AUDITUL CULTURII ORGANIZAIONALE

Ethics is not just about doing what is legally right; more important, it is about what is morally right. Scott Clark

Dac etica reprezenta n trecut pilonul principal pe care se baza ntreaga societate, iar aciunile erau dictate de valorile morale, astzi eticii i se acord din ce n ce mai mult atenie, avnd n vedere numeroase scandaluri ale diferitelor companii/organizaii din ntreaga lume, mai mici sau mai mari. Oamenii de afaceri din toate domeniile realizeaz, mai mult ca niciodat, c o afacere de succes necesit un program etic foarte bine pus la punct. Auditul etic, programul dezvoltat de European Institute for Business Ethics (EIBE), Nijenrode
University, the Netherlands Business School 1, ajut astfel o organizaie s fie mai bine informat n legtur cu activitile i operaiunile sale care pot fi vulnerabile din punct de vedere etic. Conform defini iei date de Daniela Tatiana Corodeanu Aghiorghesei, auditul de etic este un instrument prin care se poate evalua gradul n care

standardele etice influeneaz luarea deciziilor, att la nivel de organizaie, ct i la nivel individual. Auditul permite o evaluare sistematic a programelor de etic ale organizaiei i a performanelor obinute n mod efectiv.2 n continuare vom insista pe unul dintre cele trei tipuri de audit, i anume pe auditul culturii organizaionale (celalte dou fiind auditul de conformitate i auditul sistemului). Dar nainte de a afla ce nseamn auditul culturii corporative - cum i se mai spune, trebuie s nelegem mai bine termenul de cultur organizaional. n spaiul competitivitii permanente al companiilor intervine preocuparea managerilor pentru crearea si dezvoltarea unei culturi organizaionale unice, astfel nct aceasta s releve misiunea si obiectivele companiei i n acelai timp s participe la realizarea acestora. Conceptul de cultur organizaional vine din psihologia social i din antropologie, la nceputul anilor 80 fiind dezvoltat de ctre management.3

Sheena, Carmichael et al. How ethical auditing can help companiei compete more effectively at an international level , European Institute for Business Ethics, Nijenrode University, http://actrav.itcilo.org/actrav-english/telearn/global/ilo/code/audit.htm , accesat n 14.01.2012. 2 Daniela Tatiana, Corodeanu Aghiorghiesei, Etica n afaceri, p.27, support de curs extras de pe http://www.cse.uaic.ro/_fisiere/Documentare/Suporturi_curs/IV_ETICA.pdf 3 Olimpia, State. Cultura organizatiei si managementul, p. 7, suport de curs extras de pe http://www.biblioteca digitala.ase.ro/biblioteca/carte2.asp?id=332&idb= , accesat n 14.01.2012

Literatura de specialitate prezint o multitudine de definiii ale culturii organizaionale . Edgar Schein definea cultura ca fiind ansamblul de ipoteze fundamentale pe care un grup dat le-a inventat, descoperit sau constituit pentru a-i rezolva problemele de adaptare la mediul su i de integrare intern.4 Frdric Bouyer considera cultura un ansamblu coerent de atitudini comune ale salariailor n contextul productivitii lor.5 Pentru John Stumpf, CEO al Wells Fargo Bank cultura organizaional este ca atunci cnd tim ce s facem i cum s ne comportm fr o carte cu reguli. 6 Marvin Brower, fostul manager al McKinsey&Co spunea despre cultura organizaional c este modul n care se fac lucrurile aici la noi7. Aceast definiie simpl, dar puternic, cuprinde valorile i modurile de gndire, concepiile i regulile scrise i nescrise ale unei organizaii. Toate aceste elemente asigur esen spiritual i unicitate, ele reflectnd modul de interaciune dintre organizaie i publicul su (clieni, parteneri, competitori) i prezena sa distinct n mediul de afaceri. Managerii companiilor cu o cultur puternic acord o mare importan resurselor umane i politicilor de personal, deoarece tiu c oamenii sunt cei care contribuie la succesul companiei. n articolul Time for a Company Culture Audit din revista online Entrepreneur, Burton Goldfield spune despre cultura organizaional c nseamn mai mult dect a oferi snack-uri sau mai puine ore de lucru n timpul lunilor de var. Cultura nseamn cum descriu angajaii locul n care lucreaz, cum neleg acetia afacerea companiei i cum se vd pe ei nii ca parte a acelei organizaii.8 Cultura organizaional poate fi abordat din dou unghiuri: formal i informal. Din punct de vedere formal, aceasta presupune valorile, credinele i obiceiurile exprimate de obicei de conducere. Memo-uri, coduri de conduit, principii, manuale de reguli ce pot fi gsite i pe site-urile companiilor sunt elemente formale ale culturii. De exemplu, Crucea Roie Romnia prezint pe site-ul su principiile fundamentale dup care se ghideaz. Cultura organizaional este exprimat i informal prin inuta vestimentar informal, gesturi, activiti extracuriculare, workshop-uri, promovri, legende, programe educaionale sau ecologice etc. De exemplu, compania american Southwest Airlines conduce programul educaional Adopt-a-Pilot9,
4

Edgar, Schein. The Role of the Founder in Creating Organizational Culture, Organizational Studies, 1983, p. 13-28, apud Olimpia, State. Cultura organizatiei si managementul, p.9, http://www.biblioteca-digitala.ase.ro/biblioteca/pagina2.asp?id=cap1 accesat n 16.01.2012 5 Frederic, Bouyer. Cercles de qualit et culture dentreprise, Revue franaise de Gestion, nr. 47-48, septembre-octobre 1984, apud State, Olimpia. Cultura organizatiei si managementul, p.9, http://www.biblioteca-digitala.ase.ro/biblioteca/pagina2.asp? id=cap1 accesat n 16.01.2012 6 James,Temple. What Wells Fargo plans to do on a bigger stage, 2009, 11 ianuarie, http://articles.sfgate.com/2009-0111/business/17195556_1_wachovia-deal-banking-industry-wells-fargo/2 , accesat n 16.01.2012
7

Dan, Denison. What is organizational culture? Ill know it when I see it!, 2009, 15 mai, http://corporateculture.wordpress.com/2009/05/15/what-is-organizational-culture-i%E2%80%99ll-know-it-wheni-see-it/, aceesat n 16.01.2012 8 Burton, Goldfield. Time for a company culture audit, 2010, 23 iunie, http://www.entrepreneur.com/article/207232, accesat n 16.01.2012
9

Organizational Factors:The Role of Ethical Culture and Relationships, p176, http://cengagesites.com/academic/assets/sites/3903_9781439052242_Ch7.pdf , accesat n 16.02.2012

care implic mai mult de 3000 de studeni din ntreaga lume. Programul care se desf oar pe parcursul a patru sptmni ncurajeaz tinerii s-i stabileasc un set de obiective n cautarea unei cariere, i ajut s realizeze ct de important este educaia i coala. n acest timp, piloii voluntari care particip la acest program corespondeaz cu tinerii, i ndrum n timpul turelor de zbor i in discursuri la ore. Programul consolideaz astfel cultura organizaional a companiei prin grija i raspunderea fa de comunitate. Cultura organizaional este foarte important deoarece ea modeleaz comportamentul angajailor, fapt care contribuie mai departe la succesul companiei n realizarea strategiei sale. Astfel, se contureaz un concept important n aceast sfer, si anume cultura strategic adecvat (strategically appropriate culture)10, care este definit ca fiind cultura care sprijin cel mai bine strategia i misiunea organiza iei. Acest concept include, de exemplu, o companie de construcii care situeaz pe primul loc sigurana, sau un supermarket care plaseaz n prim-plan satisfacia clienilor. Exemple de cultura strategic inadecvat (strategically inappropriate culture) sunt numeroase: un fast-food care nu le cere angajailor s aib un aspect curat, un parc de distracie pentru familii care le permite vizitatorilor s poarte o inut vestimentar neadecvat i s foloseasc un limbaj vulgar, o companie de construcii cu o rat de accidente mai mare dect standardul permis etc.11 O modalitate eficient de a colecta informaii despre cultura unei organizaii este aceea de a realiza un audit. Astfel, o organizaie identific mai multe informaii despre obiceiuri, despre comportamente ateptate, valori si ci de comunicare, despre elementele critice, aprofundnd starea culturii organizaionale. Identificnd aceste elemente, organizaia va perfeciona starea culturii remodelnd-o, pentru a crete performanele sale. nainte de a face vreo schimbare n ceea ce privete cultura organizaiei, trebuie s se tie ce este cultura i cum funcioneaz, ce tip de cultur sprijin cel mai bine strategia companiei. Auditul culturii este instrumentul care ajut o companie s ajung n substratul culturii sale, astfel nelegnd ce lucruri trebuie s schimbe i unde trebuie schimbate acestea. n urma unei analize complexe, auditul culturii organizaionale identific clar provocri, oportuniti, analizeaz lipsurile i punctele negative i direcioneaz organizaia spre iniiative eficace. inta auditului este aceea de a construi loialitatea angajailor si de a spori productivitatea, de a ntri ncrederea clien ilor i de a atrage noi clieni. 12

10

Cynthia, Solomon. Culture Audits: Supporting Organizational Success, p.4, http://my.safaribooksonline.com/book/hrorganizational-management/750412/firstchapter#X2ludGVybmFsX0ZsYXNoUmVhZGVyP3htbGlkPTc1MDQxMi80, accesat n 26.01.2012 11 Ibidem 12 Cultural Audits of HR Practices, Business Processes and Programs, http://www.itapintl.com/whatwedo/globalworkforcetraining/culturalaudits.html, accesat n 16.01.2012

Un audit al culturii organizaionale are multe avantaje. El salveaza timp, bani i efort. Acesta previne distrugerea relaiilor interne i externe, foarte importante n atingerea unui nalt nivel de perfoman. 13 Auditul culturii previne apariia erorilor i asigur o continu dezvoltare a organizaiei. n revista online Tribuna Economic, autorii articolului Auditul culturii organizaiei 14 prezint trei tipuri de audit al culturii organizaionale: Auditul general sau de ansamblu, n care se abordeaz toate elementele culturii organizaiei la scara ntregii companii; Auditul specializat, n care sunt analizate una sau mai multe componente ale culturii organizaiei (valorile, ritualurile, miturile, climatul organizaional, comportamentul managerilor, comunicarea sau stilul de conducere); Auditul parial, care const n examinarea culturii organizaionale la nivelul unei subdiviziuni organizatorice a companiei. Se pot avea n vedere toate componentele principale ale culturii organizaionale sau doar unele, n funcie de obiectivele specifice urmrite i de capacitatea de investigaie i analiz a echipei respective. n fapt, este o form specific de audit specializat. n lucrarea The Organizational Culture Audit: A Model for Hospitality Executives, Mark R. Testa and Lori J. Sipe propun cinci etape al auditului culturii organizaionale15 : 1. Identificarea viziunii, misiunii, valorilor i scopurilor organizaiei n aceast etap se stabilete clar ce direcie urmeaz organizaia i cum i planific s ajung acolo. Fixnd clar viziunea, misiunea, valorile i scopurile se pot identifica nepotriviri la nivel strategic. Mai mult, stabilirea acestor concepte importante va furniza direcii pentru tipul de cultur necesar pentru ndeplinirea lor. O organizaie care dorete s asigure serviciile cu clienii de cea mai bun calitate i s aprecieze angajaii i clienii trebuie sa aib o cultur care s sprijine aceste dorine. 2. O scurt descriere a culturii dorite Auditul culturii trebuie s gseasc inegalitile n cultura organizaiei, s identifice zone care nu se potrivesc cu cultura dorit. Pentru a determina care este cultura pe care organizaia o dorete trebuie luate n considerare cteva ntrebri:
13 14

Cum dorii s vad compania angajaii dumneavoastr? Cum dorii s vad compania vizitatorii dumneavoastr? Ce stare dorii s transmit compania n mediul su extern?

Ibidem Ovidiu, Nicolescu, Armenia, Androniceanu, Marian, Nstase. Auditul culturii organizaiei, Bucuresti, http://www.tribunaeconomica.ro/index.php? id_tip_categorie=1&id_categ=3&id_revista=1758&id_nr_revista=55&mode=revista&mod=arhiva, accesat n 17.01.2012 15 Mark R, Testa., Lori J, Sipe. The Organizational Culture Audit: A Model for Hospitality Executives ,2011, 29 iulie International CHRIE Conference-Refereed Track. Paper 8, pp. 6-9, http://scholarworks.umass.edu/refereed/ICHRIE_2011/Friday/8/ , accesat n 16.01.2012

Ce ntmplari reprezint cel mai bine lucrurile pentru care compania lupt? Cine sunt liderii legendari n aceast companie i ce reprezint acetia?

Descrierea ar trebui s fie complex astfel nct s exprime valorile i credinele importante, dar scurt astfel nct stakeholderii s neleag/cuprind cele mai importante componente ale culturii. 3. Selecia echipei de audit Ar fi ideal s se conceap o echip format din managerii diferitelor departamente ale organizaiei. Scopul auditului este s cerceteze nelesul profund al faptelor, simbolurilor, politicilor, practicilor care formeaz cultura organizaional. Folosind lideri de la diferite departamente precum Resurse Umane, Vnzri, Marketing, Contabilitate, vor reiei mai multe puncte de vedere foarte folositoare, astfel evitndu-se fenomenul de groupthinking. De asemenea, dintr-un grup format din angajai noi i cei dinainte pot reiei puncte de vedere valoroase. Companiile angajeaz frecvent consultani pentru toate etapele auditului sau doar pentru anumite faze , deoarece acetia au experiena i obiectivismul necesare pentru a duce la bun sfrit un audit de succes. n plus, acetia utilizeaz n diagnoza cultural i instrumente de audit care au fost validate i perfecionate n experiena lor i i pot adapta metodele i instrumentele nevoilor fiecrui client n parte.16 4. Colectarea datelor Cele mai utilizate metode pentru colectarea datelor despre cultura organizaiei sunt: compilarea informaiilor existente i anume declaraii de misiuni, recorduri n vnzri i siguran, rapoarte despre satisfacia clienilor, msuri n privina productivitii, focus-grupurile, chestionarele atribuite managerilor, angajailor, partenerilor i clienilor. Pentru a sustrage informaii despre componentele mai profunde ale culturii organizaionale sunt ideale observaiile din urma interaciunii: angajat-angajat, angajat-client i angajat-manager. 17 Cel care observ trebuie s rein tot ce se ntmpl n jurul su, ncercnd s cunoasc istoria companiei, care ofer multe surse de date precum evoluia sctructurii, politica resurselor umane, sistemele de control, sistemul de recompens al organizaiei etc. Alte informaii importante pot fi regsite n atitudinea fa de sistemul birocratic, fa de mediul companiei i fa de competiie. Surse de date pot reprezenta semnele i simbolurile organizaiei felul n care se rspunde la telefon, recepia, inuta vestimentar, ritualuri, anecdote care

16
17

Cynthia, Solomon. op.cit., p. 7

Mark R, Testa., Lori J, Sipe.. The Organizational Culture Audit: A Model for Hospitality Executives ,2011, 29 iulie International CHRIE Conference-Refereed Track. Paper 8, p. 7, http://scholarworks.umass.edu/refereed/ICHRIE_2011/Friday/8/, accesat n 16.01.2012

comunic valorile i credinele fondatorilor sau persoanelor importante din companie i felul n care ace tia reflect punctele cheie ale culturii organizaionale.18 5. Interpretare i raportare Produsul final al auditului cultural este raportul, care are rolul de a oferi direcii n luarea deciziilor pentru mbuntiri. Cynthia Solomon, autoarea crii Culture Audits: Supporting Organizational Success ne sftuiete ca nainte de pregtirea raportului s urmm civa pai:19 Analizai informaiile culese i rezultatele statistice folosindu-v[ de tabele, figuri, grafice, care pot evidenia uor punctele forte i slabe. Reinei c este important s prezentai informaii care s intereseze audiena. De ce are nevoie echipa de conducere pentru a lua o decizie? Cum le pute i prezenta informaiile culese? Analizai tendinele ce reies din rspunsurile colectate n urma focus-grupurilor. Care sunt cele mai comune rspunsuri la fiecare dintre ntrebri? Folosind lista elemntelor culturale (valori, misiune, scopuri, obiective, recompense, pedepse etc.) rspundei la urmtoarele ntrebri: Ce ne spune sistemul de evaluare a succesului despre ct de bine ne descurcm? Ne ridicm deasupra standardelor? Unde anume excelm? Unde anume dm gre? Ce putem face s mbunim aceast zon? Ce spun participanii la audit despre direcia spre care trebuie s ne ndreptm? Pstrai toate informaiile iniiale pentru a putea urmri schimbrile de-a lungul timpului. Auditul cultural ofer un diagnostic concret al culturii unei organizaii prin examinarea percepiilor angajailor despre practicile curente ale organizaiei i valorile pe care ei le consider dezirabile. Pentru a rmne competitiv, o organizaie trebuie s verifice constant valorile i practicile sale pentru a se asigura c acestea sunt compatibile cu strategia general. Astfel, organizaia poate determina schimbri strategice, activiti competitive, investiii, idei de dezvoltare, schimbri pentru a se reorienta n direcia potrivit.20

BIBLIOGRAFIE:
18

Manuela, Pardo-del-Val et al. Cultural audit as a tool to increase employee involvement in small firms: a case study, p 247, http://www.scielo.oces.mctes.pt/pdf/cog/v12n2/v12n2a07.pdf, accesat n 16.01.2012 19 Cynthia, Solomon. op.cit., p. 8, http://my.safaribooksonline.com/book/hr-organizational management/750412/firstchapter#X2ludGVybmFsX0ZsYXNoUmVhZGVyP3htbGlkPTc1MDQxMi84, accesat n 16.01.2012
20

Kets de Vries Insitute, Organizational Culture Audit (OCA), http://www.kdvi.com/Page/Organizational_Cultural_Audit, accesat n 16.01.2012.

 Carmichael, Sheena et al. How ethical auditing can help companiei compete more effectively at an international level, European Institute for Business Ethics, Nijenrode University, http://actrav.itcilo.org/actrav-english/telearn/global/ilo/code/audit.htm Corodeanu, Aghiorghiesei, Daniela, Tatiana, , Etica n afaceri,, support de curs extras de pe http://www.cse.uaic.ro/_fisiere/Documentare/Suporturi_curs/IV_ETICA.pdf Cultural Audits of HR Practices, Business Processes and Programs, http://www.itapintl.com/whatwedo/globalworkforcetraining/culturalaudits.html Denison, Dan. What is organizational culture? Ill know it when I see it!, http://corporateculture.wordpress.com/2009/05/15/what-is-organizational-culture-i%E2%80%99llknow-it-when-i-see-it/ Goldfield, Burton. Time for a company culture audit, http://www.entrepreneur.com/article/207232 Kets de Vries Insitute, Organizational Culture Audit (OCA), http://www.kdvi.com/Page/Organizational_Cultural_Audit Nicolescu, Ovidiu, Androniceanu, Armenia, Nstase, Marian. Auditul culturii organizaiei, http://www.tribunaeconomica.ro/index.php? id_tip_categorie=1&id_categ=3&id_revista=1758&id_nr_revista=55&mode=revista&mod=arhiva Organizational Factors:The Role of Ethical Culture and Relationships, p176, http://cengagesites.com/academic/assets/sites/3903_9781439052242_Ch7.pdf Solomon, Cynthia. Culture Audits: Supporting Organizational Success, http://my.safaribooksonline.com/book/hr-organizationalmanagement/750412/firstchapter#X2ludGVybmFsX0ZsYXNoUmVhZGVyP3htbGlkPTc1MDQxMi 80 Pardo-del-Val, Manuela et al. Cultural audit as a tool to increase employee involvement in small firms: a case study, http://www.scielo.oces.mctes.pt/pdf/cog/v12n2/v12n2a07.pdf State, Olimpia. Cultura organizatiei si managementul, , suport de curs extras de pe http://www.biblioteca digitala.ase.ro/biblioteca/carte2.asp?id=332&idb Temple, James. What Wells Fargo plans to do on a bigger stage, http://articles.sfgate.com/2009-0111/business/17195556_1_wachovia-deal-banking-industry-wells-fargo/2 Testa, Mark R, Sipe, Lori J. The Organizational Culture Audit: A Model for Hospitality Executives, International CHRIE Conference-Refereed Track. Paper 8, 2011, http://scholarworks.umass.edu/refereed/ICHRIE_2011/Friday/8/

AUDITUL CULTURII ORGANIZAIONALE

Referat realizat de ANDREI LARISA ANDREEA Master EOAE, anul I Facultatea de Istorie i Geografie Universitatea tefan cel Mare Suceava