SISTEMAS ABIERTOS Y CERRADOS Un sistema abierto, es aquel que tiene necesariamente un intercambio con su medio ambiente, es decir aquel

cuyas entradas se originan en el ambiente y cuyas salidas se vuelcan a l y que sin este intercambio ms o menos constante no puede funcionar. De este intercambio recproco surge su equilibrio dinmico. El sistema slo es capaz de alcanzar el equilibrio por su intercambio con el ambiente, no lo puede lograr por s. Por ejemplo, una empresa para seguir comprando materia prima que le permita continuar con su produccin necesita ingresos provenientes de las ventas o nuevos aportes de capital (intercambio con el medio). Es decir, del medio obtiene la energa (o los recursos financieros, como en el ejemplo aludido) necesaria para repetir el proceso. Si por alguna razn, no genera nueva energa de entrada en dicho intercambio deber usar la que tenga acumulada para seguir funcionando y si sta se agota y no importa nueva de alguna otra forma, el ciclo se interrrumpir y el sistema desaparecer como tal. Una definicin simple de sistema cerrado sera la de afirmar que se trata de un sistema que no tiene relacin con el medio. Sobre este tema y relacionando con los conceptos de lmites y frontera ya explicados, Kast y Rosenzweig; y Katz y Khan explican que es el concepto de lmite el que ayuda a entender la distincin entre sistemas cerrados y abiertos. El sistema cerrado tiene lmites rgidos e impenetrables, mientras que los abiertos tienen lmites permeables. Sin embargo, decir que un sistema cerrado no tiene relacin con el ambiente no es correcto en sentido estricto. Es difcil hallar ejemplos de sistemas cerrados en la vida real, ya que siempre un sistema tendr aunque sea un pequeo intercambio de entradas y salidas con su ambiente. Por ejemplo, si pensamos en una heladera la misma, mientras reciba electricidad ms o menos constante del ambiente, funciona y se regula por s misma alcanzando el objetivo de enfriar en los grados que le hemos fijado. Entonces, un sistema cerrado es aquel que aunque tenga algn intercambio con su medio ambiente, funciona como si no lo tuviera porque posee mecanismos que le permiten mantener por s mismo cierto grado de estabilidad al funcionar, mientras se mantenga -constante dentro de ciertos lmites- el flujo de energa que requiere. Oscar Johansen al hablar de sistemas cerrados en Sistemas y Organizaciones, explica: Supngase que se encuentra diseado para manejar ciertas situaciones donde las variaciones que pueden entrar en el sistema son conocidas, pero su ocurrencia no puede ser predicha; es decir, el modelo de las variaciones es desconocido pero la naturaleza de las variaciones es conocida. Este sistema es cerrado, ya que mediante la comunicacin de retroalimentacin el sistema se encuentra capacitado para corregir el proceso o la corriente de entrada, permitiendo as su operacin de acuerdo con los objetivos, estndares o estimaciones. Una vez corregido el sistema, este no recibir mas perturbaciones, al menos de esa variable. Aunque esta pudiera repetirse, siempre estar actuando la comunicacin de retroalimentacin como corrector. Un sistema cerrado se caracteriza por estar regido por las leyes de la fsica aplicada y por la ignorancia de las fuerzas del medio que lo afectan. En el caso de los procesos fsicos, estas fuerzas no existen o pueden ser controladas. Lo que sucede es que los sistemas de controles reciben todas las informaciones pertinentes y son capaces de actuar directamente sobre el proceso para lograr sus objetivos. Un ejemplo clsico de un sistema cerrado, es el caso de la calefaccin controlada por un termostato. Si la temperatura de la habitacin baja un cierto lmite, el termostato, actuando como comunicacin de retroalimentacin, hace funcionar la calefaccin. Cuando la temperatura alcanza cierto lmite mximo, el termostato instruye a la calefaccin para que se detenga. Las variaciones susceptibles en este caso son las variaciones de la temperatura. Estndares son los niveles mximos y mnimos de temperatura dentro de los cuales se desea se encuentre la habitacin. El control est dado por el termostato. La accin correctiva se produce cuando existe discrepancia entre la temperatura de la habitacin y los lmites fijados como estndares. Proceso es la generacin o detencin de la generacin de calor. Corriente de entrada es el insumo de materiales e informacin del sistema. Control de corriente de salida es el mismo termostato que indica la temperatura de la pieza en la medida que se desarrolla el proceso. Corriente de salida es el calor producido. La comunicacin de retroalimentacin es informacin de la lectura del termostato, como unidad de informacin, al termostato, como unidad de control, sobre la temperatura alcanzada en la habitacin. Kast y Rosenzweig, en obra citada, sealan: Bertalanffy hizo otra contribucin significativa al establecer una distincin entre los sistemas cerrados y abiertos. Los sistemas fsicos y mecnicos pueden ser considerados como cerrados en

cuanto a su relacin con el ambiente. Por tanto, los primeros tres niveles de la jerarqua de Boulding se refieren a sistemas cerrados; en tanto que los sistemas biolgicos y sociales no son cerrados, sino que se encuentran en constante interaccin con su medio ambiente. Este enfoque del fenmeno social y biolgico como sistema abierto, tiene una profunda importancia para las ciencias sociales y la teora organizacional. La teora tradicional supone que la organizacin es un sistema cerrado, mientras que el enfoque moderno la considera un sistema abierto en interaccin con su ambiente. Mientras que el desarrollo de la teora general de sistemas ha permitido vislumbrar un panorama conceptual total para manejar estos tipos de fenmenos (fsicos, biolgicos, sociales..), han existido muchos nexos adicionales con el desarrollo intelectual que han contribuido al desarrollo del enfoque sistmico. Sin embargo no interesa aqu una clasificacin dicotmica, abierto o cerrado, sino la identificacin de un cierto grado de apertura que lleva a la observacin de ciertas caractersticas dinmicas asociadas con l. Podramos referirnos a sistemas ms o menos abiertos, en los cuales podemos reconocer algunas asociaciones ms importantes. PARTE II Las organizaciones consideradas como sistemas y caractersticas de las organizaciones como sistemas abiertos parcialmente autocontrolados Segn Parsons: Parece apropiado definir una organizacin como un sistema -obviamente social- que est organizado o estructurado para el logro de objetivos y metas y la prestacin de fines. Tal logro es al mismo tiempo el desempeo de un tipo de funcin en razn de ser parte de un sistema mayor, ms inclusivo,: la sociedad. Dado que a las unidades sociales que llamamos organizaciones podemos verlas tambin como un conjunto de elementos relacionados entre s y con el medio y que contribuyen a uno o varios fines y objetivos, podemos entonces definirlas (entenderlas, considerarlas, describirlas) en trminos de sistemas y reconocer en ellas, subsistemas o sistemas menores. Por ejemplo si consideramos a la organizacin Ministerio de Economa de la Provincia de Buenos Aires como un sistema, la Subsecretara de Ingresos Pblicos sera un subsistema de aquel. Si consideramos a dicha Subsecretara como un sistema, la Direccin Provincial del Registro de la Propiedad o la Direccin Provincial de Rentas seran un subsistema de aquella. O, si al Registro de la Propiedad lo vemos como un sistema, los departamentos que lo integran seran sus subsistemas. Mariasch y Boccardi definen a las organizaciones como sistemas complejos constituidos por diversos rangos de subsistemas que integran sus actividades especficas y configuran su estructura. Segn Katz y Khan, las organizaciones -pueden considerarse- sistemas abiertos en los cuales la entrada de energa (todo tipo de recursos) y la transformacin del producto en una mayor energa de entrada (ms recursos) consiste en transacciones (intercambios) entre la organizacin y el medio ambiente. En el captulo 1 de Qu es Administracin?, Ediciones Macchi, Bs. As, 2001, 2da. Edicin, Punto VIII, pgina 29 y siguientes, Barcos explica que una de las concepciones, metforas, pticas o paradigmas desde donde se estudian y explican las organizaciones es la de CONCEBIRLAS COMO SISTEMAS VIVIENTES.

LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS ABIERTOS Katz y Khan sugieren nueve caractersticas comunes compartidas por todos los sistemas abiertos y aplicables a las organizaciones entendidas como tales. Ellas son: 1. La Importacin de Energa, ingreso de recursos o imputs procedentes del medio ambiente externo: Los nuevos suministros de energa entran a la organizacin en forma de personas, informacin, materiales, dinero, distintas formas de energa, etc. Esta energa es proporcionada por otras organizaciones o por el medio general, ser la que se transforme y de origen al producto o salida. 2. El aporte intermedio o proceso interno de transformacin de la energa utilizada: Este es el trabajo que hace el sistema (o la organizacin o una de sus partes entendida como tal), se trata de un proceso de transformacin de las

entradas en salidas. La entrada se altera a medida que los materiales se procesan o las personas reciben un servicio. 3. Las salidas, productos o outputs que vuelven al medio ambiente externo: Es el resultado del proceso. Los productos pueden ser bienes, servicios, informacin, etc. Cualquier cosa que provenga de una organizacin es utilizada, consumida, rechazada, etc. por el medio. 4. Sistemas como ciclo de eventos: Los productos que se envan al medio son la base para la fuente de energa que permite repetir la accin. La industria emplea el trabajo y los materiales para obtener un producto que se vende al medio. Las entradas que el producto reporta se destinan a la compra de mas materiales y trabajo. Las organizaciones voluntarias pueden hacer por sus miembros algo que los lleve a seguir contribuyendo su energa a la organizacin. En ambos casos, la importacin de nueva energa para la organizacin genera un nuevo ciclo. Cada ciclo puede estar compuesto de subsistemas o ser parte de un sistema mayor. Al mismo tiempo, los ciclos en s son afectados por los cambios en el sistema total. Funciona como una forma de reenergizacin del sistema provenientes de fuentes del medio ambiente externo. El punto de vista de sistema abierto reconoce que los sistemas biolgicos o sociales se encuentran en una relacin dinmica con su ambiente y que reciben diferentes entradas, que transforman de alguna manera y salen en forma de productos. La recepcin de entradas en la forma de materiales, energa e informacin, permite al sistema abierto eliminar el proceso de entropa. Estos sistemas estn abiertos no nicamente en relacin a su ambiente, sino tambin en relacin a s mismos, o internamente, en aquellas interacciones entre componentes que afectan el sistema como un todo. El sistema abierto se adapta a su ambiente mediante el cambio de estructura y de los procesos de sus componentes internos. Se debe considerar a la organizacin como un sistema abierto que est en interaccin continua con su medio y logra un estado estable o de equilibrio dinmico mientras conserva su capacidad de trabajo o de transformacin de la energa. En efecto, la supervivencia del sistema no sera posible sin un flujo continuo de transformacin y produccin. En el sistema biolgico o social este es un proceso cclico. El sistema recibe suficientes recursos para mantener su operacin, y saca los recursos transformados hacia el medio en cantidad suficiente para que el ciclo contine. Por ejemplo, la organizacin empresarial recibe insumos de la sociedad en forma de gente, materiales, dinero e informacin, transforma estos insumos en productos, servicios, y da la recompensa suficiente a los miembros de la organizacin para mantener su participacin. Para la empresa, el dinero y el mercado proveen el mecanismo para reiniciar el ciclo de recursos entre ella y su ambiente. Se debe hacer el mismo tipo de anlisis para cualquier tipo de organizacin social. El punto de vista de sistema abierto proporciona la base para el desarrollo de una teora organizacional mas integrada. 5. Entropa negativa, para contrarrestar la tendencia a la destruccin: Las organizaciones tienden a importar mas energa de la que consumen. La energa puede retenerse en depsito para evitar un gasto de energa superior a la importacin. La entropa negativa ayuda a la supervivencia mientras que la entropa positiva (o entropa, simplemente) es la tendencia a la destruccin y conduce a la desaparicin o muerte. La acumulacin de energa y su uso en el momento adecuado detiene el proceso entrpico de destruccin. 6. Entrada de informacin, retroalimentacin negativa y proceso de codificacin: La informacin que entra a la organizacin es codificada y seleccionada de manera que la organizacin no rebose con ms de lo que requiere. Los mecanismos selectores que rechazan mensajes o los aceptan y trasladan a la estructura del sistema son claves en la composicin del proceso de codificacin. La informacin proporciona seales provenientes del medio, la retroalimentacin negativa indica desviaciones con relacin a lo que el medio desea. Este es un mecanismo de control. 7. Estado constante y homestasis dinmica (Equilibrio dinmico para sobrevivir): Los sistemas tienden a mantener su carcter bsico, tratando de controlar los factores externos amenazantes. Al mismo tiempo que se presentan el crecimiento y la expansin, las caractersticas bsicas del sistema tienden a permanecer constantes. Bajo condiciones de crecimiento o expansin extremas puede desarrollarse una nueva caracterstica que sirva como base homeosttica. 8. Diferenciacin interna y externa: Las organizaciones como sistemas se diferencian de otras externamente. La diferenciacin externa se manifiesta en el nombre o razn social, fines, funcin social, marcas, logotipos, prestigio, trayectoria, espacio, etc. y se sirve para adquirir identidad distinta a la de otras organizaciones. Internamente, existe una

tendencia a la diferenciacin por reas, departamentos, a la descripcin de funciones diferenciales, a la realizacin de distintos procesos y a la especializacin de oficios. 9. Equifinalidad: Significa alcanzar o poder alcanzar el mismo estado final o un fin/objetivo/meta partiendo de condiciones iniciales diferentes -situaciones distintas- pero utilizando distintas alternativas o caminos para lograrlo. Se trata de procesos distintos de evolucin. En las organizaciones existen mltiples medios para lograr los mismos fines, objetivos o metas. A medida que aumenta el conocimiento, el nmero de medios convenientes puede verse reducido, pero siempre habr ms de una forma de llegar a los objetivos. La empresa como sistema abierto El enfoque abierto reconoce los sistemas sociales en relacin dinmica con su medio ambiente y se retroalimentan transformando dichas entradas en productos. Lo cual se aplica exactamente al concepto y las funciones de las empresas como rganos productivos de la sociedad ; puesto que dichas interrelaciones hace que la empresa tenga cambios en sus componentes, estructuras, procesos y dems partes internas para estar a la par con los continuos cambios sociales buscando su continuidad en el desarrollo productivo de la Sociedad. Para que est en un punto de equilibrio debe satisfacer las necesidades del mercado, adquiriendo los recursos, insumos y dems para mantener su ciclo : Produccin - Comercializacin y Posventa.

El sistema abierto posee numerosas entradas y salidas para relacionarse con el ambiente externo, las cuales no estn bien definidas; sus relaciones de causa y efecto son indeterminadas. El sistema abierto tambin se llama orgnico (organizaciones, empresas, hombre). Tiene una gran interdependencia con el ambiente, lo cual no obedece a las leyes de la fsica.