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William Enriquez M.
problema:
responder a la llamada de un cliente que solicita un producto para tenerlo en su almacn en una fecha determinada y con un precio que se necesita negociar para cerrar o no la operacin en ese momento.
involucra:
consultar inventario (productos disponibles, reservados, en inspeccin, suficientes, pendientes de llegar,...) considerar importancia del pedido (adelantar o no a otros pendientes), controlando el riesgo de la operacin plantear conveniencia y plazos de fabricacin para aadirlos a los de entrega de proveedores (si es necesario material) considerar un plazo de entrega real (nivel de saturacin de la fbrica) considerar subcontratacin a terceros considerar productos sustitutivos para completar el pedido (por ejemplo, servidos anteriormente al mismo cliente tener en cuenta costes de los productos en su compra y en su transformacin considerando distintas alternativas de compra por volumen, o de fabricacin por lotes econmicos,...
para responder a la pregunta se involucra a gran parte de las reas de la empresa los ERP son el rea de software ms importante dedicado a dar soporte a las operaciones de las empresas
antes: soporte de procesos de fabricacin actualmente: abarcan todos los procesos y recursos complejos de implantar
solucin ERP
aplicacin integrada de gestin, modular, y que cubre las necesidades de las distintas reas de una empresa aporta conectividad entre aplicaciones complementarias aporta una metodologa de control de los proyectos de implantacin del producto con control de todos los recursos necesarios con garanta de evolucin con las necesidades globales informticas del mercado y las ltimas tecnologas
beneficios esperados
incrementos de eficiencia mejoras de calidad, productividad y rentabilidad implantaciones que cubren funcionalidades de comercio electrnico puede ser un factor estratgico que repercute en beneficio del negocio
costes implementacin
la implementacin es mucho ms costosa (entre tres y diez veces) que el producto en s:
altos costes de asistencia de implementacin por parte de empresas de integracin de sistemas enfoques de reingeniera adoptados por las empresas implementadoras de ERPs (es decir, adaptar la empresa al producto) necesidad de reemplazar gran parte de la arquitectura de tecnologa de informacin para dar soporte al ERP
grado de estandarizacin
para cambiar los procesos estndar de los ERPs hay que reprogramarlos y puede ser complicado y delicado solucin: ajustar la empresa a los procesos del ERP pregunta: se obtienen ventajas competitivas al utilizar procesos estandarizados que tambin pueden implementar las empresas de la competencia? alternativa: enfoque hbrido
mantener gran parte de los procesos estndar cambiar el cdigo del ERP donde se compruebe que se van a obtener ventajas competitivas (difcil demostrarlo)
ejemplo: Dell
1994: comenz a implantar R/3 en las actividades de produccin 1996:
abandon R/3 razn:
el modelo de negocio cambi de un enfoque mundial a un enfoque segmentado en regiones SAP R/3 result ser demasiado monoltico para ser alterado por las necesidades cambiantes del negocio
arquitectura de un ERP
Perfiles profesionales Cuentas a cobrar otros Anlisis financiero
otros
recursos humanos
Formacin y desarrollo
contabilidad y finanzas
Software extendido
almacn de datos
Software extendido
CLIENTES
ventas y distribucin
otros
Gestin de transporte
Plan de produccin
inventario y fabricacin
otros
PROVEEDORES
Anlisis de ventas
Administracin de la calidad
ARQUITECTURA
SOLUCIONES DE LA INDUSTRIA
Eleccin de un ERP Criterios y Costes de Implantacin ERP? Enterprise Resource Planning (formal) El ERP es una herramienta que ayuda a integrar todos los procesos del negocio y a optimizar los recursos disponibles.
Modular y abierto
Multifuncional Tiempo real Conectividad e-business
principales mdulos
produccin finanzas distribucin recursos humanos
otros mdulos
gestin comercial control de almacn mantenimiento gestin de proyectos servicio postventa y soporte herramientas de desarrollo
planificacin de la produccin
cubre las actividades de produccin de una compaa industrial planifica la produccin (stocks, capacidades, empleados, compras de materias primas o componentes,...) subsistemas
plan maestro de produccin (MPS)
anticipan cuellos de botella en la produccin y permiten tomar decisiones especifica para el prximo pedido de produccin qu productos deben fabricarse y comprarse, en qu cantidades y cundo utilizacin de datos histricos, clculo de tendencias,... planifican las materias primas y los componentes necesarios para responder a los pedidos calcula fechas en que se deben lanzar rdenes de compra y fabricacin rene la informacin del trabajo en curso y la aade a la programada por MRP, calculando la carga de trabajo con respecto a la capacidad de las instalaciones productivas permiten planificar horas extra, turnos de operarios, mantenimiento preventivo, adquisicin de nuevos equipos,... gestin de costes administracin de calidad enlaces con CAD monitorizacin de la produccin ...
otros mdulos
distribucin
actividades de ventas y distribucin de los productos
presentacin de ofertas pedido gestin de almacenes facturacin,...
permiten conocer
estado de pedidos niveles de crditos pactados con clientes y proveedores posiciones de cuentas de los clientes facturas pendientes de pago anlisis de ventas en trminos de volumen y ganancias
submdulos de distribucin
planificacin de necesidades de distribucin intercambio electrnico de datos (EDI) tiempos y administracin de gastos facturacin lotes compras solicitudes de ofertas de compra contratos de compra rdenes de compra ventas contratos de venta ofertas de ventas anlisis de ventas promociones y ofertas previsiones
gestin de transporte gestin de flotas de transporte gestin de combustible rdenes de transporte tarifas de transporte administracin de entregas planificacin de rdenes de transporte
gestin de almacn
control de inventarios embalajes rdenes de reaprovisionamiento ubicaciones
gestin de la calidad
ayudan a
aumentar la participacin en el mercado mediante una captacin de demanda universal reducir los costes operativos de adquisicin de materiales aumentar la eficacia de la organizacin competir de forma ms eficaz
objetivo final: integrar clientes, proveedores, fbricas, almacenes, distribuidores, transportistas y otros socios
ejemplos
marketing: promociones ms eficaces si conocen la base de productos y servicios instalada por los clientes ventas: se propondrn productos correctos conociendo el historial de servicios de un cliente servicios: mejores propuestas de planes o servicios de mantenimiento si conocen los ciclos de pedidos del cliente
personal involucrado
alta direccin:
propuesta e impulso de los proyectos ERP asignacin de recursos y establecimiento de prioridades
implantacin de ERP
Fases de la implantacin
Anlisis de la situacin de la empresa -comprensin de los procesos de negocio -Informacin que se suministra a los directivos -Controles de la situacin de la empresa -Carencias de los SI Memorando del Proyecto -situacin empresa en aspectos organizativos y operativos -Recomendaciones y comentarios -Objetivos y plan de implantacin -Responsabilidad equipo de proyecto -Programa de reuniones -Factores crticos de xito -Obstculos que se pueden anticipar
Preparacin de la implantacin
Desarrollo y confirmacin
-Desarrollo de nuevos procedimientos y controles -Generacin de las bases de datos -Programacin y prueba de modificaciones en los mdulos -Prueba piloto -Formacin de usuarios
Implantacin
-Revisin de polticas operativas y procesos de negocio para identificar reas que requieren modificaciones -Prototipo para impartir un curso de capacitacin a directivos (definicin de requisitos, procedimientos, controles,...) -Plan Detallado de Implantacin: - tareas - tiempo de cada una - responsable/s
Puesta en explotacin
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Expectativas de la implantacin...
1.- Sistema integral para todas las reas de la empresa. 2.- Informacin financiera y operativa en lnea (oportuna, veraz...) 3.- Definicin y mejora de procesos y herramientas de control de gestin. 4.- Reducir costes de operacin (ROI). 5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI). 6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las reas (ROI). 7.- Mejorar la imagen de la empresa 6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad 7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios. 8.- ERP debe tener herramientas e-business
tiempo de implantacin:
compaas pequeas y medianas: desde unos meses hasta un ao y medio
mayores facilidades de coordinacin posibilidad de implantar todo el sistema de una sola vez
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asignacin de recursos humanos y financieros resuelve posibles conflictos toma de decisiones estratgicas reuniones mensuales
consultor principal
consultor de aplicacin: responsable de tareas funcionales, forma al equipo y realiza el anlisis y diseo conceptual de adaptaciones, personalizaciones y mejoras del ERP director tcnico: responsable de las tareas de desarrollo de mejoras consultor tcnico: instalacin del sistema estndar, control de calidad de las adaptaciones, coordinacin del equipo de desarrollo, documentacin adaptaciones programador
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beneficios ms citados por los responsables (en el caso de implantaciones con xito)
estandarizacin e integracin de procesos, tanto locales como globales disponibilidad y calidad de los datos menores inventarios ciclos de entrega ms cortos vida til estimada: al menos 10 aos
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Una vez arrancado el sistema es importante hacer balance entre logros obtenidos y resultado de la implantacin del ERP de cara a nuevos proyectos y hacerse la siguientes preguntas:
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Expectativas concretas
Se debe traducir en mejoras concretas Mejorar servicio a cliente Inventario reducido Manufactura estabilizada Personal cuente con informacin de calidad que les permita tener una mejor visibilidad para realizar su trabajo.
Unido a: Retorno de la inversin realizada en hardware, software,servicios y tiempo invertido por la Organizacin.
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COSTES INTERNOS
Dedicacin necesaria por parte de los recursos de la organizacin Costes asociados a la aparicin del ERP en la organizacin.
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Distribucin lgica de los Costes Externos Infraestructura Tcnica (Hardware, red, comunicaciones...) 10% Software (licencias, modulos add-on, actualizaciones) 30% Servicios de consultora, desarrollo, implantacin y mantenimiento 60%
Distribucin lgica de los Costes Internos 80%. Dedicacin necesaria por parte de los recursos de la compaa. 20%. Costes asociados a la aparicin del ERP en la empresa LA RELACION ENTRE COSTES EXTERNOS E INTERNOS PUEDE IR DESDE UN 1:1 A 1:3 EN ALGUN CASO...
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INFRAESTRUCTURA TCNICA Los avances en infraestructura tcnica estn haciendo viables proyectos que en el pasado no lo eran, pero...
...un mal dimensionamiento tcnico puede echar abajo el resto de trabajos asociados a la implantacin de un ERP.
COSTE VISIBLE
Hardware
Red Comunicaciones
SOFTWARE Los costes del Software son marcados por los fabricantes
Un software va ntimamente ligado al proveedor de servicios. La solucin es completa. Un buen software lo hace malo una mala implantacin...
COSTE VISIBLE
Mdulos propios del software Licencia
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SERVICIOS DE CONSULTORIA, DESARROLLO, IMPLANTACIN Y MANTENIMIENTO. Un proyecto de implantacin se realiza por un equipo de trabajo formado por recursos de la compaa y recursos del proveedor de servicios. COSTE VISIBLE
Servicios de consultara y Organizacin Nuevos desarrollos Implantacin y Formacin Mantenimiento
Eleccin de un ERP Criterios y Costes de ERP - Enterprise Resource Planning Adecuada asignacin de esfuerzos y recursos
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Clave principal...
La nica manera de no errar en la adecuada asignacin de esfuerzos y recursos al proyecto es seguir la metodologa proporcionada por la empresa consultora de implantacin. Slo con la repeticin se consigue ir depurando los mtodos.
Impla Software
El
de
Eleccin de un ERP Criterios y Costes de ERP - Enterprise Resource Planning Factores crticos y Administracin de Riesgos en la implantacin
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Medidas para controlar los riesgos de implantacin Algunas consideraciones.... Si la Informacin que maneja la organizacin no es depurada no es depurada y los procesos de negocio no se adecuan al nuevo modelo de trabajo a
Medidas para controlar los riesgos de implantacin Algunas consideraciones.... Si la Informacin que maneja la organizacin no es depurada no es depurada y los procesos de negocio no se adecuan al nuevo modelo de trabajo a
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Medidas para controlar los riesgos de implantacin ...con la implantacin del ERP, obtendremos mejoras significativas: Mejor servicio a clientes, Inventario reducido, Mejoras en produccin Informacin de calidad Etc.
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Eleccin de un ERP Criterios y Costes de IERP - Enterprise Resource Planning ROI - Retorno de la inversin
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El mtodo ROI. Perodo de Recuperacin Cantidad de tiempo en recuperar la inversin realizada. Tiene una carencia: no contar con los intereses del capital.
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Empresa de Ingeniera
ACTUACIONES
Consultora de organizacin y mejora de procesos. Implantacin de un ERP de fcil uso. Reduccin de tareas y ahorro de costes de personal. Personal para tareas de control y seguimiento de procesos. Evaluacin de 1 ao en retorno de la inversin.
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ACTUACIONES
Consultora de organizacin y mejora de procesos. Implantacin de un ERP. Organizacin de tareas y mejoras del control Personal reducido en IT y en los puntos de control. Imputacin del dato donde se produce. Posibilidad de continuar la poltica expansiva de la compaa. Evaluacin de 6 meses en retorno de la inversin.
Proceso Tpico
Antes
Medir situacin actual en el caso de existir aplicacin. Identificar procesos bsicos susceptibles de mejora. Recoleccin de datos para cada proceso (Tiempo, tareas, costes...). Estimar los costes del proyecto Puedo incrementar la productividad?en qu procesos? me permitir ahorrar costes? qu oportunidades de negocio podra abordar?
Durante el desarrollo
Control de tiempos, costes y equipo de desarrollo.
Despus
Nmeros resultante tras la inversin (costes finales, beneficios obtenidos) Conversin de estos datos en valores monetarios. Analizar su incidencia en ahorro de costes, incremento de ventas, aumentos de mrgenes respecto a la situacin anterior.
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proveedores de ERPs
PeopleSoft 9% JDE 7% Baan 7% SSA/BPCS 3% JBA International 3%
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