tabulator: ofer control avansat Tab stop position: poziia (de la stnga) Alignment: tipul de aliniere Leader: caracterele de umplutur Set, Clear, Clear All
28
Introducere n Microsoft Word, PowerPoint i Access Font color: culoarea caracterelor instrumentul Highlight/No highlight de pe bara Formatting: culoarea fundalului literei Underline style: modul de subliniere Underline color: culoarea sublinierii Effects: text tiat, scris la indice/exponent, umbrit, conturat, cu contur pe o singur parte, capitalizat, scris n capitale mrunte, ascuns Format, Font, fia Spacing Scale: scriere cu caractere nguste/late Spacing ... By: mrirea/micorarea spaiului dintre literele unui cuvnt Position ... By: ridicarea/coborrea caracterelor Kerning for fonts ...: apropierea mai mare ntre literele care permit aceasta de exemplu: WA sau WA Format, Font, fia Text Effects: efecte de animare a textului elemente comune: zona de previzualizare, schimbarea formatului implicit (butonul Default), butoanele OK, Cancel folosirea instrumentelor de pe bara Formatting pentru a realiza actiuni similare
Liste
listele sunt secvene de paragrafe marcate printr-un simbol care se repet Exemple: liniu, bulin, cercule, alt simbol grafic sau numerotate (marcate prin simboluri care formeaz o succesiune general recunoscut) Exemple: numere, reprezentate cu cifre arabe sau romane, literele alfabetului, majuscule sau minuscule (re)numerotarea listei se face automat: mrcile sunt cmpuri ale cror valori se actualizeaz paragrafele care compun o list vor fi numite intrri o intrare poate avea n subordine o sublist: apar astfel listele ierarhizate sublistele sunt de obicei marcate cu alte simboluri dect lista printe i au o deplasare mai mare la dreapta o sublist poate avea la rndul ei subliste Pentru a transforma paragraful activ sau, dac n prealabil s-a realizat o selecie, toate paragrafele selectate n intrri ale unei liste se acioneaz butonul Numbering, pentru o list numerotat; butonul devine activ se acioneaz butonul Bullets, pentru o list cu buline; butonul devine activ sau, pentru un control mai fin al aparenei listei, se acioneaz comanda Bullets and Numbering, din meniul contextual sau din meniul Format, i se alege un tip de list (altul dect None) Observaii: 1. dac se acioneaz butonul Numbering/ Bullets cnd cellalt este activ, efectul este de conversie dintr-un tip de list n alt tip de list 2. dac paragraful activ/ primul paragraf al seleciei urmeaz ndat dup o intrare ntr-o list, atunci paragrafele se adaug listei existente. (Apare ns un buton cu ajutorul cruia utilizatorul poate modifica acest fapt.) Procedeul uzual de introducere a unei noi intrri n list e urmtorul: 1. Ne plasm la sfritul intrrii precedente. 2. Acionm tasta Enter. Noul paragraf preia formatul (de intrare n list) al paragrafului precedent. Pentru a introduce o prim intrare de sublist 1. ea se introduce ca o nou intrare n list 2. apoi se acioneaz butonul Increase Indent (sau Alt+Shift+ ). Intrarea se transform n intrare de sublist;
29
tasta Enter genereaz noi intrri n sublist. Pentru a iei din sublist: 1. se scrie paragraful ce trebuie s urmeze sublistei ca o intrare n sublist, 2. apoi se acioneaz butonul Decrease Indent (sau Alt+Shift+ ). Intrarea i reduce nivelul cu o unitate. Butoanele Increase Indent i Decrease Indent se pot folosi pentru paragrafe obinuite, cu efectul creterii sau descreterii deplasrii la stnga Pentru a transforma intrarea activ sau, dac n prealabil s-a realizat o selecie, toate intrrile selectate n paragrafe obinuite se deselecteaz butonul activ: Numbering sau Bullets, sau se acioneaz comanda Bullets and Numbering i se alege None Dac e necesar, lista e renumerotat automat. Acest procedeu se folosete i pentru a iei din list: Se scrie paragraful ce trebuie s urmeze listei ca o intrare n list, apoi se deselecteaz acela dintre butoanele Numbering sau Bullets care este activ. Formatarea listelor (Format, Bullets and Numbering) Dialogul are patru fie: Bulleted, Numbered, Outline numbered i List styles De pe oricare din primele trei fie se alege un format predefinit de list (cu buline, numerotat, respectiv ierarhizat) Formatul None, prezent pe primele trei fie, i stilul No list de pe ultima fi au ca efect transformarea intrrii curente/ intrrilor selectate n paragrafe obinuite n cazul ultimelor dou tipuri, care presupun numerotare, se poate alege ntre a crea o nou list sau a continua lista precedent. Oricare din formatele predefinite (mai puin None) poate fi folosit ca baz de pornire pentru crearea i aplicarea unui format personalizat. Pentru aceasta se face clic pe butonul Customize i se ajusteaz parametrii caracteristici din dialogul de personalizare care se deschide.
30
Introducere n Microsoft Word, PowerPoint i Access Tab space after: definete distana de la marc la marginea din stnga a intrrii Indent at: definete deplasarea la stnga a paragrafului intrare n list (a ntregului paragraf, nu doar a primei linii!) fa de marginea textului Dialogul Customize Outline Numbered List permite vizualizarea sau schimbarea formatului pentru fiecare nivel ierarhic al listei Level: nivelul ierarhic; celelalte zone de control se refer la nivelul selectat aici Number style: similar zonei cu acelai nume din Customize Numbered List; are ca opiuni suplimentare 6 tipuri de buline i comenzile New Picture, New Bullet, care figurau ca butoane n dialogul Customize Bulleted List. Observaie. Dac se selecteaz o bulin, atunci opiunile specifice listelor numerotate vor fi inhibate Butonul Font, zonele de text Number format i Start at, zonele Bullet/Number position, Text position au funcii similare cu cele descrise pentru celelalte ferestre de personalizare Previous level number: permite inserarea n Number format a mrcii corespunztoare nivelelor superioare nivelului curent, pentru a genera numerotri de forma: 1.a) A-III.1 Butonul More ofer acces la unele opiuni avansate precum un control mai fin al modului de reiniializare a numerotrii sublistelor alegerea unui alt caracter separator dect Tab ntre marc i text utilizarea obligatorie a cifrelor arabe ca mrci numerice numerotarea automat a titlurilor de capitole un control mai fin al domeniului de aplicare a noului format la acionarea butonului OK
Tabele. Argument
Unele date se organizeaz mai firesc pe dou dimensiuni dect pe o dimensiune Dispunerea tabelar a datelor scoate n eviden anumite corespondene structurale care altfel ar scpa neobservate sau permite efectuarea asupra datelor a unor calcule sau a unor operaii de analiz i ordonare Exemplu: n tabelul urmtor pot fi urmrite apropierile care se pot face ntre formele active i cele pasive ale verbului latin amo. Aceste corespondene ar fi mult mai greu de urmrit dac datele nu ar fi puse sub forma unui tabel ! Verbul amo Pers. 1 sg. Pers. a 2-a Pers. a 3-a Pers. 1 pl. Pers. a 2-a Pers. a 3-a pl. pl. sg. sg. Prezent activ amo amas amat amamus amatis amant Prezent pasiv amor amare amatur amamur amamini amantur
31
Tabele
Generaliti
Un tabel e alctuit din informaie dispus pe linii i pe coloane. Intersecia dintre o linie i o coloan se numete celul sau csu. Celula se comport ca o pagin n miniatur; ea poate conine unul sau mai multe paragrafe, obiecte grafice etc. Dat fiind structura unui tabel, vom avea operaiuni specifice de editare i de formatare la mai multe nivele ierarhice: operaiuni la nivel de tabel, operaiuni la nivel de linie/coloan sau grup de linii/coloane, operaiuni la nivel de celul sau de grup de celule, operaiuni la nivelul textului dintr-o celul. Vom avea, de asemenea, posibiliti de a efectua calcule n tabele i operaiuni de analiz a datelor din tabele.
Desenarea cu creionul
1. Table, Draw Table sau pictograma Tables and Borders de pe bara Standard se afieaz bara de instrumente Tables and Borders cu butonul Draw Table (creionul) activat
32
Introducere n Microsoft Word, PowerPoint i Access cursorul mouse-ului se transform n creion 2. prin tragere cu mouse-ul n document se traseaz conturul exterior al tabelului 3. prin tragere cu mouse-ul n interiorul acestui contur se traseaz apoi liniile interioare, n mod automat ajustate astfel nct s fie perfect orizontale sau verticale sau diagonale perfecte ale unei csue 4. pentru a anula funcia de desenare a mouse-ului Esc sau dublu clic sau se acioneaz pictograma Draw Table (creionul) de pe bara Tables and Borders sau se face iar Table, Draw Table
Dac bara Tables and Borders e afiat, atunci pentru a selecta creionul putem aciona butonul Draw Table. Dac dorim o liniatur diferit de cea implicit, nainte de orice trasare menionat la paii 2 i 3 putem alege un alt stil, o alt grosime i/sau o alt culoare de linie din listele ascunse Line Style, Line Weight, Border Color de pe bara Tables and Borders Dac modificm aceti parametri ai liniei n felul descris mai sus, butonul Draw Table nefiind selectat, atunci acesta se selecteaz automat. Operaiile de la paii 2 i 3 pot fi efectuate de mai multe ori, precedate sau nu de modificri ale parametrilor liniei; altfel spus, putem trasa simultan sau succesiv mai multe tabele, fr s fie nevoie s deselectm i s reselectm creionul ori de cte ori trecem de la un tabel la altul! Creionul poate fi folosit i pentru a modifica, prin clic sau prin retrasare, o linie deja existent, nu doar pentru a crea o linie nou: se modific parametrii liniei n felul descris mai sus apoi facem clic pe linia pe care vrem s-o modificm sau retrasm o succesiune de linii (cu aceeai dreapt suport) Putem terge prin clic o linie sau prin tragere un grup de linii folosind radiera Eraser de pe bara Tables and Borders. Poziia exact a creionului/radierei este marcat prin cte o linie ntrerupt pe riglele orizontal i vertical. Acest fapt poate fi folosit pentru a asigura precizia desenrii. Ca i pentru a deselecta creionul, pentru a deselecta radiera se face Esc sau dublu clic sau se mai face o dat clic pe pictograma radier. Clic pe creion deselecteaz radiera, selectnd creionul, i invers. Creionul sau radiera se deselecteaz automat dac se scrie de la tastatur, sau se acioneaz o comand, n majoritatea cazurilor (comenzile de formatare de text sau cele care schimb funcia mouse-ului de exemplu, dar nu comenzile Undo sau Redo) sau se nchide bara Tables and Borders. Bara Tables and Borders se nchide i dac mai facem o dat clic pe pictograma Tables and Borders de pe bara Standard. O operaie de trasare sau de tergere n curs, realizat prin tragere cu mouse-ul, se poate anula apsnd Esc nainte de a relaxa mouse-ul.
33
2. Se selecteaz zona de text ce va fi convertit n tabel. 3. Table, Convert, Text to Table. Se afieaz dialogul Convert Text to Table 4. n zona Separate text at: precizm caracterul folosit ca separator ntre coloane. Dac acesta nu este Paragraphs, atunci orice salt de paragraf va fi interpretat ca separator de linii. Separatorul uzual este Tabs, o alt posibilitate intrinsec fiind Semicolons. Utilizatorul poate s aleag el orice alt caracter n zona Other 5. Se modific numrul n de coloane. n procesul de conversie fiecare al n-lea separator de coloan este interpretat ca separator de linie. De asemenea, orice salt de paragraf este interpretat ca separator de linie (cu excepia cazului cnd Paragraphs este definit ca separator de coloan). Dac sfritul seleciei sau, n acest ultim caz, saltul de paragraf intervin nainte de completarea a n csue, ultimele csue de pe linie rmn libere. 6. Zona AutoFit Behavior i butonul AutoFormat sunt similare celor din dialogul Insert Table i au aceeai funcionalitate
Aceste operaiuni i altele vor fi exemplificate n exerciiile urmtoare (Ex. 1 descrie altceva: crearea unui antet de document) Exerciiul 1. Crearea antetului i subsolului documentului. 1. Comandai View, Headers and Footers 2. Scriei Laborator 3 n antet, acionai de dou ori tasta Tab, apoi scriei Tabele 3. Selectai linia de antet (prin clic n stnga ei), comandai Format, Borders and Shading i definii un chenar dublu pentru paragraful antet, dar numai pe marginea inferioar 4. Acionai pictograma Switch Between Header and Footer
34
Introducere n Microsoft Word, PowerPoint i Access 5. Acionai succesiv: pictograma Insert Date, tasta Tab, pictograma Insert Page Number, tasta /, pictograma Insert Number of Pages, tasta Tab, pictograma Insert Time 6. Selectai linia de subsol (prin clic n stnga ei), comandai Format, Borders and Shading i definii un chenar simplu complet pentru paragraful subsol. Exerciiul 2. Inseria unui nou tabel i atribuirea unui format predefinit 1. Creai urmtorul tabel prin Table, Insert, Table 2. n dialogul care se deschide alegei numrul de coloane (4) i de linii (5) i opiunea AutoFit to contents prin care limea coloanei se ajusteaz dup cantitatea de text introdus. 3. Apsai apoi butonul AutoFormat pentru a atribui un format predefinit tabelului ce va fi creat. (Tabelul de mai jos a fost creat cu Table Classic 2, specificnd c toate bordurile tabelului trebuie s capete un format special.) Completarea tabelului cu date i cu formule de calcul 4. Introducei textul i datele numerice, mai puin numerele din ultima coloan. Folosii tasta Tab sau Shift+Tab i tastele sgei pentru a sri de la o celul la alta a tabelului. 5. Plasai-v n prima celul din ultima coloan (prin clic cu mouse-ul, de exemplu). Introducei formula de calcul a valorii prin Table, Formula: n dialogul ce se deschide tergei funcia implicit din zona Formula i facei s apar n locul ei expresia =PRODUCT(LEFT) care comand calculul produsului tuturor numerelor situate la stnga celulei curente. Putei face acest lucru introducnd expresia de la tastatur sau folosindu-v de zona Paste function. Alegei ca format de afiare a rezultatului 0,00 (afiare cu dou zecimale). Apsai butonul OK. 6. Selectai celula precedent (ducndu-v, de exemplu, n zona liber din stnga ei i fcnd clic n clipa n care cursorul se transform ntr-o sgeat neagr). Copiai-o cu meniul contextual. Selectai apoi cele dou celule de sub ea (prin tragere cu mouse-ul, de exemplu, sau prin Shift+sgeat vertical). Din meniul contextual alegei Paste Cells. Aparent pare s se fi copiat rezultatul din prima celul, ceea ce nu este potrivit. De fapt s-a copiat formula de calcul cu o valoare neactualizat n funcie de noul context. Pentru a actualiza valoarea tuturor formulelor din tabel, apsai tasta F9. 7. Plasai-v n celula din dreapta jos i introducei formula =SUM(ABOVE) Ajustarea formatului implicit 8. Selectai prima linie a tabelului (ca un paragraf) i facei clic pe pictograma Italic 9. Apropiai mouse-ul de marginea de sus a ultimei coloane pn cnd se transform ntr-o sgeat neagr cu vrful n jos. Facei clic i selectai astfel ultima coloan a tabelului. Facei clic pe pictograma Bold. Fr a deselecta coloana, adugai o bar la stnga acesteia cu Format, Borders and Shading 10. Selectai zona numeric a tabelului i alegei alinierea la dreapta (cu pictograma de aliniere corespunztoare sau din meniul contextual Cell Alignment) 11. Schimbai formatul cuvntului Total: alegei All caps i Expanded by 2,4 pt Denumire produs Produs 1 Produs 2 Produs 3 TOTAL Experimente Pre unitar 123,5 255 1250,5 Cantita te 244 125 400 Valoar e 30134 ,00 31875 ,00 50020 0,00 56220 9,00
35
12.
Reordonai informaiile din tabel n ordinea cresctoare a cantitii, folosind Table, Sort 13. Unii primele trei celule de pe ultima linie. 14. Modificai preurile i cantitile, apoi apsai F9. Ce se ntmpl? Exerciiul 3. Desenarea unui tabel cu creionul i echilibrarea dimensiunilor liniilor i coloanelor 1. Facei clic pe pictograma Tables and Borders. Schimbai stilul de linie n linie dubl (lista Line Style de pe bara Tables and Borders care tocmai s-a deschis). Trasai, prin tragere n diagonal cu mouse-ul, conturul exterior al tabelului urmtor. 2. Trasai apoi cele 6 linii duble interioare, 3 verticale i 3 orizontale. Obinem un tabel cu 4 linii i 4 coloane, a crui structur e cam haotic. 3. Deselectai creionul prin clic pe pictograma Draw Table. 4. Selectai ntregul tabel (de exemplu prin clic pe butonul din colul din stnga sus al tabelului), apoi comandai Table, AutoFit, AutoFit to Window pentru a face limea tabelului egal cu cea a textului de pe pagin. Dac e necesar, facei ajustri manuale prin agarea i deplasarea contururilor laterale cu mouse-ul. 5. Selectai cele dou coloane din mijloc, apoi Table, AutoFit, Distribute Columns Evenly 6. Selectai ultimele trei linii, apoi comandai Table, AutoFit, Distribute Rows Evenly 7. Selectai acum creionul printr-un nou clic pe pictograma Draw Table. 8. Trasai liniile orizontale simple care las nedivizat prima coloan i deselectai creionul. 9. Selectai succesiv liniile orizontale din dreptul csuelor de pe prima coloan, apoi comandai Table, AutoFit, Distribute Rows Evenly 10. Trasai cu creionul cele 6 linii verticale simple care au mai rmas de desenat. Dac este necesar reajustarea limii coloanelor astfel create, deplasai liniile prin agare i tragere cu mouse-ul. Introducerea informaiilor n tabel 11. Introducei informaiile din tabel, cuvinte i numere (fr zona numeric a primei i a ultimei coloane). Folosii-v de tasta Tab pentru a v deplasa de la o celul la alta. 12. Selectai prima coloan, mai puin prima csu, i acionai pictograma Numbering. Cele trei csue se vor numerota automat. 13. Introducei pe ultima coloan, dup procedeul descris n detaliu la exerciiul precedent, formula =AVERAGE(LEFT) i modul de afiare a rezultatului cu dou zecimale. Ajustarea formatului tabelului 14. Selectai linia de titlu i ultima coloan (folosind mouse-ul i tasta Ctrl, care permite selecii multiple) i activai pictograma Bold 15. Selectai prima coloan i alegei modul de aliniere centrat att pe vertical ct i pe orizontal (din meniul contextual Cell Alignment). Idem pentru linia de titlu 16. Selectai zona care conine datele personale ale studenilor i alegei modul de aliniere centrat pe vertical, la stnga pe orizontal (din meniul contextual Cell Alignment). 17. Selectai zona care conine notele studenilor i alegei modul de aliniere centrat pe vertical, la dreapta pe orizontal (din meniul contextual Cell Alignment). 18. Selectai zona care conine iniiala tatlui i alegei modul de aliniere centrat att pe vertical ct i pe orizontal (din meniul contextual Cell Alignment). Studeni Grupa 1. Nume Aniei Grigore Ini . O. I. Prenume Gabriela Mirela Curs 10 9 Nota Laborator 9 8 Proiect 9 8 Nota final 9,33 8,33
36
M.
Mariana
7 9 10 10 9 7 8
8 9 10 9 9 8 8
8 9 10 10 8 8 9
Exerciiul 4. Conversia unui text n tabel 1. Introducei textul coninut n tabelul urmtor, avnd grij s separai informaiile din coloane succesive prin Tab, iar pe cele din linii succesive prin Enter 2. Comandai Table, Convert, Text to Table 3. n fereastra care se deschide alegei Tabs ca separator, 2 ca numr de coloane i un mod de ajustare a limii coloanei ( AutoFit to Window n exemplul de mai jos). (Putei eventual s activai i butonul AutoFormat (v. Ex. 2); nu este cazul pentru tabelul de mai jos.) 4. Ajustai, ca n exerciiile precedente, formatul tabelului care apare. Noiunea Import Explicaia Tehnic de accesare a informaiilor create cu alte aplicaii. Operaiunea presupune conversia datelor la formatul aplicaiei destinaie. Spaierea selectiv a caracterelor.
Kerning
5. Selectai tabelul i comandai Table, Convert, Table to Text. Ce se ntmpl? 6. Comandai Undo 7. Plasai-v pe a treia linie a tabelului i comandai Table, Split Table. Ce se ntmpl? 8. tergei paragraful vid dintre cele dou tabele. Ce se ntmpl?
37
38
Introducere n Microsoft Word, PowerPoint i Access 6. se apas pe butonul Finish pentru a crea documentul cu modelul dorit; Cancel anuleaz operaia. General Templates... deschide un dialog cu trei fie, din care sunt accesibile toate opiunile precedente; pe aceast cale modelele cu coninut sugerat sunt accesibile i direct, fr a apela la magician. n geamul de comand apar i alte opiuni ntre care : opiuni de deschidere a unei prezentri existente, inclusiv o list a ultimelor fiiere deschise lista ultimelor modele atribuite, pentru un acces mai rapid la acestea
Conversia unei schie rezumative, realizate n Word (sau n alte formate), ntr-o prezentare :
prin export din Word 1. se deschide documentul n Word 2. File, Send To, Microsoft PowerPoint prin import n PowerPoint 1. ne asigurm c documentul Word nu e deschis 2. se deschide documentul n PowerPoint : 1. se d comanda Open care deschide dialogul Open; 2. n lista Files of type se alege All outlines, 3. se alege documentul dorit i se apas butonul Open. Fiecare paragraf din documentul Word va genera un titlu de slide sau o intrare n list Nivelul ierarhic al paragrafului n PowerPoint depinde de stilul Heading (Format, Styles and Formatting ) sau de nivelul Outline level (Format, Paragraph) al paragrafului n Word: paragrafele de nivel (Outline level) BodyText genereaz titluri de slide (dar sunt ignorate cnd sunt precedate de text n stil Heading) Heading 1 sau Outline level 1 genereaz titluri de slide, Heading 2 sau Outline level 2 genereaz intrri n liste de nivel 1, ...................................................................................................... Heading 6 sau Outline level 6 genereaz intrri n liste de nivel 5, Heading 7-9 / Outline level 7-9 genereaz tot intrri n liste de nivel 5, maxim pentru PowerPoint Observaie. La importul n PowerPoint, orice paragraf n stil Normal, indiferent de Outline level, se comport ca i cum ar fi de nivel BodyText.
nchiderea unei prezentri deschise: ca n Word Salvarea unei prezentri modificate: ca n Word
extensia unui fiier PowerPoint este .ppt dac n fereastra de dialog Save As, n zona Save as type, se alege Design Template, atunci fiierul curent se salveaz ca model, cu extensia .pot dac e salvat n format .pps, la deschiderea fiierului reprezentaia se pornete automat. Microsoft ofer gratuit aplicaia PowerPoint Viewer, cu ajutorul creia pot fi prezentate, nu i modificate fiiere PowerPoint
39
Normal view: permite editarea prezentrii Slide Sorter View: fereastra documentului e ocupat n ntregime de prezentarea sub form de miniaturi a tuturor transparentelor documentului Slide Show: modul reprezentaie; documentul ocup ntregul ecran Notes Page: ofer faciliti sporite pentru editarea notelor; accesibil din meniul View doar fereastra document e n ntregime ocupat de o pagin coninnd n partea superioar transparentul activ, iar n partea inferioar notele asociate acestuia
Normal view:
Fereastra documentului e divizat n trei geamuri: Slide pane: geamul principal, situat n centru i n dreapta afieaz transparentul activ permite editarea acestuia are o bar de defilare vertical; prin derularea acesteia (sau prin PgUp/PgDn) se afieaz i se selecteaz transparentul precedent/ subsecvent; schimbarea se reflect imediat n Outline pane i Notes pane Cele dou geamuri secundare, Notes pane i Outline pane, pot fi mrite/micorate/ascunse/afiate prin tragerea marginii lor cu mouse-ul. Dac sunt ascunse, sunt restaurate prin reaplicarea modului de vizualizare normal (meniul View, Normal (Restore Panes) sau butonul Normal View (Restore Panes) din stnga barei de defilare orizontal a ferestrei document). Ele ofer, n Normal View, faciliti care altminteri ar fidisponibile doar n Slide Sorter View sau n Notes Page. Notes pane: situat sub Slide pane permite, ca i modul de vizualizare Notes Page, editarea notelor asociate transparentului activ Outline pane: situat n stnga; e dotat cu bare de defilare. derularea barelor de defilare nu deplaseaz selecia! permite navigarea rapid n document (deplasarea punctului de inserie sau a seleciei n Outline pane se reflect automat n Slide pane) are dou fie, Outline i Slides, i un buton de nchidere Cnd fia Outline e activ, se afieaz textul prezentrii sub form de schi rezumativ, ceea ce permite editarea textului i, mai ales, reorganizarea uoar a ordinii i a ierarhiei ntre paragrafe. (Paragrafele pot fi uor deplasate ntre slide-uri.) Cnd fia Slides e activ, se afieaz lista vertical a transparentelor prezentrii, ca miniaturi fia e n mare msur similar modului de vizualizare Slide Sorter View
40
Introducere n Microsoft Word, PowerPoint i Access 3. tot o selecie continu de slide-uri se realizeaz prin tragere cu mouse-ul; mouse-ul trebuie apsat ntre slide-uri, altfel vezi 5 4. prin clic, apoi succesiv Ctrl+clic (i Shift+Ctrl+clic pentru subgrupuri continue) se realizeaz o selecie discontinu (pe srite) de slide-uri, 5. prin agarea cu mouse-ul a unui transparent sau a unei selecii, aceasta poate fi deplasat 6. dublu clic pe un transparent l deschide n Normal View. Observaie. Operaiunile 3, 6 i combinaia Shift+Ctrl+clic nu funcioneaz pe fia Slides din Normal View.
Slide Show:
modul reprezentaie; documentul ocup tot ecranul Alte moduri de lansare : F5 sau Slide Show, View Show Revenirea la modul anterior de vizualizare : Esc
Transparente. Generaliti
Un slide (=diapozitiv, transparent, folie) e similar unei pagini dintr-un document Word, dar: PowerPoint nu gestioneaz trecerea automat la un nou slide cnd se acumuleaz prea mult text pe slide-ul curent transparentele nu au margini predefinite textul i diverse obiecte (imagini, diagrame, tabele) trebuie plasate n zone rezervate (placeholders); acestea se comport ca nite cadre ale cror dimensiuni pot fi ajustate i care pot fi deplasate oriunde pe transparent obiectele de desen (formele) pot fi plasate oriunde pe transparent dac un obiect nu ncape n ntregime pe transparent, se vede din el doar partea care ncape.
41
2. Aranjamentul unui transparent se poate schimba oricnd, nu doar imediat dup ce a fost creat, fr ca acest lucru s afecteze informaia deja introdus.
1. ncrcarea unui transparent cu prea mult informaie i reduce impactul asupra auditoriului: fie devine ilizibil, fie are o structur prea complex, greu de sesizat. 2. Cnd un transparent se ncarc cu prea mult text, PowerPoint afieaz un buton AutoFit Options din care se poate alege: inseria unui nou transparent, dup transparentul curent, care devine transparentul activ (Continue on a New Slide) schimbarea aranjamentului transparentului: transformarea n text scris pe dou coloane (Change to Two-Column) divizarea automat a textului ntre dou transparente (nu totdeauna corect)(Split Text Between Two Slides) 3. Pentru a realiza divizarea manual a textului ntre dou transparente se poate folosi comanda de duplicare descris mai sus.
Importul unei schie rezumative, realizate n Word (sau n alte formate), ca o succesiune de transparente adugate prezentrii:
1. Insert, Slides from Outline. Se deschide dialogul Insert Outline (care seamn cu Open);
42
Introducere n Microsoft Word, PowerPoint i Access n lista Files of type alegerea curent este All outlines, 2. se localizeaz documentul dorit i se apas butonul Insert (sau se face dublu clic pe document)
Editarea transparentelor
Listele sunt manevrate ca n Word. Textul din liste se formateaz i el dup metodele din Word. Dac facem clic pe marca unei intrri, intrarea e selectat mpreun cu toate sublistele sale Dac tragem marca unei intrri pe orizontal, modificm nivelul intrrii i nivelul sublistelor sale Dac tragem marca unei intrri pe vertical, deplasm intrarea i sublistele sale mai sus sau mai jos n lista printe. Putem insera obiecte grafice diverse din meniul Insert: Fotografii: Insert, Picture, From File Arborescene: Insert, Picture, Organization Chart Diagrame (arborescene, mulimi, grafuri etc): Insert, Diagram Diagrame (cu bastonae, circulare, grafice etc): Insert, Chart Tabele: Insert, Table Obiecte WordArt: Insert, Picture, WordArt Casete cu text: Insert, Text Box Inseria de elemente multimedia Filme: Insert, Movies and Sounds, Movie from File Sunet: Insert, Movies and Sounds, Sounds from File Adugarea de butoane de control: 1. Slide Show, Action Buttons 2. se alege o form potrivit de buton 3. Slide Show, Action Settings 4. se alege o aciune declanat de survolul mouse-ului i una declanat de clic; aciunea poate fi nsoit de un sunet. Fiecare obiect grafic are specificitile sale, dar exist cteva principii generale: 1. Meniul contextual al obiectului ofer acces la principalele comenzi prin care obiectul poate fi modificat. 2. n meniul contextual exist o opiune care deschide un dialog din care pot fi reglai foarte muli parametri ai obiectului i numeroase alte opiuni care controleaz doar unii dintre aceti parametri. 3. Obiectele grafice pot fi formate dintr-o ierarhie de subob-iecte. Fiecare subobiect are meniul su contextual propriu. 4. Obiectele sunt selectate prin clic. Cnd un obiect e selectat apar mnere de redimensionare care pot fi trase cu mouse-ul pentru a schimba dimensiunile obiectului. 5. Unele obiecte au i butoane de rotaie, prin care pot fi rotite diverse componente ale obiectului 6. Obiectele pot fi deplasate oriunde pe slide prin tragere cu mouse-ul
Obiecte master
Fiecare nou obiect (transparent, extras, pagin de note) e generat ca o copie a unui model preexistent, numit obiect (transparent, extras, pagin de note) master. Obiectele master sunt vide de informaie specific, dar conin informaie nespecific:
43
un numr de zone rezervate (placeholders), avnd anumite dimensiuni, o anumit dispunere i anumite destinaii (titlu de document sau de pagin, text (list ierarhizat), obiect grafic (tabel, diagram etc), informaii de tip antet/subsol) formate predefinite de text i de liste, un model i o imagine de fundal; motive grafice, embleme, sigle Informaia nespecific de pe obiectele master se repet stereotip pe fiecare nou obiect generat, conferind astfel documentului unitate stilistic. pentru a modifica local un slide incat sa difere de master, diversele dialoguri sau comenzi de formatare se incheie cu optiunea Apply sau Apply to selected slides
Antet i subsol
Amplasamentul informaiilor se decide pe slide-ul i pe titlul master. Pentru a introduce informaii n diversele locuri rezervate se procedeaz astfel: 1. View, Header and Footer 2. se alege fia Slide pentru subsolul transparentelor, Notes and Handouts pentru antetul i subsolul notelor i al extraselor 3. se bifeaz sau se scriu informaiile ce trebuie s figureze: Date and time: fix sau actualizabil; data fix se introduce de la tastatur Slide/Page number
44
Introducere n Microsoft Word, PowerPoint i Access Header, Footer: informaie introdus de la tastatur Dont show on title slide: se bifeaz dac dorim ca antetul i subsolul s nu figureze i pe pagina de titlu. 4. se acioneaz butonul dorit: Apply pentru transparentul curent, Apply to All pentru tot documentul, Cancel pentru renunare
45
Apply: nchide dialogul, atribuind definitiv prezentrii schema de culoare selectat n Color Schemes sau modificat pe fia Custom Cancel: nchide dialogul, pstrnd neschimbat schema de culoare a prezentrii.
Tranziii
Definirea/modificarea unei tranziii: Slide Show, Slide Transition 1. se alege un efect de tranziie prin clic n lista Apply to selected slides Efectul e aplicat seleciei curente sau, dac nu s-a definit o selecie multipl, slide-ului activ. Dac butonul AutoPreview e selectat (opiune implicit), atunci, n momentul aplicrii, tranziia e previzualizat pe slide-ul activ. 2. se modific parametrii efectului (vitez, sunet asociat) 3. se stabilete modul de declanare a efectului On mouse click: Automatically after: se completeaz timpul dup care tranziia se declaneaz automat Cele dou opiuni pot fi una activ, alta inactiv, ambele active sau ambele inactive. 4. se previzualizeaz eventual: Play 5. se aplic eventual ntregului document: Apply to All Slides
Animaie individual
Animarea individual a textelor i a obiectelor: 1. Slide Show, Custom Animation 2. se selecteaz rnd pe rnd obiecte de pe slide, crora li se aplic un efect cu butonul Add effect 3. se modific parametrii efectului 4. se modific eventual ordinea n care se nlnuie efectele 5. Play: previzualizarea efectelor
Reprezentaia propriu-zis
se pot fixa unii parametri nainte de lansarea n execuie a reprezentaiei, din Slide Show, Set Up Show: modul prezentrii slide-urile care vor fi expuse prezentare manual sau folosirea ritmului nregistrat execuie continu sau nu
46
Introducere n Microsoft Word, PowerPoint i Access afiarea sau nu a animaiilor prezentarea sau nu a naraiunii nregistrate (Slide Show, Record Narration) sau n timpul reprezentaiei (control interactiv) prin shortcut-uri: o list a lor e afiat apsnd F1 n timpul reprezentaiei (v. mai jos) cu meniul contextual
47
Introducere n Access
Crearea unei noi baze de date. Deschiderea unei baze de date existente
1. Localizai aplicaia Microsoft Access n meniul Start, submeniul Programs i lansai-o n execuie. (Pictograma asociat programului are desenat o cheie.) 2. Observai elementele care compun fereastra Access (barele de titlu i de stare, barele de meniuri i de instrumente, geamul de comand, zona de lucru) i notai similitudinea cu ferestrele aplicaiilor Word i PowerPoint. 3. Din geamul de comand New File alegei opiunea Blank Database. (Dac geamul de comand nu se deschide automat la deschiderea aplicaiei, atunci acionai nti pictograma New pentru a-l deschide.) 4. Access v invit s atribuii un nume noii baze de date. Atribuii-i numele dumneavoastr. Programul adaug automat extensia .mdb Am construit n felul acesta o baz de date vid, afiat ntr-o fereastr document coninut n fereastra aplicaiei. 5. Facei acum dublu clic pe icoana student.mdb de pe Desktop pentru a deschide i a examina baza de date model. S privim mai ndeaproape fereastra document intitulat student : Database, subfereastr a ferestrei aplicaie. - n interiorul ferestrei aplicaiei, fereastra document poate fi deplasat, redimensionat, maximizat, minimizat, restaurat etc. - Fereastra document e un container de obiecte, grupate n mai multe categorii (fie) : tabele, interogri (queries), formulare (forms), rapoarte etc. - Diversele categorii (fie) pot fi vizualizate prin clic pe butoanele din lista vertical din stnga. S examinm prima fi (Tables). - Diversele ei obiecte se comport aproximativ ca nite fiiere ntr-o fereastr gestionar de fiiere : ele pot fi vizualizate ca icoane mici, mari, ca list sau ca list detaliat (=un tabel n care figureaz atribute ale obiectelor), prin clic dreapta n spaiul dintre pictograme, View, opiunea dorit - sau cu butoanele de opiune de pe bara subferestrei (ultimele 4) au un nume (unul dintre atribute !), care poate fi schimbat prin selecie i clic pe nume - sau prin clic dreapta i opiunea Rename, pot fi (re)ordonate, cresctor sau descresctor, dup atribute, prin clic dreapta n spaiul dintre pictograme, Arrange Icons i selecia atributului dup care se va face ordonarea
48
- sau, n modul de vizualizare list detaliat (Details), prin clic pe unul din butoanele-atribut de pe bara de titlu a listei detaliate, pot fi deschise n diverse moduri de vizualizare/editare cu butoanele Open sau Design - sau cu opiunile Open, Design View, Print Preview din meniul contextual pot fi terse : cu butonul Delete de pe bara subferestrei/din meniul contextual - sau selecie i tasta Del, li se poate aduga un comentariu : prin clic dreapta, Properties, Description sau pot fi ascunse prin : clic dreapta, Properties, Attributes, Hidden. Pentru a putea fi ulterior vizualizate, n Tools, Options, fia View, bifai Hidden Objects. Scopul pe care-l urmrim n continuare este construcia bazei de date a studenilor unei faculti fictive. O baz de date e o colecie de informaii care se preteaz la o organizare tabelar. Altfel spus, o baz de date este n mod esenial format din tabele de date.
De exemplu, baza de date pe care o vom construi va conine un tabel cu datele personale ale studenilor.
Coloanele unui tabel se numesc cmpuri ; ele conin informaii de acelai tip. Linia de titlu (=prima linie !) a tabelului conine numele cmpurilor. Toate celelalte linii ale tabelului conin date i se numesc nregistrri.
n tabelul datelor personale ale studenilor vom avea cmpuri precum: Numele, Iniiala tatlui, Prenumele, Codul numeric personal, Data naterii, Locul naterii, Adresa, Comuna, Codul potal, Judeul, Cetenia. Fiecare nregistrare conine datele personale ale unui student.
n bazele de date relaionale, cum sunt cele pe care Access le poate crea i administra, informaia e divizat n mai multe tabele, fiecare tabel formnd o unitate logic.
n baza de date pe care o vom crea vor exista trei tabele: tabelul datelor personale ale studenilor, tabelul opiunilor de curs (vom presupune c fiecare student poate opta pentru anumite cursuri) i tabelul cursurilor.
Tabelele sunt legate ntre ele, astfel nct informaiile care se corespund s nu-i piard sincronizarea din cauza mprtierii lor n tabele diferite. Dou tabele sunt puse n relaie prin intermediul unui cmp, zis de legtur, care figureaz n ambele, n felul urmtor: nregistrrile din tabele diferite, cu aceleai valori n cmpul de legtur, se corespund.
Tabelul opiunilor de curs nu va conine numele studenilor, ci doar codul lor numeric personal. Access va ti s asocieze corect datele personale ale studentului dintr-un tabel cu opiunile sale de curs din cellalt tabel dup valoarea comun a codului numeric personal, care va fi cmpul de legtur ntre cele dou tabele.
O baz de date poate conine i alte tipuri de obiecte n afar de tabele. ntr-adevr, informaiile sunt stocate n tabele, prelucrate prin interogri (queries), introduse prin formulare,
49
extrase n rapoarte.
Cheia primar e un cmp ale crui valori identific n mod unic nregistrrile; altfel spus, nu exist dou nregistrri care s aib aceeai valoare n acest cmp. Mai mult, Access indexeaz informaia dintr-un tabel dup cheia primar. Crearea unui index poate uura operaiile de aranjare (sorting) sau de cutare a informaiei ntr-un tabel. Mai departe se va explica cum se pot crea indeci dup cmpuri care nu sunt chei primare. 50
conine cmpul, plus o zon (Description) n care se pot aduga comentarii explicative. Una din intrrile n list e activ, fiind marcat printr-un vrf de sgeat neagr. Zona Field Properties, situat sub list, se refer la aceast intrare activ. Notai prezena a dou fie: General i Lookup. 2. Facei clic n selectorul de linie (=prima coloan, vid, a listei cmpurilor) n stnga numelui de cmp Adresa. ntreaga linie este selectat. 3. Apsai tasta Insert. O linie vid se insereaz deasupra liniei care conine cmpul Adresa. Alternativ, plasai punctul de inserie undeva n linia care conine cmpul Adresa, fr a selecta ntreaga linie. (Linia devine totui activ, fapt marcat de triunghiul negru care se mut pe linie, n coloana selectoare de linii.) Acionai apoi butonul Insert Rows din bara instrumentelor sau din meniul contextual. Efectul e acelai. 4. Dac, n cursul acestui exerciiu, efectuai vreo modificare nedorit, nu uitai c putei reveni la situaia anterioar cu ajutorul butonului Undo de pe bara de instrumente. 5. Facei clic n linia inserat, n coloana Field Name, i scriei LoculNasterii. 6. Apsai Tab sau Enter ca s trecei n coloana Data Type. Access sugereaz tipul Text i reveleaz un buton care extinde, prin clic, o list ascuns din care se poate eventual alege un alt tip de date. 7. Putei s extindei lista, pentru a vedea care sunt tipurile de date recunoscute de Access i modul n care lista poate fi manevrat, dar la prsirea acesteia pstrai tipul Text. 8. n exact acelai mod putei introduce n tabel cmpul Fotografie, alegnd pentru el tipul de date OLE Object, i cmpul CetatenieRomana, cu tipul de date Yes/No. 9. Selectai acum linia NrTelefon. 10. Dac facei acum din nou clic n coloana selectoare i tragei, linia NrTelefon poate fi deplasat i depus naintea liniei Adresa. 11. Dac dorii s inserai mai multe linii deodat, va trebui s selectai mai multe linii. Pentru aceasta, tragei cu mouse-ul n selectorul de linii din dreptul cmpului CodPostal i pn n dreptul cmpului Judet sau activai cmpul CodPostal, apoi facei Shift+clic n selectorul de linii n dreptul cmpului Judet. n felul acesta toate cele trei linii CodPostal, Comuna i Judet sunt selectate. 12. Apsai tasta Insert sau butonul Insert Rows de dou ori. ase linii sunt inserate imediat deasupra seleciei. 13. Inserai astfel n tabel cmpurile Strada, Numrul, Blocul, Scara, Etajul, Apartamentul. Ca tip de date, pstrai tipul implicit (Text).2 14. Eliminai linia Adresa - selectnd-o i apsnd tasta Delete sau butonul Cut din meniul contextual sau de pe bara de instrumente
2
Tipul Text accept i numere, dar nu poate efectua operaii aritmetice cu acestea. Cum nu vom face nici un fel de operaii matematice cu numrul de apartament sau de telefon al cuiva, putem pstra pentru acestea tipul Text. 51
- sau activnd-o i acionnd butonul Delete Rows din meniul contextual sau de pe bara de instrumente 15. Pentru a modifica numele sau tipul de date pentru un cmp existent, ne plasm la locul corespunztor din tabel i efectum modificrile cuvenite. Facei dublu clic pe cuvntul Email, apoi scriei AdresaElectronica. Apsai Tab, apoi alegei din list tipul de date Hyperlink. 16. Uneori e nevoie s efectum simultan operaii asupra mai multor linii nevecine. Putem realiza o selecie discontinu de linii, fcnd clic pe prima dintre ele, apoi Ctrl+clic pe celelalte sau, dac e vorba de mai multe grupuri de linii, clic pe prima dintr-un grup, Shift+clic pe ultima din grup, Ctrl+clic pe prima din grupul urmtor, apoi Shift+clic pe ultima din grupul urmtor etc. Dac s-a realizat o selecie multipl de linii, totui una singur dintre ele este linia activ. Experimentai.
Valorile implicite mresc viteza introducerii datelor i uureaz munca utilizatorului. Dac un cmp are definit o valoare implicit, la introducerea unei noi nregistrri aceast valoare este introdus n mod automat de program. Utilizatorul o va lsa nemodificat dac e potrivit, dar are libertatea s o schimbe n orice moment. O valoare implicit pentru un cmp nu pune nici un fel de probleme, dar este cu att mai util, cu ct e mai frecvent ca valoare a cmpului respectiv. 52
respectiv completat va fi refuzat. Atribuii valoarea Yes n cmpurile CodNumericPersonal, Nume, Prenume, ProfilLiceu. (Un mod simplu de a trece succesiv prin valorile posibile ale unui cmp este s facem dublu clic: No se transform n Yes prin dublu clic.) 4. Exist mai multe moduri de a afia o dat, controlate de proprietatea Format. Alegei, pentru cmpul DataNasterii, un format comaptibil cu limba romn. 5. Access permite fixarea unor reguli de validare, care s exclud mcar unele intrri incorecte. Selectai cmpul ProfilLiceu, facei apoi clic pe proprietatea Validation Rule. Introducei expresia Real OR Uman OR Sport OR Arta. Vei observa c programul o accept, dup ce-i corecteaz sintaxa. n continuare nici o nregistrare nu va mai fi admis, dac n acest cmp s-a introdus altceva dect unul din aceste patru cuvinte. Dac ncercm totui s facem acest lucru, va aprea un mesaj de eroare standard. Avem posibilitatea s personalizm acest mesaj, scriindu-l n zona Validation Text. Putem scrie de exemplu: Alegei un profil de liceu din urmatoarele patru posibilitati: real, uman, sport sau arta . (Dac textul e prea lung, opiunea clic dreapta, Zoom ne va ajuta s-l scriem.) Exist desigur expresii mult mai complexe ce pot fi folosite ca reguli de validare. 6. O alt proprietate de cmp ce exclude nregistrri incorecte este ablonul de cmp/masca de intrare (Input Mask). O masc de intrare e un ir de rezervri de caractere i de caractere literale care definesc forma datelor acceptate ntr-un cmp. Un caracter precedat de \ sau un ir de caractere plasat ntre ghilimele e interpretat literal. Exist mai multe caractere a cror semnificaie este cea a unei rezervri de loc pentru un caracter de un anumit tip. Ele sunt prezentate n tabelul urmtor, copiat din Help-ul intern al programului. Character Description 0 9 # Digit (0 to 9, entry required, plus [+] and minus [] signs not allowed). Digit or space (entry not required, plus and minus signs not allowed). Digit or space (entry not required; spaces are displayed as blanks while in Edit mode, but blanks are removed when data is saved; plus and minus signs allowed). Letter (A to Z, entry required). Letter (A to Z, entry optional). Letter or digit (entry required). Letter or digit (entry optional). Any character or a space (entry required). Any character or a space (entry optional). Decimal placeholder and thousand, date, and time separators. (The actual character used depends on the settings in the Regional Settings Properties dialog box in Windows Control Panel).
L ? A a & C .,:;-/
53
< > !
Causes all subsequent characters to be converted to lowercase. Causes all subsequent characters to be converted to uppercase. Causes the input mask to display from right to left, rather than from left to right. Characters typed into the mask always fill it from left to right. You can include the exclamation point anywhere in the input mask.
Causes the character that follows to be displayed as the literal character (for example, \A is displayed as just A). Mti de intrare potrivite pentru diverse cmpuri ar fi deci urmtoarele: CodNumericPersonal.....................0 00 00 0000 000 000;1;_ NrTelefon...........................................................(####) 00 00 00;1;_ S observm c mtile de intrare mai au dou componente (separate prin ; ): 1 se refer la faptul c nu sunt incluse n date i caracterele literale care intervin n expresie (0 are efect contrar), iar ultimul caracter e caracterul de umplutur care arat utilizatorului cte caractere mai are de introdus. 7. Putem crea un index dup un cmp oarecare, atribuind proprietii Indexed una din valorile Yes(Duplicates OK) sau Yes(No Duplicates). Creai un index dup cmpul DataNasterii. 8. Uneori dorim s realizm un index dup mai multe cmpuri. Un astfel de index ne permite s distingem ntre nregistrri n care primul dintre cmpuri are aceeai valoare. Cnd un tabel e ordonat dup mai multe cmpuri, nregistrrile sale sunt ordonate nti dup valorile pe care le iau n primul cmp n raport cu care e definit indexarea. Dac exist nregistrri cu aceeai valoare n acest cmp, acestea sunt ordonate dup valoarea din al doilea cmp al indexrii . a. m. d. Vom crea un index dup Nume, Prenume i InitialaTatalui (n aceast ordine). Acionai butonul Indexes. n zona Index Name scriei un nume pentru indexul multicmp pe care dorii s-l creai (de exemplu : Nume). n zona Field Name expandai lista i alegei numele de cmp Nume. Trecei la linia urmtoare, lsnd n zona Sort Order opiunea implicit Ascending. Nu scriei nimic n zona Index Name i alegei Prenume n zona Field Name. Trecei la linia urmtoare, lsnd n zona Sort Order opiunea implicit Ascending. Nu scriei nimic n zona Index Name i alegei InitialaTatalui n zona Field Name. Putei acum nchide dialogul Indexes, dac nu considerai necesar s experimentai i alte operaiuni care pot fi efectuate cu ajutorul lui (eliminri sau modificri de indeci etc.). 9. Dac dorii ca numele cmpurilor s fie afiate altfel n tabel, atunci scriei n zona Caption legenda care dorii s fie afiat n locul numelui de cmp. 10. Trecei acum n modul de afiare Datasheet View, acionnd butonul cel mai din stnga de pe Toolbar (funcioneaz ca un comutator ntre modurile de vizualizare) sau cu ajutorul meniului View i introducei o nregistrare. Urmrii felul n care acioneaz regulile restrictive pe care le-ai definit.
Crearea n Design View a unui tabel coninnd opiunile de curs ale studenilor
Ne propunem s construim un tabel, pe care-l vom intitula Catalog, care s conin opiunile exprimate de studeni n legtur cu ce cursuri vor urma i notele obinute de acetia. .........E potrivit ca aceste informaii s fie coninute ntr-un tabel separat. Altminteri informaiile personale ale studentului s-ar repeta n dreptul fiecrei note obinute de acesta, ceea ce s-ar traduce ntr-o foarte mare
54
redundan a informaiei din tabel. Mai mult, tabelul ar avea un foarte mare numr de cmpuri, ceea ce s-ar traduce n dificulti de manipulare a acestuia. ...........Tabelul ar trebui s conin un cmp cu codul numeric personal al studentului, un cmp cu numele cursului ales, un cmp de tip Yes/No n care profesorul s constate dac cursul a fost efectiv urmat de student (dac studentul i-a ndeplinit obligaiile de minim prezen) i un cmp, de tip numeric, cu nota obinut. Acest ultim cmp trebuie s fie de tip numeric, ntruct notele obinute intervin n calculul mediei semestriale a studentului, al numrului de credite obinute de acesta i al promovabilitii, precum i n alte calcule statistice, care intereseaz facultatea n primul rnd sau pe profesor. 1. Asigurai-v c fereastra Database e vizibil i c fia Tables este cea afiat. 2. Apsai butonul New de pe bara ferestrei Database. 3. n fereastra New Table care se deschide alegei opiunea Design View i apsai OK. 4. Tabelul nou creat se deschide n modul de afiare Design View. Apare lista vid a cmpurilor tabelului i, dedesubt, zona Field Properties cu cele dou fie: General i Lookup. Observaie. A crea un tabel n Design View, fr a utiliza serviciile oferite de Table Wizard, este practic aceeai operaie cu a modifica, n Design View, structura unui tabel creat cu ajutorul magicianului. Singura diferen este c lista cmpurilor tabelului nou creat este vid i c deci toat informaia referitoare la cmpuri trebuie introdus manual. 5. Introducei, la fel ca n exerciiul precedent, cmpurile CodNumericPersonal4, Curs, Prezenta, Nota, atribuindu-le respectiv tipurile de date Text, Text, Yes/No, Number. Modificai proprietile acestor cmpuri corespunztor cu datele ce urmeaz a fi introduse. Stabilii Field Size la 15 i 30 pentru cmpurile text i la Byte (ntregi ntre 0 i 255) pentru cmpul numeric. 5 Alegei True drept Default Value pentru cmpul Prezenta. Etc. 6. S observm c un student alege mai multe cursuri i c fiecare curs e ales de mai muli studeni, nct nici cmpul CodNumericPersonal, nici cmpul Curs, nu vor putea juca rolul de cheie primar.6 Totui mpreun cele dou cmpuri identific n mod unic o nregistrare. Access permite i definirea unei chei primare multiple. Pentru aceasta se selecteaz cele dou cmpuri i se acioneaz pictograma Primary Key de pe bara de instrumente (are desenat o cheie pe ea).
4
Acest cmp va conine aceleai informaii ca i cmpul cu acelai nume din tabelul DatelePersonale. El va reprezenta cmpul de legtur dintre cele dou tabele. Modul n care cele dou tabele vor fi conectate va fi explicat mai departe. El nu se bazeaz deloc pe identitatea de nume, deci avem posibilitatea i de a folosi nume diferite. n situaia noastr totui considerm c cel mai convenabil e s folosim nume identice. 5 Alte opiuni posibile sunt Integer, Long Integer, Replication ID, Single, Double. Primele trei sunt pentru numere ntregi, iar ultimele dou pentru numere fracionare; o mare precizie de calcul trebuie pltit cu un consum mai mare de memorie. 6 Mai mult, din acelai motiv, aa cum vom vedea mai departe, legtura (link) pe care o vom stabili ntre tabelul DatelePersonale i tabelul Catalog va fi multivoc (one-tomany). 55
7. Dac nu ne plac cheile multiple, putem introduce un cmp suplimentar de tip AutoNumber, care s funcioneze drept cheie primar (l selectm i apsm butonul Primary Key). ntr-un astfel de cmp, la fiecare nou nregistrare Access genereaz automat un numr care identific n mod unic nregistrarea respectiv. n funcie de valoarea atribuit proprietii de cmp New Values, numerele sunt generate fie n ordine cresctoare, ncepnd cu 1 (opiunea implicit), fie aleator (=la ntmplare). Cmpurile de tip AutoNumber funcioneaz impecabil n calitate de chei primare. n materie de alegere a unei chei primare e bine totui ca ele s fie ultimul recurs, deoarece introduc informaie redundant n baza de date. 8. n cmpul CodNumericPersonal vom introduce doar valori care au fost n prealabil nregistrate n cmpul cu acelai nume din tabelul DatePersonale. Dac realizm acest lucru manual vom fi n permanen expui riscului de a grei o valoare sau de a introduce codul corespunztor unui alt student. Ar fi mult mai simplu s alegem valoarea corect printr-un simplu clic ntr-o list derulant. Pentru a realiza acest lucru, facei clic pe linia CodNumericPersonal din lista cmpurilor. Alegei fia Lookup n zona Field Properties. n lista derulant Display Control alegei opiunea Combo Box. n zona Row Source Type alegei Table/Query ; n zona Row Source alegei tabelul DatelePersonale, iar n zona Bound Column alegei 1 (=prima coloan a tabelului) ca loc din care codurile numerice personale vor fi citite. n lista derulant putem afia (i) alte coloane dect cele din care citim informaia ; n cazul nostru este interesant s afim, pe lng sau n loc de codul numeric personal, numele complet al studentului. Vom alege deci ca numr de coloane ce vor fi afiate (Column Count) 4. Atribuim proprietii Column Heads valoarea Yes, pentru ca n lista derulant s apar i titlurile coloanelor afiate. Dac dorim s atribuim coloanelor afiate nite limi explicite i nu cele atribuite implicit de Access, le putem introduce valorile separate prin ; Dac atribuim uneia din coloane limea 0cm, o facem invizibil. (De remarcat c dac facem invizibil prima coloan, atunci n tabel va fi memorat informaia precizat n zona Bound Column, adic codul numeric personal, dar va fi afiat informaia din prima coloan vizibil n lista derulant, adic numele de familie ! Experimentai !) 9. Salvai tabelul cu numele Catalog i trecei n modul de afiare Datasheet View. Introducei cteva nregistrri i urmrii aciunea constrngerilor pe care le-ai impus. Observai c sunt acceptate n CodNumericPersonal i intrri care nu se regsesc n list i care nu au nimic n comun cu vreun student real. Pentru a evita acest lucru, vom lega tabelul Catalog de tabelul DatelePersonale. 10..........................................................Selectai Tools, Relationships. 11.............n fereastra Show Table, fia Tables selectai n list numele tabelului DatelePersonale i apsai butonul Add. Selectai apoi tabelul Catalog i apsai butonul Add.
56
12.......Apsai butonul Close ca s nchidei fereastra Show Table. (Ea poate fi fcut iari vizibil, pentru a aduga i alte obiecte, acionnd butonul Show Table de pe Toolbar.) 13.................n fereastra Relationships apar cele dou tabele, ca dou subferestre cu bar de titlu, care conin listele cmpurilor din care sunt compuse. Cmpurile cheie sunt scoase n eviden. 14..........Agai cu mouse-ul cmpul CodNumericPersonal din tabelul DatelePersonale, tragei-l i depunei-l peste cmpul cu acelai nume din tabelul Catalog. 15..........Se deschide fereastra de dialog Edit Relationships. Selectai opiunea Enforce Referential Integrity pentru a determina Access s nu accepte n tabelul Catalog dect nregistrri care corespund unei nregistrri din tabelul DatelePersonale. Notai c tipul de relaie care se stabilete ntre cele dou cmpuri este OneTo-Many (relaie multivoc : la o nregistrare din DatelePersonale pot corespunde mai multe nregistrri n Catalog). 16.......Dou alte opiuni, independente una de cealalt, devin valabile : a. Cascade Update Related Fields. Dac e selectat, atunci corectrile informaiilor din tabelul surs se reflect n tabelul destinaie. Dac e deselectat, atunci nregistrrile din tabelul surs nu pot fi modificate dac le corespund nregistrri n tabelul destinaie. b. Cascade Delete Related Records. Dac e selectat, atunci tergerea unei nregistrri din tabelul surs antreneaz i eliminarea tuturor nregistrrilor care-i corespund n tabelul destinaie. Dac e deselectat, atunci nregistrrile din tabelul surs nu pot fi terse dac le corespund nregistrri n tabelul destinaie. 17. Alegei opiunile dorite, apoi apsai butonul Create pentru a genera legtura ntre tabele. 18..Fereastra Edit Relationships se nchide i apare o indicaie grafic a link-ului care s-a stabilit : cele dou cmpuri care fac legtura sunt unite printr-o linie frnt, iar caracterul multivoc e marcat prin cifra 1 n dreptul membrului One i simbolul infinit n dreptul membrului Many al relaiei. 19.......Dac se dorete modificarea unor proprieti ale link-ului se face dublu clic pe acesta sau clic dreapta, Edit Relationship pentru a face s apar fereastra Edit Relationships. Pentru a elimina link-ul se face clic dreapta pe el, Delete i se confirm operaia n fereastra de avertisment care apare. 20.Salvai schimbrile din fereastra Relationships i nchidei-o prin File, Close.
57
Tabelul nou creat se deschide n modul de afiare Datasheet View. Observaie. A crea un tabel n Datasheet View este practic aceeai operaie cu a introduce, n Datasheet View, date ntr-un tabel. Singura diferen este c numele cmpurilor tabelului nou creat sunt convenionale i trebuie modificate. 5. Prin dublu clic pe numele de cmpuri introducei cmpurile Curs, Credite, Profesor, FormaDeExaminare, NrOreCurs, NrOreSeminar. Introducei cteva nregistrri. Access va ncerca s ghiceasc tipul potrivit de date pentru fiecare cmp n funcie de natura primelor nregistrri. 6. Trecei n Design View. Access v cere s salvai tabelul atribuindu-i un nume. Atribuii-i numele Cursuri. 7. n Design View stabilii cmpul Curs drept cheie primar i facei ajustrile care se impun n ce privete tipul de date ales automat i proprietile fiecrui cmp. 8. Revenii n Datasheet View. Observai c Access nu a reinut dect acele cmpuri crora le-am schimbat numele sau n care am introdus date. 9. Putei circula ntre celulele tabelului prin clic cu mouse-ul, Tab, Shift+Tab, Enter sau tastele sgei. 10...........Pentru a modifica limea unei coloane, agai-i marginea din dreapta, n linia de titlu a tabelului. Cnd cursorul mouse-ului capt forma unei cruci, cu sgei pe orizontal, facei clic i tragei n sensul dorit. Dac limea unei coloane se reduce la zero, atunci coninutul coloanei e ascuns. Pentru a-l face iar vizibil, se face dublu clic pe bara care ascunde coloana, n linia de titlu a tabelului. O coloan sau o selecie de coloane se poate ascunde i fcnd clic dreapta n bara de titlu (eventual dup selecia prealabil a grupului) i alegerea opiunii Hide Columns. 11.............n mod similar se modific nlimea liniilor. (Prin modificarea nlimii unei linii, se modific uniform nlimea tuturor liniilor) Dac nlimea liniei crete ndeajuns, Access scrie pe mai multe linii textul care nu ncape pe limea unei coloane. 12..Pentru a selecta o ntreag coloan, e suficient s deplasm mouseul n zona care conine numele cmpului respectiv i s facem clic n momentul cnd cursorul capt forma unei sgei negre orientate n jos. Dac tragem, n loc s facem clic, putem selecta mai multe coloane. 13.. . .O selecie de coloane poate fi deplasat prin tragere cu mouse-ul : dup ce s-a realizat selecia, se aduce mouse-ul n bara de titlu, n selecie. Cnd cursorul devine o sgeat alb orientat spre NW, se aga i se trage, spre stnga sau spre dreapta. 14........n acest mod se schimb doar ordinea cmpurilor n Datasheet View. Ordinea lor rmne neschimbat n Design View. Invers, schimbarea ordinii cmpurilor n Design View se reflect automat n Datasheet View. 15.......Toate aceste modificri realizate n Datasheet View se numesc modificri de aparen (layout changes). La nchiderea unui tabel, Access ntreab utilizatorul dac dorete salvarea lor.
58
4.
16.nchidei tabelul i stabilii un link ntre tabelul Cursuri i tabelul Catalog de tip One-To-Many, folosind cmpul Curs drept cmp de legtur. 17.Introducei un numr suficient de date (cca 20 de nregistrri n DatelePersonale) n cele 3 tabele ale bazei de date, pentru a putea efectua ulterior operaii cu ele.
59
cmp ; cmpurile sunt clasificate dup tabelul care le conine ; zona rezervat tabelului se completeaz automat ; putem s le scriem ; Access ncearc s ghiceasc tabelul din care le-am ales. Dac exist mai multe tabele care conin un cmp numit la fel, va trebui s introducem manual tabelul corect ; putem s le tragem cu mouse-ul din zona superioar a ferestrei n zona inferioar, din listele care reprezint tabelele n coloanele care reprezint cmpuri ; (dac tragem un cmp x ntr-o coloan n care exist deja un cmp y, atunci cmpul x ia locul cmpului y, mutndu-l pe acesta i toate cmpurile ce-i urmeaz cu o coloan la dreapta) putem s le adugm, la dreapta ultimului cmp, prin dublu clic n zona superioar a ferestrei. Aducei n felul acesta urmtoarele cmpuri n interogare : Nume, Prenume din tabelul DatelePersonale i Curs, Prezenta, Nota din tabelul Catalog. 8. Dac ai adugat din greeal i alte cmpuri, le putei elimina n felul urmtor : apropiai mouse-ul de marginea de sus a coloanei care conine cmpul ce trebuie eliminat, pn cnd cursorul se transform ntr-o sgeat neagr orientat n jos facei clic ; coloana este selectat apsai tasta Delete sau acionai comanda Cut ; coloana este tears i coloana de la dreapta ei i ia locul. 9. Dac nu v convine ordinea n care se succed cmpurile, acestea pot fi deplasate : se selecteaz un cmp (sau un grup de cmpuri), n modul artat mai sus, apoi se aga cu mouse-ul selecia i se trage n direcia dorit. 10.....Vom realiza o filtrare a informaiei n felul urmtor. Facem clic n cmpul Curs, n linia Criteria i scriem Heraldica. Access va corecta sintaxa adugnd ghilimele. Cnd vom executa interogarea, vor fi afiate doar acele nregistrri care corespund cursului de Heraldic. 11.......Nu dorim s afim cmpul Curs, cci el nu mai este purttor de informaie, toate nregistrrile pe care le reine interogarea avnd aceeai valoare n acest cmp. Alegem deci s nu-l afim, debifnd csua din linia Show pe coloana cmpului Curs. S observm c, dei afiarea lui nu e nici necesar i nici dezirabil, prezena lui n structura interogrii este indispensabil, ntruct filtrarea informaiei se realizeaz dup valorile sale. 12.Alta e situaia cmpului de legtur dintre cele dou tabele. Access e destul de bine programat ca s pun corect n relaie informaiile care se corespund din cele dou tabele, chiar i fr s adugm n interogare unul sau amndou cmpurile care realizeaz legtura ntre cele dou tabele. 13......Dorim ca studenii s fie afiai n ordine alfabetic. Facem clic n cmpul Nume, n linia Sort, i alegem Ascending. Idem n cmpul Prenume. Ordonarea se va face nti dup nume i apoi dup prenume. (Dac dorim ca ea s se efectueze n sens invers, nu
60
avem dect s schimbm ordinea cmpurilor n Design View, lsnd-o eventual neschimbat n Datasheet View.) 14..........Salvai interogarea atribuindu-i numele Situatia la disciplina Heraldica. 15.. . .Lansai n execuie interogarea, apsnd butonul Run. Rezultatul, care ia forma unui tabel, este afiat n Datasheet View. 16..........Limile coloanelor i nlimile liniilor, ordinea coloanelor pot fi ajustate ca pentru un tabel afiat n Datasheet View. Ordinea nu se reflect n Design View. 17. A se nota c editarea informaiilor direct ntr-o interogare se reflect n tabelele care stau la baza acesteia. Modificai nota obinut pentru unul din studenii selectai. Revenii n Design View. Apsai butonul Run. Deschidei apoi tabelul Catalog i constatai c valoarea a fost modificat. Tabelul 2. Cteva exemple de expresii care definesc criterii. Sintaxa lor trebuie respectat. Criteria Return Cairo Field must match Cairo. Cairo or Chicago Field can match either Cairo or Chicago. =#2/20/85# Matching the data February 20, 1985. Note that when entering data criteria in Access, you must surround the date with two number signs (#) so Access can recognize youre entering a date rather than the literal. In most cases, Access is smart enough to supply its own # marks, but look to be sure. Between #1/3/84# And Anything between January 3, 1984, and June 7, 1985, #6/7/85# inclusive. In (Cairo, Chicago) Another way to match either Cairo or Chicago. A syntactical alternative to or. Not Cairo Any record thats not Cairo. The opposite of Cairo. < Date()- 30 Dates more than 30 days old for this field. Year([Order Date])=1988 Records that have the Order Date field in 1988. Like C* Starts with C; anything else following. Like *a Starts with anything; ends with a. Like [J-M]* Starts with J through M inclusive and ends with anything. Left([City], 1)=O Anything with O in the leftmost position.
sub 5, indiferent de disciplin, i toate notele la Heraldic, indiferent dac sunt de trecere sau nu. Din punct de vedere logic, nregistrrile pe care Access le afieaz cnd criteriile sunt scrise pe linii diferite sunt cele care satisfac cel puin unul din criterii : (Curs=Heraldica) SAU (Nota<5). Pentru ca semnificaia rezultatelor afiate s fie transparent, csua Show trebuie bifat pentru cmpul Curs. 3. S presupunem c dorim afiarea doar a acelor studeni care fie au luat note sub 5 la Heraldic, fie nu i-au satisfcut obligaiile de prezen la aceast disciplin, altfel spus a studenilor nepromovai. Din punct de vedere logic avem o condiie complex n care intervin att conjuncia (I) ct i disjuncia (SAU) : [(Curs=Heraldica) I (Nota<5)] SAU [(Curs=Heraldica) I (Prezenta=False)]. nc o dat, condiiile care trebuie satisfcute simultan (cele unite prin I) trebuie scrise pe aceeai linie, iar cele care trebuie satisfcute alternativ (cele unite prin SAU) trebuie scrise pe linii diferite. n linia Criteria vom scrie Heraldica n coloana Curs i <5 n coloana Nota. n linia or vom scrie Heraldica n coloana Curs i False n coloana Prezenta. Apsai butonul Run i vedei ce se ntmpl. 4. Salvai aceast ultim interogare sub numele Studenti nepromovati la disciplina Heraldica.
62
direct cu tabelul n Datasheet View. Mai mult, exist la nivel de formulare unele faciliti ce nu sunt disponibile la nivel de tabel (acces la mai multe tabele simultan, acces limitat la cmpuri, constrngeri suplimentare asupra datelor etc). Formularele conin controale, obiecte care ofer acces la datele existente sau care permit introducerea de date noi (casete de text, liste, butoane, csue ce trebuie bifate etc). 1. n fereastra Database alegei fia Forms. 2. Activai butonul New. Se deschide fereastra New Form care ne ofer acces la mai multe posibiliti de a crea un nou formular. 3. Alegem Form Wizard. Din lista ascuns alegem tabelul (sau interogarea) pentru care construim formularul. Vom alege DatelePersonale. Apsm butonul OK. 4. Se deschide Form Wizard. Din zona Available Fields mutm n zona Selected Fields cmpurile pe care dorim s le completm : CodNumericPersonal, Nume, InitialaTatalui, Prenume, ProfilLiceu, CetatenieRomana. (Cmpurile disponibile n zona Available Fields sunt cele din tabelul ales la punctul precedent. Numele tabelului apare scris (i poate fi modificat) n zona Tables/Queries, care dispune i de o list ascuns, care conine toate tabelele i interogrile. Modificnd aceast valoare, putem face succesiv disponibile n zona Available Fields cmpurile din toate tabelele i interogrile. Putem astfel s adugm unui formular cmpuri din mai multe tabele.) Apsm butonul Next. 5. Alegem un aranjament (de exemplu Columnar), Next, apoi un fundal (de exemplu International), Next, 6. Modificm sugestia de titlu (de exemplu Formular de introducere a datelor personale) i alegem ntre deschiderea formularului n Design View, pentru modificarea structurii sale, sau n Form View, pentru a ne folosi de funcionalitatea sa i a introduce date n tabelul DatelePersonale. Finish. 7. n Design View, putem deplasa sau redimensiona controalele (cu mouse-ul), le putem redenumi, le putem modifica proprietile, le putem terge sau putem aduga altele noi etc. 8. n Form View putem naviga ntre nregistrri, le putem eventual modifica i putem aduga altele noi. 9. Pentru a naviga ntre nregistrri sunt foarte utile butoanele de casetofon, a cror semnificaie este evident, situate la baza ferestrei. Butonul cu sgeat neagr urmat de un asterisc ne mut la o nou nregistrare. Un buton cu aceeai funcie ( New Record) se gsete pe bara de instrumente, iar lng el se afl butonul Delete Record. Aceleai butoane (de casetofon+ New Record) sunt accesibile i din meniul Edit, Go To. Pentru a ajunge rapid la o nregistrare al crei numr l cunoatem, scriem n zona editabil numrul nregistrrii i apsm Enter. (Experimentai i efectul tastei F5.) 10. n Form View controalele sunt sensibile i primesc informaie de la mouse i de la tastatur, permindu-ne s introducem sau s modificm date. Tastele Tab i Enter servesc pentru a trece la
63
controlul urmtor, nregistrnd eventual modificarea efectuat. Esc anuleaz modificarea efectuat i revine la valoarea anterioar a cmpului. Tab dup ultimul cmp ne mut la urmtoarea nregistrare (sau la o nou nregistrare, dac cea curent era ultima).
Crearea unui raport pentru interogarea Notele la disciplinele cu mai mult de 15 credite
Rapoartele sunt destinate prezentrii informaiei coninute ntr-un tabel sau o interogare ntr-o form care se preteaz uor tipririi. ntre rapoarte i formulare exist numeroase similitudini. 1. n fereastra Database alegei fia Reports. 2. Activai butonul New. Se deschide fereastra New Report care ne ofer acces la mai multe posibiliti de a crea un nou raport. 3. Alegem Report Wizard. Din lista ascuns alegem tabelul (sau interogarea) pentru care construim raportul. Alegem Notele la disciplinele cu mai mult de 15 credite. Apsm butonul OK. 4. Se deschide Report Wizard. Din zona Available Fields mutm n zona Selected Fields cmpurile care dorim s figureze n raport. n cazul nostru le vom muta pe toate. Next. 5. Alegem s grupm datele dup informaiile din tabelul DatelePersonale (adic dup nume i prenume, invers de cum am fcut-o n interogarea nsi). Next. Trecem rapid peste celelalte opiuni de grupare : Next, Next. 6. Alegem un aranjament (de exemplu Block) i o orientare (Portrait), Next, apoi un stil (de exemplu Compact), Next, 7. Modificm sugestia de titlu (de exemplu Raport : notele la disciplinele cu mai mult de 15 credite ) i alegem ntre deschiderea raportului n Design View, pentru modificarea structurii sale, sau n Print Preview, pentru a vedea cum ar arta tiprit. Finish. 8. n Design View, avem posibiliti de aciune asemntoare cu cele pe care le aveam asupra formularelor. Specific rapoartelor e c putem decide ce trebuie s figureze n antetul i la subsolul raportului ca ntreg, precum i n antetul i subsolul fiecrei pagini pe care e tiprit. 9. Putem naviga ntre Design View i Print Preview fie folosind butonul View din stnga sus, fie butoanele Print Preview i respectiv Close.
64