1 Curso Auxiliar de Escritrio

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CURSO DE AUXILIAR DE ESCRITRIO

"A aprendizagem um simples apndice de ns mesmos; onde quer que estejamos, est tambm nossa aprendizagem.". William Shakespeare

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MENSAGEM PET CURSOS Na cotao das empresas de primeira linha, a moeda da vez chama-se competncia. Ser competente mais do que gerar resultados e ter resposta pronta para qualquer problema; sim, a capacidade de agregar valores e processos que ficaro na organizao, mesmo depois que voc no fizer mais parte dela. No dicionrio das empresas modernas, competncia significa a soma de conhecimentos, habilidades e comportamentos para gerar resultados superiores nas mais diversas situaes. Conhecer bem a sua rea de atuao virou uma necessidade bsica, para lanar seu passe no mercado. Descobrir o que voc sabe fazer bem e como isso pode interessar ao mercado , portanto, uma questo urgente de sobrevivncia profissional. Hoje, o profissional busca informaes para lidar com o desconhecido, atua melhor sob presso e consegue trabalhar em situaes de escassez. O que ele deve fazer manter, o tempo todo, seu foco vinculado ao da empresa. Dessa forma, naturalmente, vai perceber como se portar e que atributos devero desenvolver frente a novos desafios. Quanto mais qualidades tcnicas e habilidades interpessoais possuir em sua base, melhor. O seu interesse, a sua vontade de desenvolver, a sua capacidade de superar expectativas, as suas atitudes, o seu jeito de se relacionar com os outros e o seu comportamento profissional, que iro lhe conferir status e ascenso profissional. O que faz a diferena quanta responsabilidade voc, como profissional, consegue obter dentro da organizao. O recado : tenha foco. Descubra o que quer fazer, como fazer bem e faa. simples assim! Sucesso e boa sorte em sua nova jornada! Equipe PET CURSOS. Aula N 01

DOCUMENTAO EMPRESARIAL Nas empresas, crucial lidar com dados e informaes importantes para fundamentar tomada de decises. Registrar e armazena-los so essenciais para as empresas garantirem os resultados de suas atuaes. Os dados e as informaes podem ser armazenados de forma mecnica ou informatizados e, devem antes circular pelas vrias pessoas e departamentos ligados queles assuntos, para conhecimento. Outra questo importante para a qualidade dos negcios, o poder da empresa de resgatar e de recuperar dados e informaes com rapidez e em tempo hbil para serem utilizados. A recuperao de um dado ou de uma informao dentro da empresa fica a cargo do pessoal que realiza o servio de apoio administrativo, que dever faz-lo com toda presteza e rapidez, de modo a facilitar qualquer deciso que a empresa precise tomar a partir da anlise dos fatos, evitando assim, a improvisao. Sendo assim, disponibilizamos algumas fontes de dados e informaes existentes em documentos importantes para o bom andamento de uma empresa, a saber: - Contrato Social => Acordo firmado entre os scios, estabelece: finalidades e objetivos da empresa, sua localizao e o grau de participao de cada scio, com os respectivos direitos e deveres. - CNPJ => N. de identificao da empresa na SRF, vlido em todo territrio nacional e com prazo de validade determinado. - Inscrio Estadual => N. de identificao da empresa no estado onde se localiza. - Inscrio Municipal => N. de identificao da empresa no municpio onde atua. - Pedido => Documento de uso interno da empresa, assinado pelo cliente, que registra os produtos que ele deseja comprar.

FORMULRIO DE PEDIDO DE COMPRA

NOME: CPF/CGC: ENDEREO: BAIRRO: CIDADE/ESTADO: CEP/TELEFONE: Ttulo Valor Unitrio Quantidade Total

FRETE: (__) SEDEX (__) REEMBOLSO POSTAL ASS. CLIENTE:

VALOR:

TOTAL GERAL:

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- Nota Fiscal => Documento que contm a descrio do produto ou servio vendido ao cliente, atravs do qual: o governo fiscaliza os negcios, apurando os valores das vendas para cobrana de tributos e os consumidores tm seus direitos protegidos, podendo circular livremente com o produto adquirido.

- Carta de Correo de Nota Fiscal => Documento usado para corrigir erro de preenchimento na NF em poder do cliente, o que impossibilita o cancelamento da mesma.

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- Recibo => Geralmente numerado, destaca o valor recebido por uma pessoa ou empresa pela venda de algum produto ou prestao de servio.

Aula N 02

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- Nota Promissria => um ttulo pelo qual algum se compromete a pagar a outrem, determinada quantia em dinheiro, num certo prazo. Como emitida pelo prprio devedor, ela passa a ser um ttulo de crdito desde a sua emisso, e o seu possuidor ou portador poder, logo aps o vencimento, no sendo paga, propor ao executiva para receb-la.

- Recibo de Pagamento de Autnomo RPA => Documento para pagar prestadores de servios que no possuem NF, onde descontado o ISS.

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Aula N 03 - Contrato de Locao => Oficializa uma transao imobiliria de aluguel, assinado pelo locador e pelo locatrio, com respectivas firmas reconhecidas em cartrio.

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- Recibo de Aluguel => Comprova o pagamento de aluguel, taxas, impostos e outras despesas decorrentes e especificadas no contrato de locao.

- Documento de Arrecadao Federal DARF => Utilizado para o recolhimento dos impostos federais como: PIS, COFINS, Contribuio Social e Imposto de Renda.

- Ficha de Estoque => Documento de controle interno na empresa que possui a finalidade de registrar a movimentao de uma determinada mercadoria no estoque.

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Aula N 04 CONTRATOS DE TRABALHO Conceituao => O contrato individual de trabalho poder ser acordado verbalmente ou por escrito e por prazo determinado ou indeterminado. Prazo Indeterminado => aquele que, na sua constituio, as partes no fixaram o termo final e prolonga-se no tempo. Caso o empregado seja demitido sem justa causa, ter direito ao aviso prvio de, no mnimo, 30 (trinta) dias. Todo contrato que suceder, dentro de 6 (seis) meses, a outro por prazo determinado, salvo se a expirao deste dependeu da execuo de servios especializados ou da realizao de certos acontecimentos, configura-se como contrato por prazo indeterminado. Prazo Determinado => o contrato cuja vigncia depende de termo pr-fixado ou da execuo de servios especificados. Ao seu trmino, o empregado no tem direito ao aviso prvio. Somente ter validade nos seguintes casos: - Servio cuja natureza ou transitoriedade justifique a predeterminao do prazo. - Atividades empresariais de carter transitrio. - Contrato de experincia. O contrato por prazo determinado no poder ser estipulado por mais de 2 (dois) anos e se prorrogado mais de uma vez passar a vigorar por prazo indeterminado. Contrato de experincia => Constitui-se em uma das formas de contrato por prazo determinado admitido pela legislao trabalhista e no pode ser superior a 90 (noventa) dias. No aconselhvel a celebrao de contratos por perodos demasiadamente curtos, por exemplo, uma ou duas semanas. A prorrogao do contrato permitida por uma nica vez, desde que no ultrapasse os 90 (noventa) dias. recomendvel que os contratos sejam feitos com 30 (trinta) dias e prorrogados por mais 60 (sessenta) ou por dois perodos de 45 (quarenta e cinco) dias.

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REGISTRO DE EMPREGADO Conceituao => Em todas as atividades obrigatrio o registro de empregado em livro, ficha ou sistema eletrnico, sendo extensivo aos empregados rurais. Os empregados domsticos esto excludos dessa obrigao. A autenticao do primeiro livro ou grupo de fichas de empregado, bem como de suas continuaes, ser efetuada pela Delegacia Regional do Trabalho, por outros rgos autorizados ou pelo Fiscal do Trabalho, quando da fiscalizao no estabelecimento do empregador. Sistema de Informatizao => A empresa pode optar pela adoo do sistema informatizado, utilizando-se de arquivo magntico ou tico para o registro de seus empregados, bem como, para armazenar informaes dos empregados admitidos anteriormente implantao do sistema, tornando-se desnecessria sua autenticao.

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DADOS A SEREM PREENCHIDOS NA CARTEIRA DE TRABALHO E PREVIDNCIA SOCIAL

Aula N 05 MOVIMENTO DE CAIXA O Movimento de Caixa ou Fluxo Dirio de Caixa uma das principais funes administrativas na empresa e tem como objetivo controlar todo o dinheiro que entra e que sai durante o expediente financeiro da empresa. composto por data do movimento, cdigo da transao, histrico da transao, entrada, sada e saldo total do movimento. atravs do movimento do Caixa que a empresa pode organizar suas vendas, pagamento de despesas, recebimento de contas e, pode ainda, auxiliar o controle de estoques. O saldo final do Movimento de Caixa tem que ser correspondente ao dinheiro do Caixa da empresa, caso isto no ocorra, pode ter havido alguma transao feita de maneira incorreta ou algum desvio do dinheiro do Caixa. Todo dinheiro que a empresa receber durante o dia, seja atravs de alguma venda vista, recebimento de contas, emprstimos adquiridos e outros, devem ser lanados no campo de Entrada e do dinheiro que sair da empresa durante o dia, seja atravs de algum pagamento de despesas ou emprstimos, concesso de vale a funcionrios, compra de materiais, equipamentos e outros, devero ser lanados no campo de Sada. O campo Saldo o resultado da diferena entre as Entradas e as Sadas de dinheiro durante a movimentao diria da empresa. Todo caixa precisa ser iniciado com um saldo inicial, cujo valor estipulado de acordo com a necessidade da empresa. Transaes que no afetam o Caixa - Depreciao, amortizao e exausto => So as meras redues do ativo. - Proviso para devedores duvidosos => Estimativa de provveis perdas com clientes que no representa desembolso para a empresa.. - Reavaliao -> Embora haja aumento do valor do ativo permanente e do patrimnio lquido, no representa desembolso ou encaixe. - Acrscimos ou diminuies de itens de investimentos pelo mtodo de equivalncia patrimonial.

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Aula N 06 CONTROLE DE CONTA CORRENTE O controle de Conta Corrente utilizado para organizar e controlar as vendas a prazo que as empresas fazem durante o ms. Nele so lanados todos os dbitos e crditos, ou seja, quando o cliente compra prazo, lana-se o valor no dbito e aumenta no valor do saldo, quando o cliente paga a dvida ou alguma parcela de dvida, lana-se o valor no crdito e diminui o saldo abatendo o valor pago. Resumindo: quanto mais o cliente compra, maior fica o seu saldo devedor da sua conta na empresa e quanto mais ele paga as prestaes ou salda as compras, menor fica seu saldo devedor. O controle de Conta Corrente facilita a visualizao das dvidas dos clientes e, conseqentemente, o valor que a empresa tem para receber durante determinado perodo. Atravs dele possvel verificar as parcelas atrasadas de cada cliente, assim como, as que foram pagas antecipadamente ou saudadas. necessrio controlar as vendas a prazo, porque nem sempre o cliente termina de pagar uma dvida para realizar outra.

EXERCCIO: Voc trabalha como auxiliar financeiro de uma loja de mveis e eletrodomsticos e precisa realizar o controle de Conta Corrente da cliente Escolstica Sanches durante o perodo de sete meses. Preste ateno s datas e somente lance novas compras se ela estiver com os pagamentos das parcelas em dia. 04/08 Compra de um televisor em cinco vezes iguais com entrada e prestaes fixas de R$ 827,50. 18/08 Compra de um aparelho DVD em trs vezes iguais de R$ 135,48 sem entrada. 24/09 Compra de um Edredom Casal em quatro vezes iguais de R$ 19,90 sem entrada. 08/10 Compra de uma Mquina Fotogrfica com entrada de R$ 100,00 e mais cinco parcelas fixas de R$ 80,00. 25/11 Compra de um jogo de jantar em trs vezes sem entrada com parcelas fixas de R$ 200,00. Ateno: O exerccio acaba quando todos os lanamentos estiverem feitos e todas as parcelas estiverem pagas. O resultado final ter que ser saldo igual zero. DATA 04/08 18/08 24/09 08/10 25/11 DESCRIO Compra de um televisor em cinco vezes iguais com entrada e prestaes fixas de R$ 827,50. Compra de um aparelho DVD em trs vezes iguais de R$ 135,48 sem entrada. Compra de um Edredom Casal em quatro vezes iguais de R$ 19,90 sem entrada. Compra de uma Mquina Fotogrfica com entrada de R$ 100,00 e mais cinco parcelas fixas de R$ 80,00. Compra de um jogo de jantar em trs vezes sem entrada com parcelas fixas de R$ 200,00. DBITO 4.137,50 406,44 79,60 500,00 600,00 100,00 CRDITO 827,50 SALDO 3.310,00 3.716,44 3.796,04 4.296,04 4.896,04

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Aula N 07 PROCESSO DE RECRUTAMENTO E SELEO CURRCULO A forma mais utilizada para quem est pretendendo entrar ou alcanar uma promoo no mercado de trabalho, a entrega de currculos nas empresas. Modelo de currculo:

ANTONIO CARLOS DE OLIVEIRA E SILVA

Rua Nereu Ramos, 177 Centro Chapec/SC Estado Civil: Solteiro

Fone: (49) 3321-0052 Nasc.: 09/04/1982

QUALIFICAES PROFISSIONAIS - Profissional dinmica com facilidade de relacionamento com o pblico; - Preocupao com atendimento ao pbico e clientes; - Perfil de acordo com o mercado de trabalho; - Conhecimento em rotinas administrativas; - Conhecimento em rotina trabalhista; - Conhecimento em crdito e cobrana; - Conhecimento em vendas; - Conhecimento em matemtica financeira; - Conhecimento em redao comercial; - Conhecimento e habilidade em telemarketing.

FORMAO Segundo grau completo

CURSOS EXTRACURRICULARES Auxiliar Administrativo com Secretariado; Crediarista com servios de cobrana; Telemarketing; Informtica - Nvel I Digitao, Windows e Office; Informtica Nvel II Corel Draw e Photoshop;

EXPERINCIA PROFISSIONAL

Empresa: Escritrio Contbil Somatudo Durao: 2 anos Cargo: Auxiliar Administrativo ANTONIO CARLOS DE OLIVEIRA E SILVA

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ENTREGA DO CURRCULO Entregar currculo para secretria ou qualquer outra pessoa que no seja o responsvel pela contratao o mesmo que jogar na loteria, a probabilidade de chegar pessoa certa mnima. Devemos entender que o ser humano quando se sente ameaado tente a se defender, por exemplo: Voc est trabalhando e o seu chefe de vez em quando pega no seu p, cobrando uma produtividade maior e de repente aparece algum procurando emprego, uma boa apresentao pessoal, currculo organizado e bem elaborado, boa fluncia verbal, enfim, uma pessoa que se seu chefe conhecer pode ser o seu substituto na empresa. O que voc faria? Entregaria ou no o currculo ao chefe? A maioria das pessoas imediatamente rasga e joga fora o currculo. Este exemplo nos demonstra que devemos entregar de maneira diferenciada, segue abaixo uma dica para a entrega do currculo: 1 Quantos currculos devem entregar por dia? A conta simples, quantas empresas tm na sua cidade? Em quais delas voc gostaria de trabalhar? Exemplo: Tem 300 empresas na cidade, mas gostaria de trabalhar nas empresas do comercio que totalizam 125. Em 30 dias quero arrumar um trabalho, portanto: 125 dividido por 30 igual a 05 currculos entregues por dia durante 30 dias. Quanto uma pessoa reclama que est desempregada devemos fazer a seguinte pergunta a ela. Quantos currculos voc entrega por dia? Entregar 01 currculo por dia, semana ou ms e conseguir trabalho ganhar na loteria mesmo!!! 2 Como fazer para passar pela secretria ou atendente? - Deve saber/descobrir, o nome do responsvel, antes de chegar ao atendente e secretria; - Deve colocar o currculo dentro de um envelope ofcio branco para transmitir uma idia de documento; - Dilogo: - Ol, eu sou o Antonio e gostaria de falar com o Sr. Pedro. Ele est? (candidato) - Sobre o que seria? (secretria) - um assunto do interesse dele. (candidato) - Mas sobre o que seria? (secretria) - O Sr. Pedro est, por favor. (candidato) Quando voc no fala o que seria e pede para falar com a pessoa dizendo o nome dele, transmite a idia de que a conhece e se trata de um assunto importante. - Quando est diante do Sr. Pedro: - Bom dia/tarde, Sr. Pedro eu sou o Antonio, sou um profissional da rea administrativa, caso o Sr. esteja selecionando um profissional desta rea eu estou a sua disposio (neste momento tire o currculo do envelope e o entregue), muito obrigado. - Se retire do ambiente. Caso o Sr. Pedro queira fazer alguma pergunta ele ir fazer, mas caso no falar nada se retire do ambiente. Lembre-se: Voc um profissional, tem seu valor, colocando-se a disposio da empresa caso ela esteja selecionando um profissional da rea. Assim, ir repetir a entrega de currculo de empresa em empresa, mas quando no puder entregar diretamente para o dono ou responsvel pela contratao, no deixe, volte outro dia, afinal de contas o seu currculo um documento importante, pois retrata a sua vida profissional. PROVAS SITUACIONAIS: 1. O cliente reclama que no recebeu o troco e voc tem certeza que j o efetuou. Como proceder? 2. Aps o fechamento do movimento de caixa foi detectada uma diferena. Que providncias voc tomaria para solucionar o problema? 3. Voc est atendendo clientes no caixa, a fila est longa, o telefone est tocando, os clientes esto nervosos e h falha nos sistema que gerencia o caixa. Como voc lidaria com esta situao? 4. Numa venda promocional, uma loja de departamentos deu um desconto de 5% sobre as seguintes mercadorias: uma TV R$ 1.125,00, uma geladeira R$ 897,00, um ventilador R$ 65,00, um rdio R$ 289,00 e 15 CDs a R$ 26,00 cada. Se voc fosse adquiri-las quanto gastaria? 5. Um cliente comprou uma jaqueta por R$ 634,00, um cinto por R$ 22,40 e dois pares de meia por R$ 5,80 cada. Qual foi o total de cada prestao, considerando que o cliente deu uma entrada de R$ 50,00 e o restante dividiu em 3 vezes? (A compra em 03 prestaes sem juros). 6. Quanto voc gastou na compra de um jogo de jantar de R$ 625,00 e uma enceradeira de R$ 256,00, sendo que voc obteve um desconto de 12,5% no preo do jogo de jantar e 5% na enceradeira 7. Voc est atendendo uma cliente que entra no provador com 03 peas para provar, ao sair a cliente lhe devolve 02 peas. O que voc faria?

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Aula N 08

A Qualidade no Atendimento: Aquilo que voc no pode medir, no pode ser aperfeioado, e aquilo que medido feito (J. Young). No aceite os pequenos erros. Procure sempre se superar. Evite erros por desateno. Procure fazer certo da 1 vez. Crie o hbito de verificar que est sendo feito. Jamais se irrite quando um cliente interromper seu trabalho. Lembre-se, ele quem paga o seu salrio. Se a mesma pergunta for feita 5 ou 6 vezes, lembre-se de que so clientes diferentes. Responda com o mesmo entusiasmo da 1 vez. Quando estiver na frente do atendimento, voc representa a prpria empresa. Se errar, erre a favor do cliente. Verifique o quanto os outros esto satisfeitos com o seu esforo. Exija qualidade de sua equipe de trabalho. Crie uma palavra chave para sua empresa de modo que s os funcionrios a identifiquem. Esta palavra ser pronunciada como forma de alerta, sempre que o princpio do bom atendimento no for praticado. Importante: Mantenha-se atento. Grandes idias podem vir de fontes inesperadas. Qualidade Pessoal e Qualidade do Servio A qualidade pessoal a base de todas as outras qualidades e inicia uma reao em cadeia de melhoramentos como um processo de desenvolvimento. Os esforos e o desempenho dos indivduos determinam a percepo dos clientes, a favor do servio a ser prestado. O desenvolvimento da qualidade pessoal do provedor de servio ir elevar imediatamente sua qualidade. Fatores de Influncia na Qualidade: Reconhecimento => O fator que mais influencia a auto-estima. O nvel de auto estima determinado pelo reconhecimento/ recompensas que recebemos pelo desempenho, e assumem uma posio central na moderna Psicologia e este conceito chamado por ela de AFAGO (qualquer espcie de ateno que as pessoas sejam capazes de demonstrar). Reprimendas ou crticas, tambm elevam ou abaixam a auto-estima. Conhecendo as Metas => Seu nvel de qualidade tende a cair, quando as metas no so claras e objetivas e voc no compreende porque est executando uma tarefa especfica. Se mantenha atualizado a respeito dos resultados do trabalho do qual voc faz parte. O sucesso ou o fracasso influenciam sobremaneira o humor e o desejo de assumir novos projetos. Motivao fundamental ao cumprimento de metas. Ambiente Psicolgico => Deve ser: funcional, harmonioso, possuir equipamentos tcnicos apropriados e atualizados e deve ser caracterizado por: respeito mtuo, informao completa, altos padres ticos, confiana, segurana, tolerncia, bom humor, cordialidade e prioridades. Experincia e Habilidades => Quando voc bom em alguma coisa, normalmente voc gosta de faz-la, aumentando suas chances de ser bem sucedido e conseqentemente, recompensado. Atualize-se sempre. Tempo Disponvel => Tempo demais ou falta de tempo, afetam o desenvolvimento do trabalho pautado em metas e qualidade, sendo assim, deve-se encontrar um equilbrio que melhor se adapte ao seu ritmo de trabalho, quando se est sob quantidade de presso. Normas de Ouro: Fixe metas de qualidade pessoal. Verifique o quanto s outras pessoas esto satisfeitas com seu trabalho/atendimento. Evite cometer erros, na dvida, pergunte. Execute tarefas de forma eficaz. Seja comprometido. Aprenda a terminar aquilo que comea. Seja tico, no prometa o que sabe que no cumprir.

Encantar o cliente o verdadeiro caminho para o sucesso e significa: Satisfazer suas necessidades. Superar suas expectativas. Conquistar sua preferncia. Ser criativo, pois sem os clientes, nada possvel.