Pregtirea negocierii

Etapa I
Diagnosticul situaiei
contextul prile De unde plecm ?

Etapa a II a

Obiectivele

obiectivele proprii posibilele obiective ale partenerului Unde vrem s ajungem ?

Etapa a III-a

Strategia

orientarea general: mod de abordare, opiuni alternative, decizii majore etc. msuri concrete: fixarea poziiilor de negociere, planuri de aciune etc. Cum ne pregtim ?

Etapa a IV-a

Organizarea

echipa de negociatori mandatul logistic etc. Cum procedm ?

Diagnosticul situaiei.
contextului n care se desfoar tratativele, cunoaterea pieei externe, a climatului general de afaceri au o mare importan pentru reuita negocierii. Un rol important revine strngerii de informaii privind cadrul n care se realizeaz negocierea , precum i de date privind partenerul.
Analiza

Stabilirea obiectivelor
n

ceea ce privete obiectivele proprii, este necesar ca negociatorii s nu se limiteze la scopuri generale, ci s detalieze problemele de afaceri a cror realizare se urmreste
Stabilirea obiectivelor proprii trebuie corelat cu anticiparea, pe ct posibil, a obiectivelor partenerului. n acest sens, se procedeaz, mai nti, la studierea dosarului partenerului, evalundu-se punctele sale tari, precum i punctele slabe, oportunitile care pot fi valorificate, ca i posibilele ameninri /riscuri (SWOT).

Strategia i planul de negociere

Abordarea

strategic a negocierii se realizeaz n dou faze: mai nti, elaborarea strategiei i, implicit, a planului de aciune; apoi, punerea n aplicare a strategiei, i, n context, folosirea unor tehnici i tactici adecvate pentru realizarea obiectivelor stabilite.

Hard vs Soft
n

practic se ntlnesc mai rar strategii n form pur, integrative sau distributive, i mai des mixuri specifice de elemente din cele dou tipuri. se materializeaz n planificarea activitilor din cadrul negocierii

Strategia

Planul de negociere

Procesul de planificare

Definirea punctelor de negociere ( issues)

n aceast faz se procedeaz la analiza problemelor care urmeaz a fi discutate n cadrul negocierii. Exist negocieri cu un singur punct, de exemplu preul unui articol, dar cele mai multe negocieri au un caracter mai complex i implic tratative asupra mai multor probleme. Negocierile pe un singur punct induc adesea o strategie distributiv, n timp ce n negocierile mai complexe par mai adecvate strategiile cu caracter mai degrab integrativ.

Definirea mixului de negociere ( negotiation mix)

Toate

punctele de negociere sunt trecute pe o list i pe baza acesteia se alctuiete mixul de negociere prin stabilirea ordinii de prioritate ntre punctele care urmeaz a fi introduse n tratative , precum i a eventualelor legturi ntre probleme. n cazul fiecrui punct se va stabili scala soluiilor acceptabile de la cea mai bun posibil, pn la cea minimum acceptabil.

Definirea intereselor ( interests)

Dup stabilirea problemelor de negociat se definesc interesele care stau la baza acestora. Dac poziiile exprim ceea ce solicit negociatorul, interesele arat ce dorete acesta n realitate. Interesele pot fi de mai multe feluri, i anume: fundamentale, adic legate direct de punctele de baz ale negocierii; legate de proces, respectiv cele care in de comportamentul prilor n timpul negocierilor ; referitoare la relaiile dintre pri, cele care se refer la relaiile curente sau viitoare dintre pri.

Cunoaterea limitelor i alternativelor

Limitele se refer la pragurile de rezisten , respectiv la limitele dincolo care , din perspectiva uneia sau alteia din pri, negocierea nu mai poate fi continuat ntruct nu mai corespunde intereselor prii respective. De regul aceste limite sunt fixe, dar nu rigide: prile pot ca, n funcie de progresele realizate n timpul negocierii , s flexibilizeze ntr-o msur limitele lor. Alternativele sunt rezultatele pe care negociatorul le pot obine n alte negocieri, rezultate care ar satisface i ele interesele prii respective. Important este cunoaterea celei mai bune alternative pe care o are partea respective n cazul nefinalizrii negocierii ( best alternative to a negotiable agreement sau BATNA ).

Stabilirea TINTELOR (targets) i propunerilor (openings).

Dup

definirea problemelor care urmeaz s fac obiectul negocierilor i stabilirea agendei de lucru trebuie precizate tintele care se urmresc n negociere ( de ex. preul care poate fi obinut n ipoteza cea mai realist) i propunerile care urmeaz s fie fcute partenerului ( preul afiat, sau cel mai favorabil pre care este ateptat).

Dosarul de negociere

se ntocmete n urma sistematizrii informaiilor culese n perioada de pregtire , precum i pe baza elementelor rezultate n procesul de elaborare a strategiei i planificare. dosarul tehnic, referitor la parametrii tehnici i de calitate, toleranele, garaniile tehnice etc. dosarul comercial, cu date privind marfa, condiiile de livrare, condiiile privind preul i plata etc. dosarele privind situaia conjunctural, concurena, bonitatea partenerului, sursele de finanare etc.

Mandatul de negociere

Este un document confidenial uneori fiind cunoscut doar de eful echipei de negocieri prin care se stabilesc competenele negociatorilor i limitele n cadrul crora acetia pot aciona. n acest document sunt specificate i persoanele care fac parte din echip, scopul negocierii, obiectivele dezirabile, acceptabile- , problemele ne-negociabile, limitele spaiului de negociere, eventual perioada de negociere.

Organizarea edinelor de negociere; primul contact

Deschiderea

funcii de a crea un climat de lucru i a stimula comunicarea dintre pri; de a cunoate partenerul; de fixare a ordinii de zi i determinare a procedurilor; de a permite partenerilor s-i prezinte primele propuneri.

negocierilor are mai multe

Partenerul care organizeaz negocierile

(gazda) trebuie s aib n vedere urmtoarele aspecte:

Stabilirea participanilor , respectiv precizarea componena echipelor de negociatori ale celor dou pri , identificarea altor posibili participani interesai ( reprezentani ai bncilor, autoritilor etc.), eventual admiterea unor teri ( mass media, profesioniti sau firme din domeniu). Stabilirea ordinii de zi i a modului de lucru. Acestea sunt prezentate partenerului la nceputul primei ntlniri. Un punct important este programarea judicioas a calendarului i a timpului de desfurare a negocierilor. Crearea condiiilor favorabile pentru negociere. n acest sens, organizatorul va putea pune la dispoziie documentele necesare pentru tratative (dosarul aciunii), precum i, dup caz, informaii generale despre mediul de afaceri, oportunitile turistice etc. Totodat, este important luarea n considerare a cerinelor de protocol i etichet, precum i a diferenelor culturale. Susinerea logistic a negocierilor. Organizatorul trebuie s asigure toate activitile legate de negociere, secretariat, aparatur de birou, precum i, dac e cazul, de cazarea i transportul partenerilor strini. Organizarea slii de negocieri prezint importan, n acest sens, n practica internaional, fiind cunoscute o serie de uzane (sala spaioas, masa rotund, nu ptrat, echipa partener nu va fi

Agenda de lucru/ Ordinea de zi

Agenda

de lucru cuprinde lista subiectelor de discutat pe parcursul unei edine de negociere. Subiectele pot fi enumerate n ordinea cresctoare sau descresctoare a importanei.

Cteva reguli n legtur cu stabilirea ordinii de zi

se

trimite un exemplar al ordinii de zi tuturor participanilor la negociere; ordinea de zi se redacteaz astfel nct cel care o primete s poat face adnotri; se aloc o durat precis pentru fiecare punct al ordinii de zi;

deschiderea negocierilor - prima sau primele ntlniri cu partenerul se urmrete crearea unui climat de ncredere ntre pri n vederea desfurrii n bune condiii a tratativelor; este faza de stabilire a raporturilor cu partenerul ( relationship building), care are o importan capital nu numai pentru ncheierea acordului, ci i pentru buna executare a contractului

Principalele cerine de comportament

politeea, respectarea condiiei i intereselor partenerului; amabilitatea, capacitatea de a veni n ntmpinarea nevoilor i cerinelor partenerului; seriozitatea, emiterea de propuneri responsabile i respectarea obligaiilor asumate; exactitatea, stpnirea problemelor n discuie i abordarea lor n mod temeinic,

Eticheta

se refer la regulile de comportament sau conduit, care contribuie la buna desfurare a relaiilor din societate. Eticheta are o importan deosebit n afaceri i n activitatea diplomatic, ignorarea regulilor ei putnd duce la blocaje de comunicare i interpretri eronate. n literatur se evideniazase principii de baz ale bunelor maniere n afaceri: politeea; discreia; amabilitatea n relaiile cu ceilali; punctualitatea; nfiarea; un limbaj adecvat

Protocol

Etichet

Domeniul de intervenie al protocolului

cuprinde relaiile ntre puteri suverane a cror expresie desvrit este statul;

Se refer la formalismul relaiilor dintre

particulari, adic al relaiilor individuale, indiferent dac acest raport este ierarhic sau nu;

n sens strict, protocolul se aplic

relaiilor dintre state, relaiilor internaionale sau, n sens mai larg, activitilor din viaa oficial; ine de regulile de comportament care Se refer la exercitarea puterii; Se aplic raporturilor instituionale; Efectele nerespectrii sunt de constrngere i afecteaz ntreaga colectivitate. trebuie respectate; Se aplic raporturilor individuale; Nerespectarea etichetei determin efecte limitate doar la persoanele n cauz. Face parte din domeniul comportamentului n societate;

n ceea ce privete exprimarea verbal, este necesar respectarea regulilor de adresare la prima ntlnire:

salutul, adaptat condiiei proprii i celei a partenerului; autoprezentarea (nume, prenume, firma la care negociatorul este angajat) i oferirea crii de vizit (obligatorie, adresa e-mail): precizarea poziiei pe care persoana respectiv o deine n firm i, eventual, a ariei sale de competen profesional; cunoaterea identitii interlocutorului i a poziiei acestuia n firma partener.

Crile de vizit
joac

un rol nsemnat n faza deschiderii, iar n unele culturi ( Japonia, Coreea de Sud) li se acord o importan deosebit. O regul este ca n toate cazurile crile de vizit s fie traduse n limba oficial a partenerului. Crile de vizit tiprite faverso reprezint formatul ideal, ele trebuind s conin adresa n ntregime tradus, precum i numerele de telefon, de fax i adresa electronic.

n planul limbajului non-verbal se respect, de obicei, urmtoarele reguli:

pstrarea unei distane adecvate, profesionale, fa de partener (conform cerinelor numitei tiine a distanei ntre persoane, proxemic); primele gesturi trebuie s fie: strngerea de mn i prezentarea crii de vizit; expresia feei: seriozitate, privire dreapt; inuta vestimentar corect i aspectul fizic ngrijit.