Arhivarea electronica sistem de centralizare, organizare

Evolutia spectaculoasa a tehnologiei informatiei (IT) din ultimul deceniu ridica stacheta n privinta accesului rapid si facil la oinformatie corecta si de actualitate. Managerii zilei de azi pot obtine informatii, n domeniul lor de activitate, din doua tipuri de surse. Surse externe organizatiei pe care o conduc; Surse interne organizatiei pe care o conduc. Sursele externe sunt variate si INTERNETUL ar trebui sa ocupe un loc important printre acestea. Sursele interne se refera la acele instrumente care ar trebui sa existe n cadrul unei organizatii astfel nct, periodic sau ori de cte ori este nevoie, sa ofere date despre activitatea interna: flux informational, calitatea serviciilor si produselor, probleme de personal, etc. Arhivarea electronica a documentelor poate fi vazuta ca parte componenta a unui sistem de gestiune a documentelor, dar poate constitui si o activitatea de sine statatoare, mai ales n cadrul institutiilor publice detinatoare de arhive impresionante ca volum si valoare a continutului. Datele si informatiile existente n arhive se afla sub cele mai diverse forme, cum ar fi hrtie, fisier electronice, nregistrari audio, clipuri video, microfilme. Preluarea acestora ntrun sistem de prelucrare automata a datelor presupune, n principal, scanarea/importarea, indexarea, stocarea lor pe suporti de memorare de mare capacitate si caracterizati de o fiabilitate foarte ridicata si regasirea lor dupa diferite criterii. nainte de a intra n amanuntele procesului de arhivare electronica este necesara definirea exacta a notiunii de arhiva. arhiva este formata din date si informatii, indiferent de suportul pe care se afla, care trebuiesc protejate si conservate n vederea consultarii ulterioare pe criterii istorice, culturale sau juridice. Chiar si n ziua de astazi cea mai mare parte a informatiei se afla nregistrata pe hrtie ceea ce necesita un spatiu mare de stocare si este foarte vulnerabila la conditiile de mediu ca umiditate, foc, aciditate, etc. Concluzionnd, poate deveni foarte dificil de organizat si conservat n bune conditii informatia existenta ntr-o arhiva. Solutia la aceste probleme este transferul informatiilor existente pe suporti de memorare mai putin vulnerabili si care sa ocupe spatiu fizic de stocare ct mai mic.

Scanarea presupune "fotografierea" documentelor (hrtie sau microfilm) si constituirea documentelor electronice pe baza imaginilor obtinute. Viteza de scanare a hrtiei poate atinge valori mari (40 pag./minut) n cazurile n care calitatea acesteia este buna, altfel depinde de viteza de manevrare a operatorului. n cazul scanarii microfilmelor, viteza poate fi mare doar daca documentele se afla pe role de film. n proiectarea unui sistem de arhivare este foarte importanta alegerea formatului n care se vor memora imaginile scanate. Acesta trebuie sa asigure pe lnga o usoara manevrare si un algoritm bun de compresie. n mod evident, unele imagini au o rata de comprimare mai buna dect altele. Un document cu un procentaj mare de spatiu alb va putea fi comprimat cu o rata foarte ridicata spre deosebire de o fotografie care nu poate fi comprimata chiar deloc. n acest scop Consultative Committee on International Telephones and Telegraphy (CCITT), o agentie a Natiunilor Unite, a elaborat cteva standarde internationale pentru transmisia de imagini digitizate sau FAX. Aceste metode, cunoscute ca Group III si Group IV FAX, utilizeaza algoritmii Huffman si run-length. Diferenta ntre cele doua metode de compresie consta n faptul ca Group IV FAX se bazeaza pe o analiza bidimensionala a imaginii spre deosebire de o analiza unidimensionala n cazul Group III. Este recomandabila utilizarea fisierelor multipagina n format TIFF datorita usurintei n manipulare a acestora. n etapa de scanare a documentelor este necesara uneori prelucrarea si reconditionarea imaginilor obtinute datorita calitatii scazute a documentelor originale. Indexarea documentelor electronice, obtinute n urma scanarii sau n urma importarii, n cazul email- urilor sau fisierelor electronice existente pe diferiti suporti magnetici, consta n atasarea unu numar unic de identificare si a mai multor cuvinte cheie dupa care acesta va putea fi regasit. O alta metoda de indexare se bazeaza pe recunoasterea optica a caracterelor (OCR) din cadrul imaginilor si introducerea textului obtinut n baza de date avnd ca referinta numarul unic de identificare a documentului. Aceasta ultima varianta devine eficienta atunci cnd documentul original a fost batut la o masina de scris sau scos la imprimanta si n plus software- ul de recunoastere optica a caracterelor utilizeaza un dictionar de cuvinte specific limbii n care a fost scris documentul. Totodata prin indexare se converteste informatia nestructurata n informatie ce poate fi accesata cu usurinta, din orice punct al intranet-ului. alternativa la structurarea documentelor electronice (non imagine) o constituie utilizarea motoarelor dedicate de indexare/cautare document precum: dtSearch si ISIS.

Pe scurt, acestea pot fi configurate sa indexeze automat orice document (n diverse formate) la adaugarea sa ntr- un director pe disk. Cu ajutorul unei aplicatii client se pot genera cereri de cautare bazate pe operatori logici si subsiruri obtinndu-se ca rezultat documente si pozitiile acestora n structura de directoare indexata. Toate informatiile introduse sau obtinute n etapa de indexare vor constitui o baza de date care va permite regasirea rapida a documentelor si efectuarea de statistici cu privire la vechimea fondului arhivistic, categoriile de documente existente, calitatea documentelor originale la momentul introducerii n prelucrare automata, etc. Imaginile digitizate necesita capacitati foarte mari de memorare. n paralel cu alte calitati stocarea imaginilor trebuie sa se faca la un pret scazut per bit pentru a realiza un sistem viabil de arhivare. Tehnologia discurilor magnetooptice ofera o solutie buna pentru stocare pe termen lung a imaginilor digitizate. Un disc magneto-optic este un disc pe care se pot memora date prin schimbarea polaritatii locale cu ajutorul unei raze laser folosita pentru ncalzirea locala la temperaturi mari si a unui mic cmp magnetic extern aplicat dupa atingerea punctului curie. Citirea discului se bazeaza pe reflexia diferita a razei laser atunci cnd aceasta ntlneste un spot polarizat al discului. Un disc magneto-optic poate memora pna la 5 GB. Daca sunt necesare capacitati mari de stocare se pot utiliza jukebox- uri ce pot incorpora de la 20 de discuri magneto-optice pna la 258. La alegerea sistemului de stocare trebuie tinut cont de faptul ca nu exista o standardizare a discurilor magneto-optice si deci schimbarea ulterioara a producatorului de jukebox-uri sau de driveuri magneto-optice poate ridica probleme serioase. Software-ul de arhivare va trebui sa permita anumita ritmicitate a operatiilor mai sus mentionate, astfel nct sa nu apara suprancarcari ale retelei de arhivare si totodata sa permita consultarea facila a documentelor electronice introduse. Datorita faptului ca o arhiva presupune existenta unui volum foarte mare de date, n etapa de proiectare a aplicatiei de arhivare electronica trebuie sa se aleaga un sistem de gestiune a bazelor de date relationale (SGBDR) care poate prelucra asemenea cantitati de informatie (ORACLE, SQLSERVER, INFORMIX, etc.) Totodata, integritatea bazei de date, create n etapa de indexare, este la fel de importanta ca documentele existente pe discuri magnetooptice. De aceea, trebuiesc prevazute sisteme de siguranta corespunzatoare precum: backup-uri periodice, utilizarea sistemelor redundante de discuri ca RAID 1 (mirroring) si RAID 5 (disk stripting).

Problematica arhivarii electronice a documentelor este veche nsa odata cu evolutia tehnicii de calcul pot fi identificate solutii din ce n ce mai fiabile. La ora actuala exista pe piata romneasca cteva solutii software integrate nsa pentru ca acestea sa poata fi implementate cu succes trebuiesc particularizate functie de specificul si istoricul documentelor ce vor face obiectul arhivarii electronice. Arhivarea electronica a documentelor prin scanare este o activitate foarte mare consumatoare de resurse si de aceea n paralel cu aceasta ar trebui sa functioneze un sistem de gestiune electronica documentelor care va minimiza crearea de documente sub forma de hrtie sau film. Piata aplicatiilor de management a documentelor este foarte dinamica, mai ales n ultima vreme, datorita faptului ca n acest moment exista din punct de vedere hardware solutii viabile nsa din punct de vedere software mai sunt multe de pus la punct. Astfel, Xerox Corporation si Compaq Computer Corporation au anuntat, pe data de 18 mai, stabilirea unei ntelegeri prin care sa se realizeze conectarea informatiilor preluate de pe hrtie, scanate cu ajutorul sistemului Xerox Document Centre, cu Compaq Work Expeditor, cel mai important produs software de management al activitatilor, care extinde facilitatile oferite de Microsoft Exchange prin adaugarea unor procese care automatizeaza si ofera siguranta managementului activitatilor. Totodata, pe piata romneasca si-a facut aparitia firma FILENET, o firma cu experienta foarte mare n domeniul managementului documentelor, care a realizat pna n acest moment mai multe implementari la firme, institutii si corporatii cu renume n lume. Piata de arhivistica din Romania Numarul companiilor din Romania care apeleaza la solutii de arhivare pentru documentele lor a crescut semnificativ in ultimi ani, astfel, inregistrandu-se o dezvoltare pe piata firmelor de arhivare.Pe acest segment exista un lider si cativa follow-eri, respectiv companii mici care ofera solutii de arhivare, dar nu solutii complete, spune, pentru startups.ro, Cristian Bilan, Managing Director la compania multinationala de arhivare Iron Mountain.Arhivarea fizica a documentelor este reglementata atat prin Legea arhivelor (16/1996), cat si prin Codul fiscal, in organizarea fluxului informational si arhivarea documentelor un rol important avandu-l si confidentialitatea si accesul la informatii, explica Florea.Managerul general al Sisad spune ca, in ultimii doi ani, numarul firmelor cu acest obiect de activitate a crescut exponential, concurenta neloiala aparand de la pensionari si persoane fizice care fac legatorie simpla de documente, la preturi

derizorii si fara raspunderea juridica implicita, asigurata de semnarea unui contract.Pe de alta parte, General Manager al firmei de arhivare Stefadina, are o parere diferita despre evolutia pietei de arhivistica din Romania, acesta considerand ca piata evolueaza incet, din cauza faptului ca activitatea este reglementata de Legea 16, care se afla in subordinea Legii Arhivelor Nationale, in subordinea Ministerului de Interne, lege care abia acum a fost modificata si asteapta aprobarea. Ce spune legea Documentele au o perioada fixa de pastrare. De exemplu, cartile de munca, statele de plata si dosarele de personal trebuie sa fie pastrate timp de 50 - 70 ani, titulurile de proprietate se pastreaza 100 de ani, la fel si autorizatiile de constructie.Practic, fiecare companie trebuie sa isi faca un nomenclator pentru documente si sa stabileasca perioada de pastrare a actelor, in functie de propriile criterii si in conformitate cu Legea Arhivelor Nationale, care este forul competent in aprobarea nomenclatorului.Alexandru Florea spune ca timpul de pastrare al documentelor se hotaraste de consiliile de administratie ale firmelor, in functie de valoarea practica si istorica a acestora, arhiva fiind o gestiune pentru care se raspunde penal, nu pecuniar. Cred ca legea europeana va scurta durata de pastrare a acestor documente. Arhivarea fizica este obligatorie, insa, majoritatea institutiilor ar trebui sa aiba si arhivarea electronica, optionala si suplimentare Care sunt regulile de arhivare? In vederea arhivarii documentelor justificative si contabile trebuie sa respectam urmatoarele reguli generale:

documentele le vom grupa in dosare, numerotate, snuruite si parafate; vom grupa documentele in dosare cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea; in cazul fuziunii sau al lichidarii societatii, documentele aferente acestei perioade se arhiveaza separat; dosarele continand documente justificative si contabile le vom pastra in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor; evidenta documentelor la arhiva o vom tine cu ajutorul Registrului de evidenta in care sunt consemnate dosarele si

documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului. Procesul de arhivare: 1.Fondarea arhivei: a. Ordonarea dosarelor si a bibliorafturilor pe problematica si compartimente, iar in cadrul acestora, cronologic. b. Analiza continutului dosarelor, stabilirea indicativului dupa nomenclator si a termenului de pastrare, retinerea perioadei de timp cand au fost create documentele. 2. Intocmirea nomenclatorului arhivei create de societetea comerciala si stabilirea termenelor de pastrare pentru dosare (documentatia tehnica). 3. Ordonarea si gruparea documentelor conform criteriilor stabilite impreuna cu beneficiarul, indepartarea capselor si constituirea/legarea unitatiilor arhivistice. 4. Completare coperti fata (etichete) cu inscrisurile necesare identificarii dosarelor. 5. Completare manseta cotor dosare/cutie arhivare cu inscrisurile necesare identificarii dosarelor (etichete). 6. Numerotarea filelor din dosare. 7. Completarea foii titlu fata (eticheta) cu inscrisurile necesare identificarii dosarelor si a foii spate cu numarului de pagini din dosar. 8. Sigilarea (parafarea) unitatilor arhivistice. 9. Inventarierea unitatilor arhivistice constituite. 10. Opisarea dosarelor deosebite. 11. Ordonarea Depozitului de Arhiva pe ani si compartimente,depozitarea dosarelor/balotilor/cutiilor colectoare. 12. Organizarea evidentelor specifice Depozitului de Arhiva (registre,fise) si completarea acestora. 13. Selectionarea dosarelor, documentelor, registrelor cu termene de pastrare expirate si considerate ca nefolositoare. Intocmirea procesului - verbal de selectionare si a listelor inventar cu documentele/dosarele ce se elimina ca nefolositoare.

Schema conceptuala a unui sistem electronic de arhivare a documentelor