Sunteți pe pagina 1din 51

UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European

GUVERNUL ROMNIEI Ministerul Administraiei i Internelor

Inovaie n administraie Programul Operaional "Dezvoltarea Capacitii Administrative"

Reguli pentru cererile de idei de proiecte

Acest ghid nlocuiete versiunea publicat n februarie 2009 i intr n vigoare la data de 30 octombrie 2009

Not: Aceste reguli se aplic i cererilor de finanare aferente fielor de proiect depuse n anul 2008.

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

Not Acest document a fost elaborat de Autoritatea de management pentru a veni n sprijinul solicitanilor, autoriti ale administraiei publice centrale (ministere, agenii) care doresc s obin finanare nerambursabil din Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative, n cadrul cererilor de idei de proiecte. Documentul furnizeaz informaii utile cu privire la etapele dezvoltrii de proiect, la eligibilitatea solicitanilor i a partenerilor, la eligibilitatea activitilor i a cheltuielilor, la modul de solicitare a finanrii, la evaluarea i selecia cererilor de finanare, la contractare, precum i la implementarea i managementul financiar al proiectelor. Documentul reprezint Ghidul solicitantului pentru cererile de idei de proiecte. Pentru o mai bun nelegere a acestuia este recomandat s consultai documentele programatice (Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative i Documentul Cadru de Implementare) precum i legislaia naional i comunitar. Dac dup parcurgerea acestui document mai avei ntrebri le putei adresa Autoritii de management, Ministerul Administraiei i Internelor , la telefoanele 021-314.39.29 sau 021-303.70.80, int. 11115 sau prin email la amdca@mai.gov.ro. Informaiile pe care le solicitai i care sunt de interes pentru toi solicitanii vor fi postate pe site-ul www.mai.gov.ro, rubrica fonduri structurale. Totodat, v recomandm s consultai periodic site-ul nostru pentru orice modificri aduse acestui ghid i orice alte informaii de interes.

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

ATENIE! Operaiunile care fac obiectul cererilor de proiecte nr. 2/2009 Sprijinirea iniiativelor de reducere a duratei de livrare a serviciilor publice i 3/2009 Introducerea i meninerea n funciune a sistemelor de management, inclusiv ISO i EMAS nu sunt deschise pentru prezentele cereri de idei de proiecte. Astfel, nu se primesc fie de proiect care se ncadreaz n urmtoarele operaiuni de pe domeniul 2.2 al PO DCA: Implementarea iniiativelor de reducere a duratei de livrare a serviciilor publice (de exemplu, ghieul unic pentru ceteni, i n form electronic, planificarea serviciilor destinate cetenilor, managementul documentelor, folosirea regulii aprobrii tacite, etc.) DMI 2.2 Introducerea i meninerea n funciune a sistemelor de management, inclusiv EMAS DMI 2.2

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE


CUPRINS

Octombrie 2009

1. INTRODUCERE........................................................................................ 6 2. DEZVOLTAREA IDEILOR DE PROIECT ........................................................ 7 3. EVALUARE, SELECIE I CONTRACTARE ................................................. 10 3.1 CRITERII DE ELIGIBILITATE..........................................................................10 3.1.1 ELIGIBILITATEA SOLICITANILOR................................................................................... 10 3.1.2 PARTENERIATE I ELIGIBILITATEA PARTENERILOR..............................................................11 3.1.3 GRUPURI INT ELIGIBILE........................................................................................... 14 3.1.4 INDICATORI.............................................................................................................. 14 3.1.5 ACTIVITI ELIGIBILE.................................................................................................. 14 3.1.6 DURATA PROIECTELOR............................................................................................... 18 3.1.7 VALOAREA ELIGIBIL A PROIECTELOR............................................................................ 19 3.1.8 FINANAREA PROIECTELOR.......................................................................................... 19 3.1.9 CHELTUIELI ELIGIBILE................................................................................................. 20 3.2 CEREREA DE FINANARE............................................................................24 3.3 UNDE I CND PUTEI DEPUNE CEREREA DE FINANARE......................................26 3.4 EVALUAREA I SELECIA CERERILOR DE FINANARE...........................................26 3.4.1 VERIFICAREA CONFORMITII ADMINISTRATIVE I A ELIGIBILITII........................................26 3.4.2 EVALUAREA TEHNIC I FINANCIAR.............................................................................27 3.4.3 SELECIA................................................................................................................ 27 3.5 CONTRACTAREA......................................................................................29 3.5.1 NCHEIEREA CONTRACTULUI DE FINANARE.....................................................................29 3.5.2 MODIFICAREA CONTRACTULUI DE FINANARE..................................................................30 4. IMPLEMENTAREA I MANAGEMENTUL FINANCIAR................................... 33 4.1 MONITORIZAREA IMPLEMENTRII PROIECTELOR................................................33 ............................................................................................................... 33 4.1.1 PROCEDURILE STANDARD DE MONITORIZARE..................................................................33 4.1.2 PROCEDURILE SPECIFICE DE MONITORIZARE....................................................................38 4.1.3 ASISTEN POST-CONTRACTARE................................................................................... 39 4.2 MANAGEMENTUL FINANCIAR N PERIOADA DE IMPLEMENTARE...............................40 ...................................................................................................................................... 40 4.2.1 MECANISMUL DE EFECTUARE A PLILOR.......................................................................40 4.2.2 CONTROLUL PROIECTULUI .......................................................................................... 41 4.2.3 SESIZAREA NEREGULILOR........................................................................................... 45 4.2.4 RECUPERAREA DEBITELOR.......................................................................................... 46

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

5. CONTESTAII........................................................................................ 49

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

1. Introducere
Informaii referitoare la Programul operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative, la prioritile i domeniile pe care le finaneaz se regsesc n documentele programatice: Programul operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative, aprobat prin decizia CE nr. 5748/21.11.2007. Documentul cadru de implementare aprobat prin Ordinul comun al ministrului internelor i reformei administrative i al ministrului economiei i finanelor nr. 494/1875/13.06.2008 Aceste documente sunt publicate pe site-ul Autoritii de management www.mai.gov.ro, rubrica Fonduri structurale. Cererile de idei de proiecte sunt urmtoarele: Cererea de idei de proiecte nr. IP 1/2009: Domeniul 1.1 mbuntirea procesului de luare a deciziilor la nivel politic-administrativ Cererea de idei de proiecte nr. IP 2/2009: Domeniul 1.2 Creterea responsabilizrii administraiei publice; Cererea de idei de proiecte nr. IP 3/2009: Domeniul 1.3 mbuntirea eficacitii organizaionale Cererea de idei de proiecte nr. IP 4/2009: Domeniul 2.1 Sprijin pentru procesul de descentralizare sectorial a serviciilor jumtate din suma alocat pentru acest domeniu este destinat sectoarelor prioritare stabilite n Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative; Cererea de idei de proiecte nr. IP 5/2009: Domeniul 2.2 mbuntirea calitii i eficienei furnizrii serviciilor mai puin operaiunile care fac obiectul cererilor de proiecte nr. 2/2009 Sprijinirea iniiativelor de reducere a duratei de livrare a serviciilor publice i nr. 3/2009 Introducerea i meninerea n funciune a sistemelor de management, inclusiv ISO i EMAS.

Etapele necesare obinerii finanrii n cadrul cererilor de idei de proiecte sunt urmtoarele: 1. Dezvoltarea ideii de proiect descrise n fia de proiect pn la stadiul de cerere de finanare 2. Evaluarea, selecia i contractarea proiectului descris n cererea de finanare
6

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

2. Dezvoltarea ideilor de proiect


Etapa debuteaz cu depunerea fiei de proiect1 (anexa nr. 1) de ctre dvs., n calitate de solicitant, ncepnd cu data de 09 februarie 2009 pn cnd Autoritatea de management decide nchiderea cererilor de idei de proiecte. Autoritatea de management va anuna public acest lucru. Fia de proiect poate fi depus: Prin pot cu confirmare de primire, la adresa: Ministerul Administraiei i Internelor, Piaa Revoluiei nr.1A, intrarea D, sector 1 Bucureti, cod potal 010086, menionndu-se pe plic Direcia General pentru Dezvoltarea Capacitii Administrative, cererea de idei de proiecte nr. IP..../2009 sau Personal sau prin intermediul unei persoane nominalizate de dumneavoastr la aceeai adres menionat mai sus Fia de proiect trece prin etapa de verificare a ncadrrii ideii de proiect n prioritile PO DCA i n regulile stabilite de acest document. Vor fi verificate urmtoarele aspecte: Aspecte care vor fi urmrite Explicaii Fia de proiect este Formatul fiei de proiect se gsete tehnoredactat n limba romn pe site la adresa www.mai.gov.ro i n formatul cerut rubrica Fonduri structurale. Toate cmpurile din fia de Completai toate cmpurile din fi . proiect sunt completate n cazul n care acestea nu sunt completate vi se va solicita retrimiterea ei, completat. Fia de proiect este semnat Fia de proiect trebuie semnat de de ctre reprezentantul legal ctre reprezentantul legal. Declaraia de eligibilitate este Declaraia de eligibilitate trebuie s anexat fiei i completat n fie n forma solicitat, datat i formatul solicitat semnat de reprezentantul legal. Solicitantul este autoritate a Conform beneficiarilor identificai n administraiei publice centrale PO DCA i DCI Ideea de proiect poate Va fi verificat fia n totalitatea ei. contribui la realizarea Contribuia la realizarea obiectivelor obiectivului specific al trebuie s reias clar, coerent. domeniului (vezi capitolul corespunztor din DCI) Problema identificat este la

Exceptnd domeniul 1.1, n cadrul cruia nu se primesc noi fie de proiect, ci doar cereri de finanare pentru fiele depuse n cadrul cererii de idei de proiecte nr. 1/2008.

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

nivel naional, regional sau sectorial. Rezolvarea problemei descrise Solicitantul este instituia abilitat este n competena solicitantului s rezolve problema descris. Aceste informaii trebuie prezentate la pct. 2.3 din fi. Valoarea proiectului este mai Valoarea proiectului, nscris n fia mare de 1.850.000 lei(fr TVA) de proiect, trebuie exprimat n lei i nu n alt moned i nu va conine TVA V recomandm s completai fia de proiect dup o analiza corespunztoare a documentelor programatice amintite la cap. 1 Introducere, precum i dup analiza problemei identificate i consultarea cu factorii interesai. Totodat, v recomandm ca pentru rezolvarea problemei identificate, s avei n vedere mai multe opiuni de rezolvare a problemei descrise. Analizai costurile fiecrei opiuni i implicaiile sale i alegei una dintre ele. O alternativ poate fi i neimplicarea n rezolvarea problemei. Alegerea ei trebuie motivat n etapa de elaborare a cererii de finanare (vezi cap. 3). Pentru stabilirea obiectivelor proiectului, v recomandm s folosii metodologia PCM (Project Cycle Management Managementul ciclului de proiect)2, care definete obiective generale, scop, rezultate i activiti, pentru un proiect. ATENIE! Asistena acordat de Autoritatea de management pentru dezvoltarea ideii de proiect nu v garanteaz obinerea finanrii. Cererea de finanare trece prin aceleai etape de verificri i de evaluri ca toate cererile primite de Autoritatea de management n urma unei cerere de proiecte. Dac fia de proiect trece cu succes de aceast verificare, va fi supus deciziei de a primi sau nu, sprijin n dezvoltarea ideii de proiect. n cazul unei decizii favorabile, Autoritatea de management v acord asisten pentru o perioad limitat, de maxim 3 luni. Dac Autoritatea de management decide s nu acorde asisten n dezvoltarea ideii de proiect vei fi informat, n scris, n maxim trei zile lucrtoare, despre acest lucru. Pentru perioada de dezvoltare a ideii de proiect Autoritatea de management va numi o persoan responsabil de fia respectiv. Aceasta v va oferi informaii despre cerinele din etapa de implementare, ale Autoritii de management, elemente necesare n stabilirea detaliilor proiectului i, dac este cazul, informaii despre managementul de proiect, inclusiv bune practici. Dup expirarea perioadei n care Autoritatea de management acord asisten (maxim 3 luni) sau chiar n perioada amintit, n funcie de
2

http://ec.europa.eu/europeaid/multimedia/publications/publications/manuals-tools/t101_en.htm

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

implicarea i disponibilitatea solicitantului, putei s completai cererea de finanare i s o depunei la AM PO DCA (cap. 3). Cererea va trece prin etapele prezentate n capitolul 3. Condiiile de eligibilitate a solicitanilor, a partenerilor i a activitilor, regulile referitoare la pregtirea proiectului, la completarea i la depunerea cererii de finanare, precum i alte elemente de implementare se regsesc n capitolele urmtoare ale prezentului document.

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

3. Evaluare, selecie i contractare


3.1 Criterii de eligibilitate 3.1.1 Eligibilitatea solicitanilor Condiii specifice: Pot depune proiecte n cadrul acestei cereri de idei de proiecte autoritile administraiei publice centrale (aa cum sunt stabilite n DCI), cu atribuii n rezolvarea problemei descrise, aceasta fiind la nivel naional, regional sau sectorial. La nivelul fiecrei cereri de idei de proiecte solicitanii difer dup cum urmeaz: Cod/numr cerere de idei de proiecte Cererea de idei de proiecte nr. IP 1/2009 Cererea de idei de proiecte nr. IP 2/2009 Cererea de idei de proiecte nr. IP 3/2009 Cererea de idei de proiecte nr. IP 4/2009 Cererea de idei de proiecte nr. IP 5/2009 Solicitani eligibili autoritile administraiei centrale (conform DCI). autoritile administraiei centrale (conform DCI). autoritile administraiei centrale (stabilite n DCI). autoritile administraiei centrale (conform DCI). publice publice publice publice

sunt autoritile administraiei publice centrale (conform DCI

ATENIE! V reamintim ca proiectele care se ncadreaz n cererile de proiecte nr. 2/2009 Sprijinirea iniiativelor de reducere a duratei de livrare a serviciilor publice i nr. 3/2009 Introducerea i meninerea n funciune a sistemelor de management, inclusiv ISO i EMAS nu pot fi depuse n cadrul prezentelor cereri de idei de proiecte. Condiii generale: n conformitate cu Regulamentul Comisiei Europene nr. 1605/2002, nu avei dreptul s participai la cererea de proiecte sau s primii o finanare nerambursabil dac instituia sau reprezentantul su legal, persoana nominalizat n cererea de finanare, se afl ntr-una din urmtoarele situaii :

10

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

a) Suntei n faliment sau n curs de lichidare, suntei n administrarea unei autoriti judiciare, sau implicai n nelegeri cu creditorii, v-ai suspendat activitile, suntei subiect al procedurilor viznd aceste aspecte, sau v aflai ntr-o situaie similar ca urmare a aplicrii unei proceduri similare prevzute n legislaia sau reglementrile naionale n vigoare; b) ai suferit condamnri privind conduita profesional, printr-o hotrre judectoreasc rmas definitiv (res judicata) (ex. mpotriva creia nu este posibil nici un apel); c) suntei vinovai de grave erori profesionale dovedite prin orice mijloace pe care Autoritatea de management le poate justifica; d) obligaiile de plat nete depesc 1/12 din totalul obligaiilor datorate n ultimele 12 luni, evideniate n Certificatul de atestare fiscal pentru persoane juridice eliberat de Agenia Naional de Administrare Fiscal; e) ai suferit condamnri pentru fraud, corupie, implicarea ntr-o organizaie ilegal sau orice alt activitate ilegal n detrimentul intereselor financiare ale Comunitilor, printr-o hotrre judectoreasc rmas definitiv (res judicata); f) ai fost declarai a fi ntr-o situaie grav de nerespectare a obligaiilor contractuale privind procedurile de achiziie sau procedurile de contractare a finanrilor nerambursabile din fondurile Comunitii Europene. Cererea de finanare conine o seciune n care reprezentantul legal declar pe proprie rspundere c nu se afl n situaiile descrise mai sus. Putei fi de asemenea exclui de la participarea la cererea de proiecte sau de la primirea unei finanri nerambursabile dac n timpul cererii de proiecte: g) suntei vinovai de distorsionri grave n procesul de transmitere a informaiilor solicitate de ctre Autoritatea de management, ca i condiie de participare la cererea de proiecte; h) ai ncercat s obinei informaii confideniale sau s influenai evaluatorii Autoritii de management n timpul procesului de evaluare a cererilor de finanare din prezenta cerere de proiecte sau a unora anterioare. 3.1.2 Parteneriate i eligibilitatea partenerilor

Respectnd prevederile legislaiei naionale, dumneavoastr, ca solicitani ai finanrii din PO DCA, putei implementa proiectul n parteneriat. Partenerii i relaia de parteneriat nu trebuie s ncalce prevederile OUG 34/2006 , i anume nu trebuie s limiteze competiia pe piaa bunurilor sau serviciilor prin intrarea n parteneriat cu un potenial furnizor de servicii i nu trebuie s afecteze utilizarea eficient a fondurilor publice lund n considerare o evaluare calitate cost. Prin urmare, Autoritatea de management
11

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

va considera neeligibil un parteneriat ntre dvs. i un potenial furnizor de bunuri sau servicii pentru a ocoli procedurile de achiziie public (pentru activitile pe care le desfoar partenerul) Partenerii pot pune bani n comun pentru implementarea proiectului, pot realiza o parte din activitile proiectului (respectnd prevederile legale referitore la achiziiile publice). Solicitantul este responsabil cu depunerea cererii de finanare i semnarea contractului cu Autoritatea de management. Rolul fiecrui partener trebuie precizat foarte clar i detaliat n cadrul cererii de finanare i n acordul de parteneriat (anexa nr. 1 la Cererea de finanare). Acordul trebuie s conin i o clauz privind situaia n care unul dintre parteneri nu-i realizeaz obligaiile. n acest caz, solicitantul trebuie s poat prelua toat activitatea partenerului n cauz. Condiii specifice: Categoriile de parteneri eligibili n cadrul acestei cereri de proiecte sunt: Ministere Agenii Autoriti ale administraiei publice locale Structurile asociative ale autoritilor administraiei publice locale Asociaiile de dezvoltare intercomunitar ONG-uri cu activiti relevante n domeniul administraiei publice (altele dect structurile asociative ale autoritilor publice locale) Universiti Condiii generale: Partenerii pot fi instituii cu sediul n Romnia sau n strintate. Cheltuielile angajate de acetia sunt eligibile n aceeai msur cu cele propuse de dumneavoastr ca beneficiar al finanrii. n conformitate cu Regulamentul Comisiei Europene nr. 1605/2002, nu au dreptul s participe la cererea de proiecte sau s primeasc o finanare nerambursabil dac instituia partener sau reprezentantul su legal se afl ntr-una din urmtoarele situaii: a) Suntei n faliment sau n curs de lichidare, suntei n administrarea unei autoriti judiciare, sau implicai n nelegeri cu creditorii, v-ai suspendat activitile, suntei subiect al procedurilor viznd aceste aspecte, sau v aflai ntr-o situaie similar ca urmare a aplicrii unei proceduri similare prevzute n legislaia sau reglementrile naionale n vigoare; b) ai suferit condamnri privind conduita profesional, printr-o hotrre judectoreasc rmas definitiv (res judicata) (ex. mpotriva creia nu este posibil nici un apel); c) suntei vinovai de grave erori profesionale dovedite prin orice mijloace pe care Autoritatea de management le poate justifica; d) obligaiile de plat nete depesc 1/12 din totalul obligaiilor datorate n ultimele 12 luni, evideniate n Certificatul de atestare fiscal pentru
12

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

persoane juridice, eliberat de Agenia Naional de Administrare Fiscal; e) obligaiile de plat depesc 1/6 din totalul obligaiilor datorate n ultimul semestru, evideniate n Certificatul de atestare fiscal pentru persoane juridice privind impozitele i taxele locale i alte venituri ale bugetului local, eliberat de unitatea administrativ teritorial; f) ai suferit condamnri pentru fraud, corupie, implicarea ntr-o organizaie ilegal sau orice alt activitate ilegal n detrimentul intereselor financiare ale Comunitilor, printr-o hotrre judectoreasc rmas definitiv (res judicata); g) ai fost declarai a fi ntr-o situaie grav de nerespectare a obligaiilor contractuale privind procedurile de achiziie sau procedurile de contractare a finanrilor nerambursabile din fondurile Comunitii Europene. mpreun cu cererea de finanare, trebuie s naintai o declaraie a partenerilor pe propria lor rspundere c nu se gsesc n nici una dintre situaiile menionate la punctele de la (a) la (g). De asemenea, putei fi exclus de la participarea la cererea de proiecte sau de la primirea unei finanri nerambursabile partenerul care n timpul cererii de proiecte: h) este vinovat de distorsionri grave n procesul de transmitere a informaiilor solicitate de ctre Autoritatea de management, ca i condiie de participare la cererea de proiecte; i) a ncercat s obin informaii confideniale sau s influeneze evaluatorii Autoritii de management n timpul procesului de evaluare a cererilor de finanare din prezenta cerere de proiecte sau a unora anterioare. n cazul parteneriatelor cu un ONG sau o instituie public din strintate, declaraiile i documentele justificative ale partenerului/ilor trebuie s fie redactate n limba lor oficial i traduse i legalizate n limba romn. Contribuia partenerilor la co-finanarea proiectului nu este obligatorie. ATENIE! Partenerii trebuie s prezinte mpreun cu cererea de finanare declaraii i documente justificative precizate n cererea de finanare, capitolul 5.

Contractanii nu sunt parteneri, iar alegerea acestora trebuie s se fac n conformitate cu legislaia naional privind achiziiile publice, Ordonana de Urgen nr. 34 din 19 aprilie 2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare. Singurul rspunztor n faa Autoritii de management pentru implementarea proiectului este solicitantul (vezi art. 8 (3) din anexa nr. 1 Contractul de finanare).
13

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

3.1.3 Grupuri int eligibile Grupurile int sunt reprezentate de entitile/grupurile care sunt vizate direct sau indirect de implementarea i rezultatele proiectului. Grupurile int ale prezentelor cereri de idei proiecte sunt cele vizate de Documentul Cadru de Implementare pentru fiecare domeniu n parte, astfel:

Cod/numr cerere de idei de proiecte Cererea de idei de proiecte nr. IP 1/2009 Cererea de idei de proiecte nr. IP 2/2009 Cererea de idei de proiecte nr. IP 3/2009

Grup int aferent domeniului major de intervenie 1.1, conform DCI. aferent domeniului major de intervenie 1.2, conform DCI. aferent domeniului major de intervenie 1.3, din sectoarele prioritare definite n PO DCA, conform DCI. aferent domeniului major de intervenie 2.1, conform DCI. aferent domeniului major de intervenie 2.2, conform DCI.

Cererea de idei de proiecte nr. IP 4/2009 Cererea de idei de proiecte nr. IP 5/2009

ATENIE! Grupul int identificat mai sus trebuie s fie vizat de proiectul dvs., acesta fiind un element eliminatoriu n etapa de verificare a conformitii administrative i a eligibilitii; nendeplinirea lui atrage respingerea proiectului chiar din aceast etap. Unde este posibil grupul int trebuie exprimat numeric, de exemplu, grupul int este alctuit din X funcionari publici, pe baza acestui numr calculndu-se de altfel, i elemente ale bugetului proiectului. 3.1.4 Indicatori Orice proiect trebuie s contribuie la atingerea indicatorilor din Documentul Cadru de Implementare. La elaborarea proiectului trebuie s avei n vedere indicatorii stabilii n Documentul Cadru de Implementare, afereni fiecrui domeniu major de intervenie n parte. 3.1.5 Activiti eligibile Activitile eligibile ale prezentelor cereri de idei de proiecte sunt prezentate n Documentul Cadru de Implementare pentru fiecare domeniu n parte.
14

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

Alte activiti dect cele de mai sus pot fi considerate eligibile dac solicitantul justific necesitatea derulrii lor n scopul implementrii proiectului n condiii optime, respectnd obiectivele domeniului lansat prin acest document. O activitate obligatorie este auditul ntregului proiect (al activitilor, al nregistrrilor i al conturilor) realizat de un auditor autorizat. Ultima cerere de rambursare trebuie nsoit de raportul de audit. ATENIE! V reamintim ca proiectele care se ncadreaz n cererile de proiecte 2/2009 Sprijinirea iniiativelor de reducere a duratei de livrare a serviciilor publice i nr. 3/2009 Introducerea i meninerea n funciune a sistemelor de management, inclusiv ISO i EMAS. nu pot fi depuse n cadrul prezentelor cereri de idei de proiecte.

Eligibilitatea unei activiti nu este echivalent cu eligibilitatea cheltuielilor efectuate pentru realizarea acelei activiti. n acest sens, v recomandm consultarea Ordinului comun al ministrului internelor i reformei administrative i al ministrului economiei i finanelor privind aprobarea cheltuielilor eligibile pentru Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative, anexa nr. 2 la prezentul document. Msuri de promovare i publicitate Avei obligaia s asigurai o vizibilitate potrivit i o promovare adecvat a proiectului, incluznd obiectivele, rezultatele obinute, n conformitate cu instruciunile cuprinse n Manualul de identitate vizual pentru instrumentele structurale 2007-2013 n Romnia (obiectivul convergen). Pentru a fi ndeplinite cerinele de informare i publicitate, vei putea beneficia de sprijinul Unitii de Comunicare din cadrul AM PO DCA (de exemplu, n vederea elaborrii diferitelor materiale). n timpul implementrii proiectului trebuie s transmitei Autoritii de management, spre aprobare, modelele de bannere, afie, etichete sau orice alte elemente de identitate vizual, nainte ca acestea s fie utilizate n cadrul proiectului. AM PO DCA va verifica acurateea informaiilor legate de UE (finanare, politici etc.) si respectarea regulilor cu privire la identitatea vizual. Materialul va putea fi tiprit doar dac primete acceptul de la AM PO DCA. n plus, va trebui s descriei n cadrul rapoartelor de progres toate activitile de informare i publicitate desfurate, aferente proiectului i vei ataa la raport copii dup articolele de pres, fotografii ale evenimentelor organizate n cadrul proiectului din care s reias respectarea cerinelor de informare i publicitate, copii dup publicaii etc. Mai multe detalii despre
15

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

rapoartele de progres i procedura de monitorizare a proiectului de ctre Autoritatea de management le gsii n capitolul 6 al prezentului document. Totodat, contractul de finanare prevede n anexa nr. IV elemente de identitate vizual i msurile minime de promovare i publicitate prezentate i mai jos.

Msuri minime de promovare i publicitate Proiectul propus trebuie s conin cel puin urmtoarele msuri de publicitate, reflectate n buget: comunicat de pres ntr-un ziar regional i/sau local privind nceperea proiectului i comunicat de pres la nchiderea proiectului cu menionarea rezultatelor obinute; bannere sau afie la locul de desfurare a proiectului; includerea pe materialele-suport pentru activitile de training, inclusiv a certificatelor de orice tip, a elementelor obligatorii de identitate vizual; etichete pentru mijloacele fixe achiziionate in timpul desfurrii proiectului; cel puin un eveniment de promovare a proiectului. ATENIE! Asigurarea vizibilitii i promovrii adecvate este criteriu eliminatoriu n etapa de verificare a conformitii administrative i a eligibilitii, lipsa elementelor de promovare i publicitate putnd duce la respingerea cererii de finanare nc din aceast etap. Msuri privind dezvoltarea durabil Pentru a respecta cerinele legislaiei comunitare i pentru a contribui la realizarea unei economii europene echilibrate, durabile i inovative, conceptul dezvoltrii durabile trebuie abordat n cadrul tuturor proiectelor finanate din fonduri structurale. Prin urmare, activitile propuse n cadrul acestei cereri de proiecte vor urmri respectarea principiilor dezvoltrii durabile pe parcursul diferitelor etape de implementare, lund n considerare aspecte privind mediul nconjurtor (de ex. diminuarea impactului negativ asupra mediului). Proiectele trebuie s abordeze toate cele trei dimensiuni ale conceptului dezvoltrii durabile i anume dimensiunea ecologic, economic i social. Exemple de abordri ale conceptului dezvoltrii durabile: utilizarea raional a resurselor, alegerea unei logistici adecvate, inserarea unui mesaj special pe materialele de curs i/sau n corespondena electronic care s atrag atenia

16

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

asupra problemelor de mediu i s ndemne la protecia acestuia, logouri/sloganuri pe materialele furnizate, etc. Msuri minime privind dezvoltarea durabil Totodat n elaborarea cererilor de finanare trebuie s abordai conceptul dezvoltrii durabile n cadrul activitilor proiectului, urmrind att contientizarea importanei acestui concept ct i instruirea n domeniul problemelor de mediu. Astfel, trebuie s includei n activitile proiectului, n funcie de specificul acestora cel puin una din urmtoarele modaliti de promovare a dezvoltrii durabile: un modul un curs un seminar o seciune n cadrul unui modul, sau o conferin

Msuri privind egalitatea de anse Egalitatea de anse reprezint un drept fundamental, o valoare comun i un obiectiv cheie al Uniunii Europene, fiind n acelai timp o piesa central a strategiei nediscriminatorii i o condiie absolut necesar pentru ndeplinirea obiectivelor de cretere, ocupare a forei de munc i coeziune social la nivelul UE. Astfel, n calitate de solicitant, trebuie s respectai prevederile legislaiei n vigoare cu privire la egalitatea de anse i de tratament ntre femei i brbai n domeniul muncii, egalitii de anse i nediscriminare 3. Luai n considerare n implementarea proiectului toate politicile i practicile prin care s nu se realizeze nicio deosebire, excludere, restricie sau preferin, indiferent de: ras, naionalitate, etnie, limb, religie, categorie social, convingeri, gen, orientare sexual, vrst, handicap, boal cronic necontagioas, infectare HIV, apartenen la o categorie defavorizat, precum i orice alt criteriu care are ca scop sau efect restrngerea, nlturarea recunoaterii, folosinei sau exercitrii, n condiii de egalitate, a drepturilor omului i a libertilor fundamentale sau a drepturilor recunoscute de lege, n domeniul politic, economic, social i cultural sau n orice alte domenii ale vieii publice. Msuri minime privind egalitatea de anse

Constituia Romniei, art. 4 alin. 2 i art. 16 alin. 1; Codul Muncii, art. 3-9; OG 137/2000 republicat privind prevenirea i sancionarea tuturor formelor de discriminare; Legea 202/2002 privind egalitatea de anse ntre femei i brbai; OUG 96/2003 pentru protecia maternitii i Legea 210/1999 privind concediul paternal

17

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

Cererile de finanare depuse de dumneavoastr trebuie s abordeze, n funcie de specificul activitilor, cel puin una din urmtoarele modaliti de promovare a egalitii de anse: un modul un curs un seminar o seciune n cadrul unui modul, sau o conferin care s urmreasc contientizarea importanei i promovarea conceptului de egalitate de anse.

ATENIE! n situaia n care nu vei aborda aspectele minime solicitate privind dezvoltarea durabil i egalitatea de anse, proiectul poate fi respins n etapa de verificare a conformitii administrative i a eligibilitii (vezi Anexa 4 - Lista de verificare a conformitii administrative i a eligibilitii). Simpla asumare a textului cu privire la dezvoltarea durabil i la egalitatea de anse, din Regulile pentru cererile de idei de proiecte nu este suficient pentru ndeplinirea criteriilor ce se refer la dezvoltarea durabil i egalitatea de anse din lista de verificare a conformitii administrative i eligibilitii i poate atrage respingerea proiectului n aceast etap. n cadrul procesului de evaluare a proiectelor se va ine seama de contribuia acestora la promovarea dezvoltrii durabile i egalitii de anse, fiecare aspect abordat, n plus fa de msurile minime solicitate contribuind la acordarea unui punctaj superior. Mai multe informaii cu privire la temele orizontale (egalitate de anse i dezvoltare durabil) putei gsi n materialul listat pe site-ul AM PO DCA, www.mai.gov.ro seciunea fonduri structurale. 3.1.6 Durata proiectelor Durata de implementare a proiectului reprezint durata de implementare a activitilor proiectului i anume, perioada cuprins ntre data semnrii contractului de finanare respectiv data semnrii acestuia de ctre ultima parte semnatar - i data finalizrii ultimei activiti prevzute n cadrul proiectului. Durata proiectelor pentru care solicitai finanare n cadrul acestor cereri de idei de proiecte trebuie s fie de minim 6 luni, dar nu poate s depeasc 24 luni.

18

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

3.1.7 Valoarea eligibil a proiectelor Proiectele depuse n cadrul acestor cereri de idei de proiecte trebuie s fie de minim 1.850.000 lei i de maxim 17.000.000 lei (valoarea total a proiectului, fr TVA). ATENIE! Acesta este un criteriu de eligibilitate a proiectului. Nendeplinirea lui atrage respingerea proiectului (vezi lista de verificarea a conformitii administrative i a eligibilitii).

Cheltuielile din bugetul propus trebuie exprimate n lei, fr TVA. Bugetul proiectului se va compune din: Cheltuieli eligibile: directe i indirecte administraie) Cheltuieli neeligibile (altele dect TVA) TVA 3.1.8 Finanarea proiectelor Sumele necesare finanrii valorii totale a proiectelor proprii se cuprind n bugetele beneficiarilor prevzui la art. 5 i art. 6 din OUG nr.64/2009 repartizate pe ani, dup caz, pe toat perioada de implementare a proiectelor i se aprob prin Legea bugetului de stat i prin Legea bugetului asigurrilor sociale de stat sau cu ocazia rectificrilor bugetare. n vederea cuprinderii n buget a sumelor menionate anterior, beneficiarii de proiecte prevzui la art. 5 i 6 din OUG nr.64/2009 au obligaia s completeze fia de fundamentare a proiectului propus la finanare/finanat n cadrul PODCA, conform formularului din anexa nr. 6 a prezentului ghid. Beneficiarii prevzui la art.5 alin. (1) (3) din OUG nr.64/2009 vor cuprinde n buget sumele menionate n fia de fundamentare a proiectului numai dac aceasta este avizat de AM. Beneficiarii de proiecte prevzui la art. 6 din OUG nr. 64/2009 i pot cuprinde n buget sumele specificate n fia de fundamentare a proiectului, fr a mai solicitat avizul AM. n cazul proiectelor propuse la finanare n anul bugetar curent, dar ale cror contracte/ordine de finanare nu au fost ncheiate cu AM, beneficiarul va pune la dispoziia AM note justificative pentru angajarea cheltuielilor care se efectueaz nainte de data semnrii contractului/ordinului de finanare. Notele justificative vor cuprinde informaii privind eligibilitatea cheltuielilor i necesitatea angajrii acestora pentru implementarea proiectului. (cheltuieli generale de

19

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

Valoarea total a proiectului este reprezentat din totalul fondurilor aferente cheltuielilor necesare implementrii proiectului, la nivelul beneficiarului, format din: - Contravaloarea FSE - Valoarea cofinanrii publice i/sau private - Valoarea cheltuielilor publice i/sau private altele dect cele eligibile (fr TVA). Beneficiarii din categoria autoritilor publice centrale beneficiaz de finanare din fonduri externe nerambursabile n proporie de maximum 85% din valoarea total eligibil a proiectului i de contribuie public de maxim 15% aferent valorii eligibile a proiectului. n cazul acestor beneficiari, TVA aferent cheltuielilor eligibile efectuate n cadrul proiectului, este considerat cheltuial definitiv din bugetul ordonatorului de credite Pentru solicitanii eligibili autoriti publice locale,structuri asociative ale autoritilor administraiei publice locale, asociaii de dezvoltare intercomunitar, organizaii neguvernamentale, valoarea finanrii acordate este de maxim 98% din totalul valorii eligibile a proiectului, respectiv maxim 85% - FSE i 13% contribuia public. Diferena de 2% reprezint contribuie proprie i nu va fi finanat din FSE, respectiv din contribuie public. n cazul solicitanilor instituii ale administraiei publice centrale, pentru a demonstra existena contribuiei financiare la proiect, trebuie s declarai pe proprie rspundere c exist/vor fi asigurate resursele financiare necesare pregtirii i implementrii corespunztoare a proiectului, inclusiv asigurarea cofinanrii proprii i finanarea altor cheltuieli dect cele eligibile; n acest sens avei obligaia de a completa anexa nr. 4 a cererii de finanare. n cazul autoritilor publice locale, structuri asociative ale autoritilor administraiei publice locale, asociaii de dezvoltare intercomunitar, organizaii neguvernamentale,, pentru a demonstra existena contribuiei financiare la proiect trebuie s se emit o HCJ, HCL, respectiv Hotrre de consiliul director, prin care s se aprobe suma i cuantumul reprezentnd contribuia financiar proprie (co-finanarea de minim 2% din valoarea eligibil a proiectului), precum i, dac este cazul, suma aferent cheltuielilor neeligibile existente n proiect, altele dect TVA. Nu putei solicita finanare pentru un proiect sau activiti din cadrul proiectului care sunt finanate i din alte surse, interne sau externe. De exemplu, trebuie s v asigurai c grupul int vizat de proiectul dvs. pentru un domeniu de instruire nu a beneficiat de aceeai instruire, finanat din fonduri europene sau fonduri publice , n cadrul unui alt proiect. n acest caz, finanarea nu va fi acordat sau, dac acest lucru este descoperit pe parcursul implementrii, finanarea se va retrage, iar sumele deja acordate vor fi recuperate.

3.1.9 Cheltuieli eligibile


20

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

Cheltuieli eligibile4 sunt acele cheltuieli realizate n cadrul proiectului care pot fi finanate att din instrumente structurale (adic din PO DCA), ct i din bugetul de stat i/sau contribuia proprie a dvs. Pentru a fi considerate eligibile n contextul proiectului, cheltuielile trebuie s ndeplineasc cumulativ urmtoarele condiii5: o s fie efectiv pltite de la data intrrii n vigoare a contractului/ ordinului de finanare (prin excepie se poate prevedea o dat anterioar pentru anumite tipuri de cheltuieli eligibile, conform art. 6 alin (3) din contractul de finanare); o s fie n conformitate cu prevederile contractului /ordinului de finanare ncheiat cu Autoritatea de management; o s fie menionate n lista cheltuielilor eligibile stabilite n anexa nr. 2 la Ghidul solicitantului; o s fie identificabile i verificabile i s fie susinute de originalele actelor de plat justificative; o s fie conforme cu prevederile legislaiei naionale i comunitare; o s fie efectuate pentru realizarea activitilor din cadrul proiectului; o s fie prevzute n bugetul estimativ al proiectului; o s fie n conformitate cu principiile unui management financiar riguros, avnd n vedere utilizarea eficient a fondurilor i un raport optim cost-rezultate; o s nu fi fcut obiectul altor finanri publice; o s figureze n registrele contabile ale beneficiarului. Cheltuielile eligibile n cadrul proiectelor finanate din PO DCA (adic acele cheltuieli care pot fi finanate din program) sunt stabilite n Ordinul comun al ministrului administraiei i internelor i al ministrului finanelor publice nr. 712
din 29.01.2009/634 din 03.04.2009 privind aprobarea cheltuielilor eligibile n cadrul axelor prioritare 1, 2 i 3 ale Programului Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative, n conformitate cu H.G. nr. 759/2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate n cadrul operaiunilor finanate prin programele operaionale, cu modificrile i completrile ulterioare. Ordinul comun al ministrului administraiei i internelor i al ministrului finanelor publice privind aprobarea cheltuielilor eligibile n cadrul axelor prioritare 1, 2 i 3 ale Programului Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative, este prezentat n anexa nr. 2.

Pentru definiia cheltuielilor eligibile vezi art. 1, alin. 2 (m) a OG 29/2007, cu modificrile i completrile ulterioare 5 Conform HG 759/2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate n cadrul operaiunilor finanate prin programele operaionale

21

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

Cheltuielile neeligibile sunt acele costuri intervenite n implementare proiectului, altele dect cele eligibile. Categorii de cheltuieli neeligibile sunt urmtoarele: taxa pe valoarea adugat; dobnda i alte comisioane aferente creditelor; achiziia de echipamente, mobilier, autovehicule, infrastructura, teren i alte imobile, cu excepia cazurilor identificate n Ordinul comun amintit mai sus ca fiind cheltuieli de tip FEDR (art. 13); cheltuielile pentru locuine; achiziia de echipamente second-hand; amenzi, penaliti i cheltuieli de judecat; costuri pentru operarea obiectivelor de investiii; cheltuieli altele dect cele stabilite n Ordinul comun al ministrului administraiei i internelor i al ministrului finanelor publice nr. 712 din 29.01.2009/631 din 03.04.2009 privind aprobarea cheltuielilor eligibile pentru Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative, n conformitate cu H.G. nr. 759/2007 privind regulile generale de eligibilitate a cheltuielilor efectuate n cadrul proiectelor finanate din instrumente structurale. Chiar dac este o cheltuial neeligibil, TVA-ul aferent cheltuielilor eligibile se va evidenia separat, urmnd a se recupera conform legislaiei n vigoare.
La calculul TVA-ului aferent cheltuielilor eligibile se va ine cont de aplicarea cotelor de TVA n funcie de tipul de activitate, aa cum sunt acestea prevzute n legea 571/2003 privind Codul fiscal.

ATENIE! Sumele estimate n bugetul proiectului nu vor conine TVA! TVA aferent cheltuielilor eligibile va fi evideniat separat. n vederea calculului taxei pe valoarea adugat aferent cheltuielilor eligibile din pachetul de finanare, beneficiarii trebuie s in cont de cotele difereniate de TVA prevzute n Legea nr.571/2003 privind Codul fiscal, cu modificri i completri. n acest sens, prezentm categoriile de cheltuieli i cotele difereniate de TVA: Cota Cota de TVA 0% Salarii Diurne Cazare extern Transport extern Taxe* de TVA 9% Cazare intern

22

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

Abonamente+achiziia de publicaii *Avnd n vedere c unele taxe de participare la cursuri, seminarii (ex. ECDL) pot fi purttoare de TVA, n funcie de specificul cererii de finanare, se aplic cota de 19% .

Cheltuielile de tip FEDR6 sunt eligibile avnd plafonul maxim 10% din cheltuielile eligibile. Cheltuielile generale de administraie sunt eligibile n limita a 8% din cheltuielile eligibile ale proiectului. Cheltuielile generale de administraie (costuri indirecte) reprezint cheltuielile efectuate pentru funcionarea de ansamblu a beneficiarului i care nu pot fi atribuite direct unei anumite activiti din cadrul proiectului7. Autoritatea de management i rezerv dreptul de a cere beneficiarului proiectului, documente justificative pentru aceste cheltuieli. Pentru urmtoarele tipuri de cheltuieli generale de administraie: Cheltuieli cu servicii de comunicaii (telefoane, fax, internet, servicii potale i de curierat, acces la baze de date) Cheltuieli cu plata utilitilor (energia electric, ap, canalizare, salubritate, energie termic, gaze naturale) Cheltuieli de arhivare i de securizare documente/informaii Cheltuieli cu servicii de paz Cheltuieli cu achiziionarea materialelor i serviciilor de ntreinere curent a sediului Cheltuieli pentru servicii de ntreinere i reparaii echipamente i mijloace de transport documentele justificative necesare pe care Autoritatea de management le va solicita, dac e cazul sunt: copia contractelor ncheiate i a facturilor fiscale cu meniunea conform cu originalul; copia ordinului de plat; copia chitanelor fiscale; copia extraselor de cont; iar pentru Cheltuieli cu achiziionarea carburanilor i lubrifianilor pentru mijloacele de transport se vor solicita: bonuri fiscale sau chitane fiscal, foaia de parcurs semnat i tampilat.

6 Cheltuielile de tip Fondul European de Dezvoltare Regional (FEDR) eligibile n cadrul PO DCA sunt cheltuielile pentru dotri care pot intra n categoria mijloacelor fixe sau a obiectelor de inventar necesare implementrii proiectelor. Aceste cheltuieli nu pot depi procentul stabilit de AM n Ghidul solicitantului i/ sau n documentul cadru de implementare i sunt n conformitate cu ordinul comun 453/1407/08.05.2008 privind aprobarea cheltuielilor eligibile pentru Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative 7 Idem

23

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

Beneficiarul va ataa o declaraie pe proprie rspundere, pentru justificarea corectitudinii i realitii calculelor efectuate. Metodologia de calcul a cheltuielilor de administraie este disponibil n Manualul de implementare, publicat pe site-ul oficial al MAI, www.mai.gov.ro, rubrica "Fonduri structurale".

3.2 Cererea de finanare Cererea de finanare reprezint documentul prin care solicitai finanarea din instrumentele structurale pentru acoperirea a maxim 85% din totalul costurilor eligibile necesare implementrii proiectului. Cererea de finanare cuprinde prezentarea detaliat a proiectului, argumentnd necesitatea lui i prezentnd avantajele implementrii sale. Formularul cererii de finanare este anexat prezentului document (anexa nr. 3) i disponibil pe internet la www.mai.gov.ro, rubrica fonduri structurale. Avei obligaia de a tehnoredacta cererea de finanare n limba romn i de a completa toate cmpurile (acolo unde nu este cazul trebuie s specificai acest lucru; de exemplu, dac nu avei partener n proiect, pstrai seciunile referitoare la acesta, completnd spaiile cu sintagma nu este cazul) i de a prezenta toate anexele cererii de finanare. Numerotai paginile proiectului, specificnd numrul total de pagini (cererea de finanare + toate anexele acesteia) pe prima pagin a cererii de finanare. V recomandm utilizarea unui font Times New Roman de 12, n completarea cererii de finanare. n ceea ce privete pachetul financiar al cererii de finanare, toate sumele se vor exprima n lei folosind dou zecimale. Documentele care constituie dosarul Cererii de finanare se ndosariaz, utiliznd dosare de plastic/carton cu in sau n bibliorafturi. Cererea de finanare va fi depus pe suport de hrtie, n dou exemplare (un original i o copie) i pe suport electronic (CD). Exemplarul prezentat n original va avea fiecare pagin semnat i tampilat de ctre reprezentatul legal, iar exemplarul n copie, pe fiecare pagin, va avea scris meniunea conform cu originalul i tampila instituiei. Varianta electronic trebuie sa aib acelai coninut cu versiunea pe suport de hrtie, respectiv cererea de finanare n format Word, pachetul financiar n Excel, iar anexele, declaraiile i toate documentele justificative scanate. ATENIE! Modificarea formatelor standard ale documentelor solicitate de Autoritatea de management (nlocuirea, eliminarea, renumerotarea seciunilor, folosirea altei cereri de finanare etc.) poate conduce la respingerea cererii de finanare n etapa de verificare a conformitii administrative.
24

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

Cererile de finanare completate de mn nu vor fi acceptate. Avei obligaia de a pstra un exemplar complet al cererii de finanare mpreun cu toate declaraiile i documentele justificative, identice cu cele prezentate Autoritii de management. Este recomandat s completai formularul cererii de finanare ct mai clar i s furnizai suficiente detalii privind modul n care vor fi atinse obiectivele i scopul proiectului, avantajele ce vor rezulta din implementarea proiectului i modul n care proiectul propus este relevant pentru obiectivele PO DCA. Pentru definirea obiectivelor, scopului, rezultatelor, activitilor i indicatorilor v recomandm utilizarea metodologiei Managementul ciclului de proiect (PCM Project CycleManagement): http://ec.europa.eu/europeaid/multimedia/publications/publications/manualstools/t101_en.htm Arhivarea Beneficiarul trebuie s pstreze toat documentaia legat de implementarea proiectului inclusiv inventarul asupra bunurilor dobndite prin finanarea nerambursabil, timp de 5 ani de la data nchiderii oficiale a PO DCA. Urmrii cu atenie ndrumrile din formularul cererii (caractere italice), anexa nr. 3 Cererea de finanare i din grila de evaluare (anexa nr. 5). Nu uitai s numerotai paginile, s semnai i s tampilai Cererea de finanare.

25

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

3.3 Unde i cnd putei depune cererea de finanare Cererile de finanare elaborate n urma dezvoltrii unei fie de idee de proiect se vor primi ncepnd cu data de 09/02/2009 i pn n momentul n care AM PO DCA decide nchiderea cererii de idei de proiecte. Cererea de finanare i toate anexele sale pot fi depuse: Prin pot, cu confirmare de primire, la adresa: Ministerul Administraiei i Internelor, Piaa Revoluiei nr.1A, intrarea D, sector 1 Bucureti, cod potal 010086, menionndu-se pe plic Direcia General pentru Dezvoltarea Capacitii Administrative, cererea de idei de proiecte nr. IP ../2009. Personal sau prin intermediul unei persoane nominalizate de dumneavoastr la aceeai adres, menionat mai sus. Este responsabilitatea dumneavoastr s trimitei cererea de finanare la adresa specificat i n termenul stabilit mai sus. 3.4 Evaluarea i selecia cererilor de finanare 3.4.1 Verificarea conformitii administrative i a eligibilitii Cererea de finanare primit de AM PO DCA este nregistrat, att n registrul special destinat, ct i n SMIS 8, primind automat un numr unic de nregistrare (codul SMIS). Codul SMIS va fi codul folosit n corespondena cu dumneavoastr, cnd facem referire la cererea de finanare depus. Cererea de finanare primit de AM PO DCA pn la data stabilit de AM PO DCA n anunul de nchidere, intr n etapa de verificare a conformitii administrative i a eligibilitii. n aceast etap Autoritatea de management verific respectarea condiiilor i cerinelor, precum i dac proiectul i solicitantul (i partenerii) sunt eligibili. Etapa de verificare administrativ i a
eligibilitii se desfoar pe o perioad de maxim 10 zile lucrtoare, dac nu se solicit informaii suplimentare, caz n care, perioada de verificare se prelungete n consecin.

ATENIE! Dac cererea de finanare depus nu ndeplinete criteriile de eligibilitate marcate cu ,, * din Lista de verificare a conformitii administrative i a eligibilitii, aceasta va fi declarat respins, iar procesul de verificare se va

SMIS - Sistemul Unic de Management al Informaiei reprezint sistemul informatic centralizat care asigur nregistrarea tuturor proiectelor depuse la Autoritatea de management cu un cod unic (Codul SMIS), a contractelor de finanare i a modificrilor aduse acestora i a altor date care s permit urmrirea progresului tehnic i financiar al proiectului. n SMIS vor fi nregistrate i rezultatele tuturor verificrilor i controalelor efectuate de ctre instituiile cu atribuii n acest domeniu.

26

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

ncheie aici, urmnd s fii informat de motivele pentru care cererea a fost respins. Nendeplinirea celorlalte criterii din Lista de verificare a conformitii administrative i a eligibilitii poate avea drept urmare solicitarea de clarificri /completri / informaii / documente suplimentare. n cazul n care cererea de finanare ndeplinete toate criteriile de conformitate administrativ i eligibilitate, aceasta trece n etapa urmtoare, cea de evaluare tehnic i financiar. Grila de verificare a conformitii administrative i a eligibilitii este prezentat n cererea de finanare i n anexa nr. 4 a prezentului document. 3.4.2 Evaluarea tehnic i financiar Cererile de finanare care ndeplinesc criteriile de conformitate administrativ i eligibilitate trec n etapa de evaluare tehnic i financiar. Evaluarea se realizeaz pe baza criteriilor de evaluare i selecie, aprobate de Comitetul de monitorizare. Etapa de evaluare tehnic i financiar se desfoar pe o perioad de 60 de zile lucrtoare de la data numirii evaluatorilor externi pentru respectiva cerere de finanare, dac nu se solicit clarificri, caz n care, perioada de evaluare se prelungete n consecin. Pentru fiecare criteriu n parte, evaluatorii vor acorda o not, punctajul final al proiectului reprezentnd suma notelor obinute pentru fiecare criteriu n parte (vezi anexa nr. 5 Grila de evaluare). n vederea realizrii unei evaluri ct mai corecte, n aceast etap pot fi solicitate anumite clarificri, completri sau informaii suplimentare. 3.4.3 Selecia Selecia proiectelor se face n funcie de scorul obinut, n limita fondurilor disponibile pentru domeniul respectiv i cu condiia obinerii unui scor de minim 60 puncte din 100. Evaluarea tehnic i financiar presupune analiza proiectului, din perspectiva celor 5 criterii de evaluare: 1, Relevana proiectului 2. Coerena i sustenabilitatea 3. Capacitatea de management 4. Eficiena cheltuielilor 5. Contribuia la politicile UE Pentru criteriile relevana proiectului i capacitatea de management sunt stabilite punctaje minime de 15 puncte, respectiv 9 puncte. n cazul n care cererea de finanare nu este considerat relevant, adic punctajul acordat pentru criteriul relevana proiectului este mai mic de 15 puncte sau dac cererea obine pentru criteriul capacitatea de management un punctaj sub 9 puncte, aceasta nu va mai fi evaluat n continuare i va fi respins. Proiectele care nu obin scorul minim stabilit (60 puncte) sunt respinse, urmnd s fii informat n scris despre rezultatul evalurii.

27

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

Proiectele selectate, (care au obinut scorul minim de 60 de puncte) vor fi finanate n limita fondurilor disponibile.

Astfel , dac: relevana proiectului respins proiect n evaluare tehnic i financiar coerena i sustenabilitatea x puncte capacitatea de management < 9 puncte respins proiect n evaluare tehnic i financiar eficiena cheltuielilor contribuia la politicile UE proiect RESPINS TOTAL 60 puncte proiect ADMIS/ selectat Dac Autoritatea de management consider c o informaie lipsete sau nu este suficient de clar pentru a permite nelegerea proiectului, mpiedicnd astfel obiectivitatea procesului de evaluare, vi se solicit clarificri. n cazul n care solicitantul nu rspunde cererilor de clarificri n maxim 5 zile de la primirea corespondenei (sau n termenul stabilit n solicitare) i nici nu solicit prelungirea termenului, evaluarea se realizeaz pe baza informaiilor disponibile. Se cer clarificri numai n cazul n care informaiile furnizate n cererea de finanare nu sunt complete, mpiedicnd astfel obiectivitatea procesului de evaluare. Autoritatea de management poate lua decizia de a aproba proiectul n formatul original (coninut tehnic i buget) sau poate propune modificri ale bugetului sau ale diferitelor activiti din proiect. n cazul n care suntei de acord cu modificrile propuse, cererea de finanare trece n etapa urmtoare, de contractare. Cererea de finanare va fi exclus din procesul de evaluare i selecie n cazul n care se dovedete c ai ncercat s obinei informaii confideniale
28

< 15 puncte

proiect 15 puncte

proiect 9 puncte

x puncte x puncte TOTAL < 60 puncte

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

sau s influenai evaluatorii sau angajaii Autoritii de management n timpul procesului de evaluare.

ATENIE! n aceast etap vor fi verificate i evaluate msurile prin care vor fi respectate temele orizontale (dezvoltarea durabil i egalitatea de anse) n perioada de implementare a proiectului, precum i contribuia proiectului la acestea.

3.5 Contractarea 3.5.1 ncheierea contractului de finanare Contractul de finanare reprezint actul juridic cu titlu oneros, ncheiat ntre Autoritatea de management i dumneavoastr ca beneficiar, prin care se aprob finanarea unui proiect n cadrul Programului Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative.

Urmare a procesului de simplificare a documentaiei solicitate la depunerea cererii de finanare, Autoritatea de management a decis s solicite Certificatul de atestare fiscal pentru persoane juridice emis de ANAF i Certificatul de atestare fiscal pentru persoane juridice privind impozitele i taxele locale i alte venituri ale bugetului local n aceast etap. n lipsa acestor certificate, care s demonstreze c datoriile nete ale instituiei nu depesc 1/12 din totalul obligaiilor datorate n ultimele 12 luni, evideniate n certificatul de atestare fiscal emis de Agenia Naional de Administrare Fiscal i 1/6 din totalul obligaiilor datorate n ultimul semestru, evideniate n certificatul de atestare emis de unitatea administrativ teritorial, contractul de finanare nu va fi ncheiat/semnat. Pe lng certificatul mai sus amintit, n aceast etap de contractare avei obligaia de a completa i transmite Autoritii de management: Graficul estimativ privind depunerea cererilor de rambursare Formularul de identificare financiar formularul Specimen de semnturi (anexa nr. 6)

29

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

Aceste documente sunt utilizate de Autoritatea de management pentru a finaliza textul contractului de finanare Contractul de finanare v va fi trimis spre semnare i n maximum 10 zile de la primire avei obligaia de a remite contractul semnat i tampilat, urmnd ca Autoritatea de management s iniieze procedura intern de semnare. Avei obligaia de a citi cu atenie contractul de finanare (anexa nr. 1) ntruct odat cu semnarea acestuia, v asumai termenii i condiiile n care vei primi finanarea nerambursabil, angajndu-v s implementai pe proprie rspundere proiectul pentru care primii finanare, respectnd legislaia naional i comunitar, i realiznd obiectivele stabilite.

3.5.2 Modificarea contractului de finanare n timpul implementrii proiectului, poate aprea necesitatea modificrii unor aspecte ale sale. Orice modificare a contractului de finanare sau a anexelor acestuia se face cu acordul scris al ambelor pri, printr-o notificare sau prin ncheierea unui act adiional, cu excepia modificrilor determinate de schimbri n legislaia naional sau comunitar care vor fi efectuate de AM PO DCA, fr a fi necesar n prealabil acordul beneficiarului. Orice modificare la contractul de finanare sau la anexele acestuia, trebuie s fie bine ntemeiat, s nu afecteze scopul Proiectului sau s pun n discuie decizia de acordare a finanrii ori s fie contrar principiului tratamentului egal al solicitanilor i s respecte legislaia naional i comunitar. Modificrile contractului pot fi iniiate de ambele pri numai n perioada de implementare a proiectului i nu vor produce efecte retroactive. Beneficiarul are obligaia de a notifica n scris AM, n termen de cel mult 5 zile lucrtoare de la data operrii modificrii, n urmtoarele situaii: schimbarea adresei sau sediului social; schimbarea contului special al proiectului; nlocuirea reprezentantului legal.

Beneficiarul are obligaia de a notifica n scris AM, cu cel puin 10 zile lucrtoare nainte de data la care propune modificarea, cu justificarea detaliat a motivelor pentru care se dorete schimbarea, n urmtoarele situaii:

30

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

n cazul schimbrii oricrui membru al echipei de proiect. Beneficiarul trebuie s comunice AM numele i datele de contact ale persoanei care urmeaz a fi desemnate i CV-ul acesteia; modificri intervenite n bugetul estimat al proiectului n limita a 15% ntre capitole bugetare, cu excepia cheltuielilor generale de administraie si a cheltuielilor de tip FEDR, al cror cuantum nu poate fi modificat; modificri intervenite n bugetul estimat al proiectului n cadrul aceluiai capitol bugetar; modificarea programului de achiziii publice aprobat iniial n cadrul proiectului, fr suplimentarea valorii totale eligibile a contractului; n cazul n care se depete valoarea total eligibil, diferena va fi suportat de ctre Beneficiar din surse proprii.

Beneficiarul poate solicita ncheierea unui act adiional n urmtoarele cazuri: modificri intervenite n bugetul estimat al proiectului, ntre capitole bugetare, care depesc valoarea de 15% din fiecare capitol bugetar afectat, cu excepia cheltuielilor generale de administraie i a cheltuielilor de tip FEDR, cu justificarea detaliat a motivelor care au condus la aceasta; modificarea substanial a graficului de implementare a activitilor descris n cererea de finanare; includerea de noi activiti eligibile care s contribuie la atingerea rezultatelor i obiectivelor specifice al proiectului, fr suplimentarea valorii totale eligibile a contractului, dar pot modifica structura costurilor directe; modificarea duratei de implementare a proiectului; schimbarea personalitii juridice, a statutului beneficiarului sau a reorganizrii acestuia.

Solicitrile de modificare a contractului prin act adiional trebuie transmise ctre AM cu cel puin 60 de zile calendaristice nainte de finalizarea proiectului. Orice solicitare de modificare va fi semnat de reprezentantul legal al beneficiarului i va fi nsoit de documente justificative eliberate n acest sens de autoritile competente, dup caz. Modificarea contractului prin act adiional i produce efectele de la data la care Autoritatea de management aprob actul adiional.

31

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

ATENIE! n cazul modificrilor la bugetul estimat al proiectului, nu avei voie s mutai sume de la alte capitole bugetare la capitolul cheltuieli cu personalul majornd astfel sumele din aceast categorie de cheltuieli!

32

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

4. Implementarea i managementul financiar


Monitorizarea permanent a implementrii proiectelor are rolul de a asigura respectarea legislaiei comunitare i naionale, pe toat durata de implementare, atingerea obiectivelor proiectelor i astfel a obiectivelor specifice i generale prevzute n Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative. 4.1 Monitorizarea implementrii proiectelor

Pe toat durata procesului de implementare, Autoritatea de management va monitoriza administrativ i tehnic proiectele finanate prin: analiza rapoartelor nsoite de documente justificative, vizite ce vor fi efectuate la locul derulrii proiectelor i verificri suplimentare. De asemenea, n vederea bunei desfurri a activitilor i n scopul reducerii apariiilor posibilelor riscuri n implementare, Autoritatea de management v va oferi asisten post contractare. Totodat, pentru a veni n sprijinul beneficiarului n vederea
asigurrii unui proces eficient de implementare a proiectelor cofinanate din Programul Operaional Dezvoltarea capacitii administrative, n conformitate cu activitile prevzute n cererea de finanare i cu obligaiile asumate prin contractul de finanare, Autoritatea de management a elaborat Manualul de implementare ce poate fi studiat pe site-ul AM PO DCA www.fonduriadminsitratie.ro

Rapoartele de monitorizare trimise de dumneavoastr trebuie s conin informaii privind modul de desfurare i rezultatele activitilor prevzute n cererea de finanare. 4.1.1 Procedurile standard de monitorizare Pentru monitorizarea eficient a implementrii proiectelor, avei obligaia de a completa i trimite AM, n termenele prevzute, urmtoarele trei tipuri de rapoarte: Raport Tehnic de Progres Trimestrial R1 Raport Tehnic de Progres R2 (la cererea de rambursare) Raport Final R3 (la finalul proiectului)

Formularele rapoartelor tehnice solicitate se pot gsi n anexa nr. 6, Formulare.


33

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

Raportul Tehnic de Progres Trimestrial (R1) va fi completat de dumneavoastr, dup ncheierea fiecrui trimestru calendaristic, cu activitile derulate i cu cele aflate n curs de desfurare, precum i cu indicatorii pentru activitile finalizate n trimestrul precedent i va fi transmis ctre Autoritatea de management n termen de 5 zile lucrtoare de la nceputul trimestrului urmtor perioadei de referin. Acest tip de raport, este necesar n vederea prevenirii i identificrii din timp a oricror dificulti i/sau probleme ce ar putea aprea pe perioada de implementare a proiectului, conducnd la o mai bun gestionare a activitilor prevzute n contract i la prentmpinarea eventualelor nereguli. De asemenea, raportul este necesar n vederea colectrii datelor de implementare, utile pentru ntocmirea raportului anual de implementare a programului operaional pe care AM are obligaia de a-l nainta ctre Comisia European. Raportul R1 va fi nsoit, cnd este cazul, de documentele justificative prezentate n Manualul de implementare. Aceste documente vor fi trimise n copie i vor avea pe fiecare pagin semntura managerului de proiect, tampila i meniunea conform cu originalul. Raportul Tehnic de Progres (R2) va nsoi fiecare cerere de rambursare trimis de dumneavoastr ctre AM i va fi completat astfel: cu activitile aprobate n cererea de finanare i desfurate nainte de semnarea contractului (daca este cazul), cu activitile desfurate n perioada parcurs de la data solicitrii pre-finanrii (n cazul primei cereri de rambursare) sau de la data transmiterii ultimei cereri de rambursare. Fr raportul R2 i documentele justificative solicitate, AM nu poate demara aciunea de rambursare a banilor ctre dumneavoastr. Raportul Final (R3) va fi transmis de dumneavoastr ctre AM n termen de cel mult 30 zile calendaristice de la finalizarea proiectului i va nsoi ultima cerere de rambursare i documentele justificative ale acesteia. Raportul este necesar pentru evaluarea final a proiectului i are un rol esenial n identificarea cheltuielilor eligibile din cadrul proiectului, n vederea rambursrii ultimelor sume ctre dumneavoastr. Fiecare raport tehnic de progres R1, R2 i R3 va fi nsoit de documente justificative, din toate cele trei categorii enumerate mai jos, funcie de activitile desfurate n perioada de raportare 9 Toate documentele
9

Toate documentele trebuie s corespund aciunilor realizate n perioada de raportare

34

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

justificative trebuie scanate i inserate pe CDuri separate, n funcie de cele trei categorii de mai jos: Documente justificative n vederea validrii cheltuielilor eligibile i efecturii plii (n funcie de cheltuielile/activitile efectuate) 10 sunt: Raportul financiar (modelul de raport se regsete n Anexa 6 a Ghidului Solicitantului); Facturi care vor avea sigiliul pentru bun de plat, tampila Conform cu originalul, respectiv meniunea remis spre rambursare ctre AM PODCA pentru proiectul cod SMIS., avnd tampila i semntura responsabilului financiar al instituiei sau persoanei desemnate prin act administrativ s gestioneze operaiunile financiare ale proiectului pentru certificarea realitii i legalitii serviciilor prestate/bunurilor achiziionate. Graficul estimativ privind depunerea cererilor de rambursare (actualizat); Contracte (dup caz): contracte individuale de munc sau acte adiionale la contractele de munc, ncheiate pe perioad determinat sau nedeterminat nregistrate i avizate de ITM (cu excepia angajailor din administraia public), contracte de prestri servicii; contracte civile de prestri servicii, contracte de cedare drepturi de autor, contracte de nchiriere, contracte de leasing cu scadenarul ratelor de leasing; Propunerile de angajare, angajamentele bugetare individuale/globale, ordonanrile de plat (pentru beneficiari autoriti ale administraiei publice, instituii finanate de la bugetul de stat), vizate i tampilate de compartimentele de specialitate conform prevederilor OMFP nr.1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea si plata cheltuielilor instituiilor publice, precum si organizarea, evidenta si raportarea angajamentelor bugetare si legale. Copiile dup angajamentele bugetare i legale i ordonanrile de plat trebuie semnate de ctre persoana mputernicit s acorde viza de control financiar preventiv propriu, respectiv viza de control financiar preventiv delegat, dac este cazul i semntura ordonatorului principal de credite. Transport: bonuri taxe autostrad, bonuri taxe de trecere a podurilor bac, etc., chitane/bonuri taxe parcare, bonuri fiscale de combustibil cu nscrierea pe verso a numrului mainii i denumirea instituiei n care autoturismul este nregistrat ca mijloc fix, foaia de

Documentele justificative incluse n acest paragraf sunt generale i exemplificative. Beneficiarul va transmite numai documentele justificative specifice activitii pe care a desfurat-o. Pe parcursul procesului de implementare autoritatea de management poate solicita orice alte documente pe care le consider necesare.

10

35

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

parcurs i foaia de activitate zilnic, declaraie privind consumul de carburant, etc. Deplasare: ordin de deplasare i referatul de justificare (pentru salariaii instituiilor publice), biletele de cltorie/ tichete; Salarii i onorarii: fie de pontaj, state de plat a drepturilor bneti, list de avans chenzinal, centralizatoare state de plat, situaia privind stabilirea contribuiilor CAS, CASS/omaj/comision ITM/ contribuia pentru accidente de munc i boli profesionale, declaraia ITM, declaraia 100 Declaraia privind obligaiile de plat la bugetul de stat, declaraia 102 Declaraie privind obligaiile de plat la bugetele asigurrilor sociale i fondurile speciale, Declaraia fiscal privind stabilirea comisionului la ITM; Ordine de plat/cotor fil CEC/foaie de vrsmnt, borderou virare n cont de card, registru de cas; Dispoziia de plat (n cazul plilor n numerar); Extras de cont din care s rezulte viramentele i/sau extragerile, etc. Balane analitice de verificare aferente perioadei de raportare pentru cererea de rambursare n cauz, note contabile, fie de cont pentru conturile analitice utilizate n contabilitatea proiectului. Documentele justificative n vederea validrii cheltuielilor eligibile i efecturii plaii vor fi transmise n copie, avnd meniunea Conform cu originalul, semnate i tampilate de ctre responsabilul financiar al instituiei sau persoana desemnat prin act administrativ s gestioneze operaiunile financiare ale proiectului pentru certificarea realitii i legalitii serviciilor prestate/bunurilor achiziionate. Documentele justificative solicitate n vederea validrii cheltuielilor eligibile i efecturii plaii vor fi transmise AM att n format electronic (scanate i inserate pe CD), ct i n copie, ndosariate separat de celelalte documente justificative, avnd meniunea Conform cu originalul, semnate i tampilate de ctre responsabilul financiar al beneficiarului sau persoana desemnat prin act administrativ s gestioneze operaiunile financiare ale proiectului pentru certificarea realitii i legalitii serviciilor prestate/bunurilor achiziionate. Documente justificative pentru activitile desfurate 11: foi de prezen la cursuri sau seminarii completate cu datele de contact ale participanilor (organizaia/instituia din care face parte, tel, email, fax, etc.) i semnate de fiecare participant;
11

curricula;

Idem

36

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

fiele de post; C.V.-urile experilor; time-sheet-uri pentru experi; certificatele i /sau diplomele obinute; raportul iniial / intermediar / final asupra activitii desfurate pe perioada raportrii ntocmit de furnizorul de servicii contractat avnd avizul de opinie al reprezentantului legal; documente privind realizarea msurilor de informare i publicitate: o 1 exemplar din pliantul / broura / mapa realizat; o copii ale articolelor, anunurilor aprute n pres, interviuri radio/tv; o fotografii din care s reias amplasarea afielor/bannerelor; o fotografii cu etichetele lipite pe bunurile achiziionate din acest proiect; o fotografii de la locul de desfurare a evenimentelor de promovare a proiectului, etc.

raportul de audit extern al activitilor, al nregistrrilor i al conturilor proiectului (numai pentru R3) realizat cu respectarea standardelor de audit n vigoare de ctre un auditor autorizat, membru al unui organism recunoscut.

Aceste documente vor fi transmise AM n format electronic (scanate i inserate pe CD, n foldere separate pentru fiecare activitate n parte).
12

Documente justificative pentru achiziiile publice12: contractul de furnizare / de servicii ncheiat de dumneavoastr cu un ter (operator economic sau alt tip de contractor); procesul verbal de predare-primire (dac este cazul); anunul de participare; anunul de atribuire; actul administrativ de numire a comisiei de evaluare; lista cu ofertanii;

Mai multe detalii cu privire la documentele justificative privind achiziiile publice, n funcie de procedura de achiziie aleas conform OUG 34/2006 se regsesc n Manualul de implementare, anexa 5

37

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

procesul verbal de deschidere a ofertelor; raportul de evaluare a ofertelor; eventualele contestaii, etc.

Aceste documente vor fi transmise AM att n format electronic (scanate si inserate pe CD) ct i n copie, avnd pe fiecare pagin semntura responsabilului cu achiziiile publice al instituiei, tampila n original i meniunea conform cu originalul. Documentele privind achiziiile vor fi ndosariate separat de celelalte documente justificative i vor fi nsoite de OPIS. Dac n urma analizrii rapoartelor primite de la dumneavoastr AM consider necesar, v poate solicita, n scris, clarificri i/sau alte documente suplimentare.

ATENIE! Rapoartele R1 i R3 vor fi nsoite de formulare statistice privind participanii la activitile finanate din FSE prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative, anexa n Manualul de implementare.

Ultima cerere de rambursare va fi nsoit de Raportul Final R3 inclusiv de raportul de audit extern al activitilor, nregistrrilor i conturilor proiectului, realizat cu respectarea standardelor de audit n vigoare de ctre un auditor autorizat, membru al unui organism recunoscut. Dac n urma analizrii rapoartelor primite de la dumneavoastr AM consider necesar, v poate solicita, n scris, clarificri i/sau documente suplimentare. 4.1.2 Procedurile specifice de monitorizare Aceste proceduri constau n vizite n teritoriu i verificri suplimentare, pentru a monitoriza stadiul de desfurare a activitilor descrise n proiect.

38

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

Pe perioada de implementare se va efectua cel puin o vizit n teritoriu, n momentul desfurrii unei activiti prevzute n cererea de finanare. Dac activitile proiectului se desfoar n locaii diferite sau nregistrrile se efectueaz n alt locaie fa de cea prevzut n proiect, atunci vizita se va face la locul desfurrii activitii vizate. Data efecturii vizitei va fi stabilite n scris, de comun acord cu dumneavoastr. Cu 10 zile nainte de efectuarea vizitei, AM PO DCA v va trimite o scrisoare de ntiinare, urmnd ca dumneavoastr s trimitei confirmarea vizitei n termen de 3 zile lucrtoare de la primirea scrisorii de ntiinare. Vizitele n teritoriu vor fi efectuate pentru: a ne asigura ca proiectul exist fizic, a verifica dac informaiile furnizate de dumneavoastr Autoritii de management sunt reale, a v oferi asisten, a identifica ct mai curnd posibil eventualele probleme i a face sugestii privind msurile de remediere ale acestora, a identifica elementele de succes ale proiectului. n cazuri excepionale, dac n implementarea proiectului vor interveni aspecte neclare, putei fi invitai la sediul AM PO DCA pentru verificri suplimentare. Dup efectuarea fiecrei vizite n teritoriu i/sau a verificrii suplimentare, se va ntocmi un proces verbal care va fi semnat de ctre Ofierul de proiect care efectueaz vizita i de ctre dumneavoastr. Ofierul de proiect va elabora apoi un raport al vizitei/verificrii suplimentare care va conine constatri, recomandri, concluzii, o copie a acestui raport urmnd s v fie transmis i dumneavoastr. 4.1.3 Asisten post-contractare Asistena post-contractare reprezint ajutorul oferit dumneavoastr de ctre Autoritatea de management n implementarea proiectelor, n conformitate cu planul de activiti din cererea de finanare, i n pregtirea de noi proiecte, fiind n acelai timp o modalitate posibil de aciune pentru a mbunti eficacitatea i performana intern a tuturor activitilor. Tipurile de asisten post-contractare sunt: help-desk i seminarii. Help-desk Dup semnarea contractelor, ofierii de proiect v vor sta la dispoziie cu toate informaiile necesare clarificrii problemelor ce pot aprea pe perioada derulrii proiectului, pentru a asigura implementarea eficient a acestuia i atingerea obiectivelor propuse. Comunicarea dumneavoastr cu AM PO DCA se va face telefonic, prin fax sau e-mail. Seminarii
39

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

Personalul AM PO DCA i propune s organizeze de-a lungul perioadei de implementare seminarii tematice astfel nct s v furnizeze informaii actualizate necesare n implementarea proiectelor i s v ofere recomandri specifice i exemple de bun sau rea practic. 4.2 Managementul financiar n perioada de implementare

4.2.1 Mecanismul de efectuare a plilor Procedura de rambursare a cheltuielilor eligibile efectuate n vederea rambursrii costurilor eligibile efectuate n cadrul proiectului, trebuie s transmitei ctre Autoritatea de management Cererea de rambursare (formularul Cerere de rambursare pe care l gsii n anexa nr. 6 Formulare), nsoit de: documente justificative detaliate la cap. 4.1.1., raportul tehnic de progres R2, R3 la finalul proiectului, pentru ultima cerere de rambursare. Plafonul minim al cheltuielilor eligibile solicitate pentru fiecare cerere de rambursare i plafonul maxim din cadrul ultimei cereri de rambursare se regsesc n tabelul de mai jos: Plafon Plafon maxim minim pentru pentru ultima fiecare cerere cerere de de rambursare (% rambursare din valoarea (% din total eligibil a valoarea proiectului) total eligibil a proiectului) 220.000 lei x < 1.800.000 lei 20% 25% 1.800.000 lei x < 3.500.000 lei 15% 16% 3.500.000 lei x < 11.000.000 lei 10% 16% 11.000.000 lei x < 17.000.000 lei 5% 16% nainte de solicitarea rambursrii, cheltuielile respective trebuie s fie deja efectuate i pltite. Valoarea total eligibil a proiectului - lei (x)

40

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

Dup primirea cererilor de rambursare AM PODCA va verifica realitatea, legalitatea i conformitatea cheltuielilor efectuate de dumneavoastr. Verificarea se face pe baza documentaiei care nsoete cererile de rambursare i/sau verificrilor on the spot. Sumele aferente rambursrii vor fi transferate de ctre AM n contul beneficiarului. Toate sumele primite n cont vor fi exprimate n lei, instrumentul de plat utilizat este ordinul de plat. Plata se va efectua prin Activitatea de Trezorerie i Contabilitate Public la care AM are deschise conturi distincte. n cazul beneficiarilor prevzui la art. 5 alin. (1)-(3) din OUG nr. 64/2009, AM va vira sumele aferente rambursrii cheltuielilor eligibile efectuate n cadrul proiectului n conturile de venit ale bugetului de stat dup cum urmeaz: 20.45.01.02.01 Sume primite n contul plilor efectuate n anul curent; 20.45.01.02.02 Sume primite n contul plilor efectuate n anii anteriori. AM va notifica n scris beneficiarii prevzui la art. 5 alin. (1)-(3) din OUG nr. 64/2009 cu privire la sumele virate n conturile de venituri. n cazul instituiilor publice care se finaneaz integral sau parial din venituri proprii (instituii de nvmnt superior, spitale publice, instituii sanitare publice, beneficiari din sectorul privat, ONG-uri, etc.), AM va vira sumele validate n conturile de disponibil deschise la Trezoreria statului. Pentru proiectele implementate n parteneriat, contul de disponibiliti care se deschide pe numele liderului parteneriatului, n vederea primirii sumelor aferente proiectului, este 50.14.01 Disponibil aferent proiectelor derulate n parteneriat conform OUG 64/2009. Plile efectuate se nregistreaz n sistemul contabil n conturi distincte de proiect, att la nivelul AMPODCA ct i la nivelul beneficiarului. AM PO DCA are responsabilitatea efecturii reconcilierii contabile dintre conturile sale contabile i cele ale beneficiarilor pentru operaiunile gestionate n cadrul PO DCA. 4.2.2 Controlul proiectului Proiectele finanate prin PO DCA vor fi verificate la faa locului de o echip de control desemnat de AM, cel puin o dat pe perioada implementrii. Acest control poate interveni n orice moment al implementrii proiectului, ct i dup plata final (ex-post), pe o perioada de cinci (5) ani de la data ncheierii proiectului i va cuprinde verificri de natur tehnic i economico-financiar. Autoritatea de management pentru PO DCA este nsrcinat cu gestionarea i implementarea programului operaional n conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare, dup cum urmeaz: s verifice furnizarea de produse i de servicii cofinanate i s controleze dac toate cheltuielile declarate de beneficiari pentru operaiuni au fost suportate efectiv i c sunt n conformitate cu normele comunitare i naionale;
41

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

s se asigure c exist un sistem de nregistrare i de arhivare sub form electronic a documentelor contabile pentru fiecare operaiune n cadrul programului operaional, si este asigurata disponibilitatea acestora; s se asigure c beneficiarii i alte organisme care particip la realizarea operaiunilor aplic fie un sistem de contabilitate separat, fie o codificare contabil adecvat pentru toate tranzaciile privind operaiunea, fr a aduce atingere standardelor contabile naionale; s se asigure c sunt respectate toate obligaiile cu privire la informare i de publicitate. Verificrile trebuie s asigure faptul c declararea cheltuielilor este real, c achiziia de produse sau servicii a fost fcut n concordan cu contractul de finanare, c cererile de rambursare sunt corecte i c operaiile i cheltuielile sunt n concordan cu regulile Comunitare i naionale. Pentru a asigura buna desfurare a verificrilor la faa locului, vei fi ntiinat n prealabil despre data la care vor avea loc acestea. Obligaia dumneavoastr este de a pune la dispoziia echipei de control toate documentele administrative i contabile solicitate, n original, de a asigura accesul la sistemele informatice i la toate documentele stocate n format electronic privind gestiunea tehnic i financiar a proiectului. Totodat avei obligaia de a garanta prezena, n timpul controlului, a persoanelor mputernicite s dea toate informaiile utile la nivel administrativ, contabil i tehnic. Echipa de control verific urmtoarele aspecte: - ndeplinirea condiiilor privind capacitatea dumneavoastr (a echipei de management a proiectului) de a implementa aciunile prevzute n proiect; - legalitatea, regularitatea i realitatea operaiunilor financiare desfurate pn la acel moment; - nregistrarea corect n contabilitate a tuturor operaiunilor aferente proiectului; - modalitatea de atribuire a contractelor de achiziii n sensul respectrii prevederilor legale n materie de achiziii publice; - ndeplinirea obligaiilor privind asigurarea vizibilitii i publicitii proiectului; - stadiul tehnic de realizare a activitilor proiectului n conformitate cu obligaiile asumate prin contractul de finanare / ordinul de finanare. n ceea ce privete verificarea modulului n care sunt respectate reglementrile naionale i comunitare n materie de achiziii publice se vor verifica urmtoarele aspecte:

42

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

respectarea legislaiei privind procedura de achiziie public aleas; modul de ntocmire a documentaiei de atribuire i de desfurare a procedurii de achiziie; stadiul de execuie a contractului de achiziie public; ndeplinirea de ctre furnizor/prestator a obligaiilor asumate prin contractul de achiziie public; deficienele n execuia achiziiei. Dac n urma verificrilor efectuate, ofierii de control constat nereguli n aplicarea procedurii de achiziie public, Autoritatea de management va aplica corecii financiare beneficiarului. Coreciile financiare ca urmare a nerespectrii de ctre beneficiar a procedurii de achiziie public vor fi aplicate aa cum sunt ele prevzute n Contractul de finanare (Anexa V Corecii financiare ). Verificrile la faa locului se finalizeaz cu ntocmirea unui proces verbal de control semnat mpreun cu beneficiarul, precum i a unui Raport de control ce va cuprinde obiectivele, constatrile i concluziile misiunii de control, precum i propunerile de msuri corective, cu indicarea termenelor propuse pentru realizare. Prin verificarea rapoartelor de progres trimise de dumneavoastr, ofierii de control vor urmri modul de implementare a recomandrilor ce v-au fost fcute. Pe lng verificrile la faa locului, planificate prin Planul anual de control, Autoritatea de Management poate desfura la nivelul beneficiarilor i misiuni de control ad-hoc sau verificri efectuate ca urmare a sesizrilor privind existena unor nereguli. Autoritatea de Management i rezerv dreptul ca anumite aciuni de control s fie declanate fr informarea dumneavoastr prealabil. n cazul n care n urma unor aciuni de control se vor constata prejudicii, aciunea de verificare la nivelul beneficiarului se poate extinde asupra ntregii perioade n care, potrivit legii, pot fi luate msuri de recuperare a creanelor i de tragere la rspundere a persoanelor vinovate, prelungindu-se n mod corespunztor durata de exercitare a controlului, dar nu mai mult de 90 de zile. Echipa de control care efectueaz verificarea va ntocmi, la sfritul misiunii de control, un Proces verbal de constatare, care reprezint titlu de creana. In aceste cazuri titlul de crean se comunic beneficiarului debitor prin scrisoare recomandat cu confirmare de primire.

43

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

Pe lng verificrile la faa locului, ofierii de control efectueaz i verificarea administrativ a achiziiilor publice. Pentru acest tip de verificri dumneavoastr va trebui s transmitei Autoritii de Management urmtoarele documente, aferente procesului de derulare al procedurilor de achiziii publice n funcie de procedura de achiziie derulat: Referatul de necesitate; Nota justificativ privind aplicarea procedurii; Publicarea anunului de participare/Invitaia de participare;

Actul administrativ de numire a comisiei de evaluare; Lista cu ofertanii, numrul de nregistrare al ofertelor, data i ora nregistrrii; - Procesul-verbal de deschidere a ofertelor; - Raportul de evaluare a ofertelor; - Eventuale contestaii; - Contractul semnat; - Publicarea anunului de atribuire; - Procesul verbal de recepie. Aceste documente justificative solicitate de Autoritatea de Management vor fi trimise n copie i vor avea pe fiecare pagin semntura reprezentantului legal, tampila n original i meniunea conform cu originalul. Dac n urma analizrii documentelor primite de la dumneavoastr AM consider necesar, v poate solicita, n scris, clarificri i/sau documente suplimentare.

Reinei urmtoarele: Documentaia contabil trebuie s permit identificarea rapid a tuturor veniturilor i cheltuielilor proiectului; Trebuie pstrat o contabilitate separat pentru proiect; Cheltuielile eligibile i cele neeligibile trebuie nregistrate separat i prezentate distinct n toate facturile, cu indicarea separat a TVA-ului aferent;

44

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

Toate documentele trebuie s fie uor accesibile, datate i arhivate corect pentru a garanta o pist de audit corespunztoare care s permit verificarea documentelor originale de ctre reprezentani ai Autoritii de Management, ai Comisiei Europene, ai Oficiul European de Lupta Antifraud, ai Curii Europene a Auditorilor, precum i ai altor organisme abilitate, pe o perioad de cinci ani de la nchiderea oficial a Programului Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative.

4.2.3 Sesizarea neregulilor Neregula, n conformitate cu legislaia naional aplicabil (prevederile Ordonanei Guvernului Nr. 79/2003, cu modificrile i completrile ulterioare), reprezint orice abatere de la legalitate, regularitate i conformitate n raport cu dispoziiile legale naionale i/sau comunitare precum i cu prevederile contractelor sau ale altor angajamente legale ncheiate n baza acestor dispoziii, care prejudiciaz bugetul general al Comunitii Europene i/sau bugetele administrate de aceasta sau n numele ei, precum i bugetele din care provine cofinanarea aferent printr-o cheltuial necuvenit. Orice persoan care deine informaii privind existena unor nereguli n desfurarea proiectelor finanate n cadrul PO DCA din fondurile comunitare i/sau cofinanrile aferente, poate semnala nereguli prin sesizare n scris: transmis prin pot sau depus personal la sediul Autoritii de Management sau pot electronic, la adresa: sesizari.nereguli.ampodca@mira.gov.ro.

Semnalrile privind neregulile vor conine obligatoriu date referitoare la identificarea proiectului sau localizarea beneficiarului, n caz contrar acestea nu vor fi acceptate pentru analiz i verificare. n acest sens, recomandm utilizarea formularului standard postat pe site-ul oficial al Autoritii de Management. Sesizrile privind neregulile pot fi transmise anonim sau sub semntur, fr ca aceste semnalri s atrag un tratament inechitabil sau discriminatoriu asupra expeditorului. Confidenialitatea n ceea ce privete identitatea avertizorului de nereguli va fi pstrat cu strictee. n baza detectrilor neregulilor care au fcut obiectul unei constatri primare administrative, incluznd constatrile rapoartelor de control/audit (primele evaluri scrise) transmise ctre Autoritatea de Management de autoriti competente administrative sau judiciare, AM PO DCA va raporta neregulile constatate n conformitate cu cerinele de raportare a neregulilor (aa cum sunt prevzute de seciunea 4 a Regulamentului Cadru al Comisiei (CE) Nr.1828/2006).
45

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

4.2.4 Recuperarea debitelor n cazul n care se descoper i notific o neregul privind cheltuielile eligibile declarate de ctre dumneavoastr i rambursate de ctre AM, va fi declanat o procedur de control n vederea constatrii i cuantificrii creanelor bugetare. Constituie obiect al recuperrii creanelor bugetare rezultate din nereguli sumele pltite necuvenit din fonduri comunitare i/sau din cofinanarea aferent, costurile bancare, inclusiv accesoriile acestora, precum i alte sume stabilite de lege n sarcina debitorului. Creanele bugetare rezultate din nereguli sunt asimilate creanelor fiscale, n sensul drepturilor i obligaiilor care revin creditorilor, autoritilor cu competene n gestionarea asistenei financiare comunitare nerambursabile i debitorilor. Compartimentul de control i antifraud stabilete i individualizeaz, n urma controlului efectuat la dumneavoastr, obligaia de plat, ntocmind un Proces - verbal de constatare (conform modelului prevzut n anexa Hotrrii nr. 1306/2007), document ce reprezint, n condiiile legii, titlu de crean. Autoritatea de management v comunic titlul de crean, dispoziiile Ordonanei Guvernului nr. 92/2003 privind Codul de procedur fiscal, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare, referitoare la comunicarea si contestarea actului administrativ fiscal aplicndu-se n mod corespunztor. Dumneavoastr, n calitate de beneficiar al proiectului avei obligaia de a nregistra n contabilitate i de a plti voluntar sumele datorate, termenul de plat stabilindu-se n funcie de data comunicrii titlului de crean astfel: dac data comunicrii este cuprins ntre intervalul 1 15 din lun, termenul de plat este pn la data de 5 a lunii urmtoare; dac data comunicrii este cuprins ntre intervalul 16 31 din lun, termenul de plat este pn la data de 20 a lunii urmtoare. Pentru neachitarea la termenele prevzute mai sus a obligaiilor de plat dumneavoastr, n calitate de beneficiar al proiectului, datorai dup acest termen majorri de ntrziere, care se calculeaz pentru fiecare zi de ntrziere, ncepnd cu ziua imediat urmtoare termenului de plat i pn la data stingerii sumei datorate, inclusiv. n cazul n care nu pltii n termenul prevzut, Autoritatea de management va proceda la stingerea debitului prin deducerea din Cererea de rambursare depus sau care urmeaz a fi transmis, al crei cuantum de cheltuieli eligibile

46

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

s acopere valoarea debitului (astfel nct suma datorat s poat fi dedus din suma de rambursat cuvenit). n cazul n care valoarea cheltuielilor eligibile validate este mai mic dect valoarea creanei bugetare datorate, diferena va fi dedus din urmtoarea Cerere de rambursare pe care o vei depune. n cazul n care nu ai achitat de bunvoie obligaiile de plat, pentru perioada de timp scurs de la expirarea termenului de plat i pn la deducerea din Cererile de rambursare, datorai majorri de ntrziere, iar titlul de crean devine titlu executoriu la data la care debitul este scadent prin expirarea termenului de plat. n cazul n care nu putei stinge debitul prin plata voluntar sau deducere, Autoritatea de Management transmite titlul executoriu, mpreun cu dovada comunicrii ctre dumneavoastr, la organele teritoriale subordonate ANAF sau organele din cadrul administraiei publice centrale sau locale, competente pentru administrarea creanelor bugetelor aferente fondurilor de cofinanare, abilitate s duc la ndeplinire msurile asiguratorii i s efectueze procedurile de executare silit pentru recuperarea sumelor pltite necuvenit din fondurile comunitare i/sau fondurile de cofinanare, n conformitate cu prevederile n vigoare ale Codului de procedur fiscal. Ca beneficiar, avei obligaia de a pstra i de a pune la dispoziia organismelor abilitate, dup finalizarea perioadei de implementare a proiectului, inventarul asupra activelor dobndite prin Instrumentele Structurale, pe o perioad de 5 ani de la data nchiderii oficiale a PO DCA. n cazul constatrii unor nereguli ulterior finalizrii implementrii proiectului, avei obligaia s restituii debitul constatat, precum i eventualele dobnzi, penaliti de ntrziere, costurile bancare etc. n cazul nerespectrii obligaiei de restituire a debitului, Autoritatea de management va sesiza organele competente n vederea declanrii executrii. Recuperarea debitului ca urmare a neregulilor constatate, se realizeaz conform prevederilor legale n vigoare, privind controlul i recuperarea fondurilor comunitare, precum i a fondurilor de cofinanare aferente, utilizate necorespunztor.

47

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

48

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

5. Contestaii
Solicitanii/beneficiarii fondurilor proiectelor finanate prin PO DCA pot contesta: rezultatele procesului de evaluare i selecie privind cererea de finanare depus pentru finanarea unui proiect; sumele validate de Autoritatea de Management, ca urmare a solicitrilor beneficiarilor de acordare a prefinanrii sau cererilor acestora de rambursare a cheltuielilor eligibile; concluziile, msurile sau constatrile stipulate n raportul de control organizat la beneficiarii fondurilor, ncheiat ca urmare a verificrilor n teren efectuate de membrii echipei de control din cadrul AM PODCA; msurile dispuse de conducerea Autoritii de Management n proceseleverbale de constatare, ncheiate ca urmare misiunilor organizate pentru verificarea i individualizarea creanelor bugetare provenite din utilizarea necorespunztoare a fondurilor comunitare i a sumelor de cofinanare aferente; orice alt situaie care nu poate fi soluionat pe cale amiabil sau care v ndreptete, pentru valorificarea, recunoaterea sau aprarea unui drept, la posibilitatea de a contesta una din msurile/activitile AM PODCA, prin relaiile care decurg de la data nregistrrii unei cereri sau unui contract de finanare. Contestaiile vor fi comunicate n form scris, pe suport de hrtie, ctre Autoritatea de Management - Ministerul Administraiei i Internelor, Direcia pentru Dezvoltarea Capacitii Administrative, pe adresa: Piaa Revoluiei nr.1A, intrarea D, sector 1, Bucureti, cod potal 010086, Romnia. ATENIE! ntruct informaiile privind deliberrile autoritilor reprezint excepii de la accesul liber la informaiile de interes public, procedura de evaluare a cererilor de finanare i oricare alte proceduri care conin rezultate ale deliberrilor interne sunt confideniale. Documentele rezultate pe parcursul deliberrilor prevzute de aceste proceduri sunt numai pentru consultare oficial i nu pot fi divulgate nici solicitanilor i nici unei alte entiti, n afara serviciilor autorizate ale: Autoritii de Certificare i Plat, Autoritii de Audit de pe lng Curtea de Conturi a Romniei, DLAF, OLAF, Comisiei Europene. Pentru validarea (acceptarea) n vederea repartizrii spre soluionare a contestailor comunicate de solicitani/beneficiari ctre conducerea Autoritii
49

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

de Management, formulrile scrise trebuie s conin urmtoarele cerine obligatorii de form i coninut: Identificarea contestatarului, prin: denumirea solicitantului/beneficiarului, adresa - conform nscrierilor n cererea de finanare depus/contractul de finanare n vigoare, numele i prenumele reprezentantului legal sau al persoanei care reprezint contestatarul i calitatea acesteia (caz pentru care contestaia va fi nsoit obligatoriu de originalul mputernicirii reprezentantului legal); Identificarea proiectului, prin: numrul unic de nregistrare alocat cererii de finanare (codul SMIS) i titlul proiectului i, dup caz, referina contractului de finanare; Obiectul contestaiei; Motivele de fapt i de drept (dispoziiile legale naionale i/sau comunitare, principiile nclcate); Mijloace de prob (acolo unde exist); Semntura reprezentantului legal sau, dup caz, a mputernicitului acestuia; tampila autorizat. Contestaia va fi depus n numele reprezentantului legal/mputernicitului acestuia n termen de maxim 10 de zile (calendaristice) de la data nscris n informarea/notificarea asupra rezultatelor/msurilor activitilor contestate, transmise de reprezentanii Autoritii de Management. mpotriva msurilor dispuse prin titlul de crean emis de Autoritatea de Management sub forma procesului-verbal de constatare a unor creane bugetare provenite prin utilizarea necorespunztoare a fondurilor comunitare i a sumelor de cofinanare aferente, termenul maxim legal de depunere a contestaiei la sediul autoritii este de 30 de zile (calendaristice) de la data comunicrii. Contestaiile depuse dup termenele prevzute, vor fi considerate respinse ca tardive, iar contestatarul va fi notificat cu privire la imposibilitatea repartizrii spre soluionare. Contestaiile, care ndeplinesc condiiile de form, coninut i termen, sunt analizate i soluionate n termen de 30 de zile (calendaristice) de la data nregistrrii lor. n situaia n care se consider necesar o investigaie mai amnunit, care presupune depirea termenului de 30 de zile de analiz i soluionare a contestaiei, vei fi notificat n scris asupra termenului de soluionare. n cazul n care coninutul contestaiilor sau probele nsoitoare aduc suspiciuni la nereguli (fie ele neintenionate sau fraude, fapte de corupie i alte fapte ilegale), contestaiile vor fi abordate simultan de conducerea AM

50

REGULI PENTRU CERERILE DE IDEI PROIECTE

Octombrie 2009

PODCA ca sesizri la posibile nereguli (vezi subcapitol 6.2.3. al prezentului ghid). Deciziile comisiilor constituite pentru soluionarea contestaiilor nregistrate pot fi de admitere sau de respingere a acestora i au caracter definitiv la nivelul Autoritii de Management. Contestatarul este notificat n scris asupra deciziei membrilor comisiei de soluionare a contestaiei, printr-o scrisoare oficial din partea conducerii AM PO DCA. Orice alt form de petiie adresat Autoritii de Management va fi soluionat n termenele i condiiile stabilite de Ordonana nr. 27/2002 privind reglementarea activitii de soluionare a petiiilor, cu modificrile i completrile ulterioare.

51