CUNOTINE GENERALE DESPRE BAZELE DE DATE

Bazele de date au aprut din necesitatea depozitrii i prelucrrii unei cantiti crescnde de informaii pe sistemele electronice de calcul. O baz de date simpl este organizat sub forma unui tabel, n care coloanele poart numele de cmpuri, liniile se numesc nregistrri, capul de tabel, n ansamblu, fiind echivalentul structurii bazei de date. Specificarea structurii unei baze de date presupune furnizarea tuturor cmpurilor care alctuiesc aceast baz ct i a caracteristicilor acestora. Un cmp este caracterizat de: numele cmpului, tipul cmpului, lungimea cmpului i numrul de zecimale. Dup specificarea structurii bazei de date, se poate trece la lucrul cu aceasta, ceea ce poate nsemna: ncrcarea de date n baza de date, modificarea unor date deja introduse, tergerea unor date din baza de date, cutri de date care s ndeplineasc anumite condiii, selectri de date dup anumite criterii etc. O baz de date relaional este format din mai multe baze de date simple, care, n aceast postur, se numesc tabele, ntre care se stabilesc mai multe relaii i care pot fi accesate simultan. Selectarea nregistrrilor curente din tabelele ce alctuiesc o baz de date relaional este realizat automat de sistem, n funcie de relaiile acestora. LANSAREA PROGRAMULUI ACCESS I DESCHIDEREA BAZELOR DE DATE Pentru a lansa n execuie programul Access din meniul Start, Programs alegei Microsoft Office - Microsoft Office Access 2003. Dup ce Access s-a ncrcat, va fi afiat caseta de dialog din figura de mai jos.

Dac dorii s creai o baz de date nou alegei Creare fiier respectiv Baza de date necompletat, dai un nume bazei de date i alegei directorul n care dorii s o salvai. Selectai din rubrica Deschidere opiunea Mai mult pentru deschiderea unei baze date existente. Deasupra opiunii Mai mult se observ lista bazelor de date deschise anterior. Cnd baza de date pe care dorii s o deschidei se afl printre
1

acestea, o selectai i se va deschide, altfel, selectai Mai mult . Access afieaz caseta de dialog Open, de unde v putei alege baza de date care dorii o deschidei. Dup deschiderea unei baze de date este afiat acest ecran special.

Bazele de date Access conin urmtoarele elemente ntr-un singur fiier baz de date .mdb: Tabelele (Tables) stocheaz datele n formatul rnd-coloan, similar celui folosit de aplicaiile de calcul tabelar. O baz de date Access poate cuprinde cel mult 32768 de tabele, dintre care 254 pot fi deschise n acelai timp, dac avei suficiente resurse disponibile. Interogrile (Queries) afieaz datele coninute n cel mult 16 tebele. Cu ajutorul lor putei indica modul n care prezentai datele alegnd tabelele care compun interogarea i cel mult 255 de cmpuri ale acestora. Determinai nregistrrile care vor fi afiate indicnd criteriile pe care trebuie s le ndeplineasc datele cuprinse n interogare. Formularele (Forms) afieaz datele coninute n tabele sau interogri i v permit s adugai altele noi, s le actualizai sau s le tergei pe cele existente. Formularele pot conine un cod (cod VBA) care asigur subproceduri controlate de evenimente pentru ele i pentru obiectele de control coninute. Rapoartele (Reports) tipresc datele din tabele i interogri n aproape orice format pe care l dorii. Macrocomenzile (Macros) automatizeaz operaiile Access. Ele iau locul codului de programe cerut de alte aplicaii de baze de date, pentru a executa anumite aciuni ca rspuns la evenimente iniiate de utilizator, de exemplu executarea unui clic pe un buton de comand. Modulele (Modules) conin codul Access VBA pe care l scriei pentru a executa operaii neacceptate de colecia standard de macrocomenzi incluse n Access. CREAREA UNUI TABEL

n fereastra Database, avnd selectat opiunea Tables, executai clic pe New i apare fereastra New Table, de unde alegei modul Design View i Ok. Pe ecran apare fereastra Table Design din figura de mai jos.

Lista care urmeaz centralizeaz proprietile care le stabilii n grila Table Design: Field Name. Introducei numele cmpului n prima coloan a grilei Table Design. Numele cmpurilor nu pot fi mai lungi de 64 de caractere i pot avea nglobate spaii i semne de punctuaie cu excepia punctelor (.), a semnelor de exclamare (!) i a parantezelor drepte ([ ]). Numele cmpurilor sunt obligatorii i nu putei atribui acelai nume mai multor cmpuri. Este foarte bine dac nu includei spaii n nume. (Pentru a mbuntii lizibilitatea nlocuii spaiile cu caracterul de subliniere ( _ ) sau folosii litere mari i mici.) Data Type. Selectai tipurile datelor dintr-o list derulant din a doua coloan a grilei Table Design. Aceste tipuri includ Text, Memo, Number, Date/Time, Currency, AutoNumber, Yes/No, OLE Object i Lookup Wizard. (vezi tabelul 1) Description. n caseta de text din cea de-a treia coloan a grilei Table Design putei introduce o descriere opional a cmpului. Dac o adugai, ea va aprea pe bara de stare din partea din stnga-jos a ferestrei Access atunci cnd selectai cmpul pentru introducerea sau editarea datelor. Primary Key. Pentru a alege un cmp drept cheie principal, selectai-l executnd clic pe butonul lui de selecie din partea stng a coloanei Field Name i apoi apsai pe butonul Primary Key de pe bara cu instrumente. (Utilizarea unui cmp cheie primar este o metod simpl de prevenire a duplicrii nregistrrilor dintr-o tabel.) n funcie de tipul de date ales pentru un cmp, putei stabili cteva prorieti suplimentare. Acestea pot fi indicate n eticheta General din panoul Field Properties al ferestrei Table Design:
3

 Field Size. n aceast caset de text introducei dimensiunea cmpului pentru tipul de date Text. n cazul tipului Numeric, alegei dimensiunea cmpului selectnd-o dintr-o list derulant. Format. Putei selecta dintr-o list derulant combinat, un format standard, predefinit, n care vei afia valorile din cmpuri. Decimal Places. Din caseta derulant combinat putei alege Auto sau un anumit numr de zecimale. Input Mask. Mtile de intrare a datelor sunt iruri de caractere, similare celor folosite de proprietatea Format, care determin modul de afiare a datelor n timpul introducerii i editrii lor. Caption. Dac n fereastra Table Datasheet View, vrei s apar pe butonul antetului cmpului un nume (altul dect numele lui), l putei introduce n caseta de text cu lista Caption. Default Value. Introducnd o valoare n caseta de text Default Value, indicai o valoare iniial, pe care Access o introduce automat n cmp, cnd adugai o nou nregistrare n tabel. Validation Rule (regula de validare). Regulile de validare testeaz, valoarea introdus ntr-un cmp. Validation Text (textul validrii). Reprezint textul care va aprea pe bara de stare, n cazul n care valoarea introdus nu respect criteriul Validation Rule. Required (cerin). Dac stabilii Yes, va trebui s introducei o valoare n cmp. Indexed (indexat). Dintr-o list derulant putei alege ntre un index care permite valorile duplicat i unul care cere ca fiecare valoare din cmp s fie unic. Tabelul 1 Tipuri de date disponibile pentru cmpurile din Access Tipul datelor Informaii Descrierea tipului datelor Text Caractere Cmpurile de tip Text sunt cel mai des folosite, aa c Access consider acest tip ca fiind cel prestabilit. Un cmp de tip Text poate conine cel mult 255 de caractere. Access atribuie o lungime prestabilit de 50 de caractere. Memo Cmpurile de tip Memo pot conine cel mult 64.000 de caractere. Le utilizai pentru a oferi comentarii descriptive.Un cmp memo nu poate fi cheie. Number Valori Sunt disponibile mai multe subtipuri de date. numerice Alegei subtipul corespunztor selectnd unul dintre parametrii proprietii Field Size (dimensiunea cmpului) prezentai n tabelul 2. Indicai modulm n care va fi afiat numrul stabilindu-i proprietatea Format la unul dintre formatele prezentate n tabelul 3. AutoNumber Un cmp de tipul AutoNumber conine o valoare numeric (Long Integer), pe care Access o
4

Yes/No Currency Date/Time

Object OLE

completeaz n mod automat pentru fiecare nregistrare adugat ntr-o tabel. Cmpurile logice din Access folosesc valori logice numerice (de tip ntreg): 1 pentru cmpurile Yes i 0 pentru No. Cmpurile logice nu pot fi cheie. Este un format special, fix, cu patru zecimale, proiectat s previn erorile de rotunjire care ar afecta operaiile contabile. Datele calendaristice i ora sunt stocate ntr-un format special fix. Controlai modul n care Access afieaz datele calendaristice selectnd una dintre proprietile Date/Time Format prezentate n tabelul 3. Include elemente grafice realiyate din puncte, desene vectoriale, fiiere cu semnale audio, etc. Intervalul valoric de la 1,797*10^308 pn la +1,797*10^308 de la 3,4*10^38 pn la +3,4*10^38 de la 2.147.483.648 pn la +2.147.483.648 de la 32.768 pn la 32.767 de la 0 la 255 -922337203685477.5808 pn la +922337203685477.5808

Tabelul 2 Subtipurile tipului de date Number determinate de proprietatea Field Size

Field size Double Single Long Integer Integer Byte Currency

Zecimale 15 7 0 0 0 4

Tabelul 3 Formatele standard de afiare ale tipurilor de date Tipul datelor Format Aspect General Number 1234.5 Currency $1,234.50 Fixed 12345 Number Standard 1,234.50 Percent 0.1234=12.34% Scientific 1.23E+03 General Date 10/1/92 4:00:00 PM Long Date Thursday, Octomber, 1992 Medium Date 1-Oct-92 Date/Time Short Date 10/1/92 Long Time 4:00:00 PM Medium Time 04:00 PM Short Time 16:00 Yes/No Yes sau No True/False True sau False Yes/No On/Off On sau Off Fr -1 sau 0
5

Introducerea, modificarea, tergerea i cutarea datelor ntr-o tabel Se selecteaz tabela n care dorim s introducem nregistrri i se alege Ok. Cmpurile din tabel se completeaz corespunztor cu nregistrrile dorite (valorile din cmpul care este considerat cheie primar trebuie s fie unice.) Pentru a terge o nregistrare se selecteaz i se alege opiunea Edit-Delete Record. Pentru a cuta i a selecta nregistrri care conin n cmpuri valori egale cu unele valori particulare (sau care se potrivesc parial), folosii opiunea Edit-Find. Relaii ntre tabele n Access, putem stabili relaii ntre tabele, ceea ce ne permite s combinm date din mai multe tabele n formulare, interogri i rapoarte. De obicei, relaiile implic tabelele n care cheia principal a unui tabel corespunde unui cmp numit cheie strin, din alt tabel. Exist urmtoarele patru posibiliti de realizare a relaiilor dintre tabele: Relaiile de tipul one-to-one (una la una) cer ca valoarea cmpului cheie dintr-o singur nregistrare a noiii tabele s se potriveasc cu o valoare corespondent din cmpul asociat din tabela existent.n acest caz, cmpul cheie din noua tabel trebuie s fie unic; n el nu sunt permise valori duplicat. Relaiile de tipul many-to-one (multe la una) permit noii tabele s conin mai multe valori n cmpul cheie, corespunztoare unei singure valori a cmpului asociat din tabela existent. Relaiile de tipul one-to-many (una la multe) cer unicitatea cmpului cheie din noua tabel, dar valorile din el pot s se potriveasc mai multor valori ale cmpului asociat din tabela existent. Relaiile de tipul many-to-many (multe la multe) sunt asocieri libere, n care nu exist nici o relaie unic ntre cmpurile cheie ale tabelei existente sau ale celei noi, iar cmpurile cheie din ambele tabele conin valori duplicat. Pentru creearea i afiarea relaiilor dintre tabelele unei baze de date, alegei opiunea Tools-Relationships. FOLOSIREA INTEROGRILOR n Access, folosim interogri pentru a lansa ntrebri referitoare la tabelele bazelor de date, pentru a extrage nregistrri complete sau pariale din tabele i chiar pentru a executa anumite operaii asupra nregistrrilor. Interogrile care gsesc i extrag informaii dintr-o baz de date se numesc interogri de selecie, iar cele care efectueaz o aciune, cum ar fi actualizarea sau tergerea unor nregistrri, se numesc interogri de aciune.

Proiectarea interogrii de tip selecie n fereastra Database, avnd selectat opiunea Queries, executai clic pe New i apare fereastra New Query, de unde alegei modul Design View i Ok. Dup ce adugai tabela care dorii s o folosii la interogare este afiat fereastra Select Query prezentat n figura urmtoare:

Fereastra conine tabela adgat, iar n partea de jos o gril de tabel numit grila QBE ( Query By Exemple Interogare prin exemplu), n care putei structura vizual interogarea. Executai dublu-clic pe cmpurile care dorii s le adugai n grila QBE. Acestea vor aprea n rndul Field. Pe rndul Table este specificat tabela din care sunt luate cmpurile. Sort permite sortarea nregistrrilor dup cmpul dorit (cresctor sau descresctor), iar Show afiarea numai a cmpurilor dorite. n rndul Criteria se stabilesc condiiile de selecie. Pentru a realiza o interogare parametric (vei fi atenionat pentru fiecare parametru necesar n caseta de dialog Enter Parameter Value) scriei textul cu care se cere introducerea valorilor ncadrat ntre paranteze. Crearea noilor tabele cu ajutorul interogrilor generatoare de tabele Creai o interogare de selecie pentru tabela din care dorii s folosii datele pentru noua tabel. Alegei cmpurile dorite i stabilii criteriile pentru nregistrrile care dorii s apar n noua tabel. Alegei Query Make Table. Va aprea caseta de dialog Make Table, n caseta de text Table Name introducei numele pentru noua tabel i executai clic pe OK. Rulai interogarea realizat i noua tabel va fi creat. tergerea nregistrrilor dintr-o tabel cu ajutorul unei interogri de aciune Creai o interogare de selecie i apoi adugai cmpurile individuale care vor fi utilizate la indicarea criteriilor de tergere a anumitor nregistrri. Dac nu
7

indicai nici un criteriu, n momentul n care transformai interogarea de selecie ntr-una care terge i apoi o rulai, va terge toate nregistrrile din tabel. Alegei opiunea Query-Delete Query i Access nlocuiete rndurile Sort i Show ale grilei Select Query cu rndul Delete aa cum vedei mai jos:

Actualizarea valorilor din mai multe nregistrri ale unei tabele Interogrile care actualizeaz, modific valorile datelor dintr-o tabel. Acestea sunt utile n situaiile n care trebuie s actualizai cu aceeai expresie valorile cmpurilor din mai multe nregistrri. Creai o interogare de selecie pentru tabela n care dorii s modificai nregistrri. Alegei opiunea Query Update Query. n grila Select Query, rndurile Sort i Show vor fi nlocuite de un rnd nou, Update To:

Pe rndul Update To, pentru cmpul dorit introducei expresia cu care dorii s nlocuii nregistrrile din acel cmp. Dac dorii s modificai numai anumite nregistrri, completai criteriul corespunztor. (n exemplul de mai sus preul pentru produsul ZAHAR va fi marit cu 5%) CREAREA I UTILIZAREA FORMULARELOR Formularele Access creeaz interfaa utilizatorului cu tabelele, ofer avantajul c prezint datele ntr-o manier organizat i atractiv. Introducerea nregistrrilor ntr-un formular n loc s introducem informaiile ntr-un tabel, putem s le introducem ntr-un formular. n fereastra Database, avnd selectat opiunea Forms, executai clic pe New i apare caseta de dialog New Form ca n desenul de mai jos:

Din partea de sus a casetei se alege opiunea dorit de realizare a formularului, iar din lista derulant de jos, tabelul pentru care se realizeaz formularul. Opiunea Form Wizard v permite s creai fie un formular simplu, fie unul care conine un subformular. Opiunea Design View deschide un formular gol n modul de lucru Design (proiectare). Diversele opiuni AutoForm creeaz automat formulare cu anumite configuraii: pe coloane (Columnar), pe linii (Tabular) i tip tabel (Datasheet). Opiunea Chart Wizard apeleaz programul Chart Wizard pentru a introduce n formular un grafic sau o diagram. TIPRIREA RAPOARTELOR Produsul final al aplicaiilor de baze de date este un raport. n Access, raportul este un tip de formular continuu destinat n mod special tipririi. Programul
9

Access combin datele din tabele, interogri i chiar formulare i genereaz un raport pe care s-l tiprii. Pentru a creea un raport executai clic pe eticheta Reports din fereastra Database i apoi pe butonul New. Programul Access afieaz caseta de dialog New Report din figura de mai jos:

Ca i formularele, rapoartele necesit o surs de date, care poate fi o tabel sau o interogare. Selectai tabela dorit dintre opiunile oferite de lista casetei combinate a dialogului New Report. Selectai opiunea AutoReport Columnar sau Tabular n funcie de cum dorii s apar datele n raport. CREAREA COMENZILOR MACRO n programarea prin scrierea comenzilor macro, creai mici programe numite comenzi macro. Fiecare comand macro const dintr-o list de aciuni pe care dorii s le execute programul Access. Deschidei o foaie nou de comenzi macro din fereastra Database cu un clic pe eticheta Macro i apoi pe butonul New. n fereastra de proiectare se deschide o nou foaie de comenzi macro, prezentat mai jos:

10

Foaia de comenzi macro permite s introducei cu uurin aciunile i argumentele lor. Alegei aciunea dorit din lista aciunilor iar n partea de jos stabilii argumentele aciunilor. Argumentele definesc modul de lucru al aciunii. Fiecare tip de aciune are un set asociat de argumente. Aciuni ale comenzilor macro: Beep (produce un sunet pentru avertizare) Close (nchide fereastra activ) GoToRecord (afieaz nregistrarea specificat dintr-o tabel) OpenForm ( deschide un formular) OpenQuery ( deschide o interogare) OpenReport (deschide un raport) OpenTable (deschide o tabel) Print (tiprete raportul sau formularul activ) Quit (incheie execuia programului Access)

11