Sunteți pe pagina 1din 33

Introducere n Informatic

Capitolul 7. Sisteme informaionale manageriale


7.1. Definirea conceptelor SIM Sistemul informaional managerial (SIM) este reprezentat de totalitatea informaiilor, circuitelor i fluxurilor informaionale, echipamentelor i procedurilor de procesare a informaiei necesare fundamentrii tiinifice a deciziilor, prin intermediul crora se asigur realizarea integral a obiectivelor unei uniti. Sistemul informaional managerial, pe lng cunoaterea exact a procesului ce se desfoar n cadrul unei uniti, asigur posibilitatea examinrii critice a derulrii activitii, n vederea stabilirii i emiterii celor mai bune decizii, pentru obinerea unor indici de performan necesari supravieuirii organizaiilor contemporane n medii concureniale. Tot prin intermediul SIM, se asigur att implementarea pachetului de decizii, rod al actului decizional, ct i urmrirea valorificrii n practic a acestora, prin evidenierea rezultatelor obinute de unitatea respectiv, rezultate care se traduc n informaii care constituie suportul decizional imediat urmtor. Acest proces iterativ se traduce printr-un ciclu continuu INFORMAIE DECIZIE - ACIUNE, reluat atta timp ct este activ organizaia n cauz. Sistemul SIM i justific existena pentru asigurarea transferului, prelucrrii i interpretrii unui element extrem de important n actul managerial, informaia.

INFORMATII EXTERNE

PROCESUL DECIZIONAL DIN ORGANIZATIE

MODIFICRI N MEDIU

INFORMATII INTERNE

MODIFICRI N CADRUL ORGANIZATIEI

Fig.7.1. Interaciunea dintre informaie i decizie abordate n viziune sistematic


Sursa: I. Mihu, Bazele conducerii ntreprinderii, Editura Dacia, Cluj-Napoca, 1981, p.186.

93

Introducere n Informatic

Informaia este expresia unei tiri, a unui mesaj cu caracter de noutate. Informaia este util doar n msura n care aduce un plus de cunotine i contribuie la mbuntirea deciziei . Cuplul informaie-decizie reprezint un tot inseparabil n orice activitate uman i el evideniaz rolul informaiei de a declana procese decizionale (Fig. 7.1.). Dac n sistemul SIM se folosesc i mijloace de procesare automat, atunci se folosete noiunea de sistem informatic (SI), care se definete ca totalitatea mijloacelor, procedurilor, programelor, bazelor de date, bazelor de cunotine, sistemelor expert, modelelor etc. care asigur prelucrarea automat (parial sau total) a informaiilor oferite de SIM. Din definiie rezult c SI este nglobat n SIM (SI SIM). n sistemele SIM moderne exist tendina ca aria de cuprindere a SI s tind ctre cea a SIM. Din punct de vedere al locului de procesare a informaiilor exist dou tipuri de sisteme informatice: SI local, n care culegerea i prelucrarea automat a informaiilor se face pe echipamentele de calcul electronice aflate n general la oficiul sau centrul de calcul al unitii i care lucreaz n regim batch (de lot); SI distribuit, n care culegerea i prelucrarea automat a informaiilor se realizeaz pe calculatoare (n general PC-uri) aflate n locul de producere a informaiilor sau n apropierea acestora; calculatoare interconectate ntre ele, formnd reele care asigur caracterul distribuit al procesrii, de multe ori fiind definit o ierarhie a procesrii; structura de reea asigur i transmiterea rapid i fr erori a informaiilor ntre compartimente. Sistemele informatice distribuite sunt net superioare celor locale. 7.1.1. Informaia tehnico-economic De o foarte mare importan n actul managerial este informaia tehnico-economic. Prin informaie tehnico-economic nelegem orice comunicare cu grad de noutate care se refer explicit la mijloacele de producie, procesele i fluxurile tehnologice de producie, stadiile de transformare ale obiectului muncii, natura acestor transformri, evidenierea cantitativ i calitativ e efectelor transformrilor endogene i exogene, efectele economice ale activitii depuse de organizaie etc. Elementele care constituie o informaie sunt datele. O dat este un semn cu semnificaie i se reprezint prin cifre, litere (n scris), cuvinte (letric) sau coduri predefinite (n scris sau pe supori informatici de date utilizai n prelucrarea automat a datelor). Datele se transform n informaii pe msur ce ele pot sugera o anumit stare sau schimbare de stare

94

Introducere n Informatic

a unui fenomen, proces, activitate, obiect etc. la care data respectiv se refer. Informaia care se refer la activitatea economic se numete informaie economic. Informaia economic joac rolul de element de reglare al sistemului organizaional, care prin semnificaia ei calitativ i cantitativ asigur optimizarea procesului decizional la nivelul unitii respective. Tipologia informaiilor este dependent de criteriul de clasificare: 1. din punct de vedere al modului de exprimare informaiile sunt: orale: informaii expuse prin viu grai, sunt controlabile de orator, suport nuanare personal, au o vitez mare de transmitere i circulaie, nu implic nici un fel de procesare; informaiile orale au dezavantajul c las loc la interpretri dependente de gradul de pregtire i nelegere al auditorului; scrise: informaii transpuse pe suportul hrtie sub form condensat n documente care au valoare juridic; acest tip de informaii au avantajul de a rmne nealterate n timp; audio-vizuale: aceste informaii se adreseaz att auzului ct i vzului, pentru transmiterea lor este nevoie de aparatur opto-electronic specializat (televiziune n circuit nchis, tablouri de comand i urmrire sinoptic, monitoare specializate pentru urmrirea proceselor complexe etc.); principala caracteristic a informaiilor audio-vizuale este viteza mare de circulaie, indiferent de distan. 2. din punct de vedere al naturii proceselor pe care le reprezint, informaiile sunt: comerciale: reflect activitile comerciale, de marketing, aprovizionare, depozitare, vnzare etc. din cadrul organizaiei; de cercetare-dezvoltare: reflect activitile de cercetare i/sau dezvoltare ale unitii; de producie: reflect activiti specifice sectoarelor productive; financiar-contabile: reflect activitile financiar-contabile existente ntr-un proces economic; de personal: reflect activiti administrative, de personalsalarizare, relaii cu publicul etc. 3. din punct de vedere al provenienei, informaiile sunt de dou tipuri: externe sau exogene: provin fie din suprasistemele din care face parte unitatea economic fie din mediul concurenial;

95

Introducere n Informatic

4.

5.

6.

7.

primele au caracter de obligativitate, iar celelalte, de informare; interne sau endogene: sunt generate i prelucrate (parial sau total) n cadrul unitii economice, au un caracter global, cuprinztor i se refer la toate aspectele activitii economico-productive; din punct de vedere al gradului de prelucrare informaiile sunt: primare: care se gsesc n stare brut i nu au suferit nici un proces de prelucrare informaional, ele fiind dintre cele mai diverse n coninut i ca form de reprezentare, au caracter analitic provenind direct de la executani; intermediare: sunt informaiile cele mai rspndite la nivelul personalului funcional i al managementului de nivel inferior, avnd un nivel intermediar de prelucrare; finale: au un nalt nivel de prelucrare, care le confer caracter sintetic, complex, decizional i se adreseaz preponderent ealonului mediu sau superior al managementului. din punct de vedere al direciei de circulaie, informaiile sunt: ascendente: care sunt destinate a fi transmise la ealoanele ierarhice superioare, ele reflectnd modul de realizare a obiectivelor i a deciziilor; orizontale: care se vehiculeaz ntre compartimente aflate la acelai nivel ierarhic, avnd un caracter funcional i servind integrarea pe orizontal a activitilor; descendente: care se transmit de la nivele superioare spre cele inferioare i fiind reprezentate de decizii, recomandri, instruiri, dispoziii i sarcini; din punct de vedere al modului de organizare, informaiile sunt: tehnico-operative: care asigur localizarea n spaiu i timp a unui proces economic, informaii care se utilizeaz n general de managementul operativ pentru a controla munca personalului executant; eviden financiar-contabil: este informaia utilizat pentru evaluarea i fundamentarea deciziilor pe termen mediu i scurt, ele referindu-se la activitatea financiar-contabil a unitii; statistice: au caracter sintetic i post operativ, fiind folosite pentru evaluarea rezultatelor i anticiparea noilor obiective. din punct de vedere al perioadei de apariie, informaiile sunt: periodice: care au o anumit perioad de apariie (zi, decad, lun, trimestru, semestru, an);

96

Introducere n Informatic

aperiodice: care nu au un caracter de periodicitate. 8. din punct de vedere al secretului, informaiile sunt: secrete: sunt informaii importante din punct de vedere strategic pentru unitatea economic i au acces la ele numai un personal limitat (n general managerul); secret de serviciu: sunt informaii cu caracter tactic, despre secrete de fabricaie, cercetri proprii, tehnologii noi, la care au acces n general corpul tehnic i managerial; nesecrete: nu au un caracter secret datorit coninutului lor sczut informativ sau public. Toate aceste informaii, din momentul apariiei i/sau generrii lor, pn la clasare sau distrugere, parcurg un circuit informaional bine definit, bornat ntre un emitor i receptori. Mai multe circuite informaionale cu caracteristici i naturi asemntoare se constituie ntr-un flux informaional, iar totalitatea fluxurilor informaionale existente ntr-o organizaie se constituie n sistemul informaional al organizaiei respective. Circuitele informaionale se clasific dup urmtoarele criterii: dup traiectoria informaiilor circuitele informaionale sunt: verticale, orizontale, oblice; dup sfera de cuprindere circuitele informaionale sunt: interne, cu emitor extern, cu receptor extern. Circuitele informaionale verticale asigur transmiterea informaiilor fie ascendent fie descendent ntre nivelurile care au relaii informaionale directe; circuitele orizontale se realizeaz ntre persoane, compartimente i/sau departamente care se afl pe acelai nivel; circuitele informaionale oblice se realizeaz ntre persoane, compartimente i/sau departamente aflate pe niveluri diferite i care nu au relaii de subordonare ierarhic dar care au obiective funcionale, de colaborare i/sau informare. Circuitele informaionale interne au att sursa ct i receptorul n interiorul unitii economice respective, pe cnd n circuitele informaionale cu emitor extern, informaiile provin din afara unitii (n general din suprasisteme sau din mediul economic de colaborare) i parcurg circuitul informaional n interiorul unitii, receptorul final fiind n interiorul unitii; n cazul circuitelor informaionale cu receptor extern, informaiile se genereaz n interiorul unitii, parcurg circuitul informaional din interiorul unitii i au ca receptor final unul extern (reprezentat de suprasistem sau de un colaborator). Fluxurile informaionale se clasific dup urmtoarele criterii: dup frecvena transmiterii informaiei fluxurile informaionale sunt: permanente, periodice, ocazionale;

97

Introducere n Informatic

dup direcia de vehiculare a informaiei , fluxurile informaionale sunt: ascendente, descendente, orizontale. Fluxurile informaionale permanente permit transmiterea zilnic sau de mai multe ori pe zi (pe schimburi), fiind folosite cu preponderen la procesele economico-productive care au o desfurare continu n timp; fluxurile informaionale periodice permit transmiterea periodic (cu periodicitate de decad, lun, trimestru etc.) a informaiilor, fiind utilizate n procesele economice cu caracter secvenial; fluxurile informaionale ocazionale sunt cele ce apar ocazional, aperiodic, aleator (n general la cerere). Fluxurile informaionale ascendente asigur transmiterea informaiilor dinspre factorii executorii fie spre centrele de decizie, fie spre factorii care pregtesc decizia, fie spre oficiile de raportare a realizrilor, nspre suprasisteme. Fluxurile informaionale descendente asigur transmiterea informaiilor dinspre nivelurile superioare de decizie nspre nivelurile inferioare de execuie; fluxurile informaionale orizontale asigur transmiterea pe acelai nivel ierarhic cu scopul realizrii colaborrii, cooperrii i informrii. n diversele etape parcurse de informaii n cadrul circuitelor i fluxurilor informaionale se produc diferite procesri, prelucrri intermediare n procedurile informaionale. Procedurile informaionale sunt reprezentate de totalitatea elementelor care asigur culegerea, introducerea, nregistrarea, stocarea, memorarea, prelucrarea i arhivarea informaiilor. Procedurile informaionale pot fi manuale sau automate, avnd o dinamic extrem de rapid datorat progresului tehnic i tehnologiilor informaionale n continu perfecionare. Evoluia procedurilor informaionale s-a produs n absolut toate componentele ncepnd de la suporturi de informaie i terminnd cu cele mai sofisticate mijloace de prelucrare automat a datelor. Suporturile de informaii ca banda perforat, cartela perforat, tamburul magnetic, discul de mas, discheta de 8 inch i 5 1/4 inch, banda magnetic etc. sunt deja elemente care in de istoria mai mult sau mai puin recent a informaticii. Sunt ns intens folosite dischetele de 3 1/2 inch, discurile fixe (cu capacitate de civa GigaBytes), streamer-ele i CD-urile. Culegerea, introducerea i nregistrarea informaiilor se face de cele mai multe ori prin mijloace electronice, fie specializate, fie universale (reprezentate de calculatoare). Dintre mijloacele electronice specializate menionm, scanner-ele de diverse formate (fixe sau handscanner), cititoare optice de coduri de bare, cititoare de cartele magnetice, dispozitive electronice de marcat i pontaj etc., iar dintre cele universale de culegere menionm tastatura, mouse, creion optic, joystick, trackball, digitizor, tablet grafic, scanner care are i software OCR etc.

98

Introducere n Informatic

Celelalte proceduri informaionale ca stocarea, memorarea, prelucrarea i arhivarea se preteaz cel mai bine pentru automatizare, utiliznd calculatoare specializate i/sau universale. 10. Mijloace de tratare a informaiei Totalitatea mijloacelor materiale mpreun cu echipamentele electronice care asigur procedurile informaionale se numesc mijloace de tratare a informaiei. Acestea se clasific n: mijloace manuale, mijloace mecanizate i mijloace automatizate de tratare a informaiei. Mijloacele de tratare manual a informaiei, sunt reprezentate de culegerea manual a informaiilor i nscrierea lor manual n documente. Preul de cost pentru un astfel de mijloc de tratare manual, este redus dar viteza de prelucrare este extrem de redus, de aceea aceste mijloace nu pot face fa dect unei activiti simple, echivalente epocii de nceput a erei tehniciste. Mijloacele mecanizate de tratare a informaiilor se ntlnesc n general la culegerea prin tastare a informaiilor, la utilizarea mouse-ului, creion optic, digitizor, tablet grafic, precum i la culegerea informaiilor prin cititoare optice de coduri de bare, cititoare de cartele magnetice, dispozitive electronice de marcat i pontaj etc. Costurile pentru aceste mijloace sunt costuri medii dar care au limite tehnologice n ceea ce privete complexitatea problemelor abordate. Mijloacele automatizate de tratare a informaiilor, au un cost foarte ridicat dar care este serios compensat de volumul i viteza mare de procesare a informaiilor. Costurile pot fi coordonate i controlate raional adaptnduse, gradual, dotarea cu tehnic electronic de calcul, cu dimensiunile i complexitatea problemelor care trebuie rezolvate. Aceast atitudine realist de dotare, este impus i de constatarea c orice dotare orict ar fi de puternic n civa ani va fi depit. n stadiul actual, orice unitate economic, folosete n variate proporii cele trei tipuri de mijloace de tratare a informaiilor, tendina general fiind nspre generalizarea mijloacelor de tratare automatizat. 20. Funciile SI Sistemul informaional al unei uniti economice asigur informaiile necesare actului decizional. Principalele funcii ale sistemului informaional sunt: funcia decizional; funcia operaional; funcia documentar.

99

Introducere n Informatic

Funcia decizional a sistemului informatic este asigurat prin faptul c SIM ofer datele i informaiile necesare generrii deciziilor, demarrii actului decizional, asigurnd i transmiterea deciziilor la toate nivelurile ierarhice inferioare, pn la executant. Dup ndeplinirea (parial sau total) a deciziilor, materializate prin aciuni ale executanilor, tot prin SIM se culeg, transmit i prelucreaz date i informaii despre aciunile ntreprinse, care vor constitui un nou suport pentru elaborarea altor decizii, asigurndu-se astfel continuitatea activitilor din unitatea economic. Funcia operaional a SIM este materializat prin oferirea puterii de calcul a unitii, pentru rezolvarea problemelor de cercetare, dezvoltare, automatizare i/sau robotizare, asigurndu-se astfel integrarea conducerii operative a procesului industrial cu procesul de cercetare-proiectare i cu asistarea actului managerial. Aceast funcie devine mai pronunat n acele uniti unde se face n mod curent conducerea i urmrirea cu calculatorul a proceselor i fluxurilor de producie, unde exist o susinut activitate de cercetare, unde exist baze de cunotine i sisteme expert puternice, capabile s asiste actul managerial. n sfrit, funcia documentar a SIM este materializat n constituirea unor baze de date, bnci de date, baze de cunotine, sisteme expert, care asigur fondul de informaii necesar mbogirii cunotinelor tuturor categoriilor de personal, n domeniile de interes specifice activitii desfurate de organizaie. 7.1.2. Fluxul informaional managerial Ca orice entitate, informaia are i ea "viaa" ei. Se "nate" n momentul generrii, ca reflectare obiectiv a unei aciuni, "triete" participnd la actul managerial i "moare" prin clasare sau n cel mai bun caz prin arhivare. Fiecare informaie este vehiculat ntre compartimentele unei firme pe trasee bine stabilite numite, aa cum s-a mai artat, circuite informaionale. Mai multe circuite care vehiculeaz informaii asemntoare, ca i coninut, se constituie ntr-un flux informaional, i sumar s-a tratat la paragraful 7.1.1. Din multitudinea de fluxuri existente ntr-o unitate putem separa unul care asigur nemijlocit actul managerial curent, de zi cu zi, pe care-l vom numi flux informaional managerial. Aceast separare devine evident dac avem n vedere c n firmele foarte complexe avem fluxuri informaionale specializate pentru conducerea linilor de fabricaie, a linilor de asamblare robotizate etc. Schema bloc a fluxului informaional managerial (figura 7.2.), evideniaz legtura dintre sistemul condus i sistemul conductor, existnd

100

Introducere n Informatic

dou macrocircuite informaionale, unul care asigur culegerea i prelucrarea datelor i informaiilor din sistemul condus, i unul care asigur transmiterea deciziilor care corecteaz traiectoria sistemului condus, n direcia stabilit de strategia de conducere. Informaiile sunt stocate n baze sau bnci de date , care sunt valorificate prin intermediul unor sisteme de calcul distribuite.
Baze de date

. ..
Strategia de conducere

SISTEMUL CONDUC TOR (MANAGERIAL)

Date/Inf. prelucrate

Sisteme de calcul distribuite

Date/Inf. primare

SISTEMUL CONDUS Decizii

Decizii Decizii

Fig. 7.2.

Flux informaional managerial

n cadrul fluxului informaional managerial sunt incluse att fluxurile care prelucreaz informaiile pasive (adic informaiile financiare, contabile i statistice) ct i circuitele care asigur transmiterea i prelucrarea informaiilor active (operative), care asigur suportul actului decizional pentru elaborarea deciziilor operative, precum i circuitele care asigur transmiterea i prelucrarea informaiilor previzionale, care asigur suportul actului decizional pentru elaborarea deciziilor strategice. Sistemele de calcul distribuite asigur culegerea datelor/ informaiilor primare rezultate n urma aciunii sistemului condus. Aceste informaii sunt reinute n bazele de date ale sistemului distribuit i sunt valorificate n sprijinul actului decizional prin furnizarea datelor/informaiilor prelucrate. Desigur sistemul de calcul distribuit (reprezentat de una sau mai multe reele de calculatoare), trebuie corect ierarhizat pentru asigurarea exactitii i operativitii maxime. Aa cum se observ deciziile ajung i la sistemul de calcul distribuit care are posibilitatea fie s le materializeze n programe de lucru, fie tehnologice etc., n concordan cu deciziile emise de sistemul managerial, fie doar s le transmit nspre sistemul condus. Sistemul conductor are posibilitatea de a transmite direct deciziile spre sistemul condus prin intermediul nivelului managerial operativ.

101

Introducere n Informatic

7.1.3. Cerinele sistemului informaional managerial modern Un SIM modern trebuie s asigure prelucrarea complex a tuturor informaiilor care asist actul decizional. Acest lucru trebuie nceput cu dotarea cu echipamente electronice de calcul corespunztoare, cu echipamente specializate de automatizare a culegerii informaiilor i cu pachete de programe performante. Produsele software trebuie s asigure crearea, ntreinerea i exploatarea bazelor de date, a bazelor de cunotine, sistemelor expert de asistare a actului decizional etc. O baz de date este o mulime centralizat de date, organizat n scopul optimizrii prelucrrii acestora, n contextul unui set dat de aplicaii 1. Baza de date asigur timp redus de acces la datele coninute n ea, garantnd integritatea, securitatea i independena datelor. Integritatea datelor este realizat prin asigurarea proteciei acestora vizavi de funcionarea defectuoas a echipamentelor i/sau programelor active. Securitatea datelor se realizeaz prin interzicerea accesului neautorizat la aceste date, prin sisteme de parolare i criptare a datelor. Independena datelor este o cerin care se impune asupra organizrii datelor astfel nct modificrile n baza de date s nu solicite modificri n programele de exploatare a bazei de date. Bazele de cunotine sunt mulimi ordonate de cunotine (n general din acelai domeniu de activitate) mpreun cu legturile existente ntre ele, care asigur accesul rapid la cunotine apelabile prin coninut. Bazele de cunotine sunt elemente de baz ale sistemelor expert. Un sistem expert este destinat s simuleze raionamentul uman prin intermediul unor pachete de programe capabile s consulte o baz de cunotine sau baz de fapte. Coninutul bazei de cunotine trebuie privit ca fiind constituit din toate cunotinele (sau o parte din cunotinele) unui expert uman. Pentru a putea aprecia complexitatea problematicii unui sistem expert, prezentm funciile2 p. 203-203. ndeplinite de el: funcia de interpretare: const n posibilitatea sistemului expert de traducere a datelor brute n expresii simbolice care pot fi utilizate n raionamente; funcia de diagnostic: const n stabilirea tuturor corelaiilor ntre caracteristicile problemei i emiterea diagnozei;

T. Popescu, .a., Dicionar de informatic, Editura tiinific i enciclopedic, Bucureti, 1981, p. 43. 2 G. Benchimol, P. Levine, J-C. Pomerol, Sisteme expert n ntreprindere, Editura Tehnic, Bucureti, 1993,

102

Introducere n Informatic

funcia de formare: asigur transmiterea de cunotine personalului, pentru ridicarea pregtirii profesionale, transmitere care se face pe baz de diagnostic, ntreinere, concepie etc; funcia de supraveghere: asigur declanarea unei alarme sau a unei avertizri n condiiile impuse de utilizator; funcia de previziune: asigur descrierea unei anumite situaii prin anticipare, pe baza cunotinelor aflate n baz, plecnd de la situaia curent, n general, prin intermediul unui model construit pe baz istoric sau prin nvare; funcia de simulare: se pleac de la un model al consecinelor de aciune sau al evenimentelor iniiate de sistemul n curs de evoluie i se execut deducia necesar simulrii; funcia de planificare: ealonarea n timp i spaiu a aciunilor care vor permite atingerea unei stri finale dorite, prin compararea ei cu starea curent a sistemului, a resurselor disponibile; funcia de ntreinere: const n elaborarea planului de aciune care decurge dintr-un diagnostic i pune n eviden punctele slabe ale unui sistem, evideniind i cauzele acestora, plan de aciune care furnizeaz instruciunile absolut necesare pentru remedierea sistemului; funcia de concepie: const n mulimea de opiuni alese i decizii care permit determinarea caietului de sarcini pentru ndeplinirea unui scop care se dorete a fi ndeplinit; funcia de control i pilotaj : const n mulimea de aciuni ce trebuie aplicate sistemului, n concordan cu informaiile rezultate din supravegherea sistemului, anticipndu-se situaiile, astfel ca ntregul sistem s aib o funcionare normal, rezultat dintr-o planificare adecvat. n esen sistemele expert sunt deci destinate s simuleze raionamentul uman de tip expert, prin intermediul programelor informatice. Sistemele multi-expert3 p.136 .u. sunt sisteme care permit mai multor sisteme expert s coopereze n asigurarea procesului de elaborare a deciziei complexe , care presupune prelucrarea unor cunotine din varii domenii. Garania funcionrii sistemelor multi-expert const n colaborarea i intercondiionarea mai multor sisteme expert, exact ca i cum s-ar lua avizul de la mai muli experi, din firma respectiv. Sistemele multi-expert reuesc s asigure sinteza cunotinelor din mai multe domenii.
3

G.Benchimol, P.Levine, J-C.Pemerol, Sisteme expert n intreprindere, Editura Tehnic, Bucureti, 1993,

103

Introducere n Informatic

Gestiunea sistemelor multi-expert se realizeaz prin urmtoarele funcii: funcia de repartizare: aceast funcie asigur repartizarea sarcinilor ntre diferite module-expert specializate; funcia de execuie: realizat prin executarea sarcinilor individuale de ctre fiecare modul-expert specializat; funcia de recuperare i sintez: realizat prin recuperarea rezultatelor individuale de la fiecare modul - expert (rezultat care reflect evaluarea sarcinilor primite) i sinteza tuturor acestor rezultate, ca expresie global a problemei complexe de rezolvat.
SISTEM EXPERT INDUSTRIAL INTERFATA CU UTILIZATORUL

SISTEM EXPERT RESURSE-UMANE SUPERVIZOR SISTEM EXPERT CONTABIL

PROCEDURI RATIONAMENT (AGREGARE)

SISTEM EXPERT FINANCIAR

METACUNOSTINTE

Fig. 7.3. Arhitectura unui sistem multi-expert cu control centralizat. Sursa: G. Benchimol, P. Levine, J-C. Pemerol, op.cit., p.145. Controlul comunicrii ntre modulele-expert se face n dou moduri: control descentralizat: n care fiecare modul are dreptul s comunice cu toate celelalte prin mesaje prestabilite, fiecare modul primete sarcina principal (cerut de problema complex), o descompunere n subsarcini pe care ncearc s le rezolve i dac nu-i capabil s le rezolve atunci d mesaje celorlalte module, el reinndu-i doar subsarcinile pentru care este specializat; controlul centralizat: n care exist un modul numit supervizor, nsrcinat cu "armonia" sistemului, n sensul el va distribui sarcinile pe fiecare modul-expert n parte i tot el va asigura recuperarea i sinteza rezultatelor. La realizarea structurilor de control i a procedurilor de raionament, sunt folosite elemente din teoria inteligenei artificiale, de exemplu logica propoziional, teoria arborescenelor, strategii de cutare i

104

Introducere n Informatic

reele neuronale, iar cele mai utilizate limbaje de programare sunt LISP, PROLOG i SMALLTALK. CREDEX, DECIDEX i ASYMEX sunt doar trei sisteme multiexpert realizate n Frana. Astfel sistemul CREDEX este destinat pentru evaluarea riscului bancar al ntreprinderilor, risc care este evaluat sub patru aspecte: comercial, financiar, managerial i industrial (vezi fig.3.3.). DECIDEX este utilizat ca generator de scenarii pentru studii strategice ale diverselor ntreprinderi, iar ASYMEX este destinat ntreprinderilor pentru a le ajuta n decizii de inovare i de transfer tehnologic asigurnd raionamente care se refer n particular la aspecte juridice, tehnice, financiare i economie n general. Sistemul expert, multi-expert i de asistare a deciziei, nu trebuie privite ca elemente atotputernice sau atottiutoare care vor nlocui managerul, dimpotriv, trebuie s le considerm ca instrumente de asistare a deciziei, ca unelte extrem de valoroase la ndemna celui care conduce (i care rspunde). Din acest punct de vedere, aceste sisteme se afl n raport de dependen cu raionalitate redus, n slujba acelui personaj creativ - numit manager - capabil s-i asume toate responsabilitile propriilor decizii, care - la urma urmei - i aparin. Credem c visul unora de a nlocui managerul (dirijorul) cu un astfel de sistem nu se va realiza numai n msura n care ntreprinderea n totalitatea ei va deveni un pian mecanic sau un orchestron. n concluzie un SIM modern trebuie s conin sisteme expert specializate, viitorul fiind al sistemelor multi-expert, i unele i altele sunt utilizabile doar pentru asistarea actului decizional, optimizndu-l. 7.2. Sisteme de comunicare n management Indiscutabil, principala preocupare a oricrui manager, indiferent de nivelul lui de competen i resort managerial, trebuie s fie comunicarea (informaii, idei, preri, instruire, nvare, consulting). Prin definiie, comunicarea este transmiterea unor fapte, idei, impresii printr-un canal de comunicaie, cu intenia de a informa, a instrui, a da dispoziii. Eficacitatea managerial este expresia capacitii managerului de a comunica. Managerul trebuie s fie capabil s-i motiveze oamenii cu care lucreaz, fie n scris, fie prin cuvntul rostit, idee susinut de Peter Drucker4. Comunicarea este important nu numai n sfera de activitate a managerului, ea este la fel de important n toate activitile i preocuprile acestuia, activiti care definesc, contureaz, ntregesc personalitatea unui conductor complet i eficient.
4

Peter Drucker, The Practice of Management, 1979.

105

Introducere n Informatic

Comunicarea este una din resursele de baz care sunt la ndemna managerului5, pe care o poate utiliza dar pe care are datoria de a o coordona n procesul managerial. n esen comunicarea const n a da i respectiv a primi informaii. De altfel, aa cum arat cercetrile din domeniul comunicrii, orice manager consum circa 80% din timpul su de munc primind i dnd informaii6Open Business School, Marea Britanie, 1993, p. 9.. Aadar, un manager care vrea s-i eficientizeze munca i s obin un indice de performan superior, trebuie s umble neaprat la "pedala comunicrii". n sensul cel mai larg, comunicarea este transmiterea unor fapte, idei, impresii printr-un canal de comunicaie, cu intenia de a informa, a instrui, a da dispoziii.
Codificare Zgomot sau perturba ie Decodificare

EMITTOR E sau SURS S

Canal de transmitere

RECEPTOR R sau TINT T

Re

Rr

Re _ Rr

Fig. 7.5. Prezentarea schematic a comunicrii


Sursa: I. Radu, .a. Didactica modern, Editura Dacia, Cluj Napoca, 1995, p.15.

Emitorul E (sau sursa S) este iniiatorul comunicrii, care printrun canal de comunicare asigur transmiterea informaiei la receptorul R (sau inta T).
5

CODECS, Cursul BZT 784, Management Competitiv, RESURSE: Comunicarea, The Open University, Open Business School, Marea Britanie, 1993, p.7-8. 6 Sursa: CODECS, Cursul BZT 784, Management Competitiv, RESURSE: Comunicarea, The Open University,

106

Introducere n Informatic

Din punct de vedere teoretic mediul de comunicare este compus dintr-un codificator, canalul propriu-zis de comunicare i decodificator. Exemplul clasic pentru acest aspect este comunicarea telefonic: unde codificatorul este reprezentat de microfonul aparatului telefonic al emitorului, canalul de transmisie este reprezentat de linia telefonic iar decodificatorul de casca receptorului aparatului telefonic al intei. n procesul de comunicare, informaiile pot fi afectate de zgomotele sau perturbaiile care pot s apar n mediul de comunicare. Dac notm cu "Re" mulimea informaiilor transmise de emitorul E i cu "Rr" mulimea informaiilor ce pot fi "nelese" de receptorul R, atunci rezultatul comunicrii este reprezentat de mulimea informaiilor care rezult din intersecia ReRr. Dac comunicarea se face doar ntr-un singur sens atunci avem comunicare parial. (vezi Fig. 7.5.) Procesul de comunicare este incomplet dac nu exist un feedback. De aceea rolul de emitor i receptor alterneaz n procesul de comunicare complet (vezi Fig. 7.6.).
E R Mesaj Mesaj R E

Fig. 7.6. Comunicarea perfect n procesul de comunicare continu, un manager comunic n primul rnd cu subordonaii si pentru realizarea obiectivelor activitii desfurate, cu efii ierarhici superiori i cu ceilali manageri (ai altor activiti, departamente etc.), mai rar cu subordonaii acestora, toate aceste comunicri avnd un caracter strict endogen 7. Pe lng acestea, un manager comunic cu ali manageri ai firmelor colaboratoare, ca de exemplu: furnizori, clieni, lideri de sindicat, agenii promoionale, firme de reclam, agenii guvernamentale, etc., care asigur caracterul exogen al comunicrii. Desigur, maniera de abordare a celor dou aspecte (endogen, exogen), poate s difere pentru acelai manager i ea definete profilul personalitii manageriale. Se disting urmtoarele tipuri de comunicare: oral, scris i nonverbal. Managerii recurg la un tip de comunicare sau la altul, respectiv la mitul lor, n funcie de conjuncturi, necesiti, interese etc. 7.2.1. Comunicarea oral
7

Sursa: CODECS, Cursul BZT 784, Management Competitiv, RESURSE: Comunicarea, The Open University, Open Business School, Marea Britanie, 1993, p.8.

107

Introducere n Informatic

A vorbi este o art. Exprimarea concis a ideilor este o calitate mai degrab nnscut i mai puin dobndit a unui vorbitor. Aceast calitate este o reflectare a intelectului i culturii celui care transmite ideile. O exprimare logic, limpede, plin de "substan", reflect existena unei ierarhizri a ideilor, conceptelor, prerilor celui care le transmite.

efi superiori (interni sau externi)

Manageri ai firmelor colaboratoare

Manager

Al i manageri (interni)

Subordona i

Fig. 7.7. Relaii de comunicare Exist mai multe moduri orale de comunicare ca de exemplu: neprotocolar, fa-n fa cu persoana; neprotocolar, fa-n fa cu un grup restrns de colaboratori sau consultani; prin interviu individual; prin intermediul interviului oficial de grup; prin ntlniri formale de grup; prin prezentarea de expuneri n faa unui public specific (specialiti dintr-un anumit domeniu, poteniali clieni, poteniali investitori, etc.); prin conversaie telefonic individual; prin discuie telefonic de grup sau teleconferin8. Situaiile comunicaionale care pot fi rezolvate prin modurile orale de comunicare, sunt legate de coordonarea proiectelor, negocieri, procese de selecie, activiti disciplinare i activiti de pregtire ale personalului. Alegerea unuia din modurile de comunicare oral, n rezolvarea problemelor care apar n activitatea managerial, se face n funcie de scopurile urmrite de iniiatorul comunicrii. Astfel, managerul care dorete s evite posibilitatea sugerrii prea mult prin expresia feei sau prin gesturi, trebuie neaprat s aleag telefonul. Dac dorete s-i fie reierarhizate sarcinile n cadrul postului, va alege modul de comunicare oral cu eful ierarhic, fa-n fa, pentru a putea exploata n favoarea sa, cu precizie, efectele mesajului transmis, efecte pe care le poate intui din mimica efului,
8

CODECS, Cursul BZT 784, Management Competitiv, RESURSE: Comunicarea, The Open University, Open Business School, Marea Britanie, 1993, p.13.

108

Introducere n Informatic

avnd grij s-i adapteze corespunztor "direcia" i "amploarea" resurselor orale. Sigur c superiorul, va ncerca i el s exploateze mimica interlocutorului i dac problemele ridicate sunt delicate va ncerca s ctige timp scuzndu-se c urmeaz a fi prezent la o ntrunire de afaceri de mult planificat. De aceea managerul va trebui s-i asigure o mutare n plus, prin solicitarea unei audiene care va fi planificat de superiorul su, la o dat i or care-i convine, astfel nct s nu rite plecarea la "ntrunirea de afaceri" cu pricina. Aadar, exact ca la jocul de ah, ordinea mutrilor trebuie impus de iniiatorul comunicrii. Comunicarea oral are unele avantaje n comparaie cu comunicarea scris: prin comunicare oral este eliminat aspectul formal sau birocratic al comunicrii scrise, comunicarea oral avnd un caracter natural, direct, cu posibilitatea lmuririi tuturor neclaritilor ce pot apare; creeaz participanilor sentimentul de coparticipant la actul decizional; prin comunicarea oral se pot transmite pe lng idei i sentimente; participanii (surse/receptori) i pot compara impresiile i ideile pe care le mprtesc prin viu grai; creeaz satisfacia participanilor de oameni consultai, a cror preri conteaz i sunt apreciate de manager; "citirea" semnalelor nonverbale (expresia feei, mimica, gesturile, etc.) contribuie la creterea eficienei mesajului; prin comunicarea oral, feedback-ul este obinut ntr-un timp foarte scurt, uneori instantaneu. Dezavantajele comunicrii orale sunt: comunicarea informaiei orale poate suporta alterri, perturbaii fie din partea sursei, fie din partea receptorului, fie din partea fiecruia (figura 7.8.); nu ntotdeauna informaiile orale constituie o prob juridic. Alterrile i perturbaiile care apar n procesul de comunicare oral, se datoreaz fie incapacitii Sursei de a comunica integral ideile prin informaii consistente, fie incapacitii Receptorului de a nelege corect mesajul transmis, fie datorit distorsiunilor de mediu (este de dorit ca o comunicare oral s se desfoare ntr-un mediu lipsit de zgomote). Sintetiznd cele artate anterior putem afirma c procesul de comunicare se prezint grafic sub forma unor zone concentrice, a cror suprafa reprezint cuantumul etapelor comunicrii (vezi Fig. 7.9.). Diagrama comunicrii orale merit a fi reprezentat prin aceste coroane , mcar i pentru faptul, c miezul problemei este "ce accept RECEPTORUL din mesaj", din ce-ar dori SURSA s comunice.

109

Introducere n Informatic

n procesul de comunicare, n funcie de limbajul utilizat, de codurile i simbolurile folosite, ntre sursa S i receptorul R este posibil s apar urmtoarele stri de interaciune comunicaional: cele dou entiti R i S sunt disjuncte, neavnd un limbaj comun, procesul de comunicare este n mare impas i se impune ca fie SURSA, fie RECEPTORUL, s nvee sau s se familiarizeze cu limbajul partenerului, fie ca att S ct i R s nvee o parte din limbajul partenerului, altfel comunicarea nu poate avea loc; comunicarea se consider acceptabil atunci cnd entitile S i R au elemente comune de limbaj, de coduri i simboluri, care pot fi ntr-o msur mai mare sau mai mic cuantificate; comunicarea este considerat a fi perfect atunci cnd cele dou entiti S i R se suprapun; comunicarea inclusiv poate apare fie n cazul cnd limbajul sursei S poate fi recepionat n totalitate de R i sursa S dispune de un potenial comunicaional mai mare dect R (exemplu clasic fiind al comunicrii profesor-student), fie n cazul cnd receptorul R este cu un potenial comunicaional mai mare dect sursa S, avnd un repertoriu mai bogat dect S (cazul clasic este al comunicrii mai puin competent-competent).
MANAGER 1) Ce transmite managerul : EXECUTANT 2) Ce n elege executantul: EXECUTANT 3) Ce se execut MANAGER 4) Ce vroia de fapt managerul

Ce gnde te fiecare: Eu cred c-am fost ct se poate de clar...?! Ce o fi-n capul efului...? Lasc -i bine i a a ! Asta v-am spus eu !

Fig. 7.8. Pcatele comunicrii orale

110

Introducere n Informatic

Ce accept| RECEPTORUL Ce recep ioneaz| RECEPTORUL Ce reu e te SURSA s| comunice e fectiv

Ce dore te SURSA s| comunice

- Comunicare regresiv| - Comunicare normal| - Comunicare progresiv|

Fig. 7.9. Diagrama comunicrii orale.


a) Lipsa comunic| rii b) Comunicare acceptabil |

c) Comunicare perfect |

d) Comunicare incluziv |

SR

Fig. 7.10.

Strile de interaciune n procesul comunicrii

7.2.2. Comunicarea scris Pentru comunicarea scris se folosete cuvntul scris. Indiscutabil, "greutatea" cuvntului scris este cu mult mai mare dect cea a cuvntului rostit. Acest lucru este subliniat i de dictonul latin "verba volant, scripta manet". Cuvntul scris este folosit pentru a transmite, a enuna, a cere, a solicita ceva, iar sursa nu poate beneficia urgent de feedback-ul receptorului. Practica demonstreaz c mesajele scrise mai mari de o pagin, nici mcar nu sunt citite. Foarte probabil c atunci cnd un manager redacteaz o not scris, o scrisoare sau un raport, el trebuie s se atepte ca rspuns tot la un material scris, care va sosi dup un timp mai scurt sau mai ndelungat, dependent de eventualele termene impuse de manager.

111

Introducere n Informatic

Principalele avantaje ale comunicrii scrise sunt: permite o alegere atent a cuvintelor, sintetizarea la maximum a ideilor i afirmaiilor prin posibilitatea de revenire asupra textului scris, nainte de expediere; comunicarea scris scutete sursa S de obligaia de a face fa unor rspunsuri n timp real, multe dintre ele extrem de delicate; comunicarea scris este dovada imbatabil n orice instan; asigur sursei S posibilitatea de a-i verifica ideile transmise, ne mai fiind nevoie s apeleze la memorie; comunicare scris se poate transmite simultan mai multor persoane, care vor fi scutite de o participare la o edin, tiut fiind c informaia scris i transmis mai multor persoane este mult mai economic sub aspectul timpului de lucru sacrificat pentru o edin9. 7.2.3. Comunicarea nonverbal

n special n comunicarea oral, pe lng transmiterea de informaii prin intermediul cuvintelor, se pot transmite informaii i sentimente prin tonul de comunicare, nlimea vocii, tcere, utilizarea pauzelor, poziia corpului, gestic, etc. Aceste ultime aspecte sunt constituite n ceea ce se numete comunicare nonverbal. De foarte multe ori este mult mai important cum spunem dect ceea ce spunem. Iat cteva din elementele comunicrii nonverbale: Tonul vocii - absolut orice comunicare oral depinde foarte mult de tonul pe care este fcut; un ton de furie sau ton rstit este de natur s trag la rspundere angajaii de care rspunde managerul, uneori avnd rol ultimativ; dimpotriv un ton sczut, blajin, impasibil, dei transmite acelai mesaj oral, au semnificaia unei resemnri, a unei indulgene care se poate repeta la nesfrit fr urmri prea mari; dac tonul vocii trdeaz lipsa de entuziasm sau chiar sarcasmul, poate da acelorai cuvinte, valoare laudativ, neutr sau chiar opus; nlimea vocii - este extrem de semnificativ, n primul rnd, pentru c vorbitorul nu este contient de ea; acelai mesaj oral are diferite semnificaii dac este pronunat de un tenor, bariton dar mai ales de un bas (sau dup caz: sopran sau altist); este extrem de instructiv s ne nchipuim care este diferena dintre un mesaj

CODECS, Cursul BZT 784, Management Competitiv, RESURSE: Comunicarea, The Open University, Open Business School, Marea Britanie, 1993, p. 16.

112

Introducere n Informatic

transmis de un "btrn lup de mare" i acelai mesaj transmis de un eunuc10; Tcerea i pauzele - tcerea este la fel de semnificativ ca un mesaj oral; la o ntrebare tranant, tcerea este un rspuns; o pauz n interiorul unei comunicri poate exprima de multe ori sensuri i nuane nepercepute fr pauza respectiv; Expresia corpului - expresia feei, gesturile, modul n care st persoana (aezat pe scaun sau n picioare), felul n care se mic, felul n care privesc sau nu drept n ochi, n timp ce fac o comunicare oral, poart o ncrctur de comunicare consistent. Cei mai specializai n comunicarea nonverbal sunt actorii, din acest punct de vedere un manager trebuie s fie un bun actor; limbajul trupului unei persoane permite nu numai s ne nchipuim ce gndete, ce simte ea n momentul comunicrii, dar i ce fel de om este (temperament, eficacitate, grosolnie, entuziasm, pompos, dinamism n aciune). Este unanim acceptat de analitii comunicrii nonverbale c un rol deosebit de pozitiv n raporturile cu subalternii l are aspectul fizic i punctualitatea managerului. 7.2.4. Structuri de comunicare ntre grupuri n cadrul unui proces economic complex se stabilesc structuri de comunicare ntre grupuri manageriale, formnd reele de comunicare 11. Aceste reele pot fi liniare, n form de Y, n form de X, reele circulare, n form de stea i reele com-con (figura 7.11.). Aceste reele asigur structura fluxului informaional ntre membrii reelei care comunic ntre ei, i ele reflect legturile canalelor de comunicaie in diferite moduri. De aceste reele de comunicare depinde calitatea deciziilor, reuitele grupurilor membre, calitatea mesajelor i n ultim instan, succesul actului managerial. Reeaua liniar asigur legtura secvenial ntre membri (grupuri), pe cnd reeaua n forma de Y modific liniaritatea pentru ca un grup s poat comunica cu trei simultan, asigurndu-se o centralizare relativ mare. La reeaua n form de X, toate comunicrile se fac prin grupul central, asigurndu-se astfel o maxim centralizare i desigur ntregul act decizional depinznd de calitile acestui grup central.
10

Succesul lui Margaret Thatcher a fost de multe ori pus pe seama faptului c a nvat s-i ngroae la nevoie vocea (Sursa: CODECS, op.cit., p. 17.) 11 J. ALDAG, T.M. STEARNS, Management, South-Western Publishing, Cincinnati, Ohio, 1987, p.494-503.

113

Introducere n Informatic

a) Liniar|

b) Y

c) X

d) Circular|

e) Stea

f) Com-Con

Fig. 7.11. Reele de comunicare Sursa: J.Aldag, T.M.Stearns, op.cit., p. 493 Structura de reea circular permite comunicarea fiecrui membru cu oricare dou grupuri adiacente, pe cnd structura de tip stea asigur comunicarea fiecrui membru ca oricare altul. Este uor de observat c aceste dou structuri nu asigur o centralizare a fluxului informaional de comunicare. n fine, ultimul tip de structur, reeaua com-con, permite tuturor membrilor s comunice direct ntre ei dar de asemenea exist i un grup central care este considerat de toi ca fiind grupul lider. Aa cum se observ aceste structuri asigur grade diferite de centralizare respectiv descentralizare. Reelele centralizate permit elaborarea mai rapid a deciziilor, fiind eficiente n rezolvarea problemelor simple, pe cnd n cazul problemelor i proceselor complexe sunt eficiente reelele descentralizate (d si f) care sunt recomandate n aceste cazuri. Cea mai eficient, cu posibiliti rapide de adaptare la dimensiunea ei i complexitatea proceselor economice, este reeaua de tip COM-CON, care permite tuturor membrilor s comunice direct i, de asemenea, are n centru un lider. 7.3. Instrumente de analiz i raionalizare a fluxurilor informaionale

Atunci cnd se proiecteaz sau se perfecioneaz SIM se urmrete reducerea la maximum a numrului de circuite informaionale, scurtarea lor, reducerea numrului de purttori de informaie, eliminarea suprapunerilor, paralelismelor etc., toate constituindu-se n ceea ce se numete raionalizarea circuitelor i fluxurilor informaionale. Pentru analiza i reprezentarea fluxurilor informaionale din cadrul SIM se utilizeaz n general metode grafice bazate pe utilizarea diferitelor

114

Introducere n Informatic

simboluri de reprezentare, care asigur ntocmirea diagramelor de identificare a naturii operaiilor la care sunt supuse documentele purttoare de informaii (fie prin proceduri manuale, fie prin proceduri automate). Dintre aceste metode grafice amintim: schema logic, schema bloc, diagrama orizontal de circulaie a documentelor (sistemul ASME) i diagrama vertical de circulaie a documentelor. Schema logic este cea mai cunoscut dintre ele, de aceea nu o vom prezenta aici. Pe scurt vom prezenta celelalte trei. 7.3.1. Schema bloc Schema bloc mai este cunoscut i sub forma de diagrama de relaii i se bazeaz pe simbolurile prezentate n tabelul 7.1. Tabelul 7.1. Semnificaia simbolului - Compartimentul sau documentul existent

Nr. crt. 1.

Simbol

2. - Documentul nou creat 3. - Documentul nou creat n dou exemplare 4.


i

- Influena documentului i asupra documentului nou creat j n dou exemplare


j

5.

- Arhivarea documentului

115

Introducere n Informatic

Sursa: I.Mihu, op.cit., p.200. Oricare din circuitele informaionale pot fi reprezentate utiliznd aceste simboluri, prin diagrame de relaii corespunztoare. Dei este simpl, aceast reprezentare este rar utilizat ntruct este aplicabil la analiza fluxurilor informaionale specializate, dintr-un numr restrns de compartimente (cel mult 3-4). 7.3.2. Diagrama orizontal de flux informaional (ASME) Fluxul informaional poate fi reprezentat grafic prin intermediul simbolurilor ASME (abrevierea de la American Society Mechanical Engineers) aezate ntr-o secven continu dispus pe orizontal, de la stnga spre dreapta, fiecare linie orizontal reprezentnd circuitul informaional al unui document. Sunt apte simboluri de baz ASME, pe care le prezentm tabelar (tabelul 3.2.). Tabelul 7.2.
Nr. crt.

Simbol

Semnificaia simbolului - Crearea unui document nou sau nregistrarea (completarea) unui document tipizat, manual, la maina de scris, la imprimant sau la orice echipament . - Adugarea unor date pe un document anterior creat, schimbarea unei cifre, introducerea unor precizri suplimentare, autentificare prin semntur, tampilare etsc. - Manipularea unui document n incinta unui birou cum ar fi: capsare, decapsare, mutare dintr-un dosar n altul etc. - Verificare cantitativ i calitativ a documentului, n urma creia documentul este acceptat sau respins.

3 4

116

Introducere n Informatic

- Micarea documentului de la o persoan la alta, de la un compartiment la altul, de la o secie la alta, de la un departament la altul etc. - Staionarea, ateptarea prin ndosariere temporar, ateptarea pe un birou n vederea arhivrii, expedierii prin pot etc. - Arhivarea sau distrugerea documentului, simbolul evideniaz locul, din ciclul informaional, n care documentul devine inactiv. Sursa: I. Mihu, op.cit., p.203.

Acest mod de reprezentare are avantajul evidenierii unui document asupra altor documente, fiind n acelai timp i foarte simplu de reprezentat, permind urmrirea circuitelor informaionale. Dar, poate, cel mai important avantaj al diagramei orizontale este acela de a permite depistarea paralelismelor i operaiilor inutile, motiv pentru care este cea mai folosit n raionalizarea fluxurilor. Tot acest tip de diagram ofer posibilitatea evidenierii timpilor de execuie pentru operaiile de manipulare, verificare, creare, adugare etc. pe fiecare document n parte. Simbolurile de baz se pot combina obinndu-se simboluri compuse. Cteva exemple le prezentm tot tabelar (tabelul 7.3.). Tabelul 7.3. Simboluri Nr. Semnificaia simbolului crt. compuse 1 - Simultan, se verific documentul i se manipuleaz. 2 - Simultan, documentul se modificndu-i-se i coninutul. verific,

3
...

1 2

- ntocmirea exemplare.

unui

document

117

Introducere n Informatic

Nr. crt.

Simboluri compuse

Semnificaia simbolului - Succesiunea de operaii de manipulare, modificare coninut i verificare. Aceast succesiune poate fi nlocuit cu un simbol care reprezint operaia comun.

1 2

...
n

...

- Dintr-un numr de n exemplare ale unui document, modificarea (n general un aviz, o semntur, o adugire) se aplic numai primului exemplar. - Reprezint efectul influenei documentului din fluxul i asupra documentului de pe j, influen reprezentat printr-o schimbare de coninut, control etc. - Reprezint influena primelor (n-1) documente asupra documentului de pe linia n. - Documentul de pe linia i impune crearea unui nou document pe linia de nivel j, cum ar fi de exemplu: avizul de expediie impune ntocmirea unei facturi. - Documentul de pe linia i, duce la modificarea coninutului documentului de pe linia j. - Documentul de pe linia i, impune manipularea (capsare, ndosariere) documentului de pe linia j.

10

118

Introducere n Informatic

Nr. crt.

Simboluri compuse
i

Semnificaia simbolului - Documentul de pe linia de nivel i, impune o verificare calitativ sau cantitativ a datelor coninute n documentul de pe linia j.

11

12
i

- Documentul de pe linia de nivel i, impune verificarea calitativ sau cantitativ a datelor coninute de documentul de pe linia j, confirmat prin semntur (adugare).

Sursa: I. Mihu, op.cit., p. 203-203. Diagrama, dat ca exemplu, prezint o parte din activitatea de pregtire zilnic a execuiei i anume partea care se refer la ntocmirea bonurilor de consum pentru materialele i piesele necesare lansrii n fabricaie. Bonul de consum este creat n 3 exemplare (pe formulare tipizate), dup care se completeaz codurile unitii subordonate (se poate vedea timpul necesar acestei activiti, 10 minute), se completeaz data lansrii, apoi se completeaz simbolul comenzii, costul, codul seciei (prin consultarea listei de codificri interne), completndu-se apoi numrul de comand, denumirea materialului, unitatea de msur i cantitatea solicitat, consultndu-se i registrul de eviden al pieselor de schimb. Dup semnare i tampilare, se duce la eful de secie pentru aprobat. Acest tip de diagram d toate elementele necesare unei corecte i operative analize, coninnd i informaii referitoare la timpii consumai i persoanele implicate n activiti. Diagrama este nsoit de un tabel centralizator care conine calcul costului de funcionare a activitii analizate, mpreun cu lista documentelor i fiierelor (tabelul 7.3.).

119

Introducere n Informatic

FUNC IONAR BIROU LANSARE (LANSATOR) 75 REGISTRUL DE EVIDEN{ PIESE-SCHIMB SIMBOL COMAND { + COST + COD SECIE

88 BON DE CONSUM MATERIALE

10 min

DATA LANS{ RII

17

min

SEMNAT

TAMPILAT

EF SEC IE

1 2

... ... ... ...


12 min

...
3

...
1 min

...

...

...

...

CODURI UNITATE SUBORDONAT{

NR. COMAND{ + DEN. MATERIAL + U.M.+ CANTITATE SOLICITAT{

89 LISTE CODIFIC { RI INTERNE

Fig. 7.12. Diagrama orizontal pentru pregtirea zilnic a execuiei (parial)


Sursa: A.M.C. Vol.55. Editura Tehnic, Bucureti, 1987, p.380 .u.

Tabelul 7.3.
Timp Denumirea Frec- Nr. de Cost Cost SalaCost Nr. compleCost documentului vena exem- formular formuriu total crt. tare manoper sau fiierului anual plare (1Ex.) lare orar (lei) (ore) 1 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 75 Registrul de eviden pieseschimb ... ... 88 Bon consum materiale 89 List codificri interne ... ... de ... 200 ... 1200 1 ... ... 1 ... 3 2 ... ... 15 ... ... 3000 ... ... ... ... ... 28000 ... 0,1 1250 125x200 ... ... ...

15 54000 ... ...

0,3 1200 360x1200 486000 ... ... ... ...

120

Introducere n Informatic

n costul total sunt introduse cheltuielile de manoper i costul formularelor pentru documentele tipizate, lista codificrilor interne se face o singur dat i costul ei ajunge s fie nesemnificativ n comparaie cu celelalte cheltuieli (de aceea se completeaz cu simbolul -). Datorit avantajelor pe care le prezint, diagrama orizontal este foarte mult utilizat. 7.3.3. Diagrama vertical de flux informaional Fluxul informaional poate fi reprezentat grafic i printr-o secven continu dispus pe vertical (de sus n jos) ntr-o coloan de simboluri, fiecare coloan reprezentnd circuitul informaional al unui document. Acest mod de reprezentare are avantajul de a scoate mai bine n eviden compartimentul i funcia care particip la activitatea respectiv, evideniindu-se i suprapunerile unor operaii sau frecvena mrit a acestora. Simbolurile utilizate n diagrama vertical sunt prezentate tot tabelar, i ele difer esenial de simbolurile ASME (tabelul 7.5.).

Tabelul 7.5.
Nr. crt.

Simbolul

Semnificaia simbolului - Apariia unui document, ale crui date sunt prelucrate ntr-o ordine prestabilit. (bon de materiale, facturi, dispoziii de livrare etc.) - Apariia unui dosar, registru etc., la care se ataeaz sau se nscriu documentele (registrul de coresponden, mapa directorului etc.) - Apariia unui document prin nscrierea datelor n el. (completarea unui bon de materiale, a unui bilet de voie etc.)

121

Introducere n Informatic

Nr. crt.

Simbolul

Semnificaia simbolului - Document fix, folosit numai pentru consultare. (carnet de munc, normative, cataloage de preuri etc.) - Preluarea unei informaii de pe un document. (preluarea datelor din carnetul de munc, preluarea stocului din fia de magazie etc.)

- nscrierea unei informaii pe un document (nregistrarea rapoartelor zilnice n tabloul de bord, nscrierea noii ncadrri n carnetul de munc etc.)

7 - Verificarea sau controlul documentului, fr modificarea coninutului acestuia.

- Verificarea sau controlul documentului, cu modificarea coninutului acestuia. - Efectuarea unor calcule pe un document (cumularea rapoartelor zilnice, stabilirea valorii unui bon de materiale etc.). - Operaia de triere (gruparea notelor de predare pe comenzi, gruparea bonurilor de lucru interfazice etc.). - ndeprtarea de pe linia vertical a documentului, respectiv scoaterea acestuia de pe circuit. - Intrarea unui document din alt activitate.

10

11

12

122

Introducere n Informatic

Nr. crt.

Simbolul

Semnificaia simbolului - Clasarea temporar, meninerea unui document n eviden pn la o viitoare prelucrare. - Declasarea documentului (centralizarea la finele lunii a cantitilor de produse cuprinse pe toate avizele de expediie, cumularea pontajelor etc.). - Distrugerea unui document (distrugerea ciornelor scrise manual dup ce au fost dactilografiate). - Arhivarea documentului pentru o perioad normat de pstrare, dup care documentul se distruge.

13

14

15

16

Sursa: I. Mihu, op .cit., p.206-207. i pentru acest tip de diagram prezentm un exemplu. Echipa managerial a unitii economice, poate hotr optarea pentru una din soluiile propuse, ns marea majoritate a specialitilor recomand utilizarea diagramelor orizontale i a simbolurilor ASME, datorit simplitii i operativitii n efectuarea analizei circuitelor informaionale.

123

Introducere n Informatic

Func ia sau compartimentul ce efectueaz | opera ia

Denumirea documentului

Pagina nr. ...

ACTIVITATEA DE PROGRAMARE, LANSARE, URM{ RIRE PRODUCIE

CON INUTUL OPERA IILOR


(ore)

1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 8

...

...
ntocme te proiecte matri e Stabile te pre ul produselor nregistrare n registrul de contracte ntocme te graficul de fabrica ie Verific | documenta ia i decide ntocme te contractul i anexele

B 1 2 3 4 ... n

...
Dup | plan

D 20 1 0,5 4 1 5

...
5,5 30,5

...

D X

...

...

...

...

Sursa: I.Wagner, R,Jolde, Lucrri informatice n subsistemul P.P.U.P. la I.P.R. Alba Iulia, 1977, p. 13.

124

Introducere n Informatic

125