Sunteți pe pagina 1din 6

TEHNICI DE SECRETARIAT Lector univ.

Nina VRGOLICI Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat Facultatea de Litere Universitatea din Bucureti

1. ROLUL I LOCUL SECRETARIATULUI N STRUCTURA UNEI ORGANIZAII 1.1. Organizaia i structura ei organizatoric Organizaia este o form concret de desfurare a activitii umane n diferite domenii: economic, social, cultural, politic etc. Orice tip de activitate trebuie administrat. De aceea, orice organizaie funcioneaz ca un sistem ale cru i componente sunt n strns legtur pentru a putea interveni fiecare la momentul oportun cu mijloace proprii, spre a rspunde unei nevoi. Organizaia poate fi considerat ca o colectivitate ierarhizat de oameni i obiective, ca un ansamblu de mijloace de producie i de informaii, o mpletire de interese generale i individuale. Ea are o structur proprie, determinat de scopul pentru care a fost creat. n vederea obinerii obiectivelor social economice, orice organizaie ndeplinete mai multe funcii : a) b) c) d) e) funcia de cercetare-dezvoltare; funcia comercial i de marketing; funcia de producie; funcia financiar-contabil; funcia de personal.

Structura organizatoric a unei organizaii reprezint ansamblul persoanelor i compartimentelor de munc (tehnico-productive, economice, administrative), modul n care sunt constituite i grupate precum i legturile care se stabilesc ntre ele. O structur organizatoric raional este condiia esenial pentru: asigurarea funcionrii normale a compartimentelor de munc, repartizarea precis a responsabilitilor, stabilirea riguroas a dependenelor ierarhice, a unitii ntre responsabilitile unei funcii i puterea de decizie. Reprezentarea grafic a structurii unei organizaii poart numele de organigram. Indiferent de ramura economic sau activitatea social desfurat, structura organizatoric este alctuit din urmtoarele elemente: 1. Funcia (funcia de conducere i funcia de execuie) 2. Postul 3. Ponderea ierarhic 4. Compartimentele (compartimente funcionale i compartimente operaionale)

5. Nivelurile ierarhice 6. Relaiile organizatorice 7. Activitile La baza nfiinrii unei organizaii st Regulamentul de Organizare i Funcionare (ROF) care este poate cel mai important element de reglementare a competenelor unei instituii. Este un act normativ care reglementeaz funcionarea compartimentelor (stabilete competentele pentru fiecare compartiment n parte, atribuii i responsabiliti) i este adoptat de forul de conducere superior al organizaiei respective. Mai exist i Regulamentul de Ordine Interioar (ROI) care reglementeaz regulile de conduit cerute angajailor n relaiile de serviciu, programul de lucru, circulaia documentelor i este adoptat pe cale de dispoziie de ctre conductorul unitii. Acest regulament intern trebuie permanent actualizat, modificat i completat n conformitate cu dinamica de dezvoltare a departamentelor. Pe baza actelor normative de nfiinare i care le reglementeaz funcionarea (ROF), unitile i elaboreaz propriile regulamente de organizare i funcionarea adaptate la structura organizatoric, aprobate i completate cu sarcini specifice domeniului lor de activitate. Ansamblul activitilor, atribuiilor i sarcinilor de secretariat sunt cuprinse n ROF al secretariatelor, care face parte din ROF al organizaiei respective. ROF al organizaiei are un caracter general i este completat de Statul de Funcii. Statul de Funcii are un caracter intern i prevede numrul de posturi pentru fiecare compartiment, gradul i pregtirea angajailor, precum i relaiile dintre acetia. Este o completare necesar a ROF pe baza creia se poate calcula bugetul de colarizare a personalului1. La rndul su, este completat de fia postului care cuprinde atribuiile i obligaiile fiecrui angajat n parte. Legea reglementeaz explicit c organigrama unei instituii nu intr n vigoare pn la adoptarea ROF i a Statului de Funcii. 1.2. Activitatea de secretariat Printre activitile cu importan deosebit n cadrul unei organizaii economico -sociale este i activitatea de secretariat. Activitatea de secretariat este structurat n compartimente specializate i are o ampl generalizare. Ea se desfoar la niveluri diferite, att n cadrul organelor centrale ale administraiei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat (primrii, consilii locale), ct i la nivelul agenilor economici, al unitilor de profiluri diferite (academii, instituii de nvmnt superior, coli, biblioteci, etc). De aceea, structura, forma de organizare, amploarea, numrul de funcii i unele atribuii sunt diferite de la o organizaie la alta. Munca de secretariat n administraia public prezint unele particulariti fa de secretariatul din sectorul privat, ca urmare a faptului ca nsui managementul instituiilor publice i structura organizaional sunt diferite de organizarea i con ducerea companiilor i firmelor private. Aici termenul de secretar a fost nlocuit cu cel de asistent manager.

Secretariatul este considerat ca interfa a efului unei instituii cu personalul angajat i cu persoanele din afar instituiei i de asemenea, reprezint (n unele cazuri) o dublare a direciilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuiilor specifice. Astfel secretara preia o serie de atribuii privind personalul, activiti administrative, activiti de relaii cu publi cul. Secretariatul este un auxiliar direct i indispensabil al conducerii, avnd ca sarcin degrevarea acesteia de unele sarcini auxiliare, crendu-i astfel condiiile necesare realizrii principalelor sale funcii: prevedere organizare comand coordonare control. Secretara trebuie s creeze condiii optime pentru luarea deciziilor care reprezint actul esenial al conducerii . In literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu (grupare de funcii i respectiv persoane care le ocup) cu activiti, atribuii i sarcini individuale complexe. Acest grup de oameni specializai sunt reunii sub o autoritate ierarhic (directori de secretariate, efi de serviciu, secretari -efi) autoritate subordonat la rndul su direct conducerii i care are precizate atribuii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrrilor specifice muncii de secretariat. Intr-un secretariat munca secretarelor presupune un complex de activiti. 1) Activiti cu caracter specific de secretariat (preluare, tra nsmitere mesaje telefon, stenografierea, multiplicarea, redactarea nscrisurilor dictate de efi, clasarea documentelor, nregistrarea corespondenei). 2) Activiti prin care duc la ndeplinire sarcinile i atribuiile prevzute n fia postului (documentare, coresponden, protocol, organizarea manifestrilor, etc.) 3) Activiti pe care le decid, le iniiaz singure (cursuri de perfecionare, instruire a secretarelor din subordine), 4) Activiti de reprezentare a efilor lor (primiri oficiale, participare la discuii cu parteneri de afaceri, etc.) Activitile se descompun n atribuii, iar atribuiile n sarcini. Atribuia reprezint sfera de competen a unui compartiment, iar executarea atribuiilor de ctre un compartiment presupune competena membrilor compartimentului n realizarea sarcinilor ce decurg din aceste activiti. 1.3. Atribuiile i sarcinile secretariatelor Compartimentului secretariat i revin atribuii globale din care se extrag i se detaliaz sarcini pentru fiecare lucrtor. Atribuiile i sarcinile unei secretare depind de structura i domeniul de activitate al organizaiei respective i sunt cuprinse n fia postului. Se poate spune ca potrivit modului cum este conceputa la noi n tara activitatea de secretariat, (in cazul n care funcioneaz ca un serviciu autonom), ea include urmtoarele atribuii i sarcini : executarea lucrrilor de registratura general (sortarea, nregistrarea, datarea, distribuirea) acolo unde nu exist un compartiment specializat de registratur. lucrri de coresponden primit i emis de unitate; lecturarea corespondenei primite, prezentarea la conducere, nregistrarea, repartizarea i urmrirea rezolvrii corespondenei primite, ntocmirea unor rspunsuri pe baza

documentrii prealabile, dactilografierea lor, prezentarea la semnat a corespondenei cu materialul de baz; pregtirea corespondenei pentru expediere, predarea la registratur sau expedierea direct, dup caz, asigurarea transportului corespondenei prin organizarea muncii curierilor. atribuii de documentare: detectarea surselor interne i externe, selectarea materialului; prezentarea materialelor rezultate sub form de tabele, scheme, statistici, etc., clasarea documentelor, organizarea i asigurarea unei bune funcionri a arhivei unitii. scrierea rapid, stenografierea discuiilor din edinele, conferinele, ntlnirile de afaceri, stenografierea dup dictare (i la telefon), transcrierea setnogramelor. multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind maina de scris sau calculatorul (folosind metoda oarb), folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea mainilor de copiat, corectarea greelilor, cunoaterea unor sisteme de corectare a materialelor pentru editorial. traduceri i retroversiuni de acte, coresponden, materiale documentare, cunoaterea unei limbi strine de circulaie internaional scris i vorbit. probleme de protocol i relaii cu publicul: ntocmirea unor planuri pentru desfurarea n bine condiii a ntlnirilor cu persoane din afr instituiei, primirea vizitatorilor i a partenerilor de afaceri, cunoaterea, documentarea n ceea ce privete regulile de comportament i protocol specifice rii din care vine partenerul, pregtirea corespondenei protocolare cu ocazia diferitelor evenimente. evidena necesarului de consumabile i evidena de personal (secretara ntocmete referatul cu necesarul de rechizite pentru compartimentul secretariat, ine evidena orelor suplimentare, concediilor, evidena delegaiilor, a deplasrilor i a evenimentelor profesionale. pregtirea cltoriilor de serviciu ale efului, rezervarea de bilete, a camerei de hotel, obinerea vizei (dac este cazul), pregtirea documentelor necesare pentru ntlnirile de lucru, contactarea persoanelor cu care trebuie s se ntlneasc eful i stabilirea programului. cunoaterea i folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul, maina de multiplicat, fax, aparatura de nregistrare-clasare, interfonul, etc.); cunoaterea tehnoredactrii computerizate i a programelor pentru aceasta. organizarea sistemului informaional: primirea prelucrarea i transmiterea informaiilor. ntocmirea contabilitii primare a firmei primirea i transmiterea comunicrilor telefonice organizarea edinelor i a materialelor necesare. difuzarea n unitate a deciziilor i instruciunilor cu caracter de circulat.

preluarea de la efi (prin delegare de autoritate) a unor sarcini pe care secretara (asistenta manager) le poate rezolva sau chiar secretara poate delega o serie de responsabiliti persoanelor din subordine.

perfecionarea permanent din punct de vedere profesional.

supravegherea personalului secretarial din subordine: instruirea acestuia, evaluarea posibilitilor fiecruia i stabilirea responsabilitilor. respectarea disciplinei muncii.

Exercitarea atribuiilor de ctre un compartiment presupune exercitarea responsabilitilor, a prerogativelor dar i competena n a le realiza. Competena celor care lucreaz n compartimentele de secretariat se concretizeaz n a fi: un bun stenograf s poat transmite i transcrie exact ceea ce i se dicteaz; un dactilograf ndemnatic, scriind fr greeli de tastare i limb; un bun corespondent, folosind o limb corect i bogat n coninut;

un bun specialist n clasarea i arhivarea actelor, corespondenei i documentelor, capabil s le gseasc, la nevoie, cu rapiditate; un interpret capabil s discute cu persoane strine, s fac cunoscu te ideile reprezentanilor firmei, s comunice acestora ideile reprezentanilor firmei, i s comunice acestora ideile interlocutorilor strini fr denaturri; un bun organizator al sistemului informaional, capabil s primeasc, s prelucreze i s transmit informaii, precum i s in la zi evidenele pentru conducere i celelalte compartimente ale unitii; un bun traductor, capabil s traduc cu rapiditate un text din/n limba romn/limba strin; un bun cunosctor al lucrrilor de secretariat i coresponden, capabil s nregistreze, repartizeze i s urmreasc rezolvarea corespondenei primite, s pregteasc rspunsul la scrisorile indicate de conducere, s prezinte la semnat corespondena mpreun cu materialul de baz, s ntocmeasc formele de expediere a corespondenei; un bun organizator al contactelor ntre conducere i persoanele din afar i din interiorul firmei (ntlniri de lucru, edine, conferine); capabil s fac oficiul de secretar de edin i s redacteze procese-verbale; un bun documentarist, capabil s detecteze surse de documentare, s selecteze i s claseze materialul, s-l difuzeze sub form de buletine, fise, etc; un bun specialist n manipularea i utilizarea aparaturii moderne de birou (calculatoare, maini de multiplicat, aparatur de nregistrare-clasare, etc); un bun lucrtor, capabil s ntocmeasc statistici specifice sectorului de secretariat, s le prezinte sub form de grafice i tabele; un bun agent de triere i transmitere a comunicrilor telefonice, capabil s filtreze, limitnd pn la evitarea total a caracterului nociv al suprasolicitrilor i ntreruperilor frecvente ale activitii conducerii n anumite perioade.

un lucrtor capabil s redacteze rapoarte, referate, informri pe baza unor directive generale i a materialului documentar; un bun specialist pentru controlul i corectura editorial i tipografic a materialelor n curs de multiplicare. 1.4. Organizarea secretariatelor In scopul desfurrii activitii specifice, secretariatele dispun de resurse umane i materiale. Resursele umane se refer la personalul angajat n activitatea de secretariat (persoane fizice bine pregtite i capabile s se adapteze permanent la noutile din domeniu). De modul lor de integrare n sistem depinde eficienta aparatului administrativ. Resursele materiale se refer la obiectele i mijloacele prin care se asigura condiiile de munca n acest domeniu, i anume: spaiul de lucru ; obiecte de iluminat; obiecte de micro-climat, colorit, izolare fonica, mobilier;

maini i aparate moderne de birou (maini de scris, de stenografiat, multiplicat, aparate de nregistrat, calculatoare, fax, telex etc.) In funcie de modul de utilizare a resurselor umane i materiale, activitatea de secretariat poate fi organizata astfel: n unitile administrative i firmele mici ntreg nucleul de secretariat este centralizat; n administraiile centrale i locale, n organizaii mari, aezarea fizic este parial centralizata (birouri colective), parial descentralizata (efi de cabinet, secretarii conductorilor). Organizarea centralizat n secretariate prezint urmtoarele avantaje: concentrarea echipamentelor de birou, ceea ce nseamn utilizarea lor la capacitate maxima; pregtirea noilor cadre este rapid, afectarea lor pe lng grupuri conduse centralizat influeneaz pozitiv formarea i perfecionarea lor; posibilitatea stabilirii unor standarde comune, ca rezultat al uniformitii metodelor de operare n munca de birou; costul performantelor este sczut, ca i al investiiilor n maini de birou i al ntreinerii lor, deoarece sunt folosite n cadru restrns.

1 Victor Alistar, Ion Popescu Slniceanu, Protocol, coresponden secretariat n Administraia Public, Editura Lumina Lex, Bucureti, 2001, p.126